REFERAT. E/F Teglholmen Waterfront ordinær generalforsamling

Transkript

1 Frederiksberg, Kundenr Direkte tlf REFERAT E/F Teglholmen Waterfront ordinær generalforsamling Mødested: Sydhavn Skoles Idrætsanlæg/dagsinst., Støberigade 3, 2450 København SV Mødedato: 10. april 2014 Fremmødte: 50 ejerlejligheder med et samlet fordelingstal på af i alt Heraf udgjorde andelsboligforeningens fordelingtal Referent: Camilla Scharff, DEAS Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år og forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor 3. Godkendelse af budget og acontoopkrævninger 4. Valg til formand til bestyrelsen 5. Valg af medlemmer til bestyrelsen 6. Valg af revisor 7. Forslag fra medlemmer 8. Eventuelt 1. Valg af dirigent og referent Formand Lars Beck Madsen bød velkommen til de fremmødte og foreslog som dirigent Camilla Scharff, DEAS, der blev valgt. Camilla Scharff oplyste, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig for så vidt angik forslag, der ikke var vedtægtsændringsforslag. Vedtægtsændringsforslag skulle besluttes med kvalificeret flertal, svarende til at 2/3 af foreningens medlemmer efter fordelingstal skulle være mødt, og heraf skulle 2/3 stemme for forslaget. Da færre end 2/3 var mødt, skulle forslag, som blev vedtaget med mindst 2/3 af de fremmødtes stemmer for, skulle endeligt vedtages på en ekstraordinær generalforsamling. 2. Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år og forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor Lars Beck Madsen aflagde beretning på bestyrelsens vegne (vedlagt). Beretningen blev taget til efterretning. Camilla Scharff gennemgik herefter årsregnskabet og nævnte herunder, at regnskabet udviste overskud på kr , hvilket skyldtes besparelser på flere områder, herunder ejendomsforsikring, honorar til Wissenberg for arbejder i forbindelse med 5 års gennemgang og afsatte midler til større vedligeholdelse, som ikke er blevet udført eller blevet billigere end forventet. Årsregnskabet blev enstemmigt godkendt. 3. Godkendelse af budget og acontoopkrævninger Camilla Scharff gennemgik budgettet og bemærkede herunder, at der ikke var budgetteret med stigning i fællesudgifterne. Der spurgtes til de anlæg, der var opsat for at mindske støj fra ventilation. Lars Beck Madsen oplyste, at Teknologisk Institut og Wissenberg havde forsøgt forskellige løsninger med ændring af ophæng mv., hvilket ikke havde afhjulpet problemerne. Det var derfor anbefalet af Teknologisk Institut at forsøge med et anlæg, der skulle dæmpe vibrationerne, som forplantede sig gennem taget. DEAS A/S Dirch Passers Allé Frederiksberg Tel info@deas.dk cvr Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding ejd.8-466

2 Der blev endvidere spurgt til prisen for vedligeholdelsesplan, idet der i 2012 var en udgift i regnskabet for vedligeholdelsesplan på ca kr. (det er efterfølgende undersøgt hvad dette beløb dækkede, det er Wissenbergs fakturering af de forskellige dele i forbindelse med 5 års gennemgangen, som omfattede timer til Vedligeholdelsesplan. Beløbet dækker ikke udarbejdelse af en traditionel 10 års vedligeholdelsesplan, som skal udarbejdes til brug for bestyrelsens videre arbejde med budgetlægning og planlægning af kommende arbejder, men er et udtryk for Wissenbergs interne navn for en del af opgaven i forbindelse med 5 års gennemgangen). Budgettet blev herefter godkendt (vedlagt). 4. Valg til formand til bestyrelsen Formanden var ikke på valg. 5. Valg af medlemmer til bestyrelsen På valg var Villy Hansen og Tom Fro Pedersen (indtrådt for Morten Bache), som begge genopstillede og blev enstemmigt valgt. Som repræsentant for andelsboligforeningen var formand Anna Ljungdahl. Som suppleanter genopstillede Ghazaleh Mobkie og Michael Stohn, som begge blev enstemmigt valgt. Bestyrelsen består herefter af: Formand Lars Beck Madsen På valg i 2015 Tom Fro Pedersen På valg i 2016 Jan Hein Hartvigsen På valg i 2015 Villy Hansen På valg i 2016 Anna Ljungdahl A/B-repræsentant Suppleant Ghazaleh Mobkie På valg i 2015 Suppleant Michael Stohn På valg i Valg af revisor PriceWaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionsaktieselskab blev genvalgt. 7. Forslag fra medlemmer a) Udarbejdelse af vedligeholdelsesplan vedtægtsændringsforslag Forslaget blev drøftet, og det blev besluttet at pålægge bestyrelsen at få udarbejdet vedligeholdelsesplanen og få den lagt på foreningens hjemmeside senest 1. august Forslaget blev trukket som vedtægtsændringsforslag og ikke sat til aftemning. b) Budget og regnskab sendes sammen med indkaldelse vedtægtsændringsforslag Forslaget blev diskuteret, og det blev oplyst, at indkaldelsesfristen kan gøre det vanskeligt at overholde, såfremt generalforsamlingen fortsat ligger medio april, da regnskabet mv. skal være færdigt og der skal være afholdt bestyrelsesmøde inden udsendelse af indkaldelsen. Bestyrelsen vil tage til efterretning at der er ønske om at regnskab og budget sendes sammen med indkaldelsen og vil bestræbe sig på dette. Forslaget blev ikke sat til afstemning. c) Stemmeret til A/B Teglholmen Waterfronts medlemmer - vedtægtsændringsforslag Dirigenten oplyste, at det ikke umiddelbart var muligt at fratage et medlem stemmeretten til ejerforeningens generalforsamling. Derudover var andelsboligforeningens 27 lejligheder matrikuleret som én lejlighed i tingbogen, hvorfor der er ét samlet fordelingstal for alle lejlighederne (da dette tinglysningsretligt er 1 ejendom), der ikke umiddelbart kan opdeles i enkeltlejligheder med hvert deres respektive fordelingstal. Der var herefter en længere debat, og konklusionen blev, at bestyrelsen får undersøgt, om det juridisk kan lade sig gøre at ændre vedtægten, således at andelsboligforeningens medlemmer skal afgive stemmer individuelt i stedet for at andelsboligforeningens repræsentant afgiver dennes stemmer. d) Renovering af postkasser/indgangsparti Det blev oplyst, at der ikke længere kan fås reservedele til postkasseanlæggene, så der er forsøgt flere kreative løsninger for at få fastgjort løse klapper, men der er ikke noget, som umiddelbart har virket godt. Bestyrelsen og viceværten er opmærksom på problemet. Forslaget blev ikke sat til afstemning. e) Forslag til investeringer/nye tiltag (over kr ) stilles som forslag på generalforsamling Forslaget blev drøftet, og det blev oplyst at det ikke vedrørte vedligeholdelsesarbejder, men nyanskaffelser, som ønskedes behandlet som separat punkt på dagsordenen og ikke kun som en del 2/6 ejd

3 af budgettet. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. f) Opdatering af hjemmeside senest 1 måned efter afholdelse af møder mv. Bestyrelsen oplyste, at hjemmesiden vil blive opdateret snarest muligt en ny og mere brugervenlig løsning afventes, således at opdatering vil blive lettere at håndtere. Forslaget blev ikke sat til afstemning. g) Indkaldelse til generalforsamling sker via opslag på hjemmeside/i opgange - vedtægtsændringsforslag Forslaget blev diskuteret, hvis der skal bilag med sammen med indkaldelsen er det ikke praktisk at lave indkaldelsen som opslag, men det ville, så snart det er teknisk muligt, være oplagt at indkalde til generalforsamling elektronisk til e-boks eller lignende med alle relevante bilag. Bestyrelsen opfordredes til at kigge på en ændring af vedtægten, som tog højde for dette. h) Udskiftning af varmemålere Bestyrelsen oplyste, at der vil blive hentet tilbud på udskiftning af varmemålere i forbindelse med aflæsning af varme i 2014/2015, da de gamle målere er gamle og skal skiftes snarest. I forbindelse med udskiftning af målere vil der eventuelt blive skiftet varmeaflæsningsfirma, alt efter hvilke tilbud de hver især giver foreningen. i) Opsætning af altaner på ydersiden af bygningen og mulighed for at forlænge nuværende altaner Det blev pointeret, at dette var en vejledende afstemning, som havde til hensigt at give forslagsstillerne en tilkendegivelse af hvorvidt der var interesse blandt foreningens ejere. Det blev diskuteret om forlængelse af nuværende altaner og opsætning af nye altaner var en god idé eller ej. En vejledende afstemning viste, at et flertal af de fremmødte var interesserede i at mulighederne blev undersøgt. Forslagsstillerne vil derfor arbejde videre med dette og udarbejde et egentligt forslag til en kommende generalforsamling. j) Udlejning af 20 p-pladser i dagtimerne til erhvervsejendommen Teglholm Allé Bestyrelsen oplyste, at de havde fået henvendelse om leje af p-pladser, da erhvervsejendommen manglede pladser til ansatte. Det blev præciseret, at tidsrummet kunne være kl. 8-16, således at pladserne var ledige til ejerforeningens beboere efter kl. 16. Forslaget blev herefter debatteret. Bestyrelsen besluttede at trække forslaget efter afstemning ved håndsoprækning, hvor det vurderedes at der var flertal imod forslaget. 8. Eventuelt Vedtægtsændringer det blev drøftet at få kigget på, om der er yderligere ændringer til vedtægten. Der vil blive nedsat en gruppe til at kigge på dette, henvendelse skal ske til bestyrelsen hvis du er interesseret i deltage i en sådan gruppe. Spørgeskema kalkknuseranlæg der var indkommet 26 besvarelser med delte meninger om virkningen af anlægget. Lars Beck Madsen sender konklusionen ud. Der blev trukket en vinder af præmien for besvarelse af spørgeskema. Underminering efter forhøjet vandstand der var været udført en dykkerundersøgelse, som ikke umiddelbart viste problemer. Undermineringen var stoppet med cement. Skraldespande på området bestyrelsen undersøger med kommune og priser mv. Udlejning af p-kort dette er ikke tilladt. Hvad sker der med licenserne, hvis reglerne ikke overholdes? Hvis det konstateres, at der udlejes p-kort vil licensen blive frataget den pågældende lejlighed. Dirigenten hævede generalforsamlingen kl. 21:45 og takkede for god ro og orden. Underskrifter: Camilla Scharff, dirigent/referent Lars Beck Madsen, formand 3/6 ejd

4 Beretning Teglholm Waterfronten var året hvor vi har været plaget af hærværk og tyveri i vores kældere hvilket betød at bestyrelsen har brug rigtig meget tid på at sikrer at de involvere personer har fået den hjælp som ligger inder for bestyrelsens rammer. I blok 2 var 13 kælder rum indirekte ramt af hærværk i forbindelse med et indbrud i et kælderrum hvor tyven for at få fat i en cykel valgte at save et kloakrør over for at komme til cyklen. Dette betød at 13 tilstødende rum blev forurenet. Bestyrelsen sørgede i den forbindelse for at politiet blev involveret og de forurenede rum blev rengjort efter tømning af beborene. Blok 2 var desværre ikke den eneste blok som var præget af problemer, i blok 1 har der desværre sidste år været rigtig mange indbrud i kælderrum, hvor tyven bevidst er gået efter dyre cykler og cykelstyr! Så på baggrund af disse indbrud og de afsatte midler fra generalforsamlingen i 2013 til undersøgelse af mulighederne for at sikre vores ejendom har bestyrelsen fortaget følgende i Alle dørpumper på kælderdøre er blevet flyttet for at sikre at de lukker selv når det blæser. Alle kælderlåse er blevet forstærket så det nu er svære at brække døren op. Der er indgået en aftale med parkzone at de rundere vores kældre 3 gange om ugen uden beregning. Dette er et led i den aftale vi har med den i forvejen omkring vores parkerings pladser. Der ud over er alle kælder døre blevet opmærket med video overvågning som et præventivt virkemiddel. Sidst men ikke mindst har bestyrelsen indhente div. tilbud, på forskellige skalløsninger, så som videoovervågning og elektronisk låsesystem for at dæmme op for indbrud. Disse løsninger ligger dog uden for bestyrelsens råderet, da de er ret omkostningstunge, vi taler flere hundrede tusinde kroner i indkøb. Bestyrelsen mener også at disse udgifter ikke står mål med usikkerhed om det vil løser problemet og har derfor valgt, ikke at arbejde videre med disse løsninger. Der ud over kommer hele problematikken omkring administration af systemerne og gældende lovgivning ved video overvågning, bestyrelsen har i den forbindelse brugt meget tid på at diskutere for og i mod var også året hvor det lykkes at få hele 3 arbejdsdage gennemført hvor vi fik malet træværket i haven, ryddet vores bede for dødt bunddække, kørt jord på vores bede, plante nye blomster, renset postkasser, opmærke cykler, monteret nyt redningstov op på vores boldværk. Så en stor tak til dem der var mødt op til disse dage, bestyrelsen håber dog at flere vil møde op i 2014 til lidt socialt samvær med bestyrelsen og naboer og samtidigt være med til at holde vores udgifter nede. Traditionen tro fik vi i 2013 sat et jueltræ op i haven og gennemført juletræstænding med gløgg og æbleskiver samt kakao til børn og barnlige sjæle i den forbindelse vil bestyrelsen gerne takke de involverede som var den store drivkraft bag den vellykkede juletræstænding. Bestyrelsen har som sædvanligt i hele 2013 brugt en del tid på at besvare henvendelser fra beboere via bestyrelses mail eller ved personligt fremmøde på de månedlige bestyrelses møder. Igen i år har et af de problemer som har fyldt meget, desværre været klager over nabo støj hvilket er trist da bestyrelsen gentagne gange i nyhedsbreve har opfordret til at man tænker på sin nabo. Bestyrelse har i hele 2013 afholdt møder, for at sikre at der blev fuldt op på ejendommens økonomi og opgaver. Derudover har vi i tæt samarbejde med vores administrator og vicevært sikret, at alle utilsigtede opgaver i løbet af året blev løst blev også året hvor vi endelig, efter 3 år fik en løsning som sikrede at vi fremover kan få sikkerhedes godkendt vores elevatorer efter gældende regler, som i vores tilfælde er skærpet da elevatorerne kører direkte op i penthouselejlighederne. Så der skal lyde en stor tak til ejerne for deres forståelse i denne langstrakte sag. En anden vigtig ting som blev udført i sommeren 2013 er den lovpligtige energimærkning af vores ejendom hvilket betyder at vi først om 10 år skal have en ny energimærkning. Bestyrelsen har også brugt en del tid på ventilations system selv om sagen er afsluttet! Bestyrelsen har for at se om man kan nedbringe støjniveau yderlig taget kontakt til Teknologisk Institut for at se om de kan bistå med en brugbar løsning. Bestyrelsen har i løbet af året også haft en dialog med diverse institutioner omkring brugen af vores lejeplads da vi som privat ejer ikke høre ind over den samme lovgivning og forpligtelser som institutioner og skoler. Derfor har bestyrelsen bedt disse om ikke at bruge vores legeplads. 4/6 ejd

5 Bestyrelsen har i 2013 også brugt rigtig meget tid på manglende P beviser og forespørgsler omkring betaling af parkeringsbøder, hvad angår det sidste er det bestyrelsen holdning ikke at give afslag på betalinger af disse bøder, da vi har ret klar regler omkring hvordan bilen skal opmærkes og parkeres. Desværre har bestyrelsen også kunnet konstatere at nogle ejere udlåner eller lejer deres parkeringskort ud til andre ejere i tilstødende ejendomme. Dette er ikke i overensstemmelse med aftalen om at P- kort tilhører lejligheden og dennes bil eller biler, samt lejlighedens gæster, og ikke kan bruges som en permanent låne-/lejeordning for familie, venner eller bekendte. Bestyrelsen vil derfor opfordre beboere der har indgået permanente låne/leje aftaler op at opsige disse. Dette var ordene fra /6 ejd

6 Indtægter: Aconto E/F-bidrag... Andre indtægter... I alt... Renteindtægter... Indtægter i alt... Udgifter: Forbrugsafgifter El... Renovation... Øvrige afgifter... Forsikringer og abonnementer Forsikringer... Abonnementer... Vicevært/renholdelse Vicevært... Ejendomsservice, trappevask mm... Snerydning/vejsalt... Materialeudgifter og anskaffelser... Drift af fællesarealer... Administrationshonorar Administrationshonorar, DEAS A/S... Øvrige administrationsomkostninger Skattefri godtgørelse bestyrelsen... Revisor... Advokat, juridisk bistand... Wissenberg, vedligeholdelsesplan... Wissenberg, rådgivning... Anden konsulent... Udarbejdelse varme- og vandregnskab... Gebyrer, tingsbogsattester m.v... Mødeudgifter... Andel af varmeregnskab... Diverse... Løbende vedligeholdelse Løbende vedligeholdelse... Større vedligeholdelses arbejder Større vedligeholdelses arbejder... Bolværk... Udvendigt malerarbejde penthousefacader... Hensat til fremtidig vedligeholdelse... Ventilation, støjisolering... Fuger... Indbrudssikring... Kalkknuseranlæg... Samlede udgifter i alt... BUDGET REGNSKAB BUDGET Årets resultat /6 ejd