Domea Rødekro Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde Torsdag den 27. november 2014 kl på Rødekro Kro, Vestergade 2, Rødekro

Transkript

1 Domea Rødekro Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde Torsdag den 27. november 2014 kl på Rødekro Kro, Vestergade 2, Rødekro Dagsorden Side 1 Valg af dirigent Godkendelse af årsberetning Godkendelse af årsregnskab Godkendelse af revisionsberetning Styringsrapport og styringsdialog Forelæggelse af boligorganisationens budget Behandling af indkomne forslag Ændring af vedtægter Valg af bestyrelsesmedlemmer Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Valg af revisor Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Kompetencedelegering m.v Endelig godk. af sammenlægninger Sammenlægning af afdelinger Endelige godkendelse af sammenlægninger som sker pr Eventuelt Personaleforhold Generel orientering Ny byggesag i Aabenraa - Cimbria Opstart af servicecenter sammen med 4 andre boligselskaber... 7 Deltagere: Henry Johannsen Kaj Clausen Herluf Jacobsen Leif Clausen Svend Overgaard Pia Daugaard Henriksen Preben Byllemos Kurt Lundeskov Kamma Kristoffersen Anthony Barlow Pia Henriksen Erik Steen Boe Kaj Ringsted Poul Erik Kristensen Else Clausen Øvrige deltagere uden stemmeret: Martin Andreasen, Domea Ingrid Mailand, Domea Udsendt den 8. december 2014 Side 1 af 7

2 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Erik Steen Boe blev valgt som dirigent. Ingrid Mailand og Martin Andreasen som stemmeudvalg. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 11 til 17 og suppleres eventuelt med en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Efter Martin Andreasens gennemgang af beretningen i regnskabet, godkendte repræsentantskabet såvel bestyrelsens som organisationsformandens årsberetning. 3 Godkendelse af årsregnskab Årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr , som dækkes af arbejdskapitalen arbejdskapitalen er herefter kr Årsagen til underskuddet er bl.a større udgifter til møder, annoncer, markedsføring og ombygning/indretning af nyt ejendomskontor. Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets på side 11. Se også spørgeskema på side Efter gennemgangen godkendte repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Det er flere steder anført at revisionen ikke har givet anledning til forbehold. Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. Side 2 af 7

3 5 Styringsrapport og styringsdialog Styringsrapport er opdateret med de seneste regnskabstal 2013/2014. Politiske tiltag fra bestyrelse m.v. oplyses til Domea. Der er ingen af afdelingerne som har problemer, som er nødvendige at drøfte med Aabenraa kommune. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 6 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for indeværende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den og forelægges til orientering. Efter en gennemgang tog repræsentantskabet budgettet til efterregning. 7 Behandling af indkomne forslag 7.1 Ændring af vedtægter 11 foreslås ændret således, at Domea ikke udpeger et medlem til bestyrelsen fremover, men at denne post tilfalder en beboervalgt fra afdelingerne eller en lokal vidensperson. Bestyrelsen foreslog repræsentantskabet at Domea-medlemmet erstattes af en ekstra vidensperson i første periode af Kaj Ringsted. Repræsentantskabet godkendte ovenstående ændring af vedtægterne samt valget af Kaj Ringsted. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. Repræsentantskabet vælger 5 medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover udpeger bestyrelsen 2 videnspersoner. Såfremt bestyrelsen ikke ønsker at udpege videnspersoner reduceres den samlede bestyrelse med tilsvarende medlemmer. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Svend Overgaard Formand Repr. skabet 2015 Poul Bløcher Næstformand Repr. skabet 2015 Kaj Ringsted Medlem Domea 2015 Preben Byllemos Medlem Repr. skabet 2014 Anthony Barlow Medlem Repr. skabet 2014 Herluf Jacobsen Medlem Repr. skabet 2014 Erik Steen Boe Medlem Repr. skabet 2014 Med Domea som forretningsfører. Side 3 af 7

4 Afgangsorden indebærer, at Preben Byllemos, Anthony Barlow og Herluf Jacobsen er på valg og Erik Steen Boe udpeges for en ny periode af bestyrelsen. Repræsentantskabet genvalgte Anthony Barlow samt nyvalgte Kurt Lunderskov og Pia Daugaard Henriksen som medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Bestyrelsen havde i forvejen udpeget Erik Steen Boe for en ny 2 års periode og Kaj Ringsted i 1 års periode som videnspersoner. 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmøde i 2013 blev Kurt Lunderskov valgt som 1. suppleant. Repræsentantskabet valgte Herluf Jacobsen som 1. suppleant og Poul Erik Kristensen som 2. suppleant til organisationsbestyrelsen for 1 år. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2013 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Repræsentantskabet genvalgte BDO som revisor for indeværende regnskabsår. 11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Domea Rødekro kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Til orientering har bestyrelsen udpegede Svend Overgaard og Kurt Lunderskov for 1 år. Side 4 af 7

5 12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Domea Rødekro kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen vælge de delegerede. Til orientering har bestyrelsen udpegede Svend Overgaard, som sørger for at andre interesserede får kopi af invitation fra BL. 13 Kompetencedelegering m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Repræsentantskabet bekræftede valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering. 14 Endelig godk. af sammenlægninger 14.1 Sammenlægning af afdelinger Afdeling 3852: I forbindelse med sammenlægningen blev der IKKE afholdt afdelingsmøder i , ligesom der ikke holdes afdelingsmøder i Sammenlægningen er godkendt af pårørendegruppen, da afdelingerne bebos af autister, som ikke selv kan tage stilling til noget. Afdeling 3811 og 3816: Side 5 af 7

6 I forbindelse med ovenstående sammenlægning besluttede organisationsbestyrelsen på organisationsbestyrelsesmødet den at de 2 servicearealer 3811 og 3816 skulle sammenlægges til afd. 3811, som den fortsættende afdeling, arealerne har Aabenraa Kommune som lejer. Repræsentantskabet godkendte ovenstående sammenlægninger Endelige godkendelse af sammenlægninger som sker pr Der har været forslag om sammenlægninger på et ekstraordinært afdelingsmøde den Årsagen til forslaget er bl.a. at Domea nedsætter sit administrationshonorar med op til 35% fra resultatet var følgende: Afdeling Ja Nej For sammenlægning Ja Ja Ja Ja ved ikke Nej Ja I alt afd. sammenlægges Afdelingerne 3814, 3815, 3817, 3827, 3852 inkl. afd. 3818, som er tilbygget den eksisterende afdeling sammenlægges til afdeling 3853 pr Repræsentantskabet foretog den endelig godkendelse af ovenstående sammenlægning. Den nye afdeling 3853 skal have et nyt navn inden 1. juli 2015, ligesom der evt. skal findes et nyt navn vedr. Cimbria i Aabenraa. 15 Eventuelt 15.1 Personaleforhold Generel orientering Imri Beqaj er blevet opsagt til fratrædelse pr , begrundelsen er omstruktureringer i forbindelse Domea 2015 planen, hvor bl.a. nogle af de administrative opgaver overdrages fra ejendomsmestrene til servicecenteret, hvilket betyder at ejendomsmestrene får tid til mere praktisk arbejde i afdelingerne. I spidsbelastningsperioder kan det blive aktuelt at lade firmaer lave specifikke arbejdsopgaver, f.eks. klipning af hække, som kun udføres 1-2 gange årligt Ny byggesag i Aabenraa - Cimbria Byrådet har godkendt lokalplanen for Cimbia-området i Aabenraa den , efterfølgende har der været afholdt møde med teknikere og Domea Byg. På mødet blev forslag til skema A udarbejdet, skema A kan indsendes til byrådets godkendelse Side 6 af 7

7 den Der forventes at byggeriet kan påbegyndes i slutningen af 2015 og at første etape vil være klar til indflytning i slutningen af Opstart af servicecenter sammen med 4 andre boligselskaber Fra 1. juli 2015 skal Domea Rødekro drive et servicecenter i fællesskab med Tønder Boligselskab, Tønder Ældreboligselskab, Domea Kongeåen og Domea Lunderskov- Kolding. Der skal føres forhandlinger med de øvrige deltagere i servicecenteret inden den endelige beslutning om tilslutning til servicecenteret træffes af bestyrelsen. Svend Overgaard og Anthony Barlow blev valgt af organisationsbestyrelsen til at deltage i de indledende forhandlinger om SC Syd, således de kan være med til at lave en indstilling til bestyrelsernes endelige godkendelse. Første fælles møde vedr. SC Syd forventes afholdt i januar Side 7 af 7