Motivation. Bilag 4. Trin 1 Den brændende platform eller det udækkede forretningsbehov. Side 1 af 8

Transkript

1 Bilag 4 Motivation Trin 1 Den brændende platform eller det udækkede forretningsbehov Hvilke eksterne og interne De enkelte professionshøjskoler i sektoren har udviklet individuelle udfordringer står forretningen overfor nede tekster i henhold til aftale med CopyDan. En interviewrunde løsninger for håndtering af en identisk opgave: håndtering af skan- med professionshøjskolerne viser, at man mange steder er tilbageholdende med at videreudvikle denne, idet man afventer en eventuel sektorløsning. Kommer der ikke en sektorløsning, vil der fortsat blive udviklet individuelle løsninger. Hvordan bidrager det foreslåede projekt / program eller portefølje til at løse udfordringerne Hvordan er den teknologiske situation i dag Hvilke problemstillinger er der i den nuværende arbejdsgang Baggrunden for at ville ændre den nuværende situation til en fremtidig baseret på projektet Er der standardprodukter der dækker en fremtidig forretningsproces? - Er der flere? - Er der ikke nogen og skal det udvikles fra bunden? Hvem er ansvarlig for at business casen vedligeholdes og fastholder gevinstrealiseringsprocessen Ved at der udvikles én fælles sektorløsning frem for et antal individuelle løsninger, som skal udvikles og driftsafvikles. Professionshøjskolerne har individuelle LMS-løsninger. Store dele af sektoren har et behov for, at der udvikles en fælles løsning. Der udvikles og vedligeholdes individuelle systemer, som skal løse en identisk opgave Der sker kun begrænset genbrug af indskannede tekster Der eksisterer forskellige måder at kvalitetssikre tekster på På flere professionshøjskoler opkræves ikke (eller i mindre grad) betaling for de studerendes adgang til skannede materialer, da det anses for omstændeligt Professionshøjskoler sparer omkostninger til udvikling af individuelle løsninger En fælles løsning kan standardisere og kvalitetsløfte feltet Markedsoverflyvning godtgør, at der eksisterer systemer, som efter tilpasning, kan udvikles til at kunne løse opgaven Projektejeren, når løsningen er under udvikling, og systemejeren, når løsningen er i drift. Side 1 af 8

2 Investeringsmål Trin 2 Hvad er gevinsten ved at gøre det og hvad er risikoen ved at lade være Hvilken nytte kan opnås gennem investeringen Hvordan kan vi afgøre om gevinsten er opnået Fordele Sektoren opnår en rationaliseringsgevinst og et kvalitetsløft ved at anvende et fælles system til løsning af en identisk opgave Der udvikles og vedligeholdes ét fælles system - ikke en række individuelle Det er muligt at opkræve betaling for de studerendes adgang til artikler Der skal ikke foretages manuelle optællinger af forbrug af tekster til CopyDan Indskannede tekster er i god kvalitet og med korrekte metadata Der spares ressourcer ved at genbruge allerede indskannede tekster Målestokke Undervisere anvender mindre tid på at forberede undervisning, som rummer skannede tekster Underviserne udtrykker tilfredshed med det fælles system som inspirationskilde til kvalitetsløft af egen undervisning Der spares ressourcer på udvikling og drift af individuelle løsninger De studerende udtrykker tilfredshed med kvaliteten af skannede tekster De professionshøjskoler, som vælger at opkræve betaling for adgang til skannede tekster konstaterer, at der betales af de studerende i forventet omfang Der spares ressource som tidligere blev anvendt på optælling og rapportering til CopyDan Ulemper Dele af gevinsten kan være vanskeligt at opgøre da der er tale om små besparelser fordelt på mange personer Hvem kan få nytte af gevinsten eller repræsenterer en gruppe, der kan få eller opnå nytte Hvem kan medvirke til, at gevinsten kan realiseres Undervisere Studerende Den enkelte professionshøjskole Ressourcedirektør Økonomichef Bibliotekschef Side 2 af 8

3 Hvad er gevinsten ved at gøre det og hvad er risikoen ved at lade være Fordele IT-chef Administrationschef Institutchef/uddannelsesleder Ulemper Side 3 af 8

4 Gevinster Trin 3 Opsamlende skema for gevinster, målestok og gevinstejer Gør Gør ting bedre nye ting Økonomiske gevinster - Andre målbare gevinster - Gevinst: Der vedligeholdes ét fælles system - ikke en række individuelle Målestok: Der spares de nuværende omkostninger til vedligeholdelse af eksisterende løsninger. Målepunkt: De nuværende udviklings- og driftsomkostninger sammenholdes med omkostningen for sektorløsningen Ejer: Ressourcedirektøren Gevinst: Det er muligt at opkræve betaling for de studerendes adgang til artikler Målestok: Studenterbetalingen for adgang til skannede tekster opfylder det fastsatte budget Målepunkt: Den enkelte professionshøjskole sammenholder eksisterende indtægter med de indtægter, den fælles løsning kan indbringe Ejer: Ressourcedirektør/Økonomichefen Gevinst: Der spares ressourcer ved at genbruge allerede indskannede tekster Målestok: Undervisere frigør tid til anden forberedelsesaktivitet Målepunkt: Der foretages en tilfredshedsmåling blandt undervisere for, om der er vun- Undlad at gøre ting Gevinst: Ophøre med at vedligeholde lokal løsning Målestok: Eksisterende løsning er nedlukket Målepunkt: De nuværende udviklings- og driftsomkostninger sammenholdes med omkostningen for sektorløsningen Ejer: Systemejer Gevinst: Ophøre med at vedligeholde personligt repositorium af skannede tekster Målestok: Underviser sparer tid og ressourcer Målepunkt: Der foretages en tilfredshedsmåling blandt undervisere for, om der er vundet forberedelsestid efter overgang til den fælles løsning Ejer: Institutchef/Uddannelsesleder Gevinst: Der skal ikke foretages manuelle optællinger af forbrug af tekster til CopyDan Målestok: Ressourcer anvendt på optælling er bortfaldet Målepunkt: Det nuværende tidsforbrug til optælling sammenholdes med tidsforbruget i sektorløsningen Ejer: Administrationschef/Bibliotekschef Side 4 af 8

5 Subjektive gevinster - Gør nye ting Gør ting bedre det forberedelsestid efter overgang til den fælles løsning Ejer: Institutchef/Uddannelsesleder Gevinst: Indskannede tekster er i god kvalitet og med korrekte metadata Målestok: De studerendes tilfredshed med indskannede tekster er løftet Målepunkt: Der foretages en tilfredshedsmåling blandt de studerende for at godtgøre, at de studerende er mere tilfredse med kvaliteten i den fælles løsning Ejer: Bibliotekschef Undlad at gøre ting Side 5 af 8

6 Omkostninger Trin 4 Der henvises til projektinitieringsdokumentet Der henvises til projektinitieringsdokumentet side 13. Side 6 af 8

7 Risici Trin 5 Hovedtal kan overføres fra risikologgen Risici Indenfor projektet Udenfor projektet Hvilke risici kan medføre at investeringsmål og gevinster ikke realiseres Underviserne distribuerer skannede tekster uden om sektorløsning og institutionens LMS Studerende fravælger at betale for adgang og etablerer eventuelt parallelle distributionskanaler Underviserne ønsker ikke at dele data om eget brug af skannede artikler hvilket forhindrer tværgående videndeling Underviserne ser ikke en værdi i at følge kollegaer eller at lade sig inspirere af andres brug af skannede tekster Den tid undervisere sparer på at genbruge allerede indskannede artikler fra det fælles system er for beskeden til at retfærdiggøre investeringen Der kan ikke foretages en tilstrækkelig integration af løsningen i visse af professionshøjskolernes eksisterende LMS er, så der ikke opnås tilstrækkelig brugervenlighed Omkostningen til drift af de enkelte professionshøjskolers nuværende løsninger er så beskeden, at der ikke opnås særlige besparelser Der opstår konflikter mellem undervisere og bibliotek om overholdelse af begrænsningsregler, da løsningen rummer en høj grad af transparens. Forlæggerforeningen etablerer eget distributionssystem til sektoren Hvis bibliotekerne i fremtiden kan indkøbe licenser med adgange til dansksprogede e-bøger, overflødiggøres løsningen. Side 7 af 8

8 Godkendelse Trin 6 Organisation Projektejer Business case ejer Gevinstejer Indsatsprogrammet Nicolai Kragh Petersen Projektejer Dato: Underskrifter Side 8 af 8