Dagsorden AARHUS UNIVERSITET. Møde den: 24. august 2017, kl Mødelokale stueetage Møde i LSU Økonomi og Bygninger

Transkript

1 AARHUS Møde den: 24. august 2017, kl Mødelokale stueetage Møde i LSU Økonomi og Bygninger Dagsorden Deltagere: Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Charlotte Lyngholm, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Tanja Stride, Linda N.K. Rasmussen, Jenny Oostwouder, Marianne Maria Larsen 1. Godkendelse af dagsorden Marianne Maria Larsen 2. Opfølgning på referat fra mødet den 12. juni 2017 (5 min.) Link til referat fra den 12. juni 2017 Dato: 18. august Opfølgning på trivsel i Regnskab (15 min.) Side 1/1 4. Orientering fra formand og næstformand (10 min.) Orientering om mødet i ASU den 22. juni 2017 Orientering om personale Evaluering af LSU arbejde udsættes et år. Der er igangsat flere initiativer i forbindelse med den seneste evaluering f.eks. interne nyheder om kommende punkter og orientering fra mødet. 5. Særlige temaer til MUS og drøftelse af kompetenceudvikling (1 time) I henhold til LSU s årshjul drøftes kompetenceudvikling samt muligheden for særlige temaer til den kommende MUS runde../. Inspirationsmateriale fra HR 6. Økonomi (10 min.)./. Økonomimateriale 7. Orientering til medarbejderne (10 min.) LSU beslutter, hvilke emner, der skal indgå i den direkte mail til medarbejderne med opfordring til at læse mere herom i referatet. 8. Eventuelt (5 min.)./. Ajourført årshjul for LSU Aarhus Universitet Trøjborgvej Aarhus C Tlf.: Fax: adm@au.dk Web:

2 OPSTART AF ÅRETS MUS I LSU AU AARHUS

3 OPSTART AF ÅRETS MUS PÅ DAGSORDENEN I LSU I JUN/AUG Formål: At sikre en dialog/drøftelse af den lokale opstart af MUS Udbytte: At sikre at aktuelle dagsordener forankres i MUS, evt. som tillægsspørgsmål, og at det drøftes om der er noget i den eksisterende praksis, der ønskes optimeret til de kommende MUS. Proces: Drøftelse/dialog i udvalget evt. ud fra oplæg/inspirationsspørgsmål. AU AARHUS

4 INSPIRATIONSSPØRGSMÅL TIL DRØFTELSEN Er der, udover de faste temaer, særlige aktuelle temaer (fx. temaer afledt af jeres resultater fra den Psykiske APV), I ønskes der drøftes på de kommende MUS? Er der særlige ting omkring jeres eksisterende praksis omkring MUS, som I ser et behov for at optimere/gøre anderledes til de kommende MUS? Hvordan sikrer I, at I får det ønskede udbytte og værdi af de kommende MUS? AU AARHUS

5 AU AARHUS

6 AARHUS Økonomisekretariatet Alle beløb er i kr. og i faste priser Fortegn viser indtægt er positiv og udgift er negativ. Opsamling ordinære midler Økonomi og Bygninger Årsafslutning Primo 2016 ØR ØR Resultat 2016 Afvigelse til ØR3 Løn og kontorhold Tilskud til eksterne IT systemer Særlige VD opgaver Konsulentydelser Midlertidige Bevillinger Nettoforbrug i alt Bevilliget ramme Resultat Indledning Der er i ØB samlet realiseret et mindreforbrug på 2,7 mio. kr. Det er primært L&K hvor mindreforbruget er realiseret. For AU fællesudgifterne i ØB regi har der været et merforbrug på Infrastrukturpuljen tkr., som dog, stort set, opvejes af et mindre forbrug på Særlige VD opgaver og Konsulentydelserne. 1. Løn og kontorhold Primo 2016 ØR ØR Resultat 2016 Afvigelse til ØR Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab I ØB er der samlet set realiseret et mindreforbrug på TAP løn tkr. 500, det er primært Indkøb og Regnskab, hvor vakante måneder har akkumuleret sig. DTAP, her udgør Regnskab tkr. 80 af en totalt mindreforbrug på tkr Flere refusioner tkr. 500, flere barsler og jobrotationsmidler/refusion. Anden drift udgør tkr. 612 på enhedsbudgetterne, Regnskab udgør 40 % heraf. Projektpuljen og flytteprojektet har et samlet mindreforbrug på tkr. 390, der udstår fakturaer vedr. flytningen til Yderligere er der hentet tkr. 145 på øgede salgsindtægter, fakturering af udvendigvedligehold BYGST. Slutteligt, har den sidste afstemning af løn øget lønafstemningsprojektet tkr Tilskud til eksterne partnere Primo 2016 ØR ØR Resultat 2016 Afvigelse til ØR Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab Mindreforbrug på Fællesforsendelsesomkostninger tkr. 290 grundet effekten af B post og ikke mindst Digital post som er skudt i gang i Der er på Infrastruktur realiseret et merforbrug på tkr IT Systemer Primo 2016 ØR ØR Resultat 2016 Afvigelse til ØR Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab Der er realiseret en række små mindreforbrug, som dog spises op af et merforbrug på citrixlicenser til teknisk software, citrixlicenser som ikke længere kan køre gratis gennem AU IT grunden antallet. Kan vi gøre noget ved det altså reducerer antallet? Er der f.eks. inaktive brugere eller lignende? 4. Særlige opgaver for VD området Primo 2016 ØR ØR Resultat 2016 Afvigelse til ØR Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab

7 AARHUS Økonomisekretariatet Ift. ØR3, så er udgifterne til Bank og kursgebyrer ikke blevet så store som frygtet, tkr. 280 mindre. Regnskab, tekniske poster har også haft et mindreforbrug tkr. 120, men også færre indtægter til EG bolig tkr. 60. Der har ikke været forsikrings/erstatnings sager i 2016, her realiseres et mindreforbrug på tkr Konsulentydelser Primo 2016 ØR ØR Resultat 2016 Afvigelse til ØR Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab Navision og Tidshåndtering har samlet et mindreforbrug på tkr. 383 grundet manglende ressourcer hos leverandørene. Tkr. 393 i mindreforbrug kommer fra Advokat og rådgivningsydelser, heraf er tkr. 145 fra færre klagesager og færre indkøbsaktiviteter (Indkøb), heraf tkr. 98 (Bygn.øko&Jura), HIH sagen er ikke færdiggjort, heraf tkr. 92 Revision, løbende rådgivning. Dog har der været et merforbrug grundet review af de nye forretningsgange for projektcontrolling tkr Midlertidige bevillinger Primo 2016 ØR ØR Resultat 2016 Afvigelse til ØR Årsager til afvigelse mellem ØR3 og regnskab

8 AARHUS Økonomisekretariatet ØB ØR Alle beløb er i kr. Det forudsættes at ramme og budget er ens i BO årene. Opsummering R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR ØR1 Primo B2018 niv. 17 Ramme Løn og kontorhold Nettoforbrug Løn og kontorhold Overskud/Underskud LK Ramme Fællesomkostninger i alt Nettoforbrug Tilskud til eksterne Nettoforbrug IT systemer Nettoforbrug Særlige VD opgaver Nettoforbrug Konsulentydelser Nettoforbrug Midlertidige Bevillinger Overskud/Underskud FO Overskud/Underskud i alt Indledning Som det fremgår af tabellen viser Rammen for løn og kontorhold et overskud på 1,950 mio. kr. Det foreslås, at der overføres kr. til fællesudgifterne heraf afsættes kr. til videreudvikling af Promark (system til tidshåndtering) og kr. til prisfremskrivning af infrastrukturpuljen. ØB fortager derudover ved ØR1 en midlertidig nedskrivning af den samlede ramme med 1,5 mio. kr. Rammenedskrivningen skal ses i lyset af det genererede overskud i 2016, og deraf fokus på en skarpere budgetlægning, herunder speciel fokus på refusioner og vakancer. I budgettet for løn og kontorhold er således på nuværende tidspunkt indarbejdet kr. til videreudvikling af Dalux og kr. til pilotprojekter med robotteknologi. Fra 2018 og frem nedskrives rammen til løn og kontorhold med kr. fordi Anders Moestrup vender tilbage til HR. Fællesudgifterne: Der er pt. forventninger om små mindreudgifter på fællesudgifterne. Merudgifterne er på 0,426 mio. kr. og udgør dermed alene ca. 2 pct. af det samlede budget til fællesudgifter. Set i lyset af den generelle usikkerhed så tidligt på året foretages ikke på nuværende tidspunkt et løft af rammen. I stedet følges udviklingen nøje frem mod ØR Løn og kontorhold R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme Nettoforbrug Overskud/Underskud

9 AARHUS Økonomisekretariatet 1.1 Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 ØB's løn og kontorhold nedskrives rammemæssigt med 450 tkr., de 450 tkr. Flyttes til ØB Fællesudgifter heraf kr. til prisregulering af fællesudgifterne og til yderligere udvikling af promark. Derudover så nedskrives ØB's ramme til Løn og kontorhold med det beløb som ikke forventes forbrugt (tkr ). Fra 2018 reduceres rammen med 300 tkr. som overføres til AU HR i forbindelse med at Anders Moestrup vender tilbage til HR. 1.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type Ja Flyttet til/fra andet VD område Infrastrukturpuljen p/l reguleres Nej Intern flytning på VD området Ekstra midler til yderligere udvikling af Promark kun Nej Flyttet til/fra andet VD område Nedskrivning af ramme til løn og kontorhold, til Direktørpuljen Ja Flyttet til/fra andet VD område Nedskrivning af ramme fra 2018, flytning af Anders Moestrup tilbage til HR.

10 AARHUS Økonomisekretariatet 2. Tilskud til eksterne partnere R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme Nettoforbrug Overskud/Underskud Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Tilskud til eksterne består af Infrastrukturpuljen og Fællesforsendelsesomk. Infrastruktur overfører 200 tkr. I ramme til AU IT, samtidig p/l reguleres Infrastrukturpuljen med et tilsvarende beløb, fordi Infrastrukturpuljen ikke tidligere er blevet p/l reguleret. 2.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type Ja Flyttet til/fra andet VD område Overførsel til AU IT vedr. faldebortomk. Serverrum Ja Intern flytning på VD området Infrastrukturpuljen p/l reguleres 3. IT Systemer R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme Nettoforbrug Overskud/Underskud Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Der forventes et let øget forbrug, primær årsag er AURUS som ikke forventes opsagt i 2017 (119 tkr.) og Citrixlicens til teknisksoftware (39 tkr.) 3.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type 1 Beskrivelse 2 Beskrivelse

11 AARHUS Økonomisekretariatet 4. Særlige opgaver for VD området R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme Nettoforbrug Overskud/Underskud Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Der forventes et merforbrug til bankgebyrer på 360 tkr., derudover forventes et ikke ramme finansieret merforbrug på ca. 245 tkr. Disse merforbrug forventes dækkes af mindreforbrug ift. Rammen på øvrige kategorier under AU fællesudgifter. 4.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type 1 Beskrivelse 2 Beskrivelse 5. Konsulentydelser R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme Nettoforbrug Overskud/Underskud Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Der forventes et mindreforbrug på ca. 125 tkr. Der bevilliges 250 tkr. Til yderligere udvikling af Promark, omkostningerne reduceres med i alt 350 tkr., heraf er 250 tkr. Revisionsudbudet, færre forventede omk. Til rådgivning 75 tkr. Og reduktion af posten til revision af STÅ. 5.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type Nej Intern flytning på VD området Merbudget til videreudvikling af Promark 2 Beskrivelse

12 AARHUS Økonomisekretariatet 6. Midlertidige bevillinger R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR ØR1 Primo B2018 niv. 17 Eksisterende ramme Nettoforbrug Overskud/Underskud Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Ingen bemærkninger 6.2 Ønskede rammeændringer Nr. Ændring i 2017 Ændring i 2018 Permanent Type 1 Beskrivelse 2 Beskrivelse 7. Eksterne projekter (DR 4 6) R2016 i niv. '16 R2016 i niv. '17 R Jan Feb 17 Primo 2017 ØR ØR1 Primo Eksterne tilskud Øvrige indtægter Løn Husleje Øvrig drift Overskud/Underskud Årsager til afvigelse mellem Primo og ØR1 Ingen bemærkninger

13 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL17OER1 AUL16OER3 AUL17PRIMO Diff R2016 vs. ØR Løn og kontorhold Projekter Projekter R2016 B2017 ØR1 P B2016 ØR3 P Løbende priser 2017 ØR1 PRIMO Stab Økonomisekretaria tet BI enheden Indkøb Regnskab Bygningsøkonomi og jura Byggeri og planlægning Lønafstemnings projekt Ø&B Projektpulje Flytning Trøjborg Dalux implementerin g Forsøg med Robotter TAP løn Refusion DTAP Anden løn (Vakancer og anden løn) Rejser, hotel og forplejning Kompetenceudvikling, egne medarbejdere (hævet for stabe IT og telefoni (løft 2017 til workzone og overgang til fælles I Tjenestebil Anden drift Afskrivninger Julefrokost og sommerfest Salg (kaos og AUFF) Internt salg Lønafstemning Ramme IT systemer Projekter Økonomisystemer ekstern drift BI enheden ITsystemer FM system IT Digitalpost Indkøbsanalyse system Navision AURUS IndFak Webshop CWT ØSLDV NS STADS ARS Dibs EG Bolig RejsUD Tidshåndtering Dalux (del af Infrastrukturpulje) TV fælles (del af Infrastrukturpulje) Adgangskort (del af Infrastrukturpulje) Videoovervågning (del af Infrastrukturpulje) Energy Key (del af Infrastrukturpulje) Call Center (del af Infrastrukturpulje) Kunstkonservering (del af Infrastrukturpulje) Citrix licens, teknisk software (del af infrastruktur) Licenser Digitalpost (del af ForsendelseVD) Medfin. Af PF Tidshåntering pba. system bespar. Indkøbsanalysesystem af midler til projekter SKI abonnement (midler fra projekter) Ramme Tilskud til eksterne Projekter Infrastrukturpuljen Forsendelsesomk. Fælles ADM Infrastrukturpuljen ForsendelsesOmkostninger Fælles ADM Internt salg, pakkeafregning Digital forsendelse Ramme Særlige VD opgaver Økonomisystemer særlig drift Regnskab særlig drift Bygningsøkonomi og jura særlig drift Navision AURUS IndFak Webshop CWT ØSLDV NS STADS ARS Tidshåndtering Dibs EG Bolig Finansielle poster Rykkere og rente fra debitorer Tekniskeposter Regnskab Tekniske poster til udlign. BALANCE Dibs EG Bolig Bankgebyrer Kursgebyr

14 Renteudg. og rykkergebyrer Forsikringsskader/Erstatninger Postbiler el. relateret hertil Posten i øvrigt Ramme Særlige konsulentydelser Projekter Økonomisystemer udvikling Økonomi Revision og Rådgivning Økonomi BI enheden Økonomi Indkøb Regnskab Bygningsøkonomi og jura Indkøbsmodul, Indfak2 Navision AURUS IndFak Webshop CWT ØSLDV NS STADS ARS Dibs EG Bolig ProMark Revision, løbende Revision, STÅ Revision, eksterne midler PwC særrevision, Foulum & Roskilde Advokatbistand Rådgivning, løbende (af midler til projekter) Digitalpost, Strålfors konsulent IT Sikkerhedsrevision Indkøbsmodul, Indfak2 (af midler til projekter) RejsUD (midler til midlertige projekter) Ramme Ramme Ramme Promark Ramme residual RejsUD

15 Årshjul for LSU Økonomi og Bygninger 1. møde ultimo januar Lønforhandlingsproces Opfølgning på MUS Foreløbig regnskab 4. møde ultimo november Budget Arbejdsmiljøstatistikker fra HR (fællesdrøftelse i LSU og LAMU) 2. møde ultimo maj Evaluering af lønforhandlingsproces Udarbejdelse af kriterier til næstkommende lønforhandling Budget og regnskab Faste punkter: Godkendelse af dagsorden Opfølgning på referat fra seneste møde Økonomi Orientering fra formand og næstformand o herunder orientering fra møder i ASU samt personale Orientering til medarbejderne Eventuelt 3. møde ultimo august Evaluering af LSU arbejde Særlige temaer til MUS Kompetenceudvikling