Forretningsorden For Disciplinærudvalget under Dansk Ride Forbund

Transkript

1 Forretningsorden For Disciplinærudvalget under Dansk Ride Forbund 1 Disciplinærudvalget 1.1 Disciplinærudvalget består af indtil 5 medlemmer, hvoraf den ene er formand. Formand og øvrige medlemmer udpeges af Dansk Ride Forbunds bestyrelse for to år ad gangen. Herudover udpeger Dansk Ride Forbund op til to suppleanter. Blandt udvalgets medlemmer skal mindst to have juridisk kandidatgrad. 1.2 Et medlem af udvalget kan til enhver tid udtræde af udvalget. Meddelelse herom skal gives til formanden og til Dansk Ride Forbund, der underretter de øvrige udvalgsmedlemmer herom. Ophører et udvalgsmedlems hverv før udløbet af den i pkt. 1.1 nævnte to års periode, påhviler det Dansk Ride Forbund at foranledige, at der udpeges et nyt medlem, hvis der ikke er udpeget en suppleant. 1.3 Disciplinærudvalgets opgaver fremgår af Vedtægten for Dansk Ride Forbund, p.t. 15. Disciplinærudvalgets medlemmer er ved afgørelserne underlagt de til enhver tid af Dansk Ride Forbund fastsatte regler og love. 2 Afholdelse af møder i udvalget 2.1 Udvalget afholder møder, når formanden finder, at der er behov herfor eller når ét medlem af udvalget over for formanden fremsætter ønske herom. Såfremt formanden undlader at indkalde efter begæring fra et medlem, har det pågældende medlem ret til selv at indkalde til et møde. 2.2 Møderne holdes normalt i Dansk Ride Forbunds lokaler. Formanden kan beslutte, at et møde holdes et andet sted. Møderne kan endvidere af-

2 holdes som telefonmøder eller via Skype eller andet medie, hvis formanden finder det hensigtsmæssigt. 2.3 Møderne indkaldes elektronisk ved anvendelse af de af udvalgsmedlemmerne oplyste adresser og så vidt muligt med mindst 8 dages varsel. Samtidig med indkaldelsen sendes om muligt dagsordenen. Hvis formanden skønner, at det er nødvendigt f.eks., hvis der foreligger sager, der kræver hurtig stillingtagen, kan møder indkaldes med kortere varsel end 8 dage. I mangel af enighed beslutter formanden, hvor møderne afholdes. 2.4 Møderne ledes af formanden. Der udarbejdes et beslutningsreferat fra møderne. 2.5 I det omfang det er muligt deltager en medarbejder fra Dansk Ride Forbunds sekretariat i møderne og virker som sekretær for udvalget. 2.6 Adresseændringer, herunder ændring af adresse, skal meddeles formanden og Dansk Ride Forbund snarest muligt efter ændringen er trådt i kraft. 2.7 Et medlem, som på grund af arbejde, ferie eller sygdom er forhindret i at deltage i arbejdet i udvalget igennem en periode på mere end 1 måned skal orientere formanden og Dansk Ride Forbund herom således, at en suppleant kan tilkaldes. 2.8 Dagsordenen udarbejdes af formanden eller den, som formanden delegerer dette arbejde til. Ethvert udvalgsmedlem kan forlange et emne optaget på dagsordenen.

3 2.9 Evt. skriftligt materiale, som skal drøftes eller behandles på møderne, skal i videst muligt omfang fremsendes til medlemmerne inden mødet. 3 Udvalgets beslutningsdygtighed og kompetence 3.1 Udvalget må ikke træffe beslutning, uden at samtlige medlemmer af disciplinærudvalget så vidt muligt har haft adgang til at deltage i sagens behandling. 3.2 Til vedtagelse af en gyldig beslutning kræves, at mindst tre udvalgsmedlemmer har deltaget i sagens behandling og stemmer for beslutningen. Mindst én af de i behandlingen deltagende udvalgsmedlemmer skal have juridisk kandidatgrad. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme eller den af denne ved formandens forfald udpegede mødeleders stemme afgørende. 3.3 Beslutninger i udvalget kan træffes på skriftligt grundlag efter at sagerne har cirkuleret til alle udvalgets medlemmer. 3.4 Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 4 Klagernes forberedelse 4.1 Dansk Ride Forbunds sekretariat forbereder klagesager for udvalget og besvarer skriftlige, telefoniske og evt. personlige henvendelser til udvalget. 4.2 Behandling af en klage forudsætter, at klager har udfyldt og indsendt et klageskema til Dansk Ride Forbund og har betalt klagegebyr, hvis dette skal erlægges. Klager kan indgives elektronisk. 4.3 Efter klageskemas modtagelse kvitterer sekretariatet for klagens modtagelse, og orienterer formanden om den indkomne klage og aftaler med formanden det videre sagsforløb i henseende til indhentelse af oplysninger fra indklagede og evt. andre med henblik på at sikre, at de nødvendige undersøgelser er foretaget, og de fornødne oplysninger til sagens behandling foreligger.

4 4.4 Sekretariatet fastsætter en frist på 15 arbejdsdage for indklagedes bemærkninger til klagen. Herudover giver sekretariatet parterne og andre en frist på 15 arbejdsdage for yderligere bemærkninger til sagen. Fristerne kan kun fraviges, hvis særlige grunde taler herfor, herunder en parts sygdom, planlagt ferie eller ved særligt komplicerede sager. 4.5 Undlader en part at fremkomme med en udtalelse inden for fristen, kan udvalget afgøre sagen på det foreliggende grundlag. Formanden kan bestemme, at sagens forberedelse afsluttes. 4.6 Sekretariatet sørger for, at parterne får kendskab til oplysninger fra modparten, når disse må anses af betydning for sagens afgørelse, medmindre dette findes at burde vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser. 4.7 Sekretariatet afslutter sagen, hvis klageren frafalder klagen. 5 Forhåndsafvisninger 5.1 Klager, som ikke opfylder kravene i pkt. 4.2 afvises af sekretariatet. 6 Udvalgsbehandling 6.1 Efter at forberedelsen er afsluttet jf. pkt. 4 fordeler formanden efter drøftelse med sekretariatet de indkomne sager blandt udvalgets medlemmer. Det medlem, som tildeles en sag, udarbejder herefter forslag til udvalgets kendelse. Sagens akter sendes samtidig med udkast til kendelse elektronisk til alle udvalgets medlemmer. 6.2 Ved fremsendelse jf. pkt fastsætter formanden en frist for fremsendelse af udkast til kendelse. Udkastet bør normalt sendes til udvalgets øvrige medlemmer og sekretariatet senest 3 uger efter, at en sag er modtaget jf. pkt Formanden beslutter efter drøftelse med det forelæggende medlem af udvalget, om sagen skal behandles skriftligt jf. pkt. 3.3., eller om den skal forelægges på et møde.

5 6.4 For sager, der er behandlet skriftligt, sørger formanden for, at samtlige medlemmer af udvalget orienteres om konklusionerne. 6.5 Hvis sagen behandles på et møde udarbejder sekretariatet et kort mødereferat med gengivelse af kendelsens resultat. 6.6 Udvalget har som målsætning, at udvalgets gennemsnitlige sagsbehandlingstid ikke overstiger 4 måneder fra udvalgets modtagelse af klagen, til udvalgets kendelse foreligger. 6.7 Udvalgets kendelser træffes på grundlag af sagens akter, herunder parternes indlæg. I sagsakterne indgår alle oplysninger, der er fremkommet inden udvalget har truffet afgørelse. Såfremt en part ikke har svaret kan udvalget lægge klagerens sagsfremstilling til grund. 6.8 Samtidig med, at sagen sendes til det forelæggende medlem jf. pkt. 6.1., medsender sekretariatet oplysning om hvorvidt, indklagede tidligere er tildelt sanktioner herunder gult eller rødt kort. Sekretariatet sikrer samtidig, at klager/indklagede er medlem af Dansk Ride Forbund eller en klub under Dansk Ride Forbund. 6.9 Udvalgets kendelser er skriftlige og på dansk. Kendelserne skal indeholde en kort angivelse af parternes påstande og anbringender/indsigelser og de forhold, som udvalget har tillagt betydning for sin afgørelse Kendelserne underskrives af formanden for udvalget og angiver, hvem der har deltaget i sagens behandling. Et medlem har ret til at afgive dissens og få dissensen medtaget i afgørelsen.

6 6.11 Sekretariatet sender afgørelsen til parterne med almindelig post snarest muligt og senest 8 dage efter afsigelsen. Forsendelse kan ske pr. mail til parter, der er indforstået hermed. 7 Indbringelse for Appeludvalget 7.1 Udvalgets kendelser kan indbringes for Appeludvalget senest 4 uger efter kendelsens modtagelse. 8 Offentliggørelse m.v. 8.1 Henvendelser til og fra offentligheden i anledning af en for udvalget verserende sag eller en af udvalget afsagt kendelse behandles, hvis ikke andet er aftalt i udvalget, af formanden. 8.2 Udvalgets kendelser tilsendes klager og indklagede straks efter vedtagelse i udvalget. Kendelserne offentliggøres på Dansk Ride Forbunds hjemmeside i anonymiseret form, medmindre udvalget i forbindelse med afsigelse af kendelsen træffer beslutning om, at navnet på den, som evt. pålægges en sanktion og dennes varighed skal offentligøres. 8.3 Offentliggørelse sker først efter appelfristens udløb, medmindre andet er bestemt i kendelsen. 8.4 Offentliggørelse på Dansk Ride Forbunds hjemmeside af navngivne kendelser slettes efter 12 måneder. 9 Tavshedspligt m.v. 9.1 Udvalgets møder er lukkede. Møderne kan dog åbnes for andre end udvalgets medlemmer, når der foreligger sager, der kræver det, og alle udvalgets medlemmer er enige heri. 9.2 Udvalgets medlemmer har tavshedspligt og er forpligtet til at behandle de modtagne oplysninger fortroligt og til ikke at videregive oplysningerne til andre udenfor udvalget. Dog må oplysninger videregives til ledelsen i Dansk Ride Forbund og til sekretariatet.

7 Et medlem af udvalget må ikke deltage i behandlingen af en klage, hvis medlemmet har en væsentlig direkte eller indirekte interesse i beslutningens udfald, eller der i øvrigt kan rejses tvivl om medlemmets upartiskhed. Om et medlem er inhabilt afgøres i øvrigt efter dansk rets almindelige regler om habilitet. 10 Tiltræden af forretningsorden 10.1 Ethvert nyt medlem af Disciplinærudvalget skal med sin underskrift tiltræde denne forretningsorden efter medlemmets indtræden i udvalget. 11 Ændring af forretningsorden 11.1 Forretningsordenen er godkendt af Dansk Ride Forbunds bestyrelse og kan alene ændres efter forudgående godkendelse af Dansk Ride Forbunds bestyrelse.