Ørsted Ørsted A/S - Persondatapolitik for aktionærer mv.

Transkript

1 Ørsted Ørsted A/S - Persondatapolitik for aktionærer mv. Når vi modtager om dig, er det vores målsætning, at du har tillid til, at vi behandler dine på en gennemsigtig og sikker måde. Det er derfor vigtigt for os, at du tager dig tid til at læse denne persondatapolitik, som fortæller dig om vores håndtering af dine. Denne persondatapolitik gælder for behandling af om aktionærer, fuldmagtshavere og rådgivere i forbindelse med registrering i ejerbogen samt indkaldelse til og afvikling af generalforsamlinger. Formålet med persondatapolitikken er at beskrive, hvordan Ørsted A/S ( Ørsted, vi ) indsamler og anvender dine Dataansvarlig Den juridiske enhed, der er dataansvarlig for indsamling og behandling af dine er: Ørsted A/S CVR-nummer: Kraftværksvej Fredericia Tlf Info@orsted.com 1.2. Vi bruger til følgende formål og med det anførte behandlingsgrundlag Hos Ørsted indsamler vi kun de nødvendige oplysninger om dig. Vi har i skemaet nedenfor beskrevet, hvordan vi behandler dine. Vi opfordrer til, at du ikke selv fremsender eller informerer os om følsomme oplysninger eller dit CPR nummer. Formål Registrering af aktionærer i ejerbogen og på aktionærportalen Ørsted behandler dine person- : GDPR artikel 6, stk. 1, litra oplysnin-ger, så vi kan c (overholdelse af lovkrav i opretholde en opdateret, køn selskabslovens 50) almindelige person- lovpligtig ejerbog. adresse GDPR artikel 6, stk. 1, litra f oplysninger i op til 5 år privatadresse (legitime interesser). Vores Vi modtager oplysningerne telefon nummer legitime interesse er at fra beholdning af aktier kun-ne besvare din hen- Direkte fra dig, herunder stemmerettigheder vendelse og kommunikere via vores aktionærportal dato for erhvervelse, med dig. Værdipapircentralen afhændelse eller pantsætning af aktie brugernavn og adgangskode konto nr. i Værdipapircentralen kontoførende pengeinstitut investor ID investorgruppe

2 Indkaldelse til og afvikling af generalforsamling Ørsted behandler dine person- oplysninger, så vi kan indkalde : GDPR artikel 6, stk. 1, dig til generalforsamling og litra f (legitime interesser). understøtte at du kan udøve adresse Vores legitime interesse i almindelige person- dine rettigheder på general- privatadresse at kunne benytte optagel- oplysninger i op til 5 år forsamlingen, samt afgive deltagelse i generalforsam- serne til brug for fuldmagt og brevstemme. ling udarbejdelse af referat. Desuden bruges oplysningerne rådgivers deltagelse i til at udstede stemmesedler generalforsamling og adgangskort til aktionærer fuldmagter Indkaldelse til og evt. rådgivere. Hvis du er afgivet stemme, herunder generalforsamling med rådgiver for en aktionær brevstemme dagsorden og behandler vi dine oplysninger aktiebeholdning fuldstændige forslag for at du kan få adgang til samt tilmeldinger, generalforsamlingen. fuldmagter og brevstemmer Vi modtager oplysningerne fra opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår efter general- Direkte fra dig, herunder forsamlingens når du afgiver oplysninger afholdelse. via vores aktionærportal, jf. Materiale som ovenfor. dokumenterer Ejerbogen selskabets historie, trufne beslutninger mv. opbevares så længe Ørsted A/S eksisterer.

3 Håndtering af fremsatte spørgsmål og forslag forud for generalforsamlingen, håndtering af fremsættelse af person- spørgsmål og udøvelse af oplysninger: GDPR artikel 6, stk. 1, litra taleret under general- dokumentation for din c (overholdelse af lovkrav forsamling samt udarbejdelse status som aktionær eller i selskabslovens 78, 90 almindelige persono- af referat af general- fuldmagtshaver og 101) plysninger i op til 5 år forsamlingen GDPR artikel 6, stk. 1, litra f indholdet af dit spørgsmål (legitime interesser). Ørsted behandler dine indholdet af dit forslag Selskabets legitime, så vi kan indhold af dine udtalelser interesse i at kunne identi- håndtere spørgsmål og under generalforsamlingen ficere dig som aktionær Indkaldelse til forslag fremsat forud for eller fuldmagtshaver generalforsamling med generalforsamling, og således at du kan udøve dagsorden og spørgsmål og taleret under din ret til at fremsætte fuldstændige forslag generalforsamlingen, samt forslag og stille spørgsmål samt tilmeldinger, udarbejde referat af general- forud for og under general- fuldmagter og forsamlingen. Hvis spørgsmål forsamlingen samt tage brevstemmer besvares skriftligt forud for ordet under generalfor- opbevares i 5 år plus generalforsamlingen samlingen. løbende regnskabsår behandler vi dine oplysninger efter general- for at kunne fremlægge forsamlingens spørgsmål, svar og navn på afholdelse. spørger på general- Materiale som doku- forsamlingen. Hvis forslag menterer selskabets optages på dagsordenen historie, trufne behandler vi dine person- beslutninger mv. oplysninger (dit navn og opbevares så længe forslaget) på blanketter til Ørsted A/S eksisterer. brug for afgivelse af fuldmagt eller brevstemme samt på dagsordenen. Blanketter, brevstemmer og dagsorden inklusiv fuldstændige forslag offentliggøres på Ørsteds hjemmeside. Endelig behandler vi dine ved udarbejdelse og offentliggørelse af referat af generalforsamlingen. Vi modtager oplysningerne fra Direkte fra dig. Ejerbogen

4 Billed- og lydoptagelser til Vi håndterer følgende Vi behandler dine data på Vi vil opbevare brug for udarbejdelse af kategorier af persondata om følgende retsgrundlag: referat: dig: så længe det er nødvendigt GDPR artikel 6, stk. 1, til de formål, Der foretages billede- og litra f (legitime interesser). Vi opbevarer billed- og lydoptagelse under general- : Vores legitime interesse i lydoptagelserne indtil forsamlinger. Optagelserne at kunne benytte optagel- referatet er godkendt. omfatter generalforsamlingens Billed- og lydoptagelser, serne til brug for udarbe- podie og talerstol. Hvis du kan herunder de oplysninger jdelse af referat. identificeres på som indgår optagelsen, blive dine persondata behandlet af os. Vi benytter optagelserne til brug for udarbejdelse af referat. Vi indsamler oplysningerne fra Professionelle fotografer mv. som er antaget til at foretage sådanne optagelser Modtagere af dine Ørsted kan efter omstændighederne dele dine oplysninger med: Leverandører, herunder IT-leverandører, aktuelt Computershare A/S og Cipex ApS. Offentligheden via offentliggørelse på hjemmesiden Orsted.com i henhold til reglerne herom. Nasdaq Copenhagen A/S Offentlige myndigheder, fx Erhvervsstyrelsen 1.4. Personoplysninger om andre parter Hvis du afgiver om andre personer - fx navn og kontaktinformationer på rådgivere og fuldmagtshavere - skal du være sikker på, at de er indforståede med det, og at du har lov til at give sådanne oplysninger til os. Derudover skal du henvise dem til denne persondatapolitik, når du giver os deres oplysninger Overførsel til tredjelande Personoplysninger overføres ikke til tredjelande Dine rettigheder Når vi behandler dine oplysninger, har du følgende generelle rettigheder: Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine. Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine og få behandlingen af dine begrænset. Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine til brug for direkte markedsføring. Hvis behandlingen af dine er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke. Du har ret til at modtage de, som du selv har afgivet i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Du kan indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed for eksempel Datatilsynet, jf. pkt Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os, jf. pkt Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til at få slettet dine i det konkrete tilfælde. Det afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

5 1.7. Kontakt Ørsted vedrørende behandling af Hvis du ønsker at kontakte Ørsted vedrørende vores behandling af dine, er du altid velkommen til at skrive til eller at ringe på tlf Hvis du er utilfreds med vores svar, kan du klage til den lokale databeskyttelsestilsynsmyndighed. I Danmark er det Datatilsynet: adresse: Hjemmeside: dt@datatilsynet.dk Ændring af vores persondatapolitik Denne persondatapolitik erstatter alle tidligere versioner. Det vil være nødvendigt løbende at opdatere og ændre denne politik, og vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre den. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked på eller , hvis vi mener, at det er nødvendigt. Denne persondatapolitik er senest opdateret januar 2019.