BatchFlow4. Manual Administrator og bogholder. juli FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby

Transkript

1 BatchFlow4 Manual Administrator og bogholder juli 2017 FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 1 af 16

2 Indholdsfortegnelse 1 HVAD ER BATCHFLOW ONLINE? INSTALLATION FØRSTE GANG BATCHFLOW ONLINE STARTES LOGIN BRUGEROPSÆTNING ADGANG TIL BRUGEROPSÆTNING OPRETTELSE AF BRUGER FLOW ADMINISTRATION PROFILER GLOBAL GODKENDER (BELØBSGODKENDER) LØBENDE VALG AF FAST KREDITOR FLOW PROFIL GRUPPEOPSÆTNING RETTIGHEDER TIL MAPPER SKABELONER OPSÆTNING AF SKABELON GENVEJSTASTER...16 FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 2 af 16

3 Stamdata 1 Hvad er BatchFlow Online? BatchFlow Online er et fakturahåndteringssystem til Windows, som kan bruges til at godkende fakturaer for på den måde at holde styr på, hvem som godkender samt må godkende faktura på forskellige beløb. BatchFlow Online kan integreres med Nemhandel/e-faktura/VANS, afløftningsservicen ReadsoftOnline samt Økonomi/ERP systemer. BatchFlow Online integrationen med ReadsoftOnline tilføjer automatisk dataafløftning fra PDF, TIF eller indscannede papirfaktura. BatchFlow Online integrationer til ERP / Økonomisystemer sender informationer om kreditorer, finanskonti, afdelinger, tekstbeskrivelser, godkendelsesstatus m.m. fra ERP / økonomisystemer til BatchFlow Online samt informationer om Bogføringsstatus til ERP / Økonomisystemer. ERP VANS Bogføring Bilag OIOUBL OIOXML BatchFlow Integrator Vans service BatchFlow Online 4.0 Klient BatchFlow Online server Dokumenter og Stamdata FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 3 af 16

4 2 Installation Hvis ikke din IT afdeling har installeret BatchFlow Online på din maskine, kan du hente den nyeste version på adressen: BatchFlow Online anvender nedenstående ikon som efter installationen vil være at finde på dit skrivebord og i startmenuen. BatchFlow Online kan kun afvikles på Microsoft Windows. Har du en MAC computer, skal du enten have Windows installeret for at afvikle BatchFlow Online eller køre det igennem terminal (fx Citrix). 3 Første gang BatchFlow Online startes Første gang BatchFlow Online startes, skal selskabets database ID angives. Hvis der er oprettet flere selskaber, vil der komme et ikon for hvert selskab som tilføjes. Selskabets Database ID har bogholder eller IT-ansvarlig, og ser ud som dette: PF5333S7-65D5 OBS! Hvis eventuelle firewall-blokeringer kommer frem, skal der gives adgang til programmet. Hvis der ikke vises nogen dokumenter og programmet hænger, skyldes dette, at der ikke er adgang til FTP porten (21) på en aktiv forbindelse. Kontakt intern IT. FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 4 af 16

5 4 Login Klik på ikonet med dit selskabsnavn for at logge ind. Indtast det brugernavn og password. Første gang der logges på er der oprettet følgende standardbruger: Bruger: Password: Admin password Password skal ændres ved først login. Password kan gemmes så det ikke skal indtastes hver gang. Hold Ctrl nede mens der klikkes på et selskab for at logge ind Se under afsnittet brugeropsætning for oprettelse af flere brugere. 5 Brugeropsætning 5.1 Adgang til brugeropsætning Hvis en bruger tilhører gruppen Administratorer, kan brugeren oprette og redigere andre brugere via Administration i menuen. Hvis en bruger ikke er medlem af Administratorer, kan menuen Administration ikke ses. For at oprette en bruger vælges Administration fra fil menuen -> Sikkerhed -> Brugere FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 5 af 16

6 5.2 Oprettelse af bruger Opret en bruger Rediger Opdater liste Vis alle brugere, inkl. deaktiverede Når en bruger oprettes eller redigeres, er der mulighed for at indtaste navn, , maksbeløb og dets valuta (omregnes via valuta tabellen), telefonnummer og beskrivelse. Der er ydermere mulighed for at sætte en bruger som inaktiv, skifte brugerens adgangskode, samt bestemme at brugeren skal skifte kode ved næste login. Alle brugere skal tilhøre mindst en gruppe. Hver gruppe giver adgang til en række funktioner. Vælges kun én gruppe, er der altså kun adgang til de specifikke funktioner, som gruppen er sat op til. Under en standardopsætning giver grupperne adgang til følgende: Gruppenavn Alle Indskannere Rettigheder Medlemmer af denne gruppe kan se sin egen indbakke, samt godkende sine egne fakturaer Kan tilføje filer til Nye dokumenter samt sætte dem i flow derfra FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 6 af 16

7 Godkendere Bogholdere Administratorer Kan godkende deres egne dokumenter Kan redigere rettigheder for mapper og se alle mapper. De kan ikke sætte faktura i flow med mindre de også er medlem af gruppen Indscannere Får adgang til menuen Administration, kan tilføje og redigere Brugere, Grupper og flow samt opsætte job 6 Flow Administration For at sætte en faktura i flow til en eller flere godkendere, skal der opsættes en Flow Profil. Selvom en faktura kun skal godkendes af én bruger, skal der oprettes en flow profil for denne bruger. 6.1 Profiler Flow profiler åbnes ved at vælge Administration -> Sikkerhed -> Flow administration. Flow profiler oprettes, redigeres og slettes under fanen Profiler. Oprettes eller redigeres en Flow profil, kan der vælges mellem tre faner: Generelt, Brugere og Kreditorer. Under Generelt angives navn og beskrivelse på Flow profilen. FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 7 af 16

8 Under fanen Brugere tilføjes Godkenderne. Eksempel på en opsætning: Medarbejder 1 kan godkende for DKK 500. Medarbejder 2 kan godkende for DKK Leder kan godkende for DKK Hvis en faktura på DKK 20 kommer ind i Flow profilen, så vil fakturaen kun blive sendt til og blive endeligt godkendt af Medarbejder 1 (da Medarbejder 1 har ret til at godkende beløb op til DKK 500) Hvis fakturaen er på DKK 550, så vil fakturaen først skulle godkendes af Medarbejder 1 (som eventuelt skal berige fakturaen med konteringsinformationer) og herefter Medarbejder 2 som laver den endelige godkendelse, da Medarbejder 2 har rettigheder til at godkende op til DKK Er fakturaen på DKK , vil fakturaen skulle godkendes af Medarbejder 1, Medarbejder 2 og endelig godkendes Leder Hvis fakturaen er på over de DKK som Leder må godkende, træder den globale beløbsgodkender i kraft. Den globale godkender vil dog kune træde i kraft hvis Beløbsgodkendere har et beløb sat til DKK OBS! Hvis ikke der er sat en beløbsgodkender, eller beløbsgodkenderens beløb er sat højere end de , så vil de tre medarbejdere i Flow profilen kunne godkende fakturaen, selvom de IKKE har rettigheder til dette. Det er derfor vigtigt at Beløbsgodkender altid er sat til et beløb som er det samme som sidste godkenders maks beløb i en Flow profil. FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 8 af 16

9 6.2 Global godkender (beløbsgodkender) Fanen Beløbs godkendere i vinduet Flow administration bruges til at sætte en global sidste-godkender for alle faktura over et hvis beløb. Denne er vigtig at sætte op, da beløbsgrænsen ellers ikke vil blive overholdt Normalt vil man vælge en direktør, regnskabschef eller lignende til godkendelse af beløb, som ligger over Flow profilens sidste godkenders beløbsgrænse. Det er vigtigt, at sidste godkender i hver Flow profil er identisk med prokuragrænsen i Beløbs godkendere. OBS! Efter opsætning skal Vieweren genstartes hos alle berørte brugere. Selve regelsættet for hver enkelt bruger bliver indlæst fra databasen, i det brugerne logger ind. Under fanen Kreditorer er der mulighed for at sætte kreditorregler op. Tilføjer man en kreditor fra listen til venstre, vil indkomne faktura med den pågældende kreditor automatisk få tilført det tilhørende flow. Kreditorreglen vil også gælde, når kreditoren ændres eller tildeles i kreditorfeltet. Kreditorregler kan også sættes op løbende, når der tildeles flow fra undervinduet Data. FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 9 af 16

10 6.3 Løbende valg af fast kreditor Flow profil For at vælge en fast flowprofil til en given kreditor vælges knappen ud fra Flow. Herefter markeres ønskede flow profil, og checkboksen Gem som standard flow til vælges. Der kan kun være ét flow knyttet til én kreditor af gangen. Vælges en kreditor til et andet flow, vil den blive fjernet fra det første. FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 10 af 16

11 7 Gruppeopsætning Brugernes rettigheder styres af grupper. Disse sættes op fra menuen Adminstration -> Sikkerhed -> Grupper. Her kan grupper tilføjes og redigeres ligesom med brugere. Redigeres en gruppe, vil den første fane vise hvilke medlemmer, som er i gruppen (højre kolonne) Dobbeltklik på en bruger i venstre kolonne for at tilføje brugeren til gruppen. Dobbeltklik på en bruger i højre kolonne for at fjerne brugeren fra gruppen. I underfanen Sikkerhed bestemmes, hvilke rettigheder medlemmerne af den valgte gruppe har. FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 11 af 16

12 Her ses at Alle -gruppen har adgang til sine egne mapper, og kan aflæse tekst fra faktura via OCR. Rettighederne forklaret: Funktion Add files Admin menu Can reset a row Edit Permissions Flowstatus Free text OCR Search Multiflow Order colums Readonly user Show document in window Zone OCR Beskrivelse Gruppemedlemmerne kan tilføje faktura manuelt via menuen Filer Brugerne kan se menuen Administration, hvorfra de kan oprette og redigere brugere, grupper og Flow profiler. Gruppemedlemmerne kan redigere hvilke grupper, som har adgang til hvilke mapper, samt hvad gruppemedlemmerne har af redigeringsrettigheder i mapperne. Dette gøres ved at højreklikke på mapperne og ændre brugertilladelser. N/A N/A N/A Gruppemedlemmerne kan kun se faktura, ikke redigere. Giver mulighed for at vise fakturaen i et separat vindue. (f.eks. ved brug af flere skærme) Aktiverer OCR tekstafløftning fra faktura vinduet. 7.1 Rettigheder til mapper For hver mappe i mappevinduet kan rettigheder for grupperne sættes. Hvis en bruger har rettighed til at redigere mapperettighederne, kan mapperettighederne ændres ved at højreklikke på en mappe og vælge Rettigheder. Der er fem kolonner: FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 12 af 16

13 Funktion Læse Skrive/rette Slette Oprette Udføre Beskrivelse Giver gruppemedlemmerne læserettigheder til en mappe Giver gruppemedlemmerne skrive-/retterettigheder til mappe Giver gruppemedlemmerne sletterettigheder til mappe Giver gruppemedlemmerne rettigheder til at oprette poster Giver gruppemedlemmerne adgang til knapper Det er kun relevante tjekbokse som er valgbare. Funktion Add files Admin menu Accept Accounting Archive button Cancel flow Creditor list Decline Delete button Paid button Start flow View Beskrivelse Gruppemedlemmerne kan tilføje faktura manuelt via menuen Filer Gruppemedlemmerne kan se menuen Administration, hvorfra de kan oprette og redigere brugere, grupper og Flow profiler. Gruppemedlemmerne kan godkende fakturaer i mappen Gruppemedlemmerne kan se eller redigere kontering (alt efter hvilken kolonne som vælges) Gruppemedlemmerne kan arkivere fakturaer Gruppemedlemmerne kan annullere et flow Gruppemedlemmerne kan se eller redigere kreditorlisten (alt efter hvilken kolonne som vælges) Gruppemedlemmerne kan afvise fakturaer i undermappen Gruppemedlemmerne kan slette faktura i undermappen Gruppemedlemmerne kan markere en faktura som betalt Gruppemedlemmerne kan starte et flow Gruppemedlemmerne kan se Futurelink mappen (under denne er der bl.a. links til ReadsoftOnline og Futurelink.dk) FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 13 af 16

14 8 Skabeloner Skabeloner bruges til at foruddefinere valg af Flow og Første konteringslinje på fakturaen. På denne måde skal disse ikke udfyldes for hver faktura. Er en skabelon blevet foruddefineret skal denne blot vælges, og ændringerne gemmes. Herefter vil fakturaen blive sat i det definerede flow, samt få tilført den definerede konteringslinje. Ændringerne gemmes ved en af følgende handlinger: Ved at trykke Ctrl + S Vælge gem fra Filmenuen Skifte mappe Skifte faktura fra fakturalisten. 8.1 Opsætning af skabelon Alt efter hvilke rettighedsindstillinger der er blevet tildelt Brugergrupperne, kan skabeloner opsættes som Administrator eller Bogholder. Skabeloner kan oprettes ved at trykke på til højre for skabelonlinjen. Aktive skabeloner kan ses ved at trykke på til højre for skabelonlinjen. Både aktive og inaktive skabeloner kan ses ved at vælge skabeloner fra menuen Administration (se menubillede ovenfor). Når en ny skabelon oprettes skal følgende udfyldes: 1. Navn Angiver navnet på skabelonen. Det er det som kommer til at stå i dropdown menuen. 2. Kreditor Angiver hvilken kreditor skabelonen skal kunne bruges på. I dropdown listen i Datavinduet til venstre, vises kun skabeloner for den kreditor, der er angivet på den valgte faktura. 3. Godkendelsesflow Her vælges det flow, som skabelonen skal sætte på fakturaen. 4. Start-/slutdato Her angives i hvilken periode, skabelonen skal være gyldig. 5. Kontering Her indtastes de konti, dimensioner, tekst m.m. som standardkonteringslinjen skal indeholde. Konteringslinjen bliver oprettet med fakturabeløbet. Der kan kun oprettes én konteringslinje. (OBS! Skabelonen kan kun ses i listen, hvis den har en forfaldsdato, hvis ikke den har en forfaldsdato eller denne er overskredet, kan skabelonen findes under menuen Administration) FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 14 af 16

15 Konteringsvindue i skabeloner Her ses et eksempel på opsætning af en standard skabelon. Fakturavindue i skabeloner I dette vindue vises en liste med de fakturaer, som er blevet flowet med den valgte skabelon. FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 15 af 16

16 9 Genvejstaster Kopier konteringslinje Vælg alle poster Ret post - hopper til første felt der kan skrives i Gem post Opdater liste Godkend Afvis Næste post Forrige post Filtrer liste Vis kreditor liste Skift database/selskab Afslut program Opret kreditor Skift sprog Tilføj dokumenter/åbn folder Send til bruger Scan dokument Vindue med genveje til træet Print dokument Send dokument som Næste side (TIF) Forrige side (TIF) Start godkendelse Eksporter Alt + F8 eller Altgr + F8 CTRL + A F2 CTRL + S F5 CTRL + F9 CTRL + F10 CTRL + Pil ned CTRL + Pil op CTRL + F og F3 CTRL + K CTRL + D CTRL + Q CTRL + INS CTRL + L CTRL + O CTRL + F11 F12 F8 CTRL + P CTRL + E CTRL + Pil venstre CTRL + Pil højre CTRL + ALT + F / ALT GR + F CTRL + ALT + E / ALT GR + E FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby Side 16 af 16