Personaleforhold ved større budgetreduktioner og afskedigelsesrunder

Transkript

1 Personale Journalnummer: G Ref.: Personale Direkte tlf Dato: 3. september 2018 Personaleforhold ved større budgetreduktioner og afskedigelsesrunder De fleste ledere og chefer i Mariagerfjord Kommune har tidligere måttet opsige medarbejdere på grund af besparelser, og er dermed bekendt med procedurerne herfor. Mariagerfjord Kommune har ikke tidligere haft afskedigelser i et omfang, der kræver, at Lov om varsling m.v. i forbindelse med afskedigelser af større omfang (masse-afskedigelser) skal bringes i anvendelse. Notatet beskriver derfor også kort procedurer m.v., der skal følges, hvis loven bringes i anvendelse, og Mariagerfjord Kommune skal ud i en større afskedigelsesrunde som følge af budgetreduktionerne. Notatet indeholder en kort beskrivelse af følgende emner: 1. Lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang 2. Inddragelse af MED 3. Personalepolitiske/-mæssige tiltag 3.1. Omplacering 3.2. Samtalegaranti 3.3. Frihed til jobsamtaler 3.4. Jobbank 3.5. Central koordinering ved besættelse af ledige stillinger 3.6. Tryghedspuljen 3.7. Outplacement 3.8. RITS 3.9. Frivillig fratrædelse 4. Den videre decentrale proces Notatet indeholder ikke en egentlig procesguide eller uddybende beskrivelser af de enkelte forhold. Dette tilføjes i forlængelse af den endelige beslutning om omfanget af personalereduktioner. 1. Lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang Ved afskedigelser af et vist større omfang, skal der efter denne lov, gives besked til det regionale arbejdsmarkedsråd med henblik på at få iværksat en indsats for berørte medarbejdere. Opgørelsen af, hvorvidt man er inde i lovens bestemmelser eller ej, kan være på to forskellige niveauer, enten på udvalgsområder* eller på institutionsniveau. Man kan godt være inden for lovens område på institutionsniveau, selvom man ikke er det på udvalgsniveau. Side 1 af 7

2 Man er inden for lovens område, når der afskediges: Mindst 10 personer, hvor der er ansat over 20 men færre end 100 Mindst 10 %, hvor der er ansat mindst 100 men færre end 300 Mindst 30 personer, hvor der er ansat mindst 300 *Det er Det Regionale Arbejdsmarkedsråds umiddelbare vurdering, at opgørelsen i Mariagerfjord Kommune sker på udvalgsområdet. Dette er en konkret vurdering, og det kan ikke med sikkerhed siges, om Det Regionale Arbejdsmarkedsråd er af en anden opfattelse, hvis de skal mere konkret ind i sagen. 1.1 Opgørelse pr. udvalgsområde Antallet af afskedigede skal opgøres pr. udvalgsområde og pr. forvaltningsområde. Det betyder, at loven bringes i anvendelse i Mariagerfjord Kommune, hvis antallet af afskedigede udgør det antal, der er angivet ud fra hvert fagområde i den foreløbige opgørelse i tabel 1. August 2017 November 2017 Februar 2018 Maj 2018 Gn.sn. Antal afskedigede for omfattet af lov Udvalget for Børn og Familie Mindst 30 Dagtilbud Mindst 30 Skole Mindst 30 Familie Mindst 10% = 21,1 Sundhed og Omsorg Mindst 30 Sundhed og Ældre Mindst 30 Handicap Mindst10% = 28,9 Udvalget for Arbejdsmarked og Uddannels 19 Mindst 10%=16,9 Arbejdsmarked Udvalget for Kultur og Fritid 112 Mindst 10%=13,6 Kultur og Fritid Teknik og Miljø 61 Mindst 10%=13,6 Natur og Miljø Mindst 10%=4,2 Teknik og Byg Mindst 10%=9,4 Økonomiudvalget Mindst 30 Tabel 1. Opgørelse over omfang for hvert fagområde i forhold til lov om masseafskedigelser 1.2 Opgørelse på institutionsniveau Der kan på enkelte institutioner ske et så stort antal afskedigelser, at man er inden for lovens område. Dette vil formentlig alene være tilfældet, såfremt man vælger at lukke og/eller sammenlægge institutioner. Hvis der er ansat over 20 men færre end 100, og der afskediges mindst 10, så er man inden for lovens område, også selvom man ikke er det på udvalgsniveau. 1.3 Forhandling med de faglige organisationer Bliver det aktuelt at bringe loven i anvendelse, skal der - forinden underretning af Det Regionale Arbejdsmarkedsråd - indledes forhandlinger med tillidsrepræsentanter/de faglige organisationer med henblik på at undgå eller begrænse antallet af afskedigelser og at afbøde Side 2 af 7

3 afskedigelsernes følger ved iværksættelse af initiativer jfr. nedenstående personalepolitiske tiltag. Til brug for forhandlingerne med tillidsrepræsentanter/de faglige organisationer skal alle relevante oplysninger herunder årsag til afskedigelser, antal forventede afskedigede, stillingskategori, tidspunkt for afskedigelser, kriterier for udvælgelse mv. udleveres til forhandlingsparterne. Det Regionale Arbejdsmarkedsråd skal have tilsendt kopi af de oplysninger, der udleveres til tillidsrepræsentanter/de faglige organisationer. Loven foreskriver en proces for forløbet med tidsfrister, der skal iagttages. Denne beskrives efterfølgende, hvis dette bliver aktuelt. 2. Inddragelse af MED Ledelsen skal, i henhold til MED-aftalen, overfor MED-udvalg redegøre for budgettets arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljømæssige konsekvenser. Informationen og drøftelsen heraf sker med henblik på at få medarbejdernes synspunkter og erfaringer inddraget i beslutningsgrundlaget på det politiske niveau. Hovedudvalget blev 16. august 2018 orienteret om status på den budgetmæssige situation efter Økonomiudvalget budgetmøde den 15. august Efter Byrådets prioriteringsmøder august drøftes budgetforslag i de MED-udvalg, hvor dette er relevant ud fra Byrådets budgetforslag/prioriteringer. Drøftelse på Fag MED vil typisk ske, når der forventes besparelser på områdeniveau og på Lokal MED, når der træffes beslutninger om besparelser på opgave- og/eller institutionsniveau. Hovedudvalget informeres, og situationen drøftes 5. september MED-udvalgene har høringsfrist den 10. september 2018, således at evt. input fra MEDudvalg kan indgå i budgettets 1. behandling. Hvis der stilles ændringsforslag til budgettet med arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljømæssige konsekvenser inden budgettets 2. behandling, skal der i videst muligt omfang ske høring af relevante MED-udvalg. Hvis der ved budgettets vedtagelse træffes beslutning om besparelser, skal MED-udvalgene inddrages efterfølgende med henblik på at sikre, at udmøntningen af Byrådets beslutninger sker på baggrund af de erfaringer og den viden, som medarbejderne har om arbejdets udførelse. 3. Personalepolitiske tiltag obligatoriske og valgfrie Der kan iværksættes forskellige tiltag til afskedigede medarbejdere med henblik på at skabe gode rammer for, at de kan komme godt og professionelt videre i arbejdslivet. Bliver det aktuelt at bringe lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang i anvendelse, vil disse forhold skulle indgå i forhandlinger med tillidsrepræsentanter/de faglige organisationer jfr. ovenstående. Personaleafdelingen vil forestå disse forhandlinger i samarbejde med relevant direktør/chef. Side 3 af 7

4 De beskrevne tiltag omfatter ansættelsesretlige tiltag, der efter retspraksis, lov- og/eller overenskomstmæssige forpligtelser skal indgå i processen (ufravigelige), aftalte tiltag, der skal/kan bringes i anvendelse (obligatoriske) samt tilvalgte tiltag, der kan tilbydes, hvis det ønskes (valgfrie). Det er ved tiltagene anført, om de er ufravigelige, obligatoriske eller valgfrie. 3.1 Omplacering (ufravigeligt): I et forløb, hvor afskedigelser på grund af besparelser sættes i værk, er der efter retspraksis mv. pligt til at forsøge at omplacere medarbejdere, der påtænkes afskediget, til ledige stillinger. Kravet omfatter omplacering indenfor overenskomstområdet til stillinger, som en medarbejder kvalifikationsmæssigt fagligt og personligt uden uforholdsmæssige byrdefulde tiltag umiddelbart vil kunne omplaceres til. Omplaceringspligten ophører som udgangspunkt på det tidspunkt, hvor afskedigelsen er meddelt den pågældende medarbejder. Omplacering herefter vil være at betragte som et valgfrit tiltag, der kan iværksættes jævnfør nedenstående beskrivelse af etablering af en jobbank. DC-gruppen har anbefalet, at kun omplaceringspligtens ufravigelige del dvs i perioden indtil medarbejderen er meddelt opsigelse - indgår i processen. 3.2 Samtalegaranti (obligatorisk) Direktionen har i 2013 besluttet, at medarbejdere, der opsiges fra en stilling i Mariagerfjord Kommune på grund af besparelser eller omstrukturering, i opsigelsesperioden har ret til at komme til samtale ved internt opslåede stillinger, hvis medarbejderen opfylder de formelle krav til stillingen. Medarbejderen skal udarbejde en ansøgning, hvori der tydeligt gøres opmærksom på, at han/hun er overtallig og opsagt pga. besparelser/omstrukturering. Der er ikke pligt til at ansætte medarbejderen. Samtalegarantien kan udvides til at omfatte en periode ud over opsigelsesperioden. Dette anbefales ikke, idet dette vil betyde en omgåelse af bestemmelserne om interne opslag, der kun kan søges af ansatte. Samtalegarantien kan endvidere ændres, således at ansættelsesudvalgene forpligtes til at ansætte overtallige ansøgere, såfremt de kvalifikationsmæssigt fagligt og personligt uden uforholdsmæssige byrdefulde tiltag umiddelbart vil kunne omplaceres til. Ledelsen vil således ikke have mulighed for at afslå ansættelse af en sådan medarbejder under henvisning til at medarbejderens kemi eksempelvis ikke passer til kolleger. Tvungen omplacering, som vi ansættelsesretligt ikke er forpligtet til, og som ikke er ønsket af en af parterne, anbefales ikke. Det vil sjældent føre til en succesfuld ansættelse. Side 4 af 7

5 Internt opslåede stillinger kan pt. søges af fastansatte og ansatte i vikariater eller andre tidseller opgavebegrænsede stillinger. Dette bør overvejes ændret, således at internt opslåede stillinger i en periode med afskedigelser alene kan søges af fastansatte. DC-gruppen har anbefalet, at samtalegarantien fortsætter uændret. Nuværende bestemmelser om midlertidigt ansattes mulighed for søgning af opslåede stillinger ønskes ikke ændret. 3.3 Frihed til jobsamtaler i arbejdstiden (ufravigeligt). Medarbejdere der er opsagt pga. besparelser, skal ydes tjenestefri med løn til at deltage i jobsamtaler, hvis samtalen afvikles i medarbejderens sædvanlige arbejdstid. 3.4 Jobbank (valgfrit): En jobbank kan udformes på forskellig vis og med varierende indhold, men vil dog altid skulle etableres som et frivilligt tilbud for opsagte medarbejdere til at have fortrinsadgang til at søge og evt. få tilbudt ledige stillinger internt i organisationen. I nærværende notat er 3 modeller beskrevet i hovedtræk: 1. Central jobmatchning: Etablering af en jobbank, hvor alle ledige stillinger registreres hos en central placeret nøglemedarbejder, der matcher ledige stillinger med registrerede opsagte medarbejdere. Såfremt en opsagt medarbejder opfylder formelle kvalifikationsmæssige kriterier for en ledig stilling, skal medarbejderen som minimum tilbydes en jobsamtale, og som udgangspunkt også stillingen, med mindre tungtvejende grunde tilsiger andet. Er der flere match til en stilling, afholdes samtaler med alle ansøgere, inden lederen/ansættelsesudvalget træffer beslutning om besættelse af stillingen. 2. Egen jobsøgning med forpligtelse til at tilbyde job: En jobbank kan også etableres således, at alle ledige stillinger opslås internt, og at opsagte medarbejdere kan søge disse på sædvanlig vis i deres opsigelsesperiode. De opsagte medarbejdere udstedes med et bevis for deres tilknytning til Jobbank, der medsendes ansøgningen. En sådan ansøger vil derfor have fortrinsadgang til jobsamtale på stillinger, som de kvalifikationsmæssigt kan bestride, og vil skulle tilbydes ansættelse i stillingen, medmindre tungtvejende grunde tilsiger andet. 3. Egen jobsøgning uden forpligtelse til ansættelse: Som model 2 dvs. ledige stillinger opslås internt og opsagte medarbejdere skal selv søge stillingen, og har krav på ansættelsessamtalen. Men lederen er ikke forpligtet til at tilbyde ansættelse i stillingen, hvis ansættelsesudvalget ikke finder medarbejderen egnet til stillingen. Vælges en model for jobbank, vil denne beskrives nærmere. DC-gruppen har anbefalet, at der ikke etableres en jobbank. 3.5 Central koordinering ved besættelse af ledige stillinger: I en proces med forestående afskedigelser vil det i henhold til vor omplaceringspligt ansættelsesretligt være nødvendigt ikke at besætte stillinger med udefrakommende Side 5 af 7

6 medarbejdere, hvis stillingen kan besættes internt. Vi er forpligtet til at forsøge at omplacere medarbejdere, der er påtænkt opsagte jfr. ovenstående omplaceringspligt, og har vi etableret en jobbank kan vi være forpligtet til at ansætte en opsagt medarbejder i stilingen. Det vil derfor være en naturlig konsekvens at indføre et midlertidigt ophør af eksterne opslag af stillinger i perioden, indtil opsigelser er iværksat og gennemført. Kun helt særlige stillinger vil efter konkret vurdering af personalekonsulenterne/-chef med overblik over varslede eller opsagte medarbejdere kunne opslås eksternt, hvis de krævede kompetencer ikke er til stede i kredsen af varslede eller opsagte medarbejdere eller man på anden vis kan få dækket funktionen eksempelvis ved stillingsrokade. I en kort periode vil det ligeledes være aktuelt ikke at opslå stillinger internt. Ledige stillinger indmeldes i stedet til Personaleafdelingen. Personaleafdelingen kan herefter foretages en konkret vurdering af, om det er nødvendigt at tilbyde stillingen til en medarbejder, der er varslet opsagt i henhold til vor omplaceringspligt. Perioden med en central koordinering af besættelse af ledige stillinger vil som minimum være aktuelt i den periode, hvor medarbejdere er varslet opsagt men ikke endeligt opsagte (høringsperioden) og evt. længere, hvis etablering af en evt. jobbank tilsiger dette. 3.6 Tryghedspuljen (ufravigeligt) Tryghedspuljen er et overenskomstbetalt tiltag, der skal bruges til at hjælpe medarbejdere, der bliver afskediget som følge af budgetbesparelser i kommunerne, til at komme videre med efteruddannelse, karrieresparring eller individuel rådgivning. Leder og medarbejder skal i samarbejde med tillidsrepræsentanten på området søge om midler til konkrete formål. Der kan søges op til kroner, dog kr hvis der søges til en kompetencegivende uddannelse. Puljen dækker afskedigede medarbejdere ansat på en overenskomst under Offentligt Ansattes Organisationer (OAO,) FOA, BUPL, Forhandlingskartellet eller Sundhedskartellet. Læs mere om tryghedspuljen her: Outplacement (valgfrit) Outplacement kan være et tilbud til afskedigede medarbejdere om støtte til at komme godt og professionelt videre i arbejdslivet via kurser, karrieresparring eller individuel rådgivning fra et eksternt konsulentfirma. Outplacement kan etableres som individuelle forløb eller gruppeforløb. Kursusforløb for grupper af medarbejdere - evt. i samarbejde med de faglige organisationer og/eller eksterne kursusudbydere (eksempelvis AMU eller VUC) - kan iværksættes med emner som jobsøgning, karriereplanlægning mv. Individuelle tiltag bør alene overvejes for ansatte, der ikke er omfattet af Tryghedspuljen. Outplacement har hidtil været anvendt i meget begrænset omfang, og kun i helt særlige fratrædelsessituationer. Side 6 af 7

7 Personaleafdelingen er pt. i dialog med private udbydere indenfor outplacement om de mulige tilbud, der evt. kan sættes i værk. Bemærk! Det er ikke muligt at udbetale beløb til outplacement direkte til medarbejderen, da det vil blive betragtet som en fratrædelsesgodtgørelse. DC-gruppen anbefaler tiltaget, hvis der afsættes centrale midler hertil. 3.8 RITS-samtale (frivilligt): Vort interne RITS-korps vil i et vist omfang kunne tilbyde 1-2 samtaler med afskedigede medarbejdere, der har brug for en individuel samtale til at få bearbejdet situationen og komme videre i arbejdslivet. Indhold skal beskrives nærmere, hvis tilbuddet skal tilbydes. DC-gruppen har anbefalet, RITS-samtaler kun tilbydes i de særlige tilfælde, hvor det konkret og individuelt vurdereres, at en medarbejder har akut behov for krisehjælp, og ikke som et generelt tilbud til medarbejdere, der måtte blive varslet opsagt. 3.9 Frivillig fratrædelse: I en afskedigelsesproces vil det være naturligt at overveje om der skal tilbydes særlige vilkår for ansatte, der frivilligt ønsker at fratræde sin stilling. Fratrædelsesvilkårene kan være ydelse af en mindre fratrædelsesgodtgørelse eksempelvis kr eller et beløb til outplacement jfr. ovenstående. 4. Den videre proces Når rammerne for afskedigelserne er på plads herunder evt. forhandling med de faglige organisationer om personalepolitiske tiltag skal der iværksættes et forløb på berørte arbejdspladser, hvor MED skal inddrages og proces for forløbet drøftes. Ledelsen skal have opstillet udvælgelseskriterier og vægte medarbejderne i forhold til disse, og afskedigelsesforløbet med samtaler mv. iværksættes. Personaleafdelingen udarbejder en egentlig procesmanual til de decentrale ledere. Personaleafdelingen forestår endvidere høringsskrivelser, opsigelsesbreve samt evt. forhandlinger med de faglige organisationer. Foreløbige tids- og procesplaner for situationen uden og med anvendelse af lov om masseafskedigelse fremgår af henholdsvis bilag 1: Tids- og procesplan ved besparelser uden at Lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang, bringes i anvendelse og bilag 2: Tids- og procesplan ved besparelser når Lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang, bringes i anvendelse I forbindelse med processen for håndtering af personalereduktionerne er det vigtigt, at du som leder sammen med dine medarbejdere (MED) bringer Kodeks for god praksis ved forandringsprocesser i anvendelse som udgangspunkt for de drøftelser I har for at håndtere de ændringer, som budgettet medfører. Kodekset findes her - Kodeks for gode forandringsprocesser Personaleafdelingen, den 3. september 2018 Side 7 af 7