Bilag Rapport om løbende årsrevision ved Professionshøjskolen. December 2016

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Bilag Rapport om løbende årsrevision ved Professionshøjskolen. December 2016"

Augusta Thøgersen
5 år siden
Visninger:

1 Rapport om løbende årsrevision ved Professionshøjskolen Metropol December 2016

3 RAPPORT OM LØBENDE ÅRSREVISION VED PROFESSIONSHØJSKOLEN METROPOL kontor J.nr.: I. Indledning 1. Som led i Rigsrevisionens løbende årsrevision ved udvalgte statsfinansierede selvejende institutioner under 19 Uddannelses- og Forskningsministeriet har Rigsrevisionen i perioden fra 31. oktober til 2. november foretaget revisionsbesøg ved Professionshøjskolen Metropol (Metropol). II. Revisionens formål og indhold 2. Revisionen indgår som en del af den samlede revisionsindsats på professionshøjskoleområdet. 3. Formålet er at undersøge, om Metropol har hjemmel til at udføre indtægtsdækket virksomhed (IDV), og om Metropol har etableret procedurer, der understøtter, at IDV udføres i overensstemmelse med de statslige regler og interne retningslinjer herom. 4. Undersøgelsen har omfattet Metropols udbud af varer- og tjenesteydelser under IDV. Det fremgår af årsrapporten for 2015, at omsætningen på IDV var 56,9 mio. kr. og at omkostningerne var 52,0 mio. kr. Metropol havde derved et overskud på IDV-aktiviteter på 4,9 mio. kr. i 2015, og det akkumulerede resultat for IDV-området set over de seneste 4 år udgør 38,1 mio. kr. 5. Formålet er belyst gennem en undersøgelse af følgende forhold: Er der hjemmel til IDV og understøtter forretningsgange og interne kontroller at salg (IDV), der er omfattet af regnskabet, sker i overensstemmelse med statens regler og interne retningslinjer på området? Er alle udvalgte salgsdispositioner fra IDV sket i overensstemmelse med statens regler og interne retningslinjer på området?

4 2 6. Undersøgelsen er gennemført ved, at vi har: Gennemgået Metropols interne dokumenter på området, hhv. regnskabsinstruks, vejledning til håndtering og afstemning af IDV-projekter for professionshøjskolen. Foretaget en stikprøvevis gennemgang af dokumentationen i udvalgte projekter samt drøftet resultaterne. Gennemført Interview med udvalgte nøglemedarbejdere. III. Konklusion 7. Det er Rigsrevisionens samlede vurdering, at Metropol har den nødvendige hjemmel til salg af varer og tjenesteydelser som IDV, og at Metropol generelt har etableret interne forretningsgange og processer, der understøtter at IDV udføres i overensstemmelse med de statslige regler. 8. Rigsrevisionen har konstateret, at prisfastsættelsen sker med udgangspunkt i vejledningen på området, skøn og erfaring og at prisfastsættelsen generelt sker i overensstemmelse med statens regler. Vi har ikke konstateret forhold vedrørende konkurrenceforvridning ved vores gennemgang af de udvalgte IDV-projekter. 9. Rigsrevisionen har desuden konstateret, at der generelt ligger klar dokumentation ved de gennemgåede IDV-projekter herunder bl.a. en udfyldt projektskabelon, forkalkulation og efterkalkulation samt relevante timesedler i relation til projekterne mv. Vi har endvidere konstateret, at projekter lukkes umiddelbart efter afslutning. Såfremt der er behov for udskydelse af lukningen, foreligger der endvidere en mailkorrespondance om udskydelsen. 10. Vi har ved gennemgang af 18 projekter kun i et enkelt tilfælde ( ) konstateret, at der ikke var tale om en IDV-aktivitet. Der var tale om et internt salg mellem 2 institutter på Metropol, der burde henføres ti ordinær virksomhed. Vi anbefaler, at Metropol fremover anvender standardkontiene 33 Interne statslige overførselsindtægter og 43 Interne statslige overførselsudgifter til bogføring af internt salg. Metropol har taget bemærkningerne til efterretning. IV. Resultater Hjemmel, forretningsgange, interne kontroller og registreringsramme 11. Rigsrevisionen har undersøgt, om Metropol har den nødvendige hjemmel og interne forretningsgangsbeskrivelser, processer og interne kontroller, der understøtter, at salg (IDV), som er omfattet af regnskabet, sker i overensstemmelse med statens regler og interne retningslinjer. 12. Rigsrevisionen kan konstatere, at Metropol med udgangspunkt i LBK nr. 936 af 25. august 2014 og tilknyttede statslige vejledninger har den nødvendige hjemmel til at udføre IDV-aktiviteter. Ligeledes kan Rigsrevisionen konstatere, at Metropol har en række internt udarbejdede vejledninger mv., der indeholder de væsentligste elementer i håndteringen af IDV-projekter, og at vejledningerne umiddelbart afspejler statens regler på området.

5 3 13. Rigsrevisionen finder, at Metropol iht. regnskabsinstruks og vejledning til området har etableret en klar ansvarsfordeling for salg af varer og tjenesteydelser inden for IDV, og der er givet en overordnede ramme for, hvilke varer og ydelser Metropol sælger. 14. Rigsrevisionen kan videre konstatere, at Metropols regnskabsmæssige registreringsramme betyder, at alle aktiviteter vedrørende IDV registreres altid starter med 4 xxx xxx jf. projektkontoplanen, således at det er muligt at identificere hvilke typer ydelser/produkter (IDV-aktiviteter), Metropol sælger. Det er således også muligt at identificere de indtægter og omkostninger på regnskabspostniveau, der er medgået direkte på hvert projekt, samtidig med at der er en klar regnskabsmæssig adskillelse mellem den ordinære og den indtægtsdækkede virksomhed. 15. I forbindelse med projektgennemgangen konstaterede vi, at der i 2 tilfælde var godkendt projekter over den tildelte disponeringsgrænse. Punktet blev drøftet med Metropol i forbindelse med besøget, og vi bad Metropol ajourføre disponeringsgrænserne, da disponeringen af indtægter foregår på samme måde som for disponering af udgifter. 16. Vedrørende formalia anbefaler vi: At feltet i projektskabelonen omkring godkendelse af projektet (under opstartsdokumentation) udfyldes med fulde navn/initialer e.lign. At kommentarfeltet i projektskabelonen i højere grad anvendes i forbindelse med lukningen af projektet. At det vedrørende momsafløftning, bør være den centrale økonomiafdeling, der sikrer korrekt momsafløftning. Prisfastsættelse og gennemgang af udvalgte projekter 17. Rigsrevisionen har undersøgt, om Metropol har overblik over indgåede aftaler, dispositioner, omkostninger og faktiske indtægter vedrørende salg af IDV-aktiviteter, og om prisfastsættelsen er foretaget i overensstemmelse med statens regler og interne retningslinjer. 18. Vi finder, at Metropols model for beregning af overhead er tilstrækkelig og betryggende, idet beregningen vurderes at indeholde alle relevante indirekte omkostninger ift. kalkulationen. Beregningsmetoden er tilrettelagt på en hensigtsmæssig måde (let at anvende for alle), og overheadberegningen opdateres årligt med afsæt i det seneste afsluttede og godkendte årsregnskab. 19. Vi har konstateret, at de udvalgte salgsdispositioner er sket i overensstemmelse med de relevante regler, og vores gennemgang af kalkulationer mv. for de udvalgte aktiviteter gav ikke anledning til væsentlige bemærkninger. 20. De direkte omkostninger vedrørende IDV omhandlede typisk løn. Vores gennemgang viste, at Metropol på nuværende tidspunkt benytter to forskellige metoder til at registrere omfordelingen af lønomkostningerne på IDV-projekterne. Dette skyldes, at

6 4 Bilag det ikke er alle institutter der anvender tidsregistreringssystemet M-tid. For disse institutter sker omfordelingen af lønomkostninger ud fra et omposteringsbilag, der godkendes og bogføres. Pt. arbejder Metropol desuden på at allokere lønomkostningerne via tidsregistreringssystemet M-tid. Vi har ingen bemærkninger hertil. 21. Rigsrevisionen konstaterede, at Metropols beregning af den anvendte timesats på 420 kr. på IDV projekter i 2016 tager udgangspunkt i en beregnet standard instituttimepris. I standard instituttimeprisen indgår en justering ift. effektiv arbejdstid, for at få dækket en persons fulde arbejdstid ekskl. overhead. Rigsrevisionen vurderer, at Metropol får dækket de gennemsnitlige lønomkostninger med denne beregningsmetode. Vi konstaterede endvidere, at den anvendte timesats i 2016 er blevet hævet til 420 kr. efter, at satsen igennem flere år har været 375 kr. Metropol har oplyst, at dokumentationen for beregningen af den tidligere anvendte timesats på 375 kr. er gået tabt. 22. For de enkelte IDV projekter skal der udfyldes en IDV projektskabelon, hvor forventede indtægter og omkostninger bliver lagt ind. På baggrund af disse tal udregnes dækningsbidrag og dækningsbidrag i procent. 23. Vi har i forbindelse med projektgennemgangen konstateret, at der er overensstemmelse mellem kalkulation eller decentral beregnet tilbudspris og endelig pris på fakturaer. Vi har bl.a. fået oplyst, at der udarbejdes tilbud til kunderne på baggrund af fx timetakstkatalog, og at der i 90% af tilfældene udelukkende er tale om beregninger ud fra de vejledende timetakster og erfaringsmæssig timeforbrug. 24. Herudover kunne vi konstatere, at der primært foretages efterkalkulation og afslutning af projektet i umiddelbar forlængelse af afholdelse af aktiviteten, hvorfor en løbende kontrol i de fleste tilfælde ikke er relevant. 25. På baggrund af Rigsrevisionens stikprøvevise gennemgang af udvalgte projekter er det vores vurdering, at de anvendte data er valide, og gennemgangen af de udvalgte projekter har ikke givet anledning til væsentlige bemærkninger. Vagn Bokelund / Helle Wonge Fuldmægtig, COR-revisor Revisor

Relaterede dokumenter

Rapport om løbende årsrevision ved Danmarks Tekniske Universitet December 2016

Rapport om løbende årsrevision ved Danmarks Tekniske Universitet 2016 December 2016 RAPPORT OM LØBENDE ÅRSREVISION VED DANMARKS TEKNISKE UNIVERSITET 2016 1 13. kontor J.nr.: 27159 I. Indledning 1. Som