Cognizant Technology Solutions Erklæring om whistleblowere og repressalieforebygning

Transkript

1 Cognizant Technology Solutions Erklæring om whistleblowere og repressalieforebygning Ikrafttrædelse januar 2017 Hvorfor har vi denne erklæring? Vi opfodrer aktivt medarbejdere til at rapportere deres betænkeligheder og stille deres spørgsmål. Specifikt foreskriver denne erklæring, at: Cognizant, under tilsyn af Cognizants revisionskomité, understøtter et rapporteringssystem, hvorved Cognizant medarbejdere såvel som tredjeparter (såsom konkurrenter, leverandører og forbrugere) kan rapportere formodede juridiske og etiske anliggender, herunder dem som er relateret til revision, interne regnskabsmæssige kontroller, revisionsanliggender og korruption. Cognizant medarbejdere og tredjeparter kan rapportere deres anliggender fortroligt og anonymt. Rapporter om formodede overtrædelser af loven, kodekset eller andre Cognizant politikker vil blive undersøgt, og Cognizant er forpligtet til at beskytte enhver person, som rapporterer et juridisk eller etisk anliggende, mod repressalier, gengældelse eller chikane; undersøge alle klager over repressalier; og tildele passende disciplinære sanktioner for repressalier op til og inklusive afskedigelse. 1 af 5 erklæring om whistleblowere og repressalieforebygning

2 Rapportere mistænkte overtrædelser af loven eller virksomhedens politikker Virksomheden stiller flere forskellige kanaler til rådighed til at foretage rapporter af faktiske eller potentielle overtrædelser af kodekset eller af gældende lov. Medarbejdere kan anmode om vejledning i, hvordan de overholder gældende lov eller kodekset, og hvordan de rapporterer overtrædelser via en af de følgende kanaler: Et medlem af Cognizants juridiske afdeling Vores overholdelseschef: o Via chiefcomplianceofficer@cognizant.com o Via fax: o Med post: Cognizant Technology Solutions Att: Vores overholdelseschef Glenpointe Centre West 500 Frank W. Burr Boulevard Teaneck, New Jersey Vores juridiske chef Din lokale overholdelsesressource Vores Cognizant-overholdelseslinje Cognizants overholdelseslinje bliver betjent af en tredjepartsudbyder, der er tilgængelig via telefon eller online. Rapporter kan foretages anonymt, hvor lokal lov tillader det. Du opfordres imidlertid til at identificere dig selv, når du foretager en rapport, så yderligere oplysninger kan fås om nødvendigt. Når det er muligt og tilladt ved lov, bliver din identitet holdt strengt fortrolig. Overholdelseslinjen omfatter også en spørgsmålsadministrator, hvor en medarbejder kan søge rådgivning. For at tilgå overholdelseslinjen via internettet skal du gå til og følge vejledningen for at indsende en rapport. 2 af 5 erklæring om whistleblowere og repressalieforebygning

3 For at foretage en rapport via telefonen skal du ringe til det nummer, der gælder for dit land, og følge vejledningen: o USA og Canada: o Indien: AT&T Direct-adgangskode efterfulgt af o Storbritannien: AT&T Direct-adgangskode (eller ) efterfulgt af o Alle andre steder: Brug den relevante adgangskode for dit land efterfulgt af o Yderligere AT&T Direct-adgangskoder er at finde på Vil de informationer, jeg giver, blive holdt fortrolige? Medarbejdere, som rapporterer et anliggende, kan vælge at forblive anonyme, selvom vi opfordrer rapportører til at angive deres kontaktoplysninger for at hjælpe virksomheden med at foretager undersøgelser i forbindelse med rapporter. Cognizant vil holde rapporter fortrolige i det omfang, som det er konsekvent med virksomhedens evne til at foretage en fuldstændig og fair undersøgelse og overholde de juridiske forpligtelser. Hvordan håndteres rapporter? Enhver leder eller anden person, som modtager en rapport om en overtrædelse eller mulig overtrædelse, skal afholde sig fra at foretage sin egen undersøgelse og i stedet med det samme videresende rapporten til vores overholdelseschef. Cognizant vil udpege en erfaren professionel til at undersøge al kendt eller formodet ureglementeret adfærd. Vores eksperter vil foretage en professionel undersøgelse, og eventuelle korrigerende handlinger vil blive taget med ledelsens tilsyn. 3 af 5 erklæring om whistleblowere og repressalieforebygning

4 Beskyttelse mod repressalier for rapportering af formodede overtrædelser eller for samarbejde under undersøgelser Cognizant tolererer ikke repressalier mod nogen person, som i god tro indsender en rapport om en overtrædelse eller mulig overtrædelse af loven, kodekset eller andre Cognizant-politikker. Cognizants medarbejdere må aldrig intimidere, chikanere eller gøre gengæld mod en person, som indsender en rapport om en potentiel overtrædelse af loven, bestemmelser, kodekset, andre Cognizant-politikker, eller som samarbejder med en undersøgelse af en sådan rapport. "Repressalier" inkluderer, men er ikke begrænset til, ugunstig handling taget mod en person, fordi han eller hun: Indsendte en rapport om en overtrædelse eller formodet overtrædelse af kodekset, andre Cognizant-politikker eller procedurer eller gældende lov (herunder dem, som vedrører regnskabsmæssige uregelmæssigheder). Deltog eller gav information eller på anden måde hjalp med en undersøgelse af en formodet overtrædelse af kodekset, andre Cognizantpolitikker eller -procedurer eller gældende lov. Gav sandfærdig information til en tilsynsmyndighed eller retshåndhævende myndighed angående begåelse eller mulig begåelse af en ulovlig handling ifølge national eller regional lov eller angående eventuelle overtrædelser af love vedrørende anti-korruption, sikkerhed på arbejdspladsen, bekæmpelse af forskelsbehandling eller andet. Vi opfordrer medarbejdere, som mener, de er genstand for repressalier, til at rapportere overtrædelser Enhver person, som udsættes for repressalier, skal prompte rapportere det til en af ressourcerne angivet i kodekset eller i denne erklæring. Eksempler på ikke-tilladte repressalier, gengældelse og chikane inkluderer: Forsøg på at intimidere en medarbejder, så vedkommende trækker sin rapport tilbage eller ændrer den. 4 af 5 erklæring om whistleblowere og repressalieforebygning

5 At straffe en person, som i god tro har indsendt en rapport ved at tage ugunstige handlinger mod medarbejderen med hensyn til tildeling af arbejdsopgaver eller arbejdsskift, løn, evaluering, ferie og/eller andre arbejdsbetingelser. Afskedigelse, degradering, suspension eller disciplinering af en medarbejder for at foretage en rapport i god tro. Trusler om at gøre noget af ovenstående. Enhver medarbejder, som bevidner eller har kendskab til repressalier, gengæld eller chikane mod en medarbejder, skal lave en rapport via en af de rapporteringskanaler, som er beskrevet ovenfor. Cognizant forpligter sig til at undersøge alle påstande om repressalier på behørig vis Cognizant skal undersøge alle klager over repressalier, og hvis en sådan klage dokumenteres, tildele passende disciplinære sanktioner op til og inklusive afskedigelse, såvel som implementere eventuelle relevante afhjælpende foranstaltninger. Hvem skal jeg kontakte med spørgsmål? Spørgsmål vedrørende denne erklæring skal rettes til vores overholdelseschef eller din lokale overholdelsesressource. 5 af 5 erklæring om whistleblowere og repressalieforebygning