EU-UDBUD. 2014/S Varer Offentligt udbud. På levering af Mekanisk sikring til KomUdbud (Genudbud af delaftale 2)

Transkript

1 EU-UDBUD 2014/S Varer Offentligt udbud På levering af Mekanisk sikring til KomUdbud (Genudbud af delaftale 2) September.2014

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af konkrete ordrer Indgåelse af rammeaftaler Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Delaftaler Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Ordregivers e-handelssystem Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Delaftale 2 Sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe Tilbudsdisposition Kravspecifikation Kravspecifikation Delaftale 2 Sikringsskabe, nøgleskabe og PC- og tabletskabe Sikringsskabe Nøgleskabe PC og tablet-skabe Rammeaftale sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe Parterne Rammeaftalens grundlag Rammeaftalens omfang Rammeaftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser E-handel Bonus til ordregiver Side 2/52

3 17 Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti og reklamation Bod Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Ændringer i rammeaftalen Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Ekstraordinær opsigelse Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse Bilag 3 Tro og love erklæringer Bilag 4 Regnskabsoplysninger Bilag 5 Referenceliste Bilag 6 - Tilbudsgivers organisation Bilag 7 Aktindsigt Bilag 8 - Tidsplan Bilag 9 Konsortieerklæring Bilag 10 Kommunespecifikke oplysninger Bilag 11 E-handelssystemspecifikke bilag Bilag 12 - Kommunespecifikt underskriftsark Side 3/52

4 1 Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet er et genudbud af mekanisk sikring fra april 2014, da delaftale 2 i det første udbud blev annulleret, og som vedrører levering af mekanisk sikring til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver). Mekanisk sikring omfatter i nærværende udbud alene sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe, kaldet delaftale 2 som benævnet i det første udbud. KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Udbuddet på mekanisk sikring er opbygget på følgende vis; Delaftale 2 Sikringsskabe, nøgleskabe samt pc- og tabletskabe vælges én leverandør til alle 6 deltagende kommuner. Der kan derfor kun afgives tilbud til samtlige deltagende medlemskommuner. Medlemskommunernes deltagelse samt krav til e-handel i udbuddet fordeler sig på følgende vis; Kommuner Deltager fra aftalestart Området skal e- handles Se pkt Aarhus X X Esbjerg (Fanø) X X Fredericia X X Kolding X X Svendborg X X Sønderborg X X Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (Bilag 10 Kommunespecifikke oplysninger). Side 4/52

5 Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E-handelssystemer. 1.2 Udbudsansvarlig KomUdbud ved Svendborg Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud Svendborg Kommune Ramsherred Svendborg Økonomi & Udbud - Martin Fuglkjær Møller Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Opgaven indgås som en særskilt rammeaftale og forudsættes indgået med én virksomhed for delaftale 2 Sikringsskabe, nøgleskabe og pc og tablet-skabe, for perioden Der er mulighed for option på forlængelse i 1 x 12 måneder. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter og ydelser hos de valgte tilbudsgivere på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre cirka 1,3 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Estimatet er beregnet ud fra den samlede forventede omsætning, når alle deltagende kommuner anvender rammeaftalen. Delaftale 2 Sikringsskabe, nøgleskabe og pc og tablet-skabe: Kommune: Historisk volumen 2013 Aarhus Esbjerg Fredericia Kolding Svendborg Sønderborg Indmeldt volumen i alt: Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1, Tilbudsliste. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Side 5/52

6 Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. Rammeaftale. 1.4 Tildeling af konkrete ordrer Det er den enkelte Medlemskommune, der afgiver konkrete ordrer (bestillinger) på leveringer i henhold til en delaftale i kontraktperioden. 1.5 Indgåelse af rammeaftaler I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter i forhold til den enkelte rammekontrakt, der indgås på baggrund af rammeaftalen. Side 6/52

7 2 Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (Udbudsdirektivet) og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk(e) eksemplar(er). Supplerende materiale som prislister/varekataloger/vareprøver skal ligeledes kun fremsendes i ét fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten (Bilag 1 Tilbudsliste) udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af de udbudte rammeaftaler. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge afsnit Tilbudsdisposition i nærværende udbudsmateriale, for i den forbindelse at sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. som der kræves. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Martin Fuglkjær Møller, pr. indkob@svendborg.dk, med emnet: "Spørgsmål EU udbud 2014: Mekanisk sikring senest den kl Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på senest d Side 7/52

8 Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Mekanisk sikring og Må kun åbnes af Økonomi & Udbud. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest tirsdag den kl på følgende adresse: KomUdbud Svendborg Kommune Ramsherred 5, Indgang B Økonomi og Udbud 5700 Svendborg ATT: Martin Fuglkjær Møller Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode Delaftaler Der kan alene afgives tilbud på hele den udbudte delaftale. Der kan således ikke afgives bud på dele af delaftalen Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Side 8/52

9 Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag Bilag 9 Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og den valgte tilbudsgiver på området. Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag, jf. dog kommunespecifikke bilag - Bilag 10. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. Bilag 10 Kommunespecifikke oplysninger) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Side 9/52

10 2.15 Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i Bilag 7 Aktindsigt angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt Ordregivers e-handelssystem Ordregiver anvender e-handel på den udbudte delaftale 2 Sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe. Medlemskommunerne anvender 3 forskellige e-handelssystemer. For information om kommunernes e-handelssystemer, se mere i de e-handelssystemspecifikke bilag, Bilag 11 E- handelssystemspecifikke bilag. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e- handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.5 E-handel (afsnit 4.2). Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan tilbudsgiver idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalen i kapitel 5, indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e- katalog til ordregivers e-handelssystem. Se hertil rammeaftalens Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.6 Bod (afsnit 4.2) Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Skønner ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Retten til at udøve det pågældende erhverv Kopi af tilbudsgivers autorisation til udførelse af forsikringsgodkendt arbejde (ISO-certificering i henhold til ISO 9001). Tilbudsgivers personlige forhold Side 10/52

11 Virksomhedsoplysninger udfyld bilag Side 11/52

12 Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag Bilag 3 Tro og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag Bilag 3 Tro og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10 millioner. Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed. Dokumentation for økonomisk og finansiel formåen kræves for de seneste 3 afsluttede regnskabsår ( ) i form af nøgletal for; - Samlet omsætning - Omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet - Resultat af primær drift - Egenkapital - Egenkapitalens forrentning - Soliditetsgrad - Overskudsgrad Virksomhedens ledelse eller revisor skal med dato og underskrift indestå for, at oplysningerne er korrekte, og at der ikke er sket væsentlige ændringer i ansøgers økonomiske situation siden sidste regnskabsaflæggelse. Udfyld Bilag 4 Regnskabsoplysninger. Tilbudsgiver skal som minimum have en positiv egenkapital for det senest afsluttede regnskabsår. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld Bilag 5 Referenceliste. Der må maksimalt angives op til 5 referencer. Beskrivelse af tilbudsgivers organisation beskrivelsen skal som minimum indeholde en beskrivelse af virksomheden (organisation), antal medarbejdere og biler der tilknyttes opgaven (kapacitet) fordelt på de områder der bydes på. Tilbudsgiver skal endvidere angive hvorvidt/hvorledes denne evt. vil opjustere sin kapacitet ved kontrakttildeling. Udfyld Bilag 6 - Tilbudt organisation. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet Tildelingskriterium Delaftale 2 Sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den for KomUdbud laveste pris ifølge tilbudslisten. Underkriterier Pris, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: Vægtning i procent Side 12/52

13 - Nettopriser ekskl. moms på sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe i henhold til tilbudsskema, bilag 1, ud fra en total summering af Samlet pris for alle produktkategorier. 100 % Tilbudte rabatsatser for alle andre produkter indenfor den enkelte produktkategori end dem på tilbudslisten, indgår ikke i evalueringen. Bemærk at alle de mørkegrønne felter i tilbudslisten skal udfyldes. Alle de gule felter er valgfrie at udfylde og udfyldelse kan derfor udelades. Alle grå felter skal ikke udfyldes. Der må ikke ændres i opsætningen, indsættes linjer og/eller søjler, ændres skriftstørrelser, skriftfarve el. lign. Omgåelse af dette kan medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. Hvis tilbudsgiver har brug for mere plads i de mørkegrønne felter, er Tilbudsgiver velkommen til at skrive mere i den enkelte celle selvom man ikke kan se det i den nuværende celle størrelse. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter og gebyrer. Alle priser skal være inklusiv levering, administrationstillæg, anden form for tillæg, forsendelse, administrationsomkostninger og ekspeditionsomkostninger. Tilbudsgiver skal endvidere angive en rabatsats på de produktkategorier som tilbydes udover de produkter, der er på tilbudslisten det skal præciseres at disse produktkategorier vil være frivillige at købe hos tilbudsgiver. For de produktkategorier der tilbydes udover tilbudslisten gælder de samme kontrakts vilkår, herunder leveringsvilkår, som for tilbudslistens produkter. I priserne for sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe (dog undtaget pc- og tabletskabe med hjul) skal disse være inklusiv: Selve produktet Monteringskit I priserne for montering skal disse være inklusiv: Montering Transport, herunder kørsel Arbejdstimer Service Administration Ved levering af sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe med mekanisk nøglelås skal der minimum medfølge to nøgler Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen opfordrer ordregiver til at tilbudsdispositionen følges, således at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre tilbudsgivernes konditionsmæssighed samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Side 13/52

14 Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets opstillede udvælgelseskriterier og det i udbudsmaterialet anførte tildelingskriterium. Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Prislister og eventuelle varekataloger og vareprøver skal ligeledes kun fremsendes i ét skriftligt eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Afsnit Indhold 1 Indledning Herunder angivelse af dato, tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson (herunder og telefonnummer) samt underskrift. 2 Kort resumé Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer 3 Konsortier Tilbudsgiver skal angive, hvis tilbuddet afgives af et konsortium. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e) samt, at alle tilbudsgivere i konsortiet accepterer solidarisk hæftelse. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 9. 4 Forbehold Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnittet vedrørende tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. 5 Aktindsigt Tilbudsgiver bedes angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 7. 6 Udvælgelseskriterier Retten til at udøve det pågældende erhverv Side 14/52

15 Kopi af tilbudsgivers autorisation til udførelse af forsikringsgodkendt arbejde (ISO-certificering i henhold til ISO 9001). Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger udfyld bilag Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag Bilag 3 Tro og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag Bilag 3 Tro og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10 millioner. Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed. Dokumentation for økonomisk og finansiel formåen kræves for de seneste 3 afsluttede regnskabsår ( ) i form af nøgletal for; - Samlet omsætning - Omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet - Resultat af primær drift - Egenkapital - Egenkapitalens forrentning - Soliditetsgrad - Overskudsgrad Side 15/52

16 Virksomhedens ledelse eller revisor skal med dato og underskrift indestå for, at oplysningerne er korrekte, og at der ikke er sket væsentlige ændringer i ansøgers økonomiske situation siden sidste regnskabsaflæggelse. Udfyld Bilag 4 Regnskabsoplysninger. Tilbudsgiver skal som minimum have en positiv egenkapital for det senest afsluttede regnskabsår. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld Bilag 5 Referenceliste. Beskrivelse af tilbudsgivers organisation beskrivelsen skal som minimum indeholde en beskrivelse af virksomheden (organisation), antal medarbejdere og biler der tilknyttes opgaven (kapacitet) fordelt på de områder der bydes på. Tilbudsgiver skal endvidere angive hvorvidt/hvorledes denne evt. vil opjustere sin kapacitet ved kontrakttildeling. Udfyld Bilag 6 - Tilbudt organisation. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet. 7 Krav til tilbud og tilbudslister Udfyldt bilag 1 Tilbudsliste (husk udfyldning og afkrydsning i både faneark for Introduktion, Krav til tilbud samt udfyldning af alle mørkegrønne felter ved afgivelse af priser og produktoplysninger i Priser - D2 Alle kommuner ). Side 16/52

17 3 Kravspecifikation Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at følgende nedenstående krav er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre, at tilbuddet afvises som ikke konditionsmæssigt. Ordregiver har ved udarbejdelse af kravspecifikation for delaftale 2 benyttet De nordiske forsikringsforbunds sammenligning af tekniske specifikationer for produkter til mekanisk tyverisikring - sammenligningsnøgle, som tilgængelig på Forsikring & Pensions hjemmeside med hensyn til klassifikation af sikringsniveau i henhold til EN-norm og SKAFOR standardtyvmetoden, Hovedgruppe 1 og %b8gle.pdf 3.1 Kravspecifikation Delaftale 2 Sikringsskabe, nøgleskabe og PC- og tabletskabe Aftalen omfatter levering af sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe til kommunale institutioner. Generelle krav - Tilbudsgiver skal være ISO 9001-certificeret samt registreret hos Forsikring & Pension, ligesom arbejdet ved montering skal afsluttes med en installationserklæring som dokumentation for monteringsarbejdet i henhold til Forsikring & Pensions bestemmelser. - Tilbudsgiver, der udfører arbejde for kommunen, skal af sikkerhedsmæssige årsager kunne tale og forstå dansk. Tilbudsgiverens personale skal være let identificerbart med firmanavn på arbejdsbeklædning el.lign. Personalet skal ligeledes kunne identificere sig i form af skriftlig legitimation. Montøren skal melde sin ankomst i god tid til pågældende ejendom og melde til samme person når montøren kører igen. - Der skal medfølge brugsanvisning på dansk til alle tilbudte produkter Sikringsskabe Produkter og sortiment - Der skal tilbydes et sortiment af sikringsskabe svarende til de i tilbudslisten nævnte produkter i de oplistede størrelser indenfor intervaller. - Sikringsskabene skal have en minimumsbredde indvendigt på 45 cm. - Skabene skal kunne leveres i både en basismodel med mekanisk nøglelås (med minimum 2 medfølgende nøgler) og i en model med elektronisk kodelås. Det skal være muligt at bestille ekstra nøgler til sikringsskabe med mekanisk nøglelås. - På modeller med elektronisk kodelås skal låsedelen være forberedt til integration med eksisterende adgangskontrol (ADK). Åben/lås funktion skal kunne styres via spænding (12/24 V) eller potentielfrit signal, kommende fra adgangskontrollen. - Skabene skal være forberedt til fastboltning i både gulv og/eller væg. - Skabene skal leveres i neutrale farver. - De tilbudte priser skal være inkl. levering samt alle omkostninger og afgifter men ekskl. moms. Sikkerhed Side 17/52

18 - Der skal kunne leveres sikringsskabe i sikringsniveau Grade 0-2 i henhold til EN-1143 hos Forsikring & Pension. Service - Der skal kunne tilbydes montering såfremt ordregiver ikke selv varetager dette. - Der skal tilbydes konsulentbistand og rådgivning. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Garanti - Kontrakthaver garanterer, at de leverede produkter nøje er i overensstemmelse med de tilbudte, og er uden fejl og mangler samt lever op til gældende standarder. - Der skal som minimum tilbydes en suppleringsgaranti på 8 år Nøgleskabe Produkter og sortiment - Der skal tilbydes et sortiment af nøgleskabe svarende til de i tilbudslisten nævnte produkter indenfor intervaller på størrelse. - Skabene skal i indretningen være justerbar. - Skabene skal kunne leveres i både en basismodel med nøglelås (med minimum 2 medfølgende nøgler) og i en elektronisk model med elektronisk kodelås. Det skal være muligt at bestille ekstra nøgler til sikringsskabe med mekanisk nøglelås. - Der skal kunne leveres en elektronisk kodelås som er forberedt til integration med eksisterende adgangskontrol (ADK). Åben/lås funktion skal kunne styres via spænding (12/24 V) eller potentielfrit signal, kommende fra adgangskontrollen. - Skabene skal leveres i neutrale farver. - De tilbudte priser skal være inkl. levering samt alle omkostninger og afgifter men ekskl. moms. Sikkerhed - Der skal kunne leveres nøgleskabe i minimum enten sikringsniveau SKAFOR klasse BLÅ, hovedgruppe 2, eller Grade 0 i henhold til EN-1143 hos Forsikring & Pension. Service - Der skal kunne tilbydes montering såfremt ordregiver ikke selv varetager dette. - Der skal tilbydes konsulentbistand og rådgivning. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Garanti - Kontrakthaver garanterer, at de leverede produkter nøje er i overensstemmelse med de tilbudte, og er uden fejl og mangler samt lever op til gældende standarder. - Der skal som minimum tilbydes en suppleringsgaranti på 8 år PC og tablet-skabe Produkter og sortiment - Der skal tilbydes et sortiment af PC og tablet-skabe svarende til de i tilbudslisten nævnte produkter i de oplistede størrelser med angivet minimumskapacitet. Side 18/52

19 - Skabene skal kunne leveres i både en basismodel med nøglelås (med minimum 2 medfølgende nøgler) og i en elektronisk model med elektronisk kodelås. Det skal være muligt at bestille ekstra nøgler til sikringsskabe med mekanisk nøglelås. - Der skal kunne leveres en elektronisk kodelås som er forberedt til integration med eksisterende adgangskontrol (ADK). Åben/lås funktion skal kunne styres via spænding (12/24 V) eller potentielfrit signal, kommende fra adgangskontrollen. - Skabene skal kunne leveres i modeller der kan boltes fast i gulv eller væg samt i en model der kan køre på solide drejelige og låsbare hjul. - Skabene skal leveres i neutrale farver. - De tilbudte priser skal være inkl. levering samt alle omkostninger og afgifter men ekskl. moms. Sikkerhed - Der skal kunne leveres fastmonterede pc- og tabletskabe i minimum enten sikringsniveau SKAFOR klasse BLÅ, hovedgruppe 2, eller Grade 0 i henhold til EN Der skal kunne leveres pc- og tabletskabe på hjul i minimum enten sikringsniveau SKAFOR klasse RØD, hovedgruppe 1, eller Grade 5 i henhold til ENV Service - Der skal tilbydes montering såfremt medlemskommunen ikke selv varetager dette. - Der skal tilbydes konsulentbistand og rådgivning. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Garanti - Kontrakthaver garanterer, at de leverede produkter nøje er i overensstemmelse med de tilbudte, og er uden fejl og mangler samt lever op til gældende standarder. - Der skal som minimum tilbydes en suppleringsgaranti på 8 år. Side 19/52

20 4.1 Rammeaftale sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe Rammeaftale vedr. levering af sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe ("Rammeaftalen") 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Nedenstående medlemmer af KomUdbud: Svendborg Kommune Fredericia Kommune Esbjerg Kommune Århus Kommune Sønderborg Kommune Kolding Kommune og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] 2 Rammeaftalens grundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. 2014/S Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftalen B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af September.2014 E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet. Side 20/52

21 I den udstrækning at indkøb af sikringsskabe, nøgleskabe og pc- og tabletskabe er en del af en byggeog anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) rammeaftale(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud. 4 Rammeaftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den Optioner Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i 1 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 6 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. De enkelte deltagende medlemskommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker vilkårene for rammeaftalen. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk, herunder hos kontrakthavers teknikere. 7 Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via ordregivers e-handelssystem, pr. , digital bestillingsformular, telefon eller ved besøg hos kontrakthaver indenfor en times transport. Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette. Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via Ordregivers e-handelssystemer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr. Side 21/52

22 Kontrakthaver skal ved bestilling oplyse ordregiver om, at specialbestillinger, herunder individuelt tilpassede eller producerede produkter, ikke tages retur. 8 Levering og leveringsbetingelser Levering skal ske frit leveret på anvist plads. Dette gælder levering til alle institutioner hos ordregiver. Ved bestilling inden kl. 16 skal varen leveres senest tre arbejdsdage herefter. Dette gælder både bestilling via e-handel, , telefon og ved besøg hos kontrakthaver indenfor en times transport. Evt. montering sker efter aftale med kontrakthaver. Kontrakthaver skal på den digitale rekvisition, stille 3 leveringsønsker til rådighed: Forsendelse; Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via kommunens e-handelssystem, hvor der er afvigelse mellem fakturaadresse og leveringsadresse. For at sikre korrekt levering, er kontrakthaver forpligtet til, enten at afløfte samtlige felter vedr. leveringsadressen inkl. mark att., alternativt skal levering styres via den på ordren oplyste unikke leverings ID (OIOUBLfelt). Afhentning Levering sammen med montør Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen. 9 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn og adresse, hvor ydelsen er leveret Navn på den person der har bestilt ydelsen Præcis beskrivelse af ydelsen Priser, herunder enheds- og timepriser Periode i hvilken ydelsen er leveret (dato) Desuden er det et krav at en kopi af regningen/ arbejdsseddel sendes til den adresse ydelsen er leveret. 10 Returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver 14 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver. Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt og senest 30 dage efter returneringen er kommet kontrakthaver til kundskab sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver. Tjenesteydelser eller allerede monterede produkter, kan ikke fortrydes. Side 22/52

23 Specialbestillinger, herunder individuelt tilpassede eller producerede produkter, kan ikke returneres. 11 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement- OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler. Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Side 23/52

24 Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. 12 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris. I tilfælde af manglende overholdelse af akuthjælp vil en vagt eller anden leverandør - blive tilkaldt. En evt. merpris vil blive afholdt for kontrakthavers regning. Kørsels- og leveringsomkostninger er ordregiver uvedkommende. Priser angives altid med to decimaler. 13 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra til Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100. Side 24/52

25 Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Svendborg Kommune Økonomi og Udbud på med ATT.: Martin Fuglkjær Møller Sammen med varslet skal sendes et excel-ark, der udover de nye priser indeholder information om nye varer, udgåede varer og eventuelle erstatningsvarer. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til inden ændringens ikrafttræden, og kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt af ordregiver og gjort tilgængeligt i dennes e-handelssystem. Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog - se Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. om e-handel. Såfremt e- katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e- katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. Tilbuds- og kampagnepriser skal - medmindre andet er aftalt - uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Kontrakthaver opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. 14 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.. 15 E-handel Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område, det vil sige at elektronisk ordreafgivelse via ordregivers e-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt krav for indgåelse af rammeaftalen. I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver overfor den valgte tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. Herefter skal den valgte tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af ordregiver definerede produkter. Med mindre andet er defineret af de enkelte medlemskommuner, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %. Side 25/52

26 De enkelte medlemskommuner kan vælge opdeling i flere e-kataloger Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger I udbudstidsplanen er der afsat 2 måneder fra tildeling af rammeaftalen til rammeaftalens ikrafttræden. Inden for denne periode skal e-katalog godkendes. Senest 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb skal kontrakthaver: Fremsende excel-ark til Svendborg Kommune indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos Svendborg Kommune. Fremsende excel-ark til de enkelte medlemskommuner eller efter aftale til Svendborg Kommune indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Den enkelte medlemskommune kan, såfremt dette måtte ønskes, vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog. Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer. Svendborg Kommune og de enkelte medlemskommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå excelarkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark. Når excel-arket er godkendt af Svendborg Kommune (eller af den enkelte medlemskommune ved øvrige varer), skal kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til medlemskommunernes forskellige e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af medlemskommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter medlemskommunens anvisninger. Medmindre andet er særskilt aftalt med de enkelte medlemskommuner, skal katalogformatet være OIOUBL. Udover varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excelark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse [herunder mærkenavn/indhold - eks. kg. og stk. - pr. leveringsenhed/ krav til opbevaring/mål/materialer.], varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: Procedure ved ændringer i E-kataloger E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte medlemskommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra den enkelte medlemskommune. Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra medlemskommunen. Side 26/52