Retningslinjer for innovationsnetværk

Transkript

1 DER TAGES FORBEHOLD FOR EVENTUELLE ÆNDRINGER SOM FØLGE AF EU-STATSSTØTTERETLIG ANMELDELSE AF ORDNINGEN. Retningslinjer for innovationsnetværk REGELGRUNDLAG FORMÅL OG OPGAVER MÅLGRUPPER OG VIRKEFELT ORGANISERING PARTNERKREDS ANSØGER OG ADMINISTRATOR STYREGRUPPE NETVÆRKSLEDER SEKRETARIAT VIRKSOMHEDSDELTAGELSE NAVN, HJEMMESIDE, LOGO MV TILSKUDSBERETTIGEDE ORGANISATIONER VIDENINSTITUTIONER VIDENFORMIDLINGSORGANISATIONER TILSKUDSBERETTIGEDE AKTIVITETER EKSEMPLER PÅ TILSKUDSBERETTIGEDE AKTIVITETER EKSEMPLER PÅ AKTIVITETER, SOM IKKE STØTTES SAMARBEJDSPROJEKTER OMKOSTNINGSTYPER OG BEREGNING AF TILSKUD DÆKNING AF LØNUDGIFTER ANDRE UDGIFTER ( DRIFT ) MEDFINANSIERING PRIVAT MEDFINANSIERING ANDEN MEDFINANSIERING RETTIGHEDER TIL RESULTATER (IPR) RAPPORTERING OG UDBETALING HANDLINGSPLAN OG BUDGET PERIODISK RAPPORTERING OG UDBETALING SLUTRAPPORTERING OG UDBETALING OVERSIGT OVER FRISTER OG DOKUMENTER REVISION februar 2018 Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte Universiteter, Forskningsfonde og Innovationsinfrastruktur Bredgade København K Tel Fax Mail siu@ufm.dk Web CVR-nr Sagsbehandler David Grønbæk Tel Mail dagr@ufm.dk Sagsnr. 17/ Side 1/14

2 1 Regelgrundlag Tilskudsordningen for innovationsnetværk er fastsat i 9 a i lov om teknologi og innovation, jf. lovbekendtgørelse nr. 366 af 10. april Ordningen forvaltes af Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte (omtalt som SIU eller styrelsen i det følgende), jf. 16, nr. 12 i bekendtgørelse nr af 15. december Forvaltningen af ordningen fastsættes nærmere med disse retningslinjer. Derudover henvises til styrelsens Vilkår for bevillinger (VfB), særligt hvad angår regler og praktiske detaljer for: Starttidspunkt og bevillingsperiode (kap. 4) Udbetalingsprofil (kap. 5) Udbetaling af bevillingen (kap. 6) Regnskaber (kap. 8) Loft for uforbrugte midler (rebudgettering) (kap. 11) Ændringer, som kræver forhåndsgodkendelse, herunder af administrator, netværksledelse og tilskudsmodtagere (kap. 10) Bevillingens afslutning (kap. 16) Misligholdelse (kap. 13) Ansættelsesvilkår og aflønning (kap. 14) Sygdom og barsel (kap. 15) Indkøb af apparatur mv. (kap. 16) [Moms] og skattemæssige forhold (kap. 17) Hvor Retningslinjer for innovationsnetværk måtte afvige fra Vilkår for bevillinger, vil retningslinjerne have forrang. 2 Formål og opgaver Innovationsnetværkene udgør sammen med de godkendte teknologiske serviceinstitutter (GTS-institutter) og innovationsmiljøerne en innovationsinfrastruktur, som har til formål at styrke teknologiudvikling og innovation i erhvervslivet, jf. lov om teknologi og innovation. Det fremgår endvidere af loven, at innovationsnetværk skal fremme samarbejde og formidling af viden mellem danske og udenlandske forsknings- og uddannelsesinstitutioner, GTS-institutter, andre videninstitutioner og virksomheder. Innovationsnetværkene har følgende to hovedopgaver: At styrke videndeling og samarbejde mellem videninstitutioner og virksomheder om forskning, udvikling og innovation. At styrke forskning, udvikling og innovation i danske virksomheder, særligt små og mellemstore virksomheder (SMVer), og derigennem fremme vidensbaseret vækst og produktivitet i erhvervslivet. Innovationsnetværk skal herunder medvirke til: At der etableres matchmaking-funktioner, der fungerer som relevante indgange for virksomheder over hele landet til forskning og viden på tværs af videninstitutionerne, særligt universiteter og GTS-institutter samt andre videregående uddannelsesinstitutioner og forskningshospitaler. Side 2/14

3 At der dannes netværksfunktioner, som samler relevante aktører inden for de udvalgte fokusområder og udbyder relevante aktiviteter og services for målgrupperne, samt giver netværkene en stærk og synlig identitet såvel nationalt som internationalt. At der skabes varige samarbejdsrelationer mellem virksomheder, videninstitutioner og andre relevante organisationer for derigennem at øge anvendelsen af forskningsbaseret viden i erhvervslivet samt medvirke til at løse samfundsmæssige udfordringer. At øge virksomhedernes, særligt SMVernes, internationale orientering og adgang til viden ved at deltage i og facilitere internationalt samarbejde med udenlandske forsknings- og videnmiljøer og videndrevne klynger. At videninstitutionernes forskning og uddannelse afstemmes med erhvervslivets behov. Udover at fremme vækst og innovation i erhvervslivet bør netværkene også bidrage til at løse samfundsmæssige udfordringer og fremme innovation i den offentlige sektor gennem offentligt-privat samspil. 3 Målgrupper og virkefelt Et innovationsnetværk har to hovedmålgrupper: private virksomheder, særligt SMVer universiteter og andre videninstitutioner, jf. ovenfor En tredje målgruppe udgøres af aktører, som kan være med til at understøtte udviklingen i de primære målgrupper, dvs. relevante offentlige myndigheder og andre offentlige organisationer, erhvervsfremmeaktører, erhvervsorganisationer m.fl. Et innovationsnetværk tilvejebringer en platform for formidling og udvikling af viden i samspil og samarbejde mellem virksomheder, videninstitutioner og andre relevante aktører. Netværket skal have et klart afgrænset fokusområde, der kan være en væsentlig branche, et erhvervsområde eller en teknologi eller andet tema, som har væsentlig tværgående relevans. Der skal inden for det valgte område være potentiale for erhvervsmæssig innovation og vækst, en betydelig målgruppe af danske virksomheder og videninstitutioner med relevant viden på området. Innovationsnetværk skal være landsdækkende, ligesom de skal orientere sig mod udlandet og deltage i internationale vidennetværk. 4 Organisering 4.1 Partnerkreds Et innovationsnetværk baseres på en kreds af partnere, der som minimum omfatter centrale videninstitutioner på netværkets område. Partnerkredsen bør i relevant og muligt omfang inddrage virksomheder og andre organisationer som beskrevet ovenfor under målgrupper. Side 3/14

4 De partnere, der får del i bevillingen (tilskudsmodtagerne), og eventuelt andre centrale partnere i netværket indgår en skriftlig aftale. Aftalen fastlægger bl.a. procedurer for administrators udbetaling af bevillingen til de øvrige tilskudsmodtagere, ansvars- og opgavefordeling samt governance i netværket, fordeling af intellektuelle ejendomsrettigheder (IPR) og overholdelse af databeskyttelsesregler. Aftalen skal understøtte en åben og hensigtsmæssig videndeling mellem parterne under hensyntagen til, at nogle af parterne er private virksomheder. 4.2 Ansøger og administrator Partnerkredsen vælger af sin midte en ansøger og administrator af bevillingen. Bevillingen er at betragte som en projektbevilling til den opgave, det er at drive innovationsnetværket i overensstemmelse med bevillingsgrundlaget. Administrator er ansvarlig over for styrelsen og afregner de udgifter, som tilskudsmodtagerne i partnerkredsen afholder til netværkets aktiviteter, jf. VfB kap Styregruppe Partnerkredsen vælger en styregruppe, der har det overordnede ansvar for strategi, ledelse og udvikling af innovationsnetværket. Styregruppen skal bestå af centrale videninstitutioner, virksomheder, erhvervsorganisationer og andre, der kan sikre, at innovationsnetværket forbindes bredt til omverdenen, og at resultaterne formidles til en bred kreds af virksomheder på en ikke-diskriminerende måde. Styregruppen må ikke alene bestå af netværkets tilskudsmodtagere. Netværkslederen deltager uden stemmeret. Styregruppen vedtager en strategi, som afgrænser og forbinder formål, målgruppe, mål og virkemidler for netværket. Strategien skal have tilslutning fra relevante interessenter, herunder de erhverv og virksomheder, som netværket sigter på. Styrelsen skal orienteres i tilfælde af væsentlige ændringer i forhold til ansøgningen og ved senere ændringer i strategien. 4.4 Netværksleder Innovationsnetværket udpeger en person, der leder sekretariatet og tegner netværket udadtil og over for styrelsen. Lederen skal være en dygtig videnmediator og have indsigt og nyde respekt i både forskningsverdenen og erhvervslivet samt besidde dokumenterede kvalifikationer og erfaring med at drive netværk. Netværkslederen skal kunne afsætte tilstrækkelig tid til opgaven. Eventuelt skift af netværksleder betragtes som en væsentlig ændring, som skal godkendes af styrelsen, jf. VfB kap Sekretariat Innovationsnetværket etablerer et sekretariat til at drive og facilitere netværket i det daglige. Sekretariatsfunktionen vil som hovedregel være forankret hos administrator, men sekretariatet kan også deles af flere partnere, hvis dette kan gøres på velkoordineret vis. Sekretariatet har en væsentlig funktion som primus motor i udformningen af strategier, udvikling af aktiviteter og ydelser, virksomhedskontakt, videnformidling samt projektledelse. Netværksleder og sekretariat fungerer som bindeled mellem styregruppen og driften af netværket. Side 4/14

5 Sekretariat skal have kritisk masse, dvs. besidde de nødvendige kompetencer inden for medlemsbetjening, projektledelse, matchmaking, erhvervskendskab, teknologiog forretningsforståelse mv. Sekretariatet skal råde over eller have adgang til professionelle systemer for håndtering af økonomi, deltager- og aktivitetsregistrering samt opgørelse og dokumentering af resultater og effekter efter styrelsens retningslinjer. Sekretariatets kerneopgave er at fremme, at de relevante kompetencer bringes i samspil i kraft af netværkets partnersammensætning. Sekretariatet skal ikke selv fungere som eller udvikle sig til en videninstitution. Sekretariatet (ved administrator) forventes at deltage aktivt i relevante aktiviteter udbudt af supportenheden Cluster Excellence Denmark (CED). Netværket skal besidde en gyldig status ( mærke ) under European Cluster Excellence Initiative i overensstemmelse med styrelsens krav, ligesom netværket skal være optaget i CEDs katalog over innovationsnetværk og klyngeorganisationer. 4.6 Virksomhedsdeltagelse Et innovationsnetværk skal være åbent for alle interesserede virksomheder og andre relevante aktører, der ønsker at deltage og bidrage til netværkets formål og virke. Netværket skal have kritisk masse, hvad angår antallet af deltagende virksomheder. Der skal i netværket indgå et antal virksomheder, som har bekræftet deres deltagelse ved en skriftlig aftale eller interessetilkendegivelse, formaliseret projektdeltagelse eller betaling af medlemsbidrag. Sådanne virksomheder benævnes dedikerede virksomheder. Dertil kommer et antal virksomheder, der med løsere tilknytning deltager i netværkets videnspredning og andre aktiviteter. Disse medlemmer kan blive dedikerende virksomheder, jf. ovenfor. 4.7 Navn, hjemmeside, logo mv. Netværket skal have et navn, der klart og forståeligt udtrykker og dækker dets fokusområde. Navnet skal være opbygget således: [Titel] - Innovationsnetværket for [netværkets fokusområde]. Innovationsnetværket skal på sin hjemmeside på dansk og engelsk oplyse om netværkets formål, strategi og aktiviteter samt angive styregruppens formand, andre medlemmer, partnere, netværksleder, andre medarbejdere og kontaktdetaljer. På hjemmesiden, i informations- og pressemateriale og ved arrangementer mv. skal netværket ved brug af Uddannelses- og Forskningsministeriets logo markere, at dets aktiviteter er støttet af ministeriet. 5 Tilskudsberettigede organisationer 5.1 Videninstitutioner Tilskudsberettigede er forsknings- og uddannelsesinstitutioner (herunder universiteter, erhvervsakademier, professionshøjskoler, kunstneriske uddannelsesinstituti- Side 5/14

6 oner, maritime uddannelsesinstitutioner, offentlige sygehuse med forskningsaktiviteter m.fl.) samt GTS-institutter. Disse betegnes under ét som videninstitutioner. 5.2 Videnformidlingsorganisationer Tilskudsberettigede er endvidere videnformidlende organisationer, herunder klyngeorganisationer, som opfylder nedenstående betingelser. Organisationen: er en juridisk enhed (forening, erhvervsdrivende fond, aktieselskab eller lignende) med eget CVR-nummer, har til formål at formidle forsknings- og udviklingsresultater gennem undervisning, offentliggørelse eller videnoverførsel, arbejder på almennyttigt grundlag, idet alle fortjenester af organisationens arbejde skal geninvesteres i lignende aktiviteter, er forpligtet til at arbejde til gavn for samfundet, idet aktiviteterne ikke må styres af private særinteresser (hvis virksomheder har mulighed for at øve indflydelse på organisationen i deres egenskab af aktionærer eller medlemmer, må det ikke give dem privilegeret adgang til de resultater, herunder IPR, der opnås af innovationsnetværket), gennemfører aktiviteter, som overvejende har en ikke-kommerciel karakter, og arbejder på et økonomisk og organisatorisk betryggende og robust grundlag. Sådanne organisationer kan modtage tilskud til aktiviteter inden for ledelses- og sekretariatsarbejde, videnspredning, matchmaking og internationalisering, men ikke til gennemførelse af forsknings- og udviklingsaktiviteter inden for samarbejdsprojekter, jf. beskrivelse af aktivitetstyperne nedenfor. 6 Tilskudsberettigede aktiviteter Innovationsnetværkets tilskudsberettigede aktiviteter omfatter: Ledelse og sekretariatsarbejde Videnspredning og kompetenceudvikling Matchmaking Samarbejdsprojekter Internationalisering Det gælder for aktiviteterne, at de: 1. involverer flere virksomheder, 2. involverer både virksomheder og videninstitutioner, 3. ikke bør ligge inden for andre erhvervs- og innovationsfremmeaktørers retmæssige virkefelt, 4. som helhed er landsdækkende, og 5. har et højt videns- og innovationsniveau. Der stilles ikke nærmere krav til fordelingen mellem aktivitetstyperne, ligesom en del af bevillingen ved projektstart kan være ufordelt blandt aktiviteter og tilskudsmodtagere. Side 6/14

7 Det forventes dog, at sekretariatet råder over tilstrækkelige ressourcer til at kunne gennemføre både matchmaking- og videnspredningsaktiviteter samt de øvrige ledelses- og sekretariatsopgaver. En passende del af bevillingen skal endvidere fordeles mellem videnparterne i overensstemmelse med netværkets strategi og parternes engagement i aktiviteterne. 6.1 Eksempler på tilskudsberettigede aktiviteter Ledelse og sekretariatsarbejde Planlægning og ledelse af netværksaktiviteter Koordination mellem netværkets parter, herunder forberedelse og deltagelse i møder for styregruppe og partnerkreds Udarbejdelse af strategier, analyser og udredninger inden for netværkets fokusområde Besvarelse af henvendelser og dialog med interessenter og andre relevante aktører Økonomistyring, faglig og økonomisk afrapportering udført af netværkssekretariatet Revision af bevillingsregnskab til styrelsen, jf. kap. 11. PR-arbejde Videnspredning og kompetenceudvikling Formidlingsaktiviteter såsom konferencer, messearrangementer, udsendelse af nyhedsbreve, brochurer mv. Etablering og drift af hjemmeside Institut- og virksomhedsbesøg Formulering af forslag til nye uddannelsesaktiviteter eller teknologiske serviceydelser Udvikling og afholdelse af kortere kurser Matchmaking Hjælp til virksomheder og forskere med at finde relevante samarbejdspartnere og tilskudsordninger Konferencer, seminarer, gåhjemmøder, speeddating-arrangementer, workshops, faglige netværk mv., hvor virksomheder, forskere og evt. studerende mødes og inspireres til samarbejde Rådgivning om offentlige innovationstilbud i forbindelse med udformning af ansøgninger Information til virksomheder om muligheder for køb af viden og vidensamarbejde Idégenereringsforløb mellem virksomheder og videninstitutioner Generering af ansøgninger om samarbejdsprojekter til f.eks. EU, regionale myndigheder (danske regioner) mv. Internationalisering Etablering af dialog og samarbejde med netværk og klynger i udlandet Rejser for sekretariat, videnparter og virksomheder til f.eks. vigtige udenlandske videnmiljøer, teknologiske eller kommercielle kraftcentre, klyngeog videninstitutioner. Etablering af relevante internationale samarbejder om FoU og innovation, herunder EU-projekter. Side 7/14

8 6.2 Eksempler på aktiviteter, som ikke støttes Følgende er eksempler på innovations- og erhvervsfremmeaktiviteter, som ikke støttes: Udvikling og levering af teknologiske serviceydelser og anden konsulentbistand til virksomheder Rådgivningsaktiviteter med fokus på forretnings- og organisationsudvikling, herunder vækstforløb Eksportfremmeaktiviteter Inkubator- og acceleratorvirksomhed Markedsmodningsprojekter, som ikke opfylder kravene til samarbejdsprojekter, jf. kap Markedsundersøgelser uden væsentligt innovativt sigte Drift af længere kursusforløb Aktiviteter, som ikke er åbne for relevante virksomheder fra hele landet og andre EU-lande Kapitalformidling For nogle af disse aktiviteter gælder dog, at det kan støttes, at videninstitutioner inddrages i aktiviteterne og dermed højner videns- og innovationsniveauet. Konkurrenceforvridende, markedsnære aktiviteter og aktiviteter, som allerede er påbegyndt, inden netværket har ansøgt om støtte, er ikke støtteberettiget. 6.3 Samarbejdsprojekter Der kan gennemføres et antal konkrete samarbejdsprojekter. Afhængig af bevillingsrammen er der både mulighed for at etablere større og mindre projekter, herunder forprojekter (feasibility studies), som kan udgøre et vigtigt skridt på vej mod realisering af større forsknings- og udviklingsprojekter. Samarbejdsprojekterne skal have fokus på at styrke innovation og vækstpotentiale i målgruppen for innovationsnetværket og på at styrke virksomhedernes samspil og videnudveksling med videninstitutioner. Der gælder følgende krav: Projekterne skal have deltagelse af mindst to af hinanden uafhængige virksomheder (gerne flere) og mindst én videninstitution. Projekterne skal relatere sig til innovationsnetværkets faglige fokusområde og bidrage til opfyldelse af netværkets mål. Projekterne skal med udgangspunkt i virksomhedernes konkrete behov understøtte formidling og nyttiggørelse af videninstitutionernes viden og kompetencer samt partnernes fælles udvikling af ny viden. Projekterne skal have en nyhedsværdi og en vis generisk interesse, dvs. interessere en bredere kreds end udelukkende de deltagende virksomheder. Der skal indgås aftale mellem de involverede parter, hvor mål, succeskriterier og forventede effekter samt rettigheder til resultater for projektet fremgår klart. Resultaterne skal offentliggøres eller formidles til en bredere kreds. Enhver intellektuel ejendomsrettighed, som projektet medfører, samt alle hermed forbundne rettigheder, tildeles forskellige samarbejdspartnere på Side 8/14

9 en måde, som på passende vis afspejler deres arbejdspakker, bidrag og respektive interesser. Videninstitutionerne skal modtage kompensation svarende til markedsprisen for IPR, der følger af deres aktiviteter, jf. Europa-Kommissionens meddelelse om rammebestemmelser for statsstøtte til forskning, udvikling og innovation (2014/C 198/01, pkt. 28). Projekterne må ikke: Have karakter af produktudvikling for enkeltvirksomheder. Virke konkurrenceforvridende. Aktiviteterne kan omfatte følgende: Gennemførelse af FoU-aktiviteter (anvendt forskning, udvikling og demonstration). Behovs- og potentialeafdækning samt forventningsafstemning og tillidsskabelse mellem partnerne forud for projektet. Planlægning, forberedelse, ledelse, afrapportering, evaluering og opfølgning af projektet. 7 Omkostningstyper og beregning af tilskud 7.1 Dækning af lønudgifter Styrelsens bevilling skal primært anvendes til at afholde de tilskudsberettigede partneres lønudgifter i netværket. Der gælder følgende beregningsmetoder: Betaling for universitetsmedarbejdere opgøres som faktiske lønudgifter plus overhead på 44 pct., jf. Finansministeriets budgetvejledning vedrørende tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed. Tilskuddet til indirekte omkostninger (overhead) fordeles mellem universitetet og netværket efter nærmere aftale mellem parterne. Betaling for GTS-medarbejdere, for så vidt angår deltagelse i samarbejdsprojekter, matchmaking- og videnspredningsaktiviteter samt fagligt analysearbejde mv., beregnes som faktiske lønudgifter ganget med den senest godkendte omkostningsfaktor i overensstemmelse med retningslinjer for godkendt teknologisk service i Danmark. I andre tilfælde afregnes lønudgifter med 600 kr. per time. Der er i timesatsen inkluderet et overhead, som gives til at dække de indirekte omkostninger, der er forbundet med at gennemføre aktiviteten, men som ikke direkte kan henføres til det konkrete arbejde, f.eks. fællesudgifter til husleje, lokaler og administration, jf. VfB kap Andre udgifter ( drift ) Bevillingen kan i mindre omfang anvendes af tilskudsmodtagerne til at afholde følgende udgifter på grundlag af betalte regninger: Rejse- og opholdsomkostninger for tilskudsmodtagernes medarbejdere: Ved konferencedeltagelse dækkes også deltagergebyr. Omkostninger ved kørsel i egen eller institutionens bil dækkes op til statens takster. Konsulentudgifter, herunder til eksterne analyser og konferenceoplæg. Der tages udgangspunkt i, at ydelserne er købt til markedsprisen. Hvis ydelsen er- Side 9/14

10 hverves hos et selskab, som en tilskudsmodtager er gruppe- eller koncernforbundet med, skal prisen opgøres som en intern omkostning. Hvis der købes konsulentbistand hos en tilskudsberettiget organisation, som ikke er partner i innovationsnetværket, og som har en egeninteresse i sin deltagelse, skal lønudgifter beregnes som beskrevet ovenfor. Konsulentudgifter kan kun medfinansieres i begrænset omfang. Formidling/videnspredning, f.eks. produktion af foldere, andre publikationer, hjemmeside, leje af eksterne konferencelokaler, annoncering og lignende. Andre udgifter: Hvis større omkostninger til f.eks. udstyr eller andet materiel (VfB kap. 18) er nødvendige i forbindelse med et eller flere samarbejdsprojekter og ikke kan dækkes af det i timesatsen indeholdte overhead, kan sådanne udgifter afholdes i begrænset omfang efter forudgående godkendelse af styrelsen. 8 Medfinansiering Der gælder følgende overordnede regler vedrørende medfinansiering af innovationsnetværk: 1. Bevillingen fra styrelsen må højst dække halvdelen af de tilskudsberettigede udgifter i netværket. 2. Medfinansiering fra private virksomheder skal svare til mindst 80 pct. af bevillingen. 3. Anden medfinansiering fra ministerier, regioner, kommuner m.fl. samt partnernes egenfinansiering mm. kan dække den resterende del af den krævede medfinansiering. Kravene gælder bevillingen som helhed. Det vil sige, at medfinansieringen kan variere mellem netværkets aktiviteter, samarbejdsprojekter og delperioder, men at slutregnskabet skal opfylde kravene. Ønsker netværket at anvende en del af bevillingen som medfinansiering af bevillinger fra anden side, skal dette forhåndsgodkendes af styrelsen. 8.1 Privat medfinansiering Den private medfinansiering består af private virksomheders (herunder i mindre omfang brancheorganisationers) udgifter til netværkets aktiviteter/omkostningstyper som beskrevet ovenfor i kap. 6 og 7. Virksomhedernes medfinansiering kan enten være: in-kind ; dvs. dækning af egne omkostninger til løn, rejser (ekskl. tidsforbrug) og (i begrænset omfang) udstyr og materialer, eller i form af kontante tilskud som f.eks. medlemskontingent og deltagergebyrer. Ved beregning af værdien af medarbejdertimer anvendes en fast timesats på 600 kr. inkl. overhead. Et innovationsnetværk kan opkræve medlemskontingent eller betaling for konkrete ydelser under hensyntagen til netværkets fortsatte åbenhed over for virksomhederne, virksomhedernes betalingsevne, konkurrenceforhold på området samt arbejdsdelingen med andre innovations- og erhvervsfremmeaktører. Det bør undgås, at Side 10/14

11 netværkene dermed antager karakter af private rådgivningsvirksomheder eller GTS-lignende videninstitutioner. Virksomhedernes deltagelse i følgende aktiviteter kan ikke tælle som privat medfinansiering: Generelle informationsmøder og konferencer uden fagligt eller matchmakingfokus, dvs. hvor netværket udelukkende præsenterer sig selv overordnet. Generelle konferencer arrangeret af andre aktører, hvor netværket er en blandt mange aktører, der præsenterer sig selv. Markedsføring af netværket og dets ydelser, hvor virksomhederne er passive tilhørere. Deltagelse i eksisterende kurser og uddannelser, som netværket ikke har medvirket til. Tidsforbrug ved almindeligt køb af rådgivningsydelser. Modtagelse og åbning af nyhedsbreve, besøg på hjemmeside og lignende. Tidsforbrug til transport [der ikke bruges til forberedelse i den pågældende aktivitet]. En privat virksomhed defineres modsætningsvist i forhold til offentlige virksomheder, som omfatter: Fonde, andre privatretlige juridiske personer stiftet for offentlige midler eller ideelle foreninger med andet grundlag. Virksomheder omfattet af offentlighedsloven. Virksomheder ejet af stat, region eller kommune. Virksomheder med driftstilskud fra stat, region eller kommune på mere end halvdelen af omsætningen. Virksomheder oprettet ved lov. 8.2 Anden medfinansiering Anden medfinansiering af netværkets aktiviteter kan bestå af tilskudsmodtagernes egenfinansiering (in kind eller kontant) anden offentlig finansiering (ud over SIUs tilskud): o bevillinger fra ministerier, regioner, kommuner m.fl. o tidsforbrug og andre udgifter hos offentlige myndigheder og andre offentlige organisationer, som deltager aktivt i netværkets innovationsaktiviteter Projekter og aktiviteter, som netværket har medvirket til, men ikke selv igangsat, og som er eksternt finansieret af danske eller udenlandske myndigheder, fonde, programmer m.fl., kan dog ikke indgå som medfinansiering i netværkets regnskab. Det gælder f.eks. projektbevillinger fra EUs strukturfonde, Danmarks Innovationsfond, statslige udviklings- og demonstrationsprogrammer etc. 9 Rettigheder til resultater (IPR) Resultater, som ikke medfører nogen intellektuelle ejendomsrettigheder (IPR), formidles bredt (offentliggøres) og stilles til rådighed for erhvervslivet på lige vilkår. Side 11/14

12 Alle eventuelle intellektuelle ejendomsrettigheder til resultater, der følger af deltagende forskningsinstitutioners aktiviteter, overdrages til forskningsinstitutionerne. I tilfælde af overdragelse af disse rettigheder til en eller flere virksomheder modtager forskningsinstitutionerne en kompensation, der svarer til markedsprisen for de intellektuelle rettigheder. 10 Rapportering og udbetaling 10.1 Handlingsplan og budget Forslag til handlingsplan for innovationsnetværkets første fem kvartaler skal fremsendes inden for den i tilsagnet angivne frist. Planen skal bygge på de aktiviteter og det budget, der er indeholdt i ansøgningen samt efterfølgende drøftelser med styrelsen. Sammen med handlingsplanen fremsendes et budget for hele bevillingsperioden. Der er mulighed for at afsætte en pulje af midler til senere fordeling mellem aktiviteter og partnere. Forslag til handlingsplan for den resterende del af bevillingsperioden samt opdateret budget, der fordeler den ufordelte projektpulje på de enkelte budgetposter, fremsendes til styrelsen samtidig med årsrapporteringen. Omfordelinger på mere end 25 pct. mellem de enkelte poster i det godkendte budget for hele bevillingsperioden skal forhåndsgodkendes af styrelsen, jf. VfB kap. 10 vedrørende ændringer i bevillingsgrundlaget Periodisk rapportering og udbetaling Senest tre måneder efter bevillingens start indsendes en kort status for netværkets etablering, igangsatte aktiviteter, foreløbige resultater og eventuelle udfordringer. Senest tre måneder efter årets udløb indsendes faglig årsrapport og regnskab, jf. VfB kap. 8. Regnskabet skal være et samlet udgifts- og medfinansieringsregnskab for netværket og skal omfatte regnskabsbidrag fra alle tilskudsmodtagere. Årsrapporteringen omfatter endvidere en liste over dedikerede virksomheder i netværket, 2-3 casebeskrivelser, samt oversigter over ansøgte og bevilgede eksterne projektbevillinger. Endelig skal administrator bidrage med data til det årlige performanceregnskab for innovationsnetværk. Udbetaling af tilskud sker kvartalsvis i fire lige store rater i overensstemmelse med netværkets godkendte udbetalingsprofil, jf. VfB kap. 2 og 5.1. Hvis årsregnskabet viser uforbrugte midler på mere end 1 mio. kr. for offentlige institutioner og kr. for private organisationer, skal der ske en rebudgettering og ændring af udbetalingsprofilen for den resterende periode, jf. VfB, kap Slutrapportering og udbetaling Senest 3 måneder efter udløbet af bevillingsperioden skal administrator sammen med den normale rapportering fremsende en afsluttende rapport om projektet, Side 12/14

13 som sammenfatter de udførte aktiviteter og opnåede resultater, videnspredning mv. Regnskabet for bevillingsperiodens sidste år udgør slutregnskabet. Styrelsen tilbageholder 15 pct. af det beløb, der skal udbetales for bevillingens sidste finansår (2020), indtil slutregnskab og slutrapport er godkendt, og anden krævet dokumentation er modtaget Oversigt over frister og dokumenter Der gælder følgende overordnede frister for rapportering: Dokument Frist Handlingsplan, evt. revideret budget, udbetalingsprofil, indledende administratorerklæring Angivet i tilsagn Kortfattet statusrapport Ultimo marts 2019 Årsrapport, regnskab, handlingsplan, evt. opdateret Ultimo marts 2020 budget, evt. revideret udbetalingsprofil, lister over dedikerede virksomheder og evt. eksterne projekter Årsrapport, slutregnskab, slutrapport, lister over dedikerede virksomheder og evt. eksterne Ultimo marts 2021 projekter På styrelsens hjemmeside kan hentes relevante dokumenter for rapportering ifm. innovationsnetværk, herunder de skemaer, erklæringer og dispositioner, som skal anvendes: 1. Retningslinjer for innovationsnetværk (nærværende dokument) 2. Vejledning vedrørende afrapportering 3. Skema for handlingsplaner og -rapporter 4. Skema for budget og årsregnskab 5. Erklæring fra videnformidlingsorganisationer, som ønsker at modtage tilskud iht. pkt. 6. Indledende erklæring fra administrator 7. Erklæring fra bemyndiget medarbejder om revision af regnskab 8. Erklæring fra ny tilskudsmodtager 9. Disposition for slutrapport Derudover henvises til styrelsens Vilkår for bevillinger og revisionsinstruks. 11 Revision Med års- og slutregnskaberne skal der indsendes en revisorerklæring om aftalte arbejdshandlinger. Administrators revisor bekræfter hermed, at: 1. Alle tilskudsmodtageres delregnskaber er modtaget. 2. Delregnskaberne for alle tilskudsmodtagerne er blevet revideret eksternt/underskrevet i overensstemmelse med nedenstående revisionskrav for den enkelte part. 3. Det samlede regnskab stemmer i forhold til det samlede bevillingsbudget og er korrekt summeret. Revisors eventuelle bemærkninger til det samlede regnskab skal fremgå tydeligt af erklæringen til styrelsen. Side 13/14

14 Der gælder følgende regler for revision af parternes regnskaber: 1. Hvis tilskuddet til en part årligt er over kr , skal delregnskabet for denne part eksternt revideres og underskrives af partens kontaktperson og den økonomiansvarlige. Revisorerklæring fremsendes til administrator sammen med det regnskab, revisionen omhandler. 2. Hvis tilskuddet til en part årligt er lig med eller mindre end kr , skal delregnskabet for denne part underskrives af partens kontaktperson og den økonomiansvarlige. Den økonomiansvarlige skal derudover underskrive styrelsens standarderklæring, som fremsendes med regnskabet til administrator. Hvis administrator af netværket eller en part er et universitet eller anden institution, der er underlagt Rigsrevisionen, træder institutionens økonomiansvarlige i ekstern revisors sted. En ekstern revisor kan enten benytte styrelsens standarderklæring eller udarbejde egen erklæring. Hvis der er tale om et universitet eller anden institution, der er underlagt Rigsrevisionen, skal den økonomiansvarlige benytte styrelsens standarderklæring. Hvad angår privat medfinansiering, kan dokumentation for virksomhedernes tidsforbrug i netværket bestå af underskrevne timesedler fra virksomheder eller deltagerlister, hvis virksomhederne deltager i konferencer eller lignende. Her skal det fremgå tydeligt, om deltageren er fra en privat virksomhed eller fra en offentlig institution. Regler for medfinansiering fremgår af gældende retningslinjer. Kravene til revision fremgår af styrelsens til enhver tid gældende revisionsinstruks. Se i øvrigt VfB kap. 9. Side 14/14