Referat. Bestyrelsesmøde nr trekkies.dk. 28. januar Dato for BS-møde: 28. januar 2007

Transkript

1 Referat Dato for BS-møde: Tid: kl.13:00 Fremmødte: Afbud på forhånd: Fraværende: Arielle Hansen Allan Høiberg Keld R. Hansen Sophie F. Schröder Joachim Knudsen Bertil Dorch Per Bührmann Dennis Eno Nielsen Referent: Ordstyrer: Arielle Hansen 1. Formaliteter a. Godkendelse af referat fra sidste BS-møde Referatet blev godkendt b. Dato for næste BS-møde Indtil videre er mødet sat til 10. marts klokken Mødet vil først og fremmest handle om bestyrelsens visioner for fremtiden og konkrete initiativer fremadrettet. 2. Orientering 2a. Formanden 2b. Næstformanden 2c. Kassereren Det nye administrationssystem er godt på vej. Der mangler stadig detaljer eftersom vi koder efter at løse de akutte behov først og fremmest men fornyelser og produktbestillinger er kørende i en acceptabel første version. Det præcise medlemsantal svæver lidt: Vi er midt i februarfornyelsen og er i gang med en rykkerprocedure for decemberfornyelsen, hvor vi har fået lovning på betaling fra flere af de rykkede. Indtil videre har 10 meldt sig ud; heraf de fleste allerede i foråret Vi har i efteråret fået 11 betalte nyindmeldinger og et par mere venter på betaling. 2d. MAU-koordinatoren MAU-Odense kører rigtig godt Side 1 af 5

2 2e. Redaktøren Der forventes fire udgivelser årligt. Søren Hess vil gerne lave korrektur på artikler. Arielle får adgang til redaktionens dokumentsystem. Der forsøges at lave en PDF-udgave til formanden til endelig gennemgang før bladet går til tryk. Redaktionen har fundet en tegner/illustrator. Redaktionen efterlyser billeder til Subspace. Christa har en del som hun stiller til rådighed, og hun kontakter et medlem, der muligvis har mange også. En regulær billedredaktør skal efterlyses. Vi vil efterlyse skribenter på foreningsdebatten. Redaktørteamet kunne også godt tænke sig en læserundersøgelse. Emnet tages op på næste bestyrelsesmøde sammen med et generelt spørgeskema. Koordination af pakning varetages af Stefan, så alle subspace-opgaverne ligger i redaktionen. 2f. Hjemmesideansvarlig Gennemgået under punkt 5. 2g. Øvrige BS-medlemmer 3. Generalforsamlingen Selve GF begynder kl Indkaldelse til GF skete ifølge vedtægterne. Endelig dagsorden bliver udfærdiget af Arielle og Allan og sendt ud i en -news en uge før GF. Årsregnskab Posteringer fra før august fralægger vi os ansvaret for - regnskabet er ført men vi godkender det som det ser ud; vi er ikke i stand til at svare på spørgsmål om noget. Opstilling af kandidater Der har til i dag ikke været medlemmer der har ytret ønske om opstilling til bestyrelsen, men det kan gøres helt frem til selve dagen. Alle dem der er på valg, på nær Dennis, har tilkendegivet at de stiller op igen. Allan sørger for stemmesedler. Allan undersøger hvordan billedet på storskærmen plejer at fungere. Hjælpere Vi skal bruge 2 bestyrelsesmedlemmer og to frivillige til at afkrydse medlemmer og udlevere stemmesedler ved indgangen. Christa og Sophie har påtaget sig opgaven for bestyrelsen. Vi skal bruge en dørmand, samt en til at stå for at lave kaffe til pausen. Arielle har en liste med hjælpere som hun sender til Christa der så tager kontakt til vores frivillige hjælpere. Stefan medbringer kuglepenne. Side 2 af 5

3 Diverse Arielle svarer generelt på spørgsmål men sender dem videre til de øvrige bestyrelsesmedlemmer efter behov. Ordstyrer Susanne Thomsen er bestyrelsens kandidat som ordstyrer. Hun har prøvet det mange gange før i andre foreninger og er ikke blandt de kendte hvilket er ideelt for at undgå at hun bliver opfattet som partisk. Års-T-shirts Vi regner med at pakke T-shirts før GF begynder, så vi skal gerne ind på KVL kl i stedet for kl Christa kontakter KVL. Tilføjelse: Lokalerne er åbne fra klokken 11. Udleveringen sker i forhallen. Dagsorden (første udkast) Formanden byder velkommen og erklærer GF for åbnet Der vælges ordstyrer og referent Formanden aflægger beretning Næstformanden aflægger beretning om den tekniske opdatering af administrationen, hvorefter regnskabet aflægges Dernæst behandles indkomne forslag fra medlemmer Dernæst er der valg af bestyrelsesmedlemmer Stemmesedler samles sammen og tælles op mens der er kaffepause med kage Stemmesammentællingen offentliggøres Bestyrelsen konstituerer sig (finder en formand som minimum) og meddeler resultatet GF er slut T-shirts udleveres 4. Års-T-shirts og VIP-produkter Der har været lidt forvirring omkring antallet af bestillinger, fordelingen af VIP-T-shirts i forhold til almindelige års-t-shirts og antal endelige bestillinger ifølge de mails, der bliver udsendt under bestilling i forhold til det antal, der endte med at være registreret som bestilt på hjemmesiden. En stor del af problemerne skyldes at bestillingssystemet på hjemmesiden manglede rigtig meget funktionalitet da bestillingen gik i gang, hvorfor der har været mange udviklingsrelaterede tests, der har givet anledning til dobbelte bestillingsmails og andre uheldigheder. Per styrer det endelige bestillingsantal ifølge de mails, der er blevet sendt i takt med bestillingerne, og sammenholder det med hjemmesidens antal inden bestilling hos leverandøren. Der er bestilt 101 trøjer i alt ifølge hjemmesiden. For at undgå forvirring omkring, hvornår man er VIP-medlem i forhold til, hvornår der kan bestilles, vil vi fremover lade bestillingsperioden gå fra 1. december til medio januar ligesom i år. Dermed skal Side 3 af 5

4 man ganske enkelt være VIP-medlem efter at novemberfornyelsen er afsluttet, og ingen medlemmer ændrer status i bestillingsperioden. 5. Hostmaster Frank Larsen er hostmaster, men Allan Høiberg varetager den daglige administrator af serveren. Allan arbejder på at etablere løbende kopiering af websystemets filer til en reservemaskine i Vejle (hvortil databasen i forvejen sikkerhedskopieres dagligt), så vi vil kunne reagere med en hurtig flytning i tilfælde af problemer. 6. Foreningsdebatten Vi fortsætter med de emner, der allerede er fundet. Generalforsamlingen kommer til at fylde debatten i den kommende tid. 7. Pressedækning Vi skal have fundet en ny pressekontakt. Christa og Allan havde mulige kandidater, som bliver kontaktet. Foreningens presse- -adresse stilles om til at sende til Arielle, Allan og Keld. Keld samler en presseoversigt til næste bestyrelsesmøde. 8. DM 2006 Evaluering og planlægning venter til næste møde. Vi snakkede om at afholde arrangementet i Rundetårn (som foreslået af Dennis) eller Planetariet. Bertil har en kontakt han vil tale med omkring hvad der er af faciliteter i Planetariet. Næste bestyrelsesmøde er sidste frist for at flytte arrangementet af hensyn til så tidlig booking som muligt, og ikke mindst markedsføring af arrangementet. 9. Holodækket Vi talte om at have en foreningsbod til Holodæk-arrangementet. Arielle vil gerne tage derover, dels for at repræsentere bestyrelsen, dels for at præsentere produkter. Sophie og Keld tager muligvis med på samkørsel. Joachim regner med at deltage på foreningsboden. 10. Postboksen Opgaven med at tømme postboks er nu Sophies faste job. Det blev aftalt at Sophie henter post 1 gang om ugen og sorterer hvad der skal sendes til hvem. Returnerede Subspace skal ikke sendes - i stedet sendes en liste med medlemsnumre til sekretæren som så klarer detektivarbejdet. 11. Diverse 11a. Hvervningskonkurrence Der har i 2006 kørt en form for konkurrence byggende på at deltage i lodtrækning af gaver hvis man blev anbefalet som den der havde fået et nyt medlem til at melde sig ind i foreningen. Der foreligger ingen eksisterende lodder fra den gamle bestyrelse, og den eneste indmelding vi har fået med reference på, er i realiteten en genindmelding. Eftersom betingelsen udtrykkeligt var nye medlemmer, der ikke har været medlem før, er der ingen vinder. 11b. Telefonsvareren Der er problemer med telefonsvareren: Til at begynde med virkede den men pludselig holdt den op med at fungere. Det viser sig at telefonsvareren kun virker når foreningens IP-telefonadapter er tilsluttet og online selvom vi ikke bruger selve adapteren i forbindelse med telefonsvareren! Side 4 af 5

5 Vi kan spare penge på at erstatte den nuværende IP-telefon-konto med et ekstranummer hos TDC (25 kroner i kvartalet mod nu 20 om måneden). Denne mulighed kræver en person, der har ekstranummeret tilknyttet et hovednummer, og er således et potentielt problem ved udskiftning i bestyrelsen. Det blev besluttet at beholde IP-nummeret, som når vi får et program til at agere telefon, er uafhængigt af enkeltpersoner. Et passende program vil skulle køre på foreningens server, så vi ikke skal tænke nærmere over det ved ændringer i bestyrelsen. 11c. Foreningsdebatten og bestyrelseskandidaturer Uanset hvad der ellers blev vedtaget på BM104 om bestyrelsesmedlemmers brug af debatlisterne, kan BS-medlemmer, der genopstiller, bruge foreningsdebatten i forbindelse med deres kandidatur på lige fod med alle andre, der stiller op. Vi gennemgår listerne og reglerne om bestyrelsesmedlemmernes brug af dem, på næste bestyrelsesmøde. 11d. Brevpapir Det blev besluttet at vi genoptrykker side 1-brevpapiret i det eksisterende design. Allan tager kontakt til Inprint hvor side 2-papiret er blevet trykt. 11e. Medlemskort, år 11 og frem Vi starter med en håndlavet model indtil der alligevel skal genoptrykkes, hvorefter vi laver kort til de næste par år ved samme lejlighed. 11f. Følgebreve og misforståelser En kort orientering om, hvordan alt hvad der kan misforstås bliver misforstået i forskellige sammenhænge. Det henstilles til alle at vi tænker meget grundigt over al officiel kommunikation. 12. Subspace Gennemgået under punkt 2e. Referent Side 5 af 5