Business Online. Business Online - User manual. User Manual Booking. Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Business Online User Manual Booking Indholdsfortegnelse Login Side 2-3 Hovedside - 4 Bestil rejse (start) - 5 Bestil flyrejse via prisstyret søgning Bestil flyrejse via tidsstyret søgning Afslut flybestilling - 13 Bestil flyrejse for registreret passager Bestil flyrejse for gæste passager Bestil hotelovernatning Bestil lejebil Afslut booking Oversigt ONLINE reservationer - 32

2

3 Login BUSINESS ONLINE Ved aktivering af link åbnes login side. Indtast følgende 1) Login navn, som udleveret af Top Rejser 2) Password, som udleveret af Top Rejser 3) Aktiver ved LOGIN 3

4 Hovedside 1) Booking side med alle information 2) Bestillingsside 3) Reservationsside med oversigt over bestillinger 4) Profil side til redigering af profil 5) Admin til redigering af system Ud over Quick Start til bestilling af egne rejser, findes der andre informationer på forsiden, antal af faneblade styres via brugerrettigheder, forneden en gennemgang af sideelementer. Følgende information findes også på siden ( grøn ) 1) Personlig bruger information og firmainformation 2) Shortcut til Bestilte rejser, Reservationer og Profilinformation 3) Links til informations- og hjælpesider 4) Rejser der er arrangeret for andre, søgefunktion til gæstepassager og registreredepassagere 5) Vigtig information i forbindelse med brug af systemmet 6) Egne rejser og andres rejser, der kræver din godkendelse 4

5 Bestil rejse 1) Vælg først om det skal være: Fly / Hotel / Bil 2) Vælg om det er: Enkelt rejse / Retur rejse / Med flere destinationer 3) Vælg Afrejse dato / Ankomst dato Tidspunkt for rejse ( inden for nogle få timer ) Afrejse / Ankomst destination 3.1) (bruger du 3 bogstavskoder foreslår systemmet selv) 4) Vælg antal rejsende total. Samarbejdsaftalen indholder max antal. 5) Her er der mulighed for at afgrænse søgning på et bestemt flyselskab 6) Vælg her klasse: Føste - Business - Premium economy - Økonomi. Ofte vælger man at vælge den instilling senere, begge dele er muligt. 7) Her er der mulighed for at afgrænse det tidsrum, der skal søges i. Bemærk bruges der op mod max 23 timer, bliver søgningen meget meget lang og søgningen kan konflikte med andre instillinger, man har valgt i systemet. 8) Vælg tidsplanstyret eller prisstyret søgning. 5

6 Prisstyret 1) Her vises rute. 2) Her vises information om rejsepolitik mm, opsætning efter aftale med Top Rejser. 3) Filter til at indsnævre søgning. Ændres parameter bliver søgningen udmiddelbart ændret. 4) Her kan søgeparametrerne ændres. 5) Her vises, hvor langt man er i booking af rejse. 6) Her vises information om sammesætning af pris og bestilling ved mere en én airline. 7) Her ændres sorteringen mellem airlines / rejsetid / afgangstid ved tryk på pil. 8) Ved at trykke på + udvider menúen sig og man ser yderligere information om rute. 9) Her kan man se rejsetid og antal af mellemstop, 0 = direkte flyvning 10) Her findes information om airline navn og rute nr. 11) De 3 koloner opdeler flypriser i Business Class billet, som gennerelt er fuld fleksibel. ØkoFlex, som er turistclass, der normalt er fleksibel. Billigste er en billet der normalt ikke er fleksibel. For alle gælder, at man skal læse de individuelle billetregler, (herom senere) 6

7 Prisstyret bestilling 1) Vælg udrejse afgang ved klik med mus (række folder sig sammen) 2) Vælg hjemrejse afgang ved klik med mus (række folder sig sammen) 3) Prisen bliver her lagt sammen. Ved 2 forskellige airlines kan beløbene være anderledes, det skyldes måden priserne bliver vist på. Det samlede beløb er ens (med afrunding). 4) Billetregler SKAL ALTID LÆSES. Det er det eneste sted man kan sikre sig rejsens betingelser. 5) Ved at aktivere kommer man videre i bestillingen NB : se side 13 for afslutning af flybestilling 7

8 Tidsplanstyret søgning af flyrejse 1) Start søgning via bestil rejse 2) Indtast rejseinformation som ved prisstyret reservation. 3) Vælg tidsplansstyret 8

9 Tidsplanstyret søgning af flyrejse, oversigt 1) Oplysninger om valgt rute / tid 2) Mulige flyklasser 3) Alle pile kan bruges til at sortere søgning efter 4) Vælg ønsket flyafgang ved klik 9

10 Tidsplanstyret søgning af flyrejse 1) Vælg ud og hjemrejse (bemærk her er oversigten for nemheds skyld komprimeret. 2) Er rute m.m valgt klik fortsæt til bestilling 3) Ønskes yderligere alternativer klik her 4) Skal Top Rejser hjælpe med en søgning, send forspørgsel via mail 10

11 Tidsplanstyret søgning af flyrejse 1) Den billigste pris på den valgt afgang, den er så ikke fleksibel (se 8) 2) Den billigste pris på en fleksibel billet (se 8) 3) Den billigste pris one way, på en ikke fleksibel billet (se 8) udrejse 4) Den billigste pris one way, på en fleksibel billet (se 8) udrejse 5) Den billigste pris one way, på en ikke fleksibel billet (se 8) hjemrejse 6) Den billigste pris one way, på en fleksibel billet (se 8) hjemrejse 7) Den valgt rejses rejseinformation 8) Symbol forklaring til prisoversigt 9) Vælg fra 1 til 6 og klik føj til rejseplan eller vælg at bruge FareAnalyzer (se næste side) NB : se side 13 for afslutning af flybestilling 11

12 Tidsplanstyret søgning af flyrejse ændring i søgeparametre Når man bruger FAREANALYZER kan man sortere resultater efter to forskellige parametre, som vælges i dropdown menu. 1) Udvælg til sortering af X akse 2) Udvælg til sortering af Y akse 3) Sorter her de valgte resultater 4) Vælg den ønskede rejse Fortsæt som normalt FareAnalyzer er et godt værktøj. Prøv det og se hvordan udvælgelse ændrer sig. 12

13 Afslutning af flybestilling 1) Information vises automatisk 2) Tryk for at komme videre i bestilling NB : Se side 29 for endelig afslutning af rejsen 13

14 Arranger en rejse for en registreret passager 1) Vælg Arranger en rejse... og tryk søg 14

15 Arranger en rejse for en registreret passager 1) Vælg dit firma i dropdown menu 2) Søg i et af fire felter, via et bogstav, et navn, en mail adresse 3) Vælg den rejsende ud fra liste 4) 15

16 Arranger en rejse for en registreret passager 1) Fortsæt rejsebestilling som ved Tidsplansstyret eller Prisstyrret 2) Bemærk navn på den rejsende vil optræde i øverste linie igennem resten af booking. 3) HUSK! At klik her for at returnere til eget rejsebestillings vindue 16

17 Arranger en rejse for en gæstepassager 1) Vælg Arranger en rejse... og tryk søg 17

18 Arranger en rejse for en gæste passager 1) Fortsæt rejsebestilling som ved Tidsplansstyret eller Prisstyrret 2) Bemærk der står gæstepassager i øverste linie igennem resten af booking. 3) HUSK klik her for at returnere til eget rejsebestillings vindue Udvælg rejseplan som normalt 18

19 Arranger en rejse for en gæstepassager 1) Indtast data i relevante felter og klik på fortsæt 2) Bemærk der står gæstepassager i øverste linie igennem resten af booking. 3) HUSK klik her for at returnere til eget rejsebestillings vindue Fortsæt derefter bestilling som vanligt 19

20 Arranger en rejse for en gæstepassager I forbindelse med afregningsbillede vises dette vindue 1) Udfyld yderligere relevante felter 2) Bekræft indtastning 20

21 Bestilling af hotel / billeje 1) Detaljer om det indtil nu reserverede 2) Bestilling af hotel eller billeje 21

22 Bestilling af hotel 1) Hvis der er booket fly overføres information herfra til hotelsøgning. 2) Her overføres navn fra flydestination, det er standard visning som i (1) 3) Her kan man søge efter bestemte parametre, gadenavn + by/postnummer Husk at check boksen for at søgning er aktiv 4) Vælg her hotelbelligenhed efter POI/referencepunkt. Se forskellige typer i dropdown menu 5) Hvis der ikke skal bruges yderligere søgekriterier, fortsæt til udvælgelse 6) Her findes yderligere muligheder for at filtrere hotel søgning 7) Sorter her søgning, HUSK jo færrere søgeresultater, jo hurtigere søgning 8) Gå videre til søgeresultater 22

23 Udvælg hotel 1) Information om søgekriterier 2) Vis / skjul kort med placering af hoteller der er medtaget i søgning 3) Søgeresultater kan sorteres efter disse parametre. 4) Yderligere information om hotellet hentes via link og vises i pop-up vindue. 5) Pris information, pris min. & maks. vises. 6) Vælg hotel. 7) Fortsæt til værelses type, prisdetaljer og hotelbetingelser. 23

24 Bekræft hotel & værelses type 1) Information om hotel og periode man har valgt hotellet. 2) Se beliggenhed via pop-up kort. 3) Få prisinformation, hotelbetingelser og garantioplysninger (Top Rejser stiller garanti). 4) Fortsæt til aftaleindhold, oplysning og endelig bekræftelse. 24

25 Hotel bestilling aftale indhold 1) Gennemlæs aftale indholdet (bemærk pris i DKK kan variere efter den aktuelle kurs). 2) Bekræft hotel. 25

26 Bestillingsoversigt & billeje 1) Mulighed for at reservere endnu et hotel på samme hotel eller slette hotelbestilling 2) Gennemse hotelbestilling 3) Gå videre til bestilling af lejebil 26

27 Bestilling af lejebil 1) Ankomst og afrejse destination samt dato er overført fra flybooking, men kan ændres. 2) Vælg her et bestemt udlejningsfirma 3) Vælg her bestemt biltype. 4) Vælg her specialudstyr. 5) Søg med udvælgelseskriterier. 27

28 Bestilling af bil 1) Lejeperiode overtaget fra flybooking. 2) Oplysning om bilselskab og biltype. 3) Prisinformation og øvrige oplyninger. 4) Bestil billeje. 28

29 Rejseoversigt 1) Information om firmaets rejsepolitik, dvs. begrænsninger og mulighed for valg af flyklasser, værelses- og hoteltyper, lejebil og andre parametre. 2) Rejseoversigt med mulighed for ændring, yderligere bestilling og sletning. 3) Bekræft billetregler og aftale med Top Rejser. 4) Gå til endelig bekræftelse. 5) Få Top Rejse til at hjælpe med bestilling eller en pris og rute gennemsyn. 29

30 Tilpasning af rejsebestilling til faktura 1) Redigerbare felter til tracking, fakturering eller statistik, kan indeholde forskellig informati on 1A til 1D. 2) Information til hotel & billejefirma, husk sprog. 3) Udfyld kun Bonuskort information, hvis Top Rejser ikke vedligeholder rejseprofil. 4) Kun information - må IKKE ÆNDRES. 5) Bekræft den samlede rejse. 30

31 Rejsen er bestilt 1) Rejsen er nu sendt til Top Rejser s billetkontor hvor der er mulighed for at få foretaget, Pristjek af reservation, Timetabletjek af reservation, Rejsepolitiktjek af reservation og der er mulighed for omfattende statistik på denne og andre reservationer. 2) Alt efter opsætning af system modtager Rejsebestiller, den rejsende eller en anden defineret person en rejseplan med alle nødvendige informationer. 3) Her oplyses alle nødvendige informationer inklusive Reservationsnummer som muligør for Top Rejser, flyselskaber og andre at hente oplysninger om reservationen. 4) Udskriver reservationsinformation i A4 format. 5) Muliggør at sende rejseinformation som , både som tekst og html 6) Muliggør automatisk update af kalender. Vær opmærksom på der skal installeres et program, der skal gives adgang til programmet (Programmet hedder Infotriver). 7) Sender rejseplan til den i profil oplyste mobiltelefon. 8) Alle BLÅT UNDERSTREGEDE tekst kan klikkes og detalje information hentes. 31

32 Oversigt indhold af Reservationer 1) Indtast evt. reservationsnummer, som modtaget i rejseplan osv. 2) Viser detaljer om reservationen. 3) Kopier rejse (bruges i forbindelse med at sætte rejse på hold). 4) Viser detaljer om EGNE planlagte rejser. 5) Viser detaljer om Afsluttede rejser. 6) Se her alle tilsendte rejseplaner. 7) Er man rejsegodkender er her de rejser der afventer godkendelse. 8) Her er de rejser der er arrangeret FOR ANDRE. 32