Varde Kommune. Referat. fra. MED-udvalg Børn og Unge. Mødedato: Mandag den 29. juni Mødetidspunkt: 9:00-10:20. Mødelokale 1, Bytoften

Transkript

1 Referat fra MED-udvalg Børn og Unge Mødedato: Mandag den 29. juni 2015 Mødetidspunkt: 9:00-10:20 Mødested: Deltagere: Fraværende: Referent: Mødelokale 1, Bytoften Louise Raunkjær, Anette Brodde, Ole Holdgaard, Heidi Østergaard Kristensen, Lene Pedersen Flemming Skaarup Birthe Laustrup

2 Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af dagsorden Rådhuset - Indflytning m.m Udmøntning af rammebesparelse på konto Intro ved nyansættelser Gensidig orientering & Eventuelt... 7 Bilagsliste... 8 Underskriftsblad... 9 Side 1

3 1. Godkendelse af dagsorden Dok.nr.: 8523 Sagsid.: Initialer: bilc Åben sag Beslutning MED-udvalg Børn og Unge den Fraværende: Flemming Skaarup Godkendt. Side 2

4 2. Rådhuset - Indflytning m.m. Dok.nr.: 8524 Sagsid.: 13/15717 Initialer: bilc Åben sag Sagsfremstilling Drøftelse af status efter indflytning på Rådhuset, herunder: Informationen: Forvaltningen skal i januar, juni og oktober måned yde assistance i Informationen i tilfælde af sygdom, ferie, møder og lignende. Informationen sørger for at sende kendte datoer ca. en måned i forvejen så der kan planlægges efter det. Sygdom o.l. kan desværre ikke meldes ind på forhånd. Birthe Laustrup er kontaktperson. Markeringer: Officiel indvielse tirsdag den 30. juni kl Åbent hus lørdag den 22. august kl Retsgrundlag Intet Økonomi Ingen Høring ---- Anbefaling Formanden anbefaler, at sagen drøftes. Beslutning MED-udvalg Børn og Unge den Fraværende: Flemming Skaarup Ad status: Dejligt at IT fungerede fra dag 1. Der mangler garderobe v. Direktionen Der mangler lys i hjørnet v. toilettet. Telefonerne skal indstilles så de hopper videre til andre medarbejdere. Martin Jensen prøver at finde overskydende møbler til loungeområdet. Der skal ikke købes nyt før det er afgjort, hvorvidt området fortsat skal fungere. En enkelt synes det trækker, så det skal der tages hånd om straks efter ferien. Der mangler måtter foran indgangsdørene. Det overlades til Husrådet at afgøre, hvorvidt der skal nedsættes et kantineudvalg. Side 3

5 På VoresVarde kan der via bestilling af forplejning på Rådhuset også bestilles forskellige pedelopgaver (opdeling af kantinen m. foldedør, tilslutning til projektor, flipover, alarm til/fra tidspunkt, bordopstilling). Det undersøges om kopimaskinen kan flyttes til modsat væg i rummet. Ad Informationen: Direktionen har set velvilligt på, at alle forvaltninger vil hjælpe med at assistere i forbindelse med informationen omkring ferieafvikling, ved sygdom ol.. Generelt vil behovet for assistance være centreret omkring ferieafvikling, ved sygdom o.l. altså, at der kan blive brug for en vikar i disse situationer i nedenstående måneder. Opgaven er at guide borgere videre, der kommer ind på Bytoften og der skal ikke tages telefoner. Man kan altså arbejde imens. Sekretariatschefgruppen har fået til opgave at se på det praktiske og er nået frem til følgende: Direktørområderne hjælper efter følgende årsplan: Centralforvaltningen: Marts, juli og november Plan og Teknik: April, august og december Børn og Unge: Januar, juni og oktober Social og sundhed: Februar, maj og september Birthe Laustrup er Børn og Unges kontaktperson når der er behov for hjælp i Information. Kontaktpersonen skal nødvendigvis ikke selv være den der går ned Informationen, men det er vedkommende, der sørger for at der kommer en fra bruttotruppen: Eleven, Henriette, Lene, Heidi Ø., Else, Ann Tina og Birthe. Alle øvrige medarbejdere kan trækkes ind efter nærmere aftale med nærmeste leder og vedkommende. Ad markeringer: Det undersøges om nogle medarbejdere har forpligtelser til åbent hus arrangementet. Side 4

6 3. Udmøntning af rammebesparelse på konto 6 Dok.nr.: 8532 Sagsid.: 13/15717 Initialer: bilc Åben sag Sagsfremstilling Besparelsen for 2015 er håndteret via centrale konti. Der udarbejdes tids- og procesplan for udmøntningen af besparelsen for 2016, så der koordineres med budgetvedtagelsen, da der i råderumskataloget er forslag, der kan hjælpe med udmøntningen. For at have en retning på udmøntningen af besparelsen laves en forholdsmæssig fordeling af beløbende på de enheder, der har konto 6 personale. Se fordelingsnøgle doknr Chefgruppen arbejder dog på at igangsætte en grundigere proces i forhold til, hvordan der kan effektiviseres på tværs intern i Børn og Unge, således at opgaveren også på sigt passer til antal medarbejdere. Retsgrundlag Intet Økonomi Der henvises til bilaget. Høring ---- Bilag: 1 Åben Rammebesparelse konto 6 - Børn og Unge 75698/15 Anbefaling Formanden anbefaler, at udmøntningen tages til efterretning. Beslutning MED-udvalg Børn og Unge den Fraværende: Flemming Skaarup Drøftet og taget til efterretning. Principper for opsigelser (for andre forvaltninger/institutioner) sendes til MED-udvalgets medlemmer til inspiration. Ved mødet den 31. august 2015 udarbejdes lokale principper/ retningslinjer. Side 5

7 4. Intro ved nyansættelser Dok.nr.: 8590 Sagsid.: 13/15717 Initialer: bilc Åben sag Sagsfremstilling Når der ansættes nye medarbejdere, er der mange ting pågældende skal introduceres til. På VoresVarde er et link hvor der kan indhentes information om: Aftalestyring Frihed og fravær IT-systemer Løn og lønsedler MED-systemet Organisation og ledelse Personalepolitikker Udviklingssamtalen Varde Kommunes værdier Ytringsfrihed og tavshedspligt Vores Varde Sekretariatet har desuden udarbejdet tjekliste ved nyansættelser doknr Retsgrundlag Intet Økonomi Ingen Høring ---- Bilag: 1 Åben Ny medarbejder - tjekliste 85526/15 Anbefaling Formanden anbefaler, at der tages stilling til om der skal udarbejdes yderligere information/huskeseddel i forhold til introduktion af nye medarbejdere på Børn og Unge området. Beslutning MED-udvalg Børn og Unge den Fraværende: Flemming Skaarup Der udarbejdes ikke yderligere. Side 6

8 5. Gensidig orientering & Eventuelt Dok.nr.: 8589 Sagsid.: 13/15717 Initialer: bilc Åben sag Sagsfremstilling Budgetopfølgning pr. 31. maj 2015 for konto 6 for Forvaltningen Børn og Unge doknr og Arbejdsmiljøkonference den 7. oktober 2015 på Varde Kaserne Hvem deltager fra MED-udvalget? Sidste nyt fra FællesMED Børn og Unge 22. juni 2015 Referat doknr Referat fra OvergangsMED Børn og Unge 22. juni 2015 Referat doknr Bilag: 1 Åben Forventede lønudgifter i 2015 pr for Forvaltningen Børn 86442/15 og Unge 2 Åben Budgetopfølgning 2015 for konto 6 vedr. Forvaltningen Børn og 4634/15 Unge 3 Åben Referat - FællesMED Børn og Unge /15 4 Åben Referat - OvergangsMED Børn og Unge /15 Beslutning MED-udvalg Børn og Unge den Fraværende: Flemming Skaarup Drøftet og taget til efterretning. Hele MED-udvalget deltager i arbejdsmiljøkonferencen den 7. oktober. Side 7

9 Bilagsliste 3. Udmøntning af rammebesparelse på konto 6 1. Rammebesparelse konto 6 - Børn og Unge (75698/15) 4. Intro ved nyansættelser 1. Ny medarbejder - tjekliste (85526/15) 5. Gensidig orientering & Eventuelt 1. Forventede lønudgifter i 2015 pr for Forvaltningen Børn og Unge (86442/15) 2. Budgetopfølgning 2015 for konto 6 vedr. Forvaltningen Børn og Unge (4634/15) 3. Referat - FællesMED Børn og Unge (86913/15) 4. Referat - OvergangsMED Børn og Unge (86627/15) Side 8

10 Underskriftsblad Louise Raunkjær Anette Brodde Ole Holdgaard Heidi Østergaard Kristensen Lene Pedersen Flemming Skaarup Side 9