At arbejde med organisatoriske forandringsprocesser

Transkript

1 At arbejde med organisatoriske forandringsprocesser - om implementering af e-aflevering E-Læringskonsulent Annette Q Pedersen ITMEDIA

2 Organisatoriske forandringsprocesser? Skulle vi ikke høre om e-aflevering?

3 E-aflevering Problem Vi vil af med aflevering på papir i 3 kopier! Udfordringer (vi manglede) Juridiske forhold afklares Teknisk mulighed for e-aflevering online Distribution af filer til undervisere og censorer Løsning E-aflevering i e-læringssystemet Fildistribution i KUnet Kurser i evt. nye programmer

4 Photo by Sybren A. Stüvel E-aflevering (den svære udgave) Problem Vi vil af med aflevering på papir i 3 kopier! Udfordringer Arbejdsgange og rutiner omlægges for: Studerende, Eksamensmedarbejdere, Eksaminatorer og Censorer. Centralt styrede ITsystemer bruges til nyt formål - det kræver tilpasninger Organisationen skal håndtere (og ville) forandringen Ledelse på alle niveauer skal tage ansvar for forandringerne...også når ændringerne er upopulære! Løsning? Arbejde med organisatoriske forandringsprocesser

5 E-Aflevering på Det Humanistiske Fakultet E2011 Alt afleveres elektronisk Dog undtaget: specialer, mundtligt forsvar og særlige formidlingsopgaver (fx. noder, lyd og videofiler) F2011 E-aflevering på 1 institut (samme undtagelser) Enkelte afleveringer på de øvrige 5 institutter E2010 Minimum 1 E-aflevering pr. fag (i alt 128 forskellige afleveringer) Før: Alt afleveret i 3 papirkopier.

6 Hvordan har vi arbejdet med forandring? Tro ikke, det bare handler om teknik Start med det, der kan lade sig gøre Hav styr på teknik, jura og administrativ praksis Giv plads til forandringstræthed! Inddragelse og samarbejde giver bedre løsninger Information, information, information Gør processen transparent Opstil alternativer, hvor der ikke er én god løsning Skab ledelsesopbakning

7 Photo by paloetic Start med det, der kan lade sig gøre... Projektet bygger videre på erfaringer fra pilotprojekt med e-eksamen Vi har kaldt det E-aflevering (ikke E-eksamen) for at skelne mellem stedprøver og hjemmeopgaver. E2010: Minimum 1 E-aflevering pr. fag (i alt 128 forskellige afleveringer)

8 Hav styr på teknikken Ingen nye IT-systemer: Aflevering i eksisterende E-Læringssystem Systemet skal fungere til formålet - og kunne holde til presset Ingen brugersupport på e-læringssystemet! Manglende teknisk forankring i organisationen... Photo by orangebrompton

9 Photo by State Records NSW Hav styr på juraen Kan vi kræve at de studerende skal aflevere elektronisk? Kan vi stille maskiner til rådighed for studerende uden computer? Hvordan overholder vi opbevaringspligten? Hvordan sikrer vi at den rigtige studerende afleverer? De studerendes retssikkerhed skal sikres med et låst afleveringsformat (PDF) Har de studerende krav på at være anonyme?

10 Se den administrative praksis efter Skal opgaveforsiderne med elektronisk? Hvad med blanketter? Hvornår er en pensumliste godkendt? Hvad med bilag til besvarelser?

11 Giv plads til forandringstræthed Respekter medarbejdergrupper, der lider af forandringstræthed - det er okay at være frustreret Man behøver ikke være begejstret - bare man er med! Bag enhvert problem gemmer sig en frustreret drøm - gå efter drømmen, ikke efter frustrationen! Stå ved at tingene ikke bliver hurtigere og nemmere første gang Hold fast i det reelle formål: Vi skal modernisere de studerendes afleveringsvilkår Arbejd på at opbygge tillid og følg supporter gennem hele implementeringen Photo by nettsu

12 Inddragelse og samarbejde giver bedre løsninger Tro ikke man har alle svar på forhånd Inddrag de relevante parter Gå efter de bedste løsninger (ikke at få ret) Tillad kritiske stemmer og lyt til brugerne Lad medarbejderne tage ejerskab og få medindflydelse...og giv dem forståelse for de mindst ringe løsninger Photo by MarcelGermain

13 Informationssider til alle målgrupper Studerende (på dansk og engelsk) Undervisere (på dansk og engelsk) Administrative medarbejdere: Censorer: 20 instruktionsvideoer

14 Information, information, information! Instruktionsvideoer, introduktionsmøder, opfølgningsmøder, www-hjælpesider interne nyheder, infoskærme, institutnyhedsbreve, opslag i e-læringssystemet, workshops, , erfaringsudvekslingsmøder, oplæg, intranetnyheder projekthjemmeside, ledermøder, udvalgsmøder, Hands-on-demo (fortsæt selv)

15 Gør processen transparent Projekthjemmeside Formål Deltagere Kontaktmulighed Nyhedsspor med Nyt om processen Beslutninger Notater Links til ny information Arrangementer Udsendte breve (opdateret løbende)

16 Opstil alternativer, når der ikke er én god løsning Elektronisk læsning og kommentering: Katalog over elektroniske læse og rettemuligheder Vejledninger om PDF-kommenteringsprogram E-bogslæsere (Kindle DX) ipads Photo by anyjazz65

17 Skab ledelsesopbakning Topledelsen skal vise vejen og holde kursen Mellemlederne er vigtige i implementeringen Photo by gorbould

18 Mere information Projekt E-Aflevering: ITMEDIA: Mere om de organisatoriske udfordringer ved at implementere e-aflevering i LOM #8: Kontakt: E-læringskonsulent Annette Q Pedersen: annettep@hum.ku.dk