Lejre Kommune Side 1. Udvalget for Børn & Ungdom. BU Kvalitetsundersøgelse på det specialiserede børneområde Sagsnr.

Transkript

1 Side 1 BU Kvalitetsundersøgelse på det specialiserede børneområde Sagsnr.: 16/3171 Resumé: Administrationen indgik primo 2016 en aftale med kommunens revisionsfirma PwC om at undersøge kvaliteten af sagsbehandlingen på det specialiserede børneområde ved at gennemgå 50 børnesager. Baggrunden for dette var blandt andet et revisionsbesøg i Center for Børn, Unge & Familie (CBUF) i efteråret 2015, som afdækkede kvalitetsproblemer i sagsbehandlingen på det specialiserede børneområde, samt et antal klager fra borgere. Formålet med den ekstra kvalitetsundersøgelse er at få en mere grundig viden om problemernes omfang og karakter, med henblik på at sikre, at de ledelsesmæssige tiltag er tilstrækkelige. PwCs kvalitetsundersøgelse viser, at der trods forbedringer siden dannelsen af CBUF pr. 1. januar 2015 fortsat er alvorlige fejl og mangler i sagsbehandlingen. Ledelsen præsenterer på den baggrund sine tiltag for at forbedre kvaliteten. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at PwCs rapport tages til efterretning 2. at koncerndirektionens tiltag for forbedring af sagskvaliteten på børneområdet tages til efterretning 3. at sagen genoptages for status i august måned 2016 Beslutningskompetence: Sagsfremstilling: Baggrund Koncerndirektionen orienterede i Forventet Regnskab 1 (FR-1) om, at administrationen havde bedt kommunens revisionsfirma om at udarbejde en grundig undersøgelse af kvaliteten i sagsbehandlingen ved at gennemgå 50 børnesager. Baggrunden for beslutningen var bl.a. et revisionsbesøg i efteråret, hvor følgende blev undersøgt: Om de eksisterende interne forretningsgange og instruktioner for (sags)administrationen er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig hen-seende. Om det interne ledelses- og kvalitetstilsyn er hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende. Om anvendelsen af it-systemer er hensigtsmæssig og betryggende i kontrolmæssig henseende.

2 Side 2 Revisionens konklusion var, at sagsbehandlingen og den daglige administration af det specialiserede børn og unge område ikke fuldt ud er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt. Dette kombineret med mange klager dannede baggrund for Koncerndirektionens beslutning om at iværksætte en mere grundig kvalitetsundersøgelse. Udvalget for Børn og Ungdom blev orienteret om dette på sit møde den 3. marts I det følgende gennemgås hovedresultaterne fra kvalitetsundersøgelsen og ledelsens tiltag for at sikre den nødvendige kvalitetsforbedring. For nærmere information henvises til bilag. Kvalitetsundersøgelse - uddrag Kvalitetsundersøgelsen er baseret på en gennemgang af 50 sager, interviews med ledere og medarbejdere samt gennemgang af eksisterende arbejdsgange og retningslinjer. Undersøgelsen viser, at selvom der er sket en forbedring af sagsarbejdet i løbet af det seneste år siden dannelsen af Center for Børn, Unge & Familie (CBUF), er der fortsat alvorlige mangler. Sagerne er ikke tilstrækkeligt belyst og dokumenteret, og forældrenes perspektiv fylder generelt mere end barnets perspektiv i de faglige vurderinger: Der mangler børnefaglige undersøgelser, handleplaner, relevant/ajourført dokumentation og opfølgning mv. i eksisterende sager. Der handles rettidigt på de fleste underretninger, men sagsbehandlingstiden bliver efterfølgende for lang, for ufokuseret og for svagt fagligt begrundet. Der ses ikke klare kriterier for oprettelse af integrationssager og der mangler dokumentation og journalføring i sagerne. Implementeringen af DUBU er utilstrækkelig. Der er mange nye/nyuddannede sagsbehandlere med stort behov for ledelsesstøtte og sparring. De udarbejdede arbejdsgange er ikke implementeret i bund. Der mangler politisk besluttede kvalitets- og serviceniveauer. Ledelsestiltag - uddrag Ledelsens tiltag er sammenfattet under 6 temaer: 1. Der tilføres ekstra personaleressourcer 2. Den faglige ledelse og implementeringskraft samt driftsopfølgning styrkes. 3. Systematikken i sagsbehandlingsarbejdet forbedres og IT understøttes 4. Der lægges og gennemføres en struktureret plan for gennemgang af gamle sager 5. Der sikres et højt informationsniveau til samarbejdspartnere 6. Øvrige tiltag, herunder ny kvalitetsopfølgning i begyndelsen af 2. kvartal 2017.

3 Side 3 Ad a) Der tilføres ekstra personaleressourcer Som følge af stigningen i antal underretninger og sager, en meget stor personalegennemstrømning i 2015, og efterslæb i gamle sager er der behov for i en periode at tilføre ekstra personaleressourcer. De ekstra ressourcer vil betyde, at socialrådgivernes sagstal reduceres, og der skabes mere tid til kerneopgaven. Der rekrutteres: yderligere to socialrådgivere en studentermedhjælper, der aflaster administrativt, samt en socialjurist der får ansvar for klagesagshåndtering, aktindsigtsanmodninger, juridisk vejledning af rådgivere og ledere mv. og som også skal bistå det specialiserede voksenområde. Ad b) Den faglige ledelse og implementeringskraft samt opfølgning styrkes. Med afsæt i behovet for stærk faglig ledelse og sparring til medarbejderne, dannes et driftsorienteret ledelsesteam som virker frem til udgangen af 1. kvartal Teamet skal styrke driftsledelsen, herunder skærpe de strukturer, der udøves ledelse i. Det faglige team dannes gennem intern omrokering/prioritering af ledelse og gennem midlertidig tilførsel af tung ledelseserfaring fra CAFA. Ad c) Systematikken i sagsbehandlingsarbejdet forbedres og IT understøttes Integrated Children System (ICS) er en helhedsorienteret metode for sagsbehandling og udredning i sager om udsatte børn og unge. ICS-metoden er bygget ind i IT-systemet DUBU. DUBU er det fællesoffentlige it-system der understøtter socialrådgiverne i at arbejde efter ICS metoden, og som også sikrer korrekt dokumentation, nem adgang til statistik og ledelsesinformation m.v. DUBU er taget i brug i brug i Lejre Kommune, men skal implementeres i bund for bl.a. at forebygge fejl. Implementeringen gennemføres i forbindelse med at alle gamle sager gennemgås, jf. nedenfor. Ad d) Gamle sager gennemgås efter en struktureret plan I august og frem til forventeligt udgangen af 1. kvartal 2017 gennemgås alle eksisterende børnesager, hvor der er konstateret mangler og/eller hvor der ikke inden for det seneste halve år har været gennemført sagsopfølgning. Det sker i en struktureret arbejdsproces, hvor rådgiverne gennemgår de enkelte sager i egen sags-stamme ud fra en nærmere fastlagt metodik der skal sikre, at de lovpligtige krav til sagsbehandlingen efterleves i alle aktive børnesager, og at sager som ikke er eller bør være aktive lukkes. Børneperspektivet skal stå centralt i gennemgangen. Ad e) Der sikres et højt informationsniveau til samarbejdspartnere Administrationen ønsker at styrke information og kommunikation under implementeringsarbejdet, både internt og eksternt. Der nedsættes et forældre ekspertpanel med forældrerepræsentanter som mødes med styregruppen i en fast mødekadence med henblik på at give input til forbedringer i arbejdsgange, kommunikation og formidle brugeroplevelser som kan indgå i implementeringsarbejdet. Der nedsættes også et forum med repræsentanter for ledere og ansatte på børneområdet for at få deres tilsvarende bidrag. Endelig holdes løbende personalemøder for sagsbehandlergruppen og øvrige ansatte i CBUF for at sikre deres viden om fremdriften, behovet for justeringer mv.

4 Side 4 Ad f) Øvrige tiltag, herunder ny kvalitetsopfølgning i 2. kvartal 2017 De uddannelsestiltag, som er sat i værk vedrørende 50 undersøgelser og børnesamtaler gennemføres som planlagt. Det igangværende arbejde med arbejdsgange videreføres, herunder vil ledelsen sikre, at de besluttede arbejdsgange f.s.v.a. unge der er på vej til at blive voksne og dermed overgår til Center for Job & Social implementeres i CBUF s praksis. Der gennemføres en kvalitetsmåling til opfølgning på processen i begyndelsen af 2. kvartal Udvalget for Børn og Ungdom vil få løbende tilbagemeldinger om fremdriften i arbejdet. Administrationens vurdering: Center for Børn, Unge og Familier blev dannet 1. januar Baggrunden var arbejdsmiljø- og kvalitetsproblemer, merforbrug samt et politisk mål om større fokus på og kvalitet i arbejdet med børn og unge med særlige behov. Der blev primo 2015 rekrutteret en ny Centerchef, en ny afdelingsleder for Børne- og ungerådgivningen samt en ny teamkoordinator til afdelingen. I forbindelse med Budget 2016 blev det politisk besluttet at tilføre ressourcer til at ansætte yderligere tre sagsbehandlere, og der er tidligere tilført midler til at ansætte en projektmedarbejder til DUBU. Sagstallet er voksende; fra 699 sager i 2015 til aktuelt 747 sager. Samtidig er antallet af underretninger vokset kraftigt; fra 47 i første kvartal 2015 til 123 i første kvartal Sygefraværet er faldende, og fra en meget høj personaleudskiftning i 2015 med løbende vakancer og yderligere arbejdspres for medarbejderne til følge, er der nu en mere stabil personalesituation, men også et nyt team med relativt mange nyuddannede socialrådgivere. Sammenfattende er det administrationens vurdering, at kvaliteten i sagsbehandlingen på børneområdet og tempoet i genopretningen er utilfredsstillende. Det er administrationens vurdering, at ledelsens tiltag beskrevet i sagsfremstillingen og uddybet i bilag er nødvendige. Tiltagene sikrer et lavere sagstal for rådgiverne, fokuserer ledelsesarbejdet på driften og skaber den systematik og struktur, som medarbejderne efterspørger og som PwCs kvalitetsundersøgelse viser, der er behov for. Handicappolitik: Opfølgnings- og udviklingsplanen skal bidrage til at sikre bedre kvalitet i de sociale børnesager, herunder sager som vedrører handicappede børn. Økonomi og finansiering: Der er udgifter til eksterne konsulenter forbundet med ledelsens tiltag, da organisering af ledelsesarbejdet/dannelsen af et fagligt ledelsesteam ikke alene kan løses gennem intern omrokering. Afdelingslederen for Børne- og Ungerådgivningen går på barsel og det er Koncerndirektionens vurdering, at det ikke vil være muligt at rekruttere en vikar med tilstrækkelig ledelsestyngde. Derfor tilknyttes Susanne Katz, CAFA, som rådgiver for det faglige ledelsesteam 1½ dag om ugen frem til og med udgangen af 1. kvartal Endvidere til-

5 Side 5 knyttes Tina Kyhl, PwC, som projektleder for implementeringen af DUBU og gennemgangen af gamle sager. Udgifterne til eksterne konsulenter finansieres af ledig lønsum til afdelingsleder under dennes barsel og af ledig lønsum til projektleder for DUBU (stillingen er vakant). Der er behov for i en periode, formentlig , at opnormere med yderligere to socialrådgivere, administrativ bistand og en social jurist (som også skal støtte det specialiserede voksenområde). Dette må forventes på den korte bane at øge merforbruget i CBUF med ca kr. i For 2017 indarbejdes merudgiften i budgettet. Ved Forventet Regnskab 1 var der vurderet et forventet merforbrug på 5,4 mio. kr i Forventet Regnskab 2 forelægges i august måned. På baggrund af en ny kvalitetsundersøgelse i begyndelsen af 2. kvartal 2017 forelægges en nærmere vurdering af det fortsatte ressourcebehov, herunder prioritering af ressourcerne på tværs af det specialiserede børne- og voksenområde. Bilag: 1. Lejre Kommune rapport maj Opsamling på rapport til Lejre Kommune{PwC-NbdNqmx}.pdf 3. Ledelsens tiltag, kort version 4. Ledelsens tiltag lang version