Der er efterfølgende lavet en budgetkontrol pr. 30. juni 2016, heraf fremgår det at:

Transkript

1 Ntat Vedrørende: Ejendmsservice - ntat vedr. frslag fra Radikale Venstre Sagsnavn: Frslag fra Mgens Nyhlm, Radikale Venstre, vedr. ejendmsservice (Møde 5. september 2016) Sagsnummer: G Frvaltning: MT Dat: Mgens Nyhlm, Radikale Venstre har rejst et beslutningsfrslag vedr. budget- g kvalitetskntrl af Ejendmsservice. Dette ntat redegør fr de eksisterende planerne fr budgetkntrl g evalueringer af aftaleenheden Ejendmsservice, samt mulighederne fr at udvide øknmipfølgning g evalueringen. Beslutningsfrslaget fra Radikale Venstre tager udgangspunkt i budgetpfølgning pr 31. marts Budgetpfølgningen er baseret på få måneders drift i 2016 g uden et der eksisterer et sammenligningsgrundlag fra Det skyldes, at beslutningen m at etablere Ejendmsservice blev truffet 2. februar 2015 g at medarbejdere g budgetter først blev verdraget fra juli-september Det fremgår af den nævnte budgetpfølgning pr 31. marts 2016, at den hviler på et usikkert grundlag. Det er i det væsentligste begrundet i t frhld: At Ejendmsservice på det tidspunkt ikke havde et reelt erfaringsgrundlag at lave prgnser på, på grund af den sene start, g frdi 2. halvår af 2015 ikke var et almindeligt halvår. At der er sat gang i en række initiativer, sm er fastlagt i aftalen mellem Ejendmsservice g Byrådet fr (byrådsmødet den 2. februar 2015). Det drejer sig bl.a. m at etablere en ejendmsdatabase med alle relevante bygningsplysninger. fastlægge, udbygge g pdatere vedligehldelsesstandarder g vedligehldelsesplaner fr alle kmmunens bygninger på tværs af frvaltningsskel g decentrale enheder. etablere et ressurce- g aktivitetsstyrings system til pgavestyring, dkumentatin fr pgaveudførsel g til pfølgning, analyse g udvikling af løsningen af bygningspgaven. kmpetenceafklare alle medarbejdere med efterfølgende udarbejdelse af en kmpetenceudviklingsplan. Initiativerne er i iværksat, men ikke fuldt implementeret. Derfr er der ind til nu alene implementeringsmkstninger, medens de administrative g styringsmæssige gevinster vil kunne hentes senere på året g i de følgende år. Der er efterfølgende lavet en budgetkntrl pr. 30. juni 2016, heraf fremgår det at: Budgetpfølgningen bygger på et usikkert grundlag, da der ikke er ngen egentlig sammenligningsperide fra tidligere år. Frventningerne til regnskab 2016 er således behæftet med str usikkerhed. I lighed med budgetpfølgningen til byrådet pr. 31. marts 2016 er det frtsat 1

2 frventningen, at Ejendmsservice kan realisere en besparelse i 2016 svarende til den ikke realiserede besparelse i 2015 på 4,1 mi. kr. Den budgetterede besparelse i år 2 (2016) på 7 mi. kr., vil derimd ikke kunne realiseres fuldt ud allerede i Det er begrundet i, at der er behv fr at fretage en række investeringer fr at kunne ptimere driften g pnå det frudsatte prvenu på i alt 32 mi. kr. i periden Det drejer sig m investeringer i materiel, bygninger, teknlgi g medarbejderkmpetencer. En væsentligt kilde til at pnå de budgetterede besparelser i Ejendmsservice er at reducere eksterne lejemål g ptimere anvendelsen af kmmunens egne bygninger. Opsigelse af lejemålet i Tldbdgade i 2016 er et eksempel her på, men gså et eksempel på, at det frudsætter investeringer, sm er større end besparelserne i Besparelserne vil således først slår igennem i løbet af 2017 g de følgende år. Endeligt er der udfrdringer på det administrative mråde, hvr Ejendmsservice har behv fr at etablere administrative systemer, sm giver en mere ptimal styring af øknmi g administratin. Det indebærer bl.a. etablering af et facility-management system g implementering af Prismes prjektstyringsmdul. Der er igangsat en række initiativer, sm på sigt frventes at effektivisere ejendmsdriften g nedbringe mkstningerne. Det drejer sig bl.a. m at bruge egne faguddannede servicemedarbejdere til mindre pgaver, bedre styring af installatiner, bedre energistyring g bedre udnyttelse af rengøringsressurcer. Det er en løbende prces g de øknmiske gevinsterne ved mlægningerne frventes realiseret i løbet af 2016 g Det frhld, at der er tale m effektiviseringer, sm pnås ver tid, bidrager dg til usikkerheden vedrørende frventningerne til Regnskab Det frventes gså at den frtsatte intensive indsats med sygefravær vil resultere i yderligere besparelser på persnaleudgifterne svarende til 0,5 mi. kr. i Effekterne af indsatserne i 2016 frventes at slå fuld igennem i 2017 g fremadrettet med 1,5-2,0 mi. kr. årligt. Frvaltningen fasthlder således, sm byrådet blev rienteret m i nvember 2015, at der vil være tidsfrskydninger ver årene, dels frdi Ejendmsservice km senere i gang end frventet g dels frdi, der skal gøres investeringer fr at pnå prvenuet på 32 mi. kr. frem md Frventningen er frtsat, at frskydningerne ikke er større, end at de kan rummes inden fr den fleksibilitet, sm de af byrådet besluttede styringsprincipper giver. Sm det fremgår, er der dg frtsat knyttet en vis usikkerhed til frventningerne, sm følge af det manglende empiriske grundlag fr fremskrivningerne. Sm følge af det løbende arbejde med at klarlægge de præcise pgave- g ansvarsfrdelinger mellem Ejendmsservice g fagfrvaltningerne g de hertil hørende budgetter vil der sm plyst i frbindelse med byrådets behandling af årsregnskabet fr 2015, være et behv fr at fretage budgetmplaceringer mellem Ejendmsservice g fagfrvaltninger/aftaleenheder i Byrådet 2

3 besluttede på den baggrund, at frvaltningen bemyndiges til at fretage mindre budgetneutrale mplaceringer (+/ kr.) mellem bevillingsmråder uden frudgående gdkendelse i fagudvalg g øknmiudvalg. Omplaceringer efter denne bemyndigelse afrapprteres efterfølgende i frbindelse med årsregnskabet. Såfremt behvet fr en budgetmplacering verstiger beløbsgrænsen vil den blive frelagt byrådet til gdkendelse inden gennemførelse. Der er på den baggrund i nærværende budgetpfølgning indarbejdet mplaceringer (jf. afsnittet nedenfr). Herudver pågår der et arbejde med at frberede yderligere budgetmplaceringer. Sidstnævnte vedrører dels budget til administrative pgaver, dels budget til vikardækning. Det skønnes, at den samlede mkstning til de administrative pgaver sm Ejendmsservice har vertaget udgør 3,4 mi. kr., hvraf der allerede er verført 0,4 mi. kr. fra sklemrådet. Hertil kmmer, at der i frbindelse med etableringen af Ejendmsservice ikke blev verført ressurcer til vikardækning fra øvrige frvaltninger. En analyse viser, at det samlede vikarbehv udgør minimum 1 mi. kr. årligt. Disse mplaceringer vil blive indarbejdet i frventet regnskab pr g der vil samtidigt blive fremsendt et ntat, sm nærmere beskriver baggrunden fr dem. Næste budgetkntrl Jf. den rdinære plan fr budgetpfølgninger i Randers Kmmune udarbejdes en budgetkntrl pr. 30. september sm frelægges direktinen den 17. nvember g efterfølgende udvalg g Byråd. Usikkerheden er på det tidspunkt reduceret væsentligt, dels frdi der er en mere reel sammenligningsperide, dels frdi de øknmiske styringsværktøjer frventes at være klar g taget i anvendelse i løbet af efteråret. Frvaltningens vurdering er imidlertid, at den bedste g mest pålidelige prgnse kan gives når Ejendmsservice har været i fuld drift i et helt regnskabsår. Det vil være tilfældet fra årsskiftet 2017, når der freligger et helt regnskabsår fr I frbindelse med Regnskab 2016 vil der naturligvis gså freligge en redegørelse fr øknmi, persnalefrbrug mv. i Ejendmsservice. Øknmien før g efter Ejendmsservice etablering. I Radikale Venstres beslutningsfrslag indgår at budgetkntrllen udarbejdes på en måde, så øknmien bag Ejendmsservice kan sammenhldes med øknmi før Ejendmsservice etablering. Øknmien i Ejendmsservice er dannet ved at samtlige hidtidige budgetter fra aftaleenheder g frvaltninger vedrørende drift af bygningsmassen er verført til Ejendmsservice. Det skete hvedsageligt i efteråret 2015, men der fretages frtsat mplaceringer, bl.a. sm følge af at pgaver verdrages til eller fra Ejendmsservice. Budgetkntrllen vil således samlet set kunne sammenhldes med øknmien før Ejendmsservice. Mdsat vil det ikke være muligt knt fr knt at sammenhlde et før g nu frbrug. Det er blandt andet begrundet i at knteringspraksis har været frskellig fra frvaltning til frvaltning, medens 3

4 Ejendmsservice anvender samme praksis på tværs. Ændringer i rganisering g pgaveløsning har gså den knsekvens, at knt til knt sammenligning ikke er meningsfuld. Endeligt har Ejendmsservice afsat midler til investeringer i teknlgi, systemer g udstyr, sm finansieres indenfr Ejendmsservices budget g ændrer frbrugsmønstrene. Budgetpfølgningen pr. 30. september 2016 vil således ske i frhld til Ejendmsservices budget, sm er verført fra aftaleenheder g frvaltninger i 2015 g Franlediget af Mgens Nyhlms frslag m større gennemsigtighed freslås i stedet at Regnskab 2016 suppleres med en uddybende redegørelse fr indsatsen, pnåelse af effektiviseringer, persnalefrbrug g øknmi m.v. i Ejendmsservice. Kan Ejendmsservice indhente underskuddet Endeligt freslår Radikale Venstre, at det vurderes, m det er realistisk at indhente underskuddet på krt g mellemlang sigt, samt en vurdering af m Ejendmsservice reelt kan drives til lavere driftsudgifter end ved den driftsfrm g struktur kmmunen anvendte i tiden før Ejendmsservice etablering Der er i frbindelse med etableringen af Ejendmsservice besluttet, at der ver en 4 årig peride skal pnås en besparelse på i alt 32 mi. kr. Besparelsen er frdelt ver budgetårene således: 2015: 5 mi. kr. 2016: 7 mi. kr. 2017: 9 mi. kr. 2018: 11 mi. kr. I 2015 pnåede Ejendmsservice en besparelse på 0,9 mi. kr. i frhld til de hidtidige budgetter. Det er på trds af at Ejendmsservice km sent i gang, g at Ejendmsservice reelt først fik medarbejdere g budgetter verført i 2. halvår af Der er således tale m en parallel frskydning på ca. 1 år i frhld til hvrnår driften reelt km i gang. Ejendmsservice verførte således en ikke-realiseret besparelse på 4,1 mi. kr. til 2016, sm samtidigt er første hele drift år. Sm det fremgår af budgetpfølgningerne er det gså frventningen at den resterende besparelse på 4,1 mi. kr. kan realiseres i det, der de fakt er første driftsår. Det er frtsat frventningen at besparelserne kan realiseres med frsinkelse i de kmmende år. Det skyldes sm nævnt både den frsinkede start g en række startmkstninger, sm Ejendmsservice af gde grunde ikke har haft mulighed fr at spare p til. 4

5 Opfølgning på mål g kvalitetskntrl Byrådets valgte i frbindelse med etableringen af Ejendmsservice, at gøre Ejendmsservice til en aftaleenhed på lige fd med kmmunens ca. 80 andre aftaleenheder, sm er styret via Randersmdellens regler g principper. Det indebærer, at der er indgået en aftale mellem aftaleenheden Ejendmsservice g Byrådet m hvilke plitiske mål g pgaver Ejendmsservice skal frfølge g med hvilke ressurcer. Samtidigt er Randersmdellen en decentraliseringsmdel - gså på det øknmiske mråde, med adgang til at verføre p til 5 % under-/verskud mellem årene. I tilfælde af at der verføres mere end 5 % under- /verskud mellem årene frudsætter det dg en frklaring verfr Byrådet. Aftalesystemet baseres på at ledelse, medarbejderrepræsentanter, fagudvalg g eventuelle brugerrepræsentanter/bestyrelser indgå i en dialg m aftalerne, g at der følges p på aftalens mål. Miljø g teknikudvalget gennemførte den dialgmøde med Ejendmsservice med udgangspunkt i aftalen, der blev gdkendt i Byrådet Derudver var Ejendmsservice et særligt fkusmråde i Randers Kmmunes årsberetning 2015 g Byrådets temamøde den 27. januar 2016 havde ligeledes Ejendmsservice på dagsrdenen. Det er desuden fastlagt i aftalen, at der gennemføres en årlig evaluering. Den vil blive gennemført i efteråret 2016, sm grundlag fr frnyelsen af aftalen fra Evalueringen vil tage udgangspunkt i den eksisterende aftales ( ) mål, sm er at: Sikre samarbejdspartnere g brugere en gd, hurtig g fleksibel service, således at kernepgaverne understøttes bedst muligt Sikre nærheden i hverdagen g den lkale tilstedeværelse af det udførende bygningspersnale Skabe verblik ver bygningsmrådet på tværs af frvaltningsmråder g enheder g sikre fkus på effektiv planlægning, styring g ptimering af bygningsmassen Sikre kmpetenceudviklingen af medarbejderne Sikre en ptimal udnyttelse af de kmmunale bygningskvadratmeter Skabe en ensartet g gennemsigtig priritering samt en effektiv bygningsdrift g teknisk service Opnå den bedst mulige samlede udnyttelse af ressurcerne til bygningsvedligehldelse Sikre, at de kmmunale ejendmme fremstår vedligehldte, således at bygningerne kan understøtte de visiner, der er fr udviklingen af kernepgaverne Optimere de fælles driftspgaver, der flyttes til Ejendmsadministratinen Indarbejde incitamentsstrukturer, der sikrer den frtsatte decentrale ansvars- g ejerskabsfølelse fr bygningerne Radikale Venstre freslår, at der fretages en kvalitetskntrl af Ejendmsservice, hvr kvaliteten ved udførelsen af arbejdspgaverne på institutinerne undersøges, vurderes g sammenlignes med 5

6 tingenes tilstand før Ejendmsservice implementering. Det er frvaltningens pfattelse, at der hermed lægges p til en mere mfattende evaluering af Ejendmsservice, sm gså indehlder en tilbagemelding m den brugerplevede kvalitet. Franlediget af Radikale Venstres frslag kan den evaluering, der skal gennemføres ved årets udgang, udvides til gså at mfatte en egentlig brugerundersøgelse, sm sætter fkus både på de i aftalen frmulerede mål g på hvrdan brugerne plever samarbejdet med g den service sm Ejendmsservice leverer. Et af redskaberne i samarbejdet med brugerne, dvs. aftaleenhederne er de såkaldte Service Leverance Aftaler (SLA), sm indgås mellem enhederne g Ejendmsservice. Med udgangspunkt bl.a. i de verførte budgetter g de aktiviteter bygningen rummer aftales det i SLA, hvilken service Ejendmsservice yder enheden. Resultatet af evalueringen inklusiv en brugerundersøgelse ville kunne fremlægges sammen med Regnskab 2016, således at Byrådet samlet vil få en pfølgning på øknmien, på målpfyldelsen g på brugernes tilfredshed med den service g kvalitet, de mdtager fra Ejendmsservice. 6