POLITISK OG ADMINISTRATIV ØKONO- MISK TIDSPLAN i 2014 samt procedurer

Transkript

1 POLITISK OG ADMINISTATIV ØKONO- MISK TIDSPLAN i 2014 Politisk- og administrativ tidsplan for regnskabsaflæggelsen 2013 Procedure for egnskab

2 Økonomisk tidsplan og procedure Indholdsfortegnelse Side 1. Tidsplan i 2014 for regnskabsaflæggelse 1.0. Politisk/administrativ tidsplan 3 2. egnskab Procedure for aflæggelse af regnskab

3 1.0 Politisk/Administrativ tidsplan Store bogstaver (A) foran en aktivitet henviser til den uddybende vejledning til regnskabsafslutningen 1. Dato Aktivitet 7. november 2013 Stabskollegiet behandler: = egnskab ØS = Økonomistyring Forslag til tidsplan og procedurer for regnskab november 2013 Direktionen behandler: Forslag til tidsplan og procedurer for regnskab november 2013 Økonomiudvalget behandler: 4. Forslag til tidsplan og procedurer for regnskab december 2013 Igangsætning af ajourføring af anlægskartoteket for 2013 med diverse til - og afgange, samt afskrivninger (+ evt. op/nedskrivninger) både i anlægskartoteket og i driftsregnskabet (Prisme) 5. Primo januar 2014 Stabskollegiet og Økonomi Workshop inddrages i opgaveløsningen som følge af tidsplan for regnskab Januar 2014 Evt. ansøgning om uforbrugt låneadgang til 2014 afventer ny lånebekendtgørelse, hvor kompetencen til godkendelse forventes overført fra ministeriet til revisionen. 21. januar 2014 A Sidste frist for anvendelse af Debitor i Prisme / Elbek & Vejrup m.v. for interne regninger., ØS januar 2014 A Sidste frist for anvendelse af Debitor i Prisme / Elbek & Vejrup m.v. for eksterne regninger. B Frist for bogføring vedr af såvel bilag med likviditetsvirkning som posteringsbilag for regnskabsafslutning i Serviceområderne for det udgiftsbaserede regnskab. Eksempelvis refusionsopgørelser, ældreboligregnskaber, Eksterne regnskaber m.v februar 2014 Kl Frist for aflevering til Økonomi og udbud C estoverførselsbehov på anlæg fra 2013 til 2014 D Anlægsoversigt, med igangværende og afsluttede anlæg samt, ØS februar 2014 Kl til Fællesmøde med Stabskollegiet og Direktionen til afklaring af overførsler på drift og anlæg fra 2013 til 2014., ØS februar 2014 E Frist for ajourføring for 2013 af anlægskartoteket for fysiske 3

4 aktiver E Stop for bogføring i serviceområderne for det omkostnings- baserede regnskab februar 2014 Økonomiudvalget behandler:, ØS Opgjorte overførsler på drifts- og finansposter fra 2013 til 2014 Opgjorte overførsler på anlæg fra 2013 til februar 2014 Frist for aflevering til Økonomi og udbud F Specielle bemærkninger på bevillingsniveau på drift G Afsluttede anlægsregnskaber januar- 25. februar 2014 H Økonomi og Udbud foretager kontrol og afstemning af regnskabsmateriale 2013 samt udarbejder såvel udgiftsbaseret som omkostningsbaseret regnskab, nøgletal og de økonomiske afsnit. Derudover udarbejdes øvrige talmæssige oversigter og øvrigt materiale til regnskabet februar 2014 Byrådet behandler:, ØS Opgjorte overførsler på drifts- og finansposter fra 2013 til 2014 Opgjorte overførsler på anlæg fra 2013 til februar 2014 egnskab 2013 sendes til intern trykning marts 2014 Stabskollegiet behandler: egnskab 2013 i kladdeform marts 2014 Direktionen behandler: egnskab 2014 i kladdeform marts 2014 egnskab 2013 klar til behandling. I Frist for aflevering af afstemte statuskonti marts 2014 Økonomiudvalget behandler: egnskab marts 2014 Byrådet behandler: egnskab Primo april 2014 Offentliggørelse af regnskab 2013 via informationsteamet., ØS 4

5 Elektronisk indsendelse af regnskab 2013 til Økonomi- og Indenrigsmisteriet (Foretages senest den 1. juni 2014) april 2014 Budgetseminar for politikkere, HMU m.fl. med fokus på regnskabsresultatet 2013 og evt. afledt effekt heraf i de efterfølgende år, set i lyset af forbruget i 1. kvartal 2014., ØS Formanden for hvert fagudvalg præsenterer udmøntningen af overførsler fra 2013 til september 2014 Efter modtagelse af revisionsberetning godkendes egnskab 2013 sammen med revisionsberetningen i Byrådet. Udskrift af beslutningsprotokol fremsendes til Statsforvaltningen Syddanmark - Inden udgangen af september

6 2.0 Procedure for aflæggelse af regnskab 2013 I forbindelse med aflæggelsen af regnskabet er det en målsætning, at administrationen skal have afsluttet regnskaberne for 2013, før budgetlægningen for 2015 påbegyndes. Denne målsætning vil i store træk kunne overholdes med denne procedure. egnskab 2013 vil bestå af 2 hæfter med bemærkninger og talmæssige oversigter Hæfte 1 som er målrettet til det politiske niveau vil bl.a. indeholde afsnit om kommunens økonomi, uddybende bemærkninger til anlæg, driftsresultatet pr. fagudvalg, de finansielle poster samt oversigter over udviklingen i kassebeholdningen og den langfristede gæld. Derudover indeholder hæfte 1 godkendelses- og revisionspåtegning. Hæfte 2 indeholder bl.a. anvendt regnskabspraksis, regnskabsopgørelse, finansieringsoversigt, balance, noter med bemærkninger samt regnskabsoversigt til det udgiftsbaserede regnskab. Derudover indeholder hæfte 2 en lang række obligatoriske oversigter og opgørelser bl.a. personaleoversigt, oversigt over kommunens langfristede gæld, oversigt over anlægsprojekter i regnskabsåret samt garanti- og eventualrettighedsfortegnelse. Obligatoriske oversigter og opgørelser til såvel det udgiftsbaserede som det omkostningsbaserede regnskab udarbejdes efter regler og retningslinjer fra Økonomi- og Indenrigsministeriet. Begge bind trykkes internt i fornødent omfang til Byrådet, Direktionen og økonomimedarbejdere samt øvrige relevante grupper. Materialet gøres endvidere tilgængeligt på kommunens hjemmeside. Overførsler fra 2013 til efterfølgende år Finansiering: Der er mulighed for at optage lån til regnskab 2013 indtil til den 30. april Beslutningen om optagelse af lån skal være truffet af kommunalbestyrelsen senest den 31. marts Drift: Med udgangspunktet i regnskabsresultatet bestemmes driftsoverførslerne på fagudvalgsniveau i dialog mellem Økonomi og Udbud og serviceområderne. Driftsoverførslerne overføres herefter til fagudvalgene i én samlet ramme til udmøntning. Udmøntningen af driftsoverførsler er herefter op til det enkelte fagudvalg i dialog med de decentrale enheder. Anlæg: I forlængelse af regnskabsresultatet udsender Økonomi og Udbud et regneark med samtlige anlægsprojekter i 2013, hvori serviceområderne skal angive om anlægsprojektet afsluttes i 2013 eller skal videreføres til Økonomi og Udbud vil herefter overføre midlerne på de anlægsprojekter, som videreføres i Udmøntningen af overførslerne forventes at blive præsenteret af udvalgsformændene sammen med aktuelt stade og handleplan for igangværende anlægsprojekter på budgetseminaret i april

7 Økonomi- og Indenrigsministeriet Økonomi- og Indenrigsministeriet har opstillet procedure og tidsmæssige krav til aflæggelse af kommunens regnskab. Ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriet skal regnskabet forelægges Byrådet således, at dette kan afgives til revisionen inden den 1. juni. Udgifter til varekøb, fremmede tjenesteydelser o.l., der er bestilt og leveret inden udløbet af år 2013 skal bogføres i regnskabsåret, selv om regningen først modtages i Den periode i det nye regnskab, hvor sådanne bilag kan bogføres kaldes supplementsperioden. Denne periode har Økonomi- og Indenrigsministeriet fastsat skal løbe fra den 1. januar til den 28. februar. Kommunerne kan fastsætte en kortere supplementsperiode. Supplementsperioden i Haderslev kommune fastsættes til den 30. januar 2014 Årsregnskabet skal posteringsmæssigt være afsluttet inden den 1. april Behandling i Stabskollegiet, Direktion, Økonomiudvalg og Byråd Overførsel af drifts- og finansposteringer fra 2013 til 2014 samt endeligt opgjorte overførsler på anlæg fra 2013 til 2014 behandles i Stabskollegiet og Direktionen den 6. februar 2014, i Økonomiudvalget 17. februar 2014 og i Byrådet den 25. februar egnskab 2013 behandles i Stabskollegiet den 6. marts 2014, i Direktionen den 11. marts 2014, i Økonomiudvalget den 17. marts 2014 og i Byrådet den 25. marts Efter Byrådets behandling indsendes regnskabsmateriale m.v. til Økonomi- og Indenrigsministeriet og status indsendes til Danmarks Statistik Denne procedure vil efter behov blive suppleret med nødvendige sideløbende procedurer. 7