Hovedudvalg. Dagsorden. Den 28. november Tidspunkt: 13:00-16:00. Sted: Rådhuset, Mødelokale 2

Transkript

1 Hovedudvalg Den 28. november 2018 Tidspunkt: 13:00-16:00 Sted: Rådhuset, Mødelokale 2 Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Morten Møller, Ole Stounbjerg, Lone Bay, Jonas T. Sørensen, Jette Harlund, Viki Kjær Madsen, Bodil Jeppesen, Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Afbud: Anne Stenbæk, Torben B. Nielsen, Rikke Liboriussen, Thomas Jørgensen

2 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendelse af dagsorden Status på arbejdsmiljøarbejdet Forslag om fælles retningslinje vedr. krænkende adfærd (fra Områdeudvalg Børn, Unge og Kultur) Personalepolitisk værdisæt Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse Status vedr. proces for Rummelighed i praksis Status på Økonomi m.m Evaluering af jobpulje Information om hjemtagelse af medarbejdere i Forebyggelse & Rusmidler Vejledning om medarbejderes adgang til oplysninger i personalesag Vedtagelse af ny beredskabsplan for Odder Kommune Opfølgning på Hovedudvalgets årshjul Opfølgning på Hovedudvalgets seminar Omlægning af Hovedudvalgets julemøde Eventuelt Evaluering af mødet og punkter til næste møde...23 Underskriftsark...24 Samlet bilagsliste...i

3 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet.

4 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 3 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet

5 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 4 3. Status på arbejdsmiljøarbejdet Doknr.: Sagsnr.: Til beslutning Der afsættes 20 minutter til punktet Sygefravær Udviklingen i sygefraværet har over efteråret ændret sig, således at fraværet til og med oktober måned 2018 nu ligger over sygefraværet i samme periode for Det er særligt BFC og Sundhed & Omsorg der tegner sig for de største stigninger i fraværet. I foråret ansøgte Sundhed & Omsorg, Jobcenter og Ledelse & Udvikling i samarbejde midler fra en pulje under STAR til initiativer til nedbringelse af fravær i ældreplejen. Ansøgningen blev imødekommet, og der igangsættes nu i første omgang et analysearbejde af fraværet og de nuværende indsatser. Denne analyse gennemføres i samarbejde med Cabi. Der er således gennem denne og andre indsat fokus på at vende udviklingen i sygefraværet. Besøg af Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har afsluttet deres besøg i Jobcentret, og samlet set har det resulteret i fire påbud, hvoraf to handler om bygningsmæssige for-

6 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 5 hold (temperatur og fugt) og to omhandler unødig støj. Derudover er givet en vejledning om psykisk arbejdsmiljø. Derudover har Arbejdstilsynet varslet besøg på følgende arbejdspladser, som fortsat ikke er gennemført: Hundslund skole Hou Børnehus Vejledning og Mestring Bronzealdervej Interne audits HR teamet gennemfører interne audits på fem arbejdspladser i efteråret. Der er allerede gennemført audit på Bronzealdervej, og derudover er der aftalt besøg i Hou Børnehus og på Parkvejens skole. Supplerende arbejdsmiljøuddannelse Arbejdsmiljøgrupperne skal årligt tilbydes supplerende arbejdsmiljøuddannelse svarende til 1½ dags uddannelse. Den supplerende arbejdsmiljøuddannelse har i 2018 været afholdt som tre halve dage med følgende temaer: a. Robusthed og trivsel på arbejdspladsen (v/ Thomas Milsted) b. Digital chikane (v/ Abelone Glahn) c. Systematik i arbejdsmiljøarbejdet (v/ Arbejdsmiljøcentret og HR teamet) HR teamet har drøftet muligheden for i 2019 at afholde den supplerende arbejdsmiljøuddannelse som en halv dag i foråret og en hel dag i efteråret. Den hele dag foreslås bygget op med 1-2 fælles oplæg og et antal mindre workshops/inspirationscaféer man kan vælge sig ind på, og tanken er, at de primært skal afholdes af interne (fx en lokal arbejdsmiljø/-triogruppe, der har arbejdet med et særligt tema). Dette er drøftet på møde i Hovedudvalgets arbejdsmiljøgruppe den 8. november, og gruppen tilslutter sig HR teamets forslag. Status på psykologordning Aftalen med Falck Healthcare om psykologisk rådgivning og krisepsykolog er opsagt med virkning fra 31. december Der er i stedet indgået aftale med Arbejdsmiljøcentret, som betyder, at ordningen i forhold til at tilbyde ansatte psykologisk rådgivning i krisesituationer eller ved trivselsudfordringer i praksis fortsætter uændret. Det er aftalt med Falck Healthcare, at forløb der er sat i gang i 2018, men ikke afsluttet inden årsskiftet, naturligvis færdiggøres i regi af Falck Healthcare.

7 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 6 HR teamet i Ledelse & Udvikling vil snarest sørge for tydelig information til ledere og tillidsvalgte om den nye ordning, og HR-Portalen opdateres i den forbindelse også. Status på sundhedsordningen 2018 og anvendelse af midler i 2019 I 2018 har der været afsat kr. til den fælles sundhedsordning. Heraf er de kr. overført fra 2017 idet puljen til lokale tiltag ikke har været anvendt fuldt ud. Af de kr. har der været afsat kr. til følgende aktiviteter: Aktivitet Beløb 2 kostvejledningsforløb kr. Adgang til Odder Svømmehal kr. DHL + diverse motionsløb kr. Derudover har der været afsat en pulje på kr. som kunne søges til lokale tiltag, der knytter sig til trivselsmålingen. Status Der var 266 tilmeldte til DHL stafetten i 2018, hvilket er en lille fremgang i forhold til sidste år. Der har været afholdt 2 kostvejledningsforløb i 2018, men det seneste kun med 4 deltagere. Der har været annonceret ekstra for at få flere deltagere, uden at det er lykkedes. Der er med udgangen af oktober måned udleveret billetter til svømmehallen, men Spektrum oplyser, at de kun har fået ca. 500 billetter tilbage ved besøg i svømmehallen (dette er dog behæftet med lidt usikkerhed). Der er således muligvis et relativt stort lager. Det skal bemærkes, at ordningen ikke kom i anvendelse før i foråret 2018, så vi har ikke billedet for et helt år. Der er p.t. anvendt ca kr. fra puljen til lokale tiltag. Der er siden møde i arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen den 8. november modtaget endnu en ansøgning, ligesom der er varslet et par ansøgninger yderligere, der såfremt de kan godkendes vil betyde, at midlerne for 2018 er anvendt fuldt ud. Arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen drøftede på mødet den 8. november ønsker til anvendelse af ordningen i Gruppen indstiller til Hovedudvalget, at der også i 2019 reserveres kr. til deltagelse i DHL stafetten samt kr. til fortsættelse af ordningen med Spektrum/svømmehallen. Derudover foreslår gruppen, at det resterende beløb anvendes centralt til arrangementer eller lign. der kan inspirere til, hvordan arbejdspladsen

8 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 7 kan være en sundhedsfremmende arena. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter status på arbejdsmiljøarbejdet og beslutter i den forbindelse: Om forslaget til afvikling af supplerende arbejdsmiljøuddannelse i 2019 kan godkendes Hvorledes Sundhedsordningen for 2019 skal anvendes.

9 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 8 4. Forslag om fælles retningslinje vedr. krænkende adfærd (fra Områdeudvalg Børn, Unge og Kultur) Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 15 minutter til punktet. På deres møde den 3. september 2018 drøftede Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur et punkt vedr. krænkende adfærd, som opfølgning på trivselsmålingen. Udvalget drøftede bl.a. behovet for en fælles vejledning indenfor området, men besluttede, at der ikke var behov herfor. Derimod ønsker udvalget at anbefale Hovedudvalget, at der udarbejdes en fælles overordnet retningslinje vedr. forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd i lighed med den netop vedtagne retningslinje vedr. digital chikane. Formålet er, at sikre tydelighed om de fælles holdninger og principper, og samtidig lette arbejde for de enkelte lokale MED-udvalg/arbejdspladser med at udarbejde handleplaner vedr. krænkende adfærd. Følgende fremgår af referatet fra udvalgets møde: OmrådeUdvalget vurderer, at der ikke er behov for at lave en områdespecifik vejledning i forhold til krænkende adfærd. OmrådeUdvalget anbefaler derimod en drøftelse i HovedUdvalget af fælles retningslinje i forhold til krænkende adfærd. Det er afgørende, at der på de enkelte arbejdspladser skabes rum til dialog om forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. Det skal være naturligt og trygt for ledere og medarbejdere at tale om oplevelser med krækende adfærd. Med henblik på at understøtte dialogen på de enkelte arbejdspladser kan der med fordel udarbejdes et dialogmateriale. Der er ikke sammenhæng mellem andelen af medarbejdere, som i trivselsmålingen angiver, at de har oplevet krænkende adfærd, og antallet af registreringer og anmeldelser. Der bør derfor være et øget fokus på registrering og anmelde af krænkelser, og med henblik på at understøtte dette kan der med fordel udarbejdes en simpel skabelon til registrering. Endelig anbefaler OmrådeUdvalget, at der udarbejdes en skabelon til handleplan, som kan understøtte de enkelte arbejdspladser i udarbejdelsen af en lokal handleplan med krænkende adfærd. HR teamet i Ledelse & Udvikling anbefaler i forlængelse heraf, at teamet udarbejdet et forslag til en fælles retningslinje til drøftelse og vedtagelse i Hovedudvalget. Under hensyn til den samlede opgaveløsning vil

10 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 9 et forslag til en fælles retningslinje kunne være klar til behandling på Hovedudvalgets første møde i Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter forslaget fra Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur om at der udarbejdes en overordnet retningslinje vedr. forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. Hoveudvalget beslutter i forlængelse heraf: Om der skal udarbejdes en fælles retningslinje vedr. krænkende adfærd Om HR teamet i givet fald skal udarbejde et forslag til retningslinjen eller udvalget ønsker en anden proces

11 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Personalepolitisk værdisæt Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning Der afsættes 30 minutter til punktet Hovedudvalget besluttede i foråret 2018 at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle arbejde med forslag til fornyelse af personalepolitikken for Odder Kommune. På mødet i august godkendte Hovedudvalget kommissorium for arbejdsgruppen. Et kommissorium som beskriver en proces i to faser: Fase 1, hvor der udarbejdes et personalepolitisk værdisæt, som skal være afsættet for det videre arbejde med gennemgang af eksisterende politikker og retningslinjer Fase 2, hvor eksisterende politikker og retningslinjer gennemgås med henblik på at vurdere om de skal ophøre, videreføres eller udvikles. Arbejdsgruppen er nu klar med et forslag til et personalepolitisk værdisæt. Værdisættet skal danne rammen om den måde vores ansættelsestid udfolder og udvikler sig indenfor. Det fordrer en åben og vedvarende dialog i de lokale MED-udvalg og på arbejdspladserne om, hvordan vi omsætter værdierne til praksis. Med et personalepolitisk værdisæt ønsker vi at bevæge os væk fra regler og retningslinjer hen mod dialog om personaleforhold mellem medarbejdere og ledere, som altid skal tage afsæt i de værdier vi i fællesskab har vedtaget. Arbejdsgruppen indstiller at Hovedudvalget vedtager det. personalepolitiske værdisæt, og at der igangsættes en proces, hvor værdisættes både trykprøves og trygprøves af ledere og medarbejdere via MED-systemet. Med trykprøvning menes, at vi skal i dialog skal afprøve, om værdisættet giver mening og kan omsættes til praksis på den enkelte arbejdsplads. Med trygprøvning menes, at vi afprøver, hvordan vi sammen kan omsætte værdisættet på en måde, der sikrer tryghed i forhold til vores rammer, vilkår og muligheder for at udfolde os som medarbejdere og ledere i et tillidsfuldt samarbejde. Arbejdsgruppen har drøftet, at en del af tryk-/trygprøvningen også kan indebære, at eksisterende politikker og retningslinjer sættes i bero. Der foreligger endnu ikke en konkret plan for, hvordan en tryk-/trykprøvning skal gennemføres, og hvordan værdisættes konkret implementeres, men det foreslås, at Hovedudvalget beslutter, at arbejdsgruppen får til opgave at beskrive og iværksætte en konkret plan, således at værdi-

12 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 11 sættes tryk-/ og trygprøves frem til udgangen af januar 2019 og Hovedudvalget behandler erfaringerne fra processen på udvalgets møde i slutningen af februar Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter udkastet til personalepolitisk værdisæt og beslutter herefter: Om værdisættet kan vedtages af Hovedudvalget Om der indledes en fase, hvor værdisættet både trykprøves og trygprøves Om arbejdsgruppen har kompetence til at beskrive og iværksætte en plan for tryk-/trygprøvningen Om eksisterende politikker og retningslinjer skal sættes i bero, som en del af tryk-/trygprøvningen Bilag UDKAST Personalepolitisk værdisæt

13 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning Der afsættes 20 minutter til punktet Hovedudvalget nedsatte i foråret 2018 en arbejdsgruppe, der skulle udarbejde forslag til fælles principper for deltagelse i kurser og efteruddannelse. Arbejdsgruppen er nu klar med et forslag til fælles overordnede vilkår og principper i forbindelse med medarbejderes deltagelse i kurser og efteruddannelse. Forslaget søger at balancere, at der fastlægges nogle vilkår som gælder for alle ansatte med at der også skal være plads til lokale tilpasninger og individuelle aftaler om vilkår. Det er Hovedudvalgets opgave at vedtage principperne, såfremt der i udvalget kan opnås enighed herom. Er der ikke enighed om det fremlagte forslag til principper beslutter Hovedudvalget, om der skal arbejdes videre med et tilpasset forslag. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter forslaget til rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse, og beslutter om forslaget kan vedtages. Såfremt Hovedudvalget ikke kan vedtage forslaget beslutter udvalget, hvad der så skal ske. Bilag UDKAST - Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse

14 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Status vedr. proces for Rummelighed i praksis Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 15 minutter til punktet På Hovedudvalgets møde i maj 2018 drøftede udvalget med oplæg fra Ole Stounbjerg, hvordan vi kan medvirke til arbejdet med rummelighed i praksis herunder Hovedudvalgets og MED-systemet rolle. Jobcentret ser et behov for et øget samarbejde med de kommunale arbejdspladser om at sikre tilstrækkelige praktikpladser til ledige borgere, der har behov for virksomhedspraktik eller løntilskud. Hovedudvalget gives en status på processen. Hovedudvalgets behandling Ole Stounbjerg orienterer om status på processen med udvikling af samarbejdet om praktikpladser.

15 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Status på Økonomi m.m. Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 15 minutter til punktet Direktionen orienterer om den generelle status på økonomi samt øvrige aktuelle emner af relevans for Hovedudvalget, herunder Opfølgning på 2018 Status på budgetproces 2019, herunder arbejdet med budgetudfordringerne.

16 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Evaluering af jobpulje Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 20 minutter til punktet I forbindelse med revidering af proceduren for jobpuljeordningen i efteråret 2017 besluttede Hovedudvalget, at ordningen skulle evalueres ultimo Det oplyses fra HR teamet, som administrerer pulje, at der p.t. ikke er nogen medarbejdere i Jobpuljen, men at der i har været ca. 17 medarbejdere registreret i puljen. Teamet har kendskab til at fem af medarbejderne har fået andet job i Odder via jobpuljen. HR teamet har ikke modtaget besked fra medarbejdere i puljen, om at de har fået andet job udenfor Odder Kommune. Der er derfor ikke sikker viden om, hvorvidt de øvrige medarbejder er udtrådt af puljen pga. andet job eller som følge af tidsmæssigt udløb. Det er oplevelsen fra HR teamet, at der er ledelsesmæssig opmærksomhed på puljen ved opslag af stillinger. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter anvendelse og effekter af ordningen med afsæt i ovenstående og udvalgets egne erfaringer og oplevelser med ordningen. Bilag Procedure for jobpulje i Odder Kommune - godkendt

17 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Information om hjemtagelse af medarbejdere i Forebyggelse & Rusmidler Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 5 minutter til punktet Odder Kommune hjemtager pr. 1. januar 2019 opgaven i forhold til forebyggelse og behandling af misbrug af rusmidler. Opgaven har hidtil været løst af Horsens Kommune. I forbindelse med hjemtagelsen overdrages medarbejderne fra Horsens Kommune til Odder Kommune med virkning fra 1. januar I forhold til MED-organiseringen etableres personalemøde med MEDstatus og der vælges arbejdsmiljørepræsentant for medarbejderne i Rusmiddel & Forebyggelse. Virksomheden er organiseret under Socialog Borgservice og hører under Områdeudvalget for Social og Sundhed.

18 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Vejledning om medarbejderes adgang til oplysninger i personalesag Doknr.: Sagsnr.: Til information og drøftelse. Der afsættes 1o minutter til punktet. Der er rettet henvendelse til Hovedudvalget vedr. vejledning om ansattes adgang til oplysninger i egen personalesag. I forbindelse med vedtagelse af persondataforordningen har alle medarbejdere sammen med lønsedlen ultimo august modtaget en informationsskrivelse i e-boks om Odder Kommunes behandling af data i forbindelse med ansættelsesforholdet. Informationsskrivelsen fremsendes ligeledes til nyansatte i forbindelse med fremsendelse af ansættelsesbrevet. Af informationsskrivelsen fremgår tydeligt, at alle medarbejdere har ret til indsigt de oplysninger Odder Kommune opbevarer i forbindelse med ansættelsesforholdet. Henvendelser om indsigt i personalesagen rettes til HR teamet i Ledelse & Udvikling. Der er oprettet et punkt på HR-portalen med information herom:

19 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Vedtagelse af ny beredskabsplan for Odder Kommune Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 5 minutter til punktet. Byrådet vedtog den 19. marts 2018 en ny beredskabsplan for Odder Kommune. Det bærende princip i beredskabsplanen er, at hændelser håndteres på det lavest mulige niveau. Direktionen har den 6. november 2018 vedtaget en plan for udfoldelse af beredskabsplanen der henvises til referat fra Direktionsmødet på OdderIntra. Link til beredskabsplanen m.m. kan findes på HR-portalen.

20 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Opfølgning på Hovedudvalgets årshjul Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning Der afsættes 5 minutter til punktet Udkast til årshjul for 2019 er vedlagt dagsordenen. Det foreslås, at Hovedudvalget følger mere konkret op på årshjulet i forbindelse med opfølgning på seminaret på det ekstra møde i januar. I den kommende drøftelse bør lægges særligt vægt på Hovedudvalgets ønske om en højere prioritering af punkter af strategisk karakter fremfor drift. Bilag Årshjul for Hovedudvalget

21 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Opfølgning på Hovedudvalgets seminar 2018 Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til information fra formand og næstformand. Der afsættes ikke særskilt tid til punktet. Formand og næstformand har aftalt, at der afholdes et ekstra Hoveduvalgsmøde i januar 2019 alene med det formål at følge op på seminaret. Derfor behandles punktet ikke særskilt på novembermødet. Opsamling fra seminaret er dog vedlagt til orientering og vil indgå i opfølgningen i januar. Bilag HU_seminar_2018 Effektivt_MED_system Oplæg om rekrutteringsudfordringer - HU seminar 2018 Opsamling vedr. rekrutteringsudfordring HU seminar Opfølgning på HU seminiar - selvevaluering af opgaver og effektivisering af MED system

22 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Omlægning af Hovedudvalgets julemøde Doknr.: Sagsnr.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 5 minutter til punktet. I forbindelse med, at det har været nødvendigt at flytte Hovedudvalget sidste møde i 2018, som traditionelt afsluttes med en social del, er det behov for at den sociale del udsættes til et senere tidspunkt. Det foreslås, at mødet den 3. juni 2019 i stedet gøres til et heldagsmøde, som afsluttes med en mere social del. Det drøftes endvidere om julemødet generelt ønsket omlagt til et sommermøde i stedet.

23 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Eventuelt Doknr.: Sagsnr.:

24 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side Evaluering af mødet og punkter til næste møde Doknr.: Sagsnr.: Afslutningsvis evaluerer Hovedudvalget mødets afvikling og resultater. Udvalget drøfter desuden, hvilke punkter der ønskes med på næste Hovedudvalgsmøde.

25 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 24 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stounbjerg Lone Bay Torben B. Nielsen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Jette Harlund Viki Kjær Madsen Thomas Jørgensen Bodil Jeppesen Hanne Fleron Lene Bertram Fischer

26 Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side i Samlet bilagsliste Personalepolitisk værdisæt UDKAST Personalepolitisk værdisæt Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse UDKAST - Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse Evaluering af jobpulje Procedure for jobpulje i Odder Kommune - godkendt Opfølgning på Hovedudvalgets årshjul Årshjul for Hovedudvalget 2019 Opfølgning på Hovedudvalgets seminar 2018 HU_seminar_2018 Effektivt_MED_system Opfølgning på Hovedudvalgets seminar 2018 Oplæg om rekrutteringsudfordringer - HU seminar 2018 Opfølgning på Hovedudvalgets seminar 2018 Opsamling vedr. rekrutteringsudfordring HU seminar Opfølgning på Hovedudvalgets seminar 2018 Opfølgning på HU seminiar - selvevaluering af opgaver og effektivisering af MED system