UDBUDSBETINGELSER November Rammeaftale vedrørende indkøb af VVS- og Blikkenslagerydelser til Aarhus Universitet

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER November 2015 Offentligt udbud af Rammeaftale vedrørende indkøb af VVS- og Blikkenslagerydelser til Aarhus Universitet Aarhus Universitet Indkøbskontoret Fuglesangs Allé Aarhus V

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING ORDREGIVER ORDREGIVERS KONTAKTPERSON RAMMERNE FOR UDBUDSFORRETNINGEN FORMÅL OG BAGGRUND FOR UDBUDDET RAMMEAFTALERNES OPDELING EFTERFØLGENDE KØB PÅ RAMMEAFTALERNE OVERTIDSBETALING OG UDKALD UDBUDSMATERIALET FORHANDLINGSFORBUD GENERELLE FORM- OG PROCEDUREKRAV TILBUDSGIVERS KONTAKTPERSON TILBUDSFRIST AFLEVERING AF TILBUD SPROG HONORAR EJENDOMSRET TIL MODTAGNE TILBUD VEDSTÅELSESFRIST UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED TILBUD TILBUDSGIVERS GENERELLE FORHOLD TILBUDSGIVERS PERSONLIGE FORHOLD FINANSIEL OG ØKONOMISK FORMÅEN TEKNISK OG FAGLIG FORMÅEN KONSORTIUM KONCERNFORBUNDNE TILBUDSGIVERE VURDERING AF KONDITIONSMÆSSIGHED TILDELINGSKRITERIUM PRIS KRAVSPECIFIKATION MINIMUMSKRAV ARBEJDETS UDFØRELSE GENERELT RESPONSTIDER MATERIALER OG MATERIEL ARBEJDSMILJØ TILBUDSGIVERENS PERSONALE FORBEHOLD: Side 1 af 21

3 10. KRAV TIL TILBUDDETS OPBYGNING OBLIGATORISKE TILBUDSDOKUMENTER BILAG 1 PRISOPLYSNINGER I EXCEL SPØRGSMÅL INFORMATIONSMØDE PRAKTISKE FORHOLD ÅBNING AF TILBUD MEDDELELSE AF RESULTATET FORTROLIGHED UBETINGET TAVSHED FOR ANSØGER TIDSPLAN FOR UDBUDDET OVERSIGT OVER PRÆKVALIFIKATIONENS DOKUMENTER Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af disse udbudsbetingelser at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse. Side 2 af 21

4 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt "Ordregiver") udbud af rammeaftale vedrørende indkøb af VVS ydelser til Aarhus Universitet i henhold til udbudsbekendtgørelse sendt til offentliggørelse den 17. november 2015 i den Europæiske Unions Tidende. Disse udbudsbetingelser er også offentliggjort på Ordregivers hjemmeside 2. Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er Aarhus Universitet, hvilket omfatter alle de til universitetet tilknyttede medarbejdere, fakulteter og institutter. Aarhus Universitets Indkøbskontor er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel rammeaftale vil skulle indgås med Aarhus Universitet 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for ansøgningen eller tilbudsafgivelsen skal ske via og skal rettes til: Aarhus Universitet Indkøbskontoret Att.: Laura Koefoed Stadum udbud@au.dk 3. Rammerne for udbudsforretningen 3.1 Formål og baggrund for udbuddet Ordregiver ønsker at samle sine indkøb af VVS- og Blikkenslagerydelser på en rammeaftale med geografisk opdelt delaftaler. Rammeaftalen er påtænkt at skulle dække indkøb af almindelig VVS og Blikkenslagerydelser for Aarhus Universitets områder ved Aarhus/Silkeborg, Herning, Foulum, Roskilde/Emdrup, Flakkebjerg og Årslev (Fyn). Leverandører på rammeaftalen vil skulle foretages levering på alle Ordregivers adresser inden for givne områder. Det er forventningen, at der samlet for alle områderne vil blive indkøbt for ca. 10 mio. DKK. årligt. Det er ikke muligt at udspecificere omsætningen for de hermed udbudte områder nærmere. Området Aarhus/Silkeborg vil dog stå for hovedparten af omsætnin- Side 3 af 21

5 gen. Den endelige omsætning er dog afhængig af de konkrete behov, der opstår i rammeaftalens løbetid. Rammeaftalerne har en forventet løbetid på 4 år med forventet kontraktstart den 1. februar Forventet udløb af kontrakten er dermed 31. januar De økonomiske aktører der indgiver tilbud omtales i det følgende som "Tilbudsgivere". 3.2 Rammeaftalernes opdeling Ordregiver ønsker at indgå aftale på de udbudte delaftaler med en række leverandører. Der udbydes i alt 6 geografiske delaftaler for VVS- og Blikkenslager ydelser: Delaftale: Geografiske opdeling Antal rammeaftaleindehavere 1 Aarhus/Silkeborg 5 2 Herning 3 3 Foulum 3 4 Roskilde/Emdrup 3 5 Flakkebjerg 3 6 Årslev (Fyn) Efterfølgende køb på rammeaftalerne Direkte køb Bestillinger kan kun foretages af en person der har kompetence til at bestille arbejde på vegne af Aarhus Universitet. Når det konkrete køb på den enkelte delaftale skønnes mindre end DKK ekskl. moms, kan der i medfør af delydelsesreglen i udbudsdirektivets artikel 9, stk. 5, litra a købes frit blandt rammeaftaleindehaverne. Denne adgang gælder dog kun i det omfang, de samlede indkøb under delydelsesreglen til enhver tid holder sig under 20 % af det samlede træk på rammeaftalen. Når det konkrete køb på den enkelte delaftale skønnes at være fra til kr. skal der købes hos den højest rangerede rammeaftaleleverandør. Alle direkte køb på rammeaftalen sker til de i Kontraktbilag 2 angivne timepriser. Der kan aftales en fastpris for udførelse af arbejdet sammen med bestilleren. Timeprisen skal være den samme som den i kontraktbilag 2 oplyste pris. Aarhus Universitet kan ved saglige og objektive grunde vælge en anden rammeaftaleleverandør end den højest rangerede. Side 4 af 21

6 I forbindelse med direkte tildeling, vil det være muligt som Tilbudsgiver at frasige sig opgaven, hvis opgaven overstiger ens kapacitet på det givne tidspunkt for anmodning. Dette får ingen indflydelse på tildeling af fremtidige opgaver. På samme måde er det også muligt for Tilbudsgiver at sige nej til at byde på de konkrete opgaver, der kommer i miniudbud Mini-udbud Når det konkrete køb på den enkelte delaftale skønnes større end og mindre end DKK ekskl. moms, købes der ind på baggrund af et mini-udbud, hvor alle rammeaftaleleverandører inviteres til at afgive tilbud om det konkrete indkøb. Timeprisen konkurrenceudsættes ved miniudbud igen, men må aldrig være højere end den i kontraktbilag 2 angivne pris. Der skal i miniudbuddet angives en fastpris for arbejdsopgaven/projektet. Ved miniudbud er tildelingskriteriet laveste pris. Miniudbud kan både gennemføres inklusiv og eksklusiv materialer. I det sidste tilfælde har bestiller valgt at levere disse som bygherreleverance. Aarhus Universitet kan i forbindelse med miniudbud stille krav om separat sikkerhedsstillelse. Aarhus Universitet kan i forbindelse med miniudbud tillade brugen af underleverandører. Aarhus Universitet kan i forbindelse med miniudbud stille krav om lærlinge. AB92 Aarhus Universitets udgaven, bilag 3, kan tilrettes fra miniudbud til miniudbud. Åbning af miniudbud finder sted umiddelbart efter det i miniudbudsmaterialet angivne tidspunkt. Tilbuddene åbnes i overværelse af de bydende, der måtte ønske at være til stede. Kun de samlede tilbudssummer samt eventuelle forbehold vil blive oplæst. Der vil efterfølgende blive tilsendt en oversigt på til alle bydende indeholdende de ovennævnte oplysninger. Aarhus Universitet regner med, at der indenfor rammeaftalens løbetid vil blive indført et elektronisk udbudssystem og åbning af tilbud vil foregå elektronisk. 4. Overtidsbetaling og udkald Der betales kun overtidsbetaling i forbindelse med opgaver, hvor bestiller skønner det nødvendigt, at dele eller hele arbejdet foregår udenfor normal arbejdstid og kun for den del, der ligger udover normal arbejdstid. Normal arbejdstid fastsættes til at ligge på hverdage i tidsrummet Overtidstillæg ydes i henhold til den aktuelle overenskomst. Side 5 af 21

7 Udkaldstillæg betales i forbindelse med uvarslede tilkald til opgaver udenfor den normale arbejdstid. Udkaldstillægget skal ikke indeholde timeforbrug og overtidstillæg, da disse afregnes under tilbudslistens øvrige poster. 4.1 Udbudsmaterialet Disse udbudsbetingelser anvendes i forbindelse med tilbudsafgivelse. Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser Formular A Tilbudsblanket Bilag 1 Prisoplysninger i Excel ark Bilag 2 - Udkast til rammeaftale Bilag 3 - AB 92 Aarhus Universitets udgave Udbudsmateriale samt evt. supplerende dokumenter er tilgængelig for alle interesseret på Tilbudsgiver bør kontrollere, at det fulde udbudsmateriale er som anført ovenfor. Eventuelle supplerende dokumenter og meddelelser, offentliggøres ligeledes på Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret om supplerende dokumenter og meddelelser på hjemmesiden Overholdelse af EU-udbudsreglerne Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter), som er implementeret i dansk ret ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU s udbudsregler. Dette medfører, at Ordregiver er forpligtiget til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt. I den forbindelse ønsker Ordregiver at henlede Tilbudsgivers opmærksomhed på, At Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, b.la. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold, jf. pkt. 7 nedenfor. Side 6 af 21

8 At Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud som modtages efter tilbudsfristens udløb, eller ikke modtages på den angivne e mail jf. pkt. 5.2 og 5.3. At det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver påhviler udelukkende Tilbudsgiver. 4.2 Forhandlingsforbud Det skal understreges, at Tilbudsgiver og Ordregiver ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud, hvilket blandt andet er angivet i en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 71/305/EØF. Rådet og Kommissionen erklærer her:... at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, herunder angiver samtlige priser og vederlag (inkl. eventuelle rabatter og lignende) på et så detaljeret niveau som overhovedet muligt, og at tilbuddene er præcise i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås en aftale uden forudgående drøftelser og forhandlinger. Af den grund er det yderst vigtigt, at de afgivne tilbud er fyldestgørende udformet, således at tilbuddene på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning, og at tilbuddene indeholder alle de efterspurgte oplysninger. 5. Generelle form- og procedurekrav 5.1 Tilbudsgivers kontaktperson Udfyldes i pkt. 2 i Formular A - Tilbudsblanketten Tilbudsgiver skal angive en kontaktperson i tilbuddet ved at udfylde pkt. 2 i Formular A - Tilbudsblanketten. Ordregiver vil sende alle meddelelser under hele udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson. Side 7 af 21

9 5.2 Tilbudsfrist Tilbud skal senest være modtaget den 11. januar 2016, kl Aflevering af tilbud Tilbud skal afgives elektronisk og sendes via følgende Dokumenterne som fremsendes elektroniske skal være i MS Office format eller i PDFformat og være underskrevet. Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen på . mærkes Rammeaftale vedrørende indkøb af VVS- og Blikkenslagerydelser til Aarhus Universitet. Tilbud anses for rettidigt modtaget såfremt e mailen og alle bilag er modtaget indenfor ansøgningsfristen på Aarhus Universitets postserver. Opmærksomheden henledes på, at tilbudsfristen overholdes strengt. Det er tilbudsgivers ansvar at tilbuddet fremkommer rettidigt. Såfremt det elektroniske tilbud som følge af tekniske forhold ikke kan læses/åbnes, vil tilbudsgiver blive opfordret til at indlevere den elektroniske version på ny indenfor en af Ordregiver fastsat frist. Denne frist kan være kort. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at anvende reglerne i 12 i Bekendtgørelse 712 af 15. juni 2011 (implementeringsbekendtgørelsen). Tilbudsgiver kan kun aflevere ét tilbud. 5.4 Sprog Tilbud skal afleveres på dansk. Spørgsmål til materialet skal ligeledes stilles på dansk. Yderligere vejledning om spørgsmål findes i pkt Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. Side 8 af 21

10 5.6 Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter, som fremsendes af tilbudsgiver, betragtes som Ordregivers ejendom. 5.7 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 90 dage regnet fra tilbudsfristens udløb. Såfremt Tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret Tilbudsgivers tilbud som det vindende bud, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til, ved skriftlig meddelelse til Tilbudsgivers kontaktperson, at forlænge vedståelsesfristen med yderligere 30 dage. 6. Udelukkelsesgrunde og egnethed 6.1 Tilbud Ansøger skal ved tilbud udfylde Formular A - Tilbudsblanketten. 6.2 Tilbudsgivers generelle forhold Deltagelse i udbudsproceduren er udelukket, hvis et af forholdene i bilag 1 til Formular A - Tilbudsblanketten er til stede Dokumentation Udfyldes i bilag 1 til Formular A - Tilbudsblanketten. For at godtgøre at en eller flere af udelukkelsesgrunde som nævnt i bilag 1 ikke er til stede, skal tilbudsgiver afgive en erklæring på tro og love som er vedlagt som bilag 1 til tilbudsblanketten. Manglende eller ukorrekt udfyldelse af tro- og love-erklæringen medfører risiko for, at tilbuddet kan blive anset for ukonditionsmæssigt og derfor afvises. Tilbudsgiver er forpligtiget til at fremskaffe yderligere dokumentation for, at en eller flere af ovenstående udelukkelsesgrunde ikke er til stede, såfremt Ordregiver anmoder herom. 6.3 Tilbudsgivers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver Tilbudsgiver afgiver en erklæ- Side 9 af 21

11 ring på tro og love om, i hvilket omfang Tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret Dokumentation Udfyldes i bilag 2 til Formular A - Tilbudsblanketten. Tilbudsgiver skal afgive erklæring på tro- og love, som er vedlagt som Bilag 2 til tilbudsblanketten. Denne skal afgives sammen med tilbuddet. 6.4 Finansiel og økonomisk formåen Der stilles ikke finansielle eller økonomiske krav til tilbudsgiverne. 6.5 Teknisk og faglig formåen Det har afgørende betydning for Ordregiver, at tilbudsgiver har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven Dokumentation Som dokumentation for tilbudsgivers tekniske og faglige formåen bedes ansøgeren fremsende følgende A. Referenceliste Udfyldes i punkt 3.3 A i Formular A - Tilbudsblanketten. Referencelisten skal indeholde følgende: En beskrivelse af tilbudsgivers reference for tilsvarende eller lignende opgaver på max 5 opgaver. Hertil faktablade og evt. karakterbog eller lignende jf. nedenstående Tilbudsgiver skal indsende en liste med beskrivelse af de væsentligste sammenlignelige opgaver som virksomheden har udført i løbet af de seneste tre år, med angivelse af tidspunkt herfor samt navn, telefonnummer på modtager. Der skal angives en kort beskrivelse af opgaven, dennes varighed, den omtrentlige kontraktsum og opdragsgiver Ordregiver forbeholder sig ret til at undersøge de indsendte referencer Side 10 af 21

12 De afgivne referencer vil blive vægtet på baggrund af Ordregivers vurdering af tilbudsgivers erfaring med de udbudte opgaver inden for VVS- og Blikkenslagerydelser inden for følgende områder (listen er i ikke prioriteret rækkefølge): Universitetssektoren Regionerne (sygehusvæsnet) Private virksomheder med forskning Staten Kommunerne Tilbudsgivers indsendte referencer skal som minimum indeholde to af ovenstående områdetyper. B. Virksomheds organisation Udfyldes i punkt 3.3 B i Formular A - Tilbudsblanketten. Tilbudsgiver skal fremsende en beskrivelse af deres virksomhedsorganisation indeholde som minimum følgende: Antal ansatte i firmaet her under fordelingen af formænd, svende og evt. lærlinge Responstider ved henvendelse på telefon og inden og uden for normal arbejdstid. Beskrivelsen må max fylde 3 a4-sider. C. Angivelse af delaftaler der afgives tilbud på Udfyldes i punkt 3.3 C i Formular A - Tilbudsblanketten. Tilbudsgiver skal træffe beslutning om til hvilke(n) delaftale(r) der afgives tilbud på. 6.6 Konsortium Udfyldes i punkt 3.4 i Formular A - Tilbudsblanketten. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, skal samtlige oplysninger under punkt a-e i tilbudsblanketten udfyldes og fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager. Ordregiver gør opmærksom på, at såfremt det skønnes nødvendigt af hensyn til sikring af konkurrencen og overholdelse af ligebehandlingsprincippet er Ordregiver berettiget til at afvise et konsortium, hvori der deltager en eller flere virksomheder fra andre tilbudsgivende konsortier. 6.7 Koncernforbundne tilbudsgivere Side 11 af 21

13 Af hensyn til at konkurrencen, kontraktens kompleksitet og for at undgå interessekonflikter skal koncernforbundne virksomheder i tilbudsblanketten anføre, hvordan uafhængigheden mellem de koncernforbundne virksomheder er sikret. Koncern defineres med henvisning til direktiv 83/349/EØF med ændringer (direktiv om konsoliderede regnskaber) artikel 1(1). For det tilfælde, at Ordregiver modtager tilbud fra mere end én af de koncernforbundne virksomheder, vil Ordregiver vurdere, hvorvidt de koncernforbundne ansøgere i tilstrækkelig grad har sikret, at deres koncernforhold ikke vil få indflydelse på tilbudsafgivelsen. Såfremt dette ikke er tilfældet, vil samtlige af de koncernforbundne tilbudsgivere blive udelukket fra udbudsforretningen. 7. Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at ansøgningen er konditionsmæssig, hvilket vil sige, at tilbuddet opfylder følgende punkter: Tilbuddet er indkommet rettidigt og underskrevet, jf. punkt 5.2. Tilbuddet er fremsendt til den korrekte e mail adresse, jf. punkt 5.3. Tilbuddet indeholder tro- og loveerklæring om, at ingen udelukkelsesgrunde er til stede, jf. punkt 6.2 Tilbuddet indeholder tro- og loveerklæring om i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Tilbudsgiver er etableret, jf. punkt 6.3 Tilbuddet indeholder den påkrævede dokumentation til teknisk og faglig formåen jf. punkt 6.5 Tilbuddet ikke indeholder forbehold af grundlæggende elementer jf. pkt Tildelingskriterium Alle konditionsmæssige tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet Laveste Pris 8.1 Pris Tilbudsgiver skal udfylde alle priser i Bilag 1. Den samlet evalueringspris pr. delaftale skal overføres til Formular A - tilbudsblankettens punkt 4.1. Side 12 af 21

14 Såfremt man ikke tilbyder lærlingetimer, skal prisen sættes til den samme som ved svendetimer. Såfremt Tilbudsgiver ikke udfylder prisen ved lærlingetimer, vil Ordregiver selv indsætte samme pris som angivet ved svendetimer og udregne ny evalueringspris på baggrund af dette. Priserne skal oplyses i DKK inkl. alle omkostninger mv., dog ekskl. moms. Priser på servicevogn, kørsel samt miljøtillæg og lignende skal indgå i den angivne timepris i Bilag 1. Såfremt to Tilbudsgivere har samme evalueringspris vil den Tilbudsgiver med laveste timepris få forrang. Dette gøres med udgangspunkt i timeprisen da denne har størst vægtning. 9. Kravspecifikation minimumskrav 9.1 Arbejdets udførelse generelt 1. Tilbudsgiver skal benytte faguddannede medarbejdere inden for faget. 2. Underentreprenører må som udgangspunkt kun bruges i forbindelse med sygdom, ferie o. lign., og kun efter aftale med Ordregivers tilsyn jf. kontraktens afsnit Arbejde må kun udføres efter bestilling fra Aarhus Universitet, og arbejdet skal tilrettelægges således at det i videst muligt omfang er den samme person hos Tilbudsgiveren, som udfører arbejdet på en given bygning hver gang. Det præciseres at Aarhus Universitets driftspersonel informerer Tilbudsgivers Formand om en given arbejdsopgave. Formanden overdrager herefter selv arbejdsopgaven videre til udførende medarbejder uden yderligere ressourcebrug af Aarhus Universitets driftspersonel. 4. Udførelsestidspunkt skal aftales med det enkelte forbrugssted. Forbrugsstedet skal kontaktes, såfremt der sker ændringer i forhold til det aftalte tidspunkt og tidsplan. 5. Arbejde skal under normale omstændigheder udføres inden for normal arbejdstid. Normal arbejdstid defineres efter den gældende overenskomst som mandag til fredag kl Udførelse af arbejde udenfor normal arbejdstid må kun ske efter forudgående aftale med den bestillende enhed. 6. Ved ankomst til arbejdsstedet skal Tilbudsgiveren kontakte den af Ordregiver oplyste kontaktperson. Færdigmelding skal ske straks efter arbejdets færdiggørelse. Dette skal gøres ved hver enkelt opgave med henblik på Ordregivers accept af Tilbudsgivers timeforbrug. Side 13 af 21

15 7. Arbejde skal altid udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder det til enhver tid gældende bygningsreglement og de til enhver tid gældende SBI anvisninger. Arbejde skal endvidere altid udføres i overensstemmelse med branchens til enhver tid gældende retningslinjer og anbefalinger. Herunder præciseres at produkter omfattet af VA godkendelsesordningen skal være VA godkendt. 8. I forbindelse med udførelse af VVS- og Blikkenslagerydelser skal afdækning af inventar og afdækning til tilstødende lokaler foretages i nødvendigt omfang. 9. Tilbudsgiveren skal stille alle nødvendige maskiner og materiel til rådighed for arbejdets udførelse, herunder nødvendigt værktøj, hjælpeudstyr samt personlige værnemidler. I det omfang intet andet er aftalt, skal Tilbudsgiveren ligeledes levere alle nødvendige materialer. 10. Tilbudsgiveren skal i størst muligt omfang anvende lyddæmpede maskiner til arbejdets udførelse, således at støjen på arbejdspladsen minimeres. 11. Henstilling og opbevaring af værktøj og byggematerialer skal afklares med Aarhus Universitets kontaktperson. Aarhus Universitets anvisninger skal til enhver tid følges. Ligeledes er det Tilbudsgiverens eget ansvar at sikre værktøj og byggematerialer imod tyveri. 12. Arbejdspladsen skal afleveres opryddet, dvs. materialer, affald mv. skal fjernes inden arbejdspladsen forlades. Affaldet skal Tilbudsgiveren selv fjerne. Som udgangspunkt må Aarhus Universitet affaldsløsninger ikke anvendes, men der kan laves lokale aftaler på det pågældende område. 13. Kasseret arbejde udbedres uden merudgift for Aarhus Universitet. 14. Akut arbejde inden for normal arbejdstid: Udkald max 1 time, fra bestillingen er modtaget. Der skal vedlægges dokumentation for, hvordan entreprenøren vil overholde mindstekravet i bilag Tillæg for udkald accepteres kun ved udkald udenfor normal arbejdstid og prisen skal anføres på tilbudslisten, bilag Der skal angives én dagligdags kontaktperson under pkt. 2 i Formular A Tilbudsblanketten som Aarhus Universitet kan henvende sig til. 9.2 Responstider Definitioner: Afhjælpende vedligehold (akut): Side 14 af 21

16 Med "Afhjælpende vedligehold" menes, at der udføres en reparation af bygningsdelen, når dette viser sig at være påkrævet. Reparationen kan have karakter af at være pludselig opstået (akut). Afhjælpende vedligehold har ikke karakter af istandsættelse. Eksempel: Afhjælpende (akut) vedligehold kan f.eks. være stormskader, hærværksskader eller pludseligt opståede svigt på bygningsdele eller komponenter. Respons- og udbedringstider: Responstid ("Show up time") er den tid der går fra en henvendelse til Tilbudsgiveren, til Tilbudsgiveren skal påbegynde reparation af fejlen på AU s adresse. Udbedringstid er den tid, der går, fra en skade-/fejlmelding rapporteres til Tilbudsgiveren, til skaden/fejlen er udbedret og fejltilstanden ophører. Entreprenøren er forpligtet til at udføre akut vedligehold og pludseligt opståede skader på bygningsdele og anlæg inden for normal arbejdstid, herunder foretage nødvendige afværgeforanstaltninger. Respons- og udbedringstider ved afhjælpende vedligehold, bygningsdele: I de tilfælde, hvor der sker pludselige eller akutte skade på en bygningsdel, som ikke udgør sikkerhedsmæssige, tekniske eller miljømæssige konsekvenser og hvor yderligere skade er stoppet gælder en responstid for opstart på første kommende arbejdsdag. Der skal laves en tidsplan indenfor de første 2 timer som foreslår en udbedringstid for afhjælpning af skaden. Tidsplanen skal accepteres af bestiller. I de tilfælde hvor der sker pludselig eller akut skade på en bygningsdel, som udgør sikkerhedsmæssige, tekniske eller miljømæssige konsekvenser og hvor yderligere skade skal stoppes gælder en responstid på 1 time. Der skal laves en tidsplan indenfor de første 2 timer som foreslår en udbedringstid for afhjælpning af skaden. Tidsplanen skal accepteres af bestiller. Planlagt vedligehold: Der må påregnes en koncentration af planlagte vedligeholdelsesopgaver i industriens sommerferie (juli måned) og ugen mellem jul og nytår. I de tilfælde, hvor der aftales terminer for udførelse af de planlagte vedligeholdelsesopgaver vil der blive afkrævet bod jf. bodsbestemmelserne, hvis de aftalte terminer overskrides. 9.3 Materialer og materiel Side 15 af 21

17 Tilbudsgiveren skal bruge materialer af godkendt kvalitet, der passer til de eksisterende materialer. Herunder præciseres at produkter omfattet af VA godkendelsesordningen skal være VA godkendt. Materialer afregnes til dokumenteret indkøbspris ved faktura fra underleverandør plus et tillæg som maksimalt må udgøre tilbudsgivers nettopris + 10 %. Såfremt der til udførelsen af en opgave kræves særligt udstyr (materiel) i form af stillads, kran, sikkerhedsafspærring eller lignende, vil et eventuelt vederlag herfor kunne faktureres udover timeprisen. Særligt udstyr skal derfor ikke være indeholdt i timeprisen men skal aftales separat med bestillerne. Materiel afregnes i henhold til fakturaer (på leje) fra underleverandør plus max. 10 % tillæg. Eget særligt udstyr (materiel) afregnes særskilt og højest til samme pris som materiellet ville kunne lejes til hos underleverandør. Anvender entreprenøren materialer, som ikke er standard skal det forlods godkendes af bestilleren inden indbygning. Bestilleren forbeholder sig retten til selv at levere materialer som bygherreleverance. Dette meddeles i givet fald forlods i forbindelse med tildeling af den enkelte opgave. 9.4 Arbejdsmiljø Det er en fælles opgave at sikre, at arbejdsmiljølovgivningen overholdes. Gældende love med senere ændringer og tilføjelser og AT-vejledninger vedrørende arbejdsmiljø skal til enhver tid overholdes herunder bestemmelserne i Bilag 3 - AB Tilbudsgiverens personale Af sikkerhedsmæssige årsager er det Entreprenørens pligt at sikre sig, at alt personalet beskæftiget med varetagelsen af denne kontrakt kan forstå skriftlige og mundtlige instruktioner/meddelelser på dansk fra såvel arbejdsledelse som fra ordregivers medarbejdere. Tilbudsgiverens personale skal være let identificerbart med firmanavn på arbejdsbeklædningen synligt legitimationskort el. lign. Personalet skal ligeledes kunne identificere sig i form af skriftlig legitimation. 9.6 Forbehold: Side 16 af 21

18 Tilbudsgivers forbehold skal oplistes i bilag 1 Tilbudsblankettens afsnit 5. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, medfører, at Aarhus Universitet har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Aarhus Universitet ret til at se bort fra tilbuddet. Hvis andet ikke er anført, er eventuelle faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, kun gældende i det omfang de ikke strider imod nærværende udbudsmateriale. Såfremt Tilbudsgiveren opretholder eventuelle faglige forbehold, som ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet, skal dette derfor angives eksplicit i tilbuddet. Det understreges, at opretholdelse af faglige forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, medfører, at Aarhus Universitet har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet jf. nærværende udbudsmateriale afsnit 11 således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. 10. Krav til tilbuddets opbygning 10.1 Obligatoriske tilbudsdokumenter Tilbud skal afgives ved at udfylde følgende; Formular A Tilbudsblanket Bilag 1 Prisoplysninger i Excel Tilbud skal afgives ved at udfylde relevante Formular A og Bilag 1 som vedrører den eller de delaftaler hvortil Tilbudsgiver vil afgive tilbud. Såfremt relevante oplysninger i Formular A Tilbudsblanketten med tilhørende bilag og Bilag 1 - Prisoplysninger ikke er udfyldt i sin helhed, kan tilbuddet blive anset for ikke-konditionsmæssigt og afvist af Ordregiver Bilag 1 Prisoplysninger i Excel Der skal udfyldes en tilbudsliste pr. delaftale, hvortil Tilbudsgiver afgiver tilbud i de hertil oprettede faneblade i Bilag 1. Kontraktbilaget vil blive anvendt af Ordregiver i forbindelse med evalueringen af underkriteriet pris, som beskrevet i punkt 8.1. Side 17 af 21

19 11. Spørgsmål Såfremt Tilbudsgiver har spørgsmål til udbudsbetingelserne, skal disse stilles via til ordregivers kontaktperson, som angivet i punkt 2.1. Spørgsmål skal fremsættes senest d. 4. januar 2016, kl Spørgsmål fremsat efter 4. januar 2016 vil kun blive besvaret såfremt dette er muligt. s indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål til udbud af rammeaftale vedrørende VVS- og Blikkenslagerydelser til Aarhus Universitet. Alle spørgsmål, skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke steder i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål og svar vil kunne ses af alle Tilbudsgivere i en anonymiseret form løbende dog senest den 5. januar og vil være tilgængelige på Ordregivers hjemmeside: Det er Tilbudsgiverens eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål. Alle Tilbudsgivere opfordres på det kraftigste til, ikke at stille spørgsmål om forhold, der allerede er besvaret i disse udbudsbetingelser. Ordregiver vil under ingen omstændigheder sende disse udbudsbetingelser, bilagene eller andre dokumenter til tilbudsgivere med post eller . En anmodning herom, vil blive besvaret via med følgende svar: Se venligst hvor alle relevante dokumenter er tilgængelige for download Informationsmøde Der afholdes informationsmøde for interesserede tilbudsgivere d. 7. december 2015 kl Her vil udbudsmaterialet blive gennemgået og der kan ligeledes stilles spørgsmål til materialet. Alle svar som gives på mødet vil efter mødet blive offentliggjort som beskrevet ovenfor i pkt. 11. Mødet afholdes på adressen: Fuglesangs Allé 26, 8210 Aarhus V Bygning 2641 (R-bygningen), lokale 130. Interesserede tilbudsgivere skal tilmelde sig informationsmødet på følgende link: Tilmeldingsfrist er søndag d. 6. december. Side 18 af 21

20 12. Praktiske forhold 12.1 Åbning af tilbud Der afholdes åbning af tilbuddene 11. januar 2016, kl , i Lokale IT- Undervisningslokale Fuglesangs Allé Aarhus V. Tilbuddene åbnes i overværelse af de bydende, der måtte ønske at være til stede. Kun de samlede tilbudssummer samt eventuelle forbehold vil blive oplæst. Der vil efterfølgende blive tilsendt en oversigt på e mail til alle bydende indeholdende de ovennævnte oplysninger. Entreprenøren bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem Meddelelse af resultatet Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen til de vindende tilbudsgivere om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå rammeaftale med Tilbudsgiveren. Der er således ingen rammeaftale eller løfte herom, før eventuel rammeaftale er underskrevet af begge parter. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgeres fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeres i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives Ubetinget tavshed for ansøger Tilbudsgiver samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om ordregiver, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet. 13. Tidsplan for udbuddet Side 19 af 21

21 Nedenstående tidsplan omfatter udbuddets væsentligste milepæle. Dato 17. nov dec Kl jan kl Tabel 1: Tidsplan for udbudsforretningen Milepæl Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Informationsmøde vedr. gennemgang af materialet jf. pkt Sidste frist for at afgive skriftlige spørgsmål til udbudsbetingelserne. 5. jan Svar på spørgsmål fra alle tilbudsgivere offentliggøres på ordregivers hjemmeside 5. jan Sidste frist for ordregiver til at foretage ændringer i nærværende udbudsbetingelser. 11. jan Kl jan Tilbudsfrist. Forventet meddelelse til tilbudsgivere omkring udbuddets afgørelse 14. Oversigt over prækvalifikationens dokumenter Tilbuddet skal vedlægges følgende dokumenter: - Formular A - Tilbudsblanket - Bilag 1 Prisoplysninger i Excel Side 20 af 21