VÆRDIANALYSE. Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot

Transkript

1 AutoPilot Værdianalyse VÆRDIANALYSE Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot

2 Indhold 1 Værdianalyse Datagrundlag Analyseværktøjet Praktisk anvendelse Analyse af realiseret produktion Perioderapportens opbygning Primorapportens opbygning Ultimorapportens opbygning Nuværende produktionsår Medtage sandsynlighedssager Fremtidige produktionsår Forhåndsfiltrering Ambitionsfaktorer Værdianalyseredskabets opbygning Analysere data Ibrugtagning og opsætning Afsluttet et produktionsår siden start af AutoPilot Ibrugtagning Er i samme produktionsår som start af AutoPilot Ibrugtagning...16 Appendiks A...18 Appendiks B...19 Udgivet den 14. maj Copyright Korsgaard EDB ApS 2 af 19

3 1 Værdianalyse Værdianalyse er et redskab til opgørelse og analyse af den realiserede og den forventede værdiskabelse. Redskabet kan tilvejebringe viden om, hvilke faktorer i jeres virksomhed, der giver den største værditilvækst pr anvendt time. I bestemmer selv, hvad I vil måle værditilvæksten efter. Det er således vigtigt, at I overvejer, hvilke faktorer der kan have indflydelse på graden af værdiskabelse, og som derfor er interessante for jeres analyse. Ud fra disse overvejelser identificerer I de dimensioner i AutoPilot, som med det rette sæt af nøgler kan gruppere værditilvæksten i overensstemmelse med jeres overvejelser. AutoPilot tilbyder 42 dimensioner fordelt på følgende typer: kunde-, sags-, delsags-, aktivitets- og medarbejderdimensioner. Selve beregningen af værdi tager sit udgangspunkt i den enkelte timeregistrering. Idet hver enkelt timeregistrering er mærket med alle dimensioner, er grundlaget skabt for at værdiskabelsen kan analyseres efter samtlige dimensioner og i en hvilken som helst kombination af disse. Princip for beregning af værdi: På lukkede delsager beregnes værdien som kostprisen x den realiserede faktor, enten på delsagsniveau eller på aktivitetsniveau. På åbne delsager afhænger værdiberegningen af delsagens honorarprincip. På fastprisdelsager fastsættes værdien som kostpris på timerne x ambitionsfaktor eller som salgsprisen på timerne x ambitionsfaktor. På medgået tid sager fastsættes værdien som salgsprisværdien af samtlige ikke-afskrevne timer, eller som kostprisen på timerne x realiseret faktor. Princip for beregning af værditilvækst: Værditilvækst i et givet tidsinterval beregnes altid som samtlige timers værdi ved tidsintervallets slutdato minus samtlige timers værdi ved forrige opgørelsesdato. To opgørelser er fælles om den mængde timer, der var realiseret da den ældste opgørelse blev lavet. Da værdien af disse fælles timer i begge opgørelser beregnes ud fra ovennævnte princip, bliver værdien forskellig i det omfang, der mellem de to opgørelser er ændret på ambitionsfaktorer på fastpris sager eller afskrevet timer på medgået tid sager. Ud fra de to opgørelser præsenterer systemet periodens værditilvækst opdelt på følgende måde: Periodens produktion som værdien af de timer, der ligger i selve perioden Op- og nedskrivninger som værdidifferencen på ovennævnte fællesmængde af timer Periodens nettoproduktion som periodens produktion korrigeret for op- og nedskrivninger Dette bevirker at systemet øjeblikkeligt synliggør op- og nedskrivninger når de erkendes. Hvad angår analysedelen kan du vælge mellem 3 tidsperspektiver: En analyse af det realiserede i indeværende produktionsår med detaljerede informationer om seneste periode og år til dato En samlet analyse af det realiserede og det planlagte i indeværende produktionsår En analyse af planlagt produktion beliggende i fremtidige produktionsår I alle tre tilfælde er analysemulighederne de samme, kun tidsperspektivet er forskelligt. Tidsperspektiverne indeværende produktionsår og fremtidige produktionsår giver overblik over værdien af den fremtidige, planlagte produktion. Copyright Korsgaard EDB ApS 3 af 19

4 I disse sammenhænge er det muligt også at medtage sandsynlighedssager. I givet fald kan du dynamisk ændre på den sandsynlighedsprocent, der afgør om en given sandsynlighedssag medtages eller ej. På denne måde tilbyder AutoPilot en Worst-case/Best-case -analyse af fremtiden. Rapporten for indeværende produktionsår viser den samlede debiterbare kostpris på samtlige medarbejderes resterende fremmøde i resten af produktionsåret. 2 Datagrundlag Den centrale grundpille i værdianalyse er en samling af værdiopgørelser. En værdiopgørelse er en affotografering af samtlige timers værdi på et givet opgørelsestidspunkt. Datagrundlaget kommer afhængig af tidsperspektivet fra to kilder: Den ene kilde er timesedlen, som bidrager med de realiserede timer. Den anden kilde er planlægningsbilledet, som bidrager med de budgetterede timer. I det første tidsperspektiv, som udelukkende beskæftiger sig med det realiserede, består datagrundlaget alene af afleverede timer. I det andet tidsperspektiv, som sammenfatter realiseret og planlagt i indeværende produktionsår kommer data såvel fra timesedlen som fra planlægningsbilledet. I det tredje tidsperspektiv, som udelukkende beskæftiger sig med fremtidige produktionsår, kommer data alene fra planlægningsbilledet. For at undgå beregning af værditilvækst på lukkede sager medtages realiserede og budgetterede timer kun i det omfang, at de ligger på en åben sag eller på en sag, som er lukket i indeværende produktionsår. I denne forbindelse bemærkes det, at systemet kommer helt fri af lukkede sager, når du opretter et nyt produktionsår. Herudover er datagrundlaget begrænset til realiserede og budgetterede timer for så vidt de angår fremmøde. Dog medtages registreringer og budgetter på sygdomssagerne. Princippet for beregning af værdi er det samme, uanset om værdien beregnes af en realiseret eller en budgetteret time. 3 Analyseværktøjet Analyseværktøjet er rigt facetteret og giver mulighed for at analysere værditilvæksten grupperet efter samtlige dimensioner enkeltvis eller kombineret i op til 3 niveauer. Copyright Korsgaard EDB ApS 4 af 19

5 Værktøjet tilbyder i alt 42 forskellige dimensioner. Har du eksempelvis valgt at bruge AutoPilots A-dimension til at opdele sagerne i forretningsområder, kan du klikke i A under gruppering 1, hvorefter værditilvæksten bliver vist fordelt efter jeres forretningsområder. Har du videre eksempelvis valgt at bruge AutoPilots S-dimension til at opdele delsagerne i kompetenceområder, kan du klikke i S under gruppering 1, hvorefter værditilvæksten vises fordelt efter jeres kompetenceområder. Du kan også vælge at klikke A i gruppering 1 og S i gruppering 2, hvorefter værditilvæksten for hvert af jeres forretningsområder vises opdelt efter jeres kompetenceområder. 4 Praktisk anvendelse Redskabet til værdianalyse findes via Dir > Værdianalyse det er en knap i knappanelet såfremt værdianalysen er aktiveret i konfigurationen. Redskabet findes også i afdelingslederprogrammet. Her er der dog kun mulighed for at analysere værdiopgørelser, der allerede måtte være lavet. I vinduet finder du 2 radiobuttons: Værdiopgørelse Afrapportering Værdiopgørelse viser en liste over eksisterende værdiopgørelser. For at se en ældre værdianalyse, vælges den ønskede periode i listen inden prikken sættes over i Afrapportering. I Direktionsmodulet findes knapperne til at oprette en ny værdiopgørelse. Afrapportering giver adgang til flere forskellige rapporter Periode her findes både primorapporten, perioderapporten og ultimorapporten for perioden Indeværende produktionsår Fremtidige produktionsår Bemærk at radioknapperne [Indeværende produktionsår] og [Fremtidige produktionsår] kræver licens til likviditets/prognose-modulet. Copyright Korsgaard EDB ApS 5 af 19

6 4.1 Analyse af realiseret produktion Via Dir > Værdianalyse > Prik i [Afrapportering] > [Periode] beskæftiger sig udelukkende med realiseret produktion. For at kunne analysere en given periodes værditilvækst skal du først danne en værdiopgørelse, hvor du vælger en opgørelsesdato. Dette bliver periodens slutdato. Periodens startdato er defineret som dagen efter forrige opgørelsesdato. Det er således den tid, der går mellem to opgørelsesdatoer, der bestemmer længden af periodedelen i analysen. Du opretter en værdiopgørelse på følgende måde: Direktion > Værdianalyse > Prik i [Værdiopgørelse] Klik på det hvide papir og tast opgørelsesdatoen. Opgørelsesdatoen kan højst være dags dato minus 1. Når du trykker OK for datoen, vil AutoPilot beregne den aktuelle værdi af samtlige pr opgørelsesdatoen registrerede timer, og gemme denne værdiopgørelse i databasen. Når AutoPilot er færdig med beregningerne åbner analyseværktøjet. Her præsenteres værditilvæksten i en rapport. Se afsnit for en grundig gennemgang af rapporten. Du får kun lov til at oprette en ny værdiopgørelse, hvis du låser den forrige. Det gør du ved at trykke på låseikonet. Kun den nyeste, ulåste værdiopgørelse kan slettes. Dette gør du ved at klikke på det røde kryds. Hvis der uoverensstemmelser mellem den aktuelle ambitionsfaktor fra delsagskortene og den faktor, som rapporten står til at bruge, får du en advarsel om det inden opgørelsen dannes. Du redigerer åbne delsagers opgørelsesfaktorer ved at trykke på knappen [Faktor i ny opgørelse]. For lukkede delsager skal du bruge knappen [Lukkede sagers faktor]. For at se analysen, skal du sætte prikken over i [Afrapportering] og trykke på f.eks. [Periode]-knappen Perioderapportens opbygning Ved afrapportering af realiseret produktion opererer AutoPilot med to begreber perioden siden forrige værdiopgørelse og produktionsåret til dato. For at kunne tilvejebringe de rette tal, tager AutoPilot 3 værdiopgørelser i anvendelse. Disse er: Værdiopgørelsen fra forrige produktionsårs slut, værdiopgørelsen fra udgangen af forrige periode samt den aktuelle værdiopgørelse. AutoPilot beregner værditilvæksten ved at trække de respektive værdiopgørelser fra hinanden. Rapporten viser værditilvæksten i to sæt kolonner det ene sæt viser periodens produktion, det andet sæt viser produktionen år til dato. Periodekolonnerne: Periodens fakturering Faktureret eget honorar i perioden. Beløbet er blot til orientering, så du kan se om faktureringen er på niveau med værdiskabelsen. Ved visse grupperinger kan faktureringen samle sig i en enkelt linje. Dette vil eksempelvis ske ved gruppering efter medarbejderinitial. Periodens produktion For åbne fastprisdelsager gælder at produktionsværdien er den debiterbare kostpris/nominelle salgspris på de i perioden afleverede timer x den aktuelle ambitionsfaktor. Ambitionsfaktoren hentes fra formularen [Ambitionsfaktorer] i Copyright Korsgaard EDB ApS 6 af 19

7 værdianalysebilledet. (Konfigurer om kost- eller salgsprisen bruges) På medgået tid sager fastsættes værdien som salgsprisværdien af samtlige ikkeafskrevne timer, eller som kostprisen på timerne x realiseret faktor. Timer, der er afskrevet indgår med et 0 i opgørelsen. (Skal konfigureres) Produktion på enhver nu lukket delsag beregnes som den debiterbare kostpris på de i perioden afleverede timer x den realiserede slutfaktor. Periodens op/nedskrivning Værdien af de timer, som var realiseret frem til den forrige opgørelsesdato, indregnes såvel i den værdiopgørelse, der blev lavet ved periodens start som i den aktuelle værdiopgørelse. Hvis der afskrives på medgået tid sager eller ambitionsfaktoren på fastpris sager ændres, får timerne en anden værdi i den værdiopgørelse, der genereres ved periodens slutdato. Denne værdidifference er periodens op- eller nedskrivning. Ud over reelle op- og nedskrivninger af sagernes værdi, kan der ved specifikke grupperinger optræde op og nedskrivninger. Eksempelvis hvis der grupperes efter delsager, vil flytning af timer fra en sag til en anden fremstå som en opskrivning på den ene sag og en tilsvarende nedskrivning på den anden. Periodens nettoproduktion Nettoproduktionen er periodens produktion korrigeret for periodens op-/nedskrivninger. Periodens kostpris De afleverede timers debiterbare kostpris. Periodens DB Dækningsbidraget er nettoproduktionen minus kostprisen. Faktor Faktoren er nettoproduktionen divideret med kostprisen. År til dato-kolonnerne: Fakturering år til dato Faktureret eget honorar år til dato. Nettoproduktion år til dato For alle sager gælder det, at nettoproduktionen er den enkelte sags værdi ved opgørelsestidspunktet minus den enkelte sags værdi ved årets start. Kostpris år til dato Kostprisen er den debiterbare kostpris på de timer, der er afleveret fra årets start til opgørelsesdatoen. DB år til dato Dækningsbidraget er nettoproduktionen minus kostprisen. Copyright Korsgaard EDB ApS 7 af 19

8 Faktor år til dato Faktoren er nettoproduktionen divideret med kostprisen. I rapportens sidste linje vises en sum af beløbskolonnerne. Den viste faktor beregnes ud fra sumbeløbene Primorapportens opbygning Primorapporten viser sagernes værdi primo produktionsåret. Kun sager, der er åbne primo produktionsåret, er medtaget. Kolonnerne: Værdi Den samlede værdi af de timer der er afholdt frem til produktionsårets start. Kostpris Den samlede debiterbare kostpris på de timer der er afholdt frem til produktionsårets start. DB Dækningsbidraget er værdien minus kostprisen. Faktor Faktoren er værdien divideret med kostprisen Ultimorapportens opbygning Ultimorapporten viser sagernes samlede værdi ved udgangen af den valgte periode. Værdi Den samlede værdi på de timer, der er afholdt på sagerne frem til udgangen af den valgte periode. Kostpris Den samlede debiterbare kostpris på de timer, der er afholdt på sagerne frem til udgangen af den valgte periode. DB Dækningsbidraget er værdien minus kostprisen. Faktor Faktoren er værdien divideret med kostprisen. Copyright Korsgaard EDB ApS 8 af 19

9 4.2 Nuværende produktionsår Dir > Værdianalyse > Afrapportering > Prik i Produktionsår NN viser en enkelt knap: [Nuværende produktionsår]. (Kræver licens til prognosemodulet) Rapporten [Nuværende produktionsår] bruges til at danne et overblik over det aktuelle produktionsår som helhed, og rummer derfor både fortid og fremtid. Fortidsdelen af rapporten rummer de samme informationer som År til dato -delen af værdiopgørelsen (Se afsnit 4.1.1) Kolonnerne svarer til værdiopgørelsens periodekolonner, idet op- og nedskrivninger opgøres for produktionsåret frem til opgørelsesdatoen. Fremtidsdelen viser værdien af den produktion, som projektlederne har planlagt for resten af året. I udgangspunktet medtages værdien af planlagte sandsynlighedssager ikke. Redskabet tilbyder at indregne værdien af disse sager på to forskellige måder. På den ene måde medtages den fulde værdi af en sandsynlighedssag men kun hvis den har en sandsynlighedsprocent, der er højere end et tal, du selv skriver. På den anden måde indgår værdien fra samtlige sandsynlighedssager hvor værdien dog er vægtet med den enkelte sags sandsynlighed. Se afsnit Det er muligt at filtrere allerede inden rapporten åbnes. Filtreringsmulighederne afspejler de aktiverede statistikmærker. Realiseret kolonnerne: Fakturering Faktureret eget honorar fra årets start frem til seneste opgørelsesdato. Ved visse grupperinger kan faktureringen samle sig i en enkelt linje. Dette vil eksempelvis ske ved gruppering efter medarbejderinitial. Produktion Årets produktion frem til seneste opgørelsesdato. Op- /nedskrivning Op og nedskrivninger fra årets start frem til seneste opgørelsesdato. Nettoproduktion Nettoproduktionen er produktion korrigeret for op-/nedskrivninger Kostpris Kostprisen er den debiterbare kostpris på de timer, der er afleveret fra produktionsårets start frem til seneste opgørelsesdato. DB Dækningsbidraget er nettoproduktionen minus kostprisen/salgsprisen (Konfigureret). Faktor Faktoren er nettoproduktionen divideret med kostprisen/salgsprisen (Konfigureret). Budgetteret kolonnerne: Nettoproduktion Værditilvæksten for produktionsåret fra seneste opgørelsesdato og frem til årets slut. Denne værditilvækst udregnes som værdien af afleverede timer siden seneste Copyright Korsgaard EDB ApS 9 af 19

10 opgørelsesdato + værdien af restbudgetter i indeværende måned + værdien af budget fra næste måned og året ud. Kostpris Den debiterbare kostpris på ovennævnte timer. DB Dækningsbidraget er nettoproduktionen minus kostprisen. Faktor Faktoren er nettoproduktionen divideret med kostprisen. Kostpris på fremmøde: Den samlede debiterbare kostpris på samtlige medarbejderes resterende fremmøde i resten af produktionsåret. Det resterende fremmøde er udregnet på grundlag af de i AutoPilot beskrevne ansættelsesforhold. Dette beløb kan sammenlignes med kostprisen på de lagte budgetter. Differencen mellem disse 2 beløb indikerer om der er over- eller underkapacitet i virksomheden. Da systemet i et brugerdefineret omfang kan medtage kostprisen på sandsynlighedssager kan det bruges til at fastlægge i hvilket omfang sandsynlighedssager skal komme i ordre for at der er balance mellem kapacitet og arbejdsmængde Medtage sandsynlighedssager sager Systemet giver et godt indblik dels i den økonomiske fremtid, dels i den fremtidige bemandingssituation fordi du kan analysere fremtiden hvor sandsynlighedssager medtages i forskelligt omfang. Rapporten over nuværende produktionsår giver mulighed for at vælge 3 forskellige måder at forholde sig til sandsynlighedssager: Udelad sandsynlighedssager: Dropdown-menuen udelader som standard sandsynlighedsager fra beregningen af fremtidig produktion. Dermed viser rapporten kun fremtidige ordresager. Dermed får du en analyse af den værst tænkelige situation for fremtiden. Vær opmærksom på at denne prognoses pålidelighed er afhængig af at færdiggørelsesbudgettet på alle sager af betydning er up to date. Medtag S.s. værdi beregnet ud fra sandsynlighed: Denne indstilling medtager samtlige sandsynlighedssager, hvor den enkelte sags værdi vægtes med den enkelte sags sandsynlighedsprocent. Det vil sige, at en sandsynlighedssag, hvor de planlagte timer i året har en værdi på og en sandsynlighedsprocent på 50, vil indgå i opgørelsen med en værdi på Medtag S.s. med sandsynlighed større end eller lig med: Denne indstilling aktiverer et procent-felt. I procentfeltet angives en minimumssandsynlighed for sandsynlighedssager i opgørelsen. Procentsatsen er regulerbar. Copyright Korsgaard EDB ApS 10 af 19

11 Det vil sige at alle sandsynlighedssager med en sandsynlighed på f.eks. 75 og derover medtages med fuld værdi i opgørelsen. Alle andre sandsynlighedssager udelades. 4.3 Fremtidige produktionsår Dir > Værdianalyse > Prik i [Afrapportering] > [Produktionsår +1-3] giver mulighed for værdianalyse af de næste tre produktionsår. De grundlæggende værdiopgørelser er udelukkende baseret på de færdiggørelsesbudgetter, der findes i planlægningsbilledet for det givne produktionsår. Kvaliteten af værdianalysen er derfor direkte afhængig af hvor komplet jeres planlægning er. Nettoproduktion Værditilvæksten for det pågældende produktionsår. Værditilvæksten udregnes på grundlag af de timer, der ligger som færdiggørelsesbudgetter i Dir/PL > Planlægning. Kostpris Den debiterbare kostpris på timer i færdiggørelsesbudgetter for det valgte år. DB Dækningsbidraget er nettoproduktionen minus kostprisen. Faktor Faktoren er nettoproduktionen divideret med kostprisen. Værdianalysen har de samme grupperingsmuligheder, som findes, når du arbejder med nuværende produktionsår. Se mere i afsnit Copyright Korsgaard EDB ApS 11 af 19

12 4.4 Forhåndsfiltrering Øverst i værdianalysebilledet findes indstillingsmuligheder, der påvirker, hvor stor en andel af sagerne, der medtages i en værdianalyse. Afhængig af konfigurationen vil antallet og navngivningen af valgmulighederne variere. Hvis du vælger et givent statistikmærk i en af dropdown-menuerne medtager værdianalysen kun de timer, der falder på sager med det givne mærke. Du kan også indvælge et mærke i hver dropdown, så vil kun de timer, der har samtlige valgte mærker indgå i værdianalysen. I alle andre henseender tilbyder værdianalyseredskabet de samme muligheder som ellers. Det er muligt at konfigurere en forhåndsfiltrering vedrørende afdelinger, så en afdelingsleder kun kan se de sager, som hører til i vedkommendes afdeling. Denne filtrering berører ikke direktionsmodulets visning. 4.5 Ambitionsfaktorer Billedet Ambitionsfaktorer åbnes ved at gå i Direktion > Værdianalyse > knappen [Faktorer i ny opgørelse]. Hvis der mellem ledelse og projektledelse indgås aftale om at ændre en given fastpris delsags ambitionsfaktor, har du brug for dette billede. Oversigten viser samtlige åbne delsager efter fast pris og efter tryk på [Tillad redigering], kan du rette ambitionsfaktoren på den pågældende delsag. Knappen [Kopier ambitionsfaktor til AF i ny opgørelse] kopierer samtlige delsagers ambitionsfaktor til kolonnen Faktor i ny opgørelse. Kolonnen indeholder således en kopi af de aktuelle ambitionsfaktorer. Formålet er at kunne danne den samme værdiopgørelse flere gange i træk, uden at en fornyet ændring af en eller flere delsagers ambitionsfaktor slår igennem på den værdiopgørelse, du er i gang med at færdiggøre. Knappen [Beregn forventet SlutFaktor og brug som faktor i ny opgørelse] beregner delsagernes SlutFaktor og indsætter den i kolonnen Faktor i ny opgørelse. Endvidere kan du få brug for at redigere i den ambitionsfaktor, der står i kolonnen AF i ny opgørelse. Dette kan hænde, hvis du er kommet bagud med dannelsen af værdiopgørelser, og der derfor skal bruges en anden faktor i opgørelsen end den aktuelle. Over hver kolonne finder du en knap, som åbner og lukker for redigering af ambitionsfaktorerne. En lukket kolonnes baggrundsfarve er grå, en åben kolonne er hvid. Bemærk: Selvom I har tastet faktorerne ind i programmet med mange decimaler bliver de kun vist med to decimaler. Hvis I på et tidspunkt skriver den samme faktor ind i feltet med de to decimaler, som visningen kan rumme, vil det give udslag i opskriv/nedskriv kolonnen, da de færre indtastede decimaler vil udløse en ændring i delsagens værdi. Delsager, hvor der er forskel mellem aktuel ambitionsfaktor og AF i ny opgørelse markeres med orange i højrekanten. Før du lukker en sag skal ambitions- og produktionsfaktoren være lig med den realiserede slutfaktor, ellers vil sagen ikke få sin korrekte slutværdi. Copyright Korsgaard EDB ApS 12 af 19

13 4.6 Værdianalyseredskabets opbygning Redskabet giver stort set de samme muligheder uanset tidsperspektiv. Tidsperspektivet er afspejlet i den til redskabet tilhørende rapport, hvor der afhængig af tidsperspektiv er forskel i antal kolonner og deres indhold. Rapporten vises i den nederste del af billedet. Den øverste halvdel af skærmbilledet rummer først og fremmest grupperingsmulighederne. Det viste antal dimensioner afhænger af hvilke dimensioner, der er aktiveret ved konfigurering af AutoPilot. Dimensionerne kan kombineres i op til 3 niveauer. Se afsnit Feltet til indstilling af hvilke sandsynlighedssager, der medtages, findes kun i prognoserne [Nuværende produktionsår] og [Produktionsår +1-3] Se også afsnit [Sideskift]: Flueben her gør, at der bliver indsat et sideskift hver gang Gruppering 1 skifter. Dvs. at rapporten vil skifte side hver gang Gruppering 1 går videre til næste nøgle. Eksempel: Gruppering 1 efter medarbejderinitialer vil medføre sideskift mellem hver medarbejder. [Udelad 0-linjer]: Dette flueben vil fjerne eventuelle 0-linjer fra rapporten dvs. alle de linjer, hvor der står 0 i samtlige kolonner. På overfladen kan det se ud, som om enkelte 0-linjer alligevel optræder. Det skyldes afrunding, for rapporten vises i hele kroner, men regner med to decimaler. [Full Screen]: Flueben her skifter rapportvisningen til at fylde hele skærmen. Grupperingsmulighederne blændes ud, men aktiveres igen når fuld skærm visningen slås fra. Se Appendiks B for eksport- og printmulighederne samt navigationsfunktioner. Copyright Korsgaard EDB ApS 13 af 19

14 4.5.1 Analysere data Ved hjælp af de tre grupperinger, gruppering 1, 2 og 3 kan du frembringe statistikker, der viser dig, under hvilke omstændighedskombinationer jeres virksomhed producerer den største faktor. Ud over at danne en forud defineret statistik, kan du også eksperimentere dig frem ved hjælp af værktøjet. Klik på den ønskede dimension, og rapporten viser en statistik grupperet efter dimensionens nøgler. Der er ingen begrænsninger i kombinationsmulighederne. Copyright Korsgaard EDB ApS 14 af 19

15 5 Ibrugtagning og opsætning Vi anbefaler, at du deltager i vores værdianalysekursus og herudover opsøger konsulentbistand ved den egentlige ibrugtagning. Du får kun et ordentligt udbytte af redskabet, hvis du har deltaget i vores kursus. Desuden er det alt afgørende at komme rigtigt fra start. Den vigtigste betingelse for at komme rigtigt fra start er at samtlige sagers værdi på det valgte starttidspunkt er registreret med korrekt værdi. Konsulenten kan overskue din situation og anvise den letteste måde hvorpå du kommer sikkert fra land. Desuden kan konsulenten i samarbejde med dig hurtigt realisere de mest oplagte gevinster ved brug af analyseværktøjet. Er du først kommet godt fra start er det en smal sag at anvende værdianalyse en gang om måneden og have vished for, hvor I tjener de bedste penge. For at kunne anvende værdianalyseredskabet skal nogle forudsætninger være til stede i AutoPilot. På det mest grundlæggende niveau skal I have faktureringslicensen, som giver adgang til at anvende redskabet hvad angår fortiden. Adgang til at analysere fremtiden kræver licens til likviditet/prognose. Værdianalyse aktiveres i Konfiguration > Diverse > Anvend værdianalyse. Denne aktivering åbner for de relevante muligheder i Basis og Direktions-programmerne. Herefter skal udgangspunktet for beregning af værditilvækst fastlægges. Dette foregår på 2 forskellige måder afhængig af hvor længe I har haft AutoPilot. Har I skiftet produktionsår mens I har haft AutoPilot foregår det ved at samtlige sagers værdi fastlægges ultimo det senest afsluttede produktionsår. Har I ikke skiftet produktionsår mens I har haft AutoPilot foregår det ved at samtlige sagers værdi fastlægges ultimo dagen før AutoPilot start. I begge tilfælde skal det første produktionsår oprettes, hvilket foregår i Basis. 5.1 Afsluttet et produktionsår siden start af AutoPilot Ved ibrugtagning af værdianalyse i et produktionsår, hvor produktionsårets startdato ligger senere end startdatoen for ibrugtagning af AutoPilot, udgør sagernes værdi ultimo sidste år fundamentet for beregning af senere værditilvækst. Derfor skal sagernes værdi ultimo sidste år fastlægges. Det opnår du ved at lave en værdiopgørelse pr. sidste dato i sidste år Ibrugtagning Følg de nedenfor beskrevne 9 trin for at klargøre AutoPilot til at bruge værdianalyse. 1. Konfig > Diverse > Anvend Værdianalyse. En markering i dette felt aktiverer værdianalysen alle de relevante steder i AutoPilot. Vælg hvordan værdi skal opgøres for henholdsvis delsag efter fast pris og medgået tid. Vælg også, hvem må redigere Ambitionsfaktor. 2. Under Basis > Diverse > Produktionsår oprettes det første produktionsår ved at trykke på knappen [Opret nyt produktionsår]. Du vælger den måned, hvor produktionsåret starter hos jer, og trykker på Gem -knappen. Nu ligger produktionsåret som en linje i listen. Funktionen til oprettelse af produktionsår finder selv ud af at oprette det foregående år som det første produktionsår. 3. Sørg for at interne, udebiterbare sager står som fast pris sager med ambitionsfaktoren 0,00. Det medfører, at timer forbrugt på disse sager får værdien nul. 4. Opret fastpris delsagernes startfaktorer ved at trykke på knappen [Faktorer i første opgørelse] i Dir > Værdianalyse. Startfaktorerne gælder kun for ultimo sidste år og anvendes af systemet til at beregne delsagernes værdi når du laver den første værdiopgørelse pr denne dato. Copyright Korsgaard EDB ApS 15 af 19

16 Værdien af en fastpris delsag beregnes som delsagens kostpris x startfaktoren, afhængig af konfigurationen. Til støtte for beregning af denne faktor er delsagens kostpris pr ultimo sidste år er vist i en separat kolonne. Når du har lukket det første produktionsår, vil teksten på denne knap ikke længere være [Faktorer i første opgørelse] men [Faktorer i ny opgørelse]. 5. I Dir > Værdianalyse > tryk på det hvide papir for at danne en værdiopgørelse pr den sidste dag i sidste år. 6. Kontroller, at denne værdiopgørelse er korrekt. Hvis ikke: slet den, korriger relevante startfaktorer og dan den påny. 7. Lås værdianalysen ved at trykke på hængelås-ikonet. 8. Basis > Diverse > Produktionsår. Luk produktionsåret. Dette gør du ved at trykke på knappen [Luk produktionsår]. Det er kun muligt, hvis du forinden har låst den ovennævnte værdiopgørelse. Et lukket produktionsår vil ikke kunne åbnes igen, og værdiopgørelser, der er tilknyttet et lukket produktionsår, kan ikke slettes. 9. Opret et nyt produktionsår ved at trykke på knappen [Opret nyt produktionsår]. Det nye produktionsår starter dagen efter at det gamle sluttede, det beregner AutoPilot automatisk. Ved overgangen fra ét produktionsår til det næste bliver lukkede sager sorteret fra. I den forbindelse skal du sikre dig, at I ikke har behov for at genåbne nogle af disse sager. Har I det, skal de genåbnes inden produktionsåret lukkes. Det kan nemlig ikke lade sig gøre at genåbne en sag, der er lukket tilbage i et nu lukket produktionsår. 10. Du er nu klar til at lave den første værdiopgørelse, hvorefter du kan analysere den første periodes værditilvækst. Bemærk, at du ikke kan genåbne delsager, hvor lukkedatoen ligger i et lukket produktionsår. I stedet åbnes en ny delsag under samme sagsnummer. Hvis I har opfølgning på sager, f.eks. 1-års og 5-års eftersyn, kan I oprette separate delsager til det. Så undgår I at afsluttede, uproduktive sager indgår i følgende års værdianalyserapporter. Når du har lukket et produktionsår og åbnet det nye, kan du lave den første værdiopgørelse i det aktuelle produktionsår. 5.2 Er i samme produktionsår som start af AutoPilot Ved ibrugtagning af værdianalyse i et produktionsår, hvor produktionsårets startdato ligger tidligere end startdatoen for AutoPilot, er værdien af sagernes primotal i AutoPilot fundamentet for beregning af senere værditilvækst Ibrugtagning Følg de nedenfor beskrevne 7 trin for at klargøre AutoPilot til at bruge værdiopgørelser. 1. Konfiguration > Diverse > Anvend Værdianalyse. En markering i dette felt aktiverer værdianalysen alle de relevante steder i AutoPilot. 2. Under Basis > Diverse > Produktionsår oprettes det første produktionsår ved at trykke på knappen [Opret nyt produktionsår]. Du vælger den måned, hvor produktionsår starter hos jer, og trykker på Copyright Korsgaard EDB ApS 16 af 19

17 Gem -knappen. Nu ligger produktionsåret som en linje i listen. Funktionen til oprettelse af produktionsår finder selv ud af, hvilket produktionsår, der skal være det første. 3. Sørg for at interne, udebiterbare sager står som fast pris sager med ambitionsfaktoren 0,00. Det medfører, at timer forbrugt på disse sager får værdien nul. 4. For at danne den første værdiopgørelse skal primoværdierne først være opgjort. Det gør du ved at gå i Basis > Primotal > Sager og klikke på knappen [Primofaktorer]. Her får du en formular, hvor du kan indtaste faktorerne, som skal bruges til at beregne sagernes primoværdi. Når du har gjort det, trykker du på knappen [Registrer værdi primo]. Så beregner AutoPilot sagernes primoværdi. 5. I Dir > Værdianalyse > tryk på det hvide papir for at danne den første værdiopgørelse til brug for værdianalyse. 6. Kontroller at denne værdiopgørelse er korrekt. Hvis ikke: slet den, korriger relevante primofaktorer og dan den påny. 7. Lås værdianalysen ved at trykke på hængelås-ikonet. Et lukket produktionsår vil ikke kunne åbnes igen, og værdiopgørelser, der er tilknyttet et lukket produktionsår, kan ikke slettes. Ved overgangen fra ét produktionsår til det næste bliver lukkede sager sorteret fra. I den forbindelse skal du sikre dig, at I ikke har behov for at genåbne nogle af disse sager. Har I det skal de genåbnes inden produktionsåret lukkes. Det kan nemlig ikke lade sig gøre at genåbne en sag, der er lukket tilbage i et nu lukket produktionsår. Bemærk, at du ikke kan genåbne delsager, hvor lukkedatoen ligger i et lukket produktionsår. I stedet oprettes en ny delsag under samme sagsnummer. Hvis I har opfølgning på sager, f.eks. 1-års og 5-års eftersyn, kan I oprette separate delsager til det. Så undgår I at afsluttede, produktive sager indgår i følgende års værdiopgørelser. Når du har lukket et produktionsår og åbnet det nye, kan du lave den første værdianalyserapport i det nye produktionsår. Copyright Korsgaard EDB ApS 17 af 19

18 Appendiks A Her ses et eksempel på en fastpris sag. Den blev oprettet med AF 2,5. De første måneder arbejdede man på sagen i et antal timer, der svarer til en kostpris på Dermed er sagens værdi på ved opgørelse A. I sidste måned indså sagsledelsen, at det resterende arbejde har så stort et omfang, at det kun er muligt at opnå AF 2,0. Det godkendte ledelsen. I løbet af perioden er der brugt timer for yderligere kroner. Samtidig blev AF skruet ned til 2,0. Denne nye AF gælder for alle timer siden delsagens start. Ved værdiopgørelse B er den samlede værdi altså x 2, dvs I løbet af perioden er der således indtruffet et tab på Copyright Korsgaard EDB ApS 18 af 19

19 AutoPilots værdianalyse dokumenterer det på flg. måde: Periodens produktion: x 2 = Periodens afskrivning: minus = Periodens nettoproduktion: Dette billede viser, hvordan AutoPilot beregner værditilvækst på medgået tid sager. I den første opgørelse, ved tidspunkt A, er salgsprisværdien af de på sagen afholdte timer I løbet af perioden afholdes der timer til en salgsprisværdi af yderligere Imidlertid er der afskrevet timer for en salgsprisværdi på Dermed bliver den samlede salgsprisværdi på opgørelsestidspunkt B Nettoværditilvæksten beregnes som værdien på tidspunkt B minus værdien på tidspunkt A, dvs I AutoPilots værdianalyse præsenteres det som periodens produktion, som er de minus afskrivninger, der er sket i løbet af perioden, dvs. de Nettoproduktionen er således Appendiks B Print og eksportmulighederne findes lige over rapporten sammen med navigationsfunktionerne. Tryk på printerikonet sender rapporten direkte til print. Du kan selv vælge antal kopier og hvilke sider, der skal printes. Ved at trykke på eksportikonet får du mulighed for at vælge mellem 10 forskellige filformater og bestemme den eksporterede fils placering. Dette ikon slår navigationsbaren til og fra. I navigationsbaren findes en liste over enhederne fra Gruppering 1, så det er nemt at bladre frem til det relevante sted i rapporten. Pilene bladrer én side ad gangen eller til hhv. første og sidste side af rapporten. Copyright Korsgaard EDB ApS 19 af 19