Randers Kommune Laksetorvet Randers C

Transkript

1 Randers Kommune Laksetorvet Randers C Afgørelse om mangelfuld efterkommelse af påbud om at forebygge psykiske arbejdsmiljøbelastninger ved stor arbejdsmængde og tidspres i Familieafdelingen Påbuddet er afgivet den 19. november 2013 med frist for efterkommelse til den 1. juni Virksomheden har meldt tilbage d. 17. juni 2014 med en beskrivelse af indsatsen for at forbedre arbejdsmiljøet i Familieafdelingen i Randers Kommune. Tilsynscenter Nord Postboks København C Tlf Fax at@at.dk CVR-nr oktober 2014 Vores sag /32 Vores ref. Louise Klinge CVR-nr Arbejdstilsynet foretog derfor anmeldt kontrolbesøg den 9. oktober Tilsynet bestod af gruppesamtale med medarbejdere, ledelsessamtale og afsluttende samtale med ledelsen samt tillidsrepræsentanten, hvor vi redegjorde for Arbejdstilsynets vurdering af arbejdsmiljøet. Samtaler med medarbejdere og ledelse Arbejdstilsynet har afholdt en gruppesamtale med 8 medarbejdere fra Famileafdelingen den 9. oktober Arbejdsmiljøgruppen har besluttet, at medarbejdere fra hver team skulle deltage, hvorefter de enkelte teams har udpeget deltagerne. Vi tog ved samtalen udgangspunkt i arbejdsmiljøvejviser nr. 17 kontor og spørgeguiden for kontorarbejde. Vi spurgte om tilstedeværelsen af følgende risikofaktorer: Stor arbejdsmængde tidspres. Desuden spurgte vi, om medarbejderne har kendskab til konsekvenser for afdelingen af eventuelle problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Arbejdstilsynet har afholdt samtale med ledelsen i Famileafdelingen d. 9. oktober Emnerne for samtalen var de samme, som blev drøftet under gruppesamtalen. Desuden drøftede vi data fra Arbejdstilsynets undersøgelse under samtalen. Risikofaktor Arbejdet med at støtte særligt udsatte familier og børn i Familieafdelingen i Randers Kommune er kendetegnet ved, at de ansatte stilles overfor krav om stor arbejdsmængde og tidspres. De ansatte oplyser, at man stadig oplever en øget arbejdsmængde og et markant tidspres gennem det seneste år, efter Arbejdstilsynets påbud om at forebygge psykiske arbejdsmiljøbelastninger ved stor arbejdsmængde og

2 tidspres. Som eksempel oplyser medarbejdere, at sager i modtagelsen kommer til at ligge længe, inden de sendes videre i afdelingen. Medarbejdere oplyser, at der bl.a. kom en underretning i maj 2014 på en und gravid mor, men at denne sag først kom videre til undersøgelsesteamet i september 2014 grundet det store tidspres i modtagelsen. Medarbejdere oplyser, at der kommer så mange underretninger til familieafdelingen, at medarbejderne ikke kan nå at følge med til at behandle dem. Medarbejdere oplyser, at fordi der kommer så mange sager ind, og medarbejderne ikke kan følge med, rykker grænserne sig for, hvornår sager er akutte, så der skal mere til, for at medarbejderne betragter sagerne som akutte. Medarbejdere oplyser, at man har nogle sager til at ligge længere end et år, da man ikke har nogen steder at sende sagerne hen. Konsekvenserne kan ifølge medarbejdere være langvarig svigt af børn, og i sidste ende kan det være livstruende for nogle børn. Derudover oplyser medarbejdere, at man ind i mellem må vælge den dyreste foranstaltning i nogle sager, da man ikke har kunnet forebygge sager og gribe ind i tide. Ledelsen oplyser, at man genkender billedet af mange opgaver i modtagelsen i forhold til ressourcerne, og at det betyder en lang sagsbehandling, men at man pt. er i gang med en oprydning. Ledelsen oplyser, at man i foråret besluttede at ansætte en teamleder i modtagelsen, da de var under størst pres. Ledelsen oplyser, at man har ansat to vikarer til at få ryddet op i det efterslæb, der er i afdelingen. Ledelsen oplyser, at man på baggrund af Arbejdstilsynets påbud af november 2013 nedsatte en styregruppe og herunder tre arbejdsgrupper til at arbejde med hhv. ledelsesudvikling, sagsflow og uddelegering. Arbejdsgrupperne er ifølge ledelsen fremkommet med flere tiltag, dog har arbejdsgruppen med sagsflow haft det sværest. Samlet set har tiltagene ifølge ledelsen endnu ikke betydet, at arbejdspresset er faldet. Ledelsen oplyser, at man ved besøget. har oplevet en stigning i underretninger, da man har nået 1800, hvilket var det samlede antal underretninger for Dog er der ifølge ledelsen kommet stramninger i reglerne om underretninger, der gør at flere henvendelser betragtes som underretninger, hvorfor tallene ikke er fuldstændigt sammenlignelige. Medarbejderne i Familieafdelingen oplyser, at medarbejdere i modtagelsen har ca. 80 sager, og at man ikke har aftaler om, hvor mange sager, man bør have, men at der pt. er så mange sager, at medarbejdere ikke kan følge med i sagerne, som derfor ligger længe inden de sendes til undersøgelsesteamet. I undersøgelsesteamet har medarbejdere mange sager ex. 15 sager, da man pt. har tre medarbejdere, hvor man frem til foråret 2014 havde seks medarbejdere. Dette skyldes bl.a. barselsorlov og om rokering. Medarbejdere oplyser, at man har efterslæb i en del sager, og man ikke når den lovgivningsmæssige frist på 4 mdr. Medarbejdere oplyser, at sagerne kommer så sent fra modtagelsen, at undersøgelsesteamet oplever ex. kun at have tre uger til at lave en 50 undersøgelse færdig. Medarbejdere oplyser, at konsekvensen kan være, at børn kan risikere at være i mistrivsel i op til et år, inden medarbejdere fra Familieafdelingen får handlet. Medarbejdere oplyser, at alle sager er vigtige, hvorfor man ikke kan prioritere i sagerne. Medarbejdere oplyser, at man resignere ift. at nå alle sagerne. Ledelsen oplyser, at medarbejdere i modtagelsen i gennemsnit har haft omkring sager pr. medarbejder det seneste år, men at man har et ønske om at medarbejderne i gennemsnit har ca sager. Ledelsen oplyser, at man har arbejdet med at gøre det tydeligt for medarbejderne, hvornår sager er akutte ved at kvotere dem til hhv. rød/gul/grøn. Ledelsen oplyser, at man er ved at finde vikarer til undersøgelsesteamet, som man håber, kan begynde snarest. Ledelsen oplyser, at medarbejdere i

3 undersøgelsesteamet grundet arbejdspred har måtte iværksat foranstaltninger samtidig med, at undersøgelserne blev lavet. Dog er dette ifølge ledelsen ikke usædvanligt. Medarbejdere oplyser, at team 1 ligger fladt ned, da man har lige så travlt som da Arbejdstilsynet var der sidste år, men at man nu er færre medarbejdere, idet en medarbejdere stoppede i juli, og der først blev ansat en ny medarbejder i august Desuden har en medarbejder været sygemeldt siden slutningen af juni 2014, og vedkommende er først ved at starte op igen. Derudover har en medarbejder været haft en planlagt sygemelding grundet en operation, og yderligere en medarbejder har været delvist sygemeldt og er nu på nedsat tid 20 t. pr. uge. Derfor oplyser medarbejdere, at en sagsstamme har stået stille i 3,5 mdr. og en anden sagsstamme har stået stille en måned. Medarbejdere oplyser, at man skal løbe dobbelt så stærkt, da de øvrige medarbejdere skal dække ind for de fraværende medarbejdere. Medarbejdere oplyser, at der er en række opgaver, som man ikke når, angivet til opfølgninger på handleplaner, som ifølge lovgivningen skal laves første gang inden for tre måneder og derefter hver 6. mdr. Derudover når medarbejdere ikke at ringe tilbage på henvendelser. Medarbejdere oplyser, at man prioriterer de sager, hvor borgerne råber højest og bliver mest sure, og at dette bliver lappeløsninger, fremfor at man laver fælles prioriteringer. Ledelsen bekræfter medarbejdernes oplysninger om ændringerne i bemandingen i team 1, hvilket har betydet et ekstra arbejdspres på de øvrige medarbejdere ift. vagttelefonen samt ift. sygemeldte medarbejders sager, der er fordelt på de øvrige medarbejdere. Ledelsen oplyser, at man løbende har sagsgennemgang med medarbejderne, som har det laveste sagstal pr. medarbejder. Ledelsen oplyser, at nogle medarbejdere har et efterslæb på lovgivningsmæssige frister, der ikke overholdes, og at man skal have fundet nogle individuelle strukturer for, at medarbejderne kan nå deres arbejde. I hele afdelingen har medarbejderne ifølge ledelsen i gennemsnit har ca. 40 sager pr. medarbejder. Ledelsen oplyser, at der er en del oprydningsarbejde i modtagelsen, hvorfor der pt. er travlt. Ledelsen oplyser, at familieteamene nu kun har tunge sager, hvorfor arbejdspresset der endnu ikke er reduceret tilstrækkeligt. Medarbejdere oplyser, at der opstår et flaskehalsproblem i afdelingen, da alle bevillinger og foranstaltninger, dvs. alt der koster penge skal godkendes af en leder, og de kan være meget svære at få fat i, hvorfor sagerne ikke kan afsluttes, foranstaltninger sættes i værk mv. Desuden afholdes der kun møde hver 14. dag med ledelsen, der skal godkende bevillinger og foranstaltninger. Medarbejdere oplyser, at det sker dagligt, at man ikke kan få fat i sin leder ift. en sag. Akutte sager kræver ifølge medarbejdere, at man har ledelsen bag sig, og at ledelsen også i disse sager er svært tilgængelige, hvorfor det ofte er vanskeligt at få en bevilling til tiden. Ledelsen oplyser, at der er planlagt møde hver 14. dag, hvor medarbejdere lang tid i forvejen kan sætte bevillinger på dagsordenen, og hvis der er akutte sager kan man altid få kontakt til en leder, der kan tage stilling til bevillingen. Virksomhedens forebyggelse De ansatte oplyser, at der har ikke været en formel drøftelse af, hvornår sager er akutte, hvorfor grænserne synes at skride.

4 Ledelsen oplyser, at man i modtagelsen arbejder med at indføre en struktur for, hvornår sager er akutte. Medarbejdere oplyser, at man ikke ser teamledere meget, og at der ind i mellem går en uge uden at man ser teamlederne. Medarbejdere oplyser, at man flere gange om ugen har brug for ledelsen til faglig sparring, og at der derfor opstår flaskehalsproblemer, når ledelsen ikke kan træffes. Det betyder, at bevillinger, som er udløbet ikke bliver fulgt op, og at foranstaltningen i teorien skal stoppe. Ledelsen oplyser, at der er en udfordring ift. ledernes tilgængelighed, Derudover oplyser ledelsen, at man arbejder med medarbejdernes ansvarsfølelse ift. tilgængelighed pr. telefon. Medarbejdere oplyser, at medarbejdere har brug for at blive favnet af ledelsen. Medarbejdere oplyser, at man modtager supervision (undtagen modtagelsen og de administrative), men at medarbejdere ikke oplever at dette har en gavnlig effekt. Ledelsen bekræfter, at der er delte meninger om effekten af supervisionen, men at der ikke er budget til at ansætte en anden supervisor. Konsekvenser Konsekvenser af at opleve stor arbejdsmængde og tidspres angives af ansatte at være: Ikke at kunne gennemføre opgaver inden for lovgivningens deadlines. At børn kan være i mistrivsel At grænser for, hvornår sager er akutte rykker sig Resignation ift. at nå opgaver Klager fra utilfredse borgere, som især rammer de administrative medarbejdere Utilfredse borgere, der møder op og råber og skriger af de ansatte Mange korte sygemeldinger At medarbejdere er brudt sammen og taget hjem fra arbejde At medarbejdere bider af hinanden og har trælse diskussioner Ikke at have overskud til at hjælpe hinanden. Personlige konsekvenser Svært ved at sove om natten Trykken for brystet Ledelsen bekræfter, at man er bekendt med konsekvenserne af stor arbejdsmængde og tidspres. Fristen for høring på ovenstående beskrivelse er 6. november Hjemmel Afgørelsen har hjemmel i: 4 og 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 559 af 17. juni 2004 om arbejdets udførelse med senere ændringer.

5 Klage I kan klage over afgørelsen til Arbejdsmiljøklagenævnet. Klagen skal indsendes til Arbejdstilsynet og være modtaget inden fire uger efter, at I har modtaget afgørelsen. Kopi af dette brev er sendt til Familieafdelingen, Odinsgade 14, 8900 Randers C. Venlig hilsen Louise Klinge