Referat. Mandag den 19. februar 2018, kl Nørremarksvej 18A, Tønder. Eksternt. Side 1 af 9

Transkript

1 Eksternt Referat Tønder Andelsboligforening Mandag den 19. februar 2018, kl Nørremarksvej 18A, Tønder Side 1 af 9 Tønder Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

2 Indholdsfortegnelse: 1. Organisation... 3 a) Godkendelse af referat... 3 b) Revisionsprotokollat... 3 c) Foreningsanliggender... 3 d) Repræsentantskabsmøde... 4 e) Bestyrelsesanliggender... 4 f) Årlig drøftelse af udlejningssituation Økonomi... 5 a) Budgetkontrol organisationen (webzone2)... 5 b) Budget: hovedforeningen næste år til godkendelse c) Bestyrelseshonorar Afdelingerne... 5 d) Renoveringssager... 5 e) Beboeranliggender... 5 f) Afdeling 5 Tagudskiftning... 6 g) Afdeling 11 - Byggeskade... 6 h) Afdeling 18 - Byggeskade... 6 i) Afdeling 20 Udskiftning af tegltag... 7 j) Ny administrationsbygning Administrationen: LUKKET PUNKT... 7 a) Personaleforhold, administrationen Efterretningssager... 8 c) Orientering fra nedsatte udvalg... 8 d) Bladudvalg... 8 e) BL informerer, klik her... 8 f) LBF informerer, klik her Næste møder: Eventuelt... 9 Bestyrelsesmedlemmer: Børge Rossen, Peter Nørkjær, Susanne Sørensen, Knuds Esmann, Birthe M. Hansen, Jens E. Lorenzen og Niels M. Mathiesen Ansatte: Toke Arndal Afbud: Side 2 af 9 Tønder Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

3 1. Organisation a) Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den 11. december Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. B * Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: Godkendt og underskrevet. b) Revisionsprotokollat Tiltrædelsesprotokollat og revisionsprotokollat af 18. december 2017 (uanmeldt kasseeftersyn). B * Indstilling: Til efterretning og underskrift Beslutning: Taget til efterretning og underskrevet. c) Foreningsanliggender SALUS Orientering v/ Børge Rossen O * 8. Kreds Orientering v/peter Nørkjær Udpegning af kandidat til kredsrepræsentantskabet. Dagsorden, forretningsorden, adgangskort m.m. vil blive udsendt i starten af marts se bilag. Fremtidssikring af det almene boligmarked i Tønder Arbejdet med analysen pågår og forventes afsluttet primo Kontaktudvalgsmøde i Tønder Kommune Næste møde afholdes 4. maj 2018, kl hos Tønder Boligselskab. Side 3 af 9 Tønder Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

4 Indstilling: Til efterretning Beslutning: Taget til efterretning. Peter Nørkjær genopstiller som repræsentant til kredsbestyrelsen. Bestyrelsen bakker op om hans kandidatur. d) Repræsentantskabsmøde Der er repræsentantskabsmøde d. 31. maj. Dagsorden samt forslag til nye vedtægter er vedlagt til godkendelse. B * Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: Godkendt. Birthe M. Hansen meddeler, at hun ikke genopstiller. Øvrige bestyrelsesmedlemmer genopstiller. e) Bestyrelsesanliggender Udkast til årshjul og mødeplan for 2018 til godkendelse. B * Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: Godkendt med tilføjelse om, at der fortsat ønskes et konstituerende møde umiddelbart efter repræsentantskabsmødet med udpegning af afdelingsansvarlige. Mødet kan holdes umiddelbart i forlængelse af repræsentantskabsmødet. f) Årlig drøftelse af udlejningssituation Udlejningssituationen drøftes med baggrund i den relevante statistik. B * Indstilling: Udlejningssituationen drøftes og tages til efterretning Side 4 af 9 Tønder Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

5 Beslutning: Drøftet og taget til efterretning 2. Økonomi a) Budgetkontrol organisationen (webzone2) O b) Budget: hovedforeningen næste år til godkendelse. c) Bestyrelseshonorar B B Indstilling: Budget for 2019 samt fordelings af bestyrelseshonorar indstilles til godkendelse Beslutning: Budget samt udkast til fordeling med afdelingsbidrag rundsendes så snart det foreligger. Fordelingen af bestyrelsesbidraget fastholdes uændret. 3. Afdelingerne O d) Renoveringssager Status byggesager: TAB Renoveringssager/nybyggeri Indstilling: Til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning e) Beboeranliggender Intet under dette punkt O Indstilling: Til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning Side 5 af 9 Tønder Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

6 f) Afdeling 5 Tagudskiftning O Der arbejdes på indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde onsdag den 28.februar Med et punkt til orientering om projektets omfang, husleje konsekvens og afsluttende vedtagelse af projektet. Samtidigt ligge administration op til at søge trækningsretsmidler til projektet efter som den beregnede forventet husleje bliver forholdsvis høj. Indstilling: Til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. Der efterlyses ordentligt materiale før stillingtagen til støtte fra egen trækningsret. Indkaldelse til afdelingsmødet burde have afventet behandling i bestyrelsen. g) Afdeling 11 - Byggeskade Foreløbig er der afsat midler til sagen i "2017 eller senere", men på grund af opgavens størrelse, vil der være mulighed for at sagen fremrykkes. O Teknisk afdeling holder fortsat dialogen med Landsbyggefonden men intet nyt i forhold til sidste møde. Indstilling: Til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. h) Afdeling 18 - Byggeskade Der er udarbejdet en tilsynsrapport, samt er uploadet på Landsbyggefondens driftsstøtteportal. Der har over de seneste måneder været en særdeles positiv udvikling i udlejningssituationen, og aktuelt er der kun tre ledige boliger. Det er dog fortsat administrationens vurdering, at markedslejen i Bredebro overstiger det huslejeniveau, som der kan opnås gennem balanceleje. Selv ved fuld udlejning, er det ikke muligt for afdelingen selv at afvikle det opsamlede underskud. B Side 6 af 9 Tønder Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

7 Landsbyggefonden har meddelt, at de forventer en besigtigelse i 2. kvartal Indstilling: Strategi i forbindelse med besigtigelsen drøftes. Beslutning: Drøftet. Som udgangspunkt arbejdes der stadigvæk med henblik på salg. i) Afdeling 20 Udskiftning af tegltag Renovering af tag er afsluttet medio februar. Slutopgørelse afventes fra entreprenør. B Indstilling: Til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. j) Ny administrationsbygning Der blev flyttet ind i den nye administrationsbygning i december. Endelig afleveringsforretning blev gennemført i uge 6. Der pågår mangelafhjælpning. B Indstilling: Til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 4. Administrationen: LUKKET PUNKT a) Personaleforhold, administrationen Administration SU-administration Arbejdsmiljøudvalgsmøde B * Indstilling: Beslutning: Side 7 af 9 Tønder Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

8 5. Efterretningssager a) Tomgangsliste O * b) Udsættelser Liste over ekskluderet beboere c) Orientering fra nedsatte udvalg d) Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er Børge Rossen e) BL informerer, klik her f) LBF informerer, klik her Indstilling: Til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 6. Næste møder: Mødeplan 2018 Forslag til kommende møder: Mandag den 14. maj 2018, kl (revisor) Onsdag den 19. september 2018, kl Onsdag den 12. december 2018, kl Efterfulgt af julefrokost. Alt foregår på Hotel Tønderhus. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Nørremarksvej 18A, Tønder. O Sikkerhedsrundgang: Skærbæk Boligforening: 22. januar 2018 Tønder Andelsboligforening: 23. januar 2018 Toftlund Andels Boligforening: 23. januar 2018 Repræsentantskabsmøde: Torsdag den 31. maj 2018, kl , Hotel Tønder Side 8 af 9 Tønder Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

9 Hus, Jomfrustien 1, 6270 Tønder Efterfølgende mødet konstituering. SALUS Repræsentantskabsmøde: Lørdag den 26. maj 2018, Folkehjem Aabenraa KB jubilæum 2018: Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Fælleskursus i SALUS: Budget Torsdag den 1. marts 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Introduktion for nyvalgte: Afholdes frem over hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligeholdelse og fraflytning: Afvikles kun hvert andet år Næste gang Eventuelt Tønder, den 19. februar 2018 Børge Rossen Peter Nørkjær Knud Esmann Niels M. Mathiesen Susanne Sørensen Jens E. Lorenzen Birthe M. Hansen Side 9 af 9 Tønder Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

10 Bilag 1.a. Referat Tønder Andelsboligforening Mandag den 11. december 2017, kl Hotel Tønder Hus Tønder Andelsboligforening Side 1 af 12

11 Top Indholdsfortegnelse 1.Godkendelse af referat Efterretningssager Landsbyggefondsmidler Renoverings-/Byggeskadesager Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Medlemsanliggender LUKKET PUNKT Love og cirkulærer Beboeranliggender lukket punkt Personaleforhold LUKKET PUNKT Afdelingsanliggender Eventuelt...12 Medlemmer af bestyrelsen: Børge Rossen, Peter Nørkjær, Susanne Sørensen, Knud Esmann, Birthe M. Hansen, Jens E. Lorenzen og Niels M. Mathiesen. Tilstede: Børge Rossen, Susanne Sørensen, Knud Esmann, Birthe M. Hansen, Jens E. Lorenzen og Niels M. Mathiesen. Ansatte: Toke Arndal Afbud: Peter Nørkjær Tønder Andelsboligforening Side 2 af 12

12 1. Godkendelse af referat 1.1. Bestyrelsesmøde den 21. september 2017 Der er ikke kommet nogen indsigelser. Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: Godkendt og underskrevet 1.2. Revisionsprotokol Intet siden sidste møde. Indstilling: Beslutning: 2. Efterretningssager 2.1. Totalt anvist husleje 2016/ Restance i procent Rykker Ledige boliger pr Ventelister pr Tomgangslister pr Restanceliste Udsættelser pr Oversigt Intrum Justitia Tønder Andelsboligforening Side 3 af 12

13 Indstilling: Ingen. Beslutning: Taget til efterretning Råbalance-forening Se Webzone. Indstilling: Ingen. Beslutning: Taget til efterretning 3. Landsbyggefondsmidler Forbrug af trækningsretsmidler.. Opgørelse Landsbyggefonden se bilag Indstilling: Ingen. Beslutning: Taget til efterretning 3.1. Dispositionsfonden Opgørelse se bilag. Handlingsplan Intet nyt. Indstilling: Ingen. Beslutning: Taget til efterretning Tønder Andelsboligforening Side 4 af 12

14 4. Renoverings-/Byggeskadesager 4.1. Flytning af administrationen Arbejdet med tilbygningen startede uge , og den nye tilbygning på Nørremarksvej er klar til indflytning. Der planlægges flytning før jul Indstilling: Beslutning: Taget til efterretning 4.2. Afdeling 1 Oplægget til fælles helhedsplan er sendt til LBF. Indstilling: Beslutning: Taget til efterretning 4.3. Afdeling 11 Byggeskade Foreløbig er der afsat midler til sagen i "2017 eller senere", men på grund af opgavens størrelse, vil der være mulighed for at sagen fremrykkes. Teknisk afdeling holder fortsat dialogen med Landsbyggefonden men intet nyt i forhold til sidste møde. Indstilling: Ingen. Beslutning: Taget til efterretning Tønder Andelsboligforening Side 5 af 12

15 4.4.Afdeling 18 Byggeskade Der er udarbejdet en tilsynsrapport, samt er uploadet på Landsbyggefondens driftsstøtteportal. Der er endnu ikke modtaget svar fra Landsbyggefonden. Det er administrationens vurdering, at markedslejen i Bredebro overstiger det huslejeniveau, som der kan opnås gennem balanceleje. På den baggrund ses det ikke, som en mulighed at videreføre afdelingen i alment regi. Boligerne på Østervang vil fortsat kunne videreføres så længe, at Tønder Kommune fortsat anviser beboerer. Boligerne på Svinget bør søges solgt. Administrationen har indhentet mæglervurdering. Det vurderes, at indtægten fra et salg vil være tilstrækkelig til at dække afdelingens nuværende underskud på mellemregningen. Indstilling: Beslutning: Taget til efterretning 4.5. Afdeling 20 Udskiftning af tegltag Renovering af tag er afsluttet medio februar. Slutopgørelse afventes fra entreprenør. Indstilling: Til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning 5. Foreningsanliggender 5.1.Nyt fra SALUS Intet nyt. Indstilling: Ingen. Beslutning: Taget til efterretning kreds Der er kredsmøde d. 16/1. Indstilling: Beslutning: Taget til efterretning Tønder Andelsboligforening Side 6 af 12

16 5.3.Tønder Fjernvarme Orientering v/peter Nørkjær. Indstilling: Beslutning: Taget til efterretning 5.4. Kontaktudvalg Næste møde afholdes fredag den 4. maj 2018, kl Vært er Tønder Boligselskab. Referat fra den 3. november se bilag. Indstilling: Beslutning: Taget til efterretning 5.5. Afdelingsbestyrelsesseminar Der har været afholdt AB seminar torsdag den 23. november. Evalueringen sendes ud. Indstilling: Beslutning: Taget til efterretning 5.6. Almene Boligdage 2017 Indstilling: Til efterretning Beslutning: Taget til efterretning Tønder Andelsboligforening Side 7 af 12

17 5.7. Mødedato for 2017 / 2018 Forslag til dato i 2018: Torsdag den 22. februar kl Mandag den 14. maj kl Torsdag den 17. maj - Repræsentantskabsmøde kl Indstilling: Beslutning: Taget til efterretning 6. Bestyrelsesanliggender 6.1. Afdelinger uden en afdelingsbestyrelse. Afdelinger uden en afdelingsbestyrelse, opfølgning på ansvar med mere. Indstilling: Beslutning: Drøftet 7. Medlemsanliggender LUKKET PUNKT Intet under dette punkt. Indstilling: Beslutning: Tønder Andelsboligforening Side 8 af 12

18 8. Love og cirkulærer 8.1. BL-informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret Ansøgningspulje støtte til rådgivning af udsættelsestruede lejere Tilmelding til imageskabende tv-program Hasteindgreb mod solceller Arbejdsskade grundet hudkræft og Almene Fagpriser Ændring af støttebekendtgørelsen Indbydelse til Forvaltningskonferencen Almene Boligdage tilmeld dig nyhedsbrevet Ændring af driftsbekendtgørelsen Ny bekendtgørelse om forsøg med indeklimamåling i Aftale om digital kommunikation Overenskomstforhandlingerne Regulering af maksimumhuslejen Ændring af G-dage Forslag til lægdommere ved boligretterne for perioden Nye tiltag angående BL/HK's Kompetencefond Møder om overenskomstforhandlingerne Danmarks Statistik - Nøgletal på boligområder Fortolkning af bekendtgørelse om støtte til Indbetaling til Udviklingsfonden og Samtykke om at kunne anvende ny Digital Post-løsning Hvor mange lærlinge er ansat på jeres byggesager? LEI-kode bliver obligatorisk fra årsskiftet Kompetencefondene for ESL og 3F - selvvalgt uddannelse Opfordring til elevansættelse i boligorganisationerne Nye regler om mærkning af demensegnede plejeboliger En almen boligorganisation er ikke Vejledning om overenskomster Folkemøde 2018 Indstilling: Ingen. Beslutning: Tønder Andelsboligforening Side 9 af 12

19 8.2.Nyt fra Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret Ledige boliger i den almene boligsektor Boligportal/huslejeregistret 18. MAJ De almene boligafdelingers vedligeholdelsesudgifter og fordeling JUNI Fraflytninger i den almene boligsektor JUNI Nyt værktøj til intern benchmarking af effektivitetstal i de almene boligorganisationer 6. JULI Almenstyringsdialog.dk - ændringer i styringsrapporter mv. 6. JULI Nybyggeri i den almene boligsektor AUGUST Indbydelse til informationsmøder om renoveringsstøtte, særlig driftsstøtte, digitale ansøgninger, BOSSINF renovering, totaløkonomi mv. 16. AUGUST Forhøjelse af pligtmæssige bidrag SEPTEMBER Erklæringssamtykke til Digital Post 25. SEPTEMBER Indkaldelse af demonstrationsprojekter jf. renoveringsstøtteregulativet 13, energibesparende foranstaltninger med lang leve- og tilbagebetalingstid, som forbedrer ejendommens energistandard udover gældende krav i bygningsreglementet 4. OKTOBER De almene boligafdelingers udgifter til særlige aktiviteter OKTOBER Ny arkivfunktion i regnskabsdatabase 25. OKTOBER Lukning af indberetning til Boligportal (huslejeregistret) via snitfladeversion V1 og V2 7. NOVEMBER Landsbyggefondens jubilæum markeres ved Almene Boligdage 2017 i Aarhus 13. NOVEMBER Beboere i den almene boligsektor NOVEMBER Evaluering af boligsociale indsatser finansieret af midlerne 15. NOVEMBER Projekt "Sociale Renoveringer" (indsats mod ensomhed) 15. NOVEMBER 2017 Tønder Andelsboligforening Side 10 af 12

20 Indstilling: Beslutning: Bog om bevaringsværdige almene bebyggelser - Rammer for udvikling 15. NOVEMBER Renovering af almene boligområder 23. NOVEMBER De almene boligafdelingers udgifter til vandafgifter NOVEMBER Beboerklager i den almene boligsektor NOVEMBER Siden sidst SALUS WebZone2 Der er oploadet følgende dokumenter: Referat fra bestyrelsesmødet den 23. januar Indstilling: Beslutning: 9. Beboeranliggender lukket punkt Indstilling: Beslutning: 10. Personaleforhold LUKKET PUNKT Administration Indstilling: Beslutning: Tønder Andelsboligforening Side 11 af 12

21 10.2. Sikkerhedsudvalg Indstilling: Beslutning: 11. Afdelingsanliggender Indstilling: Beslutning: 12. Eventuelt Fælleskurser i SALUS: Introduktion for nyvalgte Afholdes fremover hvert andet år. Næste gang oktober Hotel Tønder Hus, Tønder. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Nørremarksvej 18A - Tønder, kl Tønder, den 11. december 2017 Børge Rossen Peter Nørkjær Knud Esmann Niels M. Mathiesen Susanne Sørensen Jens E. Lorenzen Birthe M. Hansen Tønder Andelsboligforening Side 12 af 12

22 Bilag 1.b.

23

24

25

26

27

28

29

30

31 Bilag 1.b.

32

33

34

35 Bilag 1.c. Erklæring Indberetning af skat til udlandet Danmark indgår i et internationalt samarbejde for at undgå skatteunddragelse. Derfor er vi ifølge den danske lovgivning forpligtet til at stille nogle spørgsmål, som vi skal bede dig svare på her. Navn: Tønder Andelsboligforening CVR-nummer.: Adresse: c/o Salus Boligadministration A.M.B.A,Egevej 9, 6200 Aabenraa Forsendelsesadresse: Indregistreringsland: Type af juridisk person/enhed: Aktiv NFE (ikke-finansiel-virksomhed) Børsnoteret selskab Offentlig enhed eller centralbank Finansiel institution Passiv NFE (ikke-finansiel-virksomhed) Danske boligfællesskaber (fx Andelsboligforeninger) International organisation Velgørende organisation Ved Finansiel institution skal GIIN angives: Hvis virksomheden har et skatteidentifikationsnummer i et eller flere andre lande end Danmark, så udfyld venligst nedenstående oplysninger for hvert af disse lande: Land: Skatteidentifikationsnummer: Type af skatteidentifikationsnummer: Jeg er bekendt med, at oplysningerne i erklæringen og andre oplysninger angående kontohaver og alle indberetningspligtige konti kan udleveres til SKAT, og udveksles med skattemyndighederne i et andet land eller i andre lande, hvor kontohaver kan være skattepligtig, hvis de lande har indgået aftale om udveksling af skatteoplysninger med Danmark. Jeg bekræfter, at jeg er bemyndiget til at underskrive for kontohaver vedr. alle oplysninger som denne erklæring omhandler. Jeg erklærer, at alle udsagn i denne erklæring er korrekte og fyldestgørende. Jeg forpligter mig til at give Nykredit besked hurtigst muligt, hvis ovennævnte oplysninger ændrer sig, idet der i så fald skal udfærdiges en ny erklæring om skatteindberetningspligt. Dato Underskrift Blokbogstaver Dato Underskrift Blokbogstaver Dato Underskrift Blokbogstaver Hvis der underskrives i henhold til en fuldmagt, skal der vedlægges en kopi af fuldmagten. Nykredit

36 Forklaring og hjælp Nykredit Hvis dine oplysninger om indregistreringsland og skattepligt omfatter andre lande end Danmark, skal du afgive nogle supplerende oplysninger blandt andet om skatteidentifikationsnummer. I disse tilfælde kan Nykredit have pligt til at indberette visse oplysninger til SKAT, som kan videregive oplysningerne til andre lande. Hvad er et skatteidentifikations-nummer? Et skatteidentifikationsnummer er et nummer, som bruges til at identificere den enkelte skatteyder. I andre land har man særlige skatte-identifikationsnumre, som kun bruges i forbindelse med skat. Disse er ofte benævnt TIN, som betyder Tax Identification Number. Hvis jeg har et skatteidentifikations-nummer i et andet land, skal jeg så betale skat til det land? Nej, ikke nødvendigvis. Det afhænger af de aftaler, som Danmark har indgået med dette land. De enkelte lande har deres egne regler for, hvornår man er skattepligtig. I de fleste tilfælde vil du være skattepligtig i det land, hvor du har bopæl, men særlige omstændigheder kan medføre, at du er skattepligtig til mere end et land. Banken rådgiver ikke om, hvilke(t) land(e) du er skattepligtig til. Hvis du er i tvivl, bør du søge rådgivning hos en revisor eller skatteekspert. Hvad sker der, hvis jeg er skattemæssigt hjemmehørende i et andet land end Danmark? Danmark har indgået aftale om udveksling af skatteoplysninger med en lang række lande, herunder alle lande i EU og USA men også mange andre lande, om udveksling af skatteoplysninger. Hvis du er skattemæssigt hjemmehørende i et af de lande, som Danmark har indgået aftale med, skal Nykredit for at leve op til den danske skattelovgivning i nogle tilfælde indberette oplysninger om dit kundeforhold til de danske skattemyndigheder. Disse oplysninger vil for eksempel omfatte dine identifikationsoplysninger, dit eventuelle udenlandske skatteidentifikationsnummer, saldi på dine bankkonti og værdien af depoter. De danske skattemyndigheder videregiver sådanne oplysninger til det relevante land. Hvad er GIIN? GIIN står for Global Intermediary Identification Number som bruges til at identificere Finansielle institutioner. Hvor lang tid er erklæringen gyldig? Erklæringen er gyldig, indtil der sker en ændring i forholdene, som relaterer sig til kontohavers skattestatus eller andre obligatoriske felter, som er indeholdt i skemaet. Du skal give os besked, hvis der sker ændringer i de forhold, som gør oplysningerne i denne egenerklæring ukorrekte eller ufuldstændige. I så fald skal du udfylde en ny, opdateret egenerklæring. Hvorfor skal jeg skrive, hvilken type mit skatteidentifikationsnummer har? I nogle lande er der flere forskellige typer af skatteidentifikationsnumre. Hvad sker der, hvis jeg ikke udfylder "Erklæring om indberetning af skat til udlandet"? Hvis du ikke udfylder Erklæring om indberetning af skat til udlandet med alle de krævede oplysninger, skal Nykredit registrerer dig som nægter og indrapportere dine oplysninger til SKAT som videregiver oplysningerne til det relevante land, på samme måde som hvis du var skattemæssigt hjemmehørende i et andet land. Hvor kan jeg finde flere oplysninger? Hvis du har spørgsmål vedrørende erklæringen eller denne vejledning, skal du tale med din revisor eller de lokale skattemyndigheder. Du kan også finde flere oplysninger, herunder en liste over retskredse, som har underskrevet aftale om automatisk udveksling af oplysninger, samt detaljer om de oplysninger, der anmodes om, på OECD's hjemmeside mation.htm) Hvor kan jeg få hjælp? Hvis du har spørgsmål, så kontakt os på tlf Hvad er Aktiv NFE og Passiv NFE? En aktiv NFE er en virksomhed, som ikke er et finansielt institut og hvor mindre end 50 % af enhedens bruttoindkomst for det foregående kalenderår, eller anden relevant indberetningsperiode, er passiv indkomst*. Samt mindre end 50 % af de aktiver, der ejes af enheden i det foregående kalenderår, eller anden relevant indberetningsperiode, er aktiver som genererer, eller ejes, med henblik på at generere passiv indkomst. F.eks. selskaber hvor mere end 50 % af indtægten kommer fra fremstilling eller salg af vare- eller tjenesteydelser. En passiv NFE er i modsætning til en aktiv NFE, en enhed, hvor den passive indkomst* og aktiver, der genererer eller ejes med henblik på at generere passiv indkomst, udgør 50 % eller mere, opgjort som ovenfor. F.eks. Holdingselskaber, som hovedsagelig har sin indtjening i form af investeringsafkast direkte eller gennem datterselskaber *Ved passiv indkomst forstås indtægter ved eksempelvis investering i værdipapirer eller udlejning af fast ejendom. Nykredit

37 Bilag 1.c. Anja Møller Schulz Fra: Lars Bernskov Harbo Sendt: 14. december :51 Til: Anja Møller Schulz Emne: Tønder A/B - Indhentning af skatteerklæring - Nykredit Vedhæftede filer: skatteerklæring Tønder Andelsboligforening.pdf Hej Anja! Danmark har indgået en aftale med USA og OECD-landene, som betyder, at alle danske pengeinstitutter skal oplyse til SKAT, hvis deres kunder er skattepligtige i andre lande end Danmark. Dette gælder således også Nykredit. Almene Boligorganisationer behandles i skattemæssig henseende i Danmark som betinget delvist skattefritagne og for, at Nykredit kan opfylde forpligtelsen, skal vi også have en skatteerklæring fra Tønder A/B. Jeg vedlægger denne og beder dig venligst sørge for at den kommer med til jeres næste bestyrelsesmøde, hvor den kan blive udfyldt og underskrevet i.h.t. vedtægterne. Derpå bedes du returnere den til mig. Beklager ulejligheden men der er desværre ingen vej udenom Fortsat go dag! Venlig hilsen Lars Bernskov Harbo Lars Bernskov Harbo Seniorerhvervsrådgiver CIB Almene Boliger Direkte tlf Mobil tlf Nykredit Holstebrovej Viborg Tlf Besøg os på internettet: This has been scanned by the Symantec Security.cloud service. For more information please visit 1

38 Bilag 1.c. Studiestræde 50, 1554 København V, Telefon , Fax , januar 2018 Til boligorganisationerne i 8. kreds Indkaldelse og information om valg til BLs repræsentantskab, bestyrelse og kredse Så nærmer tiden sig igen for valg til BLs repræsentantskab, bestyrelse og kredse. Der afholdes valgmøde i 8. kreds Onsdag den 4. april 2018, kl Folkehjem Haderslevvej 7, 6200 Aabenraa Dagsorden, forretningsorden, adgangskort m.m. vil blive udsendt i starten af marts Kommunikationen mellem boligorganisationerne og BLs repræsentantskab, bestyrelse og kredse er af meget stor betydning for udviklingen i den almene boligsektor. Boligorganisationerne opfordres derfor til at opstille kandidater, som vil have mulighed for at fungere som sådanne bindeled. Kandidater skal desuden opfylde kravene i BLs vedtægter 7 stk. 10: Valgbare som formand, næstformand og repræsentanter er personer som på kredsmødet er foreslået af det medlem af BL, som den pågældende er tilknyttet enten som bestyrelsesmedlem, som ansat, som medlem af en afdelingsbestyrelse i kredsen eller som medlem af den pågældende boligorganisations repræsentantskab. Det er endvidere en betingelse for valgbarhed, at vedkommende enten på kredsmødet eller skriftligt forinden kredsmødet har erklæret sig indforstået med at modtage valg. I år er der oprettet en særlig hjemmeside, hvor man kan læse mere om valgene. Her bliver alle dagsordener, forretningsordener, kandidatopstillinger og valgresultater løbende offentliggjort. På hjemmesiden kan man også læse mere om BLs repræsentantskab, bestyrelse og kredsene. Man kan desuden læse og downloade BLs vedtægter, medlemsstatistik, målsætningsprogram og handlingsplan. Opstilling af kandidater i kredsene: Der kan opstilles kandidater til formand, næstformand, repræsentanter og suppleanter på to forskellige måder: 1) På kan kandidater og boligorganisationer downloade og udfylde en opstillingsblanket, som skal indsendes elektronisk sammen med et foto af kandidaten til BL på denne mailadresse: kredsvalg@bl.dk

39 side 2 Opstillingen indsendes som vedhæftet word-dokument. Et vellignende pasfoto indsendes som vedhæftet jpg-fil i en god opløsning. Boligorganisationen skal godkende opstillingen før indsendelse til BL. En opstilling uden godkendelse vil blive returneret til boligorganisationen. Der er ingen tidsfrist for indsendelse af opstillinger på denne måde. Alle opstillinger bliver løbende offentliggjort på når de er godkendt af boligorganisationen. Hvis en opstilling er modtaget i BL senest 7 dage før valgmødet, bliver kandidatens navn og boligorganisation også skrevet på de fortrykte stemmesedler til valget. Der skal opfordres til tidlig indsendelse af hensyn til de kredsvalgdelegeredes muligheder for at få information om kandidaterne før valgmødet. 2) Der kan desuden opstilles kandidater på selve valgmødet. Det kan ske helt frem til afstemningen. De kredsvalgdelegerede skal selv skrive kandidatens navn på stemmesedlen efter dirigentens vejledning. Stemmeret og adgangskort: Boligorganisationerne udpeger egne kredsvalgdelegerede, som har stemmeret på valgmødet. Det fremgår af BLs medlemsstatistik, hvor mange kredsvalgdelegerede den enkelte boligorganisation råder over. Boligorganisationerne modtager adgangskort fra BL til de kredsvalgdelegerede sammen med valgmødets dagsorden og forretningsorden. Boligorganisationerne udleverer selv adgangskortene til de kredsvalgdelegerede. Den enkelte kredsvalgdelegerede får udleveret stemmesedler ved aflevering af det udfyldte adgangskort på valgmødet. Med venlig hilsen Mette Tams Kredskonsulent

40 Bilag 1.c. Studiestræde 50, 1554 København V, Telefon , Fax , Kandidatopstilling til Kredsvalg 2018 Ved opstilling af kandidater skal vi bede om følgende: At det tydeligt fremgår, om kandidaten opstiller som kredsformand / kredsnæstformand / repræsentant / suppleant eller til flere af posterne Der indsendes et nyere digitalt pasfoto i sort-hvid, som jpg-fil i en god opløsning For nye kandidater skal nedenstående udfyldes. Kandidatens fulde navn, adresse, telefonnr., mobilnr. samt . Disse oplysninger er til internt brug, og kun kandidatens navn vil blive offentliggjort på hjemmesiden. Kreds nr.: Kandidatens navn: Jeg genopstiller og mine kontaktoplysninger fra 2016 kan genbruges. (sæt X) Adresse: Telefon og mobilnr.: Opstillet af: (stempel fra boligorganisation) Jeg er VALGT i boligorganisationen Jeg er ANSAT i boligorganisationen Egen bopælskommune: Opstiller som: Kredsformand Kredsnæstformand

41 side 2 Repræsentant Suppleant Motivation: Hvorfor opstiller du som kandidat, herunder dine kompetencer. (max 500 bogstaver): Bestyrelses- og tillidsposter (max 500 bogstaver): Opstillingen skal godkendes af Boligorganisationen, som sender skema og foto til denne mailadresse: kredsvalg@bl.dk

42 Bilag 1.d. Indkaldelse til repræsentantskabsmøde Torsdag den 31. maj 2018, kl Sted: Hotel Tønder Hus Jomfrustien 1, 6270 Tønder Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab for 2017 med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget Behandling af indkomne forslag 5. Valg af bestyrelsesformand På valg: Børge Rossen 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg: Børge Rossen Birthe M. Hansen Knud Esmann Jane Schmidt (1.bestyrelsessupp.) Susanne N. Jordt (2.bestyrelsessupp.) 7. Valg af revisor 8. Eventuelt

43 Bilag 1.d. VEDTÆGTER FOR Tønder Andelsboligforening MAJ 2018 Rigtigheden bekræftes herved: Aabenraa, den / 2018 Børge Rossen Peter Nørkjær Jimmy Povlsen formand bestyrelsesmedlem direktør 1

44 Vedtægter for Tønder Andelsboligforening Kapitel 1 Navn, hjemsted og formål 1. Boligorganisationens navn er Tønder Andelsboligforening. Stk. 2. Organisationen har hjemsted i Tønder Kommune. 2. Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud. 3. Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. Stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet. Kapitel 2 Medlemskab og kapitalforhold 4. Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. Stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisationens vedtægter til det pågældende medlem. 5. Hvis boligorganisationen er organiseret med medlemsindskud, indskyder hvert medlem ved indgåelse af lejekontrakt et medlemsindskud, som indgår i organisationens formue som ansvarlig kapital. Indskuddet forrentes ikke. Repræsentantskabet kan beslutte fremtidige ændringer af indskuddets størrelse. Stk. 2. Medlemmerne hæfter kun med det betalte medlemsindskud. Stk. 3. Et medlem kan ikke modregne sin forpligtelse til at betale medlemsindskud med fordringer på organisationen. Stk. 4. Overgår retten til en bolig til en anden person efter reglerne i i lov om leje af almene boliger (almenlejeloven), indtræder den nye lejer i retten til medlemsindskuddet. Stk. 5. Når et medlemskab ophører, tilbagebetales medlemsindskuddet. Dette gælder dog kun, hvis ingen er indtrådt i retten til medlemsindskuddet efter stk. 4, og hvis den ansvarlige kapital, der udgøres af medlemsindskuddene, er i behold. 2

45 Kapitel 3 Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 6. Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. Stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens bestyrelse og 2 repræsentanter for hver afdeling, jf. 12 og 15. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. Stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Valg af revisor. 2) Hvorvidt boligorganisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 3) Boligorganisationens administrations- og byggepolitik. 4) Erhvervelse eller salg af boligorganisationens ejendomme. 5) Væsentlig forandring af boligorganisationens ejendomme. 6) Boligorganisationens grundkøb. 7) Boligorganisationens iværksættelse af nyt byggeri. 8) Nedlæggelse af en afdeling. 9) Ændring af vedtægterne. 10) Opløsning af boligorganisationen. 11) Frikøb af en tinglyst tilbagekøbsklausul, der påhviler en afdeling, der er oprettet før den 1. juli ) Pantsætning af boligorganisationens ejendomme. Stk. 4. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. Stk. 5. Repræsentantskabet godkender endvidere afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende almene boligafdelinger og servicearealafdelinger: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Overgang af en afdeling fra en boligorganisation til en anden. 3) Opdeling eller sammenlægning af afdelinger. 4) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 5) Grundkøb. 6) Iværksættelse af nyt byggeri. 7) Pantsætning af afdelingernes ejendomme. 8) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger. Stk. 6. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de områder, der er nævnt i stk. 5, til organisationens bestyrelse. Stk. 7. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af organisationens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. 7. Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden 6 måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. Kommenterede [TA1]: Bestemmelse rettes, så den stemmer overens med, hvad der allerede er gældende i den enkelte organisations vedtægt. 3

46 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af revisor. 7) Eventuelt. Stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. 8. Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes skriftligt af formanden med mindst 4 ugers varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Efter aftale med et repræsentantskabsmedlem kan indkaldelse af dette medlem ske elektronisk. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst 25 pct. af repræsentantskabsmedlemmerne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest 3 uger efter, at anmodningen er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog 12, stk. 4, 5. pkt. Stk. 3. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. 9. Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest 2 uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest 1 uge før mødet, jf. 8, stk. 1. Efter aftale med et repræsentantskabsmedlem kan forslag udsendes til dette medlem elektronisk. 10. Hvert medlem af repræsentantskabet har 1 stemme. 11. Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når 1/3 af repræsentantskabsmedlemmerne forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt, og hvis 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end 2/3 mødt, men mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden 2 uger. På dette møde kan forslaget - uanset antallet af fremmødte - vedtages, hvis 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Stk. 2. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest 6 uger efter mødets afholdelse. 4

47 Bestyrelsen 12. Bestyrelsen består af 7 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger 6 medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges eller udpeges medlemmer af Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges og udpeges suppleanter for disse. Stk. 2. Bestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer. Mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer skal være beboere i organisationen. Formanden eller næstformanden skal være beboer i organisationen. Stk. 3. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Rådmanden, i Københavns Kommune borgmesteren, for den magistratsafdeling hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. Stk. 4. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg og genudpegning kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. For eventuelt kommunalbestyrelsesudpegede medlemmer finder reglerne i lov om kommunernes styrelse anvendelse. Stk. 5. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt eller udpeget af andre, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. Stk. 6. Suppleanter indkaldes, når et bestyrelsesmedlem har varigt forfald. Stk. 7. Ved en forretningsorden træffer bestyrelsen nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. 13. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. Stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 15, stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jf. 15, stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. Kommenterede [TA2]: Bestemmelse rettes, så den stemmer overens med, hvad der allerede er gældende i den enkelte organisations vedtægt. 5

48 Stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en forretningsfører eller en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for forretningsføreren eller direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. Stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift af den samlede bestyrelse. Er der ansat en forretningsfører eller direktør, kan organisationen tegnes af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med forretningsføreren eller direktøren. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. 14. Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når 2 medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har boligorganisations forretningsfører adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst 3 medlemmer er til stede. Stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaget. Stk. 4. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af formanden eller i dennes fravær næstformanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse. Kommenterede [TA3]: Mindst halvdelen bør være tilstede. Tallet afhænger altså af bestyrelsens størrelse. Kapitel 4 Afdelingernes ledelse 15. Hvert år afholdes inden 3 måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske skriftligt med mindst 4 ugers varsel til samtlige husstande i afdelingen. Efter aftale med en lejer kan indkaldelse af denne ske elektronisk. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Stk. 2. Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. dog stk. 4 og 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 5) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 6) Eventuelt. 6

49 Stk. 3. Fremsætter mindst 25 pct. af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere efter reglerne i 18, stk. 4. Stk. 4. Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden 5 måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet). Afdelingsmødet træffer i sådanne tilfælde tillige beslutning om, på hvilket af de to ordinære afdelingsmøder valg af afdelingsbestyrelse og eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted (valgmødet). Afholdes der to ordinære afdelingsmøder, sker fremlæggelse af årsberetning på regnskabsmødet. Stk. 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer. Valgbare som medlemmer til afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. Stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. 18, stk. 3, træffer anden beslutning. Stk. 7. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst 25 pct. af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, når afdelingsmødet på et tidligere tidspunkt har truffet beslutning herom, eller når organisationens bestyrelse anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkommer afdelingsbestyrelsen ikke inden 2 uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, foretages indkaldelsen af organisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde, jf. dog 20, stk. 3, 5. pkt. 16. Afdelingsmødet kan beslutte, at digitale værktøjer inddrages i afholdelsen af kommende afdelingsmøder. Det kan herunder besluttes, at afstemninger under anvendelse af et betryggende afstemningssystem kan foretages digitalt inden for en frist på højst 7 dage efter afholdelse af et afdelingsmøde. Stk. 2. Det digitale værktøj, der anvendes, skal være tilgængeligt for alle afdelingens beboelseslejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover skal det digitale værktøj være tilgængeligt for enhver, der ifølge 18, stk. 2, har adgang til afdelingsmødet. Disse må dog ikke have adgang til at deltage i eventuelle afstemninger. Andre end de i 1. og 2. pkt. nævnte må kun have læseadgang til det digitale værktøj. Der må ikke ved anvendelsen af digitale værktøjer stilles krav om profil på sociale medier. Stk. 3. Det er en betingelse for anvendelse af digitale værktøjer i afholdelsen af afdelingsmødet, at: 1) Forslag til behandling på afdelingsmødet tillige kan fremsættes ved brev eller . 7

50 2) Opstilling af kandidater tillige kan ske på afdelingsmødet. Stk. 4. Hvis der er truffet beslutning om, at afstemning kan ske digitalt efter afholdelsen af afdelingsmødet, er det yderligere en betingelse, at: 1) Afstemningstemaerne formuleres endeligt før afslutning af afdelingsmødet. 2) Afstemning tillige kan ske ved brev inden for samme afstemningsperiode, som er fastsat for den digitale afstemning. Stemmesedler skal efter anmodning udleveres fra dagen efter afdelingsmødet og indtil fristen for afstemning udløber. 3) Eventuelle afstemninger på afdelingsmødet foretages skriftligt. 4) Alle stemmer optælles samtidig umiddelbart efter afstemningsperiodens udløb. 5) Det sikres, at ingen husstand kan afgive flere stemmer, end den har ret til efter vedtægterne. Stk. 5. Der kan ikke begæres urafstemning om emner, hvor afstemning gennemføres efter stk Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest 1 uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde. Afholdes der ikke regnskabsmøde, jf. 15, stk. 4, udsendes desuden det sidst godkendte årsregnskab. Stk. 2. Har afdelingsmødet besluttet, jf. 15, stk. 4, at afdelingens regnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse, udsendes regnskabet for vedkommende afdeling til samtlige husstande i afdelingen senest 1 uge før det ordinære afdelingsmøde, hvor regnskabet skal godkendes. Stk. 3. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne ligeledes udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest 1 uge før afdelingsmødet. Stk. 4. Efter aftale med en lejer kan materiale nævnt i stk. 1-3 og forslag, jf. 18, stk. 3, 4. pkt., udsendes til denne lejer elektronisk. 18. Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har 2 stemmer uanset husstandens størrelse. Stk. 2. Adgang har tillige boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. De personer, der er nævnt i pkt., har ikke stemmeret. Stk. 3. Enhver, der ifølge stk. 1 og 2 har adgang til afdelingsmødet, har ret til at tage ordet. Enhver, der ifølge stk. 1 eller stk. 2, 1. pkt., har adgang til afdelingsmødet, har ret til få et angivet emne behandlet på mødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være afdelingsbestyrelsen i hænde senest 2 uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest 1 uge før mødet. Stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede, jf. dog 16. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har 2 stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. 8

51 Stk. 5. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for afdelingens lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse. 19. Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har til brug herfor ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. Stk. 2. Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. Stk. 3. Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. Afdelingsmødet kan herunder træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet mod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet, hvis afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse. Stk. 4. Medfører et arbejde eller en aktivitet en lejeforhøjelse, der overstiger 15 pct. af den gældende årsleje, skal godkendelse ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvis mindst 25 pct. af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere fremsætter krav herom. Stk. 5. Udførelsen af kollektive anlæg, som bliver fælles for flere afdelinger, kan gennemføres efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger. Stk. 6. Afdelingsmødet fastsætter en husorden og vælger vedligeholdelsesordning for afdelingen. Stk. 7. Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper. 20. Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Består afdelingen udelukkende af ældreboliger, der bebos af svage og plejekrævende beboere, kan kommunalbestyrelsen dog beslutte, at afdelingsbestyrelsen udpeges af kommunalbestyrelsen blandt beboere, pårørende eller andre, der vil kunne varetage beboernes interesse. Stk. 2. Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at 2 eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til beboernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse. Stk. 3. Hvert andet år afgår afdelingsbestyrelsens formand. Af afdelingsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt i. Genvalg kan finde sted. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af afdelingsmødet. Stk. 4. Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Indeholder forretningsordenen ikke bestemmelser om beboernes ret til at gøre sig bekendt med dagsordenen for og referat 9

52 af afdelingsbestyrelsens møder, eller findes der ingen forretningsorden, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møderne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest 4 uger efter mødets afholdelse. Stk. 5. Organisationens ledelse skal yde afdelingsbestyrelsen nødvendig bistand i forbindelse med udøvelsen af dennes funktioner. Stk. 6. Organisationens ledelse skal orientere afdelingsbestyrelsen om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. Stk. 7. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen. Eventuel påtale sker til organisationens ledelse. Stk. 8. Afdelingen afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. Hvervet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet. Kapitel 5 Valg af revisor 21. Boligorganisationens og dens afdelingers regnskaber revideres af en godkendt revisor, der vælges på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. Kapitel 6 Årsregnskab 22. Regnskabsåret for boligorganisationen og dens afdelinger er kalenderåret. Stk. 2. Årsregnskabet består af særskilte regnskaber for organisationen og dens enkelte afdelinger. 23. Hvis der er ansat en forretningsfører eller direktør, forelægger denne udkast til årsregnskabet for bestyrelsen. Stk. 2. Det godkendte regnskab underskrives af bestyrelsen og påtegnes af revisor. Hvis der er ansat en forretningsfører eller direktør, underskriver denne også regnskabet. 24. Det godkendte årsregnskab skal sammen med bestyrelsens årsberetning, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokol senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning indsendes til kommunalbestyrelsen til gennemgang. Regnskabsmaterialet skal ligeledes indsendes til Landsbyggefonden. Kapitel 7 Likvidation 25. Likvidation af boligorganisationen eller dens afdelinger finder sted efter de regler, der er fastsat herom for almene boligorganisationer. ****** 10

53 Disse vedtægter suppleres med reglerne i lov om almene boliger m.v. og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf. Vedtaget af boligorganisationens repræsentantskab den / Klik her for at angive tekst. Formand 11

54 Bilag 1.e. Afdelingsmøder i TAB Afd. Mødedato Kl. Int Lokale til heh Nørremarksvej 24, stor til heh Nørremarksvej 24, stor til vr Nørremarksvej 24, lille til vr Nørremarksvej 24, lille til vr Nørremarksvej 24, lille til heh Nørremarksvej 24, stor til heh Nørremarksvej 24, stor til vr Nørremarksvej 24, lille til vr Nørremarksvej 24, lille til heh Den gamle kro Bredebro til heh Den gamle kro Bredebro til vr Den gamle kro Bredebro til vr Den gamle kro Bredebro til heh Hostrups Hotel til vr Fælleslokale i afd til vr Fælleslokale i afd til vr Fælleslokale i afd.

55 Afd. Mødedato Kl. Int Lokale til heh Hostrups Hotel 20/21/ til heh Hostrups Hotel til ve Hostrups Hotel til heh Hostrups Hotel til heh Hostrups Hotel til vr Hostrups Hotel til vr Hostrups Hotel til vr Fælleslokale i afd til vr Fælleslokale i afd.

56 ÅRSHJUL 2018 FOR TAB Bilag 1.e. JANUAR FEBRUAR MARTS April MAJ MAJ JUNI Org.best. Seminar Bestyrelsesmøde, kl Bestyrelsesevaluering sendes ud ultimo februar Bestyrelsesmøde, kl Revisor Repr Hvert år maj mødet: Sikkerheds rundgang (APV) Hvert år - februar mødet: Budget: hovedforeningen næste år til godkendelse. Bestyrelseshonorar Repræsentantskabsmøde: godkendelse af dagsorden med indkaldelse, liste org.best. Liste over ekskluderet beboere Udlejning venteliste (JA) Udlejning statistik (JA) Intrum Justitia statistik (MAM) Hver gang: * Revisionsprotokol (årsregnskab) Godkendelse af årsregnskab for hovedforeningen og årsregnskab for afdelingerne. Godkendelse af budget for afdelingerne. Landsbyggefondsmidler træknings- ret. (Anja). (hvis ændringer/ ansøgninger, så løbende) Dispositionsfonden opgørelse. (Anja) (hvis ændringer/ ansøgninger, så løbende) 1. Organisation 1.a. Godkendelse af referat Revisionsprotokol hvis der er 1.b. Foreningsanliggender SALUS v. TA 8. kreds (TA) 1.C. Bestyrelsesanliggender 1.d. Medlemsanliggender Hver gang: * 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol (webzone2) 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager Status byggesager: TAB Renoveringssager/nybyggeri 3.b Beboeranliggender 3.c Afdelingsanliggender 4. Administration lukket punkt 4.a. Personale, administration Administration SU-Administration Arbejdsmiljøudvalgsmøde 4.b. Personaleforhold, ejendoms funktionærområdet Ejendomsfunktionærområdet 5. Efterretningssager 5.a. Tomgangsliste (JA) 5.b. Udsættelser (TDL) 5.C. Orientering fra nedsatte udvalg. Bladudvalg. 5.d. BL informerer 5.e. LBF informerer 6. Næste møde - Mødeplan - Fælleskurser - Andre møder 7. Eventuelt G:\G-Drev\0395. TAB\03. Bestyrelsen\03. Dagsorden-referater\2018\ \AKTUEL Årshjul halvår TAB.docx

57 ÅRSHJUL 2018 FOR TAB Bilag 1.e. JULI AUGUST SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DECEMBER Ordinære afd.møder aug./sept. Ordinære afdelingsmøder afholdes i perioden xx. xx Bestyrelsesmøde, kl Ordinære afdelingsmøder august/september måned. Ordinære afdelingsmøder afholdes i perioden xx. xx Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser xx.2018 Hvert halvår februar/september mødet: TAB tomgang - halvårlig opgørelse (JA) TAB fraflytning halvårlig opgørelse (JA) Restancelister m.v. statistik: - Restanceliste akkumuleret indtil frigørelsesdato (TDL) - Restanceliste månedlig (TDL) - Restanceliste i % (TDL) Konstituering Evaluering af repræstentantskabsmøde Fordeling af ansvarsafdelinger Valg af red.udv.medlem BeboerNyt Valg af medlem af diverse udvalg. Medlem af byggeudvalg Program markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse (VR)?? Årshjul til godkendelse Bestyrelsesmøde, kl Hvert år december mødet: Referat APV sikkerhedsrundgang Planlægning ordinære afdelingsmøder næste år Godkendelse af foreløbig indkaldelse med dagsorden Godkendelse af mødedatoer samt dirigentfordeling Evaluering afholdelse afdelingsmøder Referat sikkerhedsrundgang (APV) Bestyrelsesevaluering Hvert år september mødet: TAB tomgang - halvårlig (opgørelse (JA) TAB fraflytning halvårlig opgørelse (JA) Restancelister m.v. statistik: - Restanceliste akkumuleret indtil frigørelsesdato (TDL) - Restanceliste månedlig (TDL) - Restanceliste i % (TDL) Hver gang: * Hver gang: * G:\G-Drev\0395. TAB\03. Bestyrelsen\03. Dagsorden-referater\2018\ \AKTUEL Årshjul halvår TAB.docx

58 Bilag 1.e. Afd Antal Foreløbig indkaldelse Afd. navn Mødedato Mødelokale Forslag+ Regnskab + Budget+ Beretning Seneste udlev. endelig indkaldelse Afd. HB ansv ar Tilmeldingsblanket Traktement 1 94 A+E R BEBOERNYT Bargumsvej 6-14, Bargumsvej Nørremarksvej 2-6 Nørremarksvej 8-18 Mandag den 27. august 2018, kl til kl BEBOERNYT Gadefennen 1-16, Abild Mandag den 27. august 2018, kl til kl Store fælleslokale, Nørremarksvej 24 A Lille Fælleslokale, Nørremarksvej 24 A 13. august 20. august HEH JEJEL Susanne Nørskov Jordt 13. august 20. august VR PN Ellen Korntved Håndmadder 2 stk. smørrebrød + 1 stk. ostemad pr. person A R R BEBOERNYT Nørremarksvej Onsdag den 29. august 2018, kl til kl BEBOERNYT Nørrevænget 1-21, Ingridsvej 6-8 og Mandag den 27. august 2018, kl til BEBOERNYT Nørremarksvej 3-5 kl Agertoften 9-35, Mandag den 27. august 2018, kl til Søndertoften 6-24, Jejsing kl Store fælleslokalet, Nørremarksvej 24 A Store fælleslokalet, Nørremarksvej 24 A Lille fælleslokale, Nørremarksvej 24 A 15. august 22. august HEH BR Ursula Hymøller 13. august 20. august HEH BR Verner Andersen 13. august 20. august VR BMH Arne Brandholm Franskbrød m/ost & rullepølse. Snitter, småkager til kaffe/the Snitter R BEBOERNYT Gyden 2-6/Strædet 15-23, Jens Jessensvej 11-33, Møgeltønder Mandag den 27. august 2018, kl til kl Lille fælleslokale, Nørremarksvej 24 A 13. august 20. august VR JEL TMB Nørremarksvej Smørrebrød samt vand R 16 8 R R R BEBOERNYT Langager 17-35, Bredebro Tirsdag den 4. september 2018, kl til kl BEBOERNYT Gemmet 2-14/Østervang 22, Tirsdag den 4. september 2018, kl til Bredebro kl BEBOERNYT Midsommervej 78a 82d, Bredebro Tirsdag den 4. september 2018, kl til kl BEBOERNYT Svinget 5-9 og 4-16/Østervang 2-6, Tirsdag den 4. september 2018, kl til Bredebro kl Den Gamle Kro, Bredebro Den Gamle Kro, Bredebro Den Gamle Kro, Bredebro Den Gamle Kro, Bredebro 21. august 27. august HEH PN J. Christiansen Franskbrød m/ost & rullepølse 21. august 27. august HEH PN Susanne Franskbrød m/ost & rullepølse Nielsen 21. august 27. august VR PN TMB Torvet 2 stk. smørrebrød pr. person samt vand 21. august 27. august VR PN TMB Torvet 2 stk. Smørrebrød pr. person samt vand 5 64 R 20, 21, R+E 2 59 R 8 64 R BEBOERNYT Frilandsvej 1-45 og Brorsonsvej 27-35, Grev Schacksvej og samt Frilandsvej 4b-6e BEBOERNYT Torvet 2/Smede-2-18 og 18 b/nørregade 35 a+b og og Richtsensgade 1-13, 19 BEBOERNYT Carstensgade 76-98/Nordre Landevej Engen 1-27 og BEBOERNYT Leonhardtsvej 1-17/Krum Om 1-9/Ryttervej Lærkevej/Ryttervej/ Svinget Mandag den 10. september 2018, kl til kl Mandag den 10. september 2018, kl til kl Onsdag den 29. august 2018, kl til kl Onsdag den 29. august 2018, kl til kl Hostrups Hotel 3. september Hostrups Hotel 3. september Lille fælleslokale, Nørremarksvej 24 A Lille fælleslokale, Nørremarksvej 24 A 27. august HEH JEL Jens E. Lorenzen 27. august HEH KE Anne-Marie Huusfeldt 15. august 22. august VR BR Jytte Christoffersen Gullasch m/kartoffelmos Kaffe og kage 15. august 22. august VR SS Karen Nielsen Kringle 2 stk. smørrebrød og vand pr. person 37 7 R 41 9 R R BEBOERNYT Strucksallé 5 Torsdag den 6. september 2018, kl til kl BEBOERNYT Bargumsvej 25A-B Torsdag den 6. september 2018, kl til kl BEBOERNYT Plantagevej Torsdag den 6. september 2018, kl til kl Fælleslokalet i afdelingen Fælleslokalet i afdelingen Fælleslokalet i afdelingen 23. august 30. august VR KE TMB Nørremarksvej 23. august 30. august VR KE TMB Nørremarksvej 23. august 30. august VR KE TMB Nørremarksvej R R 4 40 R R E R BEBOERNYT Schradersvej 1-33 og Torsdag den 6. september 2018, kl til kl BEBOERNYT Buen 2-24 Onsdag den 29. august 2018, kl til kl BEBOERNYT Skovroysvej og Brorsonsvej 3- Mandag den 10. september 2018, kl til kl BEBOERNYT Tved 183a-199d Onsdag den 12. september 2018, kl Tved 101a-115b til kl BEBOERNYT Vidågade 9-27/Østergade 71 Onsdag den 12. september 2018, kl til kl BEBOERNYT Viben Onsdag den 12. september 2018, kl til kl Hostrups Hotel 23. august 30. august HEH BR Carl K.S. Sejr Hamburgerryg med kartofler og gemyse Store fælleslokale, 15. august 22. august HEH JEL Bernd Sandwich Nørremarksvej 24 A Sønnichsen Hostrups Hotel 27. august 3. september VR BMH Jytte Andersen 2 stk. Smørrebrød pr. person samt vand Hostrups Hotel 29. august 5. september HEH SS Torben André Gleerup Hostrups Hotel 29. august 5. september HEH KE TMB Nørremarksvej Hostrups Hotel 29. august 5. september VR KE Pia P. Petersen Oksefilet Stegt flæsk m/persillesauce 2 stk. smørrebrød og vand pr. person G:\G-Drev\0395. TAB\02. Afdelingerne\02. Afdelingsmøder\99. Mødeplanlægning\2018\Aktuelt Mødeoversigt i TAB 2018.doc Opdateret :23:58

59 22 32 R BEBOERNYT Ulriksallé 72 a 102 Onsdag den 12. september 2018, kl til kl Hostrups Hotel 29. august 5. september VR KE Peter Memborg Sandwich R BEBOERNYT Ryttervej 5 a-d og 7a-d / Svinget 2-18 Torsdag den 13. september 2018, kl til kl Fælleslokalet i afdelingen 30. august 6. september VR PN Anni Kullebo A BEBOERNYT Blegen 1-9 og 8-16 Mandag den 17. september 2018, kl til kl Fælleslokalet i afdelingen 3. september 10. september VR PN Kjeld Palmqvist Forkortelserne: HEH = Helle Hansen, VR = Vagn Reggelsen, BR = Børge Rossen, PN = Peter Nørkjær, BMH = Birthe M. Hansen, KE = Knud Esmann, JEL = Jens E. Lorenzen, SS = Susanne Sørensen Ved pakning af endelig dagsorden lægges tilmeldingsblanketten umiddelbart efter følgebrevet!!.i alle afdelinger G:\G-Drev\0395. TAB\02. Afdelingerne\02. Afdelingsmøder\99. Mødeplanlægning\2018\Aktuelt Mødeoversigt i TAB 2018.doc Opdateret :23:58

60 Bilag 1.f. Oversigt Intrum Justitia - TAB TAB TAB TAB TAB TAB TAB TAB TAB Internationale inkasso sager kr. kr kr kr kr kr kr kr kr Internationale inkasso sager - antal Overvågningssager - kr. kr kr kr kr kr kr kr kr Overvågningssager - antal Inkassosager - kr. kr kr kr kr kr kr kr kr Inkassosager - antal Sager ialt - kr. kr kr kr kr kr kr kr kr Sager ialt - antal Indgået i mdr.- kr. kr ,47 kr ,07 kr ,23 kr ,21 kr ,23 kr ,73 kr ,48 kr ,54 indgået akkumuleret - kr. kr kr kr kr kr kr kr kr Antal lejemålsenheder Opgjort pr. lejemålsenhed TAB TAB TAB TAB TAB TAB TAB TAB Internationale inkasso sager kr. kr. 25,08 kr. 25,08 kr. 25,08 kr. 25,08 kr. 25,08 kr. 19,68 kr. 19,68 kr. 19,68 Internationale inkasso sager - antal Overvågningssager - kr. 3563, , , , , , , ,88 Overvågningssager - antal 0,13 0,13 0,13 0,13 0,13 0,13 0,13 0,13 Inkassosager - kr. kr ,73 kr ,35 kr ,57 kr ,57 kr ,79 kr ,13 kr ,72 kr ,98 Inkassosager - antal 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 Sager ialt - kr. kr ,64 kr ,26 kr ,26 kr ,26 kr ,36 kr ,48 kr ,67 kr ,55 Sager ialt - antal 0,17 0,17 0,17 0,17 0,17 0,17 0,17 0,17 Indgået år til dato - kr. kr. 6,70 kr. 4,52 kr. 5,01 kr. 34,07 kr. 5,10 kr. 4,52 kr. 5,02 kr. 5,89 indgået akkumuleret - kr. kr. 224,12 kr. 228,65 kr. 233,66 kr. 267,73 kr. 272,83 kr. 277,35 kr. 282,37 kr. 288,26

61 Bilag 1.f.

62 Bilag 1.f. TØNDER ANDELSBOLIGFORENING RESTANCE % Januar 0,00 0,00 Februar 0,00 Marts 0,00 April 0,09 Maj 0,00 Juni 0,00 Juli 0,12 August 0,00 September 0,00 Oktober 0,32 November 0,00 December 0,00 Vægtet år til dato 0,04 0,00 Renstance% 0,35 0,30 0,25 0,20 0,15 0,10 0,05 0,

63 Bilag 1.f. RESTANCELISTE TØNDER ANDELSBOLIGFORENING 2018 Jan. Feb. Marts April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec , ,00 4-0, ,00 8 0, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 I alt , , , , , , , ,00 Jan. Feb. Marts April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec.

64 Bilag 1.f. TØNDER ANDELSBOLIGFORENING TOTAL ANVIST HUSLEJE Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Vægtet år til dato Total anvist husleje TAB

65 Bilag 1.f.

66 Bilag 4.a. TAB PERSONALEHÅNDBOG

67 2 Indholdsfortegnelse Godkendelse side 3 Vision - 3 Målsætning - 3 Værdier - 3 Personalepolitik: - 3 Ansættelsesforhold/overenskomster - 3 Ansættelses- og afskedigelsespolitik - 3 Ansættelsespolitik - 4 Politik for ansættelsesforholdets ophør - 5 Arbejdstid adm.medarbejdere - 6 Arbejdstid ejendomsfunktionærer - 6 Elever/praktikanter - 7 Misbrugspolitik/rygepolitik - 7 Tjenestefrihed - 8 Efteruddannelse - 9 Tranport- og rejseudgifter - 10 Internetpolitik - 10 Personalekøb - 12 Forsikring - 12 Ubehagelige oplevelser i tjenesten - 12 Sexchikane - 13 Flex- og afspadseringsregler - 14 Ferie - 14 Sygdom/barsel - 14 Lønudbetaling - 15 Sundhedsordning - 15 Skærmbriller - 15 Fysioterapeutordning på arb.plads - 16 Arbejdsskader - 16 Bibeskæftigelse - 16 Tavshedspligt - 16 Orlov - 16 Seniorpolitik - 17 Presse - 17 Beredskabsplan /brand - 17 Blade - 17 Gaveregulativ - 17 Personalepleje - 18 Øvrige personalegoder - 19 Diverse udvalg - 19 Bilag

68 3 TØNDER ANDELSBOLIGFORENING Personalehåndbog Udarbejdet: 2017 Godkendelse: Nærværende personalepolitik har været genbehandlet i samarbejdsudvalget (SU) xx.xx 2017 Dato for godkendelse i HBST: xx.xx 2017 Ajourføring: Personalehåndbogen følger overenskomstperioden og skal umiddelbart derefter drøftes i samarbejdsudvalget. Vision: At boligforeningens beboere til enhver tid vil opleve en sund og driftig forening, hvor serviceydelserne er baseret på økonomi og ansvarsbevidst administrativ styring. At boligforeningen altid har et højt projektstyret serviceniveau. At boligforeningen også er en arbejdsplads med ansvar og gode vilkår for trivsel. Målsætning: Det er boligforeningens mål at fastholde et højt serviceniveau og i alle sammenhænge optimere økonomisk drift på alle områder til gavn for såvel foreningen som dens beboere. At være miljøbevidst og skabe gode rammer for fornyelse i boligforeningens afdelinger. Værdier: - Kvalitet - Kundefokus - Trivsel - Kompetence - Åben og Troværdig - Service

69 4 Personalepolitik: Ansættelsesforhold/overenskomster: Boligforeningen er som medlem af BL Danmarks Almene Boliger omfattet af Hovedaftalen indgået mellem BL og Landsorganisationen i Danmark (LO). Ansættelse sker derfor i henhold til gældende overenskomst for de respektive områder, medmindre der er tale om særlige stillinger, der ikke er omfattet af overenskomsterne. Der indgås i så fald særskilt ansættelsesaftale med præcisering af de gældende ansættelsesforhold. Personalet kan vælge tillidsrepræsentanter i henhold til de respektive overenskomster. Personalet kan endvidere opstille til personalevalgt bestyrelsesmedlem i boligforeningens hovedbestyrelse. Opstilling og valg følger foreningens vedtægter. Ansættelses- og afskedigelsespolitik. Politikken omfatter alle faste stillinger, elevaftaler og længerevarende vikariater i boligforeningen og er et supplement til regler og forskrifter efter gældende overenskomster/aftaler. Korttidsansættelser (det vil sige 3 måneders varighed og derunder) er ikke omfattet. Ansættelsespolitik: Efter truffet beslutning om nyansættelse eller genbesættelse af opsagte stillinger orienteres medlemmerne af SU. 1) Ansættelsesudvalg: Der nedsættes i hvert enkelt tilfælde et ansættelsesudvalg bestående af administrerende direktør (såfremt AD ønsker det), funktionschef, afdelingsleder, medarbejderrepræsentant samt tillidsrepræsentant/medarbejder udpeget i den berørte afdeling. Ved ansættelse på lederniveau nedsættes i hvert enkelt tilfælde et ansættelsesudvalg bestående af administrerende direktør (såfremt AD ønsker det), funktionschef, afdelingsledere, medarbejderrepræsentant samt tillidsrepræsentant/medarbejder udpeget i den/de berørte afdeling/afdelinger. Administrerende direktør for boligforeningen ansættes af hovedbestyrelsen (HBST). 2) Udvalgets opgaver: - Medvirke ved udarbejdelse af stillingsopslag - Vurdere hvor stillingsopslag skal annonceres - Udvælge ansøgere til samtale - Gennemføre ansættelsessamtaler - Indstille til ansættelse 3) Stillingsopslag. Faste stillinger opslås som hovedregel først internt. Forinden en stilling opslås ledig vurderes muligheden for at imødekomme eventuelle foreliggende ønsker om jobskifte som led i en jobudvikling. Interne ansøgere skal indkaldes til samtale i alle tilfælde, og et eventuelt afslag skal være skriftligt begrundet. Såfremt der ikke er kvalificerede eller interesserede interne ansøgere, opslås stillingen eksternt i dagspressen. 4) Ansøgninger. Samtlige ansøgere modtager skriftlig bekræftelse på modtagelse af ansøgningen med angivelse af forventet tidspunkt for samtaler og endelig færdiggørelse af sagen.

70 5 5) Tiltrædelse. Efter godkendelse af indstilling til ansættelse får den pågældende tilsendt et ansættelsesbrev, som skal returneres i underskrevet stand inden 3 dage. Ved modtagelse af underskrevet ansættelsesbrev orienteres samtlige ansatte, og senest 3 dage efter fremsendes skriftligt afslag til øvrige ansøgere. Ved tiltrædelse i boligforeningen præsenteres den nyansatte for samtlige ansatte i den berørte afdeling. I nødvendigt omfang præsenteres pågældende ligeledes for de øvrige afdelinger. Introduktion af nye medarbejdere. Vi bestræber os på at hjælpe nye medarbejdere, så de hurtigt kan falde til i boligforeningen. Alle nye medarbejdere får udleveret nærværende personalepolitik/håndbog, og andet relevant materiale sendes/udleveres til den nye medarbejder sammen med ansættelsesbrev. Introduktionsprocedure. 1. arbejdsdag: Nyansat administrativ medarbejder/elev møder på kontoret, kl Modtages af nærmeste foresatte, som tilrettelægger relevant introduktion og instruktion. Nyansat ejendomsfunktionær/elev møder på områdekontoret kl , og modtages af nærmeste foresatte, som tilrettelægger relevant introduktion og instruktion. 6) Medarbejderudviklingssamtaler. Der afholdes en gang årligt i september/oktober medarbejderudviklingssamtale samt arbejdspladsvurdering med samtlige medarbejdere. Samtalen afholdes med den ansattes kompetencegivende leder. Gennemgang og opfølgning af MUS og APV foretages i samarbejde med kompetencegivende leder og arbejdsmiljørepræsentant for funktionsområdet. Såfremt der er valgt en tillidsrepræsentant for funktionsområdet, deltager tillidsrepræsentanten også. 7) Elever. Såfremt elever efter endt uddannelse ikke kan fastansættes, tilbydes de beskæftigelse i tre måneder efter endt uddannelse. Politik for ansættelsesforholdets ophør: 1) Ansøgt afsked. Der udfærdiges generelt en udtalelse om ansættelsesforholdets varighed og arbejdsopgaverne. 2) Uansøgt afsked af arbejdsmæssige årsager. Der kan være tale om afskedigelse på grund af bortfald/væsentlig ændring af arbejdsområde. Der udfærdiges en udtalelse, indeholdende ansættelsesforholdets varighed, udførte arbejdsopgaver samt øvrige nyttige oplysninger. Såfremt der er tvivl om medarbejderens kvalifikationer, skal medarbejderen orienteres om de(t) svage punkt(er), og hvorledes og inden for hvilket tidsrum, der forventes forbedringer. Orienteringen og tidsplanen skal foreligge skriftligt, og der skal sammen med medarbejderen løbende ske opfølgning. Forinden afskedigelse iværksættes, skal muligheder for omplacering være afklaret. Tillidsrepræsentanten deltager under hele forløbet. Der udfærdiges generelt en udtalelse om ansættelsesforholdets varighed og arbejdsopgaver. 3) Uansøgt afsked af personlige årsager. Uansøgt afsked skal så vidt muligt være undtagelsen, og det skal være hovedreglen, at uacceptable forhold påpeges, når de konstateres. Årsagerne til uansøgt afsked kan være samarbejdsproblemer, tjenesteforsømmelser, tjenesteforseelser, el.lign. I tilfælde af uansøgt afsked af personlige årsager skal den efterfølgende beskrevne procedure følges, således at der skabes klarhed over begrundelsen og det sikres, at den pågældende medarbejders synspunkter indgår i beslutningsprocessen.

71 6 Proceduren skal indeholde følgende trin: 1. Samtale med medarbejderen, hvor der gives en mundtlig advarsel. Tillidsrepræsentanten kan deltage, hvis medarbejder ønsker det. 2. Skriftlig advarsel. Tillidsrepræsentanten orienteres. 3. Afskedigelse iværksættes i overensstemmelse med gældende forskrifter. I forbindelse med punkt 1 og 2 skal der tages stilling til tidsbegrænsning. 4) Uansøgt afsked i relation til fravær som følge af sygdom. Såfremt fraværsmønstret hos en medarbejder forandrer sig i stigende retning, er det arbejdslederens pligt at drøfte spørgsmålet med vedkommende, og forsøge at få klarlagt årsagen. Er fraværet ikke velforklaret, kan det i en periode blive aktuelt skriftligt at anmode medarbejderen om fra 1. fraværsdag at dokumentere sit sygefravær med en lægeerklæring. Såfremt fraværet herefter ikke inden for et rimeligt tidsrum reduceres, træder nedennævnte procedure for uansøgt afsked i kraft. 2. Skriftlig advarsel. Tillidsrepræsentanten orienteres. 3. Afskedigelse iværksættes i overensstemmelse med gældende forskrifter. I forbindelse med punkt 1 og 2 skal der tages stilling til tidsbegrænsning. 5) Uansøgt afsked i forbindelse med 120-dages reglen. For medarbejdere, der er omfattet af reglerne for forkortet opsigelsesvarsel efter 120 sygedage, skal der umiddelbart forinden de 120 sygedage opnås, ske en vurdering af mulighederne for at vende tilbage til arbejdet. I øvrigt gælder den respektive overenskomst. Såfremt der er udsigt til genoptagelse af arbejdet inden for en rimelig tidsfrist, bør afskedigelse ikke finde sted. Der kan være situationer, hvor det på grund af et alvorligt sygdomsforløb bør overvejes at undlade opsigelse af den pågældende medarbejder. Tillidsrepræsentanten orienteres løbende. 6) Uansøgt afsked i forbindelse med tilskadekomst i tjenesten. Sygdom opstået på grund af tilskadekomst i tjenesten bør som hovedregel ikke føre til afskedigelse. Kun i tilfælde, hvor der ikke er udsigt til at arbejdet kan genoptages inden for en rimelig tid, kan opsigelse komme på tale. Der kan også hér være situationer, hvor det på grund af et alvorligt sygdomsforløb bør overvejes at undlade opsigelse af den pågældende medarbejder. Tillidsrepræsentant orienteres løbende. 7) Uansøgt afsked i forbindelse med prøvetid. Der foretages løbende evaluering i prøvetiden, og medarbejderen indkaldes til en samtale i forbindelse med prøvetidens udløb, hvor der tilbagemeldes. Er der tvivl om medarbejderens kvalifikationer, skal medarbejderen orienteres om de(t) svage punkt(er), og hvorledes og inden for hvilket tidsrum, der forventes forbedringer. Orienteringen og tidsplanen skal foreligge skriftligt, og der skal sammen med medarbejderen løbende ske opfølgning. Såfremt der forekommer uansøgt afsked i forbindelse med en prøvetid, bør spørgsmålet om fritstilling overvejes af hensyn til både den pågældende medarbejder og de øvrige ansatte. En uansøgt afsked bør som hovedregel ikke finde sted på en fredag, op til søgnehelligdage eller i forbindelse med en personlig mærkedag for den berørte medarbejder. Undtagelse herfra kan dog forekomme f.eks. af hensyn til beregning af understøttelse. Tillidsrepræsentant orienteres løbende.

72 7 Arbejdstid administrative medarbejdere: Arbejdstid jf. bilag 1. Arbejdstid ejendomsfunktionærer: Arbejdstid jf. bilag 2. Elever/praktikanter: Elever. Det er boligforeningens målsætning at medvirke til at give unge en uddannelse og dermed en god start i erhvervslivet. Boligforeningen er godkendt som uddannelsessted for elever inden for kontorfaget i specialerne Administration, Økonomi samt Ejendomsservice. Der er som hovedregel ansat 1 kontorelev og 1 ejendomsserviceteknikerelev. Eleven følger en på forhånd udarbejdet uddannelsesplan/turnusplan. Praktikanter. Boligforeningen vil gerne medvirke til at give skoleelever og andre et indtryk af mulighederne for erhvervsuddannelser. Boligforening er ligeledes indstillet på at modtage medarbejdere, som har behov for jobprøvning med henblik på tilbagevenden til arbejdsmarkedet eller omskoling til anden beskæftigelse. Etableringen af praktikophold/jobprøvning sker i et samarbejde med de myndigheder, der forvalter praktikophold og jobprøvning Praktikformidlingen og Kommunen/er. Misbrugspolitik/rygepolitik: 1. Formål og anvendelse. Politikken fastlægger boligforeningens holdning til alkohol og brug af stimulerende stoffer i arbejdstiden. Herudover giver politikken retningslinjer for de hjælpeforanstaltninger, der iværksættes overfor medarbejdere med misbrug. 2. Alkohol og brug af stimulerende stoffer i arbejdstiden. Det er boligforeningens holdning, at diverse misbrug (blandt andet alkohol, medicin, euforiserende stoffer) og arbejde ikke hører sammen. Det kan ikke accepteres, at medarbejdere indtager eller lugter af alkohol eller på nogen måde er påvirket i arbejdstiden. For alkohol gælder dog at gæstearrangementer samt særlige lejligheder, godkendt af den adm. direktør, er undtaget fra reglerne. Det forventes, at medarbejderne selv udviser ansvarsbevidsthed, og at reglerne derfor overholdes. Overholdes reglerne ikke, følges proceduren i boligforeningens politik for uansøgt afsked af personlige årsager med følgende trin:

73 8 Proceduren har følgende trin: 1. Samtale med medarbejderen, hvor der gives en mundtlig advarsel. Tillidsrepræsentanten kan deltage, når medarbejder ønsker det. 2. Skriftlig advarsel. Tillidsrepræsentanten orienteres. 3. Afskedigelse iværksættes i overensstemmelse med gældende forskrifter. I forbindelse med punkt 1 og 2 skal der tages stilling til tidsbegrænsning. 3. Behandlingstilbud. Boligforeningen vil hjælpe med at søge vejledning og behandling for den medarbejder, som kommer ud i et misbrug. Den pågældende medarbejder sikres absolut diskretion og fortrolighed. I den forbindelse er boligforeningen også indstillet på, at acceptere den fraværsperiode der måtte være nødvendig for at medarbejderen kan gennemgå en evt. behandling der ligestilles med enhver anden behandling i et sygdomsforløb. En behandling der efter en læges eller anden fagkyndig persons anvisning er gennemført med et positivt resultat, vil bevirke at ansættelsesforholdet fortsætter i henhold til aftale mellem parterne. Tillidsrepræsentant deltager i samtale. Såfremt medarbejderen ikke overholder de fastlagte retningslinjer, eller ikke ønsker at modtage virksomhedens tilbud om behandling, medfører dette at ansættelsesforholdet bringes til ophør. 4. Rygepolitik. Der er totalt rygeforbud indenfor. Hvis der indgår klager over manglende overholdelse af rygepolitikken vil følgende procedure blive fulgt: Proceduren skal indeholde følgende trin: 1. Samtale med medarbejderen, hvor der gives en mundtlig advarsel. Tillidsrepræsentanten kan deltage, når medarbejder ønsker det. 2. Skriftlig advarsel. Tillidsrepræsentanten orienteres. 3. Afskedigelse iværksættes i overensstemmelse med gældende forskrifter. I forbindelse med punkt 1 og 2 skal der tages stilling til tidsbegrænsning. Tjenestefrihed: Regulativ vedrørende ekstraordinær tjenestefrihed uden fradrag i lønnen for det ved boligforeningens ansatte personale. Dødsfald Ved børns dødsfald ydes tjenestefrihed i 5 dage. Ved ægtefælles, samleveres, svigerbørns, søskendes, forældres, stedforældres, svigerforældres eller bedsteforældres dødsfald ydes tjenestefrihed i 2 dage (dødsdagen og begravelsesdagen eller evt. 2 andre dage). I øvrigt efter overenskomsterne. Bryllup Ved eget bryllup ydes tjenestefrihed på bryllupsdagen samt yderligere en hverdag enten umiddelbart før eller efter bryllupsdagen. Sølvbryllup Ved eget sølvbryllup ydes tjenestefrihed på sølvbryllupsdagen. Receptioner - Ved eget 25, 40 eller 50 års jubilæum, samt pensionering/efterløn efter minimum 5 års ansættelse, ydes tjenestefrihed på dagen. - Medarbejdere tilbydes en reception (traktement jvf. bilag 3), hvortil HBST, medarbejdere i boligforeningen, tidligere kollegaer i medarbejderens funktionsområde, samt medarbejderens nærmeste familie inviteres.

74 9 - Udlært. Der tilbydes reception (traktement jvf. bilag 3), hvortil HBST, personale, forældre, søskende, samt kæreste/ægtefælle inviteres. - Reception afholdes fredage kl Såfremt reception er bevilliget til afholdelse inden for normal arbejdstid, ydes der tjenestefrihed til de inviterede medarbejdere. - I forbindelse med formanden/administrerende direktørs reception afholdes særskilt åben reception. Eksamensdage Der ydes tjenestefrihed på eksamensdagen for så vidt angår kurser godkendt under afsnit om efteruddannelse. Lægebesøg Ved lægebesøg, tandlægebesøg, jordmoderbesøg, kiropraktor- og fysioterapeutbehandlinger ydes tjenestefrihed i fornødent omfang. Der ydes tjenestefri til at ledsage børn (u. 14 år) til konsultation hos læge el. tandlæge. Bloddonorer Er man bloddonor, ydes der tjenestefri i forbindelse med blodtapningen. Det er dog en forudsætning, at blodtapningen sker på et tidspunkt, der mindst muligt forstyrrer arbejdet. Frivillig i brandværnet/hjemmeværnet/beredskabet. - I forbindelse med hverv som frivillig brandmand betragtes udkald til indsatser i arbejdstiden som lovligt fravær. Hvervet noteres i personalemappen. - I forbindelse med hverv i hjemmeværnet/beredskabsstyrelsen betragtes udkald i krisesituationer som lovligt fravær. Dokumentation fra udstedende myndighed forevises efter endt udkald. Hvervet noteres i personalemappe. Barsel/Adoption. - Der ydes tjenestefri på dagen ved barns fødsel. - Der ydes tjenestefrihed efter gældende overenskomst for Ejendomsfunktionærer. - Der ydes tjenestefrihed efter gældende overenskomst for Administrationen. Ved tjenestefrihed efter ovenstående, orienteres nærmeste leder. Fravær noteres som tjenesteligt fravær. Tvivlstilfælde forelægges hovedsamarbejdsudvalget til afgørelse. Efteruddannelse: Uddannelse i fritiden. Ved medarbejderes deltagelse i relevante kurser uden for normal arbejdstid kan der beregnes godtgørelse herfor efter følgende regler: - Halvdelen af dokumenterede udgifter til kursusgebyr og bøger udbetales ved kursets start. - Restbeløbet udbetales når kurset er dokumenteret bestået. - Såfremt kurset ikke bestås kræves den først udbetalte halvdel ikke tilbagebetalt. Hvert enkelt tilfælde skal forinden udbetaling forelægges til godkendelse hos kompetencegivende leder. Uddannelse i arbejdstiden. Du har mulighed for efteruddannelse i boligforeningen, såvel fagligt som personligt udviklende, blot uddannelsen har relevans for dine arbejdsopgaver. Uddannelsesønsker formidles enten ved henvendelse til din leder eller via MUS. Ved kursusdeltagelse medregnes den normale daglige arbejdstid, i weekender medregnes for lørdag og søndag en gennemsnits arbejdsdag p.t. 7,4 time pr. dag, såfremt kurset er pålagt af ledelsen. Timer herudover har ikke indflydelse på flexregnskabet for det administrative personale. Det forudsættes, at der er tale om

75 10 boligforeningens relaterede kurser og at disse er godkendt af afdelingslederen i relation til kursusplanlægningen. Reglerne vedrørende kursus er gældende for hele boligforeningen. Transport- og rejseudgifter: Reglerne gælder ydelser for fravær fra hjemstedet og for rejser i forbindelse med møder, tjenesterejser, kursusophold m.v. Reglerne omfatter ydelse af transport- og rejseudgifter for medarbejdere i boligforeningen samt medlemmer af afdelingsbestyrelser/-hovedbestyrelse. Transportudgifter: 1. Ved rejser med bus/tog ydes billetprisen inkl. evt. pladsbillet. Gælder også ved skoleophold. 2. Kørselsgodtgørelse for benyttelse af egen bil ydes efter statens takster. Ej ved skoleophold. 3. Fly kan anvendes, når dette tidsmæssigt måtte være fordelagtigt. Rejseudgifter. Udbetaling følger statens takster. Udenlandsrejser. Afregnes i hvert enkelt tilfælde efter de af SKAT godkendte takster. Udbetaling. Udbetaling sker kun på baggrund af udfyldt rejseopgørelse/kørselsregnskab, attesteret af adm. direktør eller den som direktøren bemyndiger. Internetpolitik: Indledning. Internet er et åbent globalt netværk af computere, som gør det muligt for computere over hele verden at tale sammen. Nettet giver adgang til uanede informationer og services og via elektronisk post kan man sende beskeder, breve, film og billeder. Brug af internet samt vil indgå som en del af boligforeningens kommunikationspolitik og medvirke til at give medarbejderne de bedst mulige vilkår for løsningen af arbejdsopgaver samt medføre en bedre service for vores kunder. Internet vil blandt andet kunne anvendes til: - udvidelse af eget kompetenceområde - søgning af eksterne informationer som for eksempel: - Adresser og telefonnumre - Informationer fra BL - Andre boligorganisationer - Kommuner - Andre samarbejdspartnere Ved at fastlægge en internetpolitik sikres at der skabes fælles retningslinjer samt god praksis for anvendelse af internet. Denne politik for anvendelse af internet gælder for alle medarbejdere der er beskæftiget i boligforeningen

76 11 Politik. Alle medarbejdere i boligforeningen skal have mulighed for adgang til internettet. Dette indebærer at: - Alle tildeles en personlig adgang til Internettet - Alle tildeles funktion - Der kan være behov for begrænsninger - Der føres sikkerhedsovervågning Praksis for anvendelse: Arbejdsredskab. Brug af internettet kan sammenlignes med brug af telefon og fax. Boligforeningens computere er, lige som vores telefoner og fax, redskaber der indgår i boligforeningens infrastruktur. Som ved brug af boligforeningens telefoner og fax er det også tilladt at bruge internet i begrænset omfang til private formål. Vær målrettet. På grund af de uanede mængder informationer, der er tilgængelige, er det vigtigt at gøre sig tanker om hvad og hvor man leder - inden man går i gang. For at målrette søgningen bruges søgemaskinerne. Når du søger på nettet skal du være opmærksom på tiden. Det at søge informationer på nettet kan let blive en tidsrøver, fordi mængderne af informationer er så enorm store og alsidige. Du skal også være opmærksom på at der på nettet er mange udbydere (sælgere) som vil forsøge at fange ens opmærksomhed. Har du svært ved at finde det du søger, kan du søge hjælp hos en kollega eller i EDB funktionen. Download (hentning af medier). Det er kun tilladt at hente de dokumenter, lyd, film og billeder der er relevant for dit arbejde. Det er ikke tilladt at hente og/eller installere programmer fra internet uden EDB funktionens godkendelse. Husk at downloadede medier optager plads. Begrænsninger ved . Når der modtages s, vil der ofte være vedhæftet forskellige dokumenter m.v. (filer). Hvis der er tale om exe eller zip filer er det ikke tilladt at åbne disse, idet der her vil være risiko for, at der følger virus med. Sikkerhed: Indledning. Der er god grund til at benytte internet med omtanke og måske endda med en vis mistanke om, at der er nogen som vil forsøge at misbruge det til at skaffe sig uautoriserede informationer. Der foregår meget sporing/logning - både hos os og hos de forskellige udbydere. Dette sker hovedsageligt af følgende årsager: - Sikkerhed - Markedsføring og statistik - Driftskapacitet Hvad kan spores og logges: Når der søges rundt på internet, efterlader man visse fodspor og som oftest kan der spores følgende: - Hvor man kommer fra (<PC-nummer> eller <Bruger>@ Salus-bolig.dk) - Hvornår man var der. - Hvad så/hentede man. - Hvor længe så man. Hvad gør vi i boligforeningen: - Vi sporer og logger alt trafik ind/ud af boligforeningens netværk af de samme årsager som nævnt under ovenstående indledning. - Ingen oplysninger må fremskaffes/videregives før orientering er givet til den/de berørte brugere. - Ingen oplysninger om interne brugeres anvendelse kan fremskaffes/videregives til tredjepart uden administrerende direktørs samtykke. - Adgang til personlige s må kun ske i påkrævede tilfælde efter aftale med afdelingsleder/administrerende direktør. Medarbejderen orienteres. -

77 12 Vær opmærksom. Som nævnt sporer og logger andre på samme vis som vi gør. Sæt derfor ikke boligforeningens fodspor på steder, der ikke er i foreningens interesse eller foreningen ikke ønsker at blive identificeret med. Hvis der svares på spørgsmål/undersøgelser, så vis tydeligt på hvis vegne du svarer. Personalekøb: Bestemmelser for personalekøb for medarbejdere i boligforeningen: 1. Private indkøb kan kun finde sted ved boligforenings sædvanlige leverandører, og kun i tilfælde, hvor der opnås en lavere pris end den normalt gældende. Private indkøb skal være til eget brug, og ordningen gælder kun varer og ikke tjenesteydelser. 2. Al personalekøb, hvor rekvisition er nødvendig for at opnå rabat, udsteder boligforeningen rekvisition og afregnes kontant af medarbejderen direkte til den rekvisitionsudstedende myndighed eller leverandør. 3. Al personalekøb, hvor der kun kan købes gennem boligforening udstedes rekvisition. Medarbejder skal oplyse udsteder af rekvisition, at der er tale om privat køb. Faktura fratrækkes på førstkommende lønseddel. 4. Enhver misligholdelse af bestemmelserne vil kunne medføre at pågældende medarbejder mister retten til at foretage indkøb i henhold til nærværende. Boligforeningen må under ingen omstændigheder bruges til at finansiere private indkøb. Forsikring: Boligforeningen har tegnet følgende forsikringer: Lovpligtig arbejdsskadeforsikring som dækker samtlige ansatte. Der er som tillæg hertil tegnet rejseforsikring som dækker ved transport til og fra kurser, til og fra arbejde. Erhvervsansvarsforsikring som dækker forsikringstageren og de i dennes tjeneste værende personer. Forsikringsbetingelserne er arkiveret hos Teknisk chef. Ubehagelige oplevelser i tjenesten: Desværre kan det ikke undgås at boligorganisationens medarbejdere i forbindelse med tjenesten oplever akutte situationer, hvor der er behov for en hurtig indsats. Med akutte situationer menes der bl.a. situationer: - Hvor en medarbejder udsættes for vold, trusler om vold, tyveri eller lignende overgreb. - Hvor en medarbejder har en ubehagelig oplevelse i forbindelse med tjenesten. - I forbindelse med en kollegas dødsfald. - Fremgangsmåde: - a) Vold, trusler om vold, tyveri og lignende overgreb. - Der tilkaldes omgående bistand fra kollegaer og ledelse hvis dette er muligt. - Det er et kollektivt ansvar at bistå hinanden. - Politiet tilkaldes når den/de involverede medarbejdere ønsker det, eller når andre skønner det er påkrævet. Nærmeste politi tilkaldes, hvis faren ikke er overhængende ring 114. Ved akut behov, brug alarm 112. Den medarbejder, som foretager opkaldet til politiet, skal informere politiet om situationens karakter.

78 13 - Medarbejdere, der har været udsat for vold eller trusler om vold, tyveri eller lignende overgreb, skal underrette nærmeste leder og arbejdsmiljørepræsentanten. Medarbejderen tilbydes psykologisk krisehjælp. Alle voldssager skal behandles i den lokale arbejdsmiljøgruppe. Ønsker medarbejderen, der har været udsat for vold eller trusler om vold eller lignende erstatning efter arbejdsskadeforsikringsloven, skal en læge kontaktes. Er der opstået skader på lokaler og inventar foretages fotografering heraf. Kompetencegivende leder er ansvarlig for at alle episoder med vold eller trusler om vold el.lign. anmeldes til politiet, medmindre der mellem lederen, arbejdsmiljørepræsentanten og den forurettede er enighed om at undlade dette. b.) Ubehagelig oplevelse. Medarbejdere der har været udsat for ubehagelig oplevelse i tjenesten skal underrette nærmeste leder eventuelt via arbejdsmiljørepræsentanten. Medarbejderen tilbydes psykologisk krisehjælp. c.) Kollegas dødsfald. Såfremt der i forbindelse med en kollegas dødsfald opstår behov for psykologbistand, vil dette kunne tilbydes. Medarbejderen skal underrette nærmeste leder eventuelt via arbejdsmiljørepræsentanten. Psykologisk krisehjælp: Tilbud om psykologisk krisehjælp som anført ovenfor, rekvireres af lederen ved kontakt til Falck Healthcare, tlf Psykologhjælp er gratis for medarbejderen for indtil 10 konsultationer. Hjælpen dækker arbejdsrelaterede og privatrelaterede hændelser. Arbejdsgiver betaler alene den arbejdsrelaterede hændelse. Hvis der er ønske om at gøre brug af den privatrelaterede dækning, sker det for medarbejderens egen regning. Kompetencepersoner. Kun kompetencepersoner kan rekvirere hjælpen. Kompetencepersoner omfatter ledergruppen, således som det fremgår af den udsendte beredskabsplan, hvoraf det også fremgår kompetencepersonernes opgave i forbindelse med såvel den praktiske og omsorgsmæssige indsats, samt opfølgningsmæssige indsats. Sexchikane: Boligforeningen ønsker at sikre et arbejdsklima uden uønsket adfærd af seksuel karakter eller anden kønsbestemt adfærd, der krænker kvinders og mænds værdighed på arbejdspladsen. EU fastslår, at seksuel adfærd er chikane, hvis: - Den er uønsket, urimelig og stødende for den pågældende. - Den seksuelle adfærd bruges til at true eller belønne kolleger eller underordnede jobmæssigt. - Den seksuelle adfærd skaber et skræmmende, fjendtligt eller ydmygende arbejdsklima for den pågældende. Seksuel chikane skaber et dårligt arbejdsklima og er meget belastende for dem, det går ud over. Seksuel chikane er uprofessionel og ulovlig adfærd, som ingen behøver at finde sig i. Boligforeningen tolererer derfor ikke seksuel chikane i virksomheden.

79 14 Fortsætter chikanen, skal den chikanerede henvende sig til tillidsrepræsentanten/arbejdsmiljørepræsen-tanten eller nærmeste leder, hvorefter proceduren i boligforeningens politik for uansøgt afsked af personlige årsager følges. Proceduren har følgende trin: 1. Samtale med chikanøren, hvor der gives en mundtlig advarsel. Tillidsrepræsentanten kan deltage, når medarbejder ønsker det. 2. Skriftlig advarsel. Tillidsrepræsentanten orienteres. 3. Afskedigelse iværksættes i overensstemmelse med gældende forskrifter. I forbindelse med punkt 1 og 2 skal der tages stilling til tidsbegrænsning. Flex- og afspadseringsregler administrativt personale: Jvf. bilag 4 Ferie: Ferie afholdes i overensstemmelse med ferielovens bestemmelser. Da boligforeningen er en serviceorganisation forekommer der ikke samlet ferielukning. Hovedferie afholdes som hovedregel som 3 ugers sammenhængende. Ferie kan deles efter aftale med lederen i den respektive afdeling. Al ferie afvikles fra 2. maj -1. maj. Overskydende ferie kan ikke overføres til nyt ferie år, medmindre der indgået aftale med kompetencegivende leder. I øvrigt i henhold til gældende overenskomst. For nyansatte, der ikke har optjent ferie med løn, gælder følgende: a) I arbejde inden ansættelse ved boligforeningen. Der er blevet udfærdiget feriekort fra tidligere arbejdsgiver og disse feriedage skal afholdes først. Det vil sige, at der vil blive foretaget lønfradrag ved ferieafholdelse, indtil feriekortet er brugt op. Sygdom/barsel: Forholdene vedrørende sygdom og graviditet/barsel/adoption er som hovedregel reguleret i overenskomsterne for de respektive personalegrupper. I de tilfælde, hvor der ikke er en overenskomstmæssig aftale, gælder reglerne i lov om dagpenge ved sygdom og fødsel. Sygdom skal anmeldes til nærmeste leder snarest muligt og inden kl den første fraværsdag. Såfremt medarbejderen ikke selv er i stand til at afgive sygemeldingen må pågældende sørge for at arbejdspladsen informeres på anden måde. Du skal ikke fremsende lægeerklæring, før du bliver bedt om det, da udgiften hertil kun refunderes, når lægeerklæring fremsendes på foranledning af boligforeningen. Langtidssygdom: Efter 10 hverdage ringer nærmeste leder for aftale om et besøg, medbringer en blomst med en hilsen fra kollegaerne jævnfør personalehåndbogen, og spørger hvordan det går. Sygedagpengeloven ( 7 a) fra januar 2010 forpligter arbejdsgiveren, at afholde en sygefraværssamtale med den sygemeldte medarbejder inden 4 uger efter første fraværsdag. Samtale vil typisk ske en onsdag hos den sygemeldte. Er der ingen bedring, starter arbejdsgiveren de gældende samtaler i henhold til reglerne om sygefravær.

80 15 Lønudbetaling: Lønudbetaling finder sted månedsvis bagud. Lønnen overføres til pengeinstitut og er til disposition 5 bankdage før den første. Anmodning om forskudsvis udbetaling af løn kan ikke imødekommes. Adm. direktør har dog adgang til i særlige tilfælde at dispensere fra bestemmelsen. Såfremt medarbejderen ikke rettidigt har afleveret sit skattekort vil der i lønnen blive trukket 60% skat. Den eventuelt for meget betalte skat vil ikke blive reguleret i efterfølgende lønudbetalinger, men vil blive reguleret i forbindelse med årsopgørelsen fra Ligningsmyndighederne. Lønudbetaling: Lønudbetaling finder sted månedsvis bagud. Lønnen overføres til pengeinstitut og er til disposition 5 bankdage før den første. Anmodning om forskudsvis udbetaling af løn kan ikke imødekommes. Adm. direktør har dog adgang til i særlige tilfælde at dispensere fra bestemmelsen. Såfremt medarbejderen ikke rettidigt har afleveret sit skattekort vil der i lønnen blive trukket 60% skat. Den eventuelt for meget betalte skat vil ikke blive reguleret i efterfølgende lønudbetalinger, men vil blive reguleret i forbindelse med årsopgørelsen fra Ligningsmyndighederne. Adresse-, navne-, bank-, skat eller andre ændringer: Hvis du får ny adresse, nyt kontonummer, telefonnummer eller andet efternavn, skal du straks give den ansvarlige for lønkontoret besked: Laila Weilkiens tlf.nr: , mail: lw@salus-bolig.dk Hvis du fratræder, vil skattekort mv. blive tilsendt den adresse du har opgivet. Sundhedsordning: Alle medarbejdere tilbydes en frivillig arbejdsgiver betalt sundhedsordning. (30 kr. pr. måned indeks ). Skærmbriller: Såfremt det ved undersøgelse hos øjenlæge eller optiker vurderes, at en medarbejder har behov for skærmbrille, dækkes udgiften hertil som følger: 1. Ved køb af skærmbrille afholdes udgiften af boligforeningen, dog max kr. 2. Ved ønske om integrering af skærmbrille i nuværende brille eller i forbindelse med nyanskaffelse af brille, ydes der tilskud med kr. Såfremt det ved undersøgelse hos øjenlæge eller optiker vurderes, at der er sket ændringer, som medfører behov for udskiftning af brille, dækkes udgiften som anført under pkt. 1 og 2. Der ydes ikke tilskud, ved leje af briller. Fysioterapeutordning på arbejdspladsen: Det er muligt at indgå aftale med fysioterapeut om besøg på arbejdspladsen. Behandling kan foregå i arbejdstiden under hensyntagen til arbejdet. Udgiften til behandling afholdes af medarbejderne.

81 16 Arbejdsskader: Arbejdsskader Arbejdsskader Ved tilskadekomst under arbejdets udførelse skal din nærmeste leder og arbejdsmiljørepræsentant straks underrettes og skaden anmeldes til Arbejdstilsynet samt boligforeningens forsikringsselskab med henblik på eventuel behandling i arbejdsskadestyrelsen. Bibeskæftigelse: En medarbejder kan påtage sig beskæftigelse ved siden af sin stilling udenfor normal arbejdstid, såfremt beskæftigelsen i enhver henseende kan forenes med medarbejderens stilling ved boligorganisationen Det er dog en betingelse, at der ikke er tale om et arbejde, der er leverandør eller i øvrigt har en vis forretningsmæssig forbindelse til boligorganisationen. Administrerende direktørs tilladelse bør altid indhentes. Boligorganisationen er indforstået med, at medarbejdere deltager aktivt i fagligt som politisk arbejde. I de tilfælde, hvor det kan forventes, at et sådant tillidshverv kan medføre frihed indenfor normal arbejdstid, skal tilladelse hertil indhentes hos administrerende direktør Tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant. Der ydes tjenestefrihed uden løntab til tillids- og arbejdsmiljørepræsentanten når: 1) De under udøvelsen af deres tillidshverv må forlade sit arbejde. 2) De deltager i faglig orienteringsmøder arrangeret af deres faglige organisation. Tavshedspligt: Personalet har tavshedspligt om de personlige forhold man opnår kendskab til, dels ved kontakt med det pågældende beboer/medlem, herunder besøg i boligen, eller ved modtagne informationer fra anden side. Overtrædelse af tavshedspligten kan medføre ansættelsesmæssige konsekvenser, ligesom overtrædelsen vil kunne straffes efter reglerne i borgerlig straffelov. Tavshedspligten ophører ikke ved ansættelsesophør. Der kan ikke laves en udtømmende liste af sager, som er omfattet af tavshedspligten. Orlov: Udover de lovbundne orlovsydelser (uddannelsesorlov, sabbatorlov og orlov til børnepasning) stiller HBST sig positivt over for orlov, der defineres som: Fravær i tjenesten i en tidsbegrænset periode uden løn. Følgende forhold gør sig gældende: Man har ikke noget retskrav på orlov. Der gives normalt først orlov efter mindst 3 års ansættelse. Der gives normalt kun orlov 1 gang inden for en periode på 5 år. Orlovsperioden kan som udgangspunkt max. ydes for 1 år. Orloven bevilges af HBST efter skriftlig ansøgning og med indstilling fra administrerende dirktør. Medarbejderen er i orlovsperioden ansættelsesretligt således stilles, som var pågældende i arbejde, hvilket bl.a. medfører, at afskedigelse kan gennemføres, såfremt der foreligger saglige grunde herfor. Orlov ydes uden løn og medregnes normalt ikke i lønanciennitet. Efter orlovsperioden kan man ikke forvente at vende tilbage til samme afdeling. Ovennævnte regler kan i særlige tilfælde fraviges. Orloven kan bl.a. bruges til personlig/faglig udvikling og pårørendepleje.

82 17 Reglerne om orlov er ikke tænkt som et sikkerhedsnet ved anden ansættelse inden for den almene boligbevægelse i tilsvarende stilling eller i avancementsstilling. Ved den lovbundende orlov, indsættes der en vikar til at passe arbejdet ved/i den afdeling/funktion hvor orlovsberettigede er ansat. Ved bevilliget orlov, indsættes der en afløser til at passe arbejdet ved/i den afdeling/funktion hvor orlovsberettigede er ansat. Seniorpolitik: Som led i bestræbelserne på at fastholde ældre medarbejdere, 58 år og derover, tilbydes nedsættelse af arbejdstiden, hvis forholdene på arbejdspladsen mv. tillader det. Hvem er omfattet af aftalen. Aftalen gælder for alle ansatte i boligforeningen. Gyldighedsområde. Aftalen gælder for lokale aftaler, der indgås om seniorstillinger, generationsskifteordninger og fratrædelsesordninger. Bestemmelserne om seniorstillinger og om fratrædelsesordninger kan kombineres. Bestemmelserne om generationsskifteordninger kan ikke kombineres med de to andre ordninger. Aftaler kan have en begrænset gyldighedsperiode eller være uden tidsbegrænsning. Personkreds samt seniorstillingens indhold. For alle der er fyldt 58 år, kan der oprettes seniorstillinger. Seniorstillinger kan enten være eksisterende eller nye stillinger, der oprettes til formålet. I de tilfælde, hvor lønnen i seniorstillingen er lavere end i den hidtidige stilling, kan der ydes et udligningstillæg. Tillægget kan maksimalt udgøre forskellen mellem lønnen i den hidtidige stilling og lønnen i seniorstillingen. Presse: Det er formanden og forretningsføreren, der udtaler sig om generelle forhold. For øvrige ansatte kræves bemyndigelse. Beredskabsplan/brand: Arbejdsmiljøudvalget udarbejder plan for boligforeningen. Ansvarlig er Teknisk chef. Blade: Hvert af administrationskontorerne abonnerer på Jyske Vestkysten. Gaveregulativ: Gaveregulativet omfatter foreningens retningslinjer for ydelse af gaver og afholdelse af reception for ansatte medarbejdere og medlemmer af hovedbestyrelsen ved boligforeningen. Jubilæum: 25 års jubilæumsgratiale (skattefri beløbsgrænse) + blomst (værdi 200,- kr.) 40 års jubilæumsgratiale (skattefri beløbsgrænse) + blomst (værdi 200 kr.) 50 års jubilæumsgratiale (skattefri beløbsgrænse) + blomst (værdi 200 kr.) Ved 25 års, 40 års og 50 års jubilæum tilbydes en reception (traktement jvf. bilag)

83 18 Fødselsdage: 50 år Gave (værdi 500 kr.) 60 år Gave + blomst (samlet værdi 500 kr.) Pensionering/efterløn. Pensionering/efterløn. Længere sygeleje / indlæggelse (10 hverdage) Bryllup/sølvbryllup. Udlært. Barns fødsel. Børns konfirmation. Dødsfald. Ægtefælle/barns død Gave + blomst (samlet værdi 500 kr.) Efter en ansættelsesperiode på mindst 5 år tilbydes der ligeledes medarbejderen afholdelse af en reception efter sammen princip som ved 25 års jubilæum. Gave + blomst (samlet værdi 500 kr.) Efter en ansættelsesperiode på mindst 5 år tilbydes der ligeledes medarbejderen afholdelse af en reception efter sammen princip som ved 25 års jubilæum. Gave/blomst (værdi 150 kr.) Gave/blomst (værdi 500 kr.) Blomst + gavebevis på kr. Blomst til mor/far Kort samt check på 150 kr. Krans med bånd Buket hjem til familien Personalepleje/personaleforening: Der er oprettet en personaleforening. Boligforeningen indbetaler et årligt beløb svarende til medarbejdernes eget bidrag, dog max 600 kr. pr medarbejder pr. år. Medarbejder der stopper på grund af alder, kan fortsat være medlem af personaleforeningen. Regler er samme som for øvrige ansatte. Øvrige personalegoder: Boligforeningen betaler de ansattes forbrug af kaffe, te og vand i arbejdstiden. En gang ugentligt betaler boligforeningen rundstykker til de ansatte. Boligforeningen betaler fortæring, der serveres i forbindelse med de fælles personalemøder. Boligforeningen betaler udgifterne for personalet til den årlige julefrokost. Boligforeningen medvirker aktivt til at medarbejderne kan opnå rabatter gennem etablerede indkøbsforeninger og lign. som bredt henvender sig til fx personale i almene boligorganisationer. Boligforeningen giver en julegave til en værdi af ca. 500 kr.

84 19 Diverse udvalg: Boligforeningen har: Arbejdsmiljøgruppe. Samarbejdsudvalg. Personalepleje-udvalg Bilag: Bilag 1 - Arbejdstid administrative personale Bilag 2 - Arbejdstid - ejendomsfunktionærer Bilag 3 - Traktement i forbindelse med reception Bilag 4 - Flex- og afspadseringsregler administrative personale Bilag 5 Julegaver Bilag 6 - Personkreds samt generationsskifteaftalens indhold Bilag 7 Arbejdsbeklædning

85 20 Bilag 1. Arbejdstid administrative personale: Arbejdstiden for boligforeningens personale er fastlagt i henhold til gældende overenskomster og eventuelle vedtagne flextids aftaler. Som hovedregel gælder, at boligforeningen er en serviceorganisation, og at de forskellige funktionsområder (udlejning, teknik, økonomi, sekretariat, omstilling) hver især altid skal kunne fungere inden for de angivne åbnings- og ekspeditionstider. Administrationen: Arbejdstiden i administrationen er fastlagt således: Mandag onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Arbejdstiden for deltidsansatte aftales individuelt. Åbningstid er fastlagt således: Mandag tirsdag kl Onsdag Lukket Torsdag kl Fredag kl Telefontid er fastlagt således: Lokalkontorerne: Mandag onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Centralkontoret: Mandag onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Bemærk! Telefonomstillingen vil kunne betjenes fra såvel centralkontor som lokalkontor. Afdelingsinspektørernes træffetid er fastlagt således: Mandag fredag kl Torsdag tillige kl

86 21 Bilag 2. Arbejdstid ejendomsfunktionærer: Arbejdstiden er fastlagt i henhold til gældende overenskomster. Som hovedregel gælder, at boligforeningen er en serviceorganisation, og arbejdstiden er af hensyn hertil som udgangspunkt fleksibel inden for hver enkelt arbejdsdag. Arbejdstiden for ejendomsfunktionærer er som hovedregel fastlagt således: Mandag torsdag kl Fredag kl Arbejdstiden for servicemedarbejdere er som hovedregel fastlagt således: Mandag onsdag kl Torsdag kl Fredag kl men kan dog efter overenskomstens bestemmelser være fastlagt under hensyntagen til arbejdets art. Arbejdstiden for deltidsansatte aftales individuelt. Åbningstid er fastlagt således: Områdekontor Nørresmarkvej: Mandag fredag Mandag torsdag Telefontid er fastlagt således: Områdekontor Nørresmarkvej: Mandag fredag Mandag torsdag

87 22 Bilag 3. Traktement i forbindelse med reception: I forbindelse med 25, 40 og 50 års jubilæum tilbydes afholdelse af en reception med traktement, værdi 150,00 kr. + drikkevarer, hvortil HBST, kolleger i foreningen og lokalkontoret samt jubilarens nærmeste familie inviteres. Receptionen afholdes fredage kl I forbindelse med pensionering/efterløn efter en ansættelsesperiode på mindst 5 år tilbydes afholdelse af reception med traktement, værdi 150,00 kr. + drikkevarer efter samme princip som 25 års jubilæum. Receptionen afholdes fredage kl I forbindelse med at være udlært tilbydes afholdelse af reception med traktement, værdi 150,00 kr. + drikkevarer. HBST, kolleger og forældre, søskende, kæreste/ægtefælle inviteres. Receptionen afholdes uden for normal telefon- og åbningstid.

88 23 Bilag 4. Flex- og afspadseringsregler Administrativt personale: ARBEJDSTID Arbejdstiden for fuldtidsbeskæftigede fastsættes i henhold til gældende overenskomst. Arbejdstiden for deltidsansatte fastsættes efter forudgående aftale. Der kan ikke generelt ske fravigelse fra normal arbejdstid. Der kan kun undtagelsesvis indgås specielle aftaler for en periode på max. 3 mdr. under forudsætning af at det sker efter aftale med kompetencegivende leder og er foreneligt med funktionsområdets arbejde. FIXTID, medarbejdere i administrationen Fix tid er det tidsrum, der er fast arbejdstid: Mandag, tirsdag og onsdag kl Torsdag kl Fredag kl FLEXTID, medarbejdere i administrationen Flextid er det tidsrum, hvor arbejdstiden kan placeres individuelt under forudsætning af, at alle funktionsområder (Udlejning, Teknik, Økonomi, Sekretariat, Omstilling) kan fungere indenfor normal arbejdstid: Mandag, tirsdag og onsdag kl og Torsdag kl og Fredag kl og For deltidsansatte er flextiden fastsat til ½ time før aftalt arbejdstids begyndelse og 1 time efter aftalt arbejdstids ophør. Det betragtes som en selvfølge, at den enkelte medarbejder flexer i forståelse med de kolleger, man deler funktionsområde med. MINUSTID, medarbejdere i administrationen Minustiden for den enkelte medarbejder må ved en måneds udgang højst udgøre 10 timer. PLUSTID, medarbejdere i administrationen Plustiden for den enkelte medarbejder må ved en måneds udgang højst udgøre 10 timer. Indenfor en måned kan der efter aftale med funktionslederen afvikles 2 hele eller 4 halve arbejdsdage. Øvrig plustid skal afvikles i flextiden. Er plustiden mere end 10 timer ved en måneds udgang, er de overskydende timer tabt for medarbejderen. Plustid kan ikke honoreres med kontant vederlag. REGNSKAB Regnskab med plus- og minustid føres via flexur. Flexregnskabet udskrives ved hver måneds afslutning, underskrives og attesteres derefter af funktionschefen, før det afleveres til økonomiafdelingen. FRAVÆR Sygdom og tjenstligt fravær beregnes som normale arbejdsdage og har ingen indflydelse på registrering af plus/minustid. OVERARBEJDE Beordret overarbejde skal holdes uden for flexregnskabet. For beordret overarbejde føres et separat overarbejdsregnskab. Overarbejdsregnskabet afsluttes hver måned, underskrives og attesteres derefter af funktionschefen, før det afleveres til økonomiafdelingen. De optjente overtimer overføres derefter særskilt til flexregnskabet. De overførte timer vil derfor ikke blive medregnet i plustiden på max.10 timer. Timerne skal afvikles indenfor en periode på max. 3 måneder. FRATRÆDELSE Ved fratrædelse skal eventuel plus/minustid være udlignet inden fratrædelsen.

89 24 I ØVRIGT, medarbejdere i administrationen. Kompetencegivende leder er berettiget til at suspendere flextidsordningen på dage, hvor arbejder kræver de ansattes tilstedeværelse inden for normal arbejdstid. Er medarbejder bevilliget flexfri inden beordret suspendering af flex, træder gældende overenskomst for overarbejde i kraft. FORTOLKNING Tvivlsspørgsmål afgøres af hovedsamarbejdsudvalget.

90 25 Bilag 5. Julegaver JULEGAVER til administrativt personale: Gaver fra diverse firmaer, der modtages i anledningen af julen og det nye år, til personalet på kontoret registreres i en liste i postbogen. I registreringen indgår, hvilket firma gaven kommer fra, og hvad gaven består af. Gaverne må kun være af beskeden værdi for den enkelte medarbejder. Den sidste arbejdsdag før juleferien inddeler en medarbejder alle gaverne i puljer svarende til antallet af medarbejdere. Efterfølgende trækker medarbejderne lod om, hvilken pulje der tilfalder den enkelte. Formanden godkender efterfølgende listen med julegaverne

91 26 BILAG 6. Personkreds samt generationsskifteaftalens indhold. For chefer og ledere, der er fyldt 58 år, kan der indgås en generationsskifteaftale om særlige vilkår for fortsat ansættelse i den nuværende stilling i et nærmere fastsat tidsrum og herefter fratræden. Generationsskifteaftaler kan højst indgås for en periode på 2 år og med et fratrædelsestidspunkt tidligst fra pågældendes fyldte 60. år. I generationsskifteaftalen kan fastsættes: a) et løntillæg, b) et fratrædelsesbeløb, eller c) en pensionsforbedring. eller kombinationer heraf således, at værdien af løntillæg og/eller fratrædelsesbeløb kan konverteres til pensionsforbedring, men ikke omvendt. En ansat i en generationsskifteordning kan afskediges uansøgt af andre grunde end sygdom eller tjenesteforseelse, såfremt vilkårene herfor aftales med den forhandlingsberettigede organisation. Vilkårene kan aftales inden for en økonomisk ramme, der begrænses af generationsskifteordningens udløbs periode, dog maksimalt svarende til 2 års løn. Personkreds samt fratrædelsesordningernes indhold. I forbindelse med fratrædelse kan der ydes en medarbejder en godtgørelse på indtil 6 måneders løn. Godtgørelsen beregnes i givet fald som følger: 60><61 år = 1 måned 61><62 år = 2 måneder 62><63 år = 3 måneder 63><64 år = 4 måneder 64><65 år = 5 måneder 65><66 år = 6 måneder For medarbejdere, der er fyldt 60 år og som selv siger op, kan der indbetales op til 12 måneders ekstraordinært pensionsbidrag. Det ekstraordinære bidrag indbetales samlet ved fratrædelsen. Det ekstraordinære pensionsbidrag beregnes i givet fald som følger: 60><61 år = 2 måneder 61><62 år = 4 måneder 62><63 år = 6 måneder 63><64 år = 8 måneder 64><65 år = 10 måneder 65><66 år = 12 måneder Bestemmelserne kan ikke anvendes i forhold til medarbejdere, der afskediges eller fratræder af andre grunde end aldersbetinget førtidspension, som f.eks. alder efter det fyldte 65. år, svagelighed, eller anden utilregnelig årsag.

92 27 Bilag 7. Arbejdsbeklædning: Kun fastansat personale er omfattet af nærværende punkt. Afløsere kan få udleveret nødvendig beklædning efter nærmere aftale med nærmeste leder. Det udleverede arbejdsbeklædning tilhører TAB. Vask og vedligeholdelse påhviler den enkelte medarbejder. Det udleverede arbejdsbeklædning er til personligt brug og må kun benyttes i arbejdstiden. Almindelig arbejdstøj Ved ansættelse efter prøvetiden, udleveres arbejdsbeklædning som anført i parentes i nedenstående oversigt. Arbejdsbeklædning suppleres i nødvendigt omfang i henhold til nedenstående oversigt, og for et samlet beløb på omkring kr ,- pr. per. pr. år. Beløbet reguleres årligt i forhold til prisstigninger på arbejdstøj. Bestilling af supplerende arbejdstøj, skal ske samlet i april/maj måned i samråd med den daglig leder. Beklædningsdel Antal (Nyansat) Bemærkning Bukser lange og/eller overall 1 (2) Bukser korte ½ (1) (1 par hvert 2. år) Skjorte og/eller sweatshirt 1 (2) T-shirt og/eller stroppe T-shirt 3 (3) Jakke og/eller fleecejakke og/eller softshelljakke 1 (2) Undertøj termo 2 sæt (2 sæt) Strømper 4 par (4 par) Vinter-, regn- og fodtøj Ved ansættelse efter prøvetiden, udleveres nødvendigt vinter-, regn- og fodtøj som anført i nedenstående oversigt. Udleveres til medarbejdere, hvis arbejdet foregår udendørs i dårligt vejr. Genudlevering sker når de udleverede beklædningsdele er nedslidt/ødelagt, efter forudgående aftale med daglig leder. Beklædningsdel Antal Bemærkning Vinterjakke 1 Regntøj 1 sæt Sikkerhedssko og/eller -sandaler 2 par Vinterstøvler (sikkerheds-) 1 par Gummistøvler 1 par Hue 1

93 Bilag 5.a.

94

95

96 Bilag 5.b.

97 Bilag 5.b. TØNDER ANDELSBOLIGFORENING PÅKRAVSSKRIVELSER 2018 Januar 10 Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Fordeling af ophævelse Fraflyttede Påkravsskr. Ophævelse Betalt frivilligt Fogedretten Diagramtitel Påkravsskr. Ophævelse Betalt Fraflyttede frivilligt Fogedretten

98 Bilag 7. Fra: Gitte Postma Til: Lillian Claudia Wind; Laila Gammelgaard Emne: VS: TAK Dato: 29. januar :59:55 Vedhæftede filer: Gitte Postma.vcf Til orientering til alle foreninger J Venlig hilsen Fra: Susanne Schubert Seekjær Sendt: 29. januar :52 Til: Gitte Postma <gp@salus-bolig.dk> Emne: VS: TAK Fra: Hans Appel [mailto:hha@lokale-boliger.dk] Sendt: 29. januar :50 Til: Salus <salus@salus-bolig.dk> Emne: TAK Kære SALUS Boligadministration! På vegne af Rødding Andelsboligforening vil vi gerne udtrykke en stor TAK for venlig opmærksomhed og for deltagelse ved Boligforeningens 75- års jubilæum. I forbindelse med jubilæet er der indgået bidrag for i alt godt 9 tkr. til Julemærkehjemmenes drift, og vi siger ligeledes tak for dit/jeres bidrag til det gode formål. Med venlig hilsen Kjesten Hostrup/ Hans H. Appel Formand DALBO a.m.b.a.