Beboerrådsmøde: 31.aug 2010 Langager Kollegiet

Transkript

1 Referent: Bertel, C8 Tilstede: Bertel Torp (C8), Christian Oxvig (D8), Kasper Østergaard (E4), Kirstine Jensen (E4), Mia Hesselkjær (D1), Nour Hawa (C4) Dagsorden: 1. Mødet blev lidt ekstraordinært indkaldt uden dagsorden. Referat 1. Annette er fraflyttet kollegiet er derfor udtrådt fra beboerrådet. Bertel fraflytter kollegiet medio september og udtræder i den forbindelse fra beboerrådet. Med to færre i beboerrådet (herefter forkortet BR) er det ved at nå en kritisk størrelse, og der var enighed om at det i de næste måneder er et mål at få flere med i BR. a. For at få flere input til møderne er BR møder fremover åbne og alle der bor på kollegiet er velkommen til at deltage. Er der klager eller lign. bliver de dog behandlet som et lukket punkt sidst på mødet. Formålet er at nedbryde fordomme om at BR-arbejdet er tidskrævende, kedeligt osv., og sikre at alle har beboere har mulighed for at deltage helt uforpligtende. b. For at hverve flere medlemmer til BR bliver der afholdt et beboermøde. Det kan evt. koordineres med festudvalget så der er beboermøde, oprydningsdag og fest om aftenen. BR forslår den 9.okt (så festen om fredagen flyttes til lørdag). c. Medlemmer af festudvalget opfordres til at deltage ved beboerrådsmøderne. d. Nour overtager Bertels opgave med at være forbindelsesled mellem festudvalg og beboerråd. 2. Der er indkaldt til bestyrelsesmøde den 7. september. Kirstine og Christian repræsenterer BR i bestyrelsen og vil bla. fremføre flg. punkt: a. Orientering om arbejdet i gårdene; hvad bliver der lavet? b. EL-installationer i kælderen (se pkt. 3) c. Lys udendørs; forslag om at der sættes lamper op ved enden af fælleshuset, og ved containerne. Der er stadig udfald på udendørs lys. d. Er taget i fælleshuset blevet tætnet? Side 1 af 5

2 e. Uhensigtsmæssig tagkonstruktion betyder at der i regnvejr løber vand ind i de yderste lejligheder. Konstateret ved hhv. c8 (Bertel) og d8 (Chr.) f. Snerydning; hvad kan vi lære af årets ekstreme vinter i forhold til snerydning fremover. g. Flyttesyn. (se pkt. X) h. Åbenhed i bestyrelsens arbejde (dagsordner, referater, regnskaber osv.) (se pkt. X) 3. EL-installationer i kælderen Flere af de lamper der er blevet monteret i kælderen er gået i stykker. BR vil gerne indkøbe og montere nye, men elinstallationerne i kælderen er ikke lavet ordentligt og BR vil derfor forslå bestyrelsen at sætte penge af til at få en elektriker til at trække installationskabel og montere ~8 udtag under loftet koblet på en fælles lysdæmper så der kan monteres lamper. BR finder at dette er nødvendigt dels fordi installationerne pt. er udført uautoriseret, og dels fordi de er forfaldet til en stand hvor det ikke er sikkert at bruge dem (regulering af lyset indebære f.eks. at en nøgle/saks/skruetrækker indsættes i lysdæmperne). 4. Orientering fra IT udvalget v/bertel: Der er pt. et par brugere der har oplevet periodisk udfald på internetforbindelsen, men jeg har ikke kunnet finde fejlen. For at komme dybere i hvad fejlen er, og for at foregribe den dag hvor kollegiets server sætter ud, var det måske en god idé at indkøbe en ny server så der kan skiftes til en ny uden nedetid. a. Hvis IT udvalget kan finde en der vil være ansv. for at sætte en ny server, vil BR betale indkøbet. Der er kommet flere medlemmer i i IT udvalget, og Bertel arbejder på en lille vejledning om kollegiets netværk til IT udv. medlemmer. Da Bertel hidtil har stillet sin egen server til rådighed for kollegiets maillister mm. vil han i forbindelse med sin fraflytning skifte så kollegiets mail fremover er hostet med google apps. 5. Computer i kælderen Den lille jukeboks/mediecenter computer der er indkøbt til kælderen er klar til at blive monteret, det indkøbte monteringsbeslag er leveret mm. a. Den nyindkøbte computer bliver sat op henover weekenden. Side 2 af 5

3 b. Den gamle bliver sat op i stuen. 6. Forstærkeren i kld. er efterhånden ret ustabil og har ikke hdmi tilslutning til ny computer (samt ps3 osv.) a. Bertel indhenter et tilbud på en ny. b. I forbindelse med at det lille computer bord bliver ryddet bliver der trukket kabler så man kan tilslutte pc, ipod og lign fra det lille bord. 7. Frysere i kælderen (de bipper i kor dagligt). Hvad er problemet og hvordan løser vi det? a. Den generelle fejl er fejlkode E5. Bertel skaffer en vejledning og finder ud af hvad det betyder. b. Et problem kan være at fryserne ikke får nok luft. Det kan testes ved at rykke en fryser fri fra væggen. c. En anden fejlkilde kan være at fryserne ikke får nok strøm/ikke er tilsluttet optimalt. Det kan testes ved at koble en fryser på en anden stikkontakt/gruppe. Kun ~halvdelen af fryserummene i brug. Det virker ueffektivt og betyder umiddelbart at 4/8 frysere kunne slukkes, mod en elbesparelse på 4x~500kr= 2000kr pr år. d. Den tidligere forslåede løsning med at sætte lås på fryserne er uhensigstmæssig idet problemet ikke er at fryserne står åbne, og låse vil forhindre at andre end brugerne af den pågældende fryser kan afhjælpe evt. fejl. e. Pt. er de 8 frysere fordelt med lejlighedsnummer på hvert enkelt rum. Hvis man istedet satte en sprittush op og lod alle der ønsker et rum skrive sit lejlighedsnummer på fryserlågen ud for det rum man bruger ville de frysere der er i overskud kunnes slukkes, og evt. tændes igen når/ hvis man løber tør for plads. En eller to gange om året kan man vaske fryserne ned med sprit og kræve at alle der forsat ønsker at bruge fryserne skriver deres lejlighedsnummer igen. Overkapaciteten betyder også at man kan flytte mad til en ny fryser når der er brug for at afrime en fryser. f. Frysere bliver diskuteret på næste beboermøde. 8. Udlån af fælleshuset Side 3 af 5

4 a. Ungdomsboligerne (Brandevej 8) har bedt om lov til at låne fælleshuset til møder, da de ikke selv har fælles lokaler at mødes i. i. De kan låne fælleshuset til møder. Bookning sker på lige vilkår med de der bor på kollegiet. Viceværten står for det praktiske mht. nøgler. b. Festudvalget vil gerne have en nøgle til køkkenet. Som det er nu bliver faciliteterne ikke brugt til andet end udlån, og det mener de (v/bertel) er en skam. i. Kirstine mener at løsningen med hun og Kasper har nøglen er nødvendig for at sikre at der altid er gjort ordenligt rent i fælleshuset når de der har skrevet sig på til at låne fælleshuset til fest mm. kommer. Spørgsmålet bliver taget op på næste beboermøde. 9. Flyttesyn I forbindelse med statusprojektet, hvor alle beboere blev spurgt om fejl/mangler i deres lejlighed, blev det klart: 1) At mange beboere ikke er tilfreds med standen af deres lejlighed ved indflytning. 2) At flere er i tvivl om at de når de fraflytter lejligheden kommer til at hæfte for de fejl/mangler de har anmeldt ved indflytning 3) At mange beboere ikke ved hvilken del af vedligeholdelsen der er deres ansvar, og hvad de kan forvente at kollegiet tager sig af. a. BR vurdere at disse tre problemer kan afhjælpes ved flyttesyn (hhv. ind og ud). i. Dels i form af bedre information til såvel indflytter og udflytter om hvad der forventes fra kollegiets side. At der gives bedre feedback på de indleverede indflytningsrapporter. Herunder at der afholdes deciderede flyttesyn hvor BR har mulighed for at deltage med en repræsentant. b. Bertel fremsender en bruttoliste over tilbagemeldningerne fra statusprojektet til Chr. som så vil tage emnet op på bestyrelsesmødet. Side 4 af 5

5 c. Regnskab (v/ kasserer Christian, D8) Beboerrådskassen har pt. en saldo på Festudvalget skylder desuden 835kr for indkøb af fadøl. Internet opkræves snart (7680kr per år). i. Planlagte udgifter: indkøb af forstærker, evt. ny server (3-6000kr), lamper mm. til oprydningsdag. Regnskabspraksis. Da der er meget få posteringer på BR s konto finder BR det tilstrækkeligt at regnskabet føres som et kontoudtog med en kort note for hver postering eks. indkøb af lamper til kld. eller oprydningsdag kombineret med nummeret på de relevante bilag (kvitteringer). i Alle udgifter forlægges BR løbende, og kun mindre udgifter kan efterbevilliges. 10.Formalisering af BR Beboerrådet har hidtil fungeret uden vedtægter eller nedskrevne procedure. For at sikre beboerdemokratiet og for at give BRs arbejde en mere langsigtet perspektiv vil BR arbejde med at konstituere BR som en reel forening med vedtægter og beboermøder (generalforsamlinger). a. Første beboermøde afholdes i oktober. (jf. pkt 1.b.) b. Bertel vil udarbejde et udkast til vedtægter til næste BR møde, samt et forslag til den praktiske procedure. i. Hovedhensynet i fht. udarbejdelse af vedtægterne er hhv. overensstemmelse med lovgivning, at de tilpasses kollegiets størrelse, at de formuleres/ motiveres i et sprog der er tilgængeligt for alle beboere. c. Bertel tilbyder at deltage ved beboermødet for at følge projektet til dørs. Næste møde Det næste møde bliver holdt 14. september 2010 Dagsorden opdateres løbende og udsendes af Bertel Punkter til dagsorden sendes til bertel@berteltorp.dk Side 5 af 5