Slutevaluering af projekt på Akut-afdeling på Hospitalsenheden Horsens. ABT ansøgning nr

Transkript

1 Demonstrationsprojekt på Akut-afdelingen Hospitalsenheden Horsens It-støtte som middel til højere effektivitet og kvalitet i behandlingen Systemet giver mig overblik og gør det lettere for mig at prioritere mine opgaver. Jeg bliver heller ikke afbrudt så tit, som før vi fik systemet. 1 Udarbejdet af: Susanne Daugaard Kristensen, Stine Rønsholdt Hansen og Gitte Kjeldsen. Projektgruppe: Ove Gaardboe, Susanne Buch Vinter, Birgitte Bigom Nielsen, Thomas Riisgaard Hansen, Susanne Daugaard Kristensen og Gitte Kjeldsen. Styregruppeformand: Jørgen Schøler Kristensen.

2 Indhold 1. Executive summary Formål med rapporten Metode Risiko for bias i observationsresultaterne Resultaternes kontekstafhængighed Beskrivelse af akut-afdelingens interaktion med patienten og afdelingens rolle i relation til resten af hospitalet Akut-afdelingens rolle på hospitalet Visitator- og koordinatorrollerne Beskrivelse af demonstrationsprojektets it-løsning på Akut-afdelingen Patientflowsystemet og sammenhængen til andre afdelinger på hospitalet Liste over, hvor der er indført patientflow-systemer på Hospitalsenheden Horsens Beskrivelse af arbejdsgange før og efter patientflowsystemet Før Cetrea Emergency Efter Cetrea Emergency Resultater Arbejdskraftsbesparende potentiale og økonomiske effekter Projektets økonomiske balance Det nationale arbejdskraftsbesparende potentiale Øvrige økonomiske effekter (service og kvalitet) Kvalitative effekter OPI-samarbejde - erhvervsmæssige effekter og udbredelse Teknologiens modenhed og barrierer for udbredelse Konklusion Bilag

3 1. Executive summary ABT-fondens støtte til at demonstrere effekterne ved et patientflowsystem i Akut-afdelingen på Hospitalsenheden Horsens, har gjort det muligt, at synliggøre både kvantitative og kvalitative effekter. De kvantitative effekter er en produktionsstigning på 19% fra 1. halvår 2009 til 2. halvår Samtidigt viser en analyse på mikroniveau, at der i 2010 er effektiviseret en arbejdsmængde, der svarer til 4 fuldtidsstillinger. Dette er baseret på 21 konkrete opgaver, hvor patientflowsystemet har givet en række fordele. Det er disse fordele, som vi har estimeret i forhold til en tidsmæssig eller kvalitetsmæssig gevinst. Det er nødvendigt at understrege, at vurderingen af den samlede effektivisering har en betydelig beregningsmæssig usikkerhed, da der ikke er tale om standardiserede opgaver, som tager lige lang tid at lave, hver gang de foretages. Der er enighed i projektgruppen, om forudsætningerne for den anslåede besparelse. De kvalitative effekter ses i form af en højere patientsikkerhed og en øget kvalitet i patientbehandlingen, hvilket også er baseret på en vurdering givet af de forskellige involverede parter. Patienterne er ikke blevet spurgt, idet de ikke har kendskab til patientflowsystemet, som alene er et system, der anvendes af medarbejderne. Men medarbejderne har vurderet disse indirekte effekter og det har været en samstemmende vurdering. Patientflowsystemet giver således gevinster både på produktivitets- og kvalitetsniveau. Figur 1 viser en opsummering af fordele og barrierer ved indførelsen af patientflowsystemet

4 2. Formål med rapporten Vi vil i denne rapport demonstrere effekten af indførelsen af et patientflowsystem på Akutafdelingen på Hospitalsenheden Horsens, set i relation til kommunikation, koordination og overblik. Rapporten vil afdække om patientflowsystemer har: resulteret i en effektivisering i form af arbejdskraftsbesparelser på opgaveniveau medført bedre ressourceudnyttelse medført bedre deling af viden medført bedre samarbejde internt i afdelingen og mellem afdelinger medført højere kvalitet i behandlingen og højere patientsikkerhed potentiale til at blive udbredt til andre hospitaler i Danmark og udlandet givet større vækst hos de involverede private virksomheder, der har leveret løsningerne. 3. Metode For at demonstrere effekten af indførelsen af it-støtte på Akut-afdelingen på Hospitalsenheden Horsens (projektansøgning nr. 59 hos ABT-fonden), har vi valgt at kombinere forskellige undersøgelsesmetoder: Observationer i afdelingen Kvalitative dybdeinterviews med nøglepersoner i Akut-afdelingen Brainstorm og gruppeinterviews med afdelingens sygeplejersker Interview med hospitalsledelsen repræsenteret ved cheflægen. I de forskellige interviews har der altid deltaget en person, som ikke har deltaget i projektet, idet det vurderes at nedsætte risikoen for bias, selvom det naturligvis ikke helt kan undgås. Vi har valgt at lægge hovedvægten på kvalitative dybdeinterviews og observationer, da vi har oplevet, at det giver et større udbytte i forhold til evaluering af projektet, at være tilstede på afdelingen, samt at have en tæt tovejskommunikation med ledelse og medarbejdere gennem interviews. Observationerne giver os, der ikke har en klinisk baggrund, en indsigt, som ikke kan opnås gennem brug af metoder som analyse af data, der er trukket fra f.eks. de økonomiske systemer eller ved brug af spørgeskemaundersøgelser. Årsagen til, at vi har fravalgt spørgeskemaundersøgelser i denne slutevaluering er, at, det er vanskeligt at opnå en høj svarprocent, da medarbejderne sjældent bruger tid ved PC en eller sidder ned med pen og papir. Input er i stedet hentet via fokusgruppeinterviews og brainstorm med medarbejderne. På baggrund af ovenstående undersøgelser opstillede vi en lang liste med opgavetyper, som vi vurderede var blevet hurtigere og lettere at udføre på grund af patient-flowsystemet. Herefter gennemgik vi alle opgaverne blandt andet med afdelingsledelsen for at få deres vurdering af, hvilken tidsbesparelse, der var opnået. I nogle tilfælde var dette umuligt, fordi spredningen i tidsforbruget var for stort eller for varieret, selvom alle var enige om, at der var sket en forbedring. I andre tilfælde tog vi tid på, hvor langt tid, det tog fx at finde hinanden på afdelingen eller at taste et langt navn i patientflowsystemet. I nogle tilfælde er der ikke tale om en hurtigere håndtering af en opgave, men om et kvalitetsløft eller en højere patientsikkerhed. Det er angivet i tabellen i kapitel 8, hvad vi fandt frem til. Det skal dog understreges, at der her ikke er tale om en eksakt videnskab, men om estimater foretaget af kvalificerede medarbejdere og ledere. Derudover er der, som supplement til analysen, indsamlet data fra hospitalets økonomisystemer, hvor det især er produktionstallene, der er interessante i forhold til dette projekt, da et af målene er, at anvende teknologi til at blive mere effektiv. Produktionstallene opgøres hver måned i forhold til antallet af patienter, som kommer til Akut-afdelingen. Desuden opgøres belægningsprocenten, 4

5 som er interessant i forhold til udnyttelse af kapaciteten, da hospitalssengene er en knap, men omkostningstung ressource. Endeligt er der analyseret på udviklingen i antallet af medarbejdere og fordelingen på faglige kompetencer, da det også indgår som en faktor i beregningen af effektiviteten Risiko for bias i observationsresultaterne Det kan ikke udelukkes, at der kan være bias i de observationsresultater, som undersøgelsen indeholder. Vi har derfor forsøgt at planlægge observationerne således at afbrydelser, forsaget af observatører, såsom afklarende spørgsmål, ikke vil få betydning for validiteten af de konklusioner, der er udtrukket af observationerne. Desuden er observationerne foretaget af personer, som ikke kendte projektet eller afdelingen også med henblik på at undgå bias Resultaternes kontekstafhængighed Det kan være vanskeligt isoleret set at måle effekten af indførelsen af løsningen, da der er en række eksterne forhold og forandringer, som har haft en indvirkning på effektiviteten på afdelingen. Der er eksempelvis sket organisationsændringer, hvor visitator/koordinator-rollen i Akut-afdelingen er blevet delt i to forskellige roller. Tre teams er blevet slået sammen til to, og har medført, at afdelingen nu samlet set er fysisk større. Forholdene er beskrevet nærmere i rapporten. Der lægges i nærværende rapport stor vægt på at identificere arbejdskraftsbesparelser på mikroniveau, hvor arbejdsgange sammenlignes før og efter implementeringen af løsningen. Der er fokus på konkrete forandringer, som i højere grad kan isoleres, og derfor kan demonstrere, om systemet har medført konkrete arbejdskraftsbesparelser. 4. Beskrivelse af akut-afdelingens interaktion med patienten og afdelingens rolle i relation til resten af hospitalet For at sætte analysen ind i den rette kontekst beskrives akut-afdelingen og dens sammenhæng med hospitalets øvrige afdelinger. Akut-afdelingen håndterer både skadespatienter (f.eks. patienter, der møder op med knoglebrud) og indlæggelser (patienter, der vurderes at kunne afsluttes inden for 48 timer ved indlæggelse på observationsafsnittet på akut-afdelingen). Derudover fungerer afdelingen som modtagelse for patienter, der indlægges på hospitalets øvrige afdelinger. Figur 2. Akut-afdelingens organisering Modtagelse Skadestue Visitator Observationsafsnit (max. 48 timers indlæggelse) Koordinator Akut-afdeling 5

6 Figur 3 nedenfor viser en kompleks kontaktflade for patienter med mange involverede parter, hvor nogle ansatte står for selve behandlingen af patienten (organiseret i et tværgående team pr. patient), andre klarer serviceopgaver rundt om patienten (f.eks. portører) eller foretager delopgaver i behandlingsforløbet som f.eks. specialister, der foretager undersøgelser, som Akutafdelingen evt. skal bruge for at udrede, hvad patienten fejler og hvor alvorligt det vurderes at være (triagering). Nogle aktører holdes informeret, andre deltager aktivt i behandlingen. Hvis patienten sendes videre til en sengeafdeling eller til Akutafdelingens eget observationsafsnit, bliver den modtagende afdeling involveret. Det er en stor opgave at koordinere indsatserne for at give den optimale kvalitet i behandlingen, skabe fremdrift i behandlingen og sikre høj effektivitet. Deling af informationer og sikring af en optimal rækkefølge i delopgaver i behandlingsforløbet er yderst væsentlig for at opnå forbedringer. Figur 3. Overblik over patientens kontaktflade ved ankomst til hospitalets Akut-afdelingen. Sekretær Pårørende Sengeafdeling Visitator Koordinator Visitationslæge Praksis - læge Patientens kontaktflade Sygepl Læge Terapeut Serviceass. Speciallæge SSA Figur 3 indeholder både personer, som patienten har direkte kontakt med og personale, som arbejder sammen om behandlingen af patienten, men som patienten ikke har direkte kontakt med Akut-afdelingens rolle på hospitalet Der er behov for en høj grad af deling af viden/kommunikation, koordination og overblik for at løse den komplekse behandlings- og logistikopgave, som en Akut-afdeling står over for, når et optimalt patientflow skal sikres. Ved akut sygdom har det stor betydning for patientsikkerheden, at der sker en hurtig afklaring af, hvad der skal ske med patienten, at de relevante samarbejdspartnere inddrages rettidigt og at patienterne hurtigt bliver sendt de rigtige steder hen i sundhedsvæsenet - til videre behandling eller hjem, hvis patienten er klar til det. 6

7 4.2. Visitator- og koordinatorrollerne Visitator og koordinator er begge meget centrale roller i forhold til at optimere og effektivisere patientlogistikken. De har ikke megen direkte patientkontakt, da den administrative del i stillingerne vejer tungt. Tidligere var visitator og koordinator én og samme rolle, men funktionen er i dag splittet op i to forskellige roller i Akut-delingen. Ofte går opgaven på skift mellem ansatte, erfarne sygeplejersker, som har kompetencerne ift. at klare et stort arbejdspres, koordinere, tage beslutninger og kommunikere. Visitatoren i modtagelsen/skadestuen tager sig af de indkommende telefonopkald - f.eks. patienter på vej ind på hospitalet, opkald fra ambulancepersonale eller opkald fra praktiserende læge eller kommunale aktører (Myndighedsafdeling eller Sundhedscenter). Hun er afdelingens eksterne kontaktpunkt. Hendes telefon ringer ofte (nogle gange flere telefoner på én gang) og hun varetager kun lette patientopgaver ved siden af visitatorrollen. Koordinatoren i observationsteamet tager sig af opgaven med den interne kontakt til andre involverede afdelinger og koordinationen internt i observationsafsnittet. Hun koordinerer med de øvrige afdelinger, der skal foretage specialundersøgelser, eller som skal modtage patienten (anden sengeafdeling). Ud over koordinatorrollen har hun ideelt set ansvaret for 1-2 patienter, som ikke er så plejekrævende og derved kan kombineres med koordinatorrollen. Figur 4. Om formålet med it-støtten på Akut-afdelingen Bedre patientoverblik Bedre ressourceoverblik Praktiserende læge Ambulance Pårørende Kommune Hurtigere para-klinisk overblik Sengeafdeling evt. andet hospital Kommune Praktiserende læge Pårørende Større effektivitet, mindre stress og højere patientsikkerhed via bedre kommunikation, koordination og overblik Ud over at vise formålet med it-støtten illustrerer figuren også, hvem der sender patienter ind i systemet, og hvem der modtager patienterne efter kontakten med sygehuset. 7

8 På 40 store overbliksskærme vises en række data om patienter, behandlingsopgaver og det tilknyttede personale på hver delopgave på Akut-afdelingen. Der er tale om touch-skærme med "click drop" funktioner og touchskærmsoptimerede menuer (rullemenuer), der gør det let at flytte rundt på opgaver og ændre statusvisninger via få klik. Man kan også klikke sig dybere ind i systemet for at få mere detaljerede oplysninger via rullemenuerne. Den software, som benyttes på skærmene er udviklet og leveret af virksomheden Cetrea A/S og går under navnet Cetrea Emergency. I denne rapport omtales den samlede løsning som Patientflowsystem, idet løsningen på Akut-afdelingen også inkluderer integrationer til software udviklet af andre udbydere f.eks. FMK (Fælles Medicin Kort), der er udviklet af virksomheden Trifork A/S og trådløse DECT telefoner og software leveret af virksomheden Ascom A/S. Integrationen til Labka 2 og MidtEPJ er lavet af Systematic A/S. Figur 5. Overblik over patientflowsystemet inklusive systemintegrationer Intregration til skærme i andre afd. P4, O.P., intensiv P7 (på vej) Blodprøve- og røntgen-svar + cpr. validering Labka 2 RIS/PACS cpr. register Jobagent med portør-bestilling via klik på storskærm, via sms el. via pc Mobile enheder "Anywhere" DECT Bærbar PC smart phones 5. Beskrivelse af demonstrationsprojektets it-løsning på Akutafdelingen Patientflowsystem med interaktive touch skærme Præhospital se patienter på vej Cpr. nr. og symptomer Sporing via ultralyd Tracke læger og sygeplejerskers position Fælles medicin kort Integration m. fingerprint til overblik På Akut-afdelingens patientflowsystem vises o o o Overblik over antal senge og om de er optagede eller ledige (inkl. ekstrasenge på gangen). Overblik over, hvilke personaleressourcer, der er tilknyttet en given patient. Vises med foto af det personale, som er tilknyttet den pågældende patient. Status i behandlingsforløbet for en given patient inkl. triagering, hvilket angiver en prioritering af, hvor alvorligt syg den pågældende patient er. Vises via en farvekode på 8

9 o o o o o o o o skærmen, hvor rød og orange f.eks. indikerer alvorligt syg og derfor ekstra opmærksomhedskrævende. Overblik over, hvilke prøver, der er bestilt, og om der er kommet svar på prøverne (blodprøver og røntgen) Der er integration til løsningen Fælles Medicin Kort (FMK) via fingertryksaflæser for hurtig log-in uden password og brugernavn, men blot via tryk med finger. I FMK får lægen på en computerskærm eller smartphone overblik over de sidste to års medicin for en given patient inkl. data fra patientens praktiserende læge. Funktionen er særligt nødvendig, hvis en patient ikke kan gengive eller huske, hvilken medicin han/hun får eller har fået inden for de sidste to år. Jobagent giver mulighed for at bestille en portør via få klik på storskærm, via sms eller via pc. Relevante patientoplysninger overføres automatisk sammen med bestillingen (f.eks. navn, cpr-nr. og stue). Der vises status på, om opgaven er modtaget i serviceafdelingen, om den er i gang eller afsluttet dvs. om patienten er blevet bragt fra A til B. Sporing/tracking. Via ultralydsteknologi i lommen på læger og sygeplejersker, kan deres position følges på overbliksskærmen. Der er opsat tracking-udstyr i de fleste rum på afdelingen, hvilket fremgår af bilag 3. Udstyret fanger signalet fra chippen i lommen og sender det via det trådløse net til en opsamling, hvorefter personens position vises på storskærmen. Der er planlagte døde zoner, hvor det ikke er muligt eller relevant, at følge medarbejderne. position (f.eks. toiletter). Informationer fra ambulancepersonale eller andre oplysninger modtaget telefonisk af visitator og registreres i systemet som Patienter på vej. Hermed kan alle medarbejdere i afdelingen se indkommende patienter inkl. cpr. nr. navn og kort symptombeskrivelse. Allerede her begynder planlægningen af patientflowet, prioriteringen og disponeringen af ressourcer. Medarbejderne kan ved skærmene, hurtigt danne sig et overblik over kapacitet, patienter og vurdere travlheden ift., om der eksempelvis er ressourcer nok på vagt. Statusbaren viser, hvor længe patienten har været på afdelingen, og hvor i patientforløbet patienten er og om patienten er på vej ud af afdelingen. Det er mulighed for at se overbliksskærmenes indhold fra fjernt hold på smartphones og fra pc er. Denne feature kaldes Cetrea Anywhere og visningen er tilpasset behovet for oplysninger hos den pågældende medarbejdergruppe f.eks. har afdelingen P4 (organkirurgisk sengeafdeling) en specialvisning, der kun indeholder information om patienter, som er relevante for deres afdeling. Der er også specialvisninger tilpasset skærmstørrelsen på smartphones. Figur 6. Generisk patientforløb, som det skitseres på tavlerne. journal plan sygeplejerske faste røntgen blodprøver Farven angiver, om der f.eks. er lavet en plan for den pågældende patient. Hvis der ikke er det, vil koordinator rykke de ansvarlige. Dette er med til at sikre fremdrift i behandlingen og øge patientsikkerheden. 9

10 Figur 7. Overblik over patientflow systemets fordele for forskellige medarbejdergrupper Læger Kan se ansvarlig sygeplejerskes kontaktdata, status på prøvesvar og røntgen, medicinliste inkl. praktiserende læge Terapeuter og øvrige behandlere samt modtagende sengeafdelinger kan se patienters stue, data og behandlingsteams Portører Kan se bestillinger og personale, finde patientstue. Får automatisk navn og cpr. på patient samt "til og fra" transport-data Realtids opdateret overblik for alle, overalt Bioanalytikere Kan finde patient og kontaktpersoner på tavlen, når blodprøver skal tages Sygeplejersker Kan se læge og kontaktdata, behandlingsstatus, opgaver, triagering, ledige senge på P4 via chat Afdelingsledelse kan få personaleoverblik fra fjert hold, tjekke antal patienter og triagering for ressourcevurdering Bagvagter Kan få patientoverblik fra fjert hold på bærbar pc eller smartphone Figuren viser eksempler på fordele som patientflowsystemet giver de forskellige medarbejdergrupper. Hvis data opdateres ét sted, slår ændringen igennem på alle skærme i hele afdelingen og på de afdelinger, som har en specialvisning, f.eks. P4 og Terapien. Dette overblik kan ses på alle monterede storskærme med det samme ændringen foretages, men kan også ses på smartphones og fra computere med Anywhere-software installeret Patientflowsystemet og sammenhængen til andre afdelinger på hospitalet Der er indført forskellige patientflowsystemer på flere andre afdelinger på hospitalet udover på akut-afdelingen. Løsningerne er udviklede i tæt samarbejde med brugerne, så de konkrete behov bliver dækket i forhold til at undersøtte det aktuelle patientflow. Nedenfor beskrives kort de tre forskellige løsninger og de er skitseret overordnet i nedenstående figur 8. Cetrea Surgical Den første løsning, der blev implementeret i 2007, var på Operationsafdelingen og Dagkirurgisk Center og de dertil knyttede sengeafdelinger samt på Sterilcentralen. Løsningen hedder Cetrea Surgical. Oprindeligt var det et forskningsprojekt i tæt samarbejde mellem Aarhus Universitet og Hospitalsenheden Horsens, men det udviklede sig til et kommercielt produkt og førte til etablering af en kommerciel virksomhed (Cetrea A/S). 10

11 Cetrea Emergency Den anden løsning blev implementeret i forbindelse med ABT-fondens demonstrationsprojekt på Akut-afdelingen. Der blev i første fase opsat skærme med patientflowsystemet i det centrale personalekontor, hvorfra personalet koordinerer patienternes flow gennem hospitalet. Akut-afdelingen besluttede hurtigt, at der også var behov for storskærme i personalekontoret, der visiterer patienterne i modtagelsen/skadestuen. Herefter blev løsningen udvidet med endnu et hold storskærme i endnu et visitationskontor. Sidste fase af implementeringen på afkutafdelingen omfattede en løsning, så sekretærerne fra deres arbejdsplads kunne få overblik på en ekstra skærm, der blev sat op, samt en mulighed for at generere overblik via lister på egen pc. Samtidigt er der sat skærme op på en sengeafdeling (Organkirurgisk Sengeafdeling, P4) for at demonstrere, at sengeafdelingen bedre kan disponere og ressourceallokere, når de meget tidligt i forløbet kan se, hvilke patienter, der er på vej til sengeafdelingen. Det samme gælder med røntgenafdelingen, hvor personalet kan se fælles patienter. Senest har Terapien fået en 40 skærm, så de på deres eget kontor kan fordele opgaver, chatte med Akut-afdelingen og bevare overblikket over dagens patienter og opgaver. Cetrea Patient Ward Den sidste løsning, der er implementeret i marts 2011, er tilpasset en sengeafdelings behov for overblik, koordination og kommunikation. Denne løsning er ikke en del af dette projekt, men kaldes for Cetrea Patient Ward. I næste version af produktet, vil Akutafdelingen kunne føre patienter videre i patientflowet til medicinsk sengeafdeling, hvorved det forventes et lettere samarbejde. Figur 8. Illustrationen viser udviklingen fra første patientflowsystem og perspektiver for næste skridt. Surgical Første patientflow -system Optimering af logistik på operationsstuer og i dagkirurgiske enheder Sammenhæng til sterilcentral og sengeafdelinger Emergency Andet patientflow-system Optimering af logistik på akut-afdeling og samarbejdsenheder Sammenhæng til sengeafdelinger Tracking, mobile enheder og "Anywhere" overblik på smartphone og bærbar eller stationer computer Patient Ward Tredje patientflow-system Optimering af logistik på en sengeafdeling og samarbejdsenheder Sammenhæng til terapibehandling, røntgen, laboratorie og serviceafdeling Perspektiv Vision om at udviklet et system, der dækker hele logistikflowet fra praktiserende læge, ambulance over hospital og ud til kommune Løsningen går på tværs af akut-, operations- og sengeafdeling samt de tilhørende specialenheder som f.eks. laboratorier, røntgen, serviceafdeling, sterilcentral og terapi 11

12 Figur 9. Oversigt over patientflow og de relaterede systemer på Hospitalsenheden Horsens Indlæggelse Akut-afd. Emergency Overførsel til operation Surgical Overførsel til sengeafdeling Patient Ward Samspil med specialenheder : røntgen, lab, terapi Præhospital ambulance Samspil med serviceenheder som portører og sterilcentral Praktiserende læge Patientflowsystem Udskrivelse kommune Figur 9 viser både de implementerede løsninger og aktører, som har et samspil med afdelinger med patientflowsystemer. De mørkeblå kasser viser allerede implementerede patientflowsystemer, hvor hovedløsningerne findes på Operationsgangen inkl. Dagkirurgisk Center (Cetrea Surgical), Akut-afdelingen (Cetrea Emergency) samt nyeste implementerede løsning, som er skræddersyet til en sengeafdeling (Cetrea Patient Ward). De lyseblå kasser viser vores ideer og ønsker til nye løsninger, som vi allerede samarbejder med kommuner, præhospital og leverandører om. Løsningerne er integreret med specialenheder såsom Røntgen og Laboratorieafdelingen samt med Serviceafdelingen ift. bestilling af portører. Operationsafdelingen er integreret med Sterilcentralen ift. rengøring/sterilisering af instrumenter. Der er konfigureret specialvisninger i de enkelte afdelinger, som er tilpasset afdelingens arbejdsgange og behov. Der er eksempelvis ikke tale om en standardvisning af skærmbilledet fra en anden afdeling i specialenhederne. Der er foretaget en filtrering af informationerne, så kun de informationer, som er væsentlige at vise, for en sengeafdeling eller en sterilcentral, vises på deres skærm. Eksempelvis vises der ikke cpr-numre i Sterilcentralen. Der er således stor fokus på sikkerheden og overholdelse af datalovgivningen. De praktiserende læger er integrerede via Fælles Medicin kort løsningen. Præhospitalet integreres via patientdata, som modtages fra ambulance til Akutafdeling (før selve modtagelsen af patienten på hospitalet). 6. Liste over, hvor der er indført patientflow-systemer på Hospitalsenheden Horsens Cetrea Emergency på Akutafdelingen 12 skærme i alt fordelt på modtagerum og koordinationsrum, samt hos sekretærerne Sengeafdelingen P4 2 skærme i de to personalerum 12

13 Røntgenafdelingen 1 skærm i fællesarealet Terapiafdelingen 1 skærm i personalerummet Cetrea Surgical på Operationsafdelingen (COP) og Dagkirurgiske Center (DKC) 4 skærme i sterilcentralen (kun OP-data) 2 skærme på P4 DKC 4 skærme DKC 5 skærme COP 4 koordinationsrum COP 7 OP-stuer Terapien 1 skærm i personalerummet 4 skærme på sengeafdelinger Cetrea Patient Ward på sengeafdelingen P7 4 skærme i personalerummet er installeret 1 skærm i personalerum - gastrologi/geriatri 1 skærm i personalerum - lunge 1 skærm i samtalerum 1 skærm i kontor 1 skærm hos sekretæren (på vej) 13

14 Figur 10. Overblik over udvalgte funktioner i løsningen Rapporter + print funktion Vagtskifte + lægekonf. Se personale ressourcer pr. patient inkl. nr. på trådløs telefon Overblik over senge Belægning inkl. ekstrasenge ved overbelægning Chat funktion Patientflowsystem Se status prøvesvar Røntgen og blodprøver Triagering Lokation personale via tracking Se patienter fra præhospital Tvær-sektorielt medicin overblik 7. Beskrivelse af arbejdsgange før og efter patientflowsystemet 7.1. Før Cetrea Emergency Alle informationer om patienterne blev skrevet mauelt på whiteboards. Der var et stort behov for at viske ud og skrive igen, når der skete ændringer f.eks. ved flytning af patienter. Håndskriften kunne gøre det vanskeligt at læse og skabe overblik. Data var ofte ustrukturerede, selvom der var lavet felter til de forskellige data. Alle data skulle hentes et andet sted fra og skrives på tavlen, hvorfor der ofte var et mellemstep, hvor data blev hentet elektronisk og skrevet på en seddel, hvorefter informationerne blev skrevet på whiteboardtavlen. 14

15 7.2. Efter Cetrea Emergency Realtidsopdateret overblik over patienter, senge, sygeplejersker og læger tilknyttet den enkelte patient samt status i patientens behandlingforløb vises på 40 store oversigtsskærme. Data valideres i CPR register og data er strukturerede. Læsevenligheden er høj og det er overskueligt. 15

16 Figur 11. Del af skærmvisning på Akut-afdelingen med test-data pga. patientsikkerhed. 8. Resultater 8.1. Arbejdskraftsbesparende potentiale og økonomiske effekter I ansøgningen til ABT-fonden, udarbejdet i foråret 2009, var der en forventet årlig besparelse på 11 årsværk og kr. 4,2 mio. i lønudgifter. De 11 årsværk var fordelt primært på læger med 4 årsværk og på sygeplejersker med 5 årsværk. Hertil kom en sekretær og en social- og sundhedsassistent. Det er vanskeligt at lave en alt-andet-lige opgørelse, idet der er sket mange forandringer i de knap 2 år, der er gået. Blandt andet er man ved at udvikle hospitalet til at være akut-hospital, hvilket betyder, at der vil ligge en langt større opgave i Akut-afdelingen på hospitalet, end der tidligere har gjort. Således har vi valgt at opgøre de allerede opnåede effekter på henholdsvis makro- og mikroniveau, hvor mikroniveauet vil demonstrere løsningens hjælp til konkrete opgaver på Akut-afdelingen og tilknyttede afdelinger og makroniveauet vil vise udviklingen i antallet af medarbejdere og produktionen. Det er vores vurdering, at alle effekterne endnu ikke er opnået, da de først vil indfinde sig efter et stykke tid. Det gælder for tracking-systemet og Jobagenten, men der er allerede demonstreret store fordele ved grundsystemet. Makroniveau På makroniveau har vi valgt at koncentrere os om antallet af medarbejdere på afdelingen og produktionen, hvilket fremgår af nedenstående tabeller. 16

17 Antal medarbejdere 30. juni januar 2011 Læger Pleje Sekretærer Antallet af medarbejdere er faldet med 2,33% i perioden. Der har været en større omfordeling af lægernes arbejdssted på hospitalet, hvilket er en konsekvens af opbygningen af hospitalet til at være akut-hospital. Her er tanken, at patienterne skal behandles og holdes længere tid i Akutafdelingens observationsafsnit, før de enten udskrives eller sendes videre til en sengeafdeling frem for at videresendes til anden afdeling hurtigst muligt. Det har krævet flere læger tilknyttet afdelingen, hvor lægerne tidligere var tilknyttet sengeafdelinger i resten af huset. Stigningen i antallet af læger er således et udtryk for denne ændrede opgave, idet de pågældende læger tidligere var ansat i andre afdelinger, men foretog de samme opgaver på akutafdelingen. Der er såledees ikke tale om en reel stigning af lægeressourcer i afdelingen. Reduktionen i antallet af plejepersonale er et udtryk for en reel nedskæring af tilstedeværelsestimer. Hvis man derfor korrigerer for stigningen i antallet af læger, som er en udefrakommende påvirkning, der kan isoleres fra projektet, er faldet i antallet af medarbejdere i perioden 9,3%. Udviklingen i antal patienter 1. halvår 2.halvår 2010 Stigning 2009 Skader ,67% Indlæggelser ,06% Ambulante % I alt ,03% Antallet af patienter er steget med 1118 patienter pr. halvår i perioden, hvilket er en produktionsstigning på 7,03%. Samlet set og med korrektionen af lægeressourcerne, så er medarbejderne blevet 19% mere effektive i perioden, idet omsætningen (patienter) pr. medarbejder er steget fra 185 til 218 patienter. Samtidigt er belægningsprocenten i afdelingen steget med 1,4% fra 1. halvår 2009 til 2. halvår 2010, hvilket betyder, at der er sket en større udnyttelse af sengekapaciteten, hvilket også er en effektiviseringsgevinst, da der derved spares sengepladser i resten af huset. Det må siges at være yderst tilfredsstillende, at der allerede på nuværende tidspunkt er opnået en effektivisering på baggrund af løsningen, selvom effektiviseringen sikkert ikke fuldt ud kan tilskrives patientflowsystemet. Vi forventer, at patientflow løsningen vil medføre yderligere effektivisering i afdelingen, når alle funktionaliteter er taget fuldt i brug. Hertil kommer at en videreudvikling af systemet, som binder alle afdelinger på hospitalet sammen, vil bidrage til yderligere effektivitet. Endeligt vil en udvidelse til primærsektoren, hvor man giver sundhedscentre og myndighedsafdeling adgang til realtidsopdaterede data om deres pågældende borgere, kunne skabe optimerede overgange mellem sektorerne i form af bedre service og højere patientsikkerhed. 17

18 Mikroniveau I nedenstående tabel ses konkrete eksempler på arbejdskraftsbesparelser på mikroniveau ved indførelse af patientflow-systemet. Opgørelsen af tidsbesparelser medregner kun dag- og aftenvagter, da aktiviteterne om natten kan være begrænsede eller have en anden karakter, og der er ikke samme mængde medarbejdere på arbejde, som f.eks. har behov for at finde hinanden. Tabellen indeholder dels en beskrivelse af arbejdsgange ved brug af whiteboardtavler før implementering af it-løsningen, dels en beskrivelse af arbejdsgange efter implementering af løsningen. Tabellen beskriver også udbyttet set i relation til kvalitetsforbedringer og øget patientsikkerhed, der ikke kan opgøres i sparet tid, selvom de har en indirekte økonomisk effekt. Forudsætning for beregningen er, at der er 10 sygeplejersker i dagvagt og 10 i aftenvagt pr. gang. Der er 7 læger i dagvagt. De beregnede sparede minutter er lavet på baggrund af observationsstudier og interviews med sygeplejersker og ledelsen på afdelingen. Der er således tale om meget grovkornede estimater og vores bedste vurderinger af de observationer, målinger og interviews, der er foretaget. Der vil altid være meget store forskelle i tidsforbruget på den enkelte arbejdsopgave afhængigt af personen og konteksten. Arbejdsopgave Før tavler Efter tavler Timer sparet pr. År 1) Finde kontaktsygeplejer ske Spørge, hvem der er ansvarlig for pt. og evt. spørge, hvordan ser han/hun ud. Der er stor udskiftning blandt læger pga. turnus. Der ledes på stuer og gang mm. Tid: 2-4 min. pr. gang. 2-3 forstyrrelser af andre på vejen. Se personalefoto og DECT nr. på storskærm. Påbegynde opkald: 2 sek. Forstyrrer ikke andre end kontaktspl. Her spares ca. 1 min. pr. gang. 2) Finde læge Se ovenfor. Stort antal yngre Se ovenfor billeder + læger er der kort tid. Svært at lokation på tavlen gør det vide, hvordan de ser ud. nemmere at finde den rette ) Registrere patient-navn Navn og cpr. nr. skrives på tavlen. Det dobbelt-tjekkes, at navnet er stavet rigtigt og at cpr. nr. stemmer. Tid: min. 18 sek. pr. pt.-navn Cpr. nr. tastes og navnet på pt. fremkommer automatisk på skærmen via opslag i cpr. registret (validering). Dette øger pt.-sikkerheden. 28 4) Fabrikere patientliste ved vagtskifte Vagtskifte 3 Finde etiketter i dueslag, klippe og kliste etiketter med navn og cpr. nr. på. Skrive diagnose på listen. 1-3 tryk på overbliksskærmen og liste udskrives. Tid: 2-3 sek. pr. liste

19 gange/døgn. Tid: ca. 5 min. pr. liste 5) Overblik over, hvad patienten fejler Opdatere egen hukommelse f.eks. før stuebesøg Ændring i f.eks. kritiske værdier el. status bliver ikke opdateret flere steder på samme tid og der er ikke plads på tavlen til mange informationer. Seddel i lomme med pt.-info opdateres ikke så tit. 2-3 sek. blik på tavlen giver overblik over, hvad pt. er indlagt for, om lægen har tilset pt. og om værdierne er kritiske. 0=normalværdi, pil ned=lav værdi og pil op=høj værdi. Personalegrp. i afd. kan se opdateringer også fra fjernt hold. Kan ikke estimeres i tid. Giver kvalitative forbedring. 6) Prioritere patientrækkefølge Triagering og liggetid. Svært at overskue data skrevet i hånden på tavle. Dårlig læsbarhed og plads til færre data om pt. Systematisk triagering med farvekode er ikke indført. Se farvekode på tavlen ud for egne patienter på få sek. Grøn=skal tilses af læge før 3 timer, gul=1 time, orange=15 min. rød=straks, blå= behøver ikke læge men behandlingssygeplejerske. Patientsikkerhed og kvalitet i behandling. Benyttes både af læger, sygeplejersker og afdelingsledelse (sidstenævnte som opfølgningsværktøj og ressourcevurdering). Kan ikke estimeres i tid. Giver kvalitativ forbedring, højere kvalitet og patientsikkerhed. 7) Prioritere arbejdsopgaver i fht. patientstatus / patientflow og ventetider Uoverskueligt at se, hvilke pt., der skal tages først. Måske stod der blot obs. diagnose. Ingen overblik fra fjernt hold. Tage de alvorligste pt. først og dem, som har ligget længe (system tæller automatisk indlæggelsestid). Kan ikke estimeres i tid. Gevinst er hurtigere patient-flow og patientsikkerhed. 8) Overførsel af pt. til organkirurgisk sengeafdeling, P4. Koordinering pr. telefon overlevering af pt.-data mundtligt. Telefonisk forstyrrelse sparet fordi pt.-navn, cpr. nr. og diagnose kommer frem på skærm på P4, når pt. er på vej til P4 fra Akut-afd. Samlet overblik ét sted over alle pt. på vej ind på afdelingen. Patient info. går ikke tabt ved overførslen fra Akut-afdeling til P4 og giver højere Kan ikke estimeres. 19

20 patientsikkerhed. 9) Chat med P4 om ledige senge Organkirurgiske patienter (plus 2 medicinske senge på afdelingen) Telefonisk dialog om ledige senge, når patienter skal sendes videre fra modtagelse eller observations-afsnit. Daglig status om ledige senge på P4 sendes via chat til Akutafdelingen kl. 8,12, 14,17 og 21. Viser samlet antal senge og antal optagede senge. Chat ml. visitator (modtageteam) og koordinator (sengeteam) i stedet for telefonisk overlevering. Hjælper til overblik og logistikoptimering ift. ledige senge ) Overblik over ledige senge på egen afdeling 11) Finde en patient Gå rundt på stuerne og få overblik over ledige senge og finde ud af, hvem der ligger hvor. Igen realtidsopdatering over, hvor pt. ligger. Besværligt at flytte patienten på tavlen (se pkt. vedr. flytning af pt.) Finde pt. på whiteboard tavle. Dårlig læsbarhed pga. håndskrift. Sparer tid og forstyrrelser: Min. 6 forstyrrelser telefonisk pr. koordinator/visitator spares. De enkelte opkald om en pt. bliver kortere, fordi en del pt.- informationer er kendt før overførsel til P4. Overblik på alle skærme og remote over hvilke senge, der er ledige. Skadestue og modtagelse kan se ledige senge i obs.afsnit. og obs. afsnit kan se pt. på vej ind i afd. => mulighed for bedre planlægning. Se pt. seng: 2 sek. Kan også se om pt. er i røntgen. Alle informationer om pt. s beliggenhed opdateres i realtid på skærme i modtagelsen og på observationsafsnittet samt på P4. Læger, sygeplejersker, portører, laboranter m.fl. finder selv pt. på tavlen og kan hurtigt se, hvor pt. ligger og hvem, der er kontaktperson