REPRÆSENTANTSKABSMØDE DEN 29.MAJ Organisationsbestyrelsens mundtlige Beretning

Transkript

1 REPRÆSENTANTSKABSMØDE DEN 29.MAJ 2007 Organisationsbestyrelsens mundtlige Beretning

2 Indhold Indledning side 1 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde side 1-2 Bo42 s Hjemmeside side 3-4 Fælles Boligportal side Backup side 5-6 IT side 6 Rønne Vand- & Varmeforsyning side 6-7 Forvaltningsrevision side 7 Landsbyggefonden side 7-8 Formandsmøde side 8-9 Rønne Knudsker Byting side 9 Ordningerne med frivillige varmemestre side 10 Rønne Billardklub side 10 Afslutning side 10

3 Indledning. Årets beretning er lidt anderledes end det sædvanlige. I år er beretningen delt op i to dele - dels den skriftlige organisatoriske som vi kender, og som I har modtaget før mødet i dag. Derudover er der så den mundtlige del, som jeg her skal i gang med at aflægge - Her er vægten lagt på de opgaver / beslutninger organisationsbestyrelsen har taget stilling til. Forhold jeg i det efterfølgende vil komme nærmere ind på. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Ved valgproceduren til organisationsbestyrelsen på det Ordinære Repræsentantskabsmøde i 2006 skete der som bekendt et par nyvalg, dels til formandsposten samt en bestyrelsespost. Efter min opfattelse fik organisationsbestyrelsen ved disse valg en rigtig god sammensætning. Der var nu en god aldersspredning samt var fordelingen af mænd og kvinder mere retfærdig. Herefter skulle organisationsbestyrelsen så blot tage fat på/gå i gang med de arbejdsopgaver der lå og ventede. - MEN sådan skulle det jo som bekendt ikke gå! Allerede på det første møde (konstitueringsmødet) viste det sig ganske tydeligt at der var megen stor forskel i opfattelsen af hvad arbejdet i en organisationsbestyrelse indebar. Konsekvensen heraf blev at organisationsbestyrelsen blev opdelt i 2 grupper - et flertal og et mindretal. En situation der på ingen måde var til gavn for Bo42 eller vores beboere, der klart må have en forventning om at organisationsbestyrelsen er handlekraftig til at varetage deres interesser. Hvilket ikke på det tidspunkt var tilfældet tværtimod. I denne situation var det med tilfredshed at kunne konstatere, at mere end 25% af repræsentantskabet også havde en opfattelse af at arbejdet i organisationsbestyrelsen ikke fungerede. Efter en anmodning blev der herefter indkaldt til og afholdt et ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 13. september

4 Mindretallet i organisationsbestyrelsen så dette ekstraordinære repræsentantskabsmøde Bo42 s øverste myndighed - som en mulighed for, igennem en åben dialog med repræsentantskabet, at få afklaret hvilken linie - flertallets eller mindretallets der fremover skulle følges. Denne åbne dialog fik mindretallet jo som bekendt ikke mulighed for idet flertallet næstformanden og 3 bestyrelsesmedlemmer meldte sig ud af organisationsbestyrelsen inden det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. En ny situation var opstået. En ny organisationsbestyrelse skulle sammensættes. 9 stk. 5 og 9 i Bo42 s vedtægter siger helt klart hvad der i sådan en situation skal foretages. Det antal suppleanter der er brug for indkaldes for at indtræde i organisationsbestyrelsen. Efter en konstituering af en ny næstformand var bestyrelsen igen fuldtallig, og i overensstemmelse med vedtægterne. Det var så den nye organisationsbestyrelse der mødte op til det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. Her blev deres mandat stillet til rådighed. Resultatet blev som I ved at den nye organisationsbestyrelse fik en overvældende tillidserklæring. Oven på dette store skulderklap trak bestyrelsen meget hurtigt i arbejdstøjet for at tage fat på de mange opgaver der lå og ventede. Opgaver jeg nu vil redegøre for. Det første organisationsbestyrelsen tog fat i var et møde med Bo42 s medarbejdere. Dels for at præsentere den nye organisationsbestyrelse men også for at den enkelte medarbejder fik mulighed for at præsentere sig selv samt fortælle om sit arbejde. Mødet var en god og positiv oplevelse for organisationsbestyrelsen 2

5 Bo42,s hjemmeside Har man en hjemmeside må brugerne forvente at indholdet herpå er troværdigt, samt at der jævnligt og løbende foregår en opdatering. Dette var ikke tilfældet med Bo42 s hjemmeside. Igennem hele 2006 blev siden ikke opdateret. På organisationsbestyrelsesmødet den 22. august 2006 fik det mig til at sige: opdateringen af hjemmesiden burde være en administrativ opgave, og ikke en opgave der som nu blev varetaget af et organisationsbestyrelsesmedlem. Daværende næstformand havde siden hjemmesidens opstart varetaget funktionen som web-master altså den ansvarlige for at hjemmesiden indeholdt alle faktuelle data, såsom seneste referater rigtige adresser på organisations - & afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Som nævnt var dette ikke tilfældet igennem På mødet den 22. august fortalte web-masteren at hjemmesiden virkede men at den ikke var blevet opdateret på det seneste. Dette var et forhold han nu ville få bragt i orden! Web-masteren fik som lovet ikke bragt disse forhold i orden! Ved organisationsbestyrelsesmødet den 10. oktober 2006 traf organisationsbestyrelsen så den nødvendige beslutning: Dette område varetages fremover af folkene i administrationen. Web-masteren blev anmodet om at aflevere koderne til hjemmesiden, således at en meget stærk nødvendig opdatering kunne blive foretaget. Tilbagemeldingen for denne anmodning lød på at den bærbare PCer, som web-masteren havde fået stillet til rådighed for netop dette arbejde var gået i stykker og skulle til reparation. Efterfølgende fik vi besked om at koderne var gået tabt ved reparationen og siden - først i november 2006 modtog vi en regning fra firmaet IT-huzet for en reparation af den her omtalte PC-er. Efterfølgende har organisationsbestyrelsen overdraget Tom Westerdahl denne bærbare PC-er som erkendtlighed for hans indsats med Bo42`s hjemmeside. 3

6 Bestyrelsen var nu i den situation, at vi var nød til at gå i byen for at få professionel hjælp til at nedlægge hjemmesiden samtidig med at der skulle oprettes en midlertidig side med de mest nødvendige informationer. Samtidig nedsattes der et hurtigt arbejdende hjemmesideudvalg hvor der også indgik administrative medarbejdere. Udvalget fik til opgave, at finde frem til flere forskellige forslag / løsningsmuligheder til Bo42 s fremtidige hjemmeside, samt skulle de også finde det firma der kunne udarbejde hjemmesiden for os. På organisationsmødet den 5. december 2006 fremlagde udvalget deres forslag. Jeg vil her godt sige det er utroligt hvad en telefon og Internettet kan klare. Der blev ikke foretaget en eneste dyr studietur noget sted hen for at få brugbare idéer. Herefter er det så også med en vis glæde at kunne sige: udvalget fandt hvad man søgte her på Bornholm, nemlig hos firmaet Henrik Hansen webdesign. Organisationsbestyrelsen valgte at følge udvalgets anbefaling om at indgå en aftale med Henrik Hansen for en opbygning af en ny hjemmeside til Bo42 på en sådan måde at administrationen selv kan forsyne hjemmesiden med faktuelle data. Vi forventer at Bo42 s Hjemmeside er etableret senest 1. juli Fælles Boligportal. På initiativ fra Lejerbo blev der på rådhuset i Landemærket afholdt et møde den 21. november 2006, med deltagelse af de almene boligorganisationer og regionskommunen. Fra Bo42 deltog 4 repræsentanter. Formålet med mødet var at få undersøgt interessen for at iværksætte en fælles boligportal her på øen og det var der. For at komme videre med arbejdet blev en arbejdsgruppe sammensat. Forretningsfører Ebbe Frank blev Bo42 s repræsentant i arbejdsgruppen. 4

7 På organisationsbestyrelsens møde i december 2006 fik vi forelagt resultatet fra arbejdsgruppen, og på den baggrund besluttede organisationsbestyrelsen at tilslutte Bo42 til portalen. Denne Fælles Boligportal skal ses som et udstillingsvindue for boligorganisationerne her på øen. Målgruppen er boligsøgende her på øen, men i lige så høj grad for folk i det øvrige land der gerne vil bo alment på Bornholm. Det er organisationsbestyrelsens helt klare opfattelse, at det er en soleklar fordel for Bo42 at gå med i denne Fælles Boligportal Vi får bl.a. herved øget synligheden på vores eksistens, samt vil der være en direkte links til Bo42 s hjemmeside Backup Ved organisationsbestyrelsesmødet den 21.marts 2006 forelå der et tilbud fra Bolignet A/S - af 22. februar om levering af separat 112 Backup-opkaldslinie for Bo42. Tilbuddet indeholdt en 4 pakket løsning omfattende områderne hvor Bolignet er i brug. Den samlede pris lød på ,00 kr. der blev accepteret og arbejdet skulle bare iværksættes. Det var en lettere chokeret organisationsbestyrelse, der på sit møde i december 2006 modtog budskabet om at Bolignet A/S var sprunget fra sit tilbud af 22. februar Firmaet havde fremsendt et nyt tilbud af 28. november Prisen var nu på ,00 kr. inkl. moms og rabat. Dette var en prisstigning på over 50 %! Firmaet begrundede stigningen med en kraftig prisstigning hos TDC. ( baggrunden for denne kraftige prisstigning - er efter det oplyste - en såkaldt PSTN-linie ). Forretningsføreren har på vegne af organisationsbestyrelsen sagt fra over for Bolignet A/S. Dette har medført at der er foregået en forhandling, som har medført en reduktion af prisen på kr. 5

8 Prisnedslaget kommer Bolignet A/S selv at bære. Vi ved at Bolignet A/S lægger et stort pres på TDC, for at få etableringsbeløbet sat ned. Selvom det var en stor kamel organisationsbestyrelsen her måtte sluge, så valgte vi at acceptere prisstigningen. Organisationsbestyrelsen vægter beboernes sikkerhed højt og finder at det er altafgørende at beboerne i de berørte områder altid kan komme i kontakt med 112 dersom et behov herfor måtte opstå. IT. Der er ikke noget organisationsbestyrelsen hellere end gerne her i dag ville, nemlig - at kunne meddele jer at tvisten mellem JAYnet og Bo42 er afsluttet til Bo42 s fordel. Dette er desværre ikke tilfældet! På bestyrelsesmøde den 27. marts 2007 behandlede organisationsbestyrelsen et advokatvurdering af sagen, hvoraf det fremgik at Bo42 er bedst er tjent med at lukke sagen. Advokaten vurderer, at det kan blive svært for Bo42 at inddrive sit tilgodehavende hos JAYnet. På bestyrelsesmødet den 24. april 2007 blev sagen atter drøftet på baggrund af juridiske muligheder og økonomiske konsekvenser for Bo42. Bestyrelsen besluttede, at sagen for vores del lukkes, således at vi ikke indbringer sagen for Retten og tilgodehavendet i årsregnskabet afskrives som ekstraordinært tab og dækkes via et tilskud fra Bo42 s dispositionsfond. Rønne Vand og Varmeforsyning I gennem et par år har der kørt en tvist mellem Rønne Vand- og Varmeforsyning og Bo42. Baggrunden er den at Rønne Vand og Varmeforsyning har fjernet de rabatter Bo42 s afdelinger opnåede, da de tilsluttede sig fjernvarmeordningen. 6

9 Tvisten er nu af Bo42 s advokat indbragt til Energitilsynet, som afviste sagen. Sagen er nu indbragt for Energiklagenævnet. Vi kan forvente en sagsforløb på 1-2 år, som vi må væbner os med tålmodighed. På baggrund af denne sag vil jeg da gerne komme med et lille opråb til alle beboere i Bo42: Mød op på Rønne Vand og Varmeforsyningens årlige generalforsamling for at få medindflydelse og gøre jeres stemme gældende. Forvaltningsrevision Begrebet forvaltningsrevision har igennem snart flere år indgået og fyldt temmelig meget som en af de opgaver organisationsbestyrelsen skulle se at få taget vare på. Hvad er det så egentligt for noget vi her snakker så meget om? Forvaltningsrevisionen skal betragtes som et ledelsesværktøj, med udgangspunkt i de ledelsesfastsatte målsætninger, beskrevne forretningsgange til internt styring og kontrol af udviklingen i en almen boligorganisation og dens afdelinger. Eller sagt på en anden måde: En god håndværker (læs bestyrelse) har altid sin værktøjskasse fyldt op med det rigtige værktøj han til en bestemt opgave skal bruge for at løse sin opgave. I Bo42 er organisationsbestyrelsen og administrationen aktivt i gang med at fylde vores værktøjskasse op til den opgave vi skal løse (læs forvaltningsrevision). Vi er i gang og arbejdet foregår planmæssigt. Landsbyggefonden. Landsbyggefondens mange midler, er penge der er sparet sammen lige siden fondens opstart i Midlerne var beregnet blandt andet til renovering af den ældre del af boligmassen i den almene boligsektor. Det var for stor en fristelse for regeringen og politikkerne på Christiansborg kunne ej heller holde fingrene væk. 7

10 I perioden har regeringen hentet 8. milliarder i fondens pengekasse. Herved skulle man så tro at det ville stille regeringen tilfreds. Men nej, det var den ikke. Der skulle yderlige penge op af kassen selv om den næsten var tom. Ved sidste finanslovsforlig tog regeringen yderligere 900 millioner kroner af den næsten tomme pengekasse. Af finansministeren fik landsbyggefonden lov til at tage et statsgaranteret lån, således at regeringen kunne få de midler. Regeringen vil have lånet betalt tilbage over de næste 15 år. Jeg ved ikke hvad I kalder sådan et overgreb? Jeg kender kun et ord - tyveri ved højlys dag! I en tid hvor der tales så meget om det berømte skattestop, kan vi der bor alment undre os over, at vi bliver pålagt en ekstra byrde. Alle beboere i den almene boligsektor skal over de næste 15 år betale 8000 kr. direkte i statskassen. Jeg kan kun se det som en ekstra form for skatteopkrævning Politikkerne bag denne kyniske tømning af landsbyggefonden kan simpelthen ikke være det bekendt! Formandsmøde På det sidste ordinære repræsentantskabsmøde var der et ønske om at få genoptaget afholdelse af afdelingsformandsmøder. Den 6. marts 2007 blev det første møde afholdt i afdeling 5`s mødelokale Femmeren Fra de 12 afdelinger - der har en bestyrelse - mødte 7 afdelingsformænd. Der var afbud fra 2 formænd pga. sygdom og andet privat - 3 formænd havde valgt at blive hjemme. 3 OB-er varetog repræsentationen fra de 4 afdelinger der ikke p.t. har nogen afdelingsbestyrelse. 8

11 Der var blandt deltagerne enighed om at et sådant mødeforum for afdelingsformænd skal fortsætte. Møderne skal afvikles på en uformel måde med hovedvægten lagt på gensidige informationer afdelingerne imellem uden en egentlig dagsorden. Derudover fandt man også at sådanne møder var et godt forum for udviklingen af dialogen mellem afdelingerne og organisationsbestyrelsen Eftersom at det er organisationsbestyrelsens ansvar at varetage afdelingerne uden afdelingsbestyrelser, så var der blandt de fremmødte enighed om at medlemmer af organisationsbestyrelsen deltager ved disse møder. Næste møde blev fastsat til onsdag den 10. oktober kl. 19, samme sted i afdeling 5, man vil herefter forsøge at afholde et møde hvert kvartal. Der var sluttelig enighed om at dette mødeforum ingen beslutningskompetence har. Rønne-Knudsker Byting På organisationsmødet den 22. august 2006 besluttede bestyrelsen at melde sig ind i Rønne-Knudsker Byting. Foreningens primære formål er at uddele økonomiske midler til almene formål, der er åbne for alle borgere i Rønne og Knudsker området. Indtægterne kommer igennem kontingenter der for tiden er 50kr. om året samt de tilskud der modtages fra Regionskommunen. Uddelingen foretages efter ansøgninger for afholdelse af f.eks. Sct. Hans bål, byfest, musikarrangementer samt indkøb af flagstænger og flag, kunsthåndværk, forskønnelse, udsmykning o. lign. i Rønne og Knudsker området. 9

12 Ordningerne med frivillige varmemestre. Med udgangen med 2006 ophørte boligorganisationens sidste frivillige ulønnede varmemester sit virke. Dette var en ordning der indtil da havde været en naturlig del af bestyrelsesarbejdet i de gamle afdelinger 1, 2, 3 og 4. Så nu pr. 1. januar 2007 er alle afdelinger med i den fælles varmemesterordning. Rønne Billardklub Den 1. september 2006 udløb kontrakten mellem Rønne Billardklub og Bo42. Efter en anmodning fra regionskommunens Kultur- og Fritidsudvalg blev lejemålet forlænget med 3 måneder, for at kommunen kunne være klubben behjælpelig med at finde andre lokale. Indtægten som der kom ind til fælleshuset Bo42 s Selskabslokaler - fra Billardklubben bliver nu hentet hos Bo42 s beboere. Kælderlokalet står nu tomt. Så nu er det op til os selv Bo42 beboere at finde fremtidens anvendelsesmuligheder for lokalet. Afslutning. Her til slut vil jeg gerne rette en tak til Bo42 s samarbejdspartnere - De lokale håndværkermestre, Øens øvrige Boligselskaber, Regionskommunen med flere. Uden dette samarbejde ville hverdagen hos os nok være en lille smule mere besværligt. En stor tak til Bo42 s personale er også her på sin plads. De har i det forgangne år ydet en stor og flot arbejdsindsats - ingen nævnt ingen glemt. Afdelingsbestyrelserne skal også have tak for det fine arbejde der ydes ude i afdelingerne. Med disse ord overlader jeg herved bestyrelsens beretning til repræsentantskabets videre behandling. 10