FORENINGSPORTAL Vejledning - booking

Transkript

1 FORENINGSPORTAL Vejledning - booking Indholdsfortegnelse Booking af lokale... 2 Sæsonbooking... 2 Enkeltbooking... 2 Særarrangement... 2 Booking... 2 Modtagne s... 5 Sæsonbooking... 5 Enkeltbooking... 6 Særarrangement... 6 Kontaktperson... 7

2 Booking af lokale På forsiden er flisen Book lokaler, som anvendes når du ønsker at oprette nye bookinger. Når du klikker på Book lokaler vil du primært få vist 2 fliser Enkeltbooking og Særarrangement. Sæsonbooking Sæsonbooking løber fra den 1. marts frem til 1. april, hvor det kun er muligt at booke i denne periode, hvorefter Sæsonbooking-flisen vil forsvinde. Sæsonbooking giver kommunens foreninger mulighed for at angive deres ønsker til den kommende sæson. Når perioden for sæsonbooking er overstået så behandler kommunen alle foreningernes ønsker. Efterfølgende får foreningerne besked om hvilke ønsker der er godkendt, flyttet eller afvist. I enkelte tilfælde kan det være, at vi skal afholde halfordelingsmøde, hvis der opstår konflikter, som ikke kan løses på anden vis. Enkeltbooking Du har mulighed for at booke resterende tider. Det skal dog bemærkes, at enkeltbooking ikke skal forstås som at du kun kan booke én enkelt tid du kan sagtens booke f.eks. hver mandag kl i 5 måneder (såfremt denne tid ikke allerede er optaget). Særarrangement Et særarrangement oprettes når der er tale om et givent arrangement som varer over 7,5 time, turnering, kampdag, skole OL eller andet specielt. Booking Klik på enkeltbooking vælg hvilken dato din booking starter f.eks (du kan også bruge kalenderen til højre for linjen), vælg det lokale du vil booke (OBS! Du kan ikke trykke på navnet du skal bruge den lille pil til venstre for navnet og sætte flueben ud for lokalet). Tryk på knappen Vis kalender(e). 2

3 Kalderen vises nu og du dobbeltklikker ud for den tid og under den dato du ønsker at booke. Se eksempel nedenfor. Efter 3-4 sekunder vil et nyt vindue åbne. 3

4 Holdkategori, aktivitet og aktivitetskategori skal udfyldes! Vælg hvilket startklokkeslæt og slutklokkeslæt i skal bruge lokalet. Gentages: hver 1 uge, dvs. bookingen gentages hver uge indtil din slutdato. Hver 2 uge, dvs. bookingen gentages hver 2. uge indtil din slutdato osv. Hvis din booking skal gentages f.eks. 1. onsdag i hver måned, så er dette endnu ikke en mulighed derfor skal denne form for booking ligges ind enkelt vis. Når du trykker næste, viser din booking en lille oversigt: 4

5 Oversigten viser om der er nogle konflikter, hvis der skulle være konflikter, så vil en ekstra knap vises, hvor du kan få vist konflikterne. Opsummering viser hvor mange bookinger du har lavet. Når du er tilfreds med din booking, trykker du gem. Du kommer nu tilbage til kalenderen, som viser din booking dog med jeres eget foreningsnavn Skulle du opdage en fejl, kan du altid dobbeltklikke på bookingen. Du kan ændre tiden, dato eller hvilken aktivitet der er tale, eller du kan slette bookingen helt. Modtagne s Inden for kort tid vil du modtage en mail fra omkring bookingen. Her er tre eksempler på, hvordan de ser ud: Sæsonbooking Kære [Foreningens navn] I forbindelse med sæsongodkendelsen, har vi registreret følgende bookinger for foreningen [navn]: Lokation: [lokation] Godkendte bookinger i alt: [tal] Serie: Fra [dato] til [dato], hver [ugedag], kl. [klokkeslæt] til [klokkeslæt] (antal: [antal bookinger]) 5

6 Bookinger oprettet og/eller redigeret af kommunen: [tal] Godkendte bookinger, der er flyttet eller redigeret af kommunen: [tal] Afviste bookinger i alt: [tal] Husk, at du altid kan se dine konkrete bookinger ved at logge ind i bookingløsningen Med venlig hilsen Lolland Kommune Enkeltbooking Til [Foreningens navn] Din anmodning om booking af [Lokation], [Adresse], den [dato], kl. [klokkeslæt] er nu færdigbehandlet. Vi kan bekræfte at lokationen er booket til dig på den/de ønskede dato(er) og tidspunkter(er). Venlig hilsen Lolland Kommune Bemærk, at dette er en autogenereret , som ikke kan besvares. Henvendelser skal i stedet rettes til: Lolland Kommune Foreningsportal@lolland.dk Særarrangement Anmodning om særarrangement Til [Navn] Vi har nu modtaget din anmodning om Særarrangementet [arrangement], på vegne af [foreningens navn]. Når din anmodning er behandlet, vil vi fremsende en mail om den endelige afgørelse. Bemærk, at dette er en autogenereret , som ikke kan besvares. Henvendelser skal i stedet rettes til Kommunen. Godkendelse/afvisning af særarrangement Kære [Navn] Angående din anmodning om arrangementet: [navn på arrangement], på vegne af [Forening]. Kommunen har netop behandlet din anmodning, med følgende begrundelse: [tekst fra Kommunen om hvorvidt anmodningen er godkendt eller afvist] 6

7 Bemærk, at dette er en autogenereret , som ikke kan besvares. Henvendelser skal i stedet rettes til kommunen. Kontaktperson Oplever du problemer med Foreningsportalen, kontakt venligst Marlene Holm på mail mahol@lolland.dk eller tlf

8 8