Direktion og sekretariater

Transkript

1 Præsentation er under sammenlægning med Center for personale- og økonomiservice og organiseringen er under udarbejdelse. Budgetnotatet er udarbejdet på den eksisterende organisation og vil blive tilrettet når organiseringen er faldet på plads. har som overordnet formål at sikre, at det politiske og administrative system kan fungere hensigtsmæssigt, ved at politikkerne får et tilstrækkeligt grundlag til at træffe beslutninger. Herudover skal sikres, at formelle regler og procedurer bliver fulgt, så de grundlæggende demokratiske principper efterleves. Under bevillingen for ligger således en række opgaver, der understøtter Kommunalbestyrelsen, Direktionen og den øvrige organisation i at skabe en værdibaseret, udviklings-, kompetence- og serviceorienteret organisation. Fokus er på borgernes behov. Bevillingen dækker følgende områder: Kommunalbestyrelsen Direktionen Borgmestersekretariatet Udviklingssekretariatet. Under Kommunalbestyrelsen afholdes udgifter til Kommunalbestyrelsens aktiviteter, herunder møder og aflønning af politikkere samt diverse udvalg og nævn. Rammen for Direktionen indeholder budget til aflønning af direktion, centerchefer samt personale knyttet til Direktionen. Under Direktionen ligger tillige en række tværgående puljer m.m. Borgmestersekretariatet varetager sekretariatsfunktioner for Borgmesteren, Kommunalbestyrelsen og udvalg. Sekretariatet varetager endvidere opgaverne i forbindelse med vielser og registreret partnerskab. Sekretariatet koordinerer og sikrer gennemførelsen af valg og folkeafstemninger samt valg til seniorrådet. Kommunens interne og eksterne kommunikation er forankret i Borgmestersekretariatet. Borgmestersekretariatet yder juridisk rådgivning til den øvrige organisation og understøtter sagsbehandlingen i form af rådgivning og centralt sagshåndteringssystem. Borgmestersekretariatet har ansvaret for Kommunens primære sagsbehandlingssystem (Acadre) samt Kommunearkivet. Kommunens Borgervejlederfunktion er også placeret i Borgmestersekretariatet. Borgervejlederen behandler klager over Kommunens sagsbehandling, personalets optræden og udførelsen af praktiske opgaver. Udviklingssekretariatet er en stabsfunktion til Direktionen og består af følgende: Direktionssekretæren, Udviklingsteamet, Digitaliserings- og effektiviserings-teamet, samt eventuelle tidsafgrænsede strategiske projekter. Direktionssekretæren servicerer Direktionen og Chefgruppen Udviklingsteamet har som overordnet formål at understøtte og drive en udvikling i Egedal Kommune, så kommunen optræder som en moderne, effektiv og veldrevet virksomhed, der leverer god offentlig service, der er afstemt med økonomi og borgerens behov. Enheden fungerer som internt konsulent-team, der kan inddrages i projektstyring og projektledelse samt procesfacilitering, hvor organisationen har brug for assistance. Herudover understøttes arbejdet med udformning af kommunens politikker og strategier, og der udføres bruger- og borgerundersøgelser.

2 Digitaliserings- og Effektiviseringsteamet er en central spiller i kommunens samlede arbejde med digitalisering, optimering og løbende procesforbedringer på bagrund af strategiske mål og overordnede prioriteringer. Derfor er teamet placeret i Direktionens Udviklingssekretariat med reference til Social- og sundhedsdirektøren. Teamet har ansvar for kommunens digitaliserings-, effektiviserings- og it-strategier og deres sammenhæng til de nationale strategier, konsolidering af it-systemer samt rådgivning om nye digitale løsninger i Kommunen. Teamet har i relation til effektivisering ansvar for det fælles arbejde i forhold til implementering, forankring og udvikling af Lean. Samlet har teamet et betydeligt medansvar i at fremme fornyelse og innovation i kommunen, så kommunen kan høste effektiviseringsgevinster, der giver merværdi for borgere/-brugere og kommunens ansatte. Driftsbudget Tabel 1 Direktion og Sekretariaters budget fordelt på Løn og Øvrig drift Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret Budget- Budget- Budget- Budget- Budget 2) forslag forslag forslag forslag Økonomiudvalget Løn Øvrig drift Centerets bevilling i alt ) Beløbene i tabellen er alle i 2014-priser 2) Det korrigerede budget 2013 er pr. 31. maj 2013 (i 2014-priser) Den samlede bevilling udgør i 2014 i alt 64,4 mio. kr., heraf 34,4 mio. kr. til løn og 30 mio. kr. til øvrig drift. Bevillingen varierer hen over årene bl.a. på grund af beløb afsat til udløb af åremålskontrakter, valghandlinger samt diverse puljer m.m. Aktivitetsbaseret budget og perspektiver Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Digitaliseringsstrategien er udmøntet i en handlingsplan med 32 konkrete projekter, der skal føre strategiens initiativer ud i livet. Handlingsplanen er rammen om digitalisering i kommunerne til og med Målet er at give borgere bedre og mere fleksibel service og samtidig effektivisere kommunernes administration. Arbejdet med projekterne relateret til den fælleskommunale digitaliseringsstrategi er godt i gang. Der vil være specielt fokus på at opbygge forståelse for digitalisering, sikre overordnet tværgående projektstyring og en organisation, der kan sikre lokal forankring og udmøntning af projekterne fra handlingsplanen. Projekterne er spredt over fire fagområder: Beskæftigelse (effektivitet, kvalitet i data og sammenhængende sagsforløb) Børn og kultur (digitale læringsformer, videnscentre på tværs og velfærdsteknologi) Social og sundhed (digital sundhedsforebyggelse, fjerndiagnose, patientstøtte gennem øget brug af velfærds og robotteknologi) Teknik og miljø (digital selvbetjening, stedfæstelse og kortdata, klima og energi). Samt to tværgående områder: Digital borgerbetjening (effektiv digital selvbetjening og borgerkommunikation) Sammenhængende it og konkurrence (fælles løsninger, standarder og rammearkitektur).

3 Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi Der er tæt sammenhæng mellem handlingsplanen for kommunernes digitaliseringsstrategi og den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi Strategien er udarbejdet fra centralt hold med henblik på at skabe en mere velfungerende og effektiv offentlig sektor. Centralt står ambitionen om, at de digitale kanaler i 2015 skal være danskernes førstevalg, når de skal i kontakt med det offentlige. Strategien sætter samtidigt en ambitiøs dagsorden på store velfærdsområder som undervisning, sundhed, miljø og erhverv. Digitalisering skal på disse områder skabe grundlag for højnelse af kvaliteten, et mere effektivt ressourceforbrug og en styrket brugeroplevelse. KOM-LIS KOM-LIS er Kommunens ledelsesinformationssystem, der digitaliserer og effektiviserer en række manuelle processer. Løsningen bliver implementeret i kuber, der dels kan anvendes silobaseret i de enkelte fagcentre og dels sammensmeltet kan anvendes helhedsorienteret på tværs af organisationen. På nuværende tidspunkt er der implementeret kuber på følgende områder: Økonomi Beskæftigelse Anbringelse og handicap Personaleforhold, løn og fravær. Derudover forventes ældreområdet implementeret i 2013, mens indkøbsområdet er under udvikling i samarbejde med Fujitsu. KOM-LIS benyttes blandt andet til analyse og simulering af konsekvenser på tværs af sagsforløb, eksempelvis refusionsberegninger på arbejdsmarkedsområdet. I 2014 er det planen, at KOM-LIS skal danne grundlaget for en digitalisering af processerne omkring det overordnede mål- og økonomistyringskoncept. Innovation Innovation er en del af tankesættet bag den styrkede kultur, og et af de værktøjer vi skal have mere fokus på i Innovation skal, hvor det giver mening, medvirke til at vi får tænkt ud af boksen, på tværs af faglighederne og gerne i dialog med vores borgere og virksomheder. Nogle af de gode forslag der fremkommer gennem dialogen skal derefter fastholdes og implementeres, så vi dermed får sikret og udviklet vores velfærd.

4 Tabel 2 s budget fordelt på rammer Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret Budget- Budget- Budget- Budget- Budget 2) forslag forslag forslag forslag Økonomiudvalget Kommunalbestyrelsens ramme Kommunaldirektørens ramme DOS - Fælles administration UC Udviklingssekretariatet SDIR - Sekretariat og ledere Digitalisering og effektiviseringsteam TDIR C enterchefer m.v Direktør m.a, C BS, JOB, C PK og C TM Centerets bevilling i alt ) Beløbene i tabellen er alle i 2014-priser 2) Det korrigerede budget 2013 er pr. 31. maj 2013 (i 2014-priser) Kommunalbestyrelsens ramme Der budgetteres i 2014 med 9,4 mio. kr. til den politiske organisation i form af borgmestervederlag og vederlag for udvalgsposter, vederlag til kommunalbestyrelsesmedlemmer, uddannelse, repræsentation, rejser og mødeaktivitet m.v. til varetagelse af politiske opgaver. Herudover er der budgetteret med diæter til kommissioner, råd og nævn samt støtte til politiske partier. I 2014 er budgetteret med 0,1 mio. kr. til uddannelse for nyvalgte medlemmer af Kommunalbestyrelsen samt med 0,9 mio. kr. til valg til Europaparlamentet. I 2015 er budgetteret med 0,7 mio. kr. til folketingsvalg. Der er i 2017 budgetteret med 0,8 mio. kr. til Kommunalvalg og kr. til Seniorrådsvalg. Der er i 2016 indlagt ekstra lønmidler til Kommunaldirektøren i forbindelse med fratrædelse ved kontraktudløb. Kommunaldirektørens ramme Der er i alt budgetteret med udgifter for 29,7 mio. kr. under Kommunaldirektørens ramme. Bevillingen dækker bl.a. løn til den øvrige direktion samt til centerchefer og andre ledere. I er der budgetlagt 0,5 mio. kr. til fundraising samt vedligeholdelse og drift af udlånte kunstværker. Til Bycirkelsamarbejdet er der afsat 0,2 mio. kr. Der er placeret en række puljer under Kommunaldirektørens ramme: Budgetsikkerhedspulje Til imødegåelse af uforudsete udgifter i budgetperioden er der afsat 20,7 mio. kr. hvert år med henblik på at imødegå økonomiske udsving, bl.a. som følge af konjunkturer og uforudsigelige budgetpåvirkninger. Besparelse ved etablering af nyt rådhus Som forventet besparelse ved Kommunens nye rådhus er budgetteret med -3,5 mio. kr. i 2014, -5,4 mio. kr. i 2015 stigende til -7,3 mio. kr. i 2016 og endeligt -9,2 mio. kr. i 2017 (stigningen fra 2016 til 2017 indregnes i 2. runde tekniske korrektioner). Den forventede besparelse vedrører effektiviseringer i form af reduktion af udgifterne til transport, energi samt rådhus- og sundhedscenterpersonale, der er relateret til ibrugtagning af det nye rådhus.

5 Strategiske mål Der har tidligere under ligget en investeringspulje på 4,2 mio. kr. til effektiviseringer. Puljen er anvendt til investeringer i effektiviseringstiltag, der var forventet at give et afkast mindst svarende til investeringen. Disse budgetmidler er fra og med 2013 blevet målrettet mod de 4-årige strategiske mål. Midlerne vil efter vedtagelse af det årlige Mål og budget blive overført til de enheder, hvor der i det pågældende år, konkret er afsat midler til at understøtte opgaver i relation til opfyldelse af Kommunalbestyrelsens strategiske mål. De strategiske mål er dannet på grundlag af de af Kommunalbestyrelsen fastsatte strategiske emner. I 2014 er de strategiske emner: Sund i Egedal og Ung i Egedal. Strategisk pulje Den strategiske pulje udgør 0,7 mio. kr. i alle år. Puljen anvendes til f.eks. organisationsudvikling, kommunikation og øvrige projekter, som direktionen ønsker at sætte fokus på. Fælles administration Løn til personale Der er budgetteret med 6,1 mio. kr. til løn til fagpersonale i Borgmestersekretariatet. Der er afsat kr. til kompetenceudvikling og kr. til øvrige personaleaktiviteter. Annoncer, abonnementer m.v. Der budgetteres med 0,4 mio. kr. til annoncer. Derudover er der budgetlagt med 0,3 mio. kr. til abonnementer og medlemskaber, 0,15 mio. kr. til information og 1,5 mio. kr. til betalinger til KL. Udviklingssekretariatet Til Udviklingssekretariatet budgetteres med 2,9 mio. kr. til fast løn til det administrative personale. Der er afsat 0,15 mio. kr. til udviklingsmidler. Direktør med ansvar for CSS, CSO og CSD Der budgetteres med 5 mio. kr. til ledelse, udviklingspulje samt til ledelse vedrørende digitalisering og effektivisering. Der er i 2014 indlagt ekstra budgetmidler i forbindelse med fratrædelse ved kontraktudløb. Digitalisering og effektiviseringsteam Der er budgetteret med 1,9 mio. kr. til løn til personale, konsulentbistand samt til FLIS og KOM-LIS - FLIS er et fælles kommunalt ledelsesinformationssystem og KOM-LIS er et lokalt ledelsesinformationssystem. Digitaliseringspulje Digitaliseringspuljen udgør 1,5 mio. kr. hvert år. Der kan søges fra puljen til finansiering af ITprojekter, som centrene ønsker iværksat i henhold til Kommunens digitaliseringsstrategi. Direktør med ansvar for CEI, Rådhusprojektet og LKV Der budgetteres med 1,9 mio. kr. til løn til ledelse og personale samt udviklingspulje. Direktør med ansvar for CBS, JOB, CPK og CTM Der budgetteres med 3,4 mio. kr. til løn til ledelse samt udviklingspulje.

6 Budgettet fordelt på funktionsniveau Tabel 3 Direktion og Sekretariaters budget funktionsopdelt Beløb i 1000 kr. 1) Korrigeret Budget- Budget- Budget- Budget- Budget 2) forslag forslag forslag forslag Økonomiudvalget Andre kulturelle opgaver Fælles formål Kommunalbestyrelses- og amtsrådsmedlemmer Kommisioner råd og nævn Valg mv Sekretariat og forvaltninger Fælles it og telefoni Administration vedr. jobcentre og pilotjobcentre Erhvervsservice og iværksæt teri Centerets bevilling i alt ) Beløbene i tabellen er alle i 2014-priser 2) Det korrigerede budget 2013 er pr. 31. maj 2013 (i 2014-priser)

7 Tekniske korrektioner Tabel 4 Tekniske korrektioner til budgetforslag Beløb i 1000 kr. 1) Budget- Budget- Budget- Budgetforslag forslag forslag forslag Økonomiudvalget Som følge af det kommende valg til Kommunalbestyrelsen i efteråret indlægges midler til kompetanceudvikling af nye medlemmer Budgetmidler til kommunalvalg i Budgetmidler til Seniorrådsvalg i Beløb ved kontraktudløb efter åremålsansættelse skal teknisk fjernes i Midler til kompetenceudvikling til nyt direktørområde Overførsel vedr. fjernvarmeprojekt fra 2013 til Afledte konsekvenser af Kildedalpark Korrektion af lønbudget til leder under Skole og Dagtilbud. Finansiering sker fra lønreguleringspulje efter organisationsændringen. Ansættelse af halv projektmedarbejer til projekt "strategiske mål". Finansieringen sker fra direktionens ramme Regulering af budget til kompetencecudvikling Borgervejlederfunktionen flyttes fra Udviklingsenheden til Borgmestersekretariatet Se ovenfor Uddannelsesmidler omplaceres sammen med borgervejlederfunktionen Se ovenfor Kompetencemidler var ved en fejl placeret under kommunaldirektørens ramme. De flyttes til Borgmestersekretariatet Se ovenfor Tekniske korrektioner i alt ) Budget er angivet i 2014-pris