Dagsorden til VUC bestyrelsesmødet den 30. marts 2016 kl Vald. Poulsensvej 8, 7500 Holstebro i mødelokalet. Holstebro den 23.

Transkript

1 Dagsorden til VUC bestyrelsesmødet den 30. marts 2016 kl Vald. Poulsensvej 8, 7500 Holstebro i mødelokalet. Holstebro den 23. marts 1. Underskrivelse af referatet fra sidste møde. 2. Godkendelse af årsrapport og revisionsprotokol. Årsresultatet for 2015 er på kr., som er et tilfredsstillende resultat. Aktiviteten har været ca. 9 årskursister mindre en forudsat ved budgetlægningen og efterårsopfølgningen. Revisionen af 2015 regnskabet har givet anledning til bemærkninger fra VUC s revisionsfirma, i forhold til Rigsrevisionsrapporten. Vedlagt årsrapport og revisionsprotokol til godkendelse. 3. Rigsrevisionen har gennemgået VUC ernes administration og lønudgifter. VUC Holstebro-Lemvig- Struer har fået kritiske bemærkninger mht. intern kontoplan, kørsel og studierejse. Vi har i samarbejde med revisionen tilpasset kontoplanen, har lavet midlertidige retningslinjer for kørsel til høj takst, lavet straks ændring mht. gaver og intern bespisning og igangsat et arbejde med nye retningslinjer på kørsel, personaleforplejning, gaver mv. De nye retningslinjer vil blive drøftet med vores revision. De nye retningslinjer er klar til bestyrelsesmødet i maj. Vedlagt Rigsrevisionsrapport, høringssvar fra Rigsrevisionen og nye retningslinjer på repræsentation, gaver og personaleforplejning. 4. Pædagogisk punkt. I januar startede 23 unge flygtninge på VUC i Holstebro. Mona B. Nielsen er projektleder, vejleder og underviser på forløbet og giver en orientering. 5. Nyt fra bestyrelsesmedlemmerne. 6. Kort nyt fra VUC Bilag vedlagt 7. Personalesituationen Bilag vedlagt 8. Kort nyt fra kursisterne 9. Information 10. Evt. Bestyrelsesmøde den 30. marts 2016 Side 1 af 2

2 Venlig hilsen Asbjørn Christensen Formand Gert Jensen forstander Efter aftale med formanden og næstformanden udsættes første drøftelse af forstanderens resultatlønskontrakt. De gældende retningslinjer er fra juni 2013 og skolernes udmøntning af retningslinjerne fik kritik af rigsrevisionen i deres VUC administrations- og løn rapport. Første drøftelse kommer på maj mødet Vedlagt: Udkast til årsrapport 2015 Udkast revisionsprotokollat Rigsrevisionsrapport Høringssvar fra Rigsrevisionen Retningslinjer for repræsentation, gaver og personaleforplejning. Kort nyt fra VUC Personalesituationen Bestyrelsesmøde den 30. marts 2016 Side 2 af 2

3 Referat bestyrelsesmøde VUC Holstebro-Lemvig-Struer Dato: 30. marts 2016 Sted: VUC Holstebro Til stede: Asbjørn Christensen, formand, Anni Svinth, næstformand, Linda Bech Wind, Morten Madsen, Mads Jakobsen, Kirsten Skov Bertelsen, Klaus Gregersen, Henrik Johan Stentebjerg, Mona Blaabjerg Nielsen, Jens Otto Hundsdahl, Gert Sander Jensen Referent: Lene Tange Afbud: Jonas Dalgaard-Nielsen Asbjørn Christensen bød velkommen til bestyrelsen samt til revisor Kim Vorret 1. Underskrivelse af referatet fra sidste møde. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Godkendelse af årsrapport og revisionsprotokol. Årsresultatet for 2015 er på kr., som er et tilfredsstillende resultat. Aktiviteten har været ca. 9 årskursister mindre en forudsat ved budgetlægningen og efterårsopfølgningen. Revisionen af 2015 regnskabet har givet anledning til bemærkninger fra VUC s revisionsfirma, i forhold til Rigsrevisionsrapporten. Vedlagt årsrapport og revisionsprotokol til godkendelse. Tilrettet årsrapport 2015 samt revisionsprotokollat til årsrapporten for 2015 blev udleveret. Asbjørn Christensen udtrykte tilfredshed med, at resultatet er aktivitetsmæssigt fornuftigt. Jens Otto Hundsdahl (JOH), administrations- og økonomichef, gennemgik grundigt den udleverede årsrapport 2015 med uddybning af noter og bilag. Asbjørn Christensen gav udtryk for, at forvaltning og driftsøkonomi er tilfredsstillende. Overskuddet i år er ikke noget at prale af, når man tænker på, at vi har over 50 mio. i omsætning, men det er dog tilfredsstillende. Vi har en rigtig stærk likviditet og det vil lette vores vej fremadrettet. Godt regnskab og ramt inden for de forudsætninger, der har været lagt samt blevet orienteret om hele året. Istanbulturen er desværre blevet skattepligtig. Det skal indberettes til skat hurtigst muligt. 1

4 Asbjørn Christensen anbefalede i lyset heraf, at man fremadrettet må være på den sikre side med hensyn til det faglige indhold ved tilrettelæggelse af ekskursioner, så en sådan situation ikke gentager sig. Kim Vorret, der gennemgik revisionsprotokollen, orienterede om, at der er udarbejdet en ny revisortjekliste, og opbygningen af protokollatet har fulgt denne liste. I øvrigt henviste Kim Vorret til Rigsrevisionens anbefalinger og oplyste, at VUC allerede har igangsat disse anbefalinger. Kim Vorret redegjorde for uddrag af protokollatet: Juridisk kritik - ingen kommentarer ud over studieturen til Istanbul. Forretningsgange - i det store billede er der tilfredshed med tingene. Ludus har en del svagheder - generel tryghed med håndtering i dagligdagen. Der er allerede ændret nogle af systemsvaghederne. Ingen bemærkninger til organisationens driftsoverenskomst. Forvaltningsrevisionen - positivt, god løbende økonomistyring og fremtidig sikring. Likviditetsberedskab - rigtig fint og vigtigt at fastholde. Generelt ingen bemærkninger vedrørende sparsommelighed. Prøvefrekvens - pæn udvikling over hele linjen. Medarbejdertilfredshedsundersøgelse - vigtigt at tage hånd om de udfordringer, der måtte være og igangsætte tiltag, hvor der er behov. Generelt - forvaltning som krævet. Der henvises til sidste side med tjeklisten - især studieturen til Istanbul. Asbjørn Christensen understregede, at der er taget aktion på det, Rigsrevisionen har påpeget. Mona Blaabjerg Nielsen nævnte, at der er megen utilfredshed blandt medarbejderne på grund af, at studieturen er blevet skattepligtig for de deltagende medarbejdere. Asbjørn Christensen spurgte Kim Vorret, om de timer, som medarbejderen har brugt på studieturen kan modregnes. Kim Vorret svarede nej. Asbjørn Christensen indrømmede, at bestyrelsen skulle have forholdt sig mere eksplicit til studieturen. Det er en ledelsesret at forvalte pengene, når bestyrelsen har bevilget pengene, men set i bakspejlet ville det have været klogt, hvis bestyrelsen havde forholdt sig mere eksplicit til indholdet. Kim Vorret informerede om, at det er meget svært i dag at kunne tage på studietur skattefrit. Praksis er blevet skærpet rigtig meget. Bestyrelsen understregede, at det er vigtigt at overveje, hvordan kommunikationen omkring denne problematik skal foregå. Asbjørn Christensen bad ledelsen om at gå i dialog med medarbejderne om situationen og med en tilbagemelding til bestyrelsen. Der iværksættes en undersøgelse af, om skattepligten overhovedet kan minimeres i den sammenhæng. Bestyrelsen henstillede til ledelsen, at man fremadrettet er mere omhyggelige med dokumentationen af det faglige indhold af eventuelle studieture og beklager meget situationen. Efter denne diskussion og med disse bemærkninger vedtog bestyrelsen årsrapporten og tog revisionsprotokollen til efterretning. 2

5 Formular fra UVM og Bestyrelsens stillingtagen til revisors bemærkninger blev underskrevet. 3. Rigsrevisionen har gennemgået VUC ernes administration og lønudgifter. VUC Holstebro- Lemvig-Struer har fået kritiske bemærkninger mht. intern kontoplan, kørsel og studierejse. Vi har i samarbejde med revisionen tilpasset kontoplanen, har lavet midlertidige retningslinjer for kørsel til høj takst, lavet straks ændring mht. gaver og intern bespisning og igangsat et arbejde med nye retningslinjer på kørsel, personaleforplejning, gaver mv. De nye retningslinjer vil blive drøftet med vores revision. De nye retningslinjer er klar til bestyrelsesmødet i maj. Gert Jensen redegjorde for den udleverede Rigsrevisionsrapport, høringssvar fra Rigsrevisionen samt de nye retningslinjer for repræsentation, gaver og personaleforplejning samt hvordan, der kommunikeres med alle medarbejdere herom. 4. Pædagogisk punkt. I januar startede 23 unge flygtninge på VUC i Holstebro. Mona B. Nielsen er projektleder, vejleder og underviser på forløbet og giver en orientering. Asbjørn Christensen takkede Mona for et fint og interessant oplæg. Bestyrelsen vil gerne holdes løbende orienteret om projektet. 5. Nyt fra bestyrelsesmedlemmerne. Asbjørn Christensen og Gert Jensen deltager i VUC årsmødet i Nyborg. Klaus Gregersen orienterede om nyt fra kursist-bestyrelsesforeningen, hvor der bl.a. arbejdes med en forenkling af HF og studieretninger. 6. Kort nyt fra VUC. Bilag vedlagt dagsorden. Intet at supplere. 7. Personalesituationen Bilag vedlagt dagsorden. 6 kolleger har foreløbig meldt barsel i Kort nyt fra kursisterne Klaus Gregersen sagde tak for at have været med i en engageret bestyrelse. Bestyrelsen takkede Klaus for indsatsen og ønsker al mulig lykke og held. 9. Information Intet 3

6 10. Evt. Intet. Venlig hilsen Asbjørn Christensen Formand Gert Jensen Forstander Anni Svinth Morten Madsen Mads Jakobsen Linda Bech Wind Kirsten Skov Berthelsen Jonas Dalgaard-Nielsen Klaus Gregersen Mona B. Nielsen Henrik J. Stentebjerg 4