Projektleder Projektejer Styregruppeformand. Karen von Påhlman Skriv navnet her Skriv navnet her

Transkript

1 PID Projektinitieringsdokument for Implementering af Telemedicinsk sårvurdering Projektleder Projektejer Styregruppeformand Karen von Påhlman Skriv navnet her Skriv navnet her Version Versionsbeskrivelse Dato Projekt-ID (journalnr.) 0.1 Beskriv versionen her 19. december 2012 Skriv journalnr. her Baggrund for projektet Som led i økonomiaftalen for 2013 og Den Nationale Handlingsplan, skal alle regioner og alle kommuner implementere telemedicinsk sårvurdering. MedCom varetager udbredelsesopgave af telemedicinsk sårvurdering på nationalt plan i perioden 1. september august 2015 med en bevilling på 30 mio.kr. fra Fonden for Velfærdsteknologi. Det nationale udbredelsesprojekt bygger på to projekter finansieret af fonden for velfærdsteknologi. Henholdsvis Århus Kommune, Region Sjælland og Region Syddanmark har med god effekt deltaget i projekter vedr. telemedicinsk behandling af diabetiske fodsår og venøse sår. Der er på nationalplan udarbejdet en Business Case for National implementering af telemedicinsk sårvurdering. Denne danner udgangspunkt for det regionale arbejde med området. Definition af projektet/mål Formål med projektet Initiativet har til formål at udbrede telemedicinsk sårbehandling i alle kommuner og regioner, der ikke allerede anvender det, med henblik på at frigøre tid i både kommuner og regioner, effektivisere behandlingen og forbedre kvaliteten af behandlingen blandt andet gennem hurtigere intervention, kortere behandlingsforløb, som primært vil foregå i patientens eget hjem. Implementeringen af det fælles lokale regionale og kommunale projekt følger det nationale projekt og er afhængig af leverance herfra. Både regioner og kommuner vil opleve effekter ved brug af telemedicinsk sårvurdering, men størst effekt vil der være for kommunerne. Det forventes, at den enkelte region vil opleve færre ambulante besøg og en forkortelse i den samlede behandlingstid. Den enkelte kommune vil ligeledes opleve kortere behandlingstid og mulighed for ekspert bistand i forbindelse af behandling og pleje af diabetiske og venøse sår, hvilket forventes at reducere antallet af hjemmesygeplejebesøg og et mindre fald i tidsforbrug i det enkelte besøg. Indhold og omfang af projektet Rammerne for projektet giver mulighed for at arbejde med fælles nationale værktøjer, vejledninger og ITløsning. I lighed med det nationale projekt gennemføres det lokale projekt i tæt samarbejde med regioner og kommuner. Der etableres en løsning til elektronisk understøttelse af sårvurdering på tværs af sektorerne. Den kommunale sygeplejerske tilser patientens sår i eget hjem og tager et billede af såret, som sendes til sygehuset i en webbaseret sårjournal, som både læge og sygeplejerske (og patient) har adgang til. Lægen kan dermed foretage en konsultation uden, at patienten er fysisk til stede. Med udgangspunkt i funktionaliteten i den sårjournal, der har været anvendt i pilotprojekterne stilles et fælles nationalt it-værktøj til rådighed. Der vil være tale om en webbaseretløsning som kan tilgås via en portal. 1

2 En af udfordringerne i pilotprojekterne har været dobbeltregistrering i fagsystem og i sårjournal. Der skal derfor som en del af det nationale projekt undersøges, hvilke muligheder der er for en mere integreret løsning i EOJ og EPJ, herunder de tekniske muligheder for en dyb integration. MedCom og NSI samarbejder om opgaven. De kommunale sårsygeplejersker skal have et højt kompetenceniveau, således at hver kommune har/får specialuddannede sårspecialister, der kan være nøglepersoner i tilrettelæggelse og udførelse af sårbehandlingen. På sygehusenes specialklinikker er det vigtigt, at sårvurderingen varetages af eksperter indenfor området. Samarbejdet mellem sygehusene og kommunerne vil kræve, at der er en forventningsafstamning i forhold samarbejdet og anvendelsen af løsningen. Der vil i projektet arbejdes med tværsektorielle aftaler om sårbehandling samt evt. beskrivelser af og anbefalinger til arbejdsgange. En fælles implementering på regionalt plan vil være medvirkende til at sikre ensretning inden for området, således at sygehusene og kommuner vil opleve ens arbejdsgange i samarbejdet med forskellige sygehuse og forskellige kommuner inden for regionen. Ensretningen understøttes af, at der implementeres en fælles sårjournal på tværs af sektorerne, samt at der for at opnå en optimal anvendelse på tværs af sektorer skal udarbejdes samarbejdsaftaler. Ligeledes skal telesårsbehandlingen indarbejdes i de lokale sundhedsaftaler. Forventet gevinster opnået ved at telemedicinsk sårvurdering vil være: Kortere helingstid Mindre transport af skrøbelige patienter, herunder også besparelser på patienttransport Mindre tidsforbrug hos lægen på hospitalerne, der foretager korte telemedicinske konsultationer og i udgangspunktet kun ser patienter med de mest komplicerede sår i ambulatoriet Øget patienttilfredshed Øgede kompetencer hos den kommunale sygeplejerske gennem det mere direkte samarbejde med regionale sårsygeplejersker og læger. Effekterne af projektet bygger på en klinisk evaluering i Region Syddanmark, når den endelige evaluering foreligger forventes det at kunne give svar på, om telemedicin kan give kliniske effekter i form af færre komplikationer og amputationer. Projektets omfang Projektet er en del af det nationale samarbejde om udbredelse af telemedicinsk sårvurdering og skal derfor koordineres hermed. Projektet omfatter den tværsektorielle implementering i Nordjylland og omfatter derfor alle nordjyske kommuner og alle Regionens Sygehuse. Det er den enkelte kommune og region, der er ansvarlig for den lokale implementering, som dog skal koordineres og er afhængig af den fællesregionale projekt samt det nationale projekt. Afgrænsning af sårtyper Initiativet inkluderer kun telebaseret behandling af diabetiske fodsår og venøse sår, som er typer af sår, hvor der i forvejen er erfaringer med telebaseret behandling. Andre former for sår egner sig ikke til telesårbehandling, herunder fx tryksår, som er kendetegnet ved at være dybe og dermed uegnede til billedvurdering. Den tekniske analyse sker med henblik på evt. beslutning om videreudvikling af systemunderstøttelsen. En evt. igangsættelse af et nyt udviklingsprojekt ligger uden for de økonomiske rammer for projektet. Projektets produkter På nationalt plan udarbejdes en række fælles initiativer til at sikre og understøtte den nationale udbredelse, en del af disse vil kunne tilpasse til det regionale niveau. Således vil nedenstående leverancer ikke alle skulle etableres fra bunden i det regionale samarbejde, men tage udgangspunkt i de nationale initiativer. (Se bilag 1 for uddybning.) 2

3 Projektspor: projektledelse, koordinering og formidling. Aftaler og retningslinjer for det tværsektorielle samarbejde Kompetenceudvikling Organisatorisk udbredelse og implementering Udbredelse af it-løsning Driftsmodel Monitorering og evaluering Den langsigtede løsning efter august 2015 Ansvarsfordeling Ifølge den nationale business case har regionerne fået ansvar for: Etablering af lokal styregruppe Udpegning af lokale projektledere Etablering af undervisning af de kommunale sygeplejersker med henblik på at øge kompetenceniveauet Indarbejdelse af telesårbehandling i de lokale sundhedsaftaler Udarbejdelse af samarbejdsaftaler med de deltagende kommuner Inklusion af patienter i implementeringsprojektet Frikøb af 1-2 medarbejdere med projektansvar og ovenstående opgaver. Kommunerne har ansvar for: Tilvejebringelse af den nødvendige hardware i form af mobiltelefoner eller tablets med kamera og internetadgang Udarbejdelse af samarbejdsaftaler med regionen Frikøb af lokal projektansvarlig Sikring af uddannelse af sårsygeplejersker. Tidsplan: På det nationale plan er det endnu ikke konkret beskrevet, hvad leverancen for fase 2 indeholder, derfor er det ikke tydeligt, hvilken omfang opgaven med at tilpasse det nationale til det lokale er. Dette vanskeliggør fastsættelsen af, hvornår det det regionalt er muligt at overgå fra fase 2 til 3. Overordnet tidsplan Projektinitiering Afklaring og planlægningsfase Undervisning, ibrugtagning og udbredelsesfase Fase 1 December 2012 marts 2013 Fase 2 Marts 2013 august 2013 Fase 3 August 2013 marts 2015 Fase 4 April august 2015 Fase 5 August

4 Evaluering og aftale om fremadrettet Den lange bane Begrænsninger for projektet Erfaringerne fra pilotprojekterne viser at udfordringerne er dobbeltregistrering, fordi sårjournalen ikke er tilstrækkeligt integreret med kommunale og regionale dokumentationssystemer, ligesom det har krævet en omfattende indsats at tilrettelægge organiseringen af behandlingen mellem to sektorer. Af mindre udfordringer tæller, at det i begyndelsen var vanskeligt at opnå en tilstrækkelig billedkvalitet. Ligeledes kræver løsningen og behandlingstilrettelæggelsen stor faglig viden om sår hos de kommunale sygeplejersker. Initiativet vedr. national udbredelse af telemedicinsk sårvurdering. Telemedicinsk sårvurdering kan betyde en ændring eller et fald i ambulatoriernes aktiviteter. Der er nationalt et fokus på at sikre balance i sygehuset ambulatoriernes aktivitets omkostninger, således at den enkelte sygehusafdelings økonomi ikke påvirkes negativt på grund af ændrede arbejdsgange i sårambulatorierne. Den enkelte region skal allokere midler som kompenserer for omlægningen i ambulatorieaktiviteten. Danske regioner udarbejder et notat. Eksterne afhængigheder Projektet er afhængig af det nationale arbejde samt de leverancer der ligger heri. Afhængig af det nationale arbejde med fælles retningslinjer. Afhængig af at der nationalt arbejdes med en langsigtet nationalløsning. At regioner og kommuner leverer det nødvendige input til projektet. Projektet skal ses i relation til samarbejdet om sundhedsaftaler og det tværsektorielle samarbejde som helhed. De nordjyske kommuner og regionens sygehuse er en del af TeleCare Nord som i nogen grad vil trække på de samme ressourcer i forhold til projektledelse, implementering og ibrugtagning. Projektorganisationens struktur og ressourcer Projektet foregår på flere niveauer nationalt, regionalt og lokaltniveau, herunder internt kommunalt og internt regionalt. Nationalorganisering: Der er nedsat en nationalstyregruppe med deltagelse af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, KL, Danske Regioner, NSI, Fonden for velfærdsteknologi MedCom, samt en repræsentant fra den fællesregionale organisering. 4

5 MedCom har projektledelsen på det nationale projekt. Materiale om det nationale arbejde kan findes på MedComs hjemmeside. Der nedsættes en projektledergruppe med deltagelse af en projektleder fra hver region og to kommunale projektledere fra hver region. Der nedsættes en kliniker gruppe bestående af klinikere fra regioner og kommuner, der er rådgivende i forhold til projektgruppen og styregruppen. Der nedsættes ligeledes en teknikgruppe. Tværsektorielle regionalt niveau: Implementeringen i det tværsektorielle samarbejde skal ses i den eksisterende struktur for tværsektorielle samarbejde under sundhedsaftalerne, samt i det nationale samarbejde om sår. Der nedsættes, en projektorganisering til implementering af projektet. Lokal tværsektorielorganiserng Nationalorganisering Styregruppe Styregruppe Koordineringsgruppe projektledergruppe Implementeringsgruppe Alle kommuner Klinikergruppen Teknikgruppe Styregruppens rolle og ansvar Den Administrative Styregruppe vil fungere som styregruppe for projektet. Styregruppen vil være det overordnede beslutningsfora i projektet. Styregruppen skal: foretage den overordnede ledelse af projektet være ansvarlig for projektet over egen organisation godkende alle vigtige planer og større afvigelser godkende overgangen fra én fase til den næste sikre, at de nødvendige ressourcer er til stede i projektet tage afgørelser i eventuelle konflikter i projektet både hvis der er tale om interne og eksterne parter Koordineringsgruppens opgaver: Der nedsættes en arbejdende koordineringsgruppe, der skal koble det nationale med det tværsektorielle lokale. Gruppen vil sikre, at det nationale arbejde koordineres og omdannes til lokale forhold. Ligeledes vil koordineringsgruppen sikre koordineringen og bindeleddet i forhold til tværsektorielle elementer mellem styregruppen og implementeringsgruppen. Koordinering mellem det nationale spor og det lokale tværsektorielle spor. Sikre koordinering mellem styregruppen og implementeringsgruppen i det lokale tværsektorielle spor. Sikre orientering og formidling af projektet til relevante fora. Daglig drift af projektet på vegne af styregruppen Planlægge og overvåge projektet 5

6 Gruppen vil bestå af regionale og kommunale repræsentanter i det nationale projekt, herudover deltager Sygehuse Thy-Mors der er ved at opstarte sårjournalen og har erfaringer med brugen. Implementeringsgruppens opgaver: Implementeringsgruppen vil primært være bindeleddet mellem det tværsektorielle samarbejde og den lokale implementeringsorganisation i den enkelte kommune. Implementeringsgruppen vil være sparringspartner i forhold til arbejdet i koordineringsgruppen vedr. lokale forhold for aftaler, organisering og løsning. Implementering af aftaler og retningslinjer for det tværsektorielle samarbejde Kompetenceudvikling Organisatorisk udbredelse og implementering Udbredelse af it-løsning Monitorering og evaluering Sikre en overgang til drift i forhold til opfølgning og kvalitetssikring Lokalt niveau Den enkelte kommune og regionen skal kunne modtage projektet i egen organisation herunder implementere løsningen, samt de samarbejdsaftaler der bliver aftalt i det tværsektorielle samarbejde. Det anbefales, at der etableres en implementeringsorganisation med deltagelse i den tværsektorielle implementeringsgruppe. Link til national business case: Link til MedComs hjemmeside vedr. sår: 6

7 Bilag 1 Oversigt over projektets produkter Projektspor: projektledelse, koordinering og formidling. Etablering af en fællesregional projektorganisering for implementering af projektet. Sikre fredrift i delprojekter og grupper Udpegning af deltagere til projektet Udarbejdelse af projektdokumenter og beslutningsoplæg Kommunikation og koordinering mellem projektets deltager og andre interesserede. Udarbejde samarbejdsaftaler om deltagelse i projektet Sikre samt levere input til sundhedsaftaler Aftaler og retningslinjer for det tværsektorielle samarbejde Udarbejdelse af samarbejdsaftaler omløsning af fællesopgaver samt anvendelsen af sårjournalen. Udarbejde lokale best practise -eksempler samt beskrive/anbefale arbejdsgange. Vurdere og implementere nationale værktøjer, herunder national retningslinje for visitation til sårbehandling. Levere input til sundhedsaftaler Kompetenceudvikling Etablering og udførelse af uddannelsesindsatsen med henblik på at øge kompetenceniveauet Sikre udpegning og deltagelse af nødvendige deltagere i uddannelsen. Overvejelse om certificering og test af deltager Undervisning i systemet, mobiltelefon, retningslinjer, samarbejdsaftaler for brug af sårjournalen. Organisatorisk udbredelse og implementering Inklusion af patienter i projektet Udarbejde og sikre nødvendigt materiale til implementering. Udarbejd fællesregional samt sikre udarbejdelse af lokal implementeringsplan, herunder at disse er koordineret. Sikre at der er den nødvendige organisering for implementeringen, herunder at organiseringen lokalt understøtter den nødvendige kendskab til sårjournalen, dens korrekte anvendelse samt tværsektorielle samarbejdsaftaler At organiseringen i kommuner og sygehuse understøtter det tværsektorielle samarbejde om sår. Udbredelse af it-løsning Afklaring af udstyr herunder tilvejebringelse af nødvendig hardware i form af mobiltelefoner eller tablets med kamera og internetadgang. Håndtere systemtekniske udfordringer Leverandør kontakt Integrationer til EOJ og EPJ Deltage i det nationale arbejde med at afklare dybere integreret løsning i EOJ og EPJ, samt en langsigtede løsning. Input til statistik og udtryk Driftsmodel Etablerer en efterfølgende driftsorganisation til at sikre den nødvendige understøttelse af det tværsektoriellesamarbejde, herunder organisatoriske og anvendelsesorganisation samt sikre nødvendig understøttelse og udvikling af den tekniske løsning, både lokalt (kommuner og region), regionalt, og nationalt Monitorering og evaluering Deltage i national evaluering og kvalitetsmonitorering, herunder bidrage med kvalitetsparameter. Afklar mulighed for samt vurder relevans af lokal nordjysk evaluering samt evt. udfører evaluering. Undersøge muligheder for at monitorere på anvendelsen antal meddelelser Den langsigtede løsning efter august 2015: 7

8 Sikre at der efter august 2015 er en tilgængelig løsning Følge MedCom-NSI arbejde med en nationalløsning Muligheden for integration til EPJ og EOJ 8

9 Bilag national overordnet tidsplan og milepæle 9

10 10