Referat AARHUS UNIVERSITET. Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Møde den: 5. oktober 2017

Transkript

1 Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Møde den: 5. oktober 2017 Referat Til stede: Arnold Boon, Anne Lindholm Behnk, Kristian Thorn, Nikolaj Harbjerg, Niels Damgaard Hansen, Søren Harbo Jensen, Claus Palle, Uffe Engberg, Ole Hermansen, Kjeld M. Søndergaard, Anders Kragh Moestrup, Knud Holt Nielsen, Søren Dam, Marie Louise Bro Pold, Gitte Heide og Lizzi Edlich (referent) Afbud: Helle Colding Seiersen Dagsorden: 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden. 2. Opfølgning på ASU-mødet d. 22. juni Økonomi. 4. Digital dannelse og kompetenceudvikling 5. Orientering om efterårets medarbejderudviklingssamtaler (MUS) 6. Orientering om tilgang og afgang i Enhedsadministrationen. 7. Arbejdsmiljøstatistik 2. kvartal Orientering om udløb af indeværende udpegningsperiode 9. Kommunikation fra mødet 10. Næste møde 11. Eventuelt. ASU-sekretariatet Lizzi Edlich Dato: 26. oktober 2017 Ref: LIE Side 1/7 Ad pkt. 1 Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden Der var ingen bemærkninger til dagsordenen. Ad pkt. 2 Opfølgning på ASU-mødet d. 22. juni 2017 Som opfølgning på drøftelse af TR-tid på sidste møde sagde Anne L. Behnk, at forståelsen af dette efterfølgende har været drøftet med fællestillidsrepræsentanterne samt tydeliggjort over for lederne. Konklusionen er blevet, at tillidsrepræsentanter i arbejdstiden kan løse opgaver, som relaterer sig til det at være tillidsrepræsentant i den enhed, man er tillidsrepræsentant i. Hvis man er i tvivl, drøftes det med nærmeste leder. Det knytter an til konkrete AU HR Udvikling & Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: Fax: hr@au.dk Web:

2 opgaver samt til dygtiggørelse af tillidsrepræsentanterne. Anne L. Behnk opfordrede til løbende dialog og forventningsafstemning med nærmeste leder af tidsforbruget som tillidsrepræsentant. Side 2/7 Marie-Louise Bro Pold påpegede, at nogle tillidsrepræsentanter dækker medarbejdere i flere forskellige enheder. Hun opfordrede til, at der i ledergruppen er forståelse for, at disse tillidsrepræsentanter også skal bruge tid på at hjælpe kollegaer uden for egen enhed. Anders K. Moestrup sagde, at en del af tillidsrepræsentanternes tidsforbrug giver sig selv. Derudover er der brug for tid til at kunne drøfte, hvordan man er en god tillidsrepræsentant, og hvordan man bedst varetager medarbejdernes interesserer. Kristian Thorn sagde, at det af hensyn til den enkelte tillidsrepræsentants fortsatte karriereudvikling også er vigtigt at afgrænse tillidsrepræsentantopgaven. Ad pkt. 3 Økonomi Økonomirapport er ikke endeligt færdigbehandlet og er derfor fortsat fortrolig. Arnold Boon præsenterede kort økonomirapport 3/2017. Den samlede vurdering er, at Enhedsadministrationen fortsat har en sund økonomi, hvilket vil sige, at budgetterne holdes. I Fællesadministrationen forventes færre udgifter til løn og kontorhold, men en stigning i fællesudgifterne. I Fællesadministrationen er det faktiske udgiftsniveau tæt på prognosen, mens der i nogle administrationscentre kan komme et lille overskud. Dette skal ses som udtryk for stor tilbageholdenhed for at undgå større tilpasninger i de kommende år. I løbet af efteråret påbegyndes arbejdet med budget Der er uændret et krav om 2% besparelse, som besluttet af Universitetsledelsen. Søren Dam undrede sig over, at budskabet både før og efter sommerferien har været, at AU har en udmærket økonomi, og at der så kort tid efter bliver meldt besparelser ud i administrationscenter HE og ST. Hidtil har der været 4 år til at nå målet. Arnold Boon svarede, at AU s overskud ikke umiddelbart har at gøre med Enhedsadministrationens økonomi. Her er den økonomiske ramme den samme, hvilket er en bevidst prioritering mhp. at kanalisere flere midler til forskning og uddannelse. Det har hele tiden været italesat, at det positive syn på økonomien har været under forudsætning af løbende naturlig afgang. Vedr. HE gør nye vilkår, at man er nødt til at handle tidligere.

3 Niels Damgaard Hansen sagde, at på ST er besparelserne ikke blevet fremrykket, og at sparemålet på 7,5 mio. kr. hele tiden har været kendt. LSU har været klar over tendensen, men man havde håbet at kunne klare en større del af besparelserne ved naturlig afgang. At Administrationscenter ST kommer ud med et lille overskud i 2017 skyldes, at der er taget hånd om situationen i tide, og dermed skal færre stillinger nedlægges nu. Den aktuelle reduktion med stillinger er et udtryk for rettidig omhu i forhold til budget 2018 og Side 3/7 Anders K. Moestrup var af den opfattelse, at når der sker besparelser og afskedigelser i flere enheder i administrationen, er det et anliggende for ASU, og at der bør finde reelle drøftelser sted. Han påpegede, at fællestillidsrepræsentanterne ikke er blevet informeret før medarbejderne, hvilket i nogle tilfælde har gjort det vanskeligt for fællestillidsrepræsentanterne at være medspillere. Knud Holt Nielsen var enig i, at det er et ASU-anliggende, når der er tale om afskedigelser på flere administrationscentre samtidig. Det sender bølger ud i resten af AU, hvorfor ASU må drøfte hvilken effekt det har. Søren Dam tilsluttede sig synspunktet, og tilføjede at der også er et perspektiv ift. omplacering. Anne L. Behnk sagde, at HSU har besluttet, at såfremt der er tale om mere end 5 afskedigelser i en afdeling, skal AU s to fællestillidsrepræsentanter orienteres. Jvf. Samarbejdsaftalen skal ASU orienteres, mens drøftelser og behandling af besparelsesprocessen foregår på LSU-niveau, som ret niveau mht. budgetansvar. Ledelsen vil hele tiden sikre, at fællestillidsrepræsentanterne orienteres rettidigt, og vil på baggrund af processen på HE og ST vurdere, om der er brug for justeringer. Derudover vil det være naturligt også at orientere fællestillidsrepræsentanterne i Enhedsadministrationen. Arnold Boon ønskede at fastholde, at drøftelserne finder sted decentralt og mindede samtidig om, at han hurtigt efter LSU-orienteringerne havde sendt en skriftlig orientering til ASU. Han tilføjede, at ledelsen i Enhedsadministrationen vedstår sig forpligtelse til at undersøge muligheden for omplacering af medarbejdere, der er varslet til afskedigelse. Anne L. Behnk sagde, at der er forskellige roller på de forskellige niveauer og foreslog, at ASU s rolle kunne være orientering og videndeling f.eks. ift. opmærksomhed på tværs, omplaceringsforpligtelser og fællesskabet. Marie Louise Bro Pold sagde, at det bør indarbejdes i processerne, at tillidsrepræsentanterne modtager ordentlig og rettidig information, så de kan tage hånd om medarbejderne. Hertil sagde Arnold Boon, at man altid bør se på, om der er noget der skal gøres anderledes. Der er en balance mellem at få det overstået hurtigt, men også respekt for spillereglerne. Det var hans fornemmelse, der er foregået et ihærdigt stykke arbejde med afværgeforanstaltninger. Niels Damgaard Hansen påpegede, at det også er en stor opgave for lederne. Han var enig i, at orientering af tillidsrepræsentanterne er vigtig, da lederne meget gerne vil have deres hjælp i processen.

4 Anders K. Moestrup anerkendte, at det også er en stor opgave for ledelsen, men at man ikke af den grund må glemme, at der skal finde reelle drøftelser sted i samarbejdsudvalget, inden beslutningen bliver truffet. Arnold Boon opfordrede til gøre opmærksom på det, hvis det nogen steder har været utilstrækkeligt. Side 4/7 Som emne til kommende ASU-drøftelse foreslog Anders K. Moestrup, hvordan en sådan besparelses- og evt. afskedigelsesproces bør være i fremtiden. Uffe Engberg undrede sig over, at ASU drøftede afskedigelser under økonomipunktet. Han efterlyste drøftelser af, at AU med jævne mellemrum må foretage afskedigelser samtidig med, at mange giver udtryk for, at det er vanskeligt at rekruttere. Arnold Boon sagde, at det meget vel kunne være et emne, som ASU kunne drøfte. Det hænger også sammen med de overvejelser, som LEA har, om hvor Enhedsadministrationen er om 5 år. Kristian Thorn sagde supplerende, at alt ikke skal ikke være gråt i gråt og uden perspektiv at være ansat på AU. Hans ambition var, at have en administration, som summer af kreativitet som resten af AU. Nikolaj Harbjerg tilføjede, at Enhedsadministrationen allerede oplever områder, hvor opgaver i dag lykkes med færre hænder end for 5 år siden. Det drejer sig om at understøtte opgaverne på en mere effektiv måde, uden at det bliver forarmet. Ad pkt. 4 Digital dannelse og kompetenceudvikling Arnold Boon opfordrede de lokale samarbejdsudvalg til at sætte digitalisering på dagsordenen, og han lagde op til en drøftelse af, hvor medarbejderne ser muligheder for at blive digitalt dannede samt input til, hvor og med hvad ledelsen kan bidrage. Digital dannelse er en måde at tænke digitalisering på, dvs. at have forståelse for, at det betyder en anden måde at arbejde på, samt at man ser sig selv i en værdikæde. Det er ikke kun at tilegne sig konkrete kompetencer i at betjene et system. Han sagde videre, at der i fremtiden bliver der færre logistiske opgaver pga. digitalisering. Når administrationen bliver mere effektiv på logistiske opgaver, kan der frigøres tid til at blive mere rådgivende. Også dette forudsætter udvikling af medarbejderne. Knud Holt Nielsen bemærkede hertil, at der på AU også udføres manuelt arbejde, som ikke kan digitaliseres. Besparelser på de områder medfører opgaver, som ikke bliver løst. Han advarede imod, som det ellers har været kutyme i den offentlige sektor, at tage forskud på forventede besparelser som følge af digitalisering. Man bør tage højde for, at der går en årrække, inden besparelserne slår igennem, ellers får man ringere service. Der bør desuden tages højde for, om medarbejderne har den nødvendige faglighed. Nye løsninger kræver nye fagligheder.

5 Arnold Boon var enig i, at digitalisering kræver investeringer. Det centrale i hans budskab var en opfordring til alle om at tænke meget bredt ift. hvilke opgaver, det er muligt at digitalisere Side 5/7 Kjeld M. Søndergaard var klar over, at robotter allerede er en mulighed, man anvender inden for rengøringsområdet. På baggrund af hidtidige erfaringer var han dog skeptisk over for en udmelding om, at ledelsen i Administrationscenter ST forventer serviceforbedringer trods besparelser. Arnold Boon svarede, hvis man fastholder samme måde at arbejde på og løbende skal spare 2%, bliver servicen blot ringere over tid. Derfor har LEA taget udfordringen op med at udvikle administrationen. Søren Dam var enig i, at digitalisering har givet besparelser, men man skal ikke tro administrationen med 2% mindre pr. år kan bevare de samme opgaver og det samme serviceniveau som i dag. Det rejser spørgsmålet, hvilke opgaver fagmiljøerne kan vælge at få løst. Arnold Boon sagde, at administrationen har haft fokus på at effektivisere, men at man også skal se på, om det er de rigtige opgaver, der bliver løst. Det forudsætter dialog med de faglige miljøer. Ole Hermansen opfordrede til at se på, hvilke digitaliseringsprojekter, der har givet den største effekt, samt hvilke processer, der egner sig til digitalisering og hvilke, der ikke gør. Arnold Boon svarede, at LEA allerede gør brug af hidtidige erfaringer. Ifm. prioritering er det værd at erindre, at AU også er i gang med en stor oprydning, som burde have været gennemført tidligere. Dette skulle gerne medføre mindre tidsforbrug på vedligehold. Marie Louise Bro Pold advarede imod at italesætte digitalisering, som om robotter kommer til at overtage alt administrativt arbejde. Hun opfordrede til en tænkning om at udnytte digitalisering til videndeling, til at hjælpe hinanden og gøre hinanden bedre. Arnold Boon fandt, at videndeling var et yderst relevant område og sagde, at man i LEA har drøftet, hvordan Enhedsadministrationen på udvalgte områder får fælles opgaveløsning. Knud Holt Nielsen sagde, at med øget digitalisering bliver hele medarbejdergrupper re-konfigureret, hvilket har vidtrækkende konsekvenser på godt og ondt. Det er en del af processen, at det kommer til at ændre folks arbejdsliv. Han foreslog at kvalificere debatten ved at trække på AU s in-house viden på disse områder. Han nævnte i den forbindelse to professorer (Jeppe Bundsgaard og Cathrine Hasse), som forsker i digital dannelse og teknologiforståelse, herunder hvordan man inddrager medarbejderne, og hvilke krav det stiller. Han opfordrede endvidere til, at man ifm. digitalisering og procesoptimering involverer slutbrugerne. Claus Palle opfattede, at vreden over selvbetjeningssystemer bobler. Strategien om at have små standardsystemer og derfra bygge til stiller krav til både ledelse og medarbejdere ift. kompetencer, systemdesign, udbud, uddannelse af superbrugere og or-

6 dentlige manualer. Medarbejdernes vigtigste kompetence vil fortsat være deres kendskab til vores (ofte komplicerede) sagsgange. Arnold Boon medgav, at det er en balance mellem at have kæmpe systemer, der kan omfatte det hele, og mindre systemer, som kræver integration. Side 6/7 Ole Hermansen fortalte, at AU IT netop har startet proces med formulering af vision for AU IT, hvor medarbejderne skal forsøge at forestille sig, hvilke kompetencer AU IT skal bruge i de næste 5 år. Det kan både bidrage til planlægning af efteruddannelse og en bevidstgørelse af, hvorhen udviklingen bevæger sig. Han mente, at dette også kunne bruges på andre fagområder. Arnold Boon takkede for bidragene og henstillede til, at administrationschefer og vicedirektører bringer emnet op i de lokale samarbejdsudvalg. Ad pkt. 5 Orientering om efterårets medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Anne L. Behnk sagde, at der allerede har været skrevet et kort notits om MUS på medarbejdere.au.dk. MUS bør ikke kun være årlig begivenhed, idet der forhåbentlig hen over året foregår en løbende dialog mellem medarbejder og leder. Det MUS kan, er at sætte en god ramme for dialog om forventninger, mål, kompetenceudvikling og trivsel. Der er et MUS-koncept og system på AU, man kan benytte. Søren Dam udtrykte ønske om et mere brugervenligt IT-system til MUS. Anne L. Behnk anerkendte ønskerne til et mere brugervenligt system, men det nuværende AUHRA MUS har overraskende mange brugere. Hun gjorde også opmærksom på, at systemet ikke er afgørende for, om man kan holde gode medarbejderudviklingssamtaler, men det er et godt sted at dokumentere sine aftaler. Anders K. Moestrup orienterede om, at Kompetencesekretariatet i løbet af oktober afholder en række kurser om MUS rettet mod tillidsrepræsentanter. Ad pkt. 6 - Orientering om tilgang og afgang i Enhedsadministrationen Der var et kort drøftelse af oversigtens opbygning, hvorpå Arnold Boon konkluderede, at i en stor organisation har det betydning, hvordan man tæller. Han håbede på, at udvalget fremover kan bruge mere tid på at drøfte udviklingen fremfor at forstå tallene.

7 Ad pkt. 7 - Arbejdsmiljøstatistik 2. kvartal 2017 Side 7/7 Det blev bemærket, at de igangværende besparelser på to af administrationscentrene formentlig kommer til at give udslag på forbrug af den psykologiske rådgivning. Der var samtidig opfordring til at gøre brug af ordningen, som er tænkt som en hjælp. Ad pkt. 8 - Orientering om udløb af indeværende udpegningsperiode Intet til dette punkt. Ad pkt. 9 Kommunikation fra mødet Der var enighed om, at kommunikere følgende i Administrationens nyhedsbrev: Den økonomiske udvikling følger budgettet, hvorfor de igangværende afskedigelser er en følge af budgettet. Kort omtale af udvalgets drøftelse af digitalisering. Ad pkt Næste møde Forslag til emner til næste møde: Hvordan tilrettelægges en god proces ifm besparelsesrunder. Hvordan vedbliver Enhedsadministrationen at være en attraktiv arbejdsplads. Ad pkt Eventuelt Intet til dette punkt.