Bestemmelser om udbud og tilbud - BUT Bistand til administration og udvikling af Dynamisk Database. November 2018

Transkript

1 Bestemmelser om udbud og tilbud - Bistand til administration og udvikling af Dynamisk Database November 2018

2 2 af 10 INDHOLDSFORTEGNELSE BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD () Alment Orientering Udbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbud Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 9

3 3 af 10 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD () 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud () indeholder dels orienterende oplysninger om den udbudte opgave, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. Udbuddet gennemføres som begrænset udbud. Ansøgning om prækvalifikation skal ske ved indsendelse af ESPD som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Disse udbudsbetingelser er primært relevante for ansøgere, der er prækvalificeret til at afgive indledende tilbud og deltage i forhandlingsfasen. Udbudsbetingelserne indeholder retningslinjerne for afgivelse af tilbud, kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver og oplysninger om forhandlingerne og udbudsprocessen i øvrigt. er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter bortfalder. 2. ORIENTERING Ordregiver er Vejdirektoratet. Denne opgave benævnt Rammeaftale - bistand til administration og udvikling af Dynamisk Database omfatter administration og udvikling af Dynamisk Database, som er et system, der kan indsamle, kvalitetsmåler, beregne og udveksle trafikdata. Dynamisk Database er således et centraliseret system for dataudveksling, behandling og lagring af trafikledelsesdata. De opgaver der skal løses er bl.a. daglig drift af edb-platform, daglig overvågning af applikationer, konfiguration og udvikling af applikationer, IT-udvikler-kompetence og trafikal viden samt videreudvikling af databasen. Rammeaftalen udbydes som en 2-årig aftale med mulighed for at forlænge rammeaftalen med 1 år ad gangen og maksimalt 2 gange, dvs. en maksimal aftaleperiode inkl. forlængelser på 4 år. Tilbudsgiverne skal i forbindelse med tilbuddet angive 4-8 medarbejdere (Ressourcepulje), der er allokeret til at udføre opgaverne for Vejdirektoratet under den udbudte rammeaftale. Aftalen er ikke eksklusiv, dvs. Vejdirektoratet forbeholder sig at indgå aftaler om delydelser med andre tjenesteydere. Redegørelse for opdeling i delkontrakter iht. udbudsloven, 49 Ydelserne er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration. Udbuddet er benævnt.

4 4 af 10 Der henvises til ydelsesbeskrivelsen for en mere detaljeret beskrivelse af opgaven. 3. UDBUD 3.1 Udbudsform og prækvalifikation Opgaven udbydes i begrænset udbud i henhold til udbudsloven (EU-udbud). Frist for ansøgning om prækvalifikation fremgår af udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV.2.2, som kan ses på > Aktuelle udbud, når den er offentliggjort i supplement til Den Europæiske Unions Tidende. Ansøgning om prækvalifikation skal afleveres elektronisk i systemet ibinder ved brug af linket i udbudsbekendtgørelsen, pkt. I.3. Efter prækvalifikation fremsendes opfordring til at afgive tilbud til de prækvalificerede firmaer. Tilbud skal afgives på dansk. 3.2 Kontraktform Kontraktform vil fremgå af rammeaftale og rekvisitioner. 3.3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende. De i udkast til rammeaftale under Aftalegrundlag nævnte dokumenter, bortset fra punkt b). Tilbudsliste. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD): Vejledning og xml-fil. Udbudsbekendtgørelse. 3.4 Bedømmelsens faser Bedømmelsen sker i 2 faser: Ukonditionsmæssige tilbud forkastes. Der sker en bedømmelse af underkriterierne, som beskrevet i afsnit 3.6. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til tilbudsgiverne. 3.5 Betingelser for deltagelse Dokumentation angående udelukkelse/serviceattest

5 5 af 10 Den tilbudsgiver, med hvem bygherren agter at indgå kontrakt, skal forinden kontrakttildeling fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. 135, stk. 1 3, samt 137, stk. 1, nr. 2, i udbudsloven. Dokumentationen skal opfylde kravene i 153. Ovennævnte dokumentation skal ligeledes fremsendes for enheder (underleverandører), som tilbudsgiveren har baseret sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen på med henblik på opfyldelse af minimumskrav og/eller prækvalifikation Minimumskrav til egnethed Minimumskrav til egnethed fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. III.1). 3.6 Tildeling Generelt Kriterium for tildeling er det bedste forhold mellem pris og kvalitet Underkriterier Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium A Pris B Kompetencer Tildelingsmodel Tildelingsmodellen er af typen prismodeller, og den indebærer, at der for hvert tilbud beregnes en samlet evalueringspris, som er tilbudssummen korrigeret med et fiktivt tillæg eller fradrag for hvert af de kvalitative underkriterier. Disse tillæg/fradrag fastsættes ud fra tilbuddets kvalitet, således at ved middel kvalitet sker der ingen korrektion af tilbudssummen, ved kvalitet over middel gives der et fradrag i tilbudssummen, og ved kvalitet under middel gives der et tillæg til tilbudssummen. Den samlede evalueringspris er fiktiv og kun til brug for evalueringen, og den er således ikke et udtryk for kontraktsummen. Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har opnået den laveste samlede evalueringspris. Kvaliteten af de kvalitative underkriterier bedømmes ud fra følgende karakterskala: Karakter Beskrivelse Fiktivt tillæg til tilbudssum eller fradrag i tilbudssum (kr., ekskl. moms)

6 6 af Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 Gives for tilbud med særdeles tilfredsstillende 8 Gives for tilbud med meget tilfredsstillende 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 Gives for tilbud med lidt over middel 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende 4 Gives for tilbud med lidt under middel 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende 2 Gives for tilbud med utilfredsstillende 1 Givet for tilbud med meget utilfredsstillende 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) Underkriterium B Underkriterium B Kompetencer Ved bedømmelse af underkriteriet foretages en vurdering af de til tilbuddet vedlagte CV er, idet der lægges vægt på, at der tilbydes en robust ressourcepulje 1 af medarbejdere med et højt kompetenceniveau og relevant erfaring, der dækker de efterspurgte kompetencer, jf. Ydelsesbeskrivelse Dynamisk Database 3.7 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Tilbudsgiverne skal i forbindelse med tilbuddet angive 4-8 medarbejdere (Ressourcepulje), der er allokeret til at udføre opgaverne for Vejdirektoratet under den udbudte rammeaftale.

7 7 af SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4.1 Spørgsmål pr. Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan tilbudsgiveren fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via til udbud@vd.dk med kopi til raz@vd.dk, mdha@vd.dk. Vejdirektoratet vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre rettelsesblade/supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, på > Leverandørportalen > Aktuelle udbud indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Rettelsesblade/supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af tilbudsgiverne. Udbudsnummeret skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: Spørgsmål vedr. Udbud af rammeaftale om administration og udvikling af Dynamisk Database 4.2 Orienteringsmøde Der vil blive afholdt orienteringsmøde tirsdag d. 4. december 2018 fra kl. 10 til kl.11 hos Vejdirektoratet, Trafiktårnet, Carsten Niebuhrs Gade 49, 1577 København V. På mødet vil Vejdirektoratet orientere om opgaven, og der vil være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål bedes så vidt muligt stillet ved inden mødet, og spørgsmål, som stilles på mødet, bedes efterfølgende fremsendt pr. . Tilbudsgiverne bedes tilmelde sig orienteringsmødet med antal deltagere senest onsdag d. 28. november 2018 pr. til raz@vd.dk og lni@vd.dk. 5. TILBUD 5.1 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 5.2 Forbehold Opmærksomheden henledes på, at Vejdirektoratet vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at

8 8 af 10 Vejdirektoratet vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 5.3 Aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud skal afgives elektronisk. Indbudte tilbudsgivere modtager pr. en invitation med link til afgivelse af tilbud i systemet ibinder. Vejledning til bydende vedr. brug af tilbudssystemet, ibinder, findes på: Hvis der opstår tekniske problemer i forbindelse med upload af tilbud, kan ibinders support kontaktes på Det bemærkes, at ibinder ikke anvendes til offentliggørelse af udbudsmaterialet. Der henvises til Vejdirektoratets hjemmeside, Der er i ibinder et felt til oplysning af tilbudssum, som ikke kræves udfyldt. Såfremt tilbudsgiver alligevel oplyser tilbudssummen i ibinder, og der er uoverensstemmelse mellem den oplyste tilbudssum og den tilbudssum, der fremgår af den uploadede tilbudsliste, er tilbudssummen i tilbudslisten bindende for tilbudsgiver. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbudsgiveren modtager en kvitteringsmail fra ibinder, når tilbuddet er afleveret. Tilbud skal være modtaget senest på tidspunktet anført på > Leverandørportalen > Aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. Tilbud skal være modtaget senest på tidspunktet anført på Vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. 5.4 Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud som anført i udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV.2.6.

9 9 af DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet. Såfremt enkelte oplysninger mangler, vil tilbuddet ikke nødvendigvis erklæres ukonditionsmæssigt, men det kan medføre en lavere vurdering af tilbuddet. Del 1 Pris (Underkriterium A): Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter (Betingelser for deltagelse samt underkriterium B): Kontaktoplysninger: Firmanavn, adresse, kontaktperson og adresse. Bemyndigelsesdokumentation, hvis flere i forening afgiver tilbud. Bilag vedr. underkriterium B Kompetencer : Tilbuddet skal vedlægges: Samlet oversigt over de medarbejdere, der vil være til rådighed for løsning af opgaver under denne aftale. CV for de tilbudte medarbejdere (ressourcepuljen), der indeholder en oversigt over den tilbudte medarbejders uddannelse, medarbejderkategori, væsentlige tidligere udførte opgaver indenfor den udbudte opgavetype samt medarbejderens rolle i forbindelse med opgaven, herunder en oversigt over de betydeligste tilsvarende opgaver, som medarbejderen har udført i de seneste 3 år med angivelse af opgavens art, honorar og udførelsesperiode. CV to A4 sider (pr. medarbejder). Såfremt der medsendes CV på en medarbejder, der ikke er fastansat hos tilbudsgiver, skal der vedlægges en rådighedserklæring fra medarbejderens arbejdsgiver eller fra medarbejderen selv, hvis medarbejderen ikke har en arbejdsgiver. Tilbudsgiver opfordres til at sikre, at CV er ikke indeholder følsomme personoplysninger, herunder oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold og helbredsoplysninger, jf. Databeskyttelsesforordningen, artikel 9, pkt. 1. Ved aflevering af tilbuddet skal CV er afleveres samlet i én særskilt fil adskilt fra resterende tilbudsbilag for at lette Vejdirektoratets mulighed for at slette persondata uden at slette hele tilbuddet, jf. Databeskyttelsesforordningen, artikel 5, pk 1 e, og artikel 17. Følgende dokumenter vil blive indhentet inden endelig tildeling: Serviceattest, max. 6 mdr. gammel. Tilbudsgiverne opfordres til at vedlægge serviceattest, da ordregiver ikke må tildele kontrakten, før serviceattesten er modtaget fra vinderen, jf. udbudsloven 151, stk. 1. Opmærksomheden henle-

10 10 af 10 des på, at ved bestilling af serviceattest, skal man aktivt bede om dokumentation for forholdene i udbudsloven 135, stk. 1 og 2.

11 Vejdirektoratet har lokale kontorer i: Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København Find mere information på vejdirektoratet.dk Vejdirektoratet Carsten Niebuhrs Gade København V Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk