Referat. Dato: 16. november 2018 Journalnr.: 16/00399 Referent: Christian Larsen

Transkript

1 Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 9. november 2018 kl Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra RA: Kirsten Villadsen Kristmar, Mette Hall-Andersen, Jan Dalsten Sørensen, Anne Sofie Fink Kjeldgaard, Poul Olsen Eksterne deltagere: Flemming Nielsen (KL), Charlotte Voss, Peter Damgaard, Mie Andersen og Elisabeth Bloch (ODA), Jørgen Thomsen (SLA) Fraværende: Dato: 16. november 2018 Journalnr.: 16/00399 Referent: Christian Larsen 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Drøftelse: Aktiviteter i evaluering v/alle a. Temadag om de nye bk-bestemmelser 19. april Drøftet på sidste møde. b. Det årlige møde for 7-arkivernes medarbejdere 30. august Mette Hall-Andersen fortalte, at den rundsendte evaluering viser, at der er kommet gode tilbagemeldinger, men også ønsker om at høre mere om GDPR og sletning, som har affødt en del spørgsmål. Kirsten Villadsen Kristmar supplerede med at sige, at der er behov for at forventningsafstemme over for deltagerne, hvad vi kan svare på, når vi afventer arkivloven. Elisabeth Bloch pointerede, at der blev svaret for præcist på problemstillinger, der stadig er uafklarede. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at det er derfor, at Rigsarkivet har udsendt et revideret referat. Mie Andersen lagde vægt på, at mødet også får mere karakter af erfaringsudveksling, hvortil Mette Hall-Andersen og Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at man kan lave workshops/gruppearbejde, og at Rigsarkivet gerne modtager forslag om konkrete emner. c. Temadage for testere 3. oktober i Tårnby Peter Damgaard havde hørt, at det var et godt møde med en god erfaringsudveksling. Jan Dalsten Sørensen sagde, at han også havde forstået, at der havde været en god faglig debat, og at testerne

2 oplever, at de nu kender hinanden så godt, at der kan opbygges et fagligt miljø. Rigsarkivet præsenterede en ny udgave af ADA og fik inputs, og NEA viste et af deres testværktøj. 3. Drøftelse: Aktiviteter i 2019 indledende drøftelse v/alle a. Det årlige møde for 7-arkivernes medarbejdere Peter Damgaard sagde, at evalueringen fra mødet og tidligere tilbagemeldinger viser, at man gerne vil have mødet afholdt et centralt sted, f.eks. Odense. Jørgen Thomsen sagde, at Odense Stadsarkiv gerne lægge hus til. Udvalget enedes om, at mødet holdes i Odense omkring Rigsarkivet finder forslag til dato. Af emner kunne f.eks. være den nye arkivlov (der forventes fremsat februar 2019) og GDPR. b. Temadage for testere Jan Dalsten Sørensen mente, at det vil give mening at afholde temadagen efter sommerferien, hvor der bl.a. vil være en ny ADA med workflow indbygget, hvorimod den opdaterede udgave af bek nok først vil kunne præsenteres i 2020 som led i en temadag om forskningsdata. KOMDA (SSH), NEA (JC) og Rigsarkivet (PMT) finder dato og sted, som gerne må være i forlængelse af det årlige møde for 7-arkivernes medarbejdere. Tårnby Stads- og Lokalarkiv lægger gerne lokale til. c. Er der behov for, at vi tager temperaturen på den kommunale digitale bevaring (den fysiske del af bevaringen)? Jan Dalsten Sørensen sagde, at det er fem år siden, at der sidst blev lavet en undersøgelse af 7- arkivernes fysiske opbevaring af arkiveringsversioner. Nu er der gået noget tid, og han ville derfor høre, om der er interesse for en ny undersøgelse, bl.a. af hvilke opbevaringsmedier der anvendes, og hvor mange eksemplarer data opbevares i. Peter Damgaard svarede, at en stor række arkiver er organiserede i arkivfællesskaber, der varetager opbevaringsopgaven godt og professionelt. Derfor bør tilsynet rettes mod de 7-arkiver, der afleverer til sig selv, eller som slet ikke har afleveret endnu. Mie Andersen spurgte, om tilsynet også rettes mod digitalt afleveret materiale (f.eks. digitaliserede folkeregisterfilm), der ikke findes i en arkiveringsversion. Jan Dalsten Sørensen svarede, at tilsynet vil omfatte arkiveringsversioner, og at de arkiver, der er medlem af et arkivfællesskab, kan lade fællesskabet svare for sig. Mette Hall-Andersen supplerede med at sige, at et tilsyn kan spørge ind til digitalt materiale, der ikke er afleveret som arkiveringsversion. Alt bevaringspligtigt digitalt materiale 2

3 skal afleveres i form af en arkiveringsversion, jf. bek. 183/2018, bilag 1, pkt. 1.2, og bek. 1007/2010, 2. Elisabeth Bloch sagde, at Arkivudvalget i dets rapport har anbefalet, at de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som Rigsarkivet har truffet i forhold til tilfredsstillende datasikkerhed (jf. GDPR artikel 32-34), af Arkivudvalget anbefales som en model til efterfølgelse også for 7-arkiverne, og at dette måske kunne være et tema til næste temadag for 7-arkivernes medarbejdere. Jan Dalsten Sørensen vil lave oplæg til spørgsmål på baggrund af det gamle spørgeskema, som udvalget kan drøfte på næste møde. Kirsten Villadsen Kristmar foreslog en temadag som opfølgning på undersøgelsen. ODA vil undersøge, om temadagen kan holdes i regi af 7-arkiverne. 4. Drøftelse: Forslag om at aktiviteten Det årlige møde for 7-arkivernes medarbejdere spejles med et årligt møde for Rigsarkivets medarbejdere, hvor Rigsarkivets medarbejdere kan få viden om arkivarbejdet i kommunerne v/københavns Stadsarkiv Elisabeth Bloch indledte med at sige, at forslag udspringer af input fra hendes medarbejdere, som mener, at der sker meget i den kommunale arkivverden, som er relevant for andre dele af Rigsarkivet end Indsamling og Bevaring. Man ønsker mere, at der sker vidensdeling de offentlige arkiver imellem og ikke så meget fra Rigsarkivet til 7-arkiverne. Peter Damgaard sagde, at der er ønske om flere erfamøder, hvor ansatte i de offentlige arkiver kan fortælle hinanden om udviklingsprojekter og dele erfaringer. Han gjorde også gældende, at Rigsarkivet indbyder eksterne oplægsholdere til Rigsarkivansatte. Mette Hall-Andersen ville gerne høre mere om de temaer, som Københavns Stadsarkiv ønsker bragt i spil, hvortil Elisabeth Bloch svarede, at hun ikke have medbragt en oversigt over emner til mødet, men at Københavns Stadsarkiv gerne bidrager med en sådan, hvis det har interesse. Mette Hall-Andersen mente, at det vil være oplagt med flere 7-indslag på mødet og med gruppearbejde, hvor man mere kan komme i dybden med en konkret problemstilling. Hun sagde, at der på sagsbehandlermøderne i Rigsarkivet en gang imellem er eksterne oplægsholdere. Det vil dog være vanskeligt at udbrede sådanne oplæg til alle 98 kommuner og tilbyde det samme til alle. Anne Sofie Fink mente, at det vil være oplagt at tale om formidling af data, hvor flere af 7-arkiverne er nået længere end Rigsarkivet. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at bevaring og modtagelse har fyldt meget, men at formidling og tilgængeliggørelse nu bør have en mere central rolle. Udfordringen med det årlige møde er, at der er tale om en stor personkreds, som ikke nødvendigvis er interesserede i alle emner. Charlotte Voss mente derfor, at det vil være oplagt med flere temadage målrettet bestemte grupper. Peter Damgaard sagde, at ODA vil lave en liste med 3-4 konkrete emner til temadage. 3

4 5. Orientering: GDPR og kommunal kassation/merbevaring v/ra Kirsten Villadsen Kristmar sagde indledningsvist, at spørgsmål om kommunal merbevaring set i lyset af GDPR er rejst af Peter Damgaard i forbindelse med vejledningen til de nye kommunebestemmelser. Rigsarkivet er kommet frem til den konklusion, som hun viste på en powerpoint, og som indarbejdes i den nye vejledning. Udgangspunkt er, at et 7-arkiv er ifølge GDPR et arkiv i samfundets interesse og derfor kan træffe beslutning om/indstille til kommunalbestyrelsen om merbevaring, ligesom arkivet allerede kan gøre i dag, hvis man finder materiale, som man ønsket bevaret, og som ikke er omfattet af de gældende bevaringsbestemmelser. Elisabeth Bloch ville høre, om kommunalbestyrelsens hjemmel til at beslutte merbevaring er forenelig med krav om dataminimering. Charlotte Voss spurgte, om man skal argumentere yderligere for 2. punkt, hvis man ikke tror, at der er godt nok journaliseret. Poul Olsen bemærkede, at skal det man ikke. Elisabeth Bloch spurgte til ordet formentligt, hvortil Poul Olsen, at Rigsarkivet ikke er sikker, fordi der stadig er usikkerheder om den konkrete forståelse af GDPR. Flemming Nielsen så gerne, at Rigsarkivet uddyber, hvad der menes med ikke sikkert kan udskilles. Mette Hall-Andersen svarede, at beslutning om kassation skal ske på et oplyst grundlag, hvor det er kommunen og ikke leverandøren, som beslutter, om der skal ske kassation. I vejledningen står der, hvad en kommune og den modtagende arkiv bør foretage af undersøgelser for at tjekke datakvaliteten forud for aflevering. Mie Andersen ville gerne vide, om det også gælder for fagsystemer uden KLE-opmærkede dokumenter. Mette Hall-Andersen gav tilsagn om at undersøge det. Peter Damgaard gjorde opmærksom på, at med kassation vil spørgsmålet om bevaring af metadata for kasserede dokumenter nok blive mere relevant, idet man oftere vil blive mødt med spørgsmålet, når flere begynder at kassere. Mette Hall-Andersen svarede, at vi bevarer metadata af historiske hensyn, fordi metadata udgør registeroplysninger, hvor vi får et billede af, hvordan sagsdannelsen har været. Derfor er der ikke en 1:1-sammenhæng mellem bevaring af metadata og dokumenter. På spørgsmål, om Rigsarkivet kan udstede bevarings- og kassationsbestemmelser i form af cirkulæreskrivelser, svarede Poul Olsen, at Rigsarkivarens kassations- og bevaringsbestemmelser skal have bekendtgørelsesform og ikke kan udstedes som cirkulærer. Rigsarkivet forhører sig hos Civilstyrelsen (der driver Retsinformation), om det er et problem, at bevarings- og kassationskoder offentliggøres i form af en cirkulæreskrivelse. 6. Drøftelse: 7-arkivernes evt. bidrag til digitalbevaring.dk v/ra Kirsten Villadsen viste hjemmesiden der er udarbejdet i samarbejde med Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket. Siden har behov for revitalisering (opdatering af 4

5 eksisterende artikler, nye artikler m.v.), og her ser Rigsarkivet gerne bidrag fra 7-arkiverne. Ønsker arkiverne som enkeltinstitution eller som forening at deltage, kan man skrive til Kirsten Villadsen Kristmar. 7. Drøftelse: Fælleskommunale it-systemer udfordringer i forhold til tilgængeliggørelse, når data fra samme system afleveres til flere arkiver v/ra Anne Sofie Fink indledte med at sige, at man har med den samme database at gøre, som ved aflevering bliver opdelt i mange arkiveringsversioner. Det giver udfordringer, når man skal formidle data til f.eks. forskere, som ønsker ét samlet nationalt datasæt. Rigsarkivet har for nyligt haft en henvendelse fra forskere på SFI, der har behov for data om børn i alle daginstitutioner, men her kunne Rigsarkivet kun levere data for halvdelen af landets kommuner. Udfordringen kan blive, at forskere så tager de data, der er lettilgængelige, f.eks. hos Danmarks Statistik, men ikke se arkivernes datasæt. Det vil derfor være oplagt at lave et katalog med metadata om arkivernes digitale samlinger til at begynde med som et pilotprojekt med et konkret system. Elisabeth Bloch sagde, at Københavns Stadsarkiv gerne deltager i et pilotprojekt. Mie Andersen mente også, at det er en god idé. Hun gjorde opmærksom, at arkiverne også har andre datasæt end KMDsystemer. Peter Damgaard sagde, at dette her viser behovet for at udstille metadata om arkiveringsversionernes indhold, et behov for et fælles registreringssystem. Jan Dalsten Sørensen og Anne Sofie Fink slog til lyd for, at Rigsarkivet laver en indledende kortlægning af, hvad der er afleveret af fælleskommunale it-systemer. Denne kortlægning fremsendes til udvalget. Oplæg til et pilotprojekt i forhold til et udvalgt datasæt/system med forskningspotentiale præsenteres på kommende møde. 8. Drøftelse: Vejledningen til B&K-bestemmelserne v/københavns Stadsarkiv a. Forslag om, at en række principielle spørgsmål til regelkomplekset om B&K adresseres i vejledningen (Se vedhæftede). b. Forslag om, at der nedsættes en arbejdsgruppe under K-udvalget, som løbende arbejder med B&K-spørgsmål i kommunerne. Det foreslås videre, at gruppen får til opgave løbende at tilpasse vejledningen til bekendtgørelsen. Elisabeth Bloch fremlagde forslaget og sagde, at der er tale om spørgsmål af mere principiel karakter, som man gerne ser adresseret i den opdateret vejledning, idet hendes medarbejdere oplever, at regelsættet er svært at navigere i. Derfor vil man gerne have en arbejdsgruppe, der løbende drøfter bkspørgsmål og vedligeholder vejledningsmaterialet. Mette Hall-Andersen spurgte, hvorfor oplægget kommer nu, idet Københavns Stadsarkiv allerede har givet høringssvar til vejledningen. Spørgsmålet, om der er økonomi i kassation af dokumenter, er også 5

6 behandlet i den afrapportering, der blev sendt i høring hos alle landets kommuner i februar Hvad angår spørgsmålet om at udarbejde bk-begrundelser for de enkelte KLE-numre, vil der være tale om et stort stykke arbejde, der vil kræve mange ressourcer fra Rigsarkivets side Elisabeth Bloch mente, at hvis man vil en anden type faglig dialog end i forbindelse med revision af kommunebestemmelserne, skal man gøre det løbende. Peter Damgaard sagde, at det har været en god dialog i forbindelse med de nye bestemmelser og vejledningerne, men at man gerne ser en vedvarende proces, hvor f.eks. Rigsarkivets svar til konkrete på 7-henvendelser deles med alle arkiver. Mette Hall-Andersen svarede, at Rigsarkivet har lagt op til at revidere vejledningsmaterialet en gang om året. Om det skal ske i form af et møde, en temadag og/eller skriftlig indkaldelse af ønsker, er ikke det væsentlige. Det er derimod sammensætningen af mødedeltagere, idet Rigsarkivet oplever, at 7- arkivernes ønsker er meget forskellige og går i forskellige retninger. Flemming Nielsen sagde, at han oplever, at der ikke er faglig enhed om, hvor konsekvent man skal opfylde bestemmelserne skal flygtningesager under alle omstændigheder bevares, eller gør det mindre, hvis de ikke bliver bevaret. Det er derfor, at der er forsøgt lagt kompromisser og forståelser ned i vejledningerne og bekendtgørelserne. Kirsten Villadsen Kristmar afsluttede punktet med at sige, at Rigsarkivet i dialog med ODA og SLA laver forslag til, hvordan det fremtidige samarbejde om bevaring/kassation og opdatering af vejledningsmaterialet skal ske, og at forslaget drøftes på næste møde i K-udvalget. 9. Orientering: Status på vejledningsmateriale til de nye bk-bestemmelser v/ra Mette Hall-Andersen orienterede om, at det opdaterede vejledningsmateriale er stort set klart, men at man har manglet en afklaring af spørgsmålet om merbevaring og GDPR. Da denne nu foreligger, er det Rigsarkivets forventning, at det reviderede materiale kan udsendes inden jul. 10. Orientering: Rigsarkivets, regionernes og kommunernes arbejde med Standard for beskrivelse af it-systemer v/ra Mette Hall-Andersen orienterede om, at der er nedsat en arbejdsgruppe i regi af Digitaliseringsstyrelsen, der skal udarbejde forslag til standard for beskrivelse af it-systemer. Formålet er give stat, regioner og kommuner mulighed for at beskrive deres it-systemer, så myndigheden får en samlet fortegnelse, som bl.a. kan bruges til besvarelse af tilsyn. 11. Orientering: Gensidig orientering v/alle a. ODA ODA har afholdt årsmøde september 2018, hvor bl.a. Asbjørn Hellum havde talt. 6

7 b. SLA SLA har haft årsmøde oktober Man forventer at lancere Arkiv.dk, version 2, inden jul, hvor man bl.a. kan købe og downloade billeder. c. KL KL har haft besøg af NEA på it-kontaktudvalgets møde for at høre, hvordan bryder leverandørernes monopol på it-arkivering, og hvordan får man en bedre forståelse af, hvad de enkelte elementer af produktion af arkiveringsversion består af. Der vil komme en oplysningskampagne herom i løbet af 2019, rettet mod dem, der køber it-arkiveringen. SKI er på vej i udbud med SKI-aftalen ASP/Cloud 02.19, hvor man har hentet input til kravsspecifikationen om arkivkrav, ligesom der er kommet et godt kapital om myndighedens ejerskab til data. d. RA Anne Sofie Jensen er ansat som ny rigsarkivar pr. 1. januar 2019; indtil da er vicedirektør Ole Magnus Mølbak Andersen konstitueret som rigsarkivar. Rigsarkivet forhandler fortsat med Kulturministeriet om den nye rammeaftale, hvor Rigsarkivet har bedt om penge til bl.a. et nyt bevaringssystem og til migrering af bek. 342-afleveringerne til bek format. Et hovedmål i den nye rammeaftale er at få stillet mange af de indsamlede data i spil, også til nye brugergrupper som f.eks. forskere, men der er fortsat en række juridiske udfordringer i forhold til at stille data til rådighed for myndighederne. Rigsarkivet er ved at udarbejde en anvisning i håndtering af bitemporale data (dobbelthistorik), dvs. data, hvor der er opmærket både med en registreringstid og en virkningstid, som er et princip i fælles offentlige it-arkitektur. Ved systemer med dobbelthistorik skal der i forbindelse med udarbejdelse af arkiveringsversionen produceres supplerende dokumentation i form af SQL-forespørgsler og en datadefinition (DDL) efter SQL:2011. KL har gjort Rigsarkivet opmærksom på, at KOMBIT udvikler et nyt, fælleskommunalt it-system, Socialt frikort til udsatte borgere. Der er tale om en forsøgsordning for at understøtte målgruppens muligheder for at deltage i samfundets arbejdsfællesskaber, bidrage og opleve værdi i hverdagen. Rigsarkivet har besluttet, at systemet ikke afleveres, da der er tale om meget få personer af den samlede population og med meget få oplysninger om disse. Rigsarkivet vil sende orienteringsbrev til alle landets kommuner. 7

8 Der etableres som led i reformen af erhvervsfremmesystemet seks tværkommunale erhvervshuse pr , der skal være kompetencecentre med specialiserede faglige kompetencer om virksomhedsdrift og -udvikling. De etableres som selvstændige institutioner inden for den offentlige forvaltning og underlagt bl.a. arkivloven. Rigsarkivet vil i det nye år tage kontakt til erhvervshusene for at kortlægge deres sagsdannelse. Rigsarkivet uddelte brochurer for projektet earchiving: Drøftelse: Møder i K-udvalget 2019 Rigsarkivet sender forslag til mødedatoer i skriftlig høring. 13. Eventuelt Intet. 8