PRÆKVALIFIKATIONS-BETINGELSER FOR UDBUD AF NYT TILLADELSESADMINISTRATIONSSY- STEM MED TILHØRENDE ONLINE PORTAL LØSNINGER

Transkript

1 Ministry of Mineral Resources Mineral Licence and Safety Authority PRÆKVALIFIKATIONS-BETINGELSER FOR UDBUD AF NYT TILLADELSESADMINISTRATIONSSY- STEM MED TILHØRENDE ONLINE PORTAL LØSNINGER Januar 2018

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Udbuddet Ordregivers kontaktoplysninger Udbudsform Tildelingskriterium Prækvalifikationsprocessen Anmodning om prækvalifikation Fremsendelse af anmodning om prækvalifikation Frist for anmodning om prækvalifikation Udvælgelse Meddelelse om prækvalifikation Spørgsmål Udelukkelse Egnethed Økonomisk formåen Teknisk og faglig formåen Udvælgelse af tilbudsgivere Tidsplan Klagevejledning

3 1. Indledning 1.1. Udbuddet Som annonceret ved udbudsbekendtgørelse på Selvstyrets Udbudsportal (businessingreenland.gl) 22. januar 2018 udbyder Departementet for Råstoffer og Råstofstyrelsen som Ordregiver et: Tilladelsesadministrationssystem med tilhørende online portal løsninger Ordregivers kontaktoplysninger Departementet for Råstoffer / Råstofstyrelsen Imaneq 1A-201 Postboks Nuuk Grønland Kontaktperson: Klaus Jensen klkj@nanoq.gl 1.3. Udbudsform Udbudsformen er udbud med forhandling med forudgående bekendtgørelse i henhold til Cirkulære af om udbud af varer og tjenesteydelser i Selvstyrets centraladministration og underliggende enheder Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt i henhold til kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. 2. Prækvalifikationsprocessen Ved udbud med forhandling med forudgående bekendtgørelse foregår valget af en leverandør i to faser. Først gennemføres en prækvalifikationsfase, hvor et antal virksomheder udvælges og får tilsendt udbudsmaterialet. Derefter gennemføres forhandlingsfasen, hvor de udvalgte virksomheder afgiver tilbud. Ordregiver tildeler kontrakten til den tilbudsgiver, der i forhold til det valgte tildelingskriterium har afgivet det bedste tilbud. I det følgende redegøres nærmere for krav og betingelser i forbindelse med prækvalifikationsprocessen Anmodning om prækvalifikation Virksomheder, der ønsker at blive prækvalificeret, skal fremsende en anmodning om prækvalifikation til Ordregiver. Anmodningen skal indeholde følgende: Udfyldt og underskrevet tro og love-erklæring som dokumentation for, at Ansøger ikke er omfattet af en eller flere af de i punkt 2.6 nævnte udelukkelsesgrunde. 3

4 Tro og love-erklæring til underskrift er vedlagt som bilag til disse prækvalifikationsbetingelser. Anmodninger, der ikke indeholder en underskrevet tro og love-erklæring, vil blive afvist. Dokumentation for, at Ansøger opfylder mindstekravene til egnethed som fastsat i punkt 4. Ansøgere, der ikke opfylder kravene til egnethed, vil blive afvist Fremsendelse af anmodning om prækvalifikation Anmodninger om prækvalifikation skal sendes skriftligt til Ordregiver via , jf. de i punkt 1.2 anførte kontaktoplysninger. I ens emnefelt bedes anført: Anmodning om prækvalifikation Tilladelsesadministrationssystem med tilhørende online portal løsninger Ansøgers navn Frist for anmodning om prækvalifikation Anmodninger om prækvalifikation skal være Ordregiver i hænde senest: 22. februar 2018 kl , vestgrønlandsk tid. Anmodninger om prækvalifikation, der modtages efter fristens udløb, vil blive afvist Udvælgelse Ordregiver påregner at prækvalificere 4 virksomheder. Er der flere end 4 ansøgere, der opfylder kravene til egnethed, vil Ordregiver udvælge de 4 ansøgere ud fra de i punkt 5 nævnte kriterier Meddelelse om prækvalifikation Ordregiver forventer at oplyse alle ansøgere om resultatet af prækvalifikationsprocessen 2. marts Udbudsmaterialet vil derefter blive gjort tilgængeligt for de prækvalificerede virksomheder Spørgsmål Eventuelle spørgsmål i forbindelse med prækvalifikationsfasen skal fremsendes skriftligt via til mlsa@nanoq.gl (cc: klkj@nanoq.gl). Der skal i ens emnefelt angives: Spørgsmål Tilladelsesadministrationssystem med tilhørende online portal løsninger - Ansøgers navn. Spørgsmål skal stilles på grønlandsk eller engelsk. Sidste frist for spørgsmål er: 8. februar 2018 kl , vestgrønlandsk tid. Alle spørgsmål og svar vil blive meddelt alle potentielle ansøgere i anonymiseret form via senest: 15. februar 2018 kl , vestgrønlandsk tid. 4

5 3. Udelukkelse Ansøgere vil blive udelukket fra udbudsprocessen, hvis virksomheden eller medlemmer af dens bestyrelse eller direktion inden for de seneste 3 år er dømt for et eller flere af følgende forhold: 1) bestikkelse, svig eller kartelvirksomhed, 2) deltagelse i en kriminel organisation, 3) terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet, 4) hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, eller 5) brug af børnearbejde eller menneskehandel. Ansøgere vil endvidere blive udelukket, hvis virksomheden: 1) har ubetalt forfalden gæld vedrørende skatter og afgifter i Grønland eller det land, hvor virksomheden er etableret, der overstiger DKK , medmindre virksomheden har stillet sikkerhed for den del af gælden, der overstiger DKK , eller har indgået og overholdt en aftale om afvikling af gælden, 2) er under konkurs, rekonstruktions- eller likvidationsbehandling eller befinder sig i en tilsvarende situation, 3) inden for de seneste 3 år har begået alvorlige forsømmelser under udøvelsen af sit erhverv, herunder misligholdt en kontrakt med Grønlands Selvstyre i et omfang, der har medført ophævelse af den pågældende kontrakt, eller 4) inden for de seneste 3 år bevidst har afgivet urigtige oplysninger i forbindelse med en udbudsproces gennemført af Grønlands Selvstyre. Tro og love-erklæring til underskrift vedrørende ovenstående er vedlagt som bilag til disse prækvalifikationsbetingelser. 4. Egnethed Ansøger skal fremsende dokumentation for, at Ansøger opfylder nedenstående krav til egnethed Økonomisk formåen Mindstekrav: a) Gennemsnitlig årlig omsætning de seneste 3 år på mindst DKK b) Gennemsnitlig årlig soliditetsgrad de seneste 3 år på mindst 5 %. Eller Dokumentation: Kopi af reviderede årsregnskaber eller underskrevet revisorerklæring hvoraf omhandlede nøgletal fremgår. Kopi af reviderede årsregnskaber eller underskrevet revisorerklæring hvoraf omhandlede nøgletal fremgår. Gennemsnitlig årlig overskudsgrad de seneste 3 år på mindst 5 % Er tilbudsgiver ikke i stand til at fremsende reviderede årsregnskaber for de seneste 3 år, fremsendes dokumentation for at tilbudsgiver besidder den økonomiske formåen til at udføre opgaven. 5

6 4.2. Teknisk og faglig formåen Ansøger kan opfylde kravene til teknisk og faglig formåen via underleverandører, men skal i så fald medsende en underskrevet erklæring fra pågældende underleverandør(er), som bekræfter, at vedkommende stiller sine ressourcer til rådighed for Ansøger i tilfælde af, at Ansøger får tildelt kontrakten. Mindstekrav: c) Ansøger skal have erfaring med levering og implementering af de efterspurgte ydelser i minimum 3 sammenlignelige institutioner de foregående 3 år. Dokumentation: Referencer fra sammenlignelige klientinstitutioner. Referencerne skal indeholde: Beskrivelse af ydelsen Leveringstidspunkt Kontaktoplysninger på kunden 5. Udvælgelse af tilbudsgivere Er der flere end 4 ansøgere, der opfylder kravene til egnethed, vil Ordregiver prækvalificere de 4 ansøgere, der samlet set vurderes bedst egnede. Vurderingen vil blive foretaget ud fra følgende udvælgelseskriterier: 1) Mest relevante referencer 2) Økonomisk formåen Kriterierne er angivet i prioriteret rækkefølge. 6. Tidsplan Udbudsprocessen forventes afviklet efter nedenstående tidsplan: Aktivitet Tidspunkt (vestgrønlandsk tid) Offentliggørelse af udbud 22. januar 2018 Frist for anmodning om prækvalifikation 22. februar 2018 kl Evaluering af prækvalifikationsanmodninger 22. februar 1. marts 2018 Fremsendelse af udbudsmateriale 2. marts 2018 Tilbudsfrist 2. maj 2018 kl Åbning af tilbud 2. maj 2018 kl Forhandlinger 2. maj 23. juli 2018 Frist for indsendelse af endeligt tilbud 1. august kl Åbning af endeligt tilbud 1. august kl Underretning om tildeling 16. august 2018 Kontraktindgåelse 28. august 2018 Levering 3. september Klagevejledning Klager over udbudsmaterialet eller udbudsprocessen skal rettes officielt til Ordregiver via mlsa@nanoq.gl. Ordregiver vil besvare klagen seneste 30 dage efter at have modtaget den. 6