Udbudsbrev: Indsamling af storskrald

Transkript

1 Ægirsvej Hillerød pd@hfors.dk hillerodforsyning.dk 14. juni 2018 Udbudsbrev: Indsamling af storskrald Hillerød Affaldshåndtering A/S anmoder hermed om tilbud på indsamling af storskrald i etageejendomme, alt som beskrevet i bilag 1. Udbudsform og adgang til udbudsmateriale Leverancen udbydes efter Udbudsloven (lov nr af 15. december 2015). Udbuddet gennemføres som begrænset udbud efter Udbudslovens Efter ansøgning udvælges 5 ansøgere, der opfordres til at fremsende tilbud. Udbudsmaterialet i sin helhed findes på hjemmesiden Evt. rettelsesblade vil ligeledes blive lagt ind her. Det påhviler tilbudsgiverne selv at følge med på hjemmesiden for at få adgang til alle rettelsesblade samt svar på evt. spørgsmål. Dette gælder frem til 6 dage før henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen. Rettelsesblade og spørgsmål/svar Alle henvendelser bedes mærket "indsamling af storskrald og stilet til vlk@hfors.dk. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet til Ordregiver. Ansøgere opfordres til at stille spørgsmål senest 14 dage inden ansøgningsfristen. Spørgsmål, der fremsendes herefter, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. 1

2 Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål samlet og senest den 14. september 2018 kl Spørgsmål, der fremsendes herefter, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Beskrivelse af opgaven Der vil blive indgået aftale med én entreprenør. Aftalen vil løbe i 4 år. Ordningen er frivillig og tilbydes etageejendomme med 50 boligenheder eller derover. Hillerød Forsyning forventer ca % deltagelse i ordningen, svarende til mellem og boligenheder. Grundet aftalens frivillighed er antallet af opsamlingssteder usikkert, men vurderes at ligge i intervallet 15 til 25 steder. I tilbudslisten er fastsat i alt 300 tømninger pr. år dette antal er alene en til konkurrencen fastsat parameter. Entreprenøren skal kunne tåle afvigelser på 100 % fra dette antal. Der indsamles jern og metal til genanvendelse, træ, fjedremøbler og madrasser, samt andet indbo. Elektronik skal prissættes som en option, idet enkelte ejendomme kan ventes at ønske denne indsamlingsfraktion. Alle omfattede ejendomme er beliggende i Hillerød Kommune. Opgaven er beskrevet i detaljer i bilag 1. Tidsplan for udbuddet Følgende hovedtidsplan forventes gældende for udbuddet, idet starttidspunktet angiver starten på den/de første delaftaler: Storskrald i etageejendomme 1. runde (prækvalifikation) Udbudsbekendtgørelse 14. juni 2018 Ansøgningsfrist 8. august 2018 kl Gennemlæsning af ansøgninger 8. august til 17. august Udvælgelse 21. august runde (tilbud) Spørgefrist 14. september 2018 Besvarelse af spørgsmål (senest 6 dag før tilbudsfristen) 17. september 2018 Tilbudsfrist 25. september 2018 kl Tildeling 11. oktober 2018 Stand still (10 dage) 22. oktober 2018 Kontrakt underskrift 10. januar 2019 START

3 Afgivelse af ansøgning Ansøgningsfristen er onsdag 8. august 2018 kl Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest ved ansøgningsfristens udløb. Ansøgningen sendes til: Hillerød Affaldshåndtering A/S Ægirsvej Hillerød Att. Vibeke Lei Kristensen vlk@hfors.dk Der sendes kopi af ansøgningen til seniorkonsulent Preben Dissing, pd@hfors.dk. Ansøgningen skal mærkes "Indsamling af storskrald. Ansøgninger fremsendes som mail i pdf, der ikke samlet må overstige 15 Mb. Vedlægges der bilag kan dette ske i separat mail. Ansøgerne kan vælge at aflevere ansøgningen i én digital udgave enten på CD-rom, USB-stik eller et andet elektronisk medie. Såfremt ansøger fremsender ansøgningen pr. post, skal ansøger selv sikre sig, at Ordregiver modtager ansøgningen inden ansøgningsfristens udløb. ESPD kan alene udfyldes elektronisk på hjemmesiden: I ESPD skal ansøgere udfylde Del II, Del III, Del IV og Del VI. Ansøgere behøver ikke udfylde Del V. Ved udfyldelse af Del IV skal ansøgere oplyse om deres økonomiske og finansielle kapacitet samt deres tekniske og faglige kapacitet, som efterspurgt i udbudsbekendtgørelsens del III.1.2) og del III.1.3). Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen, så skal disse andre virksomheder påtage sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten. Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders tekniske og faglige formåen, så skal disse andre virksomheder anvendes som underleverandører og udføre de pågældende typer af opgaver ved opfyldelsen af kontrakten. Ansøgere kan finde vejledning til at udfylde ESPD på denne side: 3

4 Udvælgelse På baggrund af de ansøgninger, der modtages inden ansøgningsfristens udløb, udvælger ordregiver 5 firmaer til at afgive tilbud. Udvælgelsen sker i to faser Først gennemgås om ansøgere overholder alle oplyste udelukkelsesgrunde som anført i udbudsbekendtgørelsens del VI.3). Dernæst foretages udvælgelsen ud fra mindstekravene til økonomisk/finansiel og teknisk/faglig formåen som angivet i udbudsbekendtgørelsens del III. Modtages der flere end fem ansøgninger udvælges de ansøgere med de 5 bedste og mest relevante referencer i relation til opfyldelsen af den udbudte kontrakt. Underretning om udvalgte ansøgere forventes at ske senest 21. august Afgivelse af indledende tilbud Kun de udvalgte ansøgere kan afgive tilbud. Tilbudsfristen er tirsdag den 25. september 2018 kl Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbuddet sendes til: Hillerød Affaldshåndtering A/S Ægirsvej Hillerød Att. Vibeke Lei Kristensen Tilbuddet skal mærkes "Indsamling af storskrald. Tilbudsgiverne skal aflevere tilbuddet i 1 fysisk eksemplar, samt i én digital udgave enten på CD-rom, USB-stik eller et andet elektronisk medie. Det fysiske eksemplar af tilbuddet bedes mærket "original". I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det fysiske eksemplar og den elektroniske udgave af tilbuddet, vil det fysiske eksemplar, som er mærket "original" blive lagt til grund for evalueringen. Tilbuddet kan ikke fremsendes pr. . 4

5 Såfremt tilbudsgiverne fremsender tilbuddet pr. post, skal tilbudsgiverne selv sikre sig, at Ordregiver modtager tilbuddet/tilbuddene inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære Ordregivers åbning af de modtagne tilbud. Der kan ikke afleveres alternative tilbud eller sideordnede tilbud (flere tilbud). Tilbuddets indhold Tilbuddet skal være udformet på dansk og skal som minimum indeholde følgende dokumenter/oplysninger: Udfyldt tilbudsliste Udfyldt tilbudsliste (se bilag 3). De i tilbudslisten angivne mængder er alene en til konkurrencen fastsat parameter. Bemærk: Bortskaffelse af affald betales direkte af ordregiver i henhold til gældende dagspriser og modtagne vejesedler. Beskrivelse af kvalitet og arbejdsmiljø Der skal medsendes tilstrækkelig dokumentation, der muliggør at ordregiver kan kontrollere at alle krav beskrevet i kravspecifikationen (bilag 1) er overholdt. Specifikationen skal endvidere gøre det muligt for ordregiver at evaluere de forhold, der angives nedenfor under tildelingskriterier. Der skal vedlægges tilstrækkelig beskrivelse af hvordan tilbudsgiver vil sikre kvalitet og arbejdsmiljø. Disse beskrivelser må maks. udgøre 4 sider for hvert delkriterium under underkriteriet kvalitet og arbejdsmiljø. Standard skemaer om f.eks. kvalitetssikring kan dog vedlægges ud over de fire sider. Underleverandør Tilbuddet skal angive hvilke underleverandører, der ønskes anvendt, og hvilke ydelser disse varetager. For disse skal i tilbuddet oplyses Virksomhedens navn og cvr. nr. Kontaktoplysninger i form af telefonnummer og adresse Juridisk repræsentant, en person der kan afgive juridisk bindende løfter på underleverandørens vegne. De angivne underleverandører skal indgå i projektet hele vejen, og indskrives derfor i kontrakten. 5

6 Herudover kan anvendelse af underleverandører kun ske efter Ordregivers forudgående skriftlige samtykke dertil. Leverandøren skal i forbindelse med anmodning om anvendelse af en underleverandør fremsende dokumentation for, at underleverandøren ikke er omfattet af de udelukkelsesgrunde, som er beskrevet i udbudsmaterialet. Ordregiver kan stille samme krav om dokumentation vedr. udelukkelsesgrunde (Udbudsbekendtgørelse 135, 136 og 137) til underleverandører, som der stilles til tilbudsgiver/sælgeren. Kun underleverandører, hvis leverance udgør mere end 20 % af kontraktsummen, er omfattet af ovennævnte. Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Evalueringen af tilbuddene vil blive foretaget ud fra følgende under- og delkriterier og med den nedenfor anførte vægtning. 1. Pris 2. Kvalitet 3. Arbejdsmiljø Tildelingsmetoden vil være den objektive tildelingsmodel, se bilag 2. "Pris" Evalueringen vil blive foretaget på baggrund af den tilbudte "TOTALSUM ekskl. moms", som er anført i tilbudsgivers udfyldte tilbudsliste. Totalsummen er prisen for 12 måneder. Kvalitet Kvalitet vil blive evalueret på baggrund af tre ligeværdige delkriterier Kommunikation (se kravspecifikation afsnit 1.1.4) Med dette underkriterium vil Ordregiver lægge vægt på Beskrivelse af dialogen med ordregiver, og organisering relateret til kommunikationen Beskrivelse af dialogen og arbejdsgange omkring henvendelser og klager fra kunder "Driftssikkerhed Med dette underkriterium vil Ordregiver lægge vægt på Beskrivelse af vinterforanstaltninger, og handling ved nedbrud og forsinkelser Beskrivelse af tiltag ud over de i kravspecifikationen stillede krav Beskrivelse af kvalitetssikringsaktiviteter i den aktuelle sag Brug af kvalitetssikringssystem (ISO 9001 eller lign.) 6

7 Personale Beskrivelse af mandskabets kvalifikationer beskrevet f.eks. ved angivelse af uddannelse og uddannelsesplaner Beskrivelse af personalets kompetence til at løse Arbejdsmiljø (se kravspecifikation afsnit 1.1.3) Med dette underkriterium vil Ordregiver lægge vægt på Beskrivelse af tiltag der mindsker arbejdsmiljøbelastning Beskrivelse af tiltag ud over de i kravspecifikationen og loven stillede krav, f.eks. frekvens af møder i sikkerhedsorganisationen og hyppighed af APV. Brug af sikkerhedsudstyr mv. Beskrivelse af hvordan det sikres at mandskabet anvender sikkerheds og hjælpeudstyr (f.eks. sliske, lifte og andre hjælpemidler) Brug af Arbejdsmiljøsystem, Certificeret arbejdsmiljøsystem (OHSAS 18001). Underretning om tildelingsbeslutning Ordregiver vil foretage en evaluering af de modtagne tilbud i forhold til tildelingskriteriet og de opstillede under- og delkriterier (se bilag 2). Når ordregiver har identificeret det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil denne tilbudsgiver blive anmodet om at sende dokumentation for de i ESPD afgivne oplysninger, jf. udbudslovens 151 stk.1. Denne dokumentation kan - for danske virksomheder - være en serviceattest, der indeholder oplysninger fra kriminalregisteret. På baggrund af evalueringen vil Ordregiver derefter elektronisk underrette tilbudsgiverne om, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Kontraktindgåelse Ordregiver må tidligst indgå kontrakt efter udløbet af en standstill-periode på 10 dage fra dagen efter Ordregivers underretning om tildelingsbeslutning, når underretningen er sket ad elektronisk vej. Aftalen indgås efterfølgende mellem Ordregiver og den vindende tilbudsgiver efter udløb af stand still perioden. Udkast til aftale vedlægges som bilag 5. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 3 måneder efter udløbet af tilbudsfristen. Leveringstidspunktet vil dog blive justeret efter kontraktdato. 7

8 Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Ordregiver, dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. Tilbudsgiver opfordres til i sit tilbud at anføre, hvilke dele af tilbuddet som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af offentlighedslovens regler. Samtlige oplysninger, herunder udbudsmaterialet, som tilbudsgiver modtager fra Ordregiver i forbindelse med udbuddet, skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom tilbudsgiver måtte vælge ikke at afgive tilbud. Vederlag Der udbetales ikke vederlag til tilbudsgiverne i forbindelse med udbuddet. Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere udbudsrunden, hvis alle tilbud overstiger ordregivers budget for opgaven. Bilag: 1. Opgavebeskrivelse 1.1 Kravspecifikation 1.2 Bodssystem 2. Tildelingsmodel 3. Tilbudsliste 4. ESPD 5. Rammeaftale (udkast) 8