Brugermanual. Byggeweb Projekt 7.38

Transkript

1 Brugermanual Byggeweb Projekt

2

3 Indholdsfortegnelse Velkommen til RIB manualen Indledning RIB's historie Projektweb som princip Projektering Byggeweb Projekt gør samarbejdet nemmere Udførelse Filversionering Meta data Aflevering Opbygning af Byggeweb Projekt Indledning Arbejdsområdet Udgivelsesområdet Fordelingsområdet Byggeweb Projekt Roller Indledning Udveksler Udgiver Godkender Frigiver Distributør Modtager Administrator Projektadministrator Administrator af udgivelsesområdet Administrator af fordelingsområdet Projektinformation Projektnavn og -beskrivelse

4 Rediger projektnavn og beskrivelse Administratorer Arbejdsområdet Indledning Dokumenttyper Xrefs Arbejdsområdets opbygning ) Venstre værktøjslinie ) Højre værktøjslinie ) Hovedmenuen ) Hovedvindue ) Modulvælgeren ) Filinformation Venstre værktøjslinie Opret mappe Omdøb mappe Slet mappe Mappeovervågning Mapperettigheder Højre værktøjslinie Upload filer Download filer Udgiv nye filversioner Slet filer Lås/Lås filer op Kopier filer Flyt filer Rediger filinformation Notificer brugere og kontaktpersoner Tilføj til versionssæt Udskriv mappeindhold Send filer til print Skrift visning Søg i mappe DWF Converter Hovedmenu Opbygning af Mappestruktur

5 Papirkurv Overvågede mapper Siden sidst Hovedvindue Filter Menu Modulvælgeren Modulvalg Filinformation Se fil Filinformation Filstatus Filhistorik WebDAV WebDAV Særlige forhold ved brug af WebDAV Udgivelsesområdet Indledning Dokumentlister Rettighedssætning Godkendelsesprocedure Udgivelsesområdets opbygning ) Venstre værktøjslinie ) Højre værktøjslinie ) Hovedmenuen ) Hovedvindue ) Modulvælgeren ) Filinformation Venstre værktøjslinie Opret dokumentliste Rediger dokumentliste Slet dokumentliste Opret mappe Omdøb mappe Slet mappe Arkiver dokumentliste Tilknyt fordelingslister

6 Højre værktøjslinie Download filer Udgiv nye filversioner Fordel filer Kontroller filfordeling Download fil liste i Excel Slet filer Lad filer udgå Flyt filer Rediger filinformation Notificer brugere og kontaktpersoner Tilføj til versionssæt Send filer til print Søg i mappe Hovedmenu Afventer godkendelse Afviste filversioner Ikke-udgivne filversioner Senest godkendte filversioner Senest udgivne filversioner Senest frigivne filversioner Hovedvindue Filter Menu Modulvælgeren Modulvalg Filinformation Se fil Filhistorik Filinformation Filstatus Fordelingsområdet Indledning Fordelingslister Fordelingsområdets opbygning ) Venstre værktøjslinie ) Højre værktøjslinie ) Hovedmenuen

7 4) Hovedvindue ) Modulvælgeren ) Filinformation Venstre værktøjslinie Opret fordelingsliste Rediger fordelingsliste Slet fordelingsliste Tilknyt dokumentlister Højre værktøjslinie Download filer Fjern filfordeling Fordel filer Rediger printfordeling Download fil liste i Excel Send filer til print Notificer brugere og kontaktpersoner Tilføj til versionssæt Rediger periode Søg i mappe Hovedmenu Modtagere Senest frigivne filversioner Printfordeling, undtagelser Hovedvindue Filter Menu Modulvælgeren Modulvalg Filinformation Se fil Filinformation Filgodkendelse Filfrigivelse Filhistorik Versionssæt Opret versionssæt

8 Versionssæt indstillinger Rediger Versionssæt Slet versionssæt Tilføj versioner til versionssæt Udskift version Fjern version fra et versionssæt Kommunikation Meddelelser Ny meddelelse Besvar meddelelse Luk meddelelse Adresseliste Opret adresse Download adresseliste i Excel Projektadministration Systeminformation Projektdata Projektstatistik Mapperettigheder pr. gruppe Brugernes gruppemedlemskaber Versionsoptimering Bestilling af filbackup Print ordrer Printbestillinger Anbefalede printleverandører Rediger anbefalede printleverandører Godkendelsesprocedure Godkendelsesprocedure Rediger godkendelsesprocedure Grupper

9 Opret gruppe Omdøb gruppe Slet gruppe Rediger gruppe Brugere Ændre betalingsbetingelser Tilføj bruger (Har allerede firma relation til projekt) Tilføj bruger (Har ikke firma relation til projektet) Rediger brugerens rettigheder Brugeropsætning Generelt Stamdata Adgang Admin Roller Grupper Udgivelse Fordeling Notifikation Synkronisering Fjern bruger Historik Indledning Predefinerede logfiltre Projekt-logfiltre Opret logfilter Rediger logfilter Slet logfilter Bruger-logfiltre Download logfil i Excel Personlige oversigter Personlige oversigter Registrerede personoplysninger

10 Projektindstillinger Projektindstillinger Registrerede firmaadresse Abonnement og betaling Notifikationer, individuel opsætning Printbestillinger Printbestillinger Brugerhistorik Brugerhistorik Backup-bestillinger Backup-bestillinger

11 Velkommen til RIB manualen Indledning Velkommen til Byggeweb Projekt manualen. I det følgende materiale vil vi klarlægge brugen og funktionerne i Byggeweb Projekt samt de services som hører til. Vi vil også give eksempler på hvordan man optimerer sine arbejdsgange så man får mest muligt ud af Byggeweb Projekt. RIB's historie RIB A/S er virksomheden bag det førende projektweb i Danmark RIB A/S blev lanceret i 1997 og er i dag markedets mest udbredte og gennemtestede projektweb med over projektwebbrugere. På baggrund af det store antal gennemførte projekter i både Danmark og resten af norden, har RIB opnået en særlig ekspertise indenfor digitalt projektsamarbejde. Drivkraften bag RIB A/S' projektweb-løsninger er viden der er skabt via tæt samarbejde med aktørerne bag Det Digitale Byggeri, samt et stærkt netværk af samarbejdsparter på tværs af faggrænser i den danske byggebranche. RIB A/S bidrager igennem deltagelse i forskellige konsortier aktivt med input, udvikling og best practice løsninger til byggebranchen. Det betyder at erfaringer fra tidligere projekter indgår i udviklingen og skabelsen af nye og at RIB A/S er i stand til at løfte opgaven til et højere niveau og specifik tilpasse den enkelte opgaves behov til gavn for alle deltagende parter. RIB er i stand til at håndtere projekter i alle størrelser og på alle niveauer og specifik tilpasse den enkelte løsning til opgavens behov. RIB A/S' specialviden og ekspertise er forankret i hver enkelt medarbejders kompetencer og alle ansatte i RIB A/S arbejder målrettet for at opretholde det ubetinget helhedsorienterede kvalitetsniveau som vi tilbyder vores kunder. RIB A/S er det førende udviklingsselskab inden for projektweb i Skandinavien. 11

12 Projektweb som princip Byggeweb Projekt er en projektweb-løsning som samler byggesagens dokumenter på ét sted og som via Internettet gør det muligt at styre og koordinere udvekslingen af den samlede mængde tegninger og øvrige dokumenter i en byggesag. Byggeweb Projekt kan tilpasses ethvert byggeprojekt uafhængig af størrelse, faseopdeling og kompleksitet. Byggeweb Projekt understøtter byggeprocessen fra program til produktion ved digitalt at strukturere og dokumenterer dokument- og tegningsudveksling på alle niveauer. Ved at samle byggesagens tegninger og øvrige dokumenter på ét sted og gøre dem tilgængelige for byggesagens forskellige parter på tværs af virksomhedsgrænser, geografi og softwareformater, sikres både ledelse og projektteams et langt bedre grundlag for et mere effektivt samarbejde. Byggeweb Projekt sikrer en kontrolleret og effektiv dokumentudveksling mellem byggeledelse, rådgivere og entreprenører, samt en central styret dokumentfordeling og printdistribution - helt ud på byggepladsen. Byggeweb Projekt sætter fokus på opgaven ved kun at gøre materiale tilgængeligt, der har relevans for den enkelte projektdeltager. Projektering I projekteringsfasen har rådgiverne som oftest behov for at kunne samarbejde med de øvrige rådgivere på projektet og løbende udveksle foreløbige arbejdstegninger og dokumenter. Ved en traditionel udveksling af dokumenter løber rådgiverne den risiko, at der arbejdes på forældede eller ufærdige dokumenter. Kommunikation og udveksling foregår normalt via telefon, post og , hvilket udover de nævnte risici også bevirker en langsommelig arbejdsproces, idet distributionstiden let kan strække sig over længere tid. Byggeweb Projekt gør samarbejdet nemmere Ved at håndtere og udveksle arbejdsfilerne digitalt i arbejdsområdet, sikrer Byggeweb Projekts versionsstyring, at der altid arbejdes ud fra de seneste og gældende dokumenter. Samtidig opsamles dokumentation undervejs, så eventuelle tvivlspørgsmål kan afklares vha. filhistorikken. Hvem har eksempelvis afleveret hvilke tegninger, og har de andre set dem enten digitalt eller på print? Gældende materiale kan overføres til Byggeweb Projekts udgivelsesområde. Ved at holde de foreløbige og de gældende dokumenter adskilt minimeres risikoen for fejl og misforståelser, idet der ikke er tvivl om hvilke filversioner der er godkendte og gældende. Byggeweb holder via brugerne orienteret om alle nye og reviderede filversioner. 12

13 Udførelse Under byggeriets udførelse er der primært behov for løbende at kunne servicere projektets entreprenører med tegningsmateriale. Byggeweb Projekt letter opgaven, ved kun at gøre materiale tilgængeligt, der har relevans for den enkelte projektdeltager. Eksempelvis ved i fordelingsområdet at fordele projektmaterialet blandt de respektive parter, og sørge for at de til enhver tid har adgang til deres egen liste med relevante tegninger og dokumenter. Alle får direkte besked via , når nyt og gældende materiale frigives. Overblikket bevares og risikoen for fejl og misforståelser reduceres. Digital frigivelse af dokumenter giver også mulighed for direkte besparelser i forbindelse med print og distribution. Ikke mindst arbejdet med håndtering af rettelser lettes betydeligt. Filversionering Et af de grundlæggende og bærende principper i Byggeweb Projekt er filversioneringen. At filer versioneres, betyder, at nye udgaver af en fil, fx en tegningsrevision, ligger sig oven på de tidligere udgaver af samme fil. De tidligere udgaver vil således stadig være tilgængelige, men den umiddelbart tilgængelige filversion, vil altid være den seneste uploade filversion. Dette betyder at der altid er adgang til samtlige versioner af en fil intet slettes. Vær opmærksom på, at slettes en fil, er det samtlige filversioner der slettes. Eneste krav til at filversioneringen fungerer er, at forskellige udgaver af samme fil, har det samme filnavn. Dvs. angivelses af udgave, dato og andet i selve filnavnet er ikke tilladt. I stedet bruges metadata til at angive dette. Se Metadata. Meta data Metadata er beskrivende data om de enkelte filversion. Metadata gemmes separat for hver enkelt filversion, men kan kun redigeres for seneste filversion. Uploades en ny filversion, huskes metadata fra tidligere filversion og kan redigeres for den nye filversion. Metadata vises på fillister i Byggeweb Projekt og kommer også med i notifikations e- mails, i printfordelingslister og dokumentlister der trækkes ud fra Byggeweb Projekt. Byggeweb Projekt indeholder flere metadataskabeloner, som kan anvendes på projekterne. Der er i standardskabelonerne en række elementer som kan udfyldes for hver filversion, men intet krav om at enkelte elementer skal udfyldes. Det er således op til projektets parter at definere hvilke metadataelementer der ønskes benyttet på det givne projekt. Normalt vil man som minimum angive emne, revisionsbetegnelse og revisionsdato for de enkelte filversioner. Der kan efterfølgende foretages søgninger i Byggeweb Projekt via metadata, så de har både til formål at lette genfindende af filversioner og oplyse brugerne om filversionernes indhold, status, revision mm. 13

14 Aflevering Efter byggeriets opførelse ligger hele byggesagen samlet og i digital form. Struktureret og med historik over alle handlinger. Byggeweb Projekt sparer den tidskrævende indsamling og sammenstilling af data ved overdragelse af byggeriet. 14

15 Opbygning af Byggeweb Projekt Indledning Byggeweb Projekt er opbygget af en række moduler, med hver deres specifikke funktion. I dette kapitel vil vi forsøge at forklare lidt nærmere om brugen af de tre områder hvor projektets filer bliver behandlet og distribueret til de deltagere der tilknyttet projektet. Arbejdsområdet I arbejdsområdet udveksles foreløbige arbejdsfiler mellem sagens parter. Normalt foretages udvekslingen mellem de projekterende parter, men andre parter, fx bygherre, der har behov for at følge projekteringen, kan også med fordel tildeles adgang til arbejdsområdet. Ligeledes vil leverandører, der selv skal foretage en del af projekteringen, kunne tildeles adgang til arbejdsområdet, og kan derved selv downloade det grundlag, som de skal projektere på baggrund af. Udgivelsesområdet I udgivelsesområdet opsamles alle gældende dokumenter, så udgivelsesområdet altid indeholder et opdateret sæt af det gældende materiale. Filerne kan både udgives ved direkte upload fra egen PC eller ved overførelse af filer fra arbejdsområdet. Det er oftest enkelte fra hver af de projektvirksomheder samt projektledelsen der har rettighed til at udgive. Disse brugere tildeles rollen "udgiver". Udgivelsen kan betinges af andre brugeres godkendelse af filerne. En godkendelsesprocedure kan placeres både internt i en virksomhed eller på projektet. Internt i en virksomhed kan det være den sagsansvarlige og på projektet totalrådgiveren eller totalentreprenøren der ønsker at godkende materialet. Fordelingsområdet I fordelingsområdet fordeles de gældende dokumenter til de relevante parter. Normalt har hver part en fordelingsliste. Fordelingsområdet indeholder ingen filer, men derimod henvisninger til de gældende filer i udgivelsesområdet. Når en fil er udgivet og fordelt første gang huskes oplysningerne, så eventuelle nye filversioner der udgives, automatisk frigives til de valgte fordelingslister og dermed rette modtager. Normalt er det en eller flere af de projekterende samt byggeledelsen, der har adgang til at frigive og dermed fordele filer. Disse brugere tildeles rollen "frigiver". Når filerne er frigivet på en fordelingsliste, er dokumenterne digitalt tilgængelige for fordelingslistens medlemmer. Fra Byggeweb Projekt kan der yderligere udsendes print til en eller flere brugere. Brugere som udsender print tildeles rollen "distributør". Brugere der har adgang til materialet digitalt, og eventuelt får print kaldes "modtagere". 15

16

17 Byggeweb Projekt Roller Indledning Alle deltagere i et Byggeweb Projekt tildeles en eller flere Byggeweb Projekt-Roller. Udveksler Rollen Udveksler tildeles projektdeltagere, der har behov at udveksle arbejdsfiler. Som udveksler arbejder du i arbejdsområdet hvor du udveksler filer med sagens øvrige udvekslere. Når du tildeles rollen udveksler er det dit ansvar at holde dine arbejdsfiler på Byggeweb Projekt opdateret. Du har ligeledes ansvaret for at holde dig orienteret om eventuelle nye filversioner fra andre udvekslere. Udgiver Rollen Udgiver tildeles projektdeltagere, der skal levere gældende materiale til projektet. Som udgiver arbejder du i arbejds- og udgivelsesområdet, hvor du udgiver gældende filer fra arbejdsområdet eller egen pc til dokumentlister i udgivelsesområdet. Når du tildeles rollen "udgiver" er det dit ansvar at udgive og beskrive nye filversioner Godkender Rollen Godkender tildeles projektdeltagere, der skal godkende filversioner fra andre projektdeltagere inden filversionerne endelig kan betragtes som gældende. Rollen optræder kun i de projekter hvor der forefindes en godkendelsesprocedure på en eller flere dokumentlister. Som godkender arbejder du i udgivelsesområdet, hvor du har ansvaret for at godkende eller afvise dokumenterne efter udgivelse. Det er dit eget ansvar at sørge for, at filerne ikke afventer godkendelse så længe, at der skabes flaskehalsproblemer i projektet Frigiver Rollen Frigiver tildeles projektdeltagere, som skal frigive filer fra udgivelsesområdet til fordelingsområdet. Som frigiver arbejder du i udgivelsesområdet, hvor du fordeler filer til fordelingsområdet. Det er dit ansvar at frigive, og dermed fordele, de gældende filer på de rigtige fordelingslister, så de rette modtagere har adgang til dokumenterne. Du er ansvarlig for, at filerne ikke afventer frigivelse så længe, at det giver flaskehalsproblemer i projektet 17

18 Distributør Rollen Distributør er kun relevant i de sager, hvor projektdeltagerne ikke selv skal sørge for egne print. I de sager vil det normalt være total- eller hovedentreprenør der servicere sine underentreprenører med print. Som distributør har du ansvaret for at bestille og dermed udsende print til de relevante parter. Det er dit eget ansvar, at holde dig orienteret om nye dokumenter der bør udsendes Modtager Alle projektdeltagere tildeles rollen Modtager. Som modtager arbejder du i fordelingsområdet, hvor du har adgang til det projektmateriale, der er fordelt til dig. Når du tildeles rollen modtager er det dit eget ansvar at holde dig orienteret om nye filversioner. I mange sager vil du yderligere selv have ansvaret for at printe eller printbestille det materiale du har behov for at have et print af. Administrator Rollen som administrator for et projekt kan ligge samlet hos én person eller deles op på flere. Der vil altid være mindst én Projektadministrator på et projekt. Projektadministrator Projektadministrator er ansvarlig for brugerne på projektet, herunder at tilknytte dem projektet, tildele rettigheder, overvågning og printantal. Projektadministrator administrerer endvidere arbejdsområdet, og har derfor mulighed for at ændre på mappestruktur og mapperettighederne i arbejdsområdet. Administrator af udgivelsesområdet Administrator af udgivelsesområdet er ansvarlig for at oprette og vedligeholde strukturen for dokumentlisterne og lave tilknytninger til fordelingslister. Desuden har Administrator af udgivelsesområdet ret til at tildele brugere med adgang til udgivelsesområdet, rettigheder til dokumentlisterne. Administrator af fordelingsområdet Administrator af fordelingsområdet er ansvarlig for at oprette og vedligeholde strukturen af fordelingslister, lave tilknytninger til dokumentlister og definere evt. printfordeling. Desuden har Administrator af fordelingsområdet ret til at tildele brugere med adgang til fordelingsområdet, rettigheder til fordelingslisterne 18

19 Projektinformation Projektnavn og -beskrivelse Rediger projektnavn og beskrivelse 1) Tryk på Projektinformation under Modulvælger 2) Tryk på Projektnavn og -beskrivelse under hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Rediger projektnavn og - beskrivelse i højre værktøjslinie 4) Rediger. 5) Tryk OK Under Rediger kan der indtastes supplerende projketnr. og internt sagsnr., som supplement nr til Byggeweb Projekt nr. (PNxxxxx) Administratorer Her vises en komplet oversigt over administratorerne på projektet 19

20

21 Arbejdsområdet Indledning I arbejdsområdet udveksles foreløbige arbejdsfiler mellem sagens parter. Normalt foretages udvekslingen mellem de projekterende parter, men andre parter, fx bygherre, der har behov for at følge projekteringen, kan også med fordel tildeles adgang til arbejdsområdet. Ligeledes vil leverandører, der selv skal foretage en del af projekteringen, kunne tildeles adgang til arbejdsområdet, og kan derved selv downloade det grundlag, som de skal projektere på baggrund af. Dokumenttyper De udvekslede dokumenttyper vil typisk være dokumenttyper som undergår en forandringsproces, dvs. ikke kan betegnes som færdige/gældende første gang de uploades. Eksempelvis vil en fagmodel gennem projekteringen blive ændret, og udveksles derfor løbende mellem parterne. Typisk vil arbejdsområdet indeholde en form for sagsbasis, tegninger, beskrivelser og beregninger. Xrefs Arbejdsområdet understøtter Xref, og vil derfor opretholde de referencer som de projekterende opbygger mellem fagmodeller indbyrdes og mellem fagmodeller og tegningsfiler. Byggeweb Projekt ser bort fra de absolutte eller relative stier som referencerne er opbygget med i CAD-systemet. Dette betyder, at den interne struktur hos de projekterende og den struktur, der anvendes på Byggeweb Projekt, ikke behøves at være identisk. Understøttelsen af Xrefs betyder, at de projekterende kan udveksle på modelfils niveau og ikke behøves at binde CAD-filer før de udveksles. 21

22 Arbejdsområdets opbygning 1) Venstre værktøjslinie Opret mappe Omdøb mappe Slet mappe Overvåg mappe Sæt mapperettigheder 22

23 2) Højre værktøjslinie Upload filer Download filer Udgiv nye fil versioner Slet filer Kopier filer Flyt filer Rediger filinformation Notificer brugere og kontaktpersoner Tilføj til versionssæt Udskriv mappeindhold Fjern fra liste Send filer til print Søg i mappe Konvertér koordinater til DWF 23

24 3) Hovedmenuen Hovedmappe Projekt mapper Versionssæt Papirkurv Overvågede mapper Siden sidst Søgeresultat 4) Hovedvindue Filter menuen Filer 5) Modulvælgeren Modul valg Projektinformation Arbejdsområdet Udgivelsesområdet Fordelingsområdet Kommunikation Projektadmininstration Historik Personlige oversigter 24

25 6) Filinformation Se fil Preview Preview PDF Viewer Standard-viewer (AutoVue) Alternativ viewer (Rasterex) DWF Viewer Åben Åben Åben/Gem Rediger fil på server X-Refs Compare Filinformation Filstatus Filhistorik Historik Versionsoptimering Versionssæt 25

26 Venstre værktøjslinie Opret mappe 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Hovedmappe i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Opret mappe i venstre værktøjslinje 4) Angiv mappens navn og eventuelt kommentar 5) Tryk OK Omdøb mappe 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Omdøb mappe i venstre værktøjslinje 4) Angiv mappens nye navn eller nye kommentar 5) Tryk OK Slet mappe 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Slet mappe i venstre værktøjslinje 4) Tryk OK Mappeovervågning Mappeovervågning kan bruges af alle der har adgang til Arbejdsområdet og bruges til at få notifikationer når der bliver uploadet nye filer til en specifik mappe. De individuelle overvågninger bliver sendt ud inden for 3 timer. Se notifikation (Side 89) 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Overvåg mappen i venstre værktøjslinje 4) Angiv om undermapper også skal overvåges 5) Tryk OK 26

27 Mapperettigheder Mapperettigheder benyttes til at styre brugernes adgang til mapper i arbejdsområdet. Til hver mappe kan der defineres rettigheder i forhold til a) Download filer b) Upload filer c) Slet filer d) Opret, omdøb og slet mappe For ikke at skulle definere mapperettigheder for hver enkelt bruger, laves der indledningsvis nogle rettighedsgrupper, hvortil rettighederne sættes. Efterfølgende gøres brugerne medlem af en eller flere rettighedsgrupper og får derved de givne rettigheder til arbejdsområdet tildelt. Rettighedsgrupper laves i projektadministrationsmodulet. Se Grupper. Der er hensigtsmæssigt, at hver part har et mappeområde, hvor kun de kan uploade filversioner. Andre parter kan så hente filversioner herfra, men ikke uploade til andre parters mappeområder. Normalt vil alle brugere med adgang til arbejdsområdet, have rettigheder til at downloade alle dokumenter. Når der defineres mapperettigheder for grupperne, skal funktionen "Nedarv rettighederne på underliggende mapper" benyttes med omtanke, da man hermed overskriver rettighederne for underliggende mapper. Ved nedarvning slettes alle tidligere rettigheder og erstattes med de nye. Handlingen er permanent og kan ikke fortrydes. En bruger kan godt være medlem af flere grupper. Det er således summen af gruppernes rettigheder, der afgør brugerens rettigheder. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Sæt mapperettigheder i venstre værktøjslinje 4) Angiv hvilke rettigheder grupperne skal have 5) Angiv om rettighederne skal nedarves til undermapper 6) Tryk OK 27

28 Højre værktøjslinie Upload filer 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filerne skal ligge i, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Upload filer i højre værktøjslinje 4) Vælg hvilken type Upload der ønskes (Individuelt) Byggeweb Projekt husker hvilken upload metode du har brugt sidst, og vil starte med denne metode som standard. Ønsker man at benytte en anden metode, vælges dette på fanebladet øverst i vinduet. Standard upload Standard upload kan bruges på alle typer PC og i alle typer browser. Java upload Anbefales til Firefox browser og Internet Explorer. Java upload kræver installation af programmet JAVA. Første gang du bruger denne upload metode vil programmet forsøge at installere sig selv. Følg vejledning på skærmen indtil programmet er installeret. ActiveX Upload Anbefales til Internet Explorer. ActiveX Upload kræver installation af ActiveX modul. Første gang du bruger denne upload metode vil programmet forsøge at installere sig selv. Følg vejledningen på skærmen indtil programmet er installeret. Overførsel Egne mapper a) Vælg filer eller åben en mappe b) Tryk OK Fællesmapper a) Vælg filer eller åben en mappe b) Tryk OK Byggeweb-projekter a) Vælg Projekt b) Vælg Arbejdsområdet eller udgivelsesområdet c) Vælg filer d) Tryk OK Byggeweb-arkiver 28

29 a) Vælg Arkiv b) Vælg Arbejdsområdet eller udgivelsesområdet c) Vælg filer d) Tryk OK Byggeweb-Udbud a) Vælg Udbud b) Vælg filer c) Tryk OK Download filer 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filerne skal downloades fra, i hovedmenuen 3) Vælg fil(filer) 4) Tryk på ikonet Download filer i højre værktøjslinje 5) Vælg hvilken type download der ønskes (Individuelt) 6) Byggeweb Projekt husker hvilken Download metode du har brugt sidst, og vil starte med denne metode som standard. Ønsker man at benytte en anden metode, vælges dette på fanebladet øverst i vinduet. Standard download Standard upload kan bruges på alle typer PC og i alle typer browser. Pakker alle markerede filer som én ZIP fil. a) Vælg om ekstra filinformation skal tilknyttes b) Tryk Næste c) Tryk på Linket d) Tryk Åbn for at se filen eller Gem e) Vælg destination f) Tryk OK Java download Anbefales til Firefox browser og Internet Explorer. Java upload kræver installation af programmet Java. Første gang du bruger denne upload metode vil programmet forsøge at installere sig selv. Følg vejledning på skærmen indtil programmet er installeret. 1) a) Vælg om ekstra filinformation skal tilknyttes b) Tryk Næste c) Vælg hvordan filen eller filerne skal gemmes d) Tryk OK 29

30 Udgiv nye filversioner Der udgives en ny filversion når et dokument opnår status af gældende. Det er af flere årsager hensigtsmæssigt, at de filversioner der udgives, er i et låst format. Der er dog ikke tekniske hindringer imod at udgive filversioner i redigerbare formater. Vær dog opmærksom på, at Xref ikke understøttes i udgivelsområdet. Se Xrefs (Side 21) 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet Udgiv nye filversioner i højre værktøjslinie 5) Vælg dokument liste og undermappe 6) Tryk OK 7) Hvis korrekt udgivet 8) Tryk OK Slet filer 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet Slet filer i højre værktøjslinie 5) Vælg om filen/filerne skal flyttes til papirkurven eller slettes permanent 6) Tryk OK Lås/Lås filer op En filversion kan låses og dermed hindres at versioner af filen kan downloades. Kun brugere, der har rettigheder til upload i en given mappe, kan låse og oplåse filer i denne mappe. Uploades en ny filversion af en låst filversion, vil den nye filversion ikke være låst. Den låste tidligere filversion fortsætter med at være låst. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet Lås/Lås filer op i højre værktøjslinie 5) Tilføj en kommentar omkring årsagen til hvorfor filen skal låses 6) Tryk OK 30

31 Kopier filer 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet Kopier filer i højre værktøjslinie 5) Tryk på Vælg modtagermappe 6) Vælg hvilken mappe filen/filerne skal kopieres til 7) Tryk OK Flyt filer 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet Flyt filer i højre værktøjslinie 5) Tryk på Vælg modtagermappe 6) Vælg hvilken mappe filen/filerne skal flyttes til 7) Tryk OK Rediger filinformation 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil 4) Tryk på ikonet Rediger filinformation i højre værktøjslinie 5) Rediger filen 6) Tryk OK Notificer brugere og kontaktpersoner 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet Notificer brugere og kontaktpersoner i højre værktøjslinie 5) Udfyld Emne og Meddelse 6) Vælg modtagere 7) Tryk OK 31

32 Tilføj til versionssæt 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet Tilføj til versionssæt i højre værktøjslinie 5) Vælg et versionssæt eller opret et nyt versionssæt 6) Tryk på Næste 7) Tryk på OK Udskriv mappeindhold 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som udskrift ønskes fra, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet udskriv Mappeindhold højre værktøjslinie 4) Vælg printer, antal osv. 5) Tryk OK Send filer til print 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet Send filer til print i højre værktøjslinie 5) Vælg Tilføj flere filer, Send ordre eller Annuller 6) Ved Tilføj flere filer find da flere filer ved at gentage ovenstående procedure 7) Ved Send ordre følg nedenstående 8) Angiv sagsnavn og eventuelt ordretitel 9) Udfyld områderne Print fremsendes til, Faktura stiles til og faktura fremsendes til. 10) Ved hjælp af ikonet Adresseliste i højre side kan firma findes. Ved forkertvalg tryk på Ryd felter 11) Udfyld leverancebeskrivelse 12) Vælg printleverandør ved hjælp af Vælg knappen til højre 13) Skriv eventuelle bemærkninger 14) Vælg antal print 15) Tryk OK 32

33 Skrift visning 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Skrift visning i højre værktøjslinie Søg i mappe I arbejds-, udgivelses- og fordelingsområdet, er det muligt at lave detaljerede søgninger efter filer. Der kan foretages søgning på filernes inddaterede metadata, der kan kombineres valgfrit. Søgningen kan indstilles til at søge i samtlige filversioner eller kun seneste filversioner, i fordelingsområdet dog kun seneste filversioner. Derudover kan søgningens omfang defineres og der kan opsættes filtreringer af søgeresultatet. Søgekriterier og søgeindstillinger kan gemmes, således at en søgning med samme kriterier og indstillinger kan foretages på et senere tidspunkt. En søgning kan bruges til at genfinde filversioner der fx tilhøre en bestemt fase, indeholder bestemte ord i emne feltet eller er fra en given revisionsdato. Søgning er et stærkt værktøj til at finde "de rigtige" filversioner uden at have kendskab til deres fysiske placering i mappe- og listestrukturen. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som du vil søge i 3) Tryk på ikonet Søg i mappe i højre værktøjslinie Metadata søgningen a) Vælg metadata som der skal søges efter (fx filnavn, emne eller revision) b) Udfyld tekst feltet c) Vælg om det er hele teksten eller kun en del af teksten d) Vælg om undermapper skal inkluderes e) Vælg om det er i mappen eller i hele Arbejdsområdet der skal søges f) Vælg om der kun skal vises resultater hvor alle kriterier er opfyldt g) Tryk Søg Gem søgning Har man foretaget en søgning som har givet et resulatet, som skal genbruges senere, er det muligt at gemme søgningen. a) Foretag søgning jf. ovenstående b) Klik på Gem i nederste højre hjørne under Søgekriterier og navngiv søgningen c) Klik OK d) Den gemte søgning kan herefter tilgås fra højre værktøjslinje, ved at udfolde ikonet Søgeresultat e) Slet eller omdøb den gemte søgning, ved at klikke på søgningen f) Klik på Omdøb eller Slet i nederste højre hjørne 33

34 DWF Converter DWF converter er en funktion der gør det muligt at konvertere TIT og KOF filer til en DWF fil der vises i Standard-vieweren. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen/ filerne ligger i, hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet DWF converter i højre værktøjslinie 5) Preview genereres Hovedmenu Opbygning af Mappestruktur Når der skal laves en mappestruktur i arbejdsområdet, skal der dels tages hensyn til de dokumenttyper der skal udveksles i arbejdsområdet, og dels de parter, der skal foretage udvekslingen. De udvekslede dokumenttyper vil typisk være dokumenttyper som undergår en forandringsproces, dvs. ikke kan betegnes som færdige/gældende første gang de uploades. Eksempelvis vil en fagmodel gennem projekteringen blive ændret, og udveksles derfor løbende mellem parterne. Typisk vil arbejdsområdet indeholde en form for sagsbasis, tegninger, beskrivelser og beregninger. Da der normalt er flere parter, der udveksler filversioner i arbejdsområdet, skal mappestrukturen tage højde for, at der er tale om en samarbejdsstruktur, og ikke en intern arkiveringsstruktur. Det er derfor hensigtsmæssigt, at hver part har et mappeområde, hvor kun de kan uploade filversioner. Andre parter kan så hente filversioner herfra, men ikke uploade til andre parters mappeområder. For at give et bedre overblik over mapperne og undermapper i arbejdesområdet, vises der i en lille parentes antallet af dokumenter, som ligger i denne mappe. Er der i projektet tale om flere uafhængige anlæg eller bygninger, kan det være hensigtsmæssigt at opdele strukturen efter lokaliteter, og således adskille filversioner for hver lokalitet. Papirkurv Papirkurven kan bruges som midlertidig opbevaring for filer der skal slettes, hvis man er i tvivl om hvorvidt filen skal fjernes endeligt. Fil navne i Papirkurven er stadig spærret hvis de er udgivet. Det anbefales derfor at Papirkurven gennemgås ofte, og unødvendige filer fjernes. 34

35 Overvågede mapper Overvågede mapper giver et overblik over de mapper i Arbejdsområdet som den enkelte bruger har lavet overvågning på. Man har mulighed for at slette eller redigere eksisterende overvågninger. Rediger overvågning 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på Overvågede mapper, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe 4) Vælg ændring 5) Tryk OK 6) Siden sidst Siden sidst er en liste visning af alle de filer, der er blevet uploadet til projektet i et område, som du har adgang til. Der medtages alle filversioner, som brugerne har uploadet, og således også filversioner, som den enkelte bruger selv har uploadet. Listen kan bruges til at danne sig et overblik over, hvad der er sket, siden man sidst var logget på et projekt. De viste filer bliver først fjernet fra listen, når man bruger funktionen Fjern fra liste 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på Siden sidst, i hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet Fjern fra liste i højre værktøjslinie 5) Vælg om det er alle henvisninger eller kun valgte der skal fjernes 6) Tryk OK Hovedvindue Hovedvinduet viser indholdet af de markerede mapper eller lister. Filer bliver vist i listeform med separate kolonner for hvert felt i den anvendte metadata skabelon. Man har mulighed for at sortere visningen efter kolonner ved at trykke på kolonne overskriften. Filter Menu For filtrering af en mappes indhold, kan der vælges et antal predefinerede filtre, der viser filversioner, som opfylder kriterierne for det givne filter. Filtrering kan benyttes til at skabe et bedre overblik over en mappes indhold. 1) Tryk på Seneste filversioner (intet filter) i Hovedvinduet 2) Vælg hvilket filter der skal bruges til visning af filer i Hovedvinduet 35

36 Modulvælgeren Modulvalg Modulvalg lader dig vælge hvilket område i Byggeweb Projekt du vil arbejde i. De moduler der er tilgængelige afhænger af adgangs indstillinger på bruger niveau. Se Brugeropsætning (Side 88) og hvilke moduler der er aktiveret på projektet. Filinformation Filinformationsområdet er et reaktivt område, der skifter udsende alt efter hvilken type fil man markere i Hovedvinduet. Alternativt kan der være specielle tekster eller særlig information til de markerede objekter 36

37 Se fil Under fanen Se fil er det muligt at se filens sti i mappestrukturen som står i første linje under Se fil fanen. Ud for denne sti kan man ændre versionen af filen for at se tidligere versioner. Dette kræver dog at versionsstyring er slået til på projektet. Herunder kan der være op til seks forskellige muligheder for preview og åbning af filen. Dette varierer dog ud fra fil format (fx.doc,.xls,.dwg) Preview Der er tre muligheder og alt efter hvilken fil type, der er markeret i hovedvinduet, vil Byggeweb Projekt automatisk vælge at vise de optimale muligheder. Standard-vieweren vil altid blive vist, hvis fil formatet er understøttet. De fleste filer vil kunne åbnes med vieweren Oracle AutoVue, som også afvikles på alle platforme browseren Internet Explorer. Har man ikke mulighed for at bruge Standard-vieweren, kan man bruge DWF Vieweren eller PDF Vieweren, alt efter fil format. Disse kræver, at man installerer et program på sin egen computer. Alternativt kan man vælge Åben funktionen og bruge et program, der allerede er installeret. Åben Ved hjælp af denne knap kan man Åbne filen eller gemme den på lokaldisken. Åben kræver dog at man har et program installeret på egen PC der er i stand til at åbne filen. Compare Ved hjælp af denne knap kan man sammenligne tidligere versioner af DWG, DWF og PLT filer med den nyeste version. X-refs Arbejdsområdet understøtter Xref, og vil derfor opretholde de referencer som de projekterende opbygger mellem fagmodeller indbyrdes og mellem fagmodeller og tegningsfiler. Byggeweb Projekt ser bort fra de absolutte eller relative stier som referencerne er opbygget med i CAD-systemet. Dette betyder, at den interne struktur hos de projekterende og den struktur, der anvendes på Byggeweb Projekt, ikke behøves at være identisk. Understøttelsen af Xrefs betyder, at de projekterende kan udveksle på modelfils niveau og ikke behøves at binde CAD-filer før de udveksles. Ved hjælp af denne knap undersøges filen for Xrefs. Der vises en oversigt over fundne Xrefs. Oversigten kan filtreres således: Vis kun "attach" og 1. niveau "overlay" Filtreret oversigt over filens Xrefs. Oversigten viser både om de respektive Xref-filer findes i Byggeweb-projektet, og om de fundne Xref-filer selv har krydsreferencer. Bemærk forskellen mellem "attach" og "overlay" Xrefs, og at kun 1. niveau "overlay" Xref-filer vises. Vis samtlige Xref-filer Oversigt over alle filens Xrefs. Oversigten viser både om de respektive Xref-filer findes i Byggeweb-projektet, og om de fundne Xref-filer selv har krydsreferencer. Bemærk: Når en ny filversion uploades, skal den først undersøges for Xrefs. Dette kan tage op til 2 timer. 37

38 Filinformation Herunder kan man se Filinformation for alle versioner af den pågældende fil. Dette er blandt andet de metadata der hører til filen. Det er også muligt at ændre Filinformationen for den seneste version af filen. Filstatus Herunder kan man sætte Færdighedsgraden, Tilgængeligheden samt tilknytte en Versionsnote. Færdighedsgraden Færdighedsgraden kan bruges til anskueliggøre overfor andre udvekslere af en given filversion er så færdig, at den kan bruges i den videre projektering. Færdighedsgraden vil som default-værdi være sat til Ukendt, når en ny filversion uploades, men kan ændres til enten Foreløbig eller Gældende. Gældende vil i denne sammenhæng kunne tolkes som "gældende til videre projektering". Der kan laves en filtrering af filer i en given mappe, så kun filversioner der har status som Gældende vil blive vist. Se Filter Menu Versionsnote Der kan anføres en note til en filversion, som fx beskriver ændringer i seneste filversion i forhold til tidligere filversioner. En versionsnote vises til venstre for filikonet i fillisten Filhistorik Herunder kan man se Historik for filen, Versionsoptimere samt se om filen er del af et Versionssæt eller tilføje filen til Versionssæt. Historik vises ved at trykke på knappen Historik og bliver kronologisk med seneste handling først. Versionsoptimering er kun tilgængeligt i Arbejdsområdet og giver mulighed for at slette enkelte versioner af en given fil. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil 4) Tryk på Filhistorik i Filinformations området 5) Tryk på ikonet Versionsoptimering 6) Vælg de versionen af filen der skal slettes. 7) Tryk OK Se mere om versions optimering under Projektadministration Klik på Vers.sæt for at se om filen/-erne er del af et versionssæt eller klik på Rediger, for at tilføje filen/-erne til et versionssæt. 38

39 WebDAV WebDAV Webdav funktionaliteten giver mulighed for at bruge Windows stifinder (Explorer) som tilgang til arbejdsområdet i Byggeweb Projekt. Man kan med Webdav flytte og kopiere filer og mapper mellem lokale drev og arbejdsområdet i Byggeweb Projekt Installationsvejledning til netværkssteder i Windows XP, Windows Vista og Windows 7. For andre styresystemer, se systemets manual. 1) Åben Stifinderen i Windows 2) Tryk på Mine netværkssteder 3) Tryk på Foldere i stifinderens værktøjslinie for at deaktiver visning af foldere i stifinderen. 4) Tryk på Tilføj netværkssted i venstre side. 5) Tryk på Næste i den fremkomne guide. 6) Vælg et andet netværkssted. 7) Tryk Næste 8) Indtast 9) Tryk Næste 10) Indtast dine Byggeweb brugeroplysninger. 11) Tryk OK 12) Giv det nye netværkssted et valgfrit navn 13) Tryk Næste 14) Tryk Afslut Det oprettede netværkssted vil nu være tilgængelig under Mine netværkssteder (My network places). Særlige forhold ved brug af WebDAV Firewall server Webdav vil benytte port 80, hhv. port 443, hvis man benytter SSL Proxy server Byggeweb webdav-serveren er udvidelse af den gængse internet protokol HTTP, som ikke kompromitterer sikkerheden på systemet. Der kan være risiko for, at firmaets Proxy server fjerner den ekstra information klienten sender af sted til webdavserveren. Dette problem kan evt. afhjælpes ved at undersøge hos producenten bag Proxy serveren, om der er mulighed for at benytte WebDAV 39

40

41 Udgivelsesområdet Indledning I udgivelsesområdet opsamles gældende dokumenter, og frigives herfra til fordelingsområdet. Udgivelsesområdet skal betragtes som et opsamlingsområde for det gældende materiale, og ikke et område hvor brugerne skal hente filer det sker i fordelingsområdet. Se Fordelingsområdet (Se "Indledning" Side 61) Dokumentlister Udgivelsesområdet består af indbyrdes uafhængige dokumentlister, hver med et valgfrit antal undermapper i ét niveau. Dokumentlisterne er typisk opdelt efter dokumenttyper, således at en given dokumentliste samler op på en bestemt type af dokumenter, fx Referater, Tegninger Arkitekt mm. Relevante brugere i projektet får adgang til at udgive filversioner til de dokumentlister, hvor den enkelte skal levere noget. Ud af det samlede antal dokumentlister vil en bruger derfor kun have adgang til et mindre antal dokumentlister. Rettighedssætning En Bruger skal tildeles rettigheder til en dokumentliste for at kunne udgive filversioner til eller frigive filversioner fra en dokumentliste. Se Brugeropsætning (Se "Udgivelse" Side 88). Godkendelsesprocedure Det er muligt at opsætte godkendelsesprocedure til de enkelte dokumentlister, således at filversioner der udgives til en dokumentliste, først skal godkendes af en eller flere godkenderer. Se Godkendelsesprocedure (Side 84) 41

42 Udgivelsesområdets opbygning 1) Venstre værktøjslinie Opret dokumentliste Rediger dokumentliste Slet dokumentliste Opret mappe Omdøb mappe Slet mappe Tilknyt fordelingslister 42

43 2) Højre værktøjslinie Download filer Udgiv nye filversioner Godkend eller afvis filversioner Fordel filer Kontrollér filfordeling Download dokumentliste i Excel Slet filer Flyt filer Rediger filinformation Notificer brugere og kontaktpersoner Tilføj til versionssæt Send filer til print Søg i dokumentliste 43

44 3) Hovedmenuen Hovedmappen Dokumentlister Arkiverede dokumentlister Versionssæt Afventer godkendelse Afviste filversioner Ikke-udgivne filversioner Ikke fordelte filer Senest godkendte filversioner Senest udgivne filversioner Senest frigivne filversioner Søgeresultat 4) Hovedvindue Filter menu Filer 5) Modulvælgeren Modul valg Projektinformation Arbejdsområdet Udgivelsesområdet Fordelingsområdet Kommunikation Projektadmininstration Historik Personlige oversigter 44

45 6) Filinformation Se fil Preview RIB Vieweren PDF Vieweren Standard-viewer (AutoVue) Alternativ viewer (Rasterex) DWF Vieweren Åben Åben Åben/Gem Rediger fil på server X-Refs Compare Filinformation Filgodkendelse Filfrigivelse Filhistorik Historik Versionssæt 45

46 Venstre værktøjslinie Opret dokumentliste 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på ikonet Opret dokumentliste i venstre værktøjslinie 3) Angiv listens navn og eventuelt beskrivelse 4) Vælg indstillinger for listen 5) Sæt eventuelt adgangsrettigheder for brugere 6) Tryk Opret 7) Vælg om dokumentlisten skal tilknyttes en fordelingsliste 8) Tryk Ja eller Nej 9) Ved ja vælg liste 10) Tryk OK Rediger dokumentliste 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Rediger dokumentliste i venstre værktøjslinie 4) Rediger listen 5) Tryk OK Slet dokumentliste 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Slet dokumentliste i venstre værktøjslinie 4) Tryk på Slet 46

47 Opret mappe 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Opret mappe i venstre værktøjslinie 4) Angiv mappens navn 5) Tryk OK 6) Vælg om mappen skal tilknyttes en fordelingsliste 7) Tryk Ja eller Nej 8) Ved ja vælg liste 9) Tryk OK Omdøb mappe 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste mappen ligger i, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe, i hovedmenuen 4) Tryk på ikonet Omdøb mappe i venstre værktøjslinie 5) Angiv mappens nye navn 6) Tryk OK Slet mappe 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste mappen ligger i, i hovedmenuen 3) Tryk på Mappen (Gælder kun tomme mapper) 4) Tryk på ikonet Slet mappe i venstre værktøjslinie 5) Tryk OK Arkiver dokumentliste En dokumentliste kan arkiveres hvis man ønsker at låse det givne indhold. Der kan ikke udgives nye filversioner til en arkiveret dokumentliste, ligesom der ikke kan frigives filversioner fra en arkiveret dokumentliste. En arkiveret dokumentliste kan ikke gøres aktiv igen, så funktionen skal bruges med omtanke. Arkiveringen af en dokumentliste kan eksempelvis bruges i en situation, hvor man ønsker at låse og frasortere filversioner fra en given fase. Filnavne på en arkiveret liste bliver frigivet til brug igen i de aktive dokumentlister. 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Slet dokumentliste i venstre værktøjslinie 4) Tryk på Arkiver 47

48 Tilknyt fordelingslister For at kunne frigive en filversion til fordelingsområdet, skal der indledningsvis laves en tilknytning af dokumentlister i udgivelsesområdet og fordelingslister i fordelingsområdet. Tilknytningen laves i starten af projektet og vil gælde fremover. Når nye dokumentlister eller fordelingslister oprettes, skal der laves tilknytning til henholdsvis eksisterende fordelingslister og dokumentlister. Tilknytningerne kan foretages både fra udgivelsesområdet og fra fordelingsområdet. Når dokumentlister og fordelingsliste knyttes sammen, betyder det, at dokumenter fra den givne dokumentliste kan frigives til fordelingslisten, ikke at de nødvendigvis skal. Det endelige valg om fordeling til fordelingslister træffes når der frigives. Tilknytning mellem dokumentlister og fordelingslister kan foregå meget detaljeret, så undermapper på dokumentlisterne også kan have en individuel tilknytning til fordelingslister. Alle dokumentlister vil have Generel tilknytning, så længe undermapper ikke har nogle undtagelser, dvs. alle undermapper følger dokumentlistens tilknytninger. Dermed nedarves tilknytninger fra dokumentlisten til de underliggende mapper. 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Tilknyt fordelingslister i venstre værktøjslinie 4) Vælg hvilke lister dokumentlisten skal tilknyttes til 5) Vælg om underliggende undtagelser skal bevares 6) Tryk OK Tilknytningen kan foregå efter følgende principper 1) Generel opsætning på dokumentlisten, som bliver gældende for alle undermapper. 2) Generel opsætning med undtagelser, hvor en eller flere undermapper kan fravige den generelle opsætning. 3) Hver undermappe opsættes individuel, uafhængig af den generelle opsætning Alle dokumentlister vil have Generel tilknytning, så længe undermapper ikke har nogle undtagelser, dvs. alle undermapper følger dokumentlistens tilknytninger. Dermed nedarves tilknytninger fra dokumentlisten til de underliggende mapper. Det andet princip er Nedarving + undtagelser. Her følger mapperne stadig dokumentlistens generelle tilknytninger til fordelingslister, men enkelte undermapper kan fravige fra dokumentlistens tilknytninger og bliver derfor undtagelser. Det tredje princip er Ingen nedarving Her har mapperne individuelle tilknytninger til fordelingslister uafhængigt af dokumentlistens generelle tilknytning. Alle tilknytninger skal derfor foretages direkte på mappen, hvormed tilknytningen kun er gældende for mappen. 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe under dokumentlisten 4) Tryk på ikonet Tilknyt fordelingslister i venstre værktøjslinie 5) Vælg imellem Nedarvning+undtagelser eller Ingen nedarvning 48