Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt - for Fag- og stabschefer

Transkript

1 R A P P O R T Vejledning til udfyldelse af ledelsesinstrumentbræt - for Fag- og stabschefer udarbejdet af Intern Udvikling og Personale og Viden og Strategi September 2013, senest opdateret Maj 2014

2 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 2 I N D H O L D S F O R T E G N E L S E Indledning... 3 Eksempel på korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt... 4 DBA... 6 Brugertilfredshed... 7 Regnskab... 8 Budget...12 Sygefravær...16 Arbejdsmiljø...22 Trivsel...23 Kompetenceudvikling...24 Ledelse...25

3 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 3 Indledning Denne vejledning henvender sig til fag- og stabschefer. Den beskriver, hvordan data til ledelsesinstrumentet findes og hvordan ledelsesinstrumentbrættet skal udfyldes. Vejledningen er udformet sådan, at hvert tema i ledelsesinstrumentbrættet har fået sit eget kapitel. Det er derfor ikke nødvendigt at læse hele vejledningen, hvis det er indenfor et bestemt tema, der er brug for vejledning. God læselyst.

4 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 4 Eksempel på korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt Nedenfor vises et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt. DBA Sund Økonomi Høj Kvalitet i kerneydelserne Temaer indenfor sundhedspolitikken Styrke frivillighedsområdet Udvikling af hjælpemiddel og teknologiområdet Et godt og sundt hverdagsliv Brugertilfredshed Samlet tilfredshed med hjemmeplejen i Ringkøbing- Skjern Kommune, rapport fra 2012 Samlet tilfredshed med personalet i hjemmeplejen i Ringkøbing-Skjern Kommune, rapport fra 2012 Regnskab Forbrugsprocent på samlet resultat fra sidste års regnskabsresultat Budget Forventet forbrugsprocent på samlet resultat fra seneste budgetopfølgning Sygefravær Farve (Rød, Gul, Grøn) GRØN GRØN GRØN RØD GRØN GUL Resultat 94 % er meget tilfredse eller tilfredse (4 % er utilfredse eller meget utilfredse) 92 % er meget tilfredse eller tilfredse (2 % er utilfredse) Forbrugsprocent 110,1 % Forventet forbrugsprocent 99,1 % Sygefraværsprocent Sygefraværet for det seneste år 4,2 % Arbejdsmiljø Svar (ja eller nej) Sammenhæng mellem sygefravær og arbejdsmiljø. Spørgsmål 7 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. (Har I et sygefravær som formodes eller mistænkes for at have sammenhæng med arbejdsmiljøet?) APV-handlingsplan. Spørgsmål 11 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. (Har I udarbejdet en skriftlig APV-handlingsplan?) Brugen af APV-handlingsplan Spørgsmål 13 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. (Følger I løbende op på jeres handlingsplan?) Har I fået tildelt gule eller røde Smileys fra Arbejdstilsynet inden for det seneste år? Trivsel 80 % svarer ja 20 % svarer nej 65 % svarer ja 35 % svarer nej 90 % svarer ja 10 % svarer nej Ja, 2 gule og 1 rød Score Svarprocent fra seneste Trivselsundersøgelse 65 % Medarbejdernes oplevelse af arbejdsmiljøet. 3,73 (Ikke administrative ansatte) (Spørgsmål 10.1 fra Trivselsundersøgelsen: Jeg 4,10 (administrative ansatte) oplever at der er et godt arbejdsmiljø på min arbejdsplads) Overordnet trivsel. (Spørgsmål 10.5 fra Trivselsundersøgelsen: Alt i alt trives jeg i min nuværende aftaleenhed) Kompetencer Procentdel afholdte MUS Procentdel med individuel kompetenceudviklingsplan 3,93 (Ikke administrative ansatte) 4,40 (administrative ansatte) Procentdel 73 % (Ikke administrative ansatte) 78 % (administrative ansatte) 65 % (Ikke administrative ansatte) 80 % (administrative ansatte)

5 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 5 Ledelse Ledelse af retning 3,25 Ledelse af præstation 4,00 Relationer 3,50 Ledelse af medarbejdere 4,25 Selvledelse 3,75 Politisk rådgivning 4,00 Ledelse med innovation 3,75 Gennemsnitsscore

6 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 6 DBA Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under DBA ser sådan ud. DBA Sund Økonomi GRØN Høj Kvalitet i kerneydelserne GRØN Temaer indenfor sundhedspolitikken GRØN Styrke frivillighedsområdet RØD Udvikling af hjælpemiddel og teknologiområdet GRØN Et godt og sundt hverdagsliv GUL Farve (Rød, Gul, Grøn) Under DBA noteres de respektive temaer fra fagstabsområdets DBA. De fagchefer, der også er aftaleenhedsledere for et administrativt sekretariat, skal også notere temaerne fra sekretariatets DBA. Skriv i parentes, at temaet vedrører sekretariatets DBA. Under farve noteres den farve som symboliserer status for det respektive tema DBA-temaerne og status på temaer findes i Vidensportalen.

7 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 7 Brugertilfredshed Såfremt at fag- stabschefen vurderer, at der ikke er relevante brugertilfredshedsmålinger, skal der ikke noteres noget under brugertilfredshed. Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under Brugertilfredshed ser sådan ud. Brugertilfredshed Samlet tilfredshed med hjemmeplejen i Ringkøbing-Skjern Kommune, rapport fra 2012 Samlet tilfredshed med personalet i hjemmeplejen i Ringkøbing- Skjern Kommune, rapport fra 2012 Resultat 94 % er meget tilfredse eller tilfredse (4 % er utilfredse eller meget utilfredse) 92 % er meget tilfredse eller tilfredse (2 % er utilfredse) Her noteres de mest centrale spørgsmål fra brugertilfredshedsmålingen. Her noteres resultaterne på de mest centrale spørgsmål fra brugertilfredshedsmålingen.

8 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 8 Regnskab Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under Regnskab ser sådan ud. Regnskab Forbrugsprocent på samlet resultat fra sidste års regnskabsresultat Forbrugsprocent 110,1 % Teksten bliver stående Forbrugsprocenten for hele fag/stabsområdet noteres. Forbrugsprocenterne findes i OPUS. Guiden på næste side viser, hvordan de kan findes.

9 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 9 Vejledning til udarbejdelse af OPUS rapport til brug til at finde regnskabstal til ledelsesinstrumentbrættet Åben OPUS Login med brugernavn og adgangskode

10 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 1 0 Vælg nedenstående rapport FIBL30 under Min økonomi. Vælg fanen Min Økonomi Vælg rapport FIBL30 Under variabelskærm udfyldes budgetområdet, regnskabsåret samt bogføringsperioden. Herefter trykkes OK. Udfyld profitcenter Regnskabsår (seneste regnskabsår) Budgetperioden sættes til 1-16

11 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 1 1 Herefter fremkommer følgende resultat: I Ledelsesinstrumentbrættet noteres forbrugsprocent for samlet resultat

12 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 1 2 Budget Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under budget ser sådan ud. Budget Forventet forbrugsprocent på samlet resultat fra seneste budgetopfølgning Forventet forbrugsprocent 99,1 % Teksten bliver stående Den forventede forbrugsprocent for hele fag/ stabsområdet noteres Forbrugsprocenterne findes i OPUS. Guiden på næste side viser, hvordan de kan findes.

13 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 1 3 Vejledning til udarbejdelse af OPUS rapport til brug til at finde budgettal til ledelsesinstrumentbrættet Åben OPUS Login med brugernavn og adgangskode

14 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 1 4 Vælg nedenstående rapport FIBL30 under Min økonomi. Vælg fanen Min Økonomi Vælg rapport FIBL30 Under variabelskærm udfyldes budgetområdet, regnskabsåret samt bogføringsperioden. Herefter trykkes OK. Udfyld profitcenter Regnskabsår (nuværende regnskabsår) Budgetperioden sættes til 1 nummeret på indeværende måned (her 5 for maj)

15 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 1 5 Herefter fremkommer følgende resultat: I Ledelsesinstrumentbrættet noteres forventet forbrugsprocent for året.

16 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 1 6 Sygefravær Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under Sygefravær ser sådan ud. Sygefravær Sygefraværsprocent Sygefraværet for det seneste år 4,2 % Teksten bliver stående Sygefraværsprocenten for hele Fag/Stabsområdet noteres. Forbrugsprocenterne findes i OPUS. Guiden på næste side viser, hvordan de kan findes.

17 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 1 7 Vejledning til udarbejdelse af OPUS rapport til brug til at finde sygefraværet til ledelsesinstrumentbrættet Åben OPUS Login med brugernavn og adgangskode

18 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 1 8 Vælg fanen Mit Personale og Ledelsesinfo & rapporter 1. Vælg Fravær 2. Vælg Fraværsdage og fraværsprocenter

19 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e Vælg periode 2. Sæt medarbejderkreds til 00 = forud løn 01 = bagud løn 3. Klik på firkanten ved Medarbejderkreds 1. Vælg følgende koder: 68 Honorar/vederlag 15 Skånejob 16 Folkevalgt 82 Efterindtægt af løn Koderne skrives i MA-kreds og der trykkes enter efter hver kode. 2. Marker rækkerne og tryk på den røde firkant. Disse medarbejderkredse vil nu ikke være en del af din rapport. Klik på OK

20 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 2 0 Klik på OK Du får nu en fuld fraværsrapport frem for dit område. For kun at se sygefraværet, skal der selekteres på fraværsårsagskoder. Højreklik på Fraværsårsagskoder Vælg Filter og Selekter filterværdi

21 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 2 1 Vælg følgende fraværsårsager (linjen markeres): Delvist syg Arbejdsskade Sygdom Sygdom efter -56 aftale Nedsat tjeneste (Tryk på Opret) Vær opmærksom på, at du kun kan finde de årsagskoder som du har haft i perioden. Klik på OK Du har nu en fraværsrapport, som kun indeholder det sygdom, som udgør din sygefraværsprocent. Rapporten indeholder ikke alle medarbejdere kun de medarbejdere der er registreret sygdom på.

22 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 2 2 Arbejdsmiljø Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under arbejdsmiljø ser sådan ud. Arbejdsmiljø Sammenhæng mellem sygefravær og arbejdsmiljø. Spørgsmål 7 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. (Har I et sygefravær som formodes eller mistænkes for at have sammenhæng med arbejdsmiljøet?) APV-handlingsplan. Spørgsmål 11 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. (Har I udarbejdet en skriftlig APV-handlingsplan? Brugen af APVhandlingsplan Spørgsmål 13 fra Årlig beretning om arbejdsmiljø. (Følger I løbende op på jeres handlingsplan) Har I fået tildelt gule eller røde Smileys fra Arbejdstilsynet inden for det seneste år? Svar (ja eller nej) 80 % svarer ja 20 % svarer nej 65 % svarer ja 35 % svarer nej 90 % svarer ja 10 % svarer nej Ja, 2 gule og 1 rød For de tre første spørgsmål skal svaret hentes i Årlig Beretning om Arbejdsmiljø. I 2014-udgaven er spørgsmålene henholdsvis nr. 7, nr. 11 og nr. 13. Teksten bliver stående For det sidste spørgsmål omkring gule og røde smiley skal oplysningerne ikke findes i bestemte undersøgelser eller rapporter. Der skal blot svares på spørgsmålet. Data findes i de delrapporter af Årlig Beretning om Arbejdsmiljø, som er lavet for de forskellige FagMED /AdmMED. Data findes i de(n) rapport(er), for det FagMED/AdmMED som fag/stabsområdets aftaleenhed(er) hører under. Alle Fagchefer på nær fagchefen i Beskæftigelse vil skulle finde data i både Adm.MED rapporten og i én FagMED rapport.

23 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 2 3 Trivsel Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under trivsel ser sådan ud. Trivsel Svarprocent fra seneste Trivselsundersøgelse Medarbejdernes oplevelse af arbejdsmiljøet. (Spørgsmål 10.1 fra Trivselsundersøgelsen: Jeg oplever at der er et godt arbejdsmiljø på min arbejdsplads) Overordnet trivsel. (Spørgsmål 10.5 fra Trivselsundersøgelsen: Alt i alt trives jeg i min nuværende aftaleenhed) Score 65 % 3,73 (ikke administrative ansatte) 4,10 (administrative ansatte) 3,93 (ikke administrative ansatte) 4,40 (administrative ansatte) Svaret findes i bilag 1 i Trivselsundersøgelsen Scoren noteres.* Teksten bliver stående Trivselsrapporterne findes i Vidensportalen. * Fagcheferne i Sundhed og Omsorg, Handicap og Psykiatri, Børn og Familie noterer både scoren fra FagMED-undersøgelsen og scoren fra den undersøgelse som rummer alle de administrativt ansatte inden for fagområdet. Stabscheferne og fagcheferne i Land, By og Kultur har en trivselsrapport som rummer alle ansatte i staben/fagområdet; hvorfor der kun skal noteres et tal. Fagchefen i Dagtilbud og Undervisning har ingen trivselsrapport som kun rummer de administrative ansatte i Sekretariatet, derfor noterer fagchefen i Dagtilbud og Undervisning kun tallene fra FagMED undersøgelserne.

24 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 2 4 Kompetenceudvikling Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under kompetenceudvikling ser sådan ud. Kompetencer Procentdel afholdte MUS Procentdel med individuel kompetenceudviklingsplan Procentdel 73 % (ikke administrative ansatte) 78 % (administrative ansatte) 65 % (ikke administrative ansatte) 80 % (administrative ansatte) Teksten bliver stående Her noteres procentdelen for de respektive spørgsmål.* De år hvor der er udarbejdet trivselsrapport, noteres procentdelen fra trivselsundersøgelsen. De øvrige år noteres lederens bedste skøn. Aftaleenhedens trivselsrapport findes i Vidensportalen. * Fagcheferne i Sundhed og Omsorg, Handicap og Psykiatri, Børn og Familie noterer både scoren fra FagMED-undersøgelsen og scoren fra den undersøgelse, som rummer alle de administrativt ansatte inden for fagområdet. Stabscheferne og fagcheferne i Land, By og Kultur har en trivselsrapport som rummer alle ansatte i staben/fagområdet; hvorfor der kun skal noteres et tal. Fagchefen i Dagtilbud og Undervisning har ingen isoleret trivselsrapport som kun rummer de administrative ansatte i Sekretariatet, derfor noterer fagchefen i Dagtilbud og Undervisning kun tallene fra FagMED undersøgelserne.

25 V e j l e d n i n g t i l u d f y l d e l s e a f l e d e l s e s i n s t r u m e n t b r æ t S i d e 2 5 Ledelse Et eksempel på et korrekt udfyldt ledelsesinstrumentbræt under ledelse ser sådan ud. Ledelse Gennemsnitsscore Ledelse af retning 3,25 Ledelse af præstation 4,00 Relationer 3,50 Ledelse af medarbejdere 4,25 Selvledelse 3,75 Politisk rådgivning 4,00 Ledelse med innovation 3,75 Teksten bliver stående Her noteres scoren fra de respektive hovedgrupper Gennemsnitscoren som skal noteres i ledelsesinstrumentbrættet findes i kapitel 2 i 360 graders lederevaluering. Se nedenstående figur. Bemærk, at der ikke er opgivet et konkret tal, hvorfor det er op til aftaleenhedslederen selv at aflæse og angive gennemsnitscoren på baggrund af den orange streg i figuren. Gennemsnitscoren aflæses på den orange streg.