TIL BEBOERNE I AFDELING 53

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 53 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2019 Vedligeholdelsesopgaver 2019 Planlagt vedligeholdelse Forslag 24. august 2018

2 Dato 24. august 2018 Afdeling 53 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Fælleshuset på Åvænget, Egå. torsdag den 6. september 2018 kl. 19:00 Vi starter med spisning kl. 19:00 for tilmeldte Vi skal tage stilling til: 1. Hvem styrer mødet og hvem tager noter? Vi vælger dirigent og referent 2. Hvad er der sket det seneste år? Vi skal høre og godkende bestyrelsens beretning 3. Hvad vil vi bruge vores penge til? Vi skal godkende budgettet for Hvad skal gøres bedre i vores afdeling? Indkomne forslag: a. Ny aftale om tv og internet b. Nedlæggelse af klatrenettet c. Udvidelse af bestyrelsen fra 3 til 5 medlemmer 5. Er der andet, vi skal drøfte? Her er plads til ideer, holdninger og debat: Du kan møde op til mødet uden tilmelding. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 53 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, efter at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Budget 2019 hovedlinjer Afdeling 53 Julsøvej Hvad er budget 2019? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke pr. 1. januar 2019 Din husleje stiger ikke fra 1. januar I løbet af 2019 vil der dog skulle optages et lån på ca kr. Ydelserne på lånet vil blive lagt på huslejen, når lånet bliver hjemtaget. Eksempler på husleje pr. 1. januar 2019 (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rums familiebolig (65,0 m²) rums familiebolig (83,2 m²) rums familiebolig (109,0 m²) Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2019 henlægger afdelingen 195 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2017 henlagt 778 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 Budget 2019 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2019 Konto Regnskab 2017 Budget 2018 Budget 2019 Ændring (betyd.) Almindelig vedligeholdelse % Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme Vandafgift Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Andre udgifter Ydelser på prioritetslån Ydelse på forbedringslån Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2017 Budget 2018 Budget 2019 Ændring (betyd.) Husleje % Renter % Afvikling af overskud m.v % Tilskud fra boligorganisationen Andre indtægter I alt % Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 21% 6% 4% 0% 1% 8% 53% 7% Du kan få det fulde budget for afdeling 53 Julsøvej på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 53 2 af 2

6 Vedligeholdelsesopgaver i 2019 Afdeling 53 Julsøvej Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Indeværende år Næste år Belægninger Rep. belægning * Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. og vedligehold af udvendig belysning * Borde og bænke Vedligeholdelse af borde og bænke * Borde og bænke Vedligeholdelse af borde, bænke og flagstang * Legepladsudstyr Vedligehold og udskiftning på legeplads * Småbygninger ikke reg. som bygninger F.: Renovering af kontor og garage inkl. maling Småbygninger ikke reg. som bygninger Rep. og vedligehold af garage og skure * Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstativ Udskifte postkasser Buske Rep./vedligeholdelse af haveanlæg * Gulv Slib og lakering af gulve * Indervæg Rep. fliser og fuger * Indvendig dør Rep. og vedligehold af indvendige døre og vinduer * Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * Tagdækning Vedligehold og udskiftning af tagbelægning inkl. stillads (L Vindue Rep. og vedligehold af vinduer inkl. sålbænke * Vindue Rep. og vedligehold af vinduer og terrassedøre inkl. sålbænk * Ydervæg Rep. fuger og sokkelpuds Belysningsanlæg Udskift afbryder/kontakter * Elforsyningsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af el * Opsamling Rep. og vedligehold faldstammer * Vandsystem (samlet) Udskift APV unit * Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af varme * Ventilationsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af ventilation * Ventilationsanlæg (samlet) Udskift emhætter Køkkeninventar Udskift komfurer Køkkeninventar Vedligeholdelse af køkkener * Maskiner og maskinanlæg F.: Håndværktøj * Maskiner og maskinanlæg F.: Vedligehold og udskift plæneklipper Maskiner og maskinanlæg F.: Vedligehold og udskiftning af maskiner * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 53 Julsøvej er vedlagt til orientering.

7 Vedligeholdelsesplan til orientering Afdeling 53 Julsøvej Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet Belægninger Rep. belægning Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. og vedligehold af udvendig belysning Borde og bænke Vedligeholdelse af borde, bænke og flagstang Legepladsudstyr Vedligehold og udskiftning på legeplads Småbygninger ikke reg. som bygninrep. og vedligehold af garage og skure Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstaUdskifte postkasser Buske Rep./vedligeholdelse af haveanlæg Indvendig dør Rep. og vedligehold af indvendige døre og vinduer Gulv Slib og lakering af gulve Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder Vindue Rep. og vedligehold af vinduer og terrassedøre ink Vindue Maling af vinduer Indervæg Rep. fliser og fuger Ydervæg Rep. fuger og sokkelpuds Opsamling Rep. og vedligehold faldstammer Belysningsanlæg Udskift afbryder/kontakter Elforsyningsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af el Målerarrangement Udskiftning af vand- og varmemålere til fjernaflæst Vandsystem (samlet) Udskift APV unit Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af varme Ventilationsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af ventilation Ventilationsanlæg (samlet) Udskift emhætter Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af ventillation Køkkeninventar Udskift komfurer Køkkeninventar Vedligeholdelse af køkkener Maskiner og maskinanlæg F.: Håndværktøj Maskiner og maskinanlæg F.: Vedligehold og udskiftning af maskiner Maskiner og maskinanlæg F.: Udskift plæneklipper Maskiner og maskinanlæg F.: Udskiftning af traktor Total Tekst Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Nettoforbrug af henlæggelser Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 53

8 Boligkontoret Århus afdeling

9 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 53 Dato 29. maj 2018 Ny aftale om tv og internet Afdelingsbestyrelsen har i samarbejde med administrationen i Boligkontoret Århus været i tæt dialog med de forskellige udbydere af tv og internet for at skabe gennemsigtighed i priser, vilkår, produkter og muligheder i faste rammeaftaler om tv- og internetpakker. Hensigten har været, at undersøge, hvor vi i vores afdeling får mest værdi for pengene. På den baggrund er det vores fælles vurdering og dermed også afdelingsbestyrelsens forslag - at vi skifter vores nuværende aftale med Yousee ud med en ny aftale med Bolignet-Aarhus. Derfor Fordelen ved Bolignet-Aarhus er: Der er fibernet helt frem til afdelingen Infrastrukturen er optimeret til internet Der er ingen binding af beboeren Der er relativ kort binding af afdeling Det kræver ingen boks i boligen. Der skal etableres et nyt PDS-kabelanlæg til internet i afdelingen (op til 1Gbit/10Gbit). Dette anlæg ejer afdelingen fremover og kan frit skifte leverandør. Afdelingen vil være bundet i 1 år, og den enkelte beboer kan frit og nemt vælge internet/tv til, men er ikke automatisk tilmeldt noget. Dog skal alle beboere være med til at betale for, at der er opdateret kabling i afdelingen. Mindstepris for Bolignet Aarhus produkter pr. måned er: 95 kr. for tv og 99 kr. for internet (50/50 Mbit - 1/1 Mbit er gratis). Dertil kommer afbetaling på anlægget til 46 kr. pr. lejemål om måneden over de næste 10 år plus drift og service til 10 kr. pr. lejemål om måneden. Med en lille tv-pakke vil prisen således være 151 kr. pr. måned. Vores nuværende aftale med Yousee udløber 30. september 2019 og har et opsigelsesvarsel på 12 måneder. Så den nye aftale kan først træde i kraft et år efter evt. beslutning. Hilsen Afdelingsbestyrelsen

10 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 53 Dato 21. august 2018 Hermed fremsender jeg forslag, jeg ønsker behandlet på afdelingsmødet. a) Jeg foreslår vi nedlægger klatrenettet på legepladsen. Det står for en renovering til kr. som vi ikke har i år. Ingen bruger det. I stedet foreslås montering af 2 tykke tov, som børnene kan svinge/klatre i, med en knude eller pind på. b) Jeg foreslår vi forsøger at udvide bestyrelsen med 2 personer, så vi er 5. Det må gerne være folk med forskellige holdninger til hvorledes vi prioriterer i afdelingen. Begrundelse: Det er vigtigt at med mangfoldighed, så de fleste føler sig repræsenteret. Alternativt kan vi åbne op for deltagelse i bestyrelsesmøder for alle beboere der måtte ønske det. Dog uden stemmeret, da loven ikke tillader dette. Med venlig hilsen Anne-Marie Brogaard