FORENINGS- HÅNDBOGEN

Transkript

1 HÅNDBOG FOR LOKALFORENINGER OG KREDSE FORENINGS- HÅNDBOGEN En praktisk hjælp til alle områder indenfor foreningsopbygning af lokalforeningen samt opbygningen af kredsen

2 SIDE 01 FORORD Velkommen som lokalforening i (DFS). Begreber i denne foreningshåndbog Det er naturligvis vigtigt for os, at du forstår det, du læser i denne foreningshåndbog. Derfor vil vi lige definere et par begreber og forkortelser med det samme. 1) forkortes til DFS 2) Dansk Ungdoms Fællesråd forkortes til DUF 3) Vi bruger begrebet lokalforening i stedet for betegnelser som klub, børneklub, juniorklub, søndagsskole, børnekirke, Gospel Kids-gruppe osv. 4) Vi bruger konsekvent det lidt formelle begreb generalforsamling kald det gerne en årsfest eller børnefest i jeres lokalforening, hvis I synes, det lyder lettere tilgængeligt. I skal blot overholde de krav, der er til en generalforsamling. Hvis du på har nogen spørgsmål måde til har det, spørgsmål du læser til i foreningshåndbogen, det, du læser i foreningshåndbogen, er du altid velkommen er du altid til at velkommen kontakte til at kontakte landskontoret organisationskonsulent på tlf Mikael eller kontakt@soendagsskoler.dk. Arendt Laursen på tlf , mobil eller på mikael@soendagsskoler.dk. Hvordan er DFS opbygget? DFS blev med virkning fra 1. januar 2001 organiseret som en forening. I en forening har medlemmerne demokratisk indflydelse både på lokal-, kreds- og landsplan. Børn vælges til lokalforeningens børneråd ved lokalforeningens generalforsamling. De valgte børn samt lederne udgør børnerådet. Gennem børnerådet kan lokalforeningen opstille en kandidat til valg til den lokale kredsbestyrelse ved kredsens generalforsamling. DFS øverste myndighed er generalforsamlingen i kredsformandskabet, som består af alle kredsformænd (samt evt. øvrige kredsbestyrelsesmedlemmer med stemmeret; se afsnit 3.5) og landsudvalget i DFS. Seks af landsudvalgets ti medlemmer vælges på denne generalforsamling, hvor hver kreds har mulighed for at opstille en kandidat. På denne måde har medlemmerne indflydelse på deres egen forening både i børnerådet (lokalt), i kredsbestyrelsen (regionalt) og i landsudvalget (nationalt). Man kan vælge lokalt at lade forældrene opstille til børnerådet, hvis man synes, at det er mere hensigtsmæssigt. Men generelt anbefaler vi, at børnene selv får lov til at sidde med i børnerådet, så snart de er gamle nok til det. Du kan se en model af vores demokratiske struktur på næste side.

3 SIDE 02 FORORD Figur 1: Den demokratiske struktur i DFS LANDSuDvALG KREDSFORmANDSKAB KREDSBEStyRELSE BøRNERÅD medlem

4 SIDE 03 FORORD Hvorfor organisere sig som forening? DFS er en forening på linje med andre foreninger. Og DFS er en forening, som har formuleret et bestemt formål og et grundlag. Det gælder såvel landsarbejdet som arbejdet på lokalt og regionalt plan. Der er noget sundt og rigtigt i, at medlemmer har indflydelse på deres egen forening. De lærer noget vigtigt om ansvarlighed, lederskab og demokrati. Desuden giver organiseringen som forening nogle muligheder for at kunne modtage økonomisk støtte til at fremme vores arbejde og formål. Organiseringen er en forudsætning for, at DFS på landsplan kan modtage støtte fra tipsmidlerne, ligesom den lokale organisering er en del af forudsætningen for, at en lokalforening kan modtage støtte jf. folkeoplysningsloven (det er her, man fx kan søge lokaletilskud, tilskud til kurser osv.). Derfor anbefaler vi, at alle lokale afdelinger i DFS organiserer sig som lokalforeninger. Det betyder rigtig meget for DFS arbejde. Hvorfor denne foreningshåndbog? 1) For at give hjælp, råd og vejledning til at organisere sig lokalt som lokalforening 2) For at gøre tingene overskuelige og lette at gå til 3) For at give en tjekliste for, hvad der er vigtigt at huske i lokalforeningen i årets løb Ovenstående fylder i praksis ikke så meget, som det ofte gør i tanken! Med venlig hilsen Dorte Herluf Krogh Christensen Eriksen Bent Molbech Pedersen Mikael Arendt Laursen formand landsleder organisationskonsulent

5 SIDE 04 INDHOLDSOvERSIGt Forord...01 Afsnit 1: Oversigt 1.1: Hvad er en lokalforening i DFS? : Hvad er en kreds i DFS?...06 Afsnit 2: Praksis i lokalforeningen 2.1: Indmeldelse, og indmeldelseserklæring og medlemskort : Kvittering for betalt kontingent : Oplysninger til sekretariatet hvert år (tjekliste) : Vedtægter for det lokale arbejde : Generalforsamling - hvordan? : Børnerådet : Regnskab...22 Afsnit 3: Praksis i kredsen 3.1: Kredsvedtægter : Opstilling af kandidater til kredsbestyrelsen : Kredsregnskab : Kredsgeneralforsamlingen : Kredsen og kredsformandskabets generalforsamling...28 Hjælp...30

6 SIDE 05 AFSNIt 1: OvERSIGt 1.1 Hvad er en lokalforening i DFS? Følgende betingelser skal være opfyldt af en lokalforening i DFS: 1) Medlemmer En lokalforening har indmeldte medlemmer af DFS (se vedr. indmeldelse i afsnit 2.1). Medlemmer under 30 år skal betale et kontingent på minimum 75 kr. årligt, for at de tæller med i DFS ansøgning om tipsmidler. Medlemmer Kontingentet over tilhører 30 år lokalforeningen (typisk ledere) kan og indgår evt. fritages derfor for som betaling en indtægt af kontingent, i regnskabet. hvis Der man er beslutter ingen regler dette for, i lokalforeningen. hvad kontingentpengene Kontingentet skal bruges tilhører til. lokalforeningen og indgår derfor som en indtægt i regnskabet. Der er ingen regler for, hvad kontingentpengene skal bruges til. Medlemskab er en forudsætning for at have indflydelse i lokalforeningen, have stemmeret i kredsen eller stille Medlemskab op som kandidater en forudsætning til valg til landsudvalget. for at have indflydelse Kredsbestyrelsesmedlemmer i lokalforeningen, skal have være stemmeret indmeldte i kredsen medlemmer eller stille i op en lokalforening som kandidater i DFS. til valg til landsudvalget. Kredsbestyrelsesmedlemmer skal være indmeldte medlemmer i en lokalforening i DFS. 2) Vedtægter 2) En Vedtægter lokalforening har sine egne vedtægter (se vedr. vedtægter i afsnit 2.4). Alternativt kan lokalforeningen En vælge lokalforening blot at tilslutte har sine sig DFS egne landsvedtægt. vedtægter (se vedr. vedtægter i afsnit 2.4). Alternativt kan lokalforeningen vælge blot at tilslutte sig DFS landsvedtægt. 3) Generalforsamling med valg til børneråd 3) Medlemmerne Generalforsamling skal have med indflydelse valg til børneråd på deres egen lokalforening. En lokalforening afholder årligt en general- Medlemmerne forsamling med skal valg have til børneråd indflydelse (se på vedr. deres generalforsamling egen lokalforening. i afsnit En 2.5 lokalforening og børneråd afholder i afsnit årligt 2.6; vedr. en generalforsamling af kandidater med valg til til kredsbestyrelsen børneråd (se vedr. se afsnit generalforsamling 3.2). i afsnit 2.5 og børneråd i afsnit 2.6; vedr. opstil- opstilling af kandidater til kredsbestyrelsen se afsnit 3.2). 4) Selvstændig økonomi og regnskab 4) En Selvstændig lokalforening økonomi skal have og selvstændig regnskab økonomi og skal derfor også udarbejde et selvstændigt regnskab som En skal lokalforening godkendes på skal generalforsamlingen have selvstændig økonomi (se hvad der og skal kræves derfor vedr. også regnskab udarbejde i afsnit et selvstændigt 2.7). regnskab som skal godkendes på generalforsamlingen (se hvad der kræves vedr. regnskab i afsnit 2.7). 5) Jævnlige aktiviteter 5) En Jævnlige lokalforening aktiviteter skal have jævnlige aktiviteter og kunne dokumentere dette. Dette dokumenteres lettest med En en kopi lokalforening af programmet skal have eller jævnlige lignende. aktiviteter Ved jævnlige og kunne aktiviteter dokumentere forstås som dette. absolut Dette minimum dokumenteres kvartalsvise lettest med en akti- kopi viteter af programmet der er relevante eller i lignende. forhold til Ved lokalforeningens jævnlige aktiviteter formål. forstås som absolut minimum kvartalsvise aktiviteter der er relevante i forhold til lokalforeningens formål. Hvert år i december skal alle DFS lokalforeninger indsende oplysninger til DFS sekretariat. Dette er afgø- Hvert rende vigtigt, år i december for at DFS skal alle kan DFS søge om lokalforeninger tipstilskud via indsende DUF. Se oplysninger oversigten til over, DFS hvad sekretariat. der skal sendes Dette er ind, afgørende tjeklisten vigtigt, i afsnit for 2.3. at DFS kan søge om tipstilskud via DUF. Se oversigten over, hvad der skal sendes ind, og og tjeklisten i afsnit 2.3. Hvor kan jeg få hjælp til organiseringen som lokalforening? se sidste side i denne håndbog. Hvor kan jeg få hjælp til organiseringen som lokalforening? se sidste side i denne håndbog.

7 SIDE 06 AFSNIt 1: OvERSIGt 1.2 Hvad er en kreds i DFS? 1) En kreds i DFS dækker et større område end de lokalforeningerne typisk en eller flere kommuner. For at blive godkendt som en distriksforening jf. folkeoplysningsloven skal kredsens område strække sig ud over en enkelt kommune og have mindst én aktiv lokalforening også udenfor hjemkommunens grænser. 2) I hver kreds vælges en kredsbestyrelse på typisk 3-7 medlemmer. I meget store kredse kan man vælge at have større kredsbestyrelser. 3) Valg til kredsbestyrelsen finder sted ved direkte valg på en årlig kredsgeneralforsamling. 4) De lokale børneråd opstiller kandidater til kredsbestyrelsen. 5) Hvert børneråd kan maksimalt opstille én kandidat til den lokale kredsbestyrelse. 6) Medlemmer af lokale børneråd, som er fyldt 16 år, kan vælges til kredsbestyrelsen. Nærmere betingelser for at stille op fremgår af kredsens vedtægt. Vi vil gerne opfordre til, at der også vælges unge medlemmer ind i kredsbestyrelserne, da det dels er med til at give ejerskab for kredsens arbejde også blandt de unge ledere, dels kan give en god dynamik i arbejdet i kredsen, at alderssammensætningen er så bred som muligt. 7) Kredsens opgave er at tilskynde til og at hjælpe med oprettelse af nyt arbejde samt at give igangværende arbejde nødvendig støtte. 8) Kredsens opgave er at afholde møder og kurser for de frivillige ledere i kredsens område. 9) Kredsens opgave er at afholde lejre. 10) En kreds kan opstille én kandidat til kredsformandskabets valg af medlemmer til DFS landsudvalg på kredsformandskabets årlige generalforsamling. 11) Hvert år skal kredsen indsende et årsoversigtsskema med oplysning om arbejdet i kredsen til landsudvalget for DFS.

8 SIDE 07 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN 2.1 Indmeldelse, indmeldelseserklæring og medlemskort Indmeldelse Alle der ønsker det og har tilknytning til en lokalforening - børn og ledere - kan blive medlem af DFS. Medlem bliver man ved at udfylde en indmeldelseserklæring fra DFS. Læg mærke til, at det er DFS, man bliver medlem af og ikke lokalforeningen. Det betyder fx, at et barn godt kan være med i to lokalforeninger men kun skal indmeldes én gang. Barnet skal heller ikke udfylde en ny indmeldelseserklæring, hvis det fx skifter fra børne- til juniorklubben eller til en lokalforening i DFS i en anden by. Indmeldelseserklæring Det er vigtigt at indmeldelseserklæringen er udfyldt rigtigt, ellers kan den ikke regnes for gyldig. Husk derfor at udfylde samtlige felter omhyggeligt. Ved små børn kan man undlade at lade barnet selv underskrive erklæringen men der skal altid være en forældres/værges underskrift! Indmeldelseserklæringer kan fås på DFS sekretariat. Du kan se et eksempel på en indmeldelseserklæring på næste side.

9 SIDE 08 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN Figur 2: Eksempel på udfyldt indmeldelseserklæring Indmeldelseserklæringen består af tre sider. Den hvide side indsendes til DFS sekretariat. Den gule side kan, hvis lokalforeningen søger om tilskud via folkeoplysningsloven, indsendes til kommunen. Den røde side er til opbevaring i lokalforeningen.

10 SIDE 09 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN 2.2 Medlemskort Kvittering for betalt kontingent De udfyldte indmeldelseserklæringer sendes til DFS sekretariat. Det kan ske løbende eller samlet en gang om En året forudsætning i forbindelse for, med at den lokalafdelingen årlige indsendelse kan modtage til sekretariatet, støtte fra sådan folkeoplysningsloven som det passer den og enkelte landsarbejdet lokalforening kan modtage bedst. Når tipsmidler indmeldelseserklæringerne er, at hvert enkelt er medlem modtaget, betaler sender minimum DFS et 75 medlemskort kr. i årligt kontingent. ud til nye medlemmer. Kontingentet skal betales af medlemmet selv, dets forældre, værge eller stedforældre. Figur 3: Eksempel på printet medlemskort Kontingentet kan evt. opkræves ad flere omgange, fx 40 kr. halvårligt. Beløbet skal blot sammenlagt være mindst 75 kr. for hele året. Hvis kontingentet opkræves ad flere omgange, skal kontingent-kvitteringer for samme medlem hæftes sammen, når de sendes ind til landskontoret sidst på året sammen med oplysningsskemaet m.m. Er der kun en kvittering for et halvår, tæller medlemmet ikke med i opgørelsen. Kontingentet må gerne gælde et klubår, der går fra august til august, men kontingentet skal være indbetalt og kontingentkvitteringen skrevet inden 31. december. Kontingentet går direkte til det lokale arbejde og indgår derfor i lokalforeningens egen økonomi. Kontingentkvittering Hvert år i januar måned sendes årets kontingentkvitteringer ud til hver lokalforening fra DFS sekretariat. 2.2 Kvittering for betalt kontingent En forudsætning for, at lokalafdelingen kan modtage støtte fra folkeoplysningsloven og landsarbejdet kan modtage tipsmidler er, at hvert enkelt medlem betaler minimum 75 kr. i årligt kontingent. Kontingentet kan evt. opkræves ad flere omgange, fx 40 kr. halvårligt. Beløbet skal blot sammenlagt være mindst 75 kr. for hele året. Hvis kontingentet opkræves ad flere omgange, skal kontingent-kvitteringer for samme medlem hæftes sammen, når de sendes ind til landskontoret sidst på året sammen med oplysningsskemaet m.m. Er der kun en kvittering for et halvår, tæller medlemmet ikke med i opgørelsen. Kontingentet må gerne gælde et klubår, der går fra august til august, men kontingentet skal være indbetalt og kontingentkvitteringen skrevet inden 31. december. Kontingentet går direkte til det lokale arbejde og indgår derfor i lokalforeningens egen økonomi. Kontingentkvittering Hvert år i januar måned sendes årets kontingentkvitteringer ud til hver lokalforening fra DFS sekretariat.

11 SIDE 10 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN Det er vigtigt at man benytter netop disse kontingentkvitteringer med det korrekte årstal påtrykt samt at kontingentkvitteringen er udfyldt rigtigt. Alle felter skal altså udfyldes, så det er let at læse, hvis kontingentkvitteringen skal være gyldig og dermed være med til at sikre, at DFS får det maksimale tilskud fra DUF. Kontingentet skal være indbetalt til lokalforeningen senest den 31. december. Figur 4: Eksempel på udfyldt kontingentkvittering

12 SIDE 11 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN Ligesom indmeldelseserklæringen består også kontingentkvitteringen af tre sider. En hvid, der skal indsendes til DFS sekretariat, en gul, der kan bruges, hvis lokalforeningen søger tilskud ved kommunen, og en rød til medlemmet. Ekstra kontingentkvitteringer kan fås ved henvendelse til DFS sekretariat. 2.3 Oplysninger til sekretariatet hvert år En gang årligt - ved årets slutning - skal alle DFS lokalforeninger indsende oplysninger til sekretariatet. Det drejer sig om et oplysningsskema, en ajourført medlemsliste, eventuelle indmeldelseserklæringer, udfyldte kontingentkvitteringer, kopi af regnskab, referat fra generalforsamling, et klubprogram eller lign. Samt en kopi af lokalforeningens vedtægter. Tjekliste følger på næste side. Oplysningsskema Et oplysningsskema tilsendes fra sekretariatet hvert efterår typisk i oktober måned. Oplysningerne på oplysningsskemaet dokumenterer overfor vores revision og overfor DUF, om klubben har opfyldt betingelserne for at være en lokalforening, nemlig følgende: 1) Lokalforeningen har indmeldte medlemmer, som betaler kontingent 2) Lokalforeningen har en selvstændig ledelse 3) Lokalforeningen har en selvstændig økonomi 4) Lokalforeningen har afholdt generalforsamling med valg af børneråd i kalenderåret 5) Lokalforeningen har jævnlige aktiviteter, der kan dokumenteres 6) Lokalforeningen har sin egen vedtægt (hvis den ikke blot tilslutter sig landsvedtægten) Derudover skal der påføres forskellige oplysninger om lokalforeningen: formand, region samt underskrift og dato. Du kan se et eksempel på et udfyldt oplysningsskema på næste side.

13 SIDE 12 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN Figur 5: Eksempel på udfyldt oplysningsskema

14 SIDE 13 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN Medlemslister Fra sekretariatet bliver der sendt en medlemsliste ud over alle de medlemmer, der er registreret ved den enkelte lokalforening. Lokalforeningen skal ajourføre listen ved at strege medlemmer, der ikke længere er med i lokalforeningen og påføre nye medlemmer samt rette evt. ændrede adresser. Figur 6: Eksempel på udfyldt medlemsliste

15 SIDE 14 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN Indmeldelseserklæringer Hvert medlem skal én gang udfylde en indmeldelseserklæring. Der skal ikke udfyldes en ny indmeldelseserklæring, selvom barnet skifter fra fx børne- til juniorklubben eller til en DFS-klub i en anden by. Kvittering Kvitteringsblanketter for indbetalt kontingent udsendes hvert år i januar måned. Det er vigtigt at bruge de kvitteringer, der er lavet til det aktuelle kalenderår. Kopi af regnskab Der er som sådan ikke nogen krav til, hvordan man i lokalforeningen fører sit regnskab, blot de enkelte poster fremgår. Det kan laves i et regneark, i et kolonnehæfte eller lignende. Regnskabet skal være det seneste, reviderede regnskab som er godkendt på generalforsamlingen. Regnskabet er altså et år ældre end det øvrige materiale. Der skal ikke indsendes bilag til regnskabet - såsom kvitteringer for indkøb o.lign. Referat fra generalforsamling/børnefest Referatskema til brug ved generalforsamlingen - se afsnit 2.5. Klubprogram eller lignende Sammen med de øvrige ting indsendes også et program eller lignende for lokalforeningen. Det kan være oplysninger fra kirkebladet eller missionshusprogrammet, et decideret klubprogram eller en annonce fra lokalavisen. Vedtægter DFS skal have en kopi af klubbens vedtægter, når klubben tilsluttes. Herefter skal den kun indsendes, hvis der er sket ændringer af tidligere indsendte vedtægter.

16 SIDE 15 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN Tjekliste Følgende indsendes til DFS sekretariat i begyndelsen af december hvert år: 1) Oplysningsskema OK o 2) Ajourført medlemsliste OK o 3) Evt. indmeldelseserklæringer OK o Tjek at de er udfyldt med alle oplysninger: Lokalforeningens navn OK o Medlemmets navn OK o Medlemmets adresse, postnr. og by OK o Medlemmets fødselsdato og år OK o Dato for indmeldelsen OK o Barnets underskrift (hvis det er gammelt nok til at skrive under) OK o Forældres/værges underskrift OK o 4) Udfyldte kontingentkvitteringer OK o Tjek at de er udfyldt med alle oplysninger: Lokalforeningens navn OK o Medlemmets navn OK o Medlemmets adresse, postnr. og by OK o Kontingentbeløb OK o Medlemmets fødselsdato og år OK o Dato for kontingentbetalingen OK o Klublederens underskrift OK o 5) Kopi af regnskab godkendt på seneste generalforsamling OK o 6) Referat fra generalforsamling OK o 7) Klubprogram eller lignende OK o 8) Vedtægter (hvis der er sket ændringer i forhold til tidligere) OK o

17 SIDE 16 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN 2.4 vedtægter for det lokale arbejde En lokalforening skal have sine egne vedtægter. DFS har udarbejdet forslag til vedtægter for legestuer, søndagsskoler/børneklubber, juniorklubber, Gospel Kids-grupper og DFS-kredse. Disse forslag ligger frit tilgængeligt på DFS hjemmeside eller kan tilsendes som vedhæftet fil via fra landskontoret. Dermed er de lette at gå til. Vedtægtsforslagene normalt også dækker også de krav, som kommunerne stiller i forbindelse med ansøgning om midler via folkeoplysningsloven. Godkendelse af vedtægterne Vedtægterne skal godkendes på en generalforsamling i jeres lokalforening. Forklar børnene og forældrene hvad der står i vedtægterne, og at det er efter dem, at arbejdet bliver drevet i lokalforeningen. Bemærk at stiftelsesåret i 1 er det år, hvor arbejdet begyndte og ikke det år, hvor vedtægten blev godkendt. Det skrives som nævnt nederst. Øverst på vedtægten skal skrives: Vedtægt for (navnet på jeres lokalforening). Der er to forskellige muligheder for at vælge et børneråd: Model 1: Børnerådet vælges blandt børnene (eller evt. forældrene) til generalforsamlingen. Model 2: Børnerådet udgøres af alle børn i klubben - eller fx alle børn over 9 år. Hvilken model man vælger, skal bare fremgå af vedtægten. Når vedtægten er godkendt skrives dato nederst, og dirigent eller børnerådet underskriver den. En kopi af vedtægterne skal indsendes hvert år til DFS, dog kun hvis der er sket ændringer i forhold til de tidligere indsendte vedtægter. Vedtægten skal ikke godkendes af DFS på landsplan. Herfra forventes det, at de er de i i overensstemmelse med med landsvedtægterne for for DFS. DFS. Det Det kan kan dog dog være være en god en god idé idé at at indsende ny en eller ny revideret eller revideret vedtægt vedtægt til organisationskonsulent til landskontoret på Mikael kontakt@soendagsskoler.dk, Arendt Laursen (kan sendes inden den på mikael@soendagsskoler.dk), sendes til godkendelse på inden generalforsamling den sendes til godkendelse i lokalforeningen. på generalforsamling Derved sikres det, i at lokalforeningen. vedtægten på alle Derved områder sikres lever det, op at til vedtægten reglerne. på Det alle er områder også en god lever idé op på til forhånd reglerne. at Det få vedtægterne er også en godkendt idé på af forhånd kommunen, at få vedtægterne så det er muligt godkendt at søge af kommunen, kommunale så det er tilskud muligt til at lokalforeningen. søge om kommunale Opstår tilskud der problemer til lokalforeningen. i forbindelse Opstår med der godkendelse problemer af i vedtægterne forbindelse med hos kommunen, godkendelse kan af vedtægterne organisationskonsulenten hos kommunen, hos kan DFS organisationskonsulenten også hjælpe med dette. hos DFS også hjælpe med dette. Du kan se et eksempel på en vedtægt for en børneklub på næste side. Du kan se et eksempel på en vedtægt for en børneklub på næste side.

18 SIDE 17 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN Eksempel på vedtægter for en børneklub Vedtægt for Kirkeby Børneklub 1. Navn Kirkeby Børneklub er hjemmehørende i Kirkeby kommune. Børneklubben er tilsluttet Danmarks Folkekirkelige Søndagsskoler (DFS) og dermed forpligtet på DFS vedtægter. Børneklubben er stiftet i Formål Kirkeby børneklub har til formål at formidle evangeliet om Jesus Kristus for børn i alderen fra 3 år og opefter for at oplære og bevare børnene i den kristne tro. Dette skal ske i overensstemmelse med Bibelen og den evangelisk-lutherske folkekirkes bekendelsesskrifter. 3. Arbejdsform Formålet søges bl.a. realiseret ved: a. bibelarbejde, bøn og undervisning, sang b. regelmæssig møde/klub-virksomhed c. at skabe et kammeratligt samvær d. kreative aktiviteter e. udflugter og lejre f. at deltage i lokale-, kreds- og landsarrangementer 4. Medlemmer Som medlemmer af DFS (Kirkeby Børneklub) optages børn og ledere. Medlemskab opnås ved skriftlig indmeldelse. Medlemskab kan være betinget af betaling af kontingent. Ethvert medlem kan ekskluderes hvis det modarbejder grundlaget og formålet. 5. Økonomi Der opkræves et årligt kontingent. Kirkeby Børneklubs udgifter søges dækket via kontingent, frivillige gaver og arbejdskraft, samt tilskud fra offentlig side. Regnskabsåret følger kalenderåret, og der fremlægges revideret regnskab ved generalforsamlingen. Kirkeby Børneklub tegnes økonomisk af formand og kasserer. En revisor vælges på den årlige generalforsamling. 6. Børnefest (generalforsamling) Årlig afholdes der en årsfest i januar kvartal, med følgende dagsorden: u Valg af dirigent u Beretning [fortsættes på næste side]

19 SIDE 18 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN u Aflæggelse af regnskab u Valg af revisor u Valg af børneråd u Idéer og forslag u Eventuelt Der indbydes til årsfest mindst 14 dage før. 7. Børneråd (bestyrelse) Arbejdet ledes af et børneråd, som vælges blandt alle medlemmer til børnefesten (generalforsamlingen). Der vælges tre, og derudover er alle ledere med i børnerådet dog uden stemmeret. De medlemmer af børnerådet, der bliver valgt til generalforsamlingen, skal være børn eller subsidiært forældre (som repræsenterer barnet). Børnerådet genvælges hvert år, og genvalg kan finde sted. Alle medlemmer har stemmeret og er valgbare til børnerådet. Børnerådets opgave er at varetage det lokale arbejdes interesser. Arbejdet har selvstændig ledelse og økonomi. De af børnerådet behandlede anliggender afgøres ved simpelt stemmeflertal. Børnerådet/bestyrelsen tegnes ved formanden, som skal være myndig. Børnerådet kan opstille et medlem, som er fyldt 16 år som kandidat til kredsbestyrelsen ved kredsens generalforsamling. 8. Vedtægtsændring Ændring af vedtægter kan ske, hvis der er 2/3 af de fremmødte medlemmer ved generalforsamlingen, der stemmer for en ændring. 9. Opløsning Hvis Børneklubben opløses tilfalder en evt. formue og materialer Søndagsskolernes arbejde i kommunen, kredsarbejde eller anden lokalt kirkeligt børnearbejde (i prioriteret rækkefølge). Vedtaget på børneklubbens generalforsamling den 11. februar 2009 Peter Hansen dirigent Hvis man har valgt model 2 vedr. valg til børneråd (se side 16), dvs. at alle børn i børneklubben er med i børnerådet, skal det fremgå af 7. I stedet for at skrive om hvordan valg til børnerådet skal finde sted, kan der i stedet stå: Arbejdet ledes af et børneråd, som består af alle medlemmer i klubben samt lederne.

20 SIDE 19 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN 2.5 Generalforsamling - hvordan? Hvert år skal lokalforeningen afholde en generalforsamling, hvor valg til børneråd kan afholdes. Det er vigtigt, at medlemmerne har indflydelse på deres egen forening. Gør generalforsamlingen til en festdag i stil med en børnefødselsdag, så alle kan glæde sig til en festlig dag. Hvem skal have besked om generalforsamling? Medlemmerne skal have besked om generalforsamlingen. Det kan være, at I har skrevet det i jeres program i god tid, men derfor er det alligevel en god idé lige at minde børnene/forældrene om det. Det kan ske i lokalforeningen et par gange før (tidspunktet for indkaldelsen fremgår typisk af vedtægten). Der gøres opmærksom på, at om to gange skal der være generalforsamling. Udleverer en speciel indbydelse - fx som denne: Figur 7: Eksempel på indkaldelse til generalforsamling INDKALDELSE TIL BØRNEFEST I KIRKEBY BØRNEKLUB Kære medlem! Tirsdag den 9. marts 2010 holder vi børnefest i Kirkeby børneklub. Børnefesten er det, der svarer til en generalforsamling. Vi skal igennem følgende punkter: v Valg af dirigent v Beretning v Aflæggelse af regnskab v Valg af revisor v Valg af børneråd v Idéer og forslag v Eventuelt Efter disse punkter er der tid til hygge med en masse lækkerier - så glæd dig! Vi glæder os til at se dig! Lederne i børneklubben

21 SIDE 20 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN Indkaldelsen afleveres/sendes til alle medlemmer. Dagsordenen skal følge den dagsorden, som er nævnt i jeres lokale vedtægter. Derfor nævnes her de punkter, som er i DFS vedtægtsforslag til lokalt arbejde: - Valg af dirigent - Beretning - Aflæggelse af regnskab - Valg af børneråd (med mindre alle børn er med i børnerådet) - Valg af revisor - Idéer og forslag - Eventuelt Forklaring til hvert enkelt punkt Valg af dirigent: Som dirigent kan vælges et af de større børn, en ungleder, leder eller forældre. Navnet foreslås og ved håndsoprækning stemmes der for eller imod. Beretning: Formanden eller en fra børnerådet fortæller kort om, hvad der er sket i årets løb. Gør det spændende for det er vores klub, det handler om! Se et eksempel i referatet på næste side. Beretningen godkendes ved håndsoprækning. Aflæggelse af regnskab: Kassereren fortæller om udgifter og indtægter i årets løb. Fx hvad vi har brugt af penge til præmieting, børnebladet Superfrø, materialer osv. Hvor har vi fået penge fra? Hvor meget tjente vi ved lodseddelsalget? Hvor mange penge har vi i kassen? osv. Gør det spændende. Regnskabsaflæggelse behøver ikke at være kedelig. Regnskabet skal godkendes ved håndsoprækning. Valg af børneråd: Hvis det er første gang, at der skal vælges børneråd, så skal der i vores eksempel her vælges tre børn eller forældrerepræsentanter. Alle børn har stemmeret. Hvordan gribe det an? Mange børn kender det at vælge fra skolen i forbindelse med valg af elevråd. Bed børnene om forslag til navne. De må gerne foreslå sig selv. Dog kan børn, der ikke er medlemmer, ikke vælges til børnerådet. Skriv fx navnene op på en tavle og fortæl, at der skal vælges tre børn til børnerådet. Udlever en seddel med tre linjer. På hver linje må de skrive et navn. Hvis der er mindre børn, kan man med fordel nummerere navnene 1, 2, 3, osv., således at børnene kun behøver at skrive numrene ned på papiret og ikke hele navne. De tre børn, som får flest stemmer er valgt til børnerådet. Valg af revisor: Her bringes forslag til person som revisor. Der er ikke her tale om en statsautoriseret revisor, men derimod en person som har til opgave at se regnskabet igennem ved årets afslutning og kontrollere, om det er i orden - dvs. om kassebeholdningen svarer til det, som står i regnskabet, om bilag stemmer overens

22 SIDE 21 AFSNIt 2: PRAKSIS I LOKALFORENINGEN med det anførte beløb i regnskabet osv. Som revisor kan vælges en af juniorerne, en forælder eller en ungleder, som ikke er medlem af børnerådet. Idéer og forslag: Her kan alle komme med idéer og forslag vedr. lokalforeningens arbejde. Hvis der skal besluttes noget, bør forslagene være på dagsordenen. Eventuelt: Her kan næsten alt komme frem. Men der kan ikke besluttes noget ved dette punkt. Referat fra generalforsamlingen: Skriv et kort referat fra generalforsamlingen med oplysning om: - Hvem der var til stede - Hvem der blev valgt som dirigent - Ganske kort, hvad der blev omtalt i beretningen og om den blev godkendt - Ganske kort, hvad regnskabets resultat er og om det blev godkendt - Hvem der var opstillet til børnerådet og hvem der blev valgt - Kort hvad der blev nævnt under idéer og forslag samt under eventuelt Husk referatet skal indeholde de samme punkter som i indbydelsen og underskrives af dirigenten. Godkendelse sker på generalforsamlingen eks. ved håndsoprækning. Referatskema, der kan bruges ved generalforsamlingen, kan findes på DFS hjemmeside. 2.6 Børnerådet Børnerådets opgave er at varetage det lokale arbejdes interesser. Hvordan gør vi så det? Børnerådets arbejde kan fungere på flere måder. Det er vigtigt, at de børn som er valgt ind i børnerådet også føler, at de reelt har en opgave og et ansvar. Børnene i børnerådet må have reel indflydelse på klubbens liv. Hvis vi som klubledere forstår at lytte til dem og give dem opgaver og ansvar som passer til dem, så er vi med til at udvikle og oplære kommende ledere. Børnerådet i praksis Børnerådet må mødes nogle gange om året. Her afhænger det af, hvor tit I som klubledere mødes. Men at afholde børnerådsmøder forud for ledermøder vil være en god praksis. Hvis det virker uoverskueligt at afsætte ekstra tid til at holde møder, så hold det evt. i forbindelse med klubdagen. Hvad kan børnerådet få indflydelse på? Børnerådet kan få indflydelse på alt, bare deres idéer ikke kolliderer med DFS idé eller formål. Ellers kan de