TIL BEBOERNE I AFDELING 16

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 16 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2016 Vedligeholdelsesopgaver 2016 Planlagt vedligeholdelse Årsregnskab Forslag 2. september 2015

2 Dato 2. september 2015 Afdeling 16 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Bildbjergparkens Selskabslokaler, Pal. Müllersvej 92 tirsdag den 15. september 2015 kl. 18:30 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse og godkendelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for Indkomne forslag a. Hjertestarter b. Afløb fra altaner c. Basket banen d. Lokalet til dartklub 6. Valg a. Valg af formand for to år (på valg er Finn Nørbæk) b. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 2 år (på valg er Majbrit Qvist Gam Olsen) c. Valg af suppleant(er) 7. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 16 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Budget 2016 hovedlinjer Afdeling 16 Hammershusvej Hvad er budget 2016? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke i 2016 Din husleje stiger ikke fra 1. januar Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) ABoligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rumsbolig (38 m2) kr kr. 0 kr. 2-rumsbolig (53 m2) kr kr. 0 kr. 3-rumsbolig (82 m2) kr kr. 0 kr. 4-rumsbolig (91 m2) kr kr. 0 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2016 henlægger afdelingen 254 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2014 henlagt 373 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 Budget 2016 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2016 Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Ændring (betyd.) Almindelig vedligeholdelse % Ejendomsfunktionær og renholdelse Drift af fællesvaskeri Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme Vandafgift Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Henlæggelse til tab ved fraflytning Andre udgifter Ydelse på forbedringslån % Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital A- og G-indskud % Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto Tab ved lejeledighed I alt Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Husleje Renter Afvikling af overskud m.v Andre indtægter I alt Ændring (betyd.) Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 1% 2% 8% 10% 34% 15% 7% 23% Du kan få det fulde budget for afdeling 16 Hammershusvej på mv@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 16 2 af 2

6 Vedligeholdelsesopgaver i 2016 Afdeling 16 Hammershusvej Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Belægninger * Belægninger Gril/opholdsarealer Afløbssystem (samlet) kloakrenovering, brønde og ledninger Vej- og pladsbelysningsanlæg Årlig kontrol af udvendige lamper * Legepladsudstyr Løbende vedligeholdelse af legepladsudstyr Legepladsudstyr Årlig insp. af legepladser * Buske vedligehold af Haveanlæg * Gulv udskiftning af parketgulve * Gulv afslibning af gulve i flyttelejligheder * Loft filt på lofter * Overflader maling af træværk o.lign. i flyttelejligheder * Indvendige vægoverflader fællesarealer Trappeopgange, malerbehandling Trappe Udv. trapper opret/renovering * Vindue Termoglas/trådruder * Ydervæg murfuger lbn. vedligehold * Opsamling Tagrender/nedløb * Opsamling 5 års gennemgang badeværelser Opsamling Klosetter, håndvaske og bl. batterier * Røranlæg løbende udskiftning af afløb * Elforsyningsanlæg (samlet) Elrenov. ved fraflytning * Elforsyningsanlæg (samlet) HPFI relæ ifbm køkkenrenv. * Kommunikationsanlæg (samlet) Udsk./rep. dørtelefoner * Vandsystem (samlet) Udskiftning rør/fittings og armaturer * Forbrugsanlæg Vedligehold af CTS * Røranlæg vedligehold incl. ventiler * Varmeanlæg (samlet) Rør/fittings vedligehold * Vaskemaskiner Udskifte vaskeriudstyr * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Tilskud Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 16 Hammershusvej er vedlagt til orientering.

7 Budget 2016 vedligeholdelsesplan Afdeling 16 Hammershusvej Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Bygningsdel Aktivitet Belægninger Belægninger Belægninger Asfalt P-plads Belægninger Gril/opholdsarealer Hegn Udsk. hegn Afløbssystem (samlet) kloakrenovering, brønde og ledninger Vej- og pladsbelysningsanlæg Årlig kontrol af udvendige lamper Legepladsudstyr Omforandringer og nyanskaffelse af legepladsudst Legepladsudstyr Løbende vedligeholdelse af legepladsudstyr Legepladsudstyr Årlig insp. af legepladser Buske løbende vedligeholdelse af beplantninger Buske vedligehold af Haveanlæg Altan malerbehandling af altanbeklædninger Dør Lakere yderdøre Gulv udskiftning af parketgulve Gulv afslibning af gulve i flyttelejligheder Loft filt på lofter Overflader maling af træværk o.lign. i flyttelejligheder Indvendige vægoverflader fællesar Trappeopgange, malerbehandling Tagkonstruktion Loftlemme Trappe Udv. trapper opret/renovering Trappe gelænder på kl. trapper Vindue Udskiftning af vinduer Vindue Termoglas/trådruder Vindue Udv. vinduer og døre, malerbehandling Indervæg Varmemesterrum Indervæg Gavlbeklædninger Ydervæg murfuger lbn. vedligehold Ydervæg maling af garageporte Opsamling Tagrender/nedløb Opsamling 5 års gennemgang badeværelser Opsamling Klosetter, håndvaske og bl. batterier Røranlæg løbende udskiftning af afløb Elforsyningsanlæg (samlet) Elrenov. ved fraflytning Elforsyningsanlæg (samlet) HPFI relæ ifbm køkkenrenv Kommunikationsanlæg (samlet) opgradering af dørtelefoner Kommunikationsanlæg (samlet) Udsk./rep. dørtelefoner Vandsystem (samlet) Udskiftning rør/fittings og armaturer Forbrugsanlæg Vedligehold af CTS Målerarrangement Udskiftning af radiatormålere Målerarrangement Koldt- og varmtvandsmålere Røranlæg vedligehold incl. ventiler Røranlæg 1 års gennemgang 2 strengsanlæg Varmeanlæg (samlet) Rør/fittings vedligehold Varmeanlæg (samlet) FJV målere, bat. skift Vaskemaskiner Udskifte vaskeriudstyr Ventilationsanlæg (samlet) rense udsugning Affaldscontainer, -beholder og -stat Malerbeh. af skraldeskure Affaldscontainer, -beholder og -stat Containergård Maskiner og maskinanlæg Udskiftning traktor fælles med afd Maskiner og maskinanlæg Ukrudtsbrænder Maskiner og maskinanlæg Græsklipper Total Boligkontoret Århus afdeling 16

8 Tekst Planlagt vedligeholdelse Tilskud Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Tilskud Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 16

9 Regnskab 2014 Afdeling 16 Hammershusvej Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen Vand- og vandafledningsafgifter Renovation Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud Offentlige og andre faste udgifter i alt Ejendomsfunktionær og renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Vedligeholdelse dækket af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning m.v Istandsættelse dækket af henlæggelser Vaskeri, fælleslokaler m.m Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Variable udgifter i alt Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning Samlede ordinære udgifter Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Tab ved fraflytning Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Overført fra resultatkonto Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Udgifter i alt Årets overskud overført til resultatkonto Udgifter og evt. overskud i alt Indtægter Leje Renter Drift af fællesfaciliteter Overført fra resultatkonto Andre ordinære indtægter Ordinære indtægter i alt Tilskud og driftsstøtte Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til resultatkonto Indtægter og evt. underskud i alt

10 Regnskab 2014 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver kr. kr. Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning Øvrige henlæggelser Resultatkonto Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på

11

12

13

14