AutoProces Tværkommunal procesdeling. Løsningsbeskrivelse og tilbud om udvikling

Transkript

1 AutoProces Tværkommunal procesdeling Løsningsbeskrivelse og tilbud om udvikling Version: Date:

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Højniveau beskrivelse af Løsningen Løsningsbeskrivelse Brugergrænseflade funktionalitet Brugerstyring og login til brugergrænsefladen Understøtter aftalt datamodel Indberette og redigere processer Fremsøgning af processer Synlighed af indberettede processer Dialog om indberettede processer Vurdering og opfølgning på indberettede processer Håndtering af bilag og resourcer Redigerbar forside Integrationer adviser Indlæsning af organisationsdata Teknisk design Leverancebeskrivelse Tidsplan Bilag / 10

3 1 Indledning Nærværende dokument er en samlet løsningsbeskrivelse, samt et tilbud om udvikling af den beskrevne løsning. Dokumentet beskriver et produkt med arbejdstitlen AutoProces Tværkommunal procesdeling, der i dokumentet vil blive omtalt som Løsningen. 1.1 Højniveau beskrivelse af Løsningen Løsningen er en web-baseret komponent, til registrering, behandling og opfølgning på processer med automatiseringspotentiale. Løsningen kan anvendes af flere kommuner samtidig, så registrerede processer kan deles på tværs af anvender-kommunerne. Formålet med Løsningen er at synliggøre og kvantificere de processer og arbejdsgange i kommunen, som har et højt potentiale i at blive automatiseret, fx via RPA værktøjer eller lignende teknologier. Da det er de samme opgaver, der løses i alle de danske kommuner, understøtter Løsningen tværkommunalt samarbejde om de registrerede processer, hvor man bl.a. kan lære af hinanden, kommentere på hinandens indberettede processer, og dele både erfaringer og konkrete automatiseringsløsninger. For at understøtte både samarbejdet på tværs, samt en høj kvalitet af indberettede processer, arbejdes der med et fælles klassifikationsbegreb i registreringen og behandlingen af processer med automatiseringspotentiale. Hvor muligt trækkes der på fælleskommunale klassifikationsregistre som KLE. Overordnet tilbyder Løsningen følgende funktionalitet Indberetning af processer med automatiseringspotentiale Søgning, filtrering og visning af indberettede processer Redigering og opmærkning af indberettede processer via en brugergrænseflade der tilpasser sig processens livscyklus (Idé, Foranalyse, Specifikation, Udvikling, Implementering, Drift) 3 / 10

4 Deling af indberettede processer internt i egen kommune, samt med andre kommuner Dialog omkring indberettede processer Håndtering af bilag og resourcer tilknyttet de indberettede processer 2 Løsningsbeskrivelse I dette afsnit beskrives den funktionalitet Løsningen stiller til rådighed, de integrationer som Løsningen er afhængig af, eller gør brug af, samt teknisk løsningsdesign. Indholdet i dette afsnit er også udarbejdet som egentlige user stories i Jira, og Jira indeholder en mere detaljeret beskrivelse af funktionaliteten end dette dokument. Dog gælder der, at hvis der er uoverensstemmelse mellem beskrivelsen i Jira og dette dokument, er det dette dokument der er gældende. Link til Jira Brugergrænseflade funktionalitet I dette afsnit beskrives funktionaliteten i brugergrænsefladen. Selve brugergrænsefladen udarbejdes efter de retningslinjer og skærmbilleder der er udarbejdet i fase 2, og som er vedlagt som [MOCKUPS] Brugerstyring og login til brugergrænsefladen Løsningen understøtter en rollebaseret brugerstyring, hvor følgende roller er understøttet Bruger. Kan indberette processer, redigere egne processer, samt se indberettede processer der er synlige for alle. Superbruger. Kan se (og redigere) alle indberettede processer fra egen afdeling. Global superbruger. Kan se (og redigere) alle indberettede processer for egen kommune. Administrator. Kan vedligeholde kommune-specifikke indstillinger i Løsningen. Forsideredaktør. Kan redigere indholdet på forsiden af Løsningen. Alle der kan logge på løsningen er automatisk tildelt rollen Bruger, men kan tildeles yderligere roller. Brugerstyring og login håndteres via fødereret brugerstyring, og løsningen understøtter SAML 2.0 som integrationsmekanisme, både til login og håndtering af roller. Rollen Forsideredaktør styres dog centralt i løsningen af Driftoperatøren, da rollen giver mulighed for at redigere selve forsiden af Løsningen, som går på tværs af alle anvenderkommunerne. Jira issues 1, 2, 3, 4, 5 og 7 udgør en detaljeret beskrivelse af denne funktionalitet Understøtter aftalt datamodel Som en del af fase 2 afklaringerne, er der udarbejdet en datamodel for Løsningen [DATAMODEL]. Denne datamodel implementeres af løsningen, hvilket bl.a. betyder at skærmbilleder til indberetning og redigering af processer, tilpasses den aktuelle fase som processen befinder sig i. Hermed sikres det at løsningen kan understøtte en rig/bred datamodel, men samtidig udstille en simpel brugergrænseflade, der er let for slut-brugerne at anvende. 4 / 10

5 Løsningen implementerer den vedlagte version 0.9 af datamodellen, og som en den af den tilbudte løsning, tilpasses datamodellen til en endelige version 1.0 efter en kortere prøveperiode med en eller flere pilotkommuner. Jira issue 6 udgør en detaljeret beskrivelse af denne funktionalitet Indberette og redigere processer Løsningen udstiller en letforståelig brugergrænseflade til indberetning af processer, hvor samme skærmbilleder anvendes til løbende redigering og vedligehold af de indberettede processer. Skærmbilledet tilpasser sig afhængig af den angivne fase for processen, og følgende faser understøttes jf [DATAMODEL] Idé Foranalyse Specifikation Udvikling Implementering Drift Figur 1 - Illustration af fase-indeling Alle brugere der kan logge på Løsningen, kan indberette nye processer med automatiseringspotentiale, og indberetteren får automatisk redigeringsrettigheder til egne processer. 5 / 10

6 Superbrugere som kan se processen, kan også redigere den, og endvidere kan enhver bruger der kan redigere processe, tilknytte andre brugere (fra egen kommune) til processen, så de også kan se og redigere den. Skærmbillederne til redigering af en proces, er identiske med dem der bruges til at indberette processen, og indholdet af felter der kan ses og redigeres, afhænger af den valgte fase. Endvidere er det muligt at kopiere en eksisterende indberettet proces (fx fra en anden kommune), og arbejde videre med kopien som en ny indberettet proces under eget ejerskab. Man kan kopiere en proces blot man har læse-adgang til den. Jira issues 8, 9, 10, 12, 17, 26 og 28 udgør en detaljeret beskrivelse af denne funktionalitet Fremsøgning af processer Løsningen gør det nemt at fremsøge processer som man er interesserede i, og det er endvidere muligt at bogmærke en given proces, så man nemt kan finde den igen på et senere tidspunkt. Løsningen understøtter både struktureret søgning, hvor man ud fra udvalgte søgekriterier kan afgrænse præcist hvilke processer som man ønsker at se, samt fritekst-søgning, hvor der søges i søge-ord som er tilknyttet den enkelte proces. Figur 2 - Søgning efter processer Jira issues 11, 21 og 30 udgør en detaljeret beskrivelse af denne funktionalitet Synlighed af indberettede processer En indberettet proces er som udgangspunkt kun synlig for medarbejderen der har inderettet processen, samt evt superbrugere i samme afdeling (eller globale superbrugere). 6 / 10

7 Via redigering af processen kan synligheden efterfølgende ændres, så den er synlig indenfor egen kommune, eller evt synlig for andre kommuner ud over ens egen. De 3 niveauer af synlighed kan løbende redigeres, og en proces kan også få indskrænket sin synlighed via samme redigeringsproces. Jira issue 16 udgør en detaljeret beskrivelse af denne funktionalitet Dialog om indberettede processer Til alle indberettede processer knyttes der et kommentar-spor, hvor alle der har læse-adgang til processen, kan indgå i dialogen omkring processen. Der er tale om et simpelt kommentarspor, hvor kommentarer vises sekventielt, med nyeste kommentarer øverst. Figur 3 - kommentarspor Jira issue 18 udgør en detaljeret beskrivelse af denne funktionalitet Vurdering og opfølgning på indberettede processer Som en del af den aftale [DATAMODEL] er det muligt at angive en vurdering af implementerede/automatiserede processer, så det formodede potentiale efterfølgende kan holdes op mod en konkret vurdering af de realiserede gevinster. Dette håndteres via den almindelige løbende redigering af de indberettede processer. Jira issues 19 udgør en detaljeret beskrivelse af denne funktionalitet Håndtering af bilag og resourcer Det er muligt, fra en indberettet proces, at linke til eksterne resourcer, samt uploade bilag på udvalgte områder af processen. Brugeren vil i den forbindelse gøres opmærksom på at de ikke må uploade bilag der indeholder følsomme data. Jira issues 20 og 29 udgør en detaljeret beskrivelse af denne funktionalitet Redigerbar forside Løsningen vil understøtte at udvalgte personer tildeles en redaktørrolle, der gør det muligt for disse brugere at vedligeholde indholdet af forsiden på Løsningen. Markdown ( understøttes til redigering af forsiden, dvs simpel tekst-formatering, liste-vsninger og links. 7 / 10

8 Jira issue 33 udgør en detaljeret beskrivelse af denne funktionalitet. 2.2 Integrationer Løsningen integrerer til KLE-Online, så KLE gøres tilgængelig som en klassifikation til opmærkning af indberettede processer jf [DATAMODEL]. KLE opdateringen foretages ugentligt, men det bemærkes at KLE-Online typisk kun opdateres kvartalsmæssigt, så der vil ikke blive opdateret hurtigere end kilden understøtter. Løsningen integrerer til KITOS, hvor der udlæses en autoritativ liste af it-systemer ugentligt, som anvendes i brugergrænsefladen til at knytte en indberettet proces til et fagsystem. Løsningen integrerer til AWS SES (Simple Service) til udsendelse af adviser, samt til AWS S3 (File Storage) til håndtering af bilag. Løsningen integrerer til de enkelte kommuners SAML Identity Providers (fx AD FS), for at understøtte login og rolle/rettigheds-styring. Løsningen udstiller envidere et API til indlæsning af den enkelte kommunes organisationsdata adviser Løsningen understøtter advisering via når der sker hændelser på en proces. Den enkelte bruger skal aktivt tilmelde sig adviseriner på en proces før de modtager adviseringer, og herefter vil de modtage en advisering når processen ændrer tilstand, herunder tilføjelse af kommentarer, bilag m.m Indlæsning af organisationsdata Løsningen udstiller et API til indlæsning af organisationsdata i JSON format. Det er ikke en forudsætning for at bruge løsningen at man har indlæst sine organisationsdata, men en del af funktionaliteten i løsningen vil ikke være tilgængelig hvis man ikke har indlæst disse data. En kommune der ikke har indlæst sine organisationsdata, vil fremstå som en kommune med én afdeling (kommunen) og ingen brugere hvilket vil påvirke alt den funktionalitet som vedrører relationer mellem organisationen og de indberettede processer, herunder men ikke begrænset til Superbruger rollen vil ikke have nogen effekt da det ikke kan udledes hvilken afdeling som processer/brugere tilhører Muligheden for at tilknytte andre brugere til en proces er ikke muligt, da Løsningen ikke kender til brugerne Advisering er ikke muligt, da Løsningen ikke kender adresserne på brugerne De organisatoriske data der kan indlæses er følgende Kommunens enhedshiearki, og navnene på de enkelte enheder Kommunens medarbejdere, herunder navn og bruger-id, samt hvilken enhed de er indplaceret i Bemærk at de data der kan indlæses fx kan komme fra Active Directory eller egentlige organisationslæsninger som APOS, OS2MO, SOFD eller lignende. 2.3 Teknisk design Løsningen udarbejdes som 2 selvstændige applikationer, hhv en Frontend single-pageapplikation i Vue.js, samt en Backend applikation i Java med et SQL datalag tilknyttet. 8 / 10

9 Såvel Frontend som Backend leveres som Docker images. Frontend kommunikerer med Backend via et REST/JSON lag, og er ansvarlig for præsentation af data, navigation og brugeroplevelsen. Backend er ansvarlig for forretningsregler, datavalidering og sikkerhed, herunder dataadskillelse mellem kommunerne hvor relevant. 3 Leverancebeskrivelse Løsningen består af flere artefakter, som listet nedenfor Et Vue.js kode-projekt med Løsningens Frontend, leveret til Kundens GIT repository Et Java kode-projekt med Løsningens Backend, leveret til Kundens GIT repository Docker bygge og afviklingsfiler til såvel Frontend som Backend En opdateret løsningsbeskrivelse (dette dokument) En brugervejledning Teknisk dokumentation til drift og videreudvikling Teknisk dokumentation af API erne med eksempel data Løsningen leveres som Open Source, under MPL 2.0 licensen, med ejerskab overdraget til Kunden. 4 Tidsplan Opstart af udviklingen starter senest 2 kalenderuger efter indgået aftale, og udviklingsprojektet strækker sig over en periode på 7 kalenderuger (helligdage og ferie er ikke indregnet). Efter endt udvikling, bliver Løsningen gjort tilgængelig i et pilot-miljø, hvor 1-2 kommuner kan få adgang til en afprøvningsperiode. Pilotmiljøet er tilgængeligt i 3 uger. Afprøvningsperiode har til formål at Identificere evt fejl og mangler jf aftalen Identificere tilpasninger til datamodellen som kan realiseres uden yderligere integrationer til eksterne systemer og/eller datakilder Efter endt pilot-fase, afsættes 1 uge til at tilpasse Løsningen evt ændringer til datamodellen, og Løsningen er efterfølgende leveret, og kan idriftsættes i et egentligt produktionsmiljø. Tidsplan, eksempel Uge 0 30/ Kontraktindgåelse Uge 2 14/ Opstart af udvikling Uge 9 2/ Afslutning af udvikling og etablering af pilotmiljø Uge 12 23/ Pilotmiljø lukkes og Løsningens datamodel tilpasses Uge 13 30/ Løsningen er leveret og klar til drift Ved kontraktindgåelse udarbejdes en detaljeret tidsplan, der tager højde for ferie/helligdage. 9 / 10

10 5 Bilag [DATAMODEL] [MOCKUPS] [ØKONOMI] Vedlagt som Datamodel.xlsx. Beskriver de felter som indgår i Løsningens datamodel, hvilke faser som felterne er synlige i, og hvorvidt de er obligatoriske at udfylde, og evt hvilken datakilde de tages fra. Dette er den version der er udarbejdet 22/3, og som udgør version 0.9 baseline. Vedlagt som Design.pdf. Illustrerer brugergrænsefladen til Løsningen. Dette er den version der er fremsendt d 28/3 til projektgruppen. Vedlagt som Økonomi.pdf 10 / 10