Analyse og beskrivelse af mulighederne for fremtidig anvendelse af Sønderborg Kaserne

Transkript

1 Analyse og beskrivelse af mulighederne for fremtidig anvendelse af Sønderborg Kaserne Kommissorium Indholdsfortegnelse

2 Indledning.2 Formål... 2 Målgruppe / interessenter... 3 Indhold og milepæle... 3 Metode... 4 Evaluering... 4 Succeskriterier... 5 Organisering... 5 Økonomi... 6 Information... 6 Tidsplan

3 Indledning Byrådet ønsker, at der igangsættes en analyse af mulighederne for en fremtidig anvendelse af Sønderborg kaserne. Sønderborg Kommune erhvervede i 2014 den tidligere Kaserne i Sønderborg. Området har et grundareal på m² og et eksisterende etageareal på ca m². Sønderborg Kaserne er udlejet til Udlændingestyrelsen indtil Udlændingestyrelsen bruger Kasernen til Asylcenter. Formål Formålet med analysen er at belyse og beskrive fremtidige potentielle anvendelsesmuligheder af Sønderborg Kaserne, som kan forelægges til politisk behandling og beslutning. Det bør også ses, som en vigtig brik i byudviklingen af hele den nordlige midtby i Sønderborg, herunder særligt udviklingen af havneområdet og det nuværende sygehusområde. Udviklingen af havneområdet omfatter også nyopførelse af hotel og Multikulturhus. Funktionerne i disse bygninger skal derfor IKKE indgå i beskrivelsen af fremtidige anvendelsesmuligheder af Kasernen. I de forslag, som udarbejdes til anvendelsen af Kasernen, skal det belyses, hvilken positiv effekt de kan have i forhold til at realisere visionen om, at byens havn skal bidrage til Sønderborg som en levende by. Der bør samtidig fokuseres på, at forslagene kan medvirke til øget vækst. I beskrivelsen af anvendelsesmulighederne, skal der samtidig udarbejdes en investeringsoversigt, som kan bruges i forbindelse med budgetlægningen for Der udarbejdes også en tidsplan for implementeringen af forslagene herunder tidsplan for projekteringen, udbuddet og byggeprocessen samt en ibrugtagelsesdato. Analysen er en forundersøgelse af, hvad Kasernen eventuelt kan anvendes til, men analysen skal samtidig være i en form, så den kan anvendes i en politisk beslutningsproces. Selve projekteringsbeskrivelsen, udbuddet, byggeprocessen og implementeringen er ikke medtaget i dette kommissorium og skal udarbejdes efterfølgende.

4 Målgruppe / interessenter Politisk er det Byrådet og Økonomiudvalget Direktionen Borgere i Sønderborg Kommune Havneselskabet Hvis behovet opstår i processen, vil MED organisationen blive inddraget. (HMU CMU) Indhold og milepæle Udarbejdelse og godkendelse af kommissorium Vurdering og stillingtagen til de forslag, som er indkommet tidligere fra borgere m.fl. Beskrivelse af planen for involvering af Borgerne, hvor de kan fremkomme med ideer til anvendelsen kasernen Gennemførelse af planen med involvering af Borgerne Analysering, vurdering og bearbejdning af de forslag, som der er indkommet i processen med borgerne inklusiv de tidligere forslag, som er indsendt af borgere m.fl. Udarbejde oplæg til politisk behandling og beslutning, som efterfølgende kan implementeres Udarbejde investeringsoversigt, som kan bruges i forbindelse med budgetlægningen for Udarbejde tidsplan for implementeringen af forslagene herunder tidsplan for projekteringen, udbuddet og byggeprocessen samt en ibrugtagelsesdato Udarbejde en lokalplan for kaserne området 3

5 Metode Der beskrives en proces og tidsplan for arbejdet med at få beskrevet oplæg til politisk beslutning og det beskrives, hvordan borgerne og andre interessenter inddrages i arbejdet. Der refereres til Økonomiudvalget, som inddrages 2-3 gange i det forløb, hvor analysen og forslagene udarbejdes. Når analysen og forslagene er udarbejdet vil de blive fremlagt til politisk behandling i Økonomiudvalget og Byrådet. Der afholdes et temamøde for Byrådet i processen. Direktionen vil blive inddraget i forløbet. Evaluering Projektlederen er ansvarlig for evaluering af processen ved afslutningen, som bør omfatte borgernes og politikkernes vurdering af proces og resultater.

6 Succeskriterier Der skal udarbejdes et beslutningsoplæg til politisk godkendelse, som efterfølgende kan implementeres. Organisering Projektejer: Kommunaldirektør Søren Bonde Hansen Projektleder: Jørgen Eriksen (JE) Økonomiudvalget er styregruppe. Hvis JE vurderer, at der er behov for at nedsætte en eller flere reference grupper, vil det ske. Der tilknyttes en medarbejder fra Fællesstaben. Derudover kan JE trække på forvaltninger, der kan bidrage med relevant viden og kompetencer i forhold til projektet. I processen inddrages: Økonomiudvalget og direktionen 2-3 gange Byrådet i en tema drøftelse 5

7 Information Der udarbejdes en kommunikationsplan for projektet. Økonomi Else Henriette Libak Hansen, Fællesstaben tilknyttes projektet. Opgaver, som kræver hjælp eller arbejde fra andre forvaltninger stilles til rådighed. Derudover afsættes en ramme på kr. som JE kan disponere over i projektarbejdet. Finansieringen sker fra de midler, som er afsat på projektejendommen Sønderborg Kaserne. Det forventes, at der skal afholdes fire styregruppemøder.

8 Tidsplan Tidsplan for 2015 og 2016 *) Dato Behandling Aktivitet 9. April Direktion Drøftelse af kommissorium 16. april Direktionen Drøftelse af kommissorium 29. April Økonomiudvalg Godkendelse af kommissorium Økonomiudvalg Juni Byråd Godkende kommissorium Juni Forslag til anlægsbudget midler til projekterings processen August Høring 3 ugers offentlig høring med gennemførelse af borgerseancer August Forvaltninger Gennemførelse af stjernehøring i forvaltninger og staben om deres ideer til anvendelse af Kasernen 2016 Februar Direktionen Drøftelse af forslag til anvendelse af Kasernen Februar Byråd Byrådsseminar Marts Marts Økonomiudvalg Byråd Forslag til godkendelse (Anvendelse af Kasernen) Forslag til godkendelse (Anvendelse af Kasernen) - Opdateret 10. juni