REFERAT. Fællesmøde LSU/LAMU den 18. september 2018 kl Lokale Ny Munkegade 118, 8000 Aarhus C, Videolink til Aarslev og Roskilde

Transkript

1 Fællesmøde LSU/LAMU den 18. september 2018 kl Lokale Ny Munkegade 118, 8000 Aarhus C, Videolink til Aarslev og Roskilde REFERAT LSU for Administrationscenter ST Deltagere: Anne Olsen, Pernille Leth Stentov, Camilla Mikkelsen, Liselotte Kaspersen, Christina Troelsen, Kjeld M. Søndergaard, Peter René Kithler, John Rothborg Mortensen, Karin Sutherland, Dorthe M. Andersen, Hanne Vester Rasmussen og Niels Damgaard Hansen. Afbud: Bjørn Vinding Gulbech Referent: Linda Torup 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra fællesmødet med LSU/LAMU den 24. maj Dagsorden blev godkendt. Referatet blev godkendt med den bemærkning, at det er årsskiftet 2020 og ikke årsskiftet Ligesom det blev præciseret, at medarbejdere ikke skal flyttes ind i en hal. 2. Meddelelser Info fra HSU/HAMU/FSU/FAMU/ASU/AAMU HSU/HAMU. Peter orienterede fra mødet i HSU den 7 juni. Mødet handlede meget om konkurrenceudsættelse, hvor der er også er udarbejdet et notat fra medarbejderne. Notatet er sendt til LSU. Peter fortalte, at medarbejderne bl.a. er bekymret for at AU mister fleksibilitet i støttefunktioner. Universitetsledelsen har taget notatet til efterretning. Der er enighed om, at konkurrenceudsættelse ikke er et mål i sig selv. Peter fortalte desuden at udvalget havde kigget på medarbejderstatistik for AU. Den viser et lille fald i andelen af TAP-medarbejdere. Susanna orienterede fra HAMU. Der tales meget APV, og forenkling af spørgsmålene til APV Universitetsledelsen har vedtaget spørgsmålene til APV Den fysiske og psykiske del af APV er slået sammen. Susanne fortalte desuden, at udvalget har kigget på sygefraværsstatistikken for AU. Hele AU ligger under gennemsnittet for staten og enhedsadministrationen ligger over gennemsnittet for hele staten.

2 Keld orienterede fra mødet i FSU den 6. september. Keld fortalte, at der blev drøftet en ny strategiproces for AU, evaluering af lønforhandlinger for 2018, Campus 2,0 hvor Bent holdt oplæg og revision af stillingsstruktur. Der blev også orienteret fra AAMU mødet den 25 juni. Har blev drøftet APV og larm på gangen på ST. Bent kigger på mulighed for regulering af trafikken og måske få lukket nogle døre. Susanna fortalte desuden, at der blev drøftet nær-vedulykker. Det er aftalt, at der skal laves et mere overskueligt spørgeskema. Status på byggesager. Bent fortalte, at Roskilde er ved at gå i gang med unilab sagerne. Der er lejet en bygning pr. 1. oktober. Der er planer for renoveringen. Øst vil blive fraflyttet feb/marts Flakkebjerg er ved at afslutte unilab. Århus, Kemi, er er ved at blive afsluttet. Kølevandprojektet er ved at blive afsluttet. Stor besparelse på el og vedligeholdelse af kølefaciliteter. FOOD bygger på livet løs begynder at komme i højden i denne måned. Det er presset men Bent regner med at være færdig 1. november. Foulum unilab er ved at være færdig. Vi fraflytter ca m2, så der er mange tomme lokaler i Foulum. Vi skal udnytte bygningsmassen fuldt ud og dermed minimere antallet af m2 til det vi har brug for. Status på opstart af fraværsregistrering i ST BYG. Bent fortalte, at BYG havde forventet at starte 1. september men der har været it-problemer, der har udsat opstarten. Prøveperiode på 3 måneder og derefter udbredelse til resten af ST. Bent forventer, at det giver en bedre og lettere fraværsregistreringen. Det blev aftalt, at Bent giver en tilbagemelding om 3-4 måneder. Bent fortalte desuden, at ST BYG er ved at kigge på organisering af bygningsdrift fremover bl.a. som en konsekvens af, at vi fraflytter Navitas i Orientering om flekstidsaftalen. Hanne fortalte, at alle organisationer har underskrevet. Nu skal flekstidsaftalen rulles ud. Hanne fortalte, at der i den kommende tid vil blive afholdt 2 dialogmøder i Aarhus. Et med alle dem, der er omfattet, men også et med alle dem, der ikke er omfattet, men som har fleksibel arbejdstid. Efterfølgende holdes møder i Foulum og Roskilde. Der er nedsat en arbejdsgruppe der kigger på udrulningen. Strategi Niels orienterede om, at AU skal have en ny strategi. ST vil gerne spille aktivt ind i den og har derfor igangsat en strategiproces. I den forbindelse har Niels tænkt over, hvad skal vi gøre som administrationscenter Vi har en strategi der har vist sit værd skal måske uddybes lidt med digitalisering. Det skal desuden sikres, at den spiller fornuftigt ind i institutternes strategi. Niels forslår derfor, at administrationscentret laver en revidering uden den helt store proces. Niels fortalte desuden, at fakultetets økonomi ser fornuftig ud, så der er startet nye forskningsinitiativer, hvor der også skal indtænkes udvikling og nye tiltag. Vi

3 skal se på, hvordan vi som administration kan understøtte det. Niels forslår, at vi kigger nærmere på det i starten af Niels orienterede om en organisationsændring i administrationscentre. 1 oktober 2018 går Steen Dan på pension og begge stillinger som centerleder nedlægges, da administrationscentret nu er en samlet organisation. Hanne skal være vice administrationschef i ST pr 1. oktober Nedlæggelsen af stillingerne som centerchef betyder, at hele lederteamet skal have øget fokus på geografierne. 3. Sammen om fraværet på ST Niels orientrede om, at der har været afholdt et seminar omkring fravær for den store lederkreds i administrationscentret. Det var en god dag med Birgitte fra Cabi, hvor der blev kigget på arbejdet med at skabe trivsel, gå i gang tidligt i gang med opfølgning ved fravær og nedbringelse af sygefravær. Dorthe sagde, at tidlig opfølgning på korttidssygefravær kan forebygge langtidsfravær. Alle ledere i administrationscentret skal derfor have mere fokus på tidlig opfølgning. Camilla spurgte om der er nogle handleplaner. Hvis det viser sig, at det et stress er der værktøjer til det. Niels svarede, at der selvfølgelig vil blive sørget for at klæde ledelsen ordentlig på til at håndtere de forskellige situationer. Dorthe sagde, at der er forskel på stresshåndtering og forebyggelse af stress. Peter sagde, at det er vigtigt, at få det kortlagt bl.a. gennem trivselssamtaler. Kan vi undersøge om det virker? Peter vil desuden gerne have en anden titel end sammen om sygefraværet på ST. Bent sagde, at han ved vi kan gøre noget ved det, men vi skal have en ny kultur, og det kommer til at kræve en indsats. Vi skal have fokus på fraværet og årsagen til sygefraværet og vi skal finde ud af, hvordan vi får højnet trivslen. Camilla sagde, at det også er vigtigt, at vi har fokus på de medarbejdere, der er tilbage på arbejdet. Enighed om at TR og AMR gerne vil have et lignende arrangement. Niels lovede at undersøge muligheden. 4. Drøftelse af og kompetenceudvikling, kompetencefonden og FUSA Niels indledte punktet med at fortælle, at FUSA-projektet Vores Digitale Arbejdsplads startede med en god diskussion i LSU, som bl.a. handlede om, hvordan skal vi følge med som medarbejdere, hvis 40% af vores arbejde forsvinder eller bliver til noget andet pga. digitalisering.

4 Hanne sagde, at projektet er startet nedefra og er ejet af medarbejderne. Medarbejderne skal selv forme det i afdelingerne sammen med kollegaer og ledere. Der er ingen af os, der ved præcis hvad digitalisering går ud på.. Medarbejderne bliver meget involveret og der kommer nogle personer, der kan give input til vores drøftelser. Der er også nogle penge tilbage som medarbejderne kan give forslag til, hvad de skal bruges til. LSU må meget gerne hjælpe til og være talerør i forhold til de medarbejderne også dem der er meget skeptiske. Filmen om vores digitale arbejdsplads er også en del af FUSA-projektet. Den forsøger at vise, at vi jo allerede har taget rigtig meget digitalisering til os og det er tiltag/forandringer, som vi er meget glade for og ikke kunne forestille os at skulle undvære i vores arbejdsdag. Der var meget stor ros til filmen, som LSU for Administrationscenter ST har en stor rolle i tilblivelsen af. Der har været et godt samarbejde med fællesadministrationen. Niels opfordrede LSU/LAMU til at støtte kollegaerne i at komme til fællesmøderne om digitalisering. Christina sagde vi har ikke svarene, men vi får hjælp til at få stillet spørgsmålene og forhåbentligt er det de rigtige spørgsmål. 5. Orientering om Musskema.dk Niels orienterede om, at administrationscentret fra efteråret 2018 vil bruge musskema.dk til elektronisk understøttelse af musprocessen. Niels orienterede desuden om, at AUs koncept er dialogbaseret og det er der ikke ændret ved. Niels fortalte desuden, at vi selv kan sætte nogle spørgsmål ind som vi gerne vil vinkle samtalen ind på. LSU/LAMU drøftede forslaget til en spørgeguide, og kom med ændringsforlag til spørgsmålene vedrørende digital kompetenceudvikling. Det blev desuden aftalt, at hvis medarbejderne efterfølgende havde kommentarer kunne de inden for en uge afleveres til Linda. Peter gjorde opmærksom på at bygningsområdet er specielt i forhold til brug af digitalisering. Bent lovede at håndtere bygningsområdet i forhold til musskema.dk det gør vi også i forhold til lønforhandlingerne. 6. APV 2019 Susanna orienterede om APV Vi har i administrationscentret mulighed for selv at stille 5 spørgsmål der skal indgå i APV en.

5 Der var enighed om, at det er vigtigt at kunne se udviklingen og kunne måle, så vi fastholder de spørgsmål, der var for enhedsadministrationen sidste år. Der blev talt om, at det måske ikke er nødvendigt at have nogle spørgsmål på her-ognu fokus. Ved akutte problemer kan vi lave trivselsmåling løbende vi skal ikke vente 3 år på at få det rettet, hvis der er noget, der mangler ift indretningen af arbejdspladsen. Niels opfordrede i den forbindelse medarbejderne til at gå til deres leder, hvis der er noget, så vi kan tage det løbende og få det løst. APV er en opsamling af alle de ting vi ikke har fået samlet op på i løbet af de seneste 3 år. I skal bruge dem, hvis vi har noget specielt i vores organisation. Susanna foreslog, at vi få besøg af en ergoterapeut inden APV en. Der er mange medarbejdere i administrationscentret, der er flyttet lige for nyligt. Bent sagde, at vi har alle sammen en forpligtigelse til at sikre, at vi alle trives. Christina sagde, at den fortætning der er sket i administrationscentret skaber problemer lige nu. Der er mere larm, mere forstyrrelse og der er færre mødelokaler. Bent lovede at lave en liste over alle de mødelokaler, der er. 7. Evt. Niels sagde, at punkterne har det med at klumpe. Derfor har vi justeret lidt på tidsplanen. Det gør vi måske også næste gang. Kommende punkter til fællesmøde LSU/LAMU: Næste fællesmøde LSU/LAMU: 31. oktober 2018