Referat Næstved Provsti Møder

Transkript

1 Referat Næstved Provsti Møder PU møde d. 10. oktober 2018 kl d kl. 13:00 til 17:30 Deltagere: Næstved Provstiudvalg, Næstved Provsti Mødet sluttede kl Mødepunkt Referat 1 - Orientering ved provstikonsulent Det er muligt at punktet flyttes så det ikke er først på dagsordenen. Provstikonsulenten har et andet møde der muligvis ikke er færdigt til tiden. 2 - Endelig godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt. Visionsmøder: Ordskyen bør tages ud af materialet. Der skrives referater efter hvert møde med MR, og svarene samles sammen når alle møder er holdt. Punkter er til fremtidige PU møder: Orientering fra stiftet Orientering fra stiftsrådet Provstikonsulenten gennemgik sine arbejdsområder p.t. 3 - SV: Næsby Kirke, skader på tag - Licitationsresultat, MR har forsøgt at få byggerådgiver Ankon til at stoppe licitation, da PU havde bedt bygningssagkyndig John Veje om en vurdering af tagets levetid og af behov for reparation. PU blev orienteret om sagens gang. Menighedsrådet har besluttet, at vedligeholde taget efter bygningssagkyndig John Veje s anvisning. Næsby Kirke - tag renovering ( ) VS Udbud Næsby kirke, VS Udbud Næsby kirke, VS Næsby Kirke, licitation, SV Næsby Kirke, licitation, Fwd Tilbudsliste og udbudsmateriale, 2.0 Blikkenslagerarbejde, , Tilbudsliste og udbudsmateriale, 2.0 Blikkenslagerarbejde, , Tilbudsliste og udbudsmateriale, 1.0 Murerarbejde, , Fwd: Næsby Kirke tag, image002, Notat Næsby Kirke, SV

2 Næsby Kirke, skader på tag - Licitationsresultat, , Fwd Næsby Kirke, skader på tag - Licitationsresultat, , Næsby Kirke, skader på tag - Licitationsresultat, , reperation af taget på Næsby kirke 4 - Mangelfuld tagbeklædning på Vallensved kirke - til næste PU møde Sagen haster, så der skal sendes mail eller SMS til menighedsrådsformanden når sagen er behandlet. Af 5% midlerne blev bevilget kr ,75 inkl. moms til reparation af kirketaget i Vallensved. Beløbet udbetales efter modtagelse af dokumentation for udgiften samt oplysning om bank reg og konto nr. Vallensved - mangelfuld tagbeklædning på kirken ( ) Mangelfuld tagbeklædning på Vallensved kirke - til næste PU møde, REV. B- Tilsynsnotat vedr. indtrængning af fygesne, Ansøgning om opsætning af ny kirkeklokke Fuglebjerg - ny kirkeklokke - NÆ ( ) Menighedsrådets plan er at søge fonde til finansiering af projektet. PU anbefaler projektet under forudsætning at finansiering kan ske gennem fonde. Projektet videresendes til godkendelse hos stiftsøvrigheden. PU beder menighedsrådet oplyse, hvilke planer man Ansøgning om opsætning af ny kirkeklokke, har for den gamle klokke? Hvordan kan den evt. Roskilde Stift. Ny kirkeklokke., Ansøgning om opbevares? opsætning af ny klokke, Fuglebjerg Kirke - bilag til klokke - VS Andet format, Tilbud på ny klokke til Fuglebjerg kirke. 6 - Sct. Peders Kirke, Næstved - Projekt svaleredelåger. Provstiudvalget har på møde d. 5. september 2018 besluttet, at bede menighedsrådet sende referat fra menighedsrådsmødet hvor beslutning er taget. Samtidig bad PU om at få fremsendt dokumentation for valg af kunstner og snedkermester. Sankt Peders - Ansøgning om montering af døre på Svaleredeorglets rygpositiv - NÆ ( ) Sct. Peders Kirke, Næstved - Projekt svaleredelåger., Birgit Lund Terp beskrev menighedsrådets proces med udvælgelsen. Anna Kluge og Birgit Lund Terp forlod lokalet under behandling af punktet. Ingrid Rosengren bad om, at menighedsrådet fremsender de 2 beskrivelser fra de 2 andre kunstnere. Der var uenighed om den fremsendte dokumentation var nok. 4 medlemmer mente, at der var nok dokumentation - 1 mente ikke der var nok - 1 var neutral. 2 medlemmer (Birgit og Anna) deltog ikke i

3 Tilbud Arne Hulbæk, Tilbud_4849 Mester Madsen, Th Kluges tilbud, TILBUD S.P.S. Menighedsråd , Budget for projekt svalerededøre baseret på Bårse Maskinsnedkeri, Forklaringer, Referat af MR-møde 11.september 2018, Referat fra MR mødet , Referat af MR-møde (003) afstemningen. 7 - Kvislemark-Fyrendal-Førslev, anmodning om frigivelse af egne midler i stiftet - Punkt til dagsorden - PU møde PU godkender, at der kan anvendes opsparede midler i stiftet kr ,32 til projektet. PU beder dog menighedsrådet dokumentere, at ansøgningen er godkendt af menighedsrådet. Renovering efter brand - Førslev graverbolig ( ) Punkt til dagsorden - PU møde , Ansøgning til PU ang frigivelse af egne midler i stiftet til Førslev kirkes graverbygning, Budget efter licitation og opgørelse skadeserstatning , Bilag REV. B - Udførelsestidsplan , Mail fra stift ang egne midler til graverbygning 8 - Kvislemark-Fyrendal-Førslev - anmodning om dispensation til at fortsætte MR i undertal - Punkt til dagsordenen PU møde Provstiudvalget videresender til afgørelse i stiftet med de underskrifter der er. Kvislemark-Fyrendal-Førslev - menighedsråd ( ) Punkt til dagsordenen PU møde , Anmodning om dispensation til at fortsætte i undertal i MR resten af valgperioden, Bilag vedr anmodning om MR i undertal 9 - Herlufsholm - VS: Brugte anlægsmidler 2017 PU godkender, at der af MR frie midler anvendes kr ,38 til køkken renovering. Flytning af frie midler - Herlufsholm ( )

4 Herlufsholm - VS Brugte anlægsmidler 2017, Faktura 1, Faktura Fuglebjerg, Bilag til fremsendt ansøgning om ombygning af graverhus PU har d. 14. marts besigtiget de nuværende graverfac. og kapellet. PU var her enige i, at det er påkrævet at graverfac. udvides/forbedres. PU anbefalede desuden ved den lejlighed, at kapellet nedlægges. PU bad MR tage stilling til om der skulle etableres handicaptoilet ved kirkegården og noterede sig, at der etableres et sted i bygningen, hvor der kan opbevares en katafalk. Stiftsøvrigheden skal godkende ombygningen. PU skal tage stilling til om man kan anbefale projektet. PU skal tage stilling til om ombygningen kan finansieres af MR frie midler, da der er tale om et anlægsprojekt. Stiftsøvrigheden skal godkende projektet. Når projektet er godkendt, skal der indhentes yderligere 2 tilbud på arbejdet inden menighedsrådet vælger håndværker. PU kan forhåndsgodkende, at der anvendes MR frie midler op til kr til anlægsprojektet. Menighedsrådet bedes oplyse, om man ønsker at PU videresender projektet til stiftets afgørelse, som det foreligger nu? Fuglebjerg - opholds- og maskinrum til graverne ( ) Ansøgning, Næstved Provsti. Frigivelse af egne midler., Bilag til fremsendt ansøgning., Ansøgning 11 - Ansøgning til energipuljen - Sankt Jørgens Sankt Jørgens - ansøgning til energipuljen ( ) Fra energipuljen bevilges kr inkl. moms til udskiftning af elpærer og lysdæmpere i sognegården Beløbet udbetales efter modtagelse af dokumentation for udgiften. Energipuljen, Energiansøgning_ Faktura nr Malerfirmaet Hans Larsen Kr. stor 2.712,50 er godkendt og anvises til betaling 5% ansøgning kr ,50 til PU godkendelse. Desuden er vedlagt bemærkninger til rapport over gennemførte arbejder. PU kan beslutte, at punktet behandles på lukket møde? Der er oprettet møde med lukket punkt. Ingrid Rosengren forlod lokalet under behandlingen.

5 Skimmelsvamp - Everdrup præstegård, Kildebakken 1, 4733 Tappernøje ( ) Faktura nr Malerfirmaet Hans Larsen Kr. stor 2.712,50 er godkendt og anvises til betaling, Faktura nr , Hans Larsen, , Bemærkninger til Rapport over gennemførte arbejder Skimmelsanering, Everdrup Præstegård 13 - Forretningsorden til endelig godkendelse på PU møde d Godkendt. Ændring af forretningsorden skal behandles på 2 PU møder. Behandlet første gang d. 2. maj Ændring: Ny formand og tegningsberettiget: Anna Helleberg Kluge Konstituering af Næstved Provstiudvalg ( ) Forretningsorden til endelig godkendelse på PU møde d , Forretningsorden provstiudvalg Protokollat og revisionspåtegning årsregnskab 2017 PUK Næstved Provstiudvalget gennemgår bemærkninger der vedr. beholdning af puljer og anvendelse af 5% midlerne. Protokollatet skal underskrives af PU medlemmerne. Fra bekendtgørelse af lov om folkekirkens økonomi LBK nr 331 af 29/03/ a. Ligningsbeløbet til kommunens kirkekasser fastsættes af provstiudvalget, jf. dog 5, stk. 4, og 17 c-17 d. Stk. 2. Provstiudvalget har ved ligningsbeløbets fastsættelse adgang til at afsætte midler til en reserve på op til 5 % af ligningsbeløbet. Ved forbrug af reserven har provstiudvalget det følgende år mulighed for at forhøje ligningen med henblik på reservens reetablering. Reserven kan anvendes til dækning af uforudsete udgifter i ligningsområdet. Provstiudvalget kan af reserven yde et likviditetslån med en løbetid på maksimalt 12 måneder. Provstiudvalget fastsætter betingelserne for likviditetslånet. Godkendt. Det blev besluttet at PU inviterer revisor til PU møde i januar 2019.

6 Årsregnskab 2017 PUK Næstved ( ) Protokollat og revisionspåtegning årsregnskab 2017 PUK Næstved, Protokollat årsregnskab 2017 PUK, Revisionspåtegning af årsregnskab 2017 PUK Næstved 15 - Hyllinge - VS: Forklaring til andet kvartalsrapport Ingen bemærkninger til kvartalsrapporterne. Kvartalsrapporter 2. kvt Næstved Provsti ( ) Kvartalsrapport 2. kvt Mogenstrup, CCF , CCF _0003, CCF _0002, CCF _0001, Kvartalsrapport 2. kvt Næstelsø, Kvartalsrapport , Kvartalsrapport for 2. kvt Rislev kirke, Kvartalsrapport 2018, Sankt Mortens sogn - kvartalsrapport 2. kvt & forklaring til kvt.rapport mm, Kvartalsrapport 2018, Forklaring til kvt.rapport 2. kvt PU, Referat MR møde 30 august 2018, Kvartalsrapport 2. kvt Holsted - med underskrifter, S22C-6e , Hyllinge - VS Forklaring til andet kvartalsrapport, forklaring buget andet kvartal 2018, Kvartalsrapport for Tyvelse m.fl., Scan 16 - Hammer-Vester Egesborg - Synsrapporter 2018 Hammer-Vester Egesborg - Synsrapporter 2018 ( ) Godkendt. På et formandsmøde vil PU anbefale, at menighedsrådene planlægger syn i løbet af april måned. Hammer-Vester Egesborg - Synsrapporter 2018, Synsforretning, kirke og kirkegård, Hammer 2018, Synsforretning, kirke og kirkegård, Vester Egesborg Holsted - synsrapport præsteboligen Mejerivej - Provstiudvalget har bemærket, at der er behov for

7 VS: Vedr.: synsrapport udskiftning af tag i Godkendt. Holsted - synudskrifter ( ) Holsted - synsrapport præsteboligen Mejerivej - VS Vedr. synsrapport, syn side 2, syn 18 - Pristalsregulering af GIAS takster for 2019 GIAS - Pristalsregulering af GIAS takster for 2019 Næstved ( ) KM har foreslået stigning og der kommer forslag fra kirkegårdsudvalget om nye grandæknings takster. På næste PU møde besluttes endelige takster. Pristalsregulering af GIAS takster for Udbudsbrev og bilag - ombygning Østre Kapelvej 10 - provstikontor Provstikontor - Østre Kapelvej 10, Næstved ( ) SV Mailliste, Bilag til udbudsskrivelsen, Udbudsbrev 20 - VS: Kirkekalkning Næstved Provsti - udbud Udbuds udvalget har holdt møde d. 27. september 2018 kl. 18 i Herlufsholm Sognegård. Her blev besluttet, at tale med bygningssagkyndige om et oplæg til udbudsmateriale. Han inviteres til næste møde i udvalget d. 6. november 2018 kl Provsten kontakter provstiets bygningssagkyndige. PU har modtaget bilag pr. mail umiddelbart før PU mødet. Det blev besluttet, at træterrassebrædder indgår i projektet. Kirkegårdsbestyrelsen skal godkende etape 2 som lyder på kr ,14 inkl. moms. Provstiudvalget godkender, at beløbet kan anvendes af kirkegårdens frie midler. Planen er at d. 1. januar er provstikontoret klart. 1. februar 2019 bliver indflytningsdag for provstiet. Det vil være muligt at flytte arkiv allerede i uge 46. Der er afholdt 2 møder i udvalget. På sidste møde blev besluttet, at bygningssagkyndig John Veje deltager på møde d. 6. november Her tages beslutning om John Veje skal styre udbudsrunden. Kalkningssamarbejde - Næstved Provsti ( )

8 VS Kirkekalkning Næstved Provsti - udbud, Kalkninger , Kirker i Næstved Provsti - kalkes, kalkes ikke, delvist eller helt, Referat fra udbudsmøde d , Noter fra seminar om gamle kirker og materialer 6. September 2018, Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter LBK nr af , Procesbeskrivelse indvendigog udvendig kalkning af kirker i Næstved Provsti , Underskrevet Aftaleformular, aftale om teknisk rådgivning og bistand. Næstved Provsti, Opsigelse af aftaler om regnskabsføring på regnskabskontoret Lukket punkt Udover opsigelse fra Fuglebjerg-Tystrup- Haldagerlille og Holsted Menighedsråd har Skelby- Gunderslev og Rønnebæk MR opsagt aftale om regnskabsføring på Næstved Kirkegårdes regnskabskontor. Regnskabskontor - Næstved Kirkegårde ( ) Opsigelse af aftale, Næstved Kirekgårde. Opsigelse af aftale., RE Opsigelse af aftale Udover før nævnte har Haraldsted opsagt samarbejdet. Provstiudvalget beder Næstved Kirkegårdes bestyrelse om at diskutere strategiske overvejelser for fremtiden og meddele dem til provstiudvalget. Der kan f.eks. overvejes, at anvende Kirkeministeriets forsøgsordning vedr. samarbejde Tjenesteboliger - Radonmåling - Næstved Provsti Radon målinger skal foretages i fyringssæsonen. Derfor er det aftalt med Poul Klenz Larsen at han bestiller målingsudstyr til opsætning i tjenesteboligerne allerede nu. Det blev godkendt, at der er indgået aftale med Poul Klenz Larsen om opsætning af radonmålere i provstiets præstegårde. Tjenesteboliger - Radonmåling - Næstved Provsti ( ) Tjenesteboliger - Radonmåling - Næstved Provsti, Akt_ , Tjenesteboliger i Næstved Provsti 2018.xlsx, Tjenesteboliger i Næstved Provsti Finansiering af Drop-in dåb Af 5% midlerne blev bevilget op til kr til finansiering af drop-in dåb. PU anbefaler,at der ikke sendes brev til provstiets menighedsråd

9 Kirkelige handlinger - Drop-in dåb - Næstved Provsti ( ) om medfinansiering af projektet. Beslutningen er taget på baggrund af beløbets størrelse, og kan udbetales efter modtagelse af dokumentation for udgifterne. Finansiering af Drop-in dåb, Drop-in dåb - VS Ansøgning til Provstiudvalget, Ejendommene Spragelsevej Herlufmagle : Udgifter i forbindelse med nedrivning er blevet betydeligt dyrere end forventet. PU har tidligere givet tilladelse at der kan overføres midler fra opsparing til indv. istandsættelse af kirken til nedrivningsudgifter. Menighedsrådet bedes oplyse hvis der kommer flere uventede udgifter ifm. nedrivningen. Køb af ejendomme og nedrivning Spragelsevej - Herlufmagle ( ) Ejendommene Spragelsevej Herlufmagle, Nedr. budget, Nedr. penge 25 - Salg af FDF-grunden i Fensmark : Det er aftalt med menighedsrådet, at næste PU møde d. 7. november 2018 holdes i Fensmark. Mødet starter kl. 13 hvor MR og PU besigtiger FDF grunden og bagefter drøftes situationen med menighedsrådet. Mødet med menighedsrådet er flyttet til d. 14. november 2018 kl. 13 ved FDF grunden. Efter besigtigelse holdes møde med MR. Salg af FDF-grunden - Fensmark ( ) Salg af FDF-grunden i Fensmark, Provstiudvalget - FDF-grunden 26 - Vallensved Kirke - Dækgulv bag knæfald, Følgebrev nr. 1 Vallensved Kirke - nyt dækgulv bag knæfald - maj 2018 ( )

10 Vallensved Kirke - Dækgulv bag knæfald, Følgebrev nr. 1, Følgebrev 1 - Tegn.nr. A 1.04, nyt dækgulv mellem knæfald og alterbord 27 - Vallensved Kirke - Afleveringsprotokol, indv. istandsættelse - Restaurering af Kalkmalerier Indvendig kalkning - Vallensved Kirke - kalkning 2018 ( ) Vallensved Kirke - Afleveringsprotokol, indv. istandsættelse - Restaurering af Kalkmalerier, Afleveringsprotokol, Vallensved Kirke, indv. istandsættelse - Kalkmalerier års eftersyn, Krummerup Kirke og kirkegårdsmure samt øvrige bygninger, udv. kalkning, Krummerup Kirke - udvendig kalkning ( ) års eftersyn, Krummerup Kirke og kirkegårdsmure samt øvrige bygninger, udv. kalkning, , års eftersyn, Krummerup Kirke og kirkegårdsmure samt øvrige bygninger, udv. kalkning, års eftersyn, kalkning af Hårslev Kirkes kirkegårdsmure og øvrige bygninger, Kalkning kirke udvendigt - Hårslev ( ) års eftersyn, kalkning af Hårslev Kirkes kirkegårdsmure og øvrige bygninger, , års eftersyn, kalkning af Hårslev Kirkes kirkegårdsmure og øvrige bygninger,

11 års eftersynsprotokol, udv. kalkning af Fensmark Kirke og Kirkegårdsmure samt øvrige bygninger, Kalkning udvendig - Fensmark Kirke og kirkegårdsmure ( ) års eftersynsprotokol, udv. kalkning af Fensmark Kirke og Kirkegårdsmure samt øvrige bygninger, , års eftersynsprotokol, udv. kalkning af Fensmark Kirke og Kirkegårdsmure samt øvrige bygninger, Fwd: års eftersyn, Vejlø Sognegård, kirkegårdsmure og øvrige bygninger, udv. kalkning, Vejlø - kalkning Sognegård, kirkegårdsmure og øvrige bygninger, udv. kalkning ( ) Fwd års eftersyn, Vejlø Sognegård, kirkegårdsmure og øvrige bygninger, udv. kalkning, , års eftersyn, Vejlø Sognegård, kirkegårdsmure og øvrige bygninger, udv. kalkning, års eftersyn, Ting Jellinge Kirke, udv. kalkning, Kalkning kirke - Ting Jellinge - NÆ ( ) års eftersyn, Ting Jellinge Kirke, udv. kalkning, , års eftersyn, Ting Jellinge Kirke, udv. kalkning,

12 Udvendig kalkning Hyllinge Kirke, 3 års eftersyn, Hyllinge - udv. kalkning af kirke og kirkegårdsmur i 2019 ( ) Udvendig kalkning Hyllinge Kirke, 3 års eftersyn, , Udvendig kalkning Hyllinge Kirke, 3 års eftersyn, Tilstandsnotat vedr. Fodby Kirkes kirkegårdsmure Kalkning udvendig - Fodby Kirke og kirkegårdsmure ( ) Tilstandsnotat vedr. Fodby Kirkes kirkegårdsmure , Tilstandsnotat vedr. Fodby Kirkes kirkegårdsmure VS: Skimmelrapport for Herlufholms Kirke vedr. vægge, hvælv og buer Kirke - Herlufsholm - indvendig kalkning og renovering - NÆ ( ) Herlufsholm Kirke - revideret tidsplan E rev. E til gennemgang på byggemødet , 1467 Udførelsestidsplan E, rev. E - indv. istandsættelse, oversigt 2018, VS Skimmelrapport for Herlufholms Kirke vedr. vægge, hvælv og buer, Skimmel analyse Herlufsholm Kirke buer og hvælv d , Fwd Etageplaner med prøvetagningssteder bilag til rapport af d. 2. september 2018, scan, VS Referat, Referat af møde VS: hærværk ved Glumsø præstegårds længe

13 Glumsø - Hærværk ved Glumsø præstegårds længe ( ) VS hærværk ved Glumsø præstegårds længe, skadesanmeldelse hærværk sept 2018, skadesanmeldelse filer, 0856_ Mogenstrup - VS: orientering om Frobenius besøg Mogenstrup - orgel ( ) Mogenstrup - VS orientering om Frobenius besøg, CCF _0001, CCF _ Kopi af: Til Næstved PU: Kopi af mail til Ting Jellinge MR om teglgulv i cement Ting Jellinge - teglgulv ( ) Aktdokument 39 - Kopi af: Til Næstved Kommune: Bemærkninger til lokalplan 096 og kommuneplantillæg 9, Næstved Storcenter Aflysning af lokalplan for Holsted Kirke (sag overført ) ( ) Til Næstved Kommune Bemærkninger til lokalplan 096 og kommuneplantillæg 9, Næstved Storcenter, Aktbilag, id nr : Fra kgl. bygningsinspektør Udtalelse om Holsted Kirke, lokalplan 096 Næstved Storcenter, Aktdokument

14 40 - Kopi af: Til Herlufsholm MR: Yderligere oplysninger om varmeanlægget udbedes Kirke - Herlufsholm - indvendig kalkning og renovering - NÆ ( ) Aktdokument, Til Herlufsholm MR Yderligere oplysninger om varmeanlægget udbedes, Aktbilag, id nr : Fra Kgl. bygningsinspektør Ingen bemærkninger, Aktbilag, id nr : Fra NM Udtalelse modtaget om varmeanlæg, Aktbilag, id nr : Fra varme-, energi- og klimakonsulent Udtalelse om revideret forslag til nyt varmeanlæg til Herlufsholm Kirke 41 - Evt. Præstekonvent: Præsternes repræsentant i provstiudvalget kunne oplyse, at der ved sidste præstekonvent blev udtrykt interesse for, at provstiudvalget arbejder videre med muligheden for samarbejde om vedligeholdelse af provstiets præsteboliger. Snesere: Provstisekretær meddelte, at Snesere Menighedsråd muligvis får brug for yderligere finansiering af jordvarmeanlæg. MR frie midler rækker desværre ikke. Provstiudvalget afventer ansøgning. PU møde i december afholdes i Sct. Mortens sognegård medmindre andet oplyses.