Ejerstrategi for Deponi Syd I/S

Transkript

1 Ejerstrategi for Deponi Syd I/S Den Forslag til Ejerstrategi for Deponi Syd I/S Indledning Ejerstrategien er udtryk for Ejerkommunernes forventninger til Deponi Syd I/S s aktiviteter og udvikling. Ejerkommunernes mulighed for at øve indflydelse følger umiddelbart af vedtægterne for Deponi Syd I/S. Ejerkommunerne ønsker med sit ejerskab af Deponi Syd I/S at skabe de bedst mulige betingelse for fastholdelse af sammenhæng med Deponi Syd I/S og Ejerkommunernes visioner, politikker, strategier, planer mv. Ejerkommunerne ønsker derfor et tæt samarbejde mellem Ejerkommunerne og Deponi Syd I/S. Ejerstrategien skal - Skabe klarhed om Ejerkommunernes forventninger til Deponi Syd I/S, for bestyrelsen, leder og medarbejdere ved Deponi Syd I/S - Skabe sammenhæng mellem Ejerkommunernes og Deponi Syd I/S s strategi, politik og visioner - Regulere samarbejdet mellem Ejerkommunerne og Deponi Syd I/S. Konkretiseringen af samarbejdet følger af vedtægten for Deponi syd I/S. Indhold Indledning Definitioner Baggrund Ejerkommunernes mål for Deponi Syd I/S Deponi Syd I/Ss formål og strategiske mål Udvikling af forsyningsområdet og -selskabet

2 Prisstrategi & forsyningssikkerhed Miljøprofil Politikker og indsatsområder Personaleforhold Samarbejder med brancheforeninger Økonomi Koordination og samarbejde mellem ejere og Deponi Syd I/S Bestyrelsen Samarbejde ejerkommuner og Deponi Syd I/S Organisering Samarbejde med andre kommuner Organisering af administrationen Revision Ikrafttræden Definitioner Deponeringsaffald: i nærværende ejerstrategi dækker det over 2 kategorier. 1)blandet affald. 2)asbest affald. For øvrige kategorier som mineralsk affald og farligt affald behandles disse ikke i strategien, idet de deponeres af andre selskaber for kommunerne. Forsyningssikkerhed: I nærværende ejerstrategi defineres forsyningssikkerhed som den kapacitet der skal til, for at ejerkommunerne kan deponere deponeringsegnet affald produceret inden for kommunegrænserne på eget deponi gældende for blandet affald og asbest løbende med en horisont på 30 år. Baggrund Deponi Syd I/S er et fælleskommunalt affaldsselskab ejet af kommunerne Billund, Esbjerg, Haderslev, Kolding, Vejen og Vejle. Selskabet startede i januar 2011 og modtager de 6 ejerkommuners deponiaffald. Deponi Syd I/S ejer og driver hhv. Grindsted Deponi i Billund Kommune og Måde Deponi i Esbjerg Kommune og modtager årligt ca tons affald, herunder asbestholdigt affald, PCB-holdigt affald og affald indeholdende miljøfremmede stoffer som bly og zink. Ejerkommunernes mål for Deponi Syd I/S Deponi Syd I/S s formål og strategiske mål - 2 -

3 Ejerkommunerne driver Deponi Syd I/S med det formål at sikre høj forsyningssikkerhed indenfor deponering af affald, med henblik på at sikre en høj sundheds- og miljømæssig kvalitet i overensstemmelse med samfundets krav. Deponi Syd I/S s udvikling skal ske i et tæt samarbejde med Ejerkommunerne. Driften skal varetages med fokus på langsigtet kapacitet til deponering af affald fra ejerkommunerne. Udvikling af forsyningsområdet og -selskabet Deponi Syd I/S skal sikre, at værdierne i selskabet løbende optimeres gennem en effektiv drift samt løbende vedligeholdelse og udvikling af anlægsaktiver. Samtidig forventer Ejerkommunerne, at Deponi Syd I/S bidrager til, at der er en forsyningssikkerhed for ejerkommunerne til deponering af deres affald. Prisstrategi & forsyningssikkerhed Forsyningsselskabets priser fastlægges i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler. Deponi Syd I/S skal arbejde for at sikre stabile priser og priser der er på niveau med sammenlignelige deponeringsselskaber. Systemet BEATE skal anvendes til benchmarking. Deponi Syd I/S s takster interessentkommunerne imellem er solidariske. Ejerkommunerne forventer, at priserne fastsættes ved at prioritere en rimelig balance mellem, i prioriteret rækkefølge: - Forsyningssikkerhed - Langsigtede løsninger, der også tager hensyn til en nedlukning og efterbehandling af deponeringsområdet - Prisstabilitet - Priser på niveau med andre sammenlignelige deponier der samtidig understøtter, at deponering minimeres Deponi Syd I/S skal udarbejde 4-årige budgetter, som omfatter udgifter til de strategiske områder, som fremgår af den 4 årig plan, jf. afsnittet Politikker og indsatsområder. Ejerkommunernes administration orienteres om budgetter og priser mv. forinden Deponi Syd I/S s bestyrelse godkender budget og priser. Miljøprofil Deponi Syd I/S skal, i samarbejde med ejerkommunerne, drive en udvikling med at reducere affaldsmængderne til deponi. Politikker og indsatsområder Deponi Syd I/S s aktiviteter skal ses i sammenhæng med kommunens samlede indsatser på affaldsområdet. Disse indsatser er fastsat i kommunernes affaldsplaner og affaldsregulativer. Heraf følger det, at deponering af affald ikke er et mål i sig selv men en måde at håndtere det affald på, som endnu ikke kan genanvendes eller nyttiggøres

4 Deponi Syd I/S kan løse konkrete opgaver for ejerkommunerne inden for deponi, hvor dette er meningsfyldt for begge parter, og hvor dette er forenelig med kommunalfuldmagten og anden relevant lovgivning. Det er ejerkommunen/ejerkommunerne hvor opgaven ønskes løst, der fastsætter serviceniveau og betaler for omkostningerne til løsning af de konkrete opgaver. Bestyrelsen godkender for hver valgperiode en 4 årig plan for hvilke strategiske områder, selskabet i den pågældende periode vil have særlig fokus på med henblik på at nå ejerstrategiens mål og visioner. Planen kan fx indeholde tids- og handlingsplaner for aktiviteter og projekter i den pågældende periode. Udkast til planen udarbejdes af Deponi Syd I/S s direktør i et samarbejde med kommunernes direktører 1. 1 gang årligt får Bestyrelsen en status for arbejdet med planen af Deponi Syd I/S s direktør. Personaleforhold Deponi Syd I/S skal sikre, at selskabet er en attraktiv arbejdsplads gennem fokus på medarbejdertrivsel, ledelse og udvikling. Deponi Syd I/S skal gennem kompetenceudvikling, rekruttering og fastholdelse sikre, at de rette kompetencer til løsning af selskabets opgaver og sikring af den fortsatte udvikling, enten er tilstede i Deponi Syd I/S eller kan tilkøbes om muligt ved en af ejerkommunerne. Ledelse og medarbejdere ved Deponi Syd I/S forventes at bidrage til branding af Deponi Syd I/S som en attraktiv arbejdsplads. Samarbejder med brancheforeninger Ejerkommunerne forventer, at Deponi Syd I/S søger medlemskab af relevante faglige affaldsorganisationer med henblik på at styrke det faglige miljø. Økonomi Deponi Syd I/S er et 60 selskab i henhold til den kommunale styrelseslov. Interessenterne skal indbyrdes hæfte i forhold til de registrerede indbyggertal for hver interessentkommune pr. 1. januar forud for forpligtelsens aktualisering. Anlægsudgifter til deponering skal i vides muligt omfang finansieres ved, at selskabet optager lån i overensstemmelse med gældende regler for kommunal lånoptagelse. Deponi Syd I/S s udgifter til drift og administration dækkes af selskabets takst for deponering og andre indtægter efter hvile i sig selv princippet. Deponi Syd I/S s regnskabsår er kalenderåret. Regnskab med revisionsbemærkninger og de afgørelser der er truffet i forbindelse hermed skal sendes til interessenterne. 1 Rådgivergruppen er defineret i afsnittet Organisering

5 Koordination og samarbejde mellem ejere og Deponi Syd I/S Bestyrelsen Bestyrelsen for selskabet skal i videst mulig omfang tage hensyn til Ejerkommunernes prioritering: - Forsyningssikkerhed - Langsigtede løsninger, der også tager hensyn til en nedlukning og efterbehandling af deponeringsområdet - Prisstabilitet - Priser på niveau med andre sammenlignelige deponier der samtidig understøtter, at deponering minimeres Samarbejde ejerkommuner og Deponi Syd I/S Ejerkommunerne ønsker et tæt samarbejde mellem Ejerkommunerne og Deponi Syd I/S i forbindelse med udarbejdelse af planer, regulativer mv. og gensidig respekt for fordelingen af opgaver mellem myndighed og drift. Deponi Syd I/S skal aktivt bidrage til udviklingen af planer og regulativer mv. i ejerkommunerne og indrette virksomhedens virke indenfor planernes grænser. Organisering Deponi Syd I/S består af en Bestyrelse, et Forretningsudvalg og en daglig ledelse som beskrevet i vedtægterne. Kommunernes direktører og Deponi Syds I/S s direktører mødes mindst én gang årligt, med henblik på gensidig orientering. Til at rådgive bestyrelse og direktion med hensyn til planlægning og drift af selskabets aktiviteter samt at afstikke de nærmere retningslinjer for disse aktiviteter er der nedsat en Rådgivergruppe, som består af en repræsentant fra hver af interessenterne. Ejerne vil sikre, at de respektive repræsentanter kommer fra fagforvaltningen fra hver af interessentkommunerne. Rådgivergruppen kan efter behov nedsætte underarbejdsgrupper. Samarbejde med andre kommuner Deponi Syd I/S vil være positive over for henvendelser fra andre deponiselskaber eller kommuner med henblik på at blive optaget som interessent i selskabet. Deponi Syd I/S kan ligeledes, i helt særlige tilfælde, være positive over for henvendelser om levering af deponiaffald fra andre kommuner eller selskaber. Henvendelser vil blive vurderet i forhold til følgende punkter: - Forsyningssikkerhed - Langsigtede løsninger, der også tager hensyn til en nedlukning og efterbehandling af deponeringsområdet - Prisstabilitet - Priser på niveau med andre sammenlignelige deponier der samtidig understøtter, at deponering minimeres - 5 -

6 Organisering af administrationen Deponi Syd I/S skal have hjemsted i en af ejerkommunerne, hvori der er et aktivt deponi. En administrationsaftale bør, såfremt det er muligt, indgås mellem Deponi Syd I/S og den kommune, som er hjemsted for selskabet. Ejerne har herved lagt vægt på, at der kan være en synergi mellem drift og administration, at placering af en administrationsaftale kan understøtte et enklere sagsflow mellem Deponi Syd I/S, driften og ejerkommunerne, og at der herved kan ske en større udnyttelse af de administrative kompetencer, som forefindes i ejerkommunerne på driftsområdet. Revision Ejerstrategien revideres mindst hvert fjerde år, første gang i Revisionen sker i forlængelse af kommunalvalget. Ikrafttræden Nærværende ejerstrategi træder i kraft, når den er godkendt i de 6 ejerkommunernes byråd senest med udgangen af Ejerstrategien blev godkendt på byrådsmødet i Esbjerg Kommune den XX. 2017, i Vejle Kommune den XX. 2017, I Vejen Kommune den xxx. 2017, i Kolding Kommune den xxx. 2017, i Billund Kommune den xxx 2017 og Haderslev Kommune den xxx Underskrifter - 6 -