INDFLYTNING I AKUTCENTER - FAM

Transkript

1 SYGEH SØNDERJYLLAND INDFLYTNING I AKUTENTER - FAM Feltstudier Brugermøder Testforløb juli 2014

2 Juli 2014 Rapporten er udarbejdet af: Syddansk Sundhedsinnovation (SDSI) Forskerparken 10G 5230 Odense M Randi Lehmann Boesen Innovationskonsulent, antropolog randi.lehmann.boesen@rsyd.dk Kristine Kjærsig Innovationskonsulent, arkitekt kristine.kjaersig@rsyd.dk I samarbejde med Akutcenter - FAM, centerledere: Ole Nørgard Jensen og Helle Overgaard Tak til brugergruppen: Dennis Mikkelsen, overlæge, Kredsløbscenteret Karen Inger R. Andersen, sygeplejerske, Kredsløbscenteret hristian Backer Mogensen, overlæge, Akutcenter-FAM Hanne Erbs, teamkoordinator Akutsekretariatet, Akutcenter-FAM Grethe Johanning, sygeplejerske, Akutcenter-FAM Ulla Wagner Pedersen, behandlersygeplejerske, Akutcenter-FAM Dorthe Tornvig Gaarde, behandlersygeplejerske, Akutcenter-FAM Samt yderligere personale, der deltog i de to testforløb: Jens Ole Laursen, overlæge, klinikleder Akutcenter-FAM Birgitte Kistorp, klinikleder, Rehabiliteringsklinikken Søren Aggestrup, lægefaglig direktør Inken Dreyer, Børne- og ungeklinikken, klinikleder Karen Bodil Andersen, bioanalytiker Jens Bonde-petersen, afdelingslæge, Røntgenafdelingen Birgitte Nielsen, klinikleder Røntgenklinikken Lilian Jensen, centerchef, Kardiologisk enter Marianne Breddam, centerchef, enter for Ortopædi og Medicin Ann Sophie, centerchef, enter for Ortopædi og Medicin Berit Dupont, bioanalytiker, klinikleder Katrin Löser, klinikleder graviditets- og fødselsklinikken hrista Rasmussen, køkkenet harlotte Dons, direktionssekretær Lene Zachariassen, ergoterapeut Ken Andersen, portør Povl Erik Beck, portør, patientservice Rikke Schmidt, sekretær Akutcenter-FAM Marianne Giebner, klinikleder Akutcenter-FAM Theresa From-Eriksen, klinikleder, Akutcenter-FAM Sebastian Stray Jørgensen, IT-afdelingen Janne Mattesen, udviklingskonsulent, HR Herudover tak til: OBS! Det anbefales at printe rapporten i A3 format og i farver for største læsevenlighed. Dog er rapporten mulig at læse i A4 format også- særligt for læseren med gode øjne! Rikke Schmidt, entersekretær, Akutcenter-FAM Kari Stockholm, Projektafdelingen, SHS Dorthe Haugaard, kommunikationsafdelingen, SHS laus Dahlmann, Leankonsulent, OUH Liselotte Halling Hastrup, Leankonsulent OUH Marianne Quorp Kjærgaard, Kundeansvarlig for SHS, SDSI

3 INDHOLD INDLEDNING...5 Baggrund og formål...5 Væsentligste anbefalinger og beslutninger truffet som følge af brugerprocessen...5 Hvem er Syddansk Sundhedsinnovation...5 Sådan læses rapporten...5 TIDSPLAN FOR BRUGERPROES...6 FELTARBEJDE...7 BRUGERMØDE 1 Introduktion til de 4 patientforløb samt det ny byggeri...9 Opgave...9 Plantegning - udgangspunkt...11 BRUGERMØDE 2 Gennemspilning af de 4 patientforløb...13 Opgave og delkonklusion...13 forløb forløb forløb forløb TESTFORLØB 1 Første test i det ny byggeri...19 Opgave og diskussion...19 forløb forløb BRUGERMØDE 3 Kvalificering af testforløb Opgave og delkonklusion...23 TESTFORLØB 2 Sidste test i det ny byggeri...25 Scenarie for test...25 OAMLING Testforløb 2 og samlede konklusioner og anbefalinger...27 Plantegning...28 Forslag til videre proces efter testforløb SPØRGSMÅL OG SVAR...33 BILAG Brugerkommisorium...35 side 3

4 side 4

5 INDLEDNING BAGGRUND Det eksisterende FAM, som i dag er placeret i den sydøstlige del af sygehuset på Sygehuset i Aabenraa, skal flytte i nye lokaler i efteråret Byggeriet er igangværende og færdiggøres i løbet af sommeren De nye funktioner bygges ovenpå den nuværende skadestue og samler dermed skadestuen med udredningen i Akutcenter - FAM. enterledere Helle Overgaard og Ole Nørgaard Jensen har henvendt sig til SDSI med henblik på at få hjælp til, dels at forberede de kommende brugere af lokalerne, dels at give anbefalinger til ændringer i brugen af lokalerne samt afprøve patientflow i den ny FAM. Der fokuseres i forløbet primært på FAM 2. HVEM ER SYDDANSK SUNDHEDSINNOVATION Syddansk Sundhedsinnovation (SDSI) er en stabsfunktion i Region Syddanmark, der samler regionens aktiviteter inden for sundhedsinnovation, telemedicin og offentlig-privat innovation. BRUGERPROES Enheden Innovativt Byggeri og Drift beskæftiger sig primært med brugerkvalificering af produkter, services og byggeri. Vi arbejder ud fra nedenstående iterative procesmodel. Igennem rapporten er der med et ikon i øverste højre hjørne markeret, hvilken fase og dermed hvilke metoder, der er blevet brugt igennem forløbet. På side 11 vises den plantegning, som har været udgangspunktet for opgaven. FORMÅL Formålet med nærværende projekt har været at understøtte visionen for afdelingen ved at hjælpe med at: Afdække eventuelle knudepunkter i de nye lokaler/indretning ved at afprøve planlagte arbejdsflow og dermed identificere effektiv og hensigtsmæssig indretning i det kommende Akutcenter FAM. Succeskriterier for SDSI involvering: Sikre, at de kommende brugere af de nye lokaler bliver forberedte på ændrede arbejdsgange før indflytning Sikre, at der sker en opsamling af de kommende brugeres gode idéer samt eventuelle bekymringer inden indflytning Være med til at gøre opmærksom på de områder og arbejdsgange, som kræver særlig opmærksomhed i forbindelse med indflytningen. VÆSENTLIGSTE ANBEFALINGER OG BESLUTNINGER TRUFFET SOM FØLGE AF BRUGERPROESSEN ANBEFALING 1 Etablering af et team, som sorterer alle indkomne patienter i én til tre centralt placerede visitationsstuer. Herved koncentreres indsatsen i området omkring korttidszonen, røntgen, visitationsstuerne og flowrum. ANBEFALING 2 Flowrum indrettes i det rum, der er planlagt til at være psykiatriens samtalerum. VISION OG PLAN Problemområdet afklares med projektejer og der udarbejdes en projektdrejebog indeholdende brugeridentificering og en tidsplan for projektet. RESEARH OG ANALYSE Der udføres feltobservationer, brugerinterviews samt undersøgelser af eksisterende løsningseksempler for problemområdet. IDÉ OG KONEPTER Specifikationen fra analysefasen danner afsæt for en kreativ idégenereringsproces med brugerne. TEST OG KVALIFIERING De valgte idéer viderebearbejdes med brugere i mock-ups, simulation og scenariespil. IMPLEMENTE- RING Projektidéerne implementeres i klinikken. ANBEFALING 3 Bemanding og etrea i receptionen i område Øst Akutcenter FAM ledelse har besluttet at implementere anbefaling 1 og 2. Man ønsker at implementere anbefaling 3, men ved endnu ikke, om det er muligt. Se iøvrigt opsamlingen på side Brugerkvalificering af et byggeri giver ikke bare bygherren mulighed for at bruge arealet optimalt og dermed forbedre sin projektøkonomi. Brugerkvalificering af et byggeri giver også driftsherren mulighed for at forbedre og forny arbejdsgange, struktur og patientflow, således at der skabes en bæredygtig og fremtidssikret arkitektur. Byggeriet understøttes dermed effektivt samtidig med, at almen menneskelige fysiologiske, psykologiske og sociale behov tilgodeses. side 5

6 INDLEDNING TIDSPLAN FOR BRUGERPROES SÅDAN LÆSES RAPPORTEN Rapporten er bygget kronologisk op, således at den følger den proces, brugerne har været igennem. Hvert afsnit er så vidt muligt inddelt i opgave og delkonklusion. Opsamlingen af den samlede brugerproces kan læses på siderne ORD OG BEGREBER SDSI har, i samarbejde med Akutcenter - FAM ledelsen, i forbindelse med denne rapport, valgt at benytte nedenstående primære ord og betegnelser: AKUTENTER - FAM. De to etager, som tilsammen udgør Akutcenter FAM FAM 1. Den del af FAM, som består af den eksisterende skadestue. FAM 2. Den del af FAM, som bygges ovenpå den eksisterende skadestue. OMRÅDE NORD. Arealet ud for de to elevatorer, der forbinder FAM 1 og 2. OMRÅDE ØST. Arealet ud for den elevator, der forbinder FAM 2 med den nye forhal. PATIENTSTUE. Betegnes i andre tilfælde også som sengestue eller plejeenhed. MODTAGESTUE. Betegnes i andre tilfælde også som undersøgelsesstuer. VISITATIONSSTUE. Primære modtagestuer, hvor der foretages visitation. (Funktion opstået som følge af brugerprocessen) VISITATIONSSYGEPLEJERSKE. Primær modtagesygeplejerske. (Funktion opstået som følge af brugerprocessen) SKADEZONE/TEAM. Henviser til FAM 1 (eksisterende skadestue) MODTAGEZONE/TEAM. Det område, og det team, som modtager patienterne i FAM 2 og 1. SENGEZONE/TEAM. Det område, og det team, som har plejeansvar for patienterne i sengezone FAM 2. KORTTIDSZONE/TEAM. Et område, hvor patienten kan opholde sig i op til ca. 8 timer, samt det team, som knytter sig hertil. KARDIOLOGISK SENGEAFSNIT. Den del af FAM 2, som tilhører kardiologien FARVEKODNING De farver, der er brugt i rapporten, er de samme, som er brugt under hele brugerprocessen. Formålet har været at gøre det lettere for deltagerne at identificere og differentiere mellem forskellige funktioner og faggrupper. Farverne er dermed ikke udtryk for et fremtidigt designgreb. 15. maj 27. maj 3. juni 11. juni 17. juni 1. juli BRUGERMØDE 1 Præsentation og kvalificering af indledende feltarbejde. Brugergruppen beskriver eksisterende samt optimale arbejdsgange omkring de udvalgte patientforløb/akutpakker. Brugergruppen introduceres for tegninger af det nye byggeri. BRUGERMØDE 2 Opsamling fra brugermøde 1. Gennemgang af de udvalgte patientforløb/akutpakker. Opsamling af input fra resterende personale. TESTFORLØB 1 Gennemgang af de udvalgte patientforløb/akutpakker med udgangspunkt i patientperspektivet. Deltagerene er brugergruppen samt andet personale, der agerer patienter og observatører af arbejdsgangene. BRUGERMØDE 3 Opsamling på testforløb 1. Kvalificering af scenarie for testforløb 2. TESTFORLØB 2 Testforløb nummer to af de tilpassede arbejdsgange omkring udvalgte patientforløb og akutpakker. Deltagere er brugergruppen samt andet personale, der agerer patienter og observatører af arbejdsgangene. BRUGERMØDE 4 Opsamling på testforløb 2 og den samlede brugerproces. side 6

7 FELTARBEJDE FELTARBEJDE Forud for brugermøderne har to medarbejdere fra Syddansk Sundhedsinnovation i løbet af 4 dage i april 2014 foretaget feltstudier i eksisterende SHS FAM. Feltstudierne har bestået af observationer af arbejdsgange samt interviews med relevant personale med henblik på at beskrive: perspektivet - herunder ankomst og vejfinding Vejfinding for personale Arbejdsmiljø Flowmasters arbejdsgange Arbejdsgange og videndeling Logistik; herunder depot/lagerplads, medicinhåndtering, samt mad/forplejning. Herudover har SDSI i samarbejde med ledelsen udpeget 4 patientforløb/akutpakker, som har dannet udgangspunkt for test af arbejdsgange både i form af diskussionsworkshops med brugergruppen og i form af testforløb i det nye byggeri. Disse 4 patientforløb er beskrevet på side 9. Feltstudierne er primært foretaget, for at SDSI kan opnå indsigt i de daglige arbejdsgange i FAM. Det nedenstående er en opsummering af nogle af de observationer og interviews, SDSI foretog undervejs. PATIENTRSKTIVET (Hvordan opleves eksisterende FAM set fra patientens side) Der kan opstå forvirring som følge af de mange navne, der indgår i FAM. Navngivning skal være nemmere at forstå (Skadestue, FAM, Akutcenter, Akutmodtagelse, Lægevagt). Man bør, i forhold til ny FAM, arbejde på at skabe en fælles kultur for at sikre sammenhængskraft mellem FAM 1 og 2. Der bør være et tydeligt afmærket venteareal, hvor patienter og pårørende har overblik over ventetid. Der skal være mulighed for at hente kaffe/te, saft/juice forskellige steder. Samtaler mellem personaler (i personale og flowrum) skal kunne foregå et sted, hvor patienterne ikke kan lytte med, så personfølsomme oplysninger ikke høres af uvedkommende. Nuværende FAM: information, som med fordel kunne vises via ophængte infoskærme. VEJFINDING (Baseret på observationer og interviews med relevant personale) Det skal være nemt at finde rundt både for patienter, pårørende og personale. Skilte, farvekoder eller lignende kan dirigere trafikken udenom de mest befærdede områder. For at undgå forvirrende skilteskove bør information til patienter og pårørende samles på få strategiske områder, evt. via infoskærme. ARBEJDSGANGE OG VIDENDELING (Baseret på observationer og interviews med relevant personale) Der skal være plads til de personlige møder: Det er vigtigt, at lægerne har mulighed for at sidde tæt sammen. Det er vigtigt, at læger og sygeplejersker, som arbejder om samme patient har mulighed for at sidde tæt sammen Nuværende FAM: Det er problematisk, hvis der er patientophold lige uden for flowrummet. Der kan være patienter eller pårørende, som overhører personfølsomme oplysninger. side 7

8 FELTARBEJDE FLOWMASTER (Baseret på observationer og interviews med relevant personale) Flowmasteren holder øje med ankomst af de patienter, der er meldt skal have overblik over indkomne patienter. Flowmaster må formentlig danne overblik over, hvor der er plads og hvem der har tid ved hjælp af etrea eller på anden måde (stedet for stort til at, man kan danne sig overblik ved at gå rundt og spørge folk). Det ville være hensigtsmæssigt, hvis etrea blev brugt til at markere, at en stue er tom og klar til at sætte ny seng ind i. Portør ville dermed selv kunne se på etrea, hvornår der skal sættes en ny seng ind. Flowmasteren håndterer mange telefonopkald, som ikke er relateret til patientvisitering (og som man ikke behøver være sygeplejerske for at kunne svare på) samt spørgsmål fra personale (Hvem kan lægge venflon, hvor er min pårørende, jeg har glemt min jakke, min recept er ikke gået igennem mv.) Flowmaster forventes at vide alt om de patienter, der har været igennem FAM. Det tager meget tid at fungere som infocentral. Det forventes også, at flowmaster har overblik over, hvor patienterne er videresendt til på sygehuset (det overblik må flowmasteren få ved at lave håndskrevet dobbeltregistrering, fordi hverken etrea eller osmic understøtter dette funktion) LOGISTIK (Baseret på interviews med relevant personale) I FAM 2 vil sterile og usterile artikler til patienten blive opbevaret i indstikskabe tilknyttet patientstuenstuen. Varerne leveres direkte i indstikskabene af logistikservice 3 gange i døgnet (formentlig kl. 7, 14 og 21, hvor det generer patienten mindst). Der mangler endnu et IT system til automatisk genbestilling af varer, så optælling må foregå manuelt. Toiletpapir, rengøringsartiker mv. skal FAM 2 selv finde opbevaring til. Mulighed for at indkøbe skabe, som stilles i nicher. Senge skal blive på stuen og vaskes af en portør fra FAM (som i dag). Efter 5 patienter er det planen, at sengen køres ned til vask. Der mangler endnu et IT system til at håndtere dette. Affald bringes til depoter af FAM personale, hvor det køres ned gennem elevator/skakt. Logistikservice vil gerne påtage sig også at hente affald i f.eks. skyllerum, hvis der er behov og deres bemanding rækker. Varer fra sterilcentral og sterilvaredepot leveres direkte via elevator. Logistikservice vil efterstræbe at levere mindst muligt emballage på afdelingen.

9 BRUGERMØDE 1 INTRODUKTION TIL DE 4 PATIENTFORLØB SAMT DET NY BYGGERI OPGAVE Flow ONDT I MAVEN LUFTVEJSSYMPTOMER SMERTER I BRYSTET SMERTER I EKSTREMITETER MEDIE ETR EA OS MI TLF FYS ISK Pleje MEDIE FOR MEDIE Patie nt Brugermøde 1 blev brugt til dels at introducere brugergruppen for den kommende proces, dels til at kortlægge og optimere de 4 udvalgte patientforløb/akutpakker, som Akutcenter - FAM ledelsen havde peget på som de mest hyppige. Det drejer sig om: BAG MEDIE Port/F KORTLÆGNING AF PATIENTFORLØBENE Deltagerne i brugergruppen fik til opgave at beskrive optimale handlingerne omkring hver af disse forløb med udgangspunkt i patientens møde med det kliniske personale og med en beskrivelse af, hvad hver af disse faggrupper foretager sig undervejs i behandlingen af patienten. MEDIE MEDIE MEDIE Formålet med denne kortlægning var at sætte fokus på patientens oplevelse af rejsen gennem FAM, på behovet for kommunikation mellem det kliniske personale, samt at diskutere de eksisterende arbejdsgange. Disse ville tilsammen kunne danne udgangspunkt for en optimering i forhold til de kommende ændrede fysiske omgivelser. De forskellige patientforløb er vist i en opsummeret udgave på side 9. Flowmaster Sygeplejerske Forvagt Bagvagt 30 minutter I nuværende FAM modtages patienter som skitseret i en forenklet udgave i diagrammet herover: Flowmaster anviser patientstue og sygeplejerske. Sygeplejerske tilkalder forvagt, som tilkalder bagvagt. en tilses dermed af en speciallæge indenfor 30 minutter. INTRODUKTION TIL NYT BYGGERI Efter at have skitseret de 4 patientforløb blev deltagerne introduceret for plantegningen af det nye byggeri. De fik hver især uddelt en plantegning i stort format til at hænge op i egen afdeling med det formål at diskutere indretningen med det restende personale, og indsamle disses kommentarer. De indsamlede kommentarer er dels blevet inkorporeret i forløbet, dels er nogle af spørgsmålene samlet på side På brugermøde 1 kortlagde deltagerne patientens forløb gennem FAM. Med udgangspunkt i, hvor patienten fysisk og tidsmæssigt befinder sig blev de forskellige implicerede faggruppers arbejdsgange beskrevet. side 9

10 BRUGERMØDE 1 INTRODUKTION TIL DE 4 PATIENTFORLØB SAMT DET NY BYGGERI MEDIE ankommer patienten- til FAM hed sammen med pårørende henvises til patientstue (pårørende) FM-rum FM-rum FM-rum/Kontor FM får opkald fra vagtlæge FM vurderer, om pt. skal ind. Registrerer pt. Finder stue og giver spl. besked. FM el. sekretær giver besked til spl. via tlf. FM/spl./sekr registrerer i etrea. Opus, labels har henvendt ambulancesig til vagtlæge, som TLF har tilkaldt falck TLF, etrea en transporteres i ambulance stue MEDIE MEDIE MEDIE har henvendt ambulancesig til vagtlæge, som har tilkaldt falck FM-rum FM-rum FM-rum/Kontor FM får opkald fra falck. FM finder TLF, modtagerpersonale og patientstue FM kan se på overvågningsskærme, at falck ankommer. Får melding fra falck via dørtlf. Falck ser på cetrea, hvor pt. til ankommer patientenskal flyttes hen FAM TLF, etrea, skærm hed Skriver data i cetrea TLF, cetrea MEDIE MEDIE I fremtiden: FM får opkald fra vagtlægen MEDIE MEDIE har henvendt ambulancesig til vagtlæge, TLF, som har pt. til FAM en transporteres i ambulance etrea, pc, tlf Triage ringer til FV, og BV ved rød el. orange. Armbånd, tøj, akutjournal, anamnese. Tlf til bioanalytiker TLF, etrea Venflon, IV smertestillende TLF, etrea kontor ambulanceindgang Modtagespl. modtager patient. Får rapport fra falck. Registrerer patient. Anamnese. triagering. bestiller blodprøve. TLF, etrea,pc, cosmic, opus, printer, fysysik kontakt til læge etrea -bag/forvagt afhængig af stue triagefarve. plan for Tilser patient eller indlæggelse (indenfor 30 min) hjemsendelse. laver planrøntgen bestiller BAG MEDIE Port/F Bio MEDIE MEDIE Sekr FOR MEDIE MEDIE MEDIE I dag: melder falck ankost til koordinator BV ordinerer og bestiller medicin Ringer til spl og portør TLF, Pacs. P går P sendes hjem. tilbage til patientstuen Akutstue Akutstue spl laver EKG på pt. på båre spl tager værdier/ekg/blod prøver. Ringer til laborant. optager journal TLF, stue/røntg Kører pt. til røntgen Kører pt. til patientstue spl administrerer medicin (ustabil regi) opdaterer cetrea TLF, etrea TLF, Falcketrea melder ankomst via dør tlf Sekr Bio Por MEDIE MEDIE H MEDIE BAG idag: bagvagt får TLF, fra opkald vagtlægen ( i fremtiden vil ringe til Flowmaster) Giver FV besked TLF, Falck kører patient til stue og afrapporter til modtage spl. P, cosmic, TLF Akutstue Forvagt foretager anamnese skriver journal opdaterer cetrea stue etrea, cosmic B() Akutstue TLF, FM-rum Sekretærkontaktes af modtagespl. og registrerer pt. TLF, Ambulancen Ambulancen Falck sender EKG til forvagt I dag: Falck taler med koordinator koordinator ringer til spl om overflytning til MII TLF, etrea FM-rum FM el. sekretær giver besked til spl. via tlf. FM/spl./sekr registrerer i etrea. ambulance-ankomstankomst/patientstue Opus, labels TLF, P stue/røntg FM-rum Falck melder til skadestuen Behandlingsplan Spl tager stilling FM-rum til, om pt. indlægges eller udskrives. Laver 4-timers plan. Pt. forventes udskrevet indenfor 48 t. kontor 1/2 time TLF, Pacs. modtagespl kalder P portør til at køre kontor pt til røntgen etrea Røntgen TLF, Rekvirering af seng Forvagt modtager EKG, visisterer Ambulancenpatienten til Akutstue tilbage på stue Dikterer Udfylder jounal Efter 4 timer ankommer til overføres pt til akutstue kardiologisk sengeafsnit stue stue er kørt til FAM af stue/depot pårørende. TLF, etrea forlader FAM i røntgen Dokumentation Printer labels stue I fremtiden: FM får opkald fra falck I dag: koordinerende spl ringer til spl. på stuen. Afhængig af triagering omklædes patienten og lægges i sengen stue kontor stue klargøring af stue tilbage på stue i røntgen ankommer til stuen. ankommer patiententil FAM TLF, etrea hed ambulanceindgang FOR OBS! Tilbagemeldinger fra gruppen, der udarbejdede pt. forløbet: Hvor er telemetri overvågning Port/F Pleje Opgave: Med udgangspunkt i patientens forløb gennem FAM beskrives arbejdsgangene og forudsætningerne for et optimalt patientforløb. Der fokuseres på den fysiske indretning samt behovet for kommunikation. BAG Flow om året i Sønderborg og Opgave: Haderslev, som nu kommer til Aabenraa. Med udgangspunkt i patientens forløb gennem FAM beskrives arbejdsgangene Midaldrende kvinde har og forudsætningerne forkontaktet et optimalt forløb 4 vagtlægen pga. smerter i brystet. patientforløb. Vagtlægen harpå via 112 fysiske sendt en ambuder fokuseres indretning SMERTER I den EKSTREMITETER lance. Kvindenfor kan gå selv, men fortælsamt behovet kommunikation. ler, at hun har store smerter. Pleje Der fokuseres på den fysiske indretning samt behovet for kommunikation. Flow FOR vagtlægen, som via 112 har sendt en Med udgangspunkt i patientens forløb ambulance. forløb 3 gennem beskrives Konen erfam bekymret, og arbejdsgangene vil gerne følge og forudsætningerne for et optimalt SMERTER I BRYSTET sin mand. patientforløb. Pleje Kvinden har stærke smerter, men er oppegående. Det er første gang, kvinden er på Aabenraa Sygehus. De bekymrede forældre vil gerne Ældre mand har haft besvær medfølge at med i behandlingen af deres datter. trække vejret. Hans kone har ringet til har henvendt ambulancesig til vagtlæge Ung kvinde køres af sine forældre til akutmodtagelsen efter visitation hos forløb 2 praktiserende læge, som har mistanke LUFTVEJSSYMPTOMER om galdesten. Flow Hyppigste akutpakke årligt ONDT I MAVEN forløb 1 sideankomst/patientstue 10 I dag: melder falck Falck kører tlf patient til akutstue ankost til etrea, Tlf PATIENTENS REJSE Brugergruppens første arbejde med patientens rejse gennem FAM. Deltagerne går ind på kontor og dikterer arbejdede detaljeret med arbejdsgangene omkring de 4 patientforløb, som stue/røntg stue/røntg her er gengivet i en forsimplet udgave, der kun illustrerer patientens fysiske Kører pt. til P. etrea Kører pt. til røntgen patientstue placering. kontor (teamstation) P kontor (teamstation) Forvagt foretager anamnese kardiologisk scanning går indtlf, på kontor etrea og dikterer ved positiv TLF, TNT etrea (blodprøve)i værksættes ustabil regi (blodfortyndende behandling etrea, cosmic P Fysisk BV til spl. vigtig info! etrea

11 BRUGERMØDE 1 INTRODUKTION TIL DE 4 PATIENTFORLØB SAMT DET NY BYGGERI FAM 2 TAG OVER FAM 1 Elevator til forhal REEP K K mod ambulanceindgang SAMTALE YK UL DEPOT ELEVATOR GYN område ØST RENG. Trappe til forhal PAT MED TEAM 1 RS. K RS. PAT PATIENTOPHOLD SKYL / BAD K LINNED PAT REN TEAM 2 TEKNIK KORTTIDSZONE RØNTGEN TAG OVER FAM 1 TAG OVER OP TAG OVER VAREMODTAGELSE K RENG. PAT K P REN P ELEVATOR TEKNIK SKYL K K K K RS. ELEVATOR TIL FAM 1 FLOWRUM TEAM 4 KONTOR 1 RSONALE MED. RUM LINNED TEAM 3 SKYL REN RS. område NORD K K K K ELEVATOR TIL FAM 1 LINNED LAB TEKNIK DEPOT RS. SAMTALE KONTOR 4 KONTOR 2 KONTOR 3 P DEPOT TAG OVER FAM 1 10 meter 20 meter 30 meter 40 meter 50 meter Målestok stue Røntgen K Kardiologisk patientstue Korttidszone P stue Psyk Flowrum Depot og opbevaring Gyn. modtagestue ophold Kontor Samtalerum Skyllerum Teamstation Medicinrum Laboratorium Personalerum Elevator Reception Elevator - fragt UDGANGSPUNKT FOR BRUGERPROESSEN Plantegningen, som har dannet udgangspunkt for de to første brugermøder og det første testforløb. FAM 2 kommer til at bestå af i alt 14 modtagestuer, en korttidszone med 8 stole og 6 senge, 15 patientstuer samt 3 patientstuer tilknyttet psykiatrien. Herudover består en stor del af etagen af kardiologisk sengeafsnit, som har i alt 14 patientstuer. side 11

12 side 12

13 BRUGERMØDE 2 GENNEPILNING AF DE 4 PATIENTFORLØB OPGAVE Til brugermøde 2 gik opgaven ud på at tilpasse og optimere de tidligere kortlagte patientforløb til de ændrede fysiske omgivelser. Gruppens deltagere fik udleveret en plantegning i stort format samt spillebrikker farvekodet efter faggruppe. Således spillede deltagerne patientens forløb og det kliniske personales arbejdsgange ved hver af de 4 udvalgte patientforløb. Det hele blev filmet, og heraf blev der tegnet nye kortlægninger af de 4 patientforløb. Disse kan ses på side 14-17, hvor også deltagernes kommentarer er skrevet. (Funktioner eller arbejdsgange markeret med rød ramme eller skrift henviser til at SDSI har været i tvivl om indholdet, eller ikke har kunnet læse det skrevne.) Til brugermødet blev deltagerne desuden bedt om at markere, hvor man ønskede placering af: etrea Printere Medicinvogne Arbejdsro Plads til diktering og journalisering Deltagernes ønsker er så vidt muligt inkorporeret i forløbet og kan ses på den samlede plan på side 28. DELKONKLION Det fremgik gennem kortlægningen af patientforløbene, at patienten oplever mange skift mellem eksempelvis modtagestue, røntgen og korttidszone. Samtidig var der enighed om, at det ikke er hensigtsmæssigt, at modtagestuerne ligger på én lang række. Det blev diskuteret, hvordan man kunne undgå at sende patienten til modtagestue for at undgå disse mange skift. Ved hjælp af spillebrikker, der repræsenterede patienter og faggrupper gennemspillede brugergruppen de 4 patientforløb. Ønsket om at bringe funktioner og modtagepersonale tættere sammen førte til, at brugergruppen diskuterede muligheden for at bruge korttidszonen til at modtage og undersøge patienter i. Der blev dog i brugergruppen senere enighed om, at dette scenarie ikke var ønskværdigt, da det ville kompromittere patienters privathed og personfølsomme data. Det blev dermed besluttet, at scenariet for testforløb 1 skulle være som først anvist, dog med tilføjelsen af en receptionist med adgang til etrea i område Øst (den adgang, som patienter og pårørende, der ankommer fra den ny forhal vil benytte). Spillebrikkerne var farvekodet alt efter faggruppe. De samme farver blev brugt i testforløbene i det nye byggeri. side 13

14 BRUGERMØDE 2 GENNEPILNING AF DE 4 PATIENTFORLØB forløb 1 ONDT I MAVEN har henvendt ambulancesig til vagtlæge ankommer patientenhed sammen til FAM med pårørende OBS!Modtageteam ankommer til modtagesstue. (er selv gået derned) (1 pårørende går med - den anden har fået besked om at vente i forhal i røntgen (er selv gået til røntgen sammen med pårørende) OBS!Sengeteam er kørt til patientstue køres til OP-afsnit Flowrum Flowrum Ung kvinde køres af sine forældre til akutmodtagelsen efter visitation hos praktiserende læge, som har mistanke om galdesten. Kvinden har stærke smerter, men er oppegående. Det er første gang, kvinden er på Sygehus Sønderjylland. De bekymrede forældre vil gerne følge med i behandlingen af deres datter. Opgave: Ved hjælp af print af plantegning, og brikker, der repræsenterer patient, pårørende og personale vises og forklares patientforløbet, som det kunne udspille sig på FAM 2. forløbet og efterfølgende kommentarer er vist i diagrammet til højre og desuden optaget på video. Efterfølgende diskussion i gruppen: Der er kun en pc på stuen - men for- og bagvagt har også brug for et sted at kunne trække sig tilbage til. Derfor er det godt med kontorområdet ved område Nord. I dag er det kun to bagvagter, der bruger egen pc, som de tager med sig rundt for at undgå at logge ind. Efter ultralydsscanning, skal der være anvisning til stue. I dag i skadestuen er der to pc er på hver stue. Der bør være to adgange på modtagesstuerne. Fordeling af specialer på FAM Ikke hensigtsmæssigt, da turn over er så højt, at der ikke vil være tilstrækkeligt med ledige senge. Desuden opstår siloer. Flow Sekr Bio Bio Sekr Bio Bio Pleje FOR BAG Port/F Sekr Bio Bio FM får opkald fra vagtlæge TLF FM vurderer, om pt. skal ind. Registrerer pt. Finder modtagestue og giver spl. besked. TLF, etrea Reception område Øst Kontor Tlf Kontor Tlf Modtager pt. læser cetrea. sender pt til og giver spl besked via cetrea Triage Tilkalder FV, og BV ved rød el. orange. Armbånd, tøj, akutjournal, anamnese. Tlf til bioanalytiker TLF, etrea tilser pt Tilser patient vurderer, at situation ikke er akut (inden for 30 min) blodprøve Journaliserer på stuen, hvis der er plads (kun én kan journalisere ad gangen) TLF, etrea Journaliserer på stuen, hvis der er plads (kun én kan journalisere ad gangen) Teamst./kontor teamstation (nærmeste pc) Journaliserer etrea, P Venflon, IV smertestillende. bestiller røntgen (cetreaskærm i røntgen, så radiolog kan give besked, når pt er færdig) tlf, cetrea Kontor Har set svar på blodprøve, resultat af ultralydsscanning. P stue Modtager pt. overtager forløbet tlf, pc stue Laver 4-timers plan. Pt til OP. dikterer på stuen, eller går til nærmeste teamstation P, diktion stue Kører pt. til OP-afsnit tlf, cetrea etrea, TLF, side 14

15 BRUGERMØDE 2 GENNEPILNING AF DE 4 PATIENTFORLØB forløb 2 LUFTVEJSSYMPTOMER Ældre mand har haft besvær med at trække vejret. Hans kone har ringet til vagtlægen, som via 112 har sendt en ambulance. Konen er bekymret, og vil gerne følge sin mand. Opgave Ved hjælp af print af plantegning, og brikker, der repræsenterer patient, pårørende og personale vises og forklares patientforløbet, som det kunne udspille sig på FAM 2. forløbet og efterfølgende kommentarer er vist i diagrammet til højre og desuden optaget på video. Efterfølgende diskussion i gruppen: Hvordan skal pt. indlægges Spl. lægger plan sammen med blodprøve og røntgen. Herefter kan det være at pt. kommer over i én af patientstuerne i FAM 2. Hvis FM kender pt (f.eks KOL pt) vil de anvise til patientstue med det samme i stedet for at sende til modtagestue) Hvordan kan det undgås at sende pt til modtagestue Dette kræver en ændring i arbejdsgangene hos sygeplejerskerne. Det kræver, at der er tid til at modtage på stuen. Hvis flowmaster får besked om meget dårlig pt. sendes vedk. til patientstue. Udfordring, at patientstuen ikke er bedre udrustet end modtagestue. Hvordan fordeles nomering mellem modtagestuer og patientstuer Det betyder en ændring i organiseringen af arbejdet, da der ikke er modtagestuer i dag. Ulempe: FAM bliver sektionsopdelt Fordel: Formodning om mere modtagepersonale og mere ro i ved patientstuerne Team knyttet til modtagestuer - men det kunne også være muligt at modtage på patientstuer. Flow Pleje FOR BAG Port/F Sekr Bio Bio har henvendt ambulancesig til vagtlæge, som har tilkaldt falck Ambulancen Falck melder til skadestuen TLF, en transporteres i ambulance ankommer patientenhed FAM til ambulanceindgang Flowrum Flowrum Flowrum/Kontor FM får opkald fra falck. Skriver data i cetrea FM finder modtagerpersonale og patientstue Flowmaster tager imod pt. giver falck besked på hvilken modagestue pt skal køres ned på. giver besked til spl TLF, cetrea etrea, pc, tlf TLF, etrea, skærm Ambulanceankomst Falck melder ankomst via dør tlf TLF, OBS!Modtageteam Modtager patient. Får rapport fra falck. Registrerer patient. Anamnese. triagering. Bestiller blodprøve. Tilkalder forvagt TLF, etrea,pc, cosmic, opus, printer, fysysik Ankomst/Modt agestue Falck kører patient til stue og afrapporter til modtage spl. Flowrum Går til sekr. for at registrere pt og hente labels og blodprøvepapir tilser pt. Kalder bagvagt Tlf, fysisk tilser pt. beslutter, at pt skal i røntgen tlf Tlf hilser på pårørende Kontor Journaliserer P Teamstation Kontor Journaliserer P stue/røntg stue/røntg TLF, TLF, etrea TLF, etrea Laboratorium Pt. ankommer til modtagestue tfl, Flowrum Laborant tager blodprøve og laver EKG (minimum 1 time, før der er svar. Muligvis tilkaldt inden forvagt Pt. på modtagestuen. Afhængig af triagering omklædes patienten og lægges i sengen OBS! pårørende ankommer inden røntgen OBS! kan udelades, hvis labels kan printes ud på modtagestue eller tæt på Sekretærkontaktes af modtagespl. og registrerer pt. udskriver labels Laboratorium tfl, Kører pt. til røntgen i røntgen Kører pt. til patientstue tilbage på modtagestue Behandlingsplan Spl tager stilling til, om pt. indlægges eller udskrives. OBS!Sengeteam Muligvis indlæggelse på FAM patientstue side 15

16 BRUGERMØDE 2 GENNEPILNING AF DE 4 PATIENTFORLØB forløb 3 SMERTER I BRYSTET har henvendt ambulancesig til vagtlæge, som har tilkaldt falck en transporteres i ambulance OBS!Modtageteam OBS!Korttidszoneteam OBS!Modtageteam og Pt. ankommer Pt. placeres i Modtagesstue i til korttidszonen, kardiologisk pårørende patientenhed modtagestue mens der plejeenhed ankommer til FAM i kardiologisk analyseres (ekkokardiografi) elevator plejeenhed blodprøver OBS!Kardiologisk Sengeteam Pt. indlægges på kardiologisk sengeafsnit (FAM 2) om året i Sønderborg og Haderslev, som nu kommer til Aabenraa. Midaldrende kvinde har kontaktet vagtlægen pga. smerter i brystet. Vagtlægen har via 112 sendt en ambulance. Kvinden kan gå selv, men fortæller, at hun har store smerter. Opgave: Med udgangspunkt i patientens forløb gennem FAM beskrives arbejdsgangene og forudsætningerne for et optimalt patientforløb. Der fokuseres på den fysiske indretning samt behovet for kommunikation. Efterfølgende diskussion i gruppen: Behøver pt. at flyttes fra modtagestue til kortidszone til modtagestue Det er mange flyt med skift af leje etc. Dette er det ulempen ved kortidszonen. Der er behov for modtagestuer. Kan være tre pt. i modtagestue i løbet af de to timer, pt. opholder sig i korttidszonen. Er det en kardiologisk pt. (det vil man vide inden for 6 timer, flyttes pt. direkte til kardiologisk patientstue. Overordnet: Hvortil går FAM er de kardiologiske patientstuer en del af FAM Hvilke undersøgelser/behandlinger kan man foretage i korttidszonen for at aflaste modtagestuerne Flow Pleje FOR BAG Port/F Sekr Bio Bio Flowrum kontaktes af vagtlæge TLF Kontor Forvagt modtager EKG, snakker m FM TLF, Flowrum kontaktes af forvagt TLF/fysisk Ambulancen Faclk sender EKG til forvagt tlf Ambulancen Falck kontakter FM og giver besked om ankomst tlf laboratorium laborant kontaktes af spl TLF spl laver EKG. tager værdier/. Ringer til laborant. optager journal P, cosmic, TLF tilser pt. journaliserer. hvor journaliseres TLF, P Område Nord Område Nord Taler med FM eller Kører pt på ser på cetreatavle, modtagestue i hvor pt skal hen kardiologisk afsnit tlf, etrea tlf, etrea laborant tager blodprøver Teamstation Hvor dikteres (er der ro på teamstation) TLF, P laboratorium Forvagt foretager ekkokardiografi. indlægger pt. etrea, cosmic Kontor (teamstation) går ind på kontor og dikterer P side 16

17 BRUGERMØDE 2 GENNEPILNING AF DE 4 PATIENTFORLØB forløb 4 SMERTER I EKSTREMITETER har henvendt ambulancesig til vagtlæge, som har pt. direkte til FAM er kørt til FAM af pårørende. Ankommer på FAM 2. Pt. henvender sig til person ved reception ved område Øst. OBS!Modtageteam (sammen med pårørende) (Pt. er gået direkte til anvist modtagestue) OBS!Korttidszoneteam en (og pårørende) placeres i korttidszonen, mens venter på svar på blodprøve Røntgen Pt. går tilbage til korttidszonen Pt. sendes hjem. Forlader FAM via område Øst Ældre mand har kontaktet vagtlægen efter stærke smerte i det ene ben. Vagtlægen har sendt manden direkte til FAM 2. Manden er blevet kørt af sin hustru, som ønsker at følge ham. Opgave: Med udgangspunkt i patientens forløb gennem FAM beskrives arbejdsgangene og forudsætningerne for et optimalt patientforløb. Der fokuseres på den fysiske indretning samt behovet for kommunikation. Efterfølgende diskussion i gruppen: korttidszoneygeplejersle styrer korttidszonen, andet team er på modtagestuernren og tredje på patientstuerne Det er ikke hensigtsmæssigt for modtagespl., at alle modtagestuer ligger på én lang række. Det bliver langt at gå. Ideelt set lå modtagestuerne overfor hinanden, tæt på røntgen. Flow Pleje FOR BAG Port/F Sekr Bio Recep. Bio Reception område Øst Sender pt til modtagestue Teamstation fysisk Kontor tlf tlf tlf Laboratorium Modtage spl. møder pt. Tilkalder forvagt, tilkalder laborant Møder patient fysisk tlf, fysisk Teamstation cetrea, pc Tager blodprøver Journaliserer på modtage stue eller ved teamstation Journaliserer på modtagestue, teamstation el. kontor cetra, pc Laboratorium tlf Teamstation Ser svar på blodprøve. taler med bagvagt pc, tlf Ser svar på blodprøve. ultralydsscanning pc, tlf Korttidszone Henter pt. som selv kan gå over til røntgen (ultralydsrum) (sammen med pårørende) Teamstation Teamstation Korttidszone aftaler videre forløb med pt pc, Korttidszone aftaler videre forløb med patient pc, Korttidszone Journaliserer pc,cetrea Korttidszone Journaliserer pc,cetrea cetrea tlf side 17

18 side 18

19 TESTFORLØB 1 FØRSTE TEST I DET NY BYGGERI OPGAVE I løbet af fire timer uden for arbejdstid blev i alt 16 medarbejdere introduceret for det nye byggeri og gennemgik arbejdsgangene omkring to patientforløb/akutpakker. Byggeriet var på det tidspunkt endnu ikke færdigt. Det vil sige, at håndværkerne endnu ikke havde lagt gulv på alle steder, ligesom der ikke var monteret døre eller glaspartier. Elevatorene fra FAM 1 var endnu ikke i funktion, hvorfor den fysiske sammenhæng mellem de to etager ikke kunne afprøves. Det samme gjorde sig i øvrigt gældende ved testforløb 2. Som kommunikation brugte medarbejderne deres egne telefoner, da der endnu ikke var noget fungerende netværk for arbejdstelefoner, ligesom der naturligvis heller ikke var opsat pc er eller etreaskærme. Forud for testen af det første patientforløb havde personalet fået udlevet en plantegning over byggeriet og fået mulighed for at lære etagen en smule at kende. I alt to af de fire patientforløb blev én efter én afprøvet og filmet, hver især af ca. 30 minutters varighed. De to patientforløb drejede sig om Ondt i maven Smerter i brystet Scenariet for testforløbet var som anvist i de kortlagte patientforløb på side De to testforløb, som de blev udspillet under testforløbet, er vist i diagramform på side Videoptagelserne kan rekvireres ved at kontakte Akutcenter - FAM s ledelse. Efter hvert patientforløb var der diskussion i plenum. Diskussionerne blev kategoriseret efter: oplevelsen, pårørendeoplevelsen, medarbejderoplevelsen samt flow/effektivitet, og er opsummeret på de følgende sider. PATIENTFORLØB 1 Ung kvinde med mavesmerter. Begge forældre er med. PATIENTOPLEVELSE en skal guides, så snart de ankommer for at undgå, at de skal forstyrre personalet for at spørge om vej. Kommer man ind ved område Øst går man ikke naturligt forbi flowmasterkontoret, som man gør i dag. Man kan derfor ikke bede en uanmeldt patient om lige at gå ned til flowmasteren, som man gør i dag. Der skal være mulighed for at sidde ned både ved område Øst og Nord, hvor man vil skulle tale med personalet. Her er også behov for kørestole og lignende. PÅRØRENDEOPLEVELSE Uden for modtagestuerne bør der være stole til pårørende samt god skiltning til toiletter og adgang til vand og kaffe. De pårørende sendes ud og ender med at stå op ad væggen på gangen, hvor de ser patienter blive kørt ind og ud af stuerne. Pårørende kommer sjældent til at bruge patientopholdsrummet, når de følger en syg pårørende, da der er for langt fra de fleste modtagestuer. Modtagesygeplejersken skal have fokus på at fortælle de pårørende, hvilken patientstue, patienten er henvist til, så de kan gå derhen. MEDARBEJDEROPLEVELSE Lægerne mangler steder at gå hen og diskutere med kollegaer eller tale i telefon. Gangen ender med at blive et sted, hvor mange personlige oplysninger bliver drøftet, hvis ikke lægerne kan trække sig tilbage flere forskellige steder i byggeriet. FLOW/EFFEKTIVITET Det er uhensigtsmæssigt med modtagestuer på én lang række. Der er behov for at undersøge patienterne i nærheden af, hvor de kommer ind. En af bagvagterne havde fire gange brug for at journalisere. Vedkommende brugte fire forskellige rum. Der var brug for hurtigt sign on eller single sign on. På patientstuen havde forvagt og sygeplejerske begge brug for at bruge pc en. En sygeplejerske oplevede det som langt at gå ned til medicinrummet fra modtagestuen i det sydvestlige hjørne. De farver, der blev brugt i forbindelse med spillebrikkerne, gik igen i de mærkater, personalet bar under de to testforløb. side 19

20 TESTFORLØB 1 FØRSTE TEST I DET NY BYGGERI PATIENTFORLØB 3 Smerter i brystet. PÅRØRENDEOPLEVELSE Der er umiddelbart ikke noget sted at opholde sig i korttidszonen. MEDARBEJDEROPLEVELSE Flowmaster vil gerne ud og møde patienten, så vedkommende går ud af flowrummet for at møde patienten og Falck. I en travl hverdag kan det være svært for flowmasteren både at agere sygeplejerske og holde styr på etrea og akuttelefonen. FLOW/EFFEKTIVITET en transporteres fra indgang til modtagestue til korttidszone til modtagestue til patientstue. Portøren skal køre patienten og personalet skal gå med. Det synes at være en dyr løsning at flytte patienten så mange gange. GENEREL DISKSION Det vil være hensigtsmæssigt, hvis patienter kunne modtages ét sted af et erfarent team (evt. 1-2 sygeplejerske og 1 læge), som kan lave en hurtig sortering af alle patienter. Særligt i spidsbelastningsperioden mellem kl. 10 og 18 ville det give rigtig god mening. Herved kunne man hurtigt få sendt mange patienter hjem, som normalt ender med at fylde på gange og i patientstuer, og man kunne hurtigere få behandlet de alvorligt syge. Dette kunne foregå i korttidszonen, men ville nok ikke kunne lade sig gøre uden at bryde med patienternes privatliv. Det kunne også foregå på 1-3 modtagestuer, som ligger i nærheden af begge indgange. (Dette har man gode erfaringer med andre steder, bl.sv. på OUH) Det skal defineres nærmere, hvilke patienter, der kan modtages i korttidszonen og helst gøres færdige her samt hvilke undersøgelser/konsultationer, man ville kunne foretage i korttidszonen, så man ikke skal transportere patienten frem og tilbage mellem korttidszone og modtagestue. Rent praktisk vil man foretage små undersøgelser (f.eks. ekko) i korttidszonen. Brug af afskærmning kunne muliggøre dette uden at krænke privatlivets fred. Journaloptagelse er problematisk i korttidszonen, ligesom det er i dag på flersengsstuer. Medarbejderne ser telefonen som en vigtig del af stafetmetoden. Når man har ringet til en kollega, er man sikker på, at de overtager patienten. Det føler man sig ikke sikker på ved skriftlig overlevering. I de nye, større rammer kan telefonisk overlevering dog være problematisk, da der vil være forøget telefonisk aktivitet. Man risikerer, at der hele tiden er optaget, særligt hos flowmasteren. Det kunne være en mulighed at advisere f.eks. en overflytning fra en undersøgelsesstue til en plejeenhed via etrea. (Der er et adviseringsfelt, som i dag ikke bruges så meget). Lige når man kommer ind, skal der være rigtig gode vejfindingsmuligheder, så patienter, pårørende og eksterne personaler hurtigt kan finde vej. DELKONKLION (Se brugermøde 3 for opsamling af testforløb 1) side 20