Referat, afdelingsmøde

Transkript

1 1. Velkomst ved Afdelingsbestyrelsen Referat, afdelingsmøde Rasmus byder velkommen. Bestyrelsens præsenterer sig. 2. Valg af dirigent Bestyrelsen foreslår Rasmus C. Han er valgt. 3. Valg af stemmeudvalg Kenneth og Khalid er valgt. 4. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning Caroline fremlægger beretningen. Er også udsendt til beboerne. Hovedpunkter: - Primært justeringer ift. fælleslokalet og indkøb - Fokus på beboerhenvendelser fx vinduespudsning. - I vinters var der markvandring sammen med Allan-driftchef: Drøftet hvad der skal ske fremadrettet, primært ift. udearealer (lamper på p-pladsen + renovering af udearealer færdiggøres næste år) - Udlejning af fælleslokalet optimeret lejekontrakter, de er nu også på engelsk. - Ny boligsocialmedarbejder Steffen startede 1. april. 5. Nyt fra aktivitetsudvalget Line, Line og Caroline fremlægger. Laver forskellige arrangementer. To datoer til større fester: 27. oktober og 24. november. Forslag/ideer til arrangementer modtager aktivitetsudvalget gerne, og de hører også gerne fra folk, der gerne vil være med. 6. Behandling af indkomne forslag Ingen forslag er i hænde to uger før. 7. Forelæggelse af afdelingens budget for 2019 Rasmus C fremlægger budgettet: - Til højre ses afvigelser, som er den, vi fokuserer på den der afgør, om vi skal have huslejestigninger. - Drift af fællesarealer, konto 111: Her skal vi bruge flere penge. - Målerpasning: kan vi ikke gøre noget ved det er blevet dyrere at tjekke målerne under konto 114 dem har ØB flyttet (snerydning, vinduespudsning) er rykket til konto Henlæggelser : Vi stiger fra til pga. fordi planen er forlænget til at det nu er en 50-års plan. Årets henlæggelser stiger over de næste par år, fordi bygningen er ny lige nu.

2 - Den sidste store post er konto 133: underskud fra tidligere år. Regnskabet fra 2017 viser, at der var underskud på Gælden skal afvikles over 3 år, og vi havde faktisk overskud på i Vi skal derfor afdrage pr. år de næste 3 år. - Vi sparer penge, fx renter på det, vi ligger til side til renovering i fremtiden. - Til sidst mangler vi og det er dem, der resulterer i huslejestigningen. - Nettohuslejeændring er 3,2 %. Normalt er en huslejestigning på 2-3% pr. år. Det afhænger af, hvor mange kvadratmeter bolig, man har. Bestyrelsen undersøger, hvad konto 136 nærmere går til. Beboere siger, at det er ringe, at der ikke er en repræsentant fra Østjysk Bolig til stede. Vi stemmer om, hvorvidt budgettet kan godkendes: Budgettet er godkendt. 8. a) Valg af 3 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for 2 år Frederik fortæller, hvad det indebærer at være i bestyrelsen: Valg: - Der er ikke stor forskel på at være suppleant og medlem. - Suppleanter har ingen stemmeret, men vi plejer at blive enige om tingene. Suppleanter hjælper bestyrelsen med at svare mails og udleje fælleslokalet. - Bestyrelsen får særlig beboerkontakt, hvor vi på en anden måde møder beboerne, når man står for udlejning. - Del af samme hyggelige fællesskab og deltager i bestyrelsesmøder Følgende stiller op: Line Meyer Caroline Kenneth Frederik Fie Line Bæk overtager Kenneths plads i stemmeudvalget. Kandidaterne præsenterer sig selv. Vi stemmer: Caroline er valgt med 10 stemmer Frederik er valgt med 9 stemmer Stemmelighed mellem Kenneth og Line: 6 stemmer Kenneth trækker sig. Line, Caroline og Frederik er valgt. b) Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen for 1 år Kenneth og Fie er valgt.

3 9. Eventuelt - Beboer har samlet underskrifter til at fælleslokalet skal være til fri afbenyttelse. Debat herom, men da det ikke er indsendt i tide som forslag, er det ikke noget, vi stemmer om. o Er fælleslokalet for rent, som det er nu? Er det noget, vi vil gå på kompromis med? o Bestyrelsen vurderer, det vil medføre huslejestigning pga. ekstra rengøring og overvågning o Bestyrelsen fortæller, at vi pt har bedre muligheder for at kunne kontrollere, der ikke bliver stjålet noget, når det lejes ud på den måde, som tilfældet er i dag. o Beboer siger, at det er umuligt at være impulsiv ift. at leje lokalet i dag bestyrelsen giver ham ret, men siger også, at man i dag kan låne lokalet gratis, hvis man åbner lokalet op for alle andre beboere og kun for dem. - Beboer: Hold øje med, om der bliver stjålet cykler.

4 AFDELINGSMØDE AFDELING 25 Gøteborg Allé TORSDAG DEN 30. august 2018 KL FÆLLESLOKALET, GØTEBORG ALLÉ 12 KLD. BERETNING BUDGET FOR 2019

5 Forretningsorden for afdelingsmøde: 1. Afdelingsmødet tager stilling til afdelingens budget og andre væsentlige beslutninger af betydning for afdelingens økonomi, drift og miljø. 2. Hver husstand i afdelingen har to stemmer på afdelingsmødet. 3. Østjysk Boligs vedtægter fastsætter regler for afdelingsmødets dagsorden og forløb ( 14-19) 4. Den valgte dirigent leder afdelingsmødet i overensstemmelse med disse regler og med respekt for god mødeskik. Sammen med dirigenten er alle afdelingsmødets deltagere ansvarlige for et sagligt og demokratisk forløb til gavn for afdelingen og dens beboere. 5. Kun forslag, der er optaget på afdelingsmødets dagsorden, kan besluttes. 6. Dirigenten må kun tillade ændringsforslag, der ikke væsentligt ændrer et forslag på afdelingsmødets dagsorden. 7. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer: Opstilles ved valg flere end det antal personer, der skal vælges, foretages skriftlig afstemning. En stemmeseddel skal indeholde det antal personer, der skal vælges. Den valgte afdelingsbestyrelse konstituerer sig selv, herunder valg af formand, ved førstkommende afdelingsbestyrelsesmøde. Endvidere vælger afdelingsbestyrelsen selv medlemmer og suppleanter til repræsentantskabet. 8. Afdelingsbestyrelsen skal sørge for, at der bliver udarbejdet et beslutningsreferat fra mødet. Referatet offentliggøres på boligorganisationens hjemmeside stk. 5 i vedtægterne er gældende for afholdelse af afdelingsmøder.

6 1 Velkomst ved Afdelingsbestyrelsen Dagsorden Afdelingsbestyrelsen byder velkommen 2 Valg af dirigent. Der skal vælges dirigent til at styre mødet 3 Valg af stemmeudvalg. Der skal vælges stemmeudvalg til at tælle stemmer 4 Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning Hvad er der sket i afdelingen det sidste års tid? 5 Nyt fra aktivitetsudvalget Aktivitetsudvalget fortæller 6 Behandling af indkomne forslag Der er ingen forslag til behandling på mødet 7 Forelæggelse af afdelingens budget for a. Vag af 3 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for 2 år Line Meyer og Caroline Doktor er på valg. b. Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen for 1 år 9 Eventuelt Ordet er frit Afdelingsbestyrelsens sammensætning indtil 30. august 2018: Navn Titel Valgperiode På valg i 2018 Bemærkning Laura Borum Formand Rasmus Christensen Medlem Line Meyer Medlem X Genopstiller Caroline Doktor Medlem X Genopstiller Amanda S. Justesen Medlem X Genopstiller ikke Fie Jul Knudsen Suppleant Frederik Kristensen Suppleant

7 Årsberetning for året Siden sidste afdelingsmøde har bestyrelsen hovedsageligt foretaget justeringer i forbindelse med diverse forefaldende ad hoc opgaver. Umiddelbart efter sidste års afdelingsmøde har vi i bestyrelsen fået indkøbt det sidste til afdelingens fællesrum for de midler, som vi fik bevilget i december Efterfølgende er vores tid primært gået med beboerhenvendelser og forslag, herunder optimering af vinduespudsning, I vinters var vi til den såkaldte markvandring, hvor vi mødtes med Østjysk Boligs driftschef, Allan, hvor vi drøftede, hvad der fremadrettet kommer til at ske på inden- og udendørsarealerne. Hovedfokusset i år var udearealerne i afdelingen. Vi har blandt andet fået sat nye udendørslamper/lygtepæle op på parkeringspladsen, og inden slutningen af næste år vil renovering af udearealer være færdiggjort. Herefter har vi lagt de fleste kræfter i udlejning af fælleslokale, herunder det praktiske ved udlejning samt justering og optimering af lejekontrakten, herunder udarbejdet kontrakterne på engelsk, således at udvekslingsstuderende har haft lettere adgang til at leje fælleslokalet. I foråret har vi fået ny boligsocial-medarbejder i afdelingen. Steffen startede 1. april 2018, og han har siden deltaget i bestyrelsesmøder for at få indblik i bestyrelsesarbejdet og vores fælles samarbejde fremadrettet. Vi ser frem til et nyt bestyrelsesår, og vi håber at få en eller flere af jer med til at bidrage med nye og interessante inputs til bestyrelsesarbejdet samt fælles forbedring af afdelingen.

8 Østjysk Bolig Udgifter Afdeling 25 Gøteborg Alle Budget for perioden 01. Januar december 2019 Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser ORDINÆRE UDGIFTER * NETTOKAPITALUDGIFTER (beboerbetaling) , OFFENTLIGE OG ANDRE FASTE UDGIFTER 106 Ejendomsskatter 712, Vandafgift 9.907, Renovation , Forsikringer , Afdelingens energiforbrug: 1. El og varme til fællesarealer , El og varme til ungdomsboliger 0, Målerpasning m.v , Bidrag til foreningen: 1. Administrationsbidrag , Tillægsydelse 0, Dispositionsfond , Afd. pligtmæssige bidrag til byggefonden: 1. A-indskud 0, G-indskud 0, OFFENTLIGE OG ANDRE FASTE UDGIFTER IALT , VARIABLE UDGIFTER 114 * Renholdelse , * Almindelig vedligeholdelse , * Planlagt og periodisk vedl. og fornyelser: 1. Afholdte udgifter 4.455, Heraf dækkes af tidligere henlæggelser , Fælleskonto A-ordning 1. Afholdte udgifter 0, Heraf dækkes af henlæggelser 0, Fælleskonto B-ordning 1. Afholdte udgifter 0, Heraf dækkes af henlæggelser 0, Istandsæt. ved fraflyt. m.v.: (B-ordning) 1. Afholdte udgifter 0, Heraf dækkes af henlæggelser 0, * Særlige aktiviteter: 1. Drift af fællesvaskeri , Andel i fællesfaciliteters drift 0, Drift af møde- og selskabslokaler , Diverse udgifter 1. Advokatomkostninger , Afdelingsmøder og fester m.v 1.219, Beboeraktiviteter 8.705, Beboeraktiviteter 0, Afdelingsbestyrelsen 6.745, Beboerblad 0, Kontingent til BL , Kursus afdelingsbetyrelsen 0, EDB udgifter 4.987, Telefonudgifter 530, Div udgifter ifm ejendomsfunkt. 992, Diverse udgifter afdelingsbestyrelsen 0, RKI 0, Repræsentantskabskursus 0, Boligsociale aktiviteter 0, Diverse udgifter 0, VARIABLE UDGIFTER IALT ,

9 Østjysk Bolig Afdeling 25 Gøteborg Alle Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser HENLÆGGELSER 120 Planl. og periodisk vedl. og forny. (kt. 401) , Istandsættelse ved fraflytning A-ordning: (kt. 402) 0, Fælleskonto B-ordning: (kt. 403) , Indvendig vedligeholdelse B-ordning: (kt. 404) , Tab ved frafl. (konto 405) , Andre henlæggelser (konto 406) 0, HENLÆGGELSER IALT , SAMLEDE ORDINÆRE UDGIFTER IALT , EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER 125 Ydelse vedr. realkreditlån til forb.arb. m.v.: 1. Afdrag (konto 303.1) 0, Renter m.v. 0, Heraf dækket ved løb. off. Tilskud 0, Afskr. på forbedringsarb. m.v. 1. (konto 303.1) 0, Ydelse vedr. realkreditlån til bygn.skader: 1. Afdrag (konto 303.2) 0, Renter m.v. 0, Rentebidrag 0, Ydelsesstøtte 0, Tab ved lejeledighed m.v. 1. Årets udgift 0, Heraf dækket af tidligere henlæggelse 0, Tab ved fraflytninger 1. Årets udgift , Heraf dækket af tidligere henlæggelse , Andre renter: 1. Renter af gæld til boligorganisationen 0, Morarenter vedr. prioritetsydelser 0, Diverse renter 0, Ydelser vedr. driftsstøtte: 1. Driftstabslån 0, Midlertidige driftslån 0, Beboerindskudslån 0, Særstøttelån 0, Andre driftstøttelån 0, Afvikling af: 1. Underskud fra tidligere år (konto 407.1) 0, Underfinansiering (konto 411/412) 0, Korrektion vedr. tidligere år , Beboerrådgivere, sociale viceværter m.v , EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER I ALT , UDGIFTER IALT , Årets overskud, der anvendes til: 1. Afvikling af underfinansiering 0, Overført til opsamlet resultat 0, Udgifter og evt. overskud i alt ,

10 Østjysk Bolig Afdeling 25 Gøteborg Alle Indtægter Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser ORDINÆRE INDTÆGTER Boligafgifter og lejer: 1. Almene familieboliger 0, Almene ældreboliger 0, Private familieboliger 0, Almene ungdomsboliger , Erhverv 0, Institutioner 0, Institutioner 0, Kælderrum m.v. 0, Garager 0, Indvendig vedligeholdelse B-ordning , Istandsættelse køkken og bad 0, Individuel modernisering 0, Hund og kat 0, Andre lejeindtægter 0, * Renter 0 Renter mellemregning med boligorganisation , Renter individuel modernisering m.m. 0, Andre renteindtægter -322, Andre ordinære indtægter: 1. Tilskud fra boligorganisationen 0, Drift af fællesvaskeri , Andel af fællesfaciliteters drift 0, Drift af møde- og selskabslokaler , Indeksoverskud 0, Overført fra opsamlet resultat 0, Bidrag merinvestering solcelleanlæg 0, ORDINÆRE INDTÆGTER IALT , EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER 204 Driftsikring og anden løb. særlig driftstøtte , Ydelse vedr. beboerindskudslån 0, Korrektion vedr. tidligere år 0, Ekstraordinære indtægter 0, EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER IALT , INDTÆGTER IALT , Nødvendig merindtægt/underskud , Indtægter og evt. underskud i alt ,

11 Østjysk Bolig Afdeling 25 Gøteborg Alle Huslejeberegning for boliglejemål Areal boliglejemål Huslejeændring m2 Nyt budget Nuværende Ændring Nettohusleje pr. kvm. pr. år. 1107, ,06 34,83 B-ordning pr. m2. pr. år. 24,00 25,00-1,00 Gennemsnitlig husleje incl. B-ordning 1131, ,06 33,83 Nettohuslejeændring i % 3,25 Huslejeberegning Nuværende leje Stigning Ny leje Ændring af husleje hvis budgettet stiger kr. 1 lejemål på 33,0 m ,79 1 lejemål på 34,0 m ,82 1 lejemål på 35,0 m ,84 62 lejemål på 36,0 m ,87 11 lejemål på 37,0 m ,89 6 lejemål på 38,0 m ,91 4 lejemål på 39,0 m ,94 1 lejemål på 40,0 m ,96 2 lejemål på 41,0 m ,99 2 lejemål på 42,0 m ,01 1 lejemål på 43,0 m ,04 2 lejemål på 44,0 m ,06

12 Østjysk Bolig Afdeling 25 Gøteborg Alle Faste noter Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser Noter til resultatopgørelsen Nettokapitaludgifter Prioritering ved nominallån: Henlæg. svarende til prioritetsafdrag , Prioritetsrenter , Aministrationsbidrag , Ydelsesstøtte fra staten 0, ,1 Reservefondsandel 0, Afdragsbidrag 0, Rentebidrag 0, Ydelsesstøtte , Ungdomsboligbidrag , Ydelser vedr. afviklede prioriteter m.v. eller omp. 0, Ydelser vedr. afviklede prio. (Indbetales til LBF.) 0, Ydelser vedr. negativ ydelsesstøtte( LBF Nybyggeri) 0, Nettokapitaludgifter i alt , Renholdelse.1 Driftscenter , Trappevask/vinduespolering m.v , Grønneområder/vinterforanstaltninger , Renholdelse i alt , Almindelig vedligeholdelse.1 Terræn , Bygning, klimaskærm , Bygning, bolig-/erhvervsenhed , Bygning, fælles indvendig 3.893, Bygning, tekniske installationer , Materiel , Almindelig vedligeholdelse i alt , Planlagt vedligeholdelse og fornyelser.1 Terræn 0, Bygning, klimaskærm 0, Bygning, bolig-/erhvervsenhed 4.455, Bygning, fælles indvendig 0, Bygning, tekniske installationer 0, Materiel 0, Planlagt vedligeholdelse og fornyelser i alt 4.455,

13 Østjysk Bolig Afdeling 25 Gøteborg Alle Faste noter Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser Noter til resultatopgørelsen /203 Særlige aktiviteter 1. Drift af fællesvaskeri , Indtægt af fællesvaskeri , Netto udgift -457, Andel i fællesfaciliteters drift 0, Indtægt fællesfaciliteters drift 0, Netto udgift 0, Drift af møde og selskabslokaler , Indtægt af møde og selskabslokaler , Netto udgift , Nettoudgift af særlige aktiviteter i alt , Renter mellemregning - sats i procent 1,74 2,00 2,25 2,00-0,25 Henlæggelser pr. 31/ Regnskab 401 Planlagt periodisk vedligeholdelse , A-ordning 0, B-ordning fælleskonto , B-ordning lejlighedskonti , Tab på flyttere , Resultatkonto Regnskab 1. Saldo Primo ,15 Årets underskud 2017 (konto 210) ,24 Årets overskud 2017 (konto 140) 0,00 Budgetmæssigafv. af underskud 2017 (kt 133.1) 0,00 Overført til drift 2017 (konto 203.6) 0,00 2. Ultimo saldo ,09

14 LANGTIDSPLAN AFD. 25 Gøteborg Alle Budgetperiode: Bygningsareal: 3462 m2 Opført: 2016 Antal boliglejemål: 94 Alle beløb er i dkk Konto Tekst Parkeringarealer Stiarealer Trapper & rampe Teknikgange Pumpeanlæg Udv. Kloak (fornyelsesplan - strømp Vej og pladsbelysningsanlæg Vandsystem (samlet) Varmesystem (samlet) Kloak udv.(rens - inspektion - renov Nedgravet container Beplantning Planlagt vedligehold - Terræn Fundament Fundament (renovering) Lyskasser Facader (vedligehold) Tag (vedligehold) Tagudskiftning Altan Trapper og ramper Udv. Døre Vinduer (udskiftning) Planlagt vedmaskærm Komfur/ køleskabe/ emhætter Vinylgulve (udskiftning) Køkken Døre mod opgang Toiletdøre Indv. vægge (renovering) Indv. lofter Trapperum (maling/renovering) Kommunikationsanlæg/ Dørtelefon Skilte Gangarealer (maling/ vedligehold) Røgalarmer ABDL Brandsystem Kælder Fælleshus 50 50

15 LANGTIDSPLAN AFD. 25 Gøteborg Alle Budgetperiode: Bygningsareal: 3462 m2 Opført: 2016 Antal boliglejemål: 94 Alle beløb er i dkk Kloak indv.(rens - inspektion) Kloak indv.(strømpeforing) Belysningsanlæg (samlet) Elevator Elforsyning (renovering) Solceller (total udskiftning) Inverter (solceller) Teksnisk install. varme Vandmåler Teknisk install. vand Radiator Energi/varmemåler Vaskeri Ventilationsanlæg (samlet) Årenes totale forbrug Årets henlæggelse Primosaldo konto Ultimo henlæggelse Anden kap. pr. m2 Terræn Klimaskærm Boliger Fællesarealer Tekniske anlæg Materiel Nøgletal Henlæggelse i kr./m² 121,32 187,75 223,86 259,97 296,07 332,18 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 Henlæggelses saldo i kr./m² 243,21 382,73 572,79 793, , , , , , , , , , , , ,25

16 LANGTIDSPLAN AFD. 25 Gøteborg Alle Budgetperiode: Bygningsareal: 3462 m2 Opført: 2016 Antal boliglejemål: 94 Alle beløb er i dkk Konto Tekst Parkeringarealer Stiarealer Trapper & rampe Teknikgange Pumpeanlæg Udv. Kloak (fornyelsesplan - strømp Vej og pladsbelysningsanlæg Vandsystem (samlet) Varmesystem (samlet) Kloak udv.(rens - inspektion - renov Nedgravet container Beplantning Planlagt vedligehold - Terræn Fundament Fundament (renovering) Lyskasser Facader (vedligehold) Tag (vedligehold) Tagudskiftning Altan Trapper og ramper Udv. Døre Vinduer (udskiftning) Planlagt vedmaskærm Komfur/ køleskabe/ emhætter Vinylgulve (udskiftning) Køkken Døre mod opgang Toiletdøre Indv. vægge (renovering) Indv. lofter Trapperum (maling/renovering) Kommunikationsanlæg/ Dørtelefon Skilte Gangarealer (maling/ vedligehold) Røgalarmer ABDL Brandsystem Kælder Fælleshus

17 LANGTIDSPLAN AFD. 25 Gøteborg Alle Budgetperiode: Bygningsareal: 3462 m2 Opført: 2016 Antal boliglejemål: 94 Alle beløb er i dkk Kloak indv.(rens - inspektion) Kloak indv.(strømpeforing) Belysningsanlæg (samlet) Elevator Elforsyning (renovering) Solceller (total udskiftning) Inverter (solceller) Teksnisk install. varme Vandmåler Teknisk install. vand Radiator Energi/varmemåler Vaskeri Ventilationsanlæg (samlet) Årenes totale forbrug Årets henlæggelse Primosaldo konto 401 Ultimo henlæggelse Anden kap. pr. m2 Terræn Klimaskærm Boliger Fællesarealer Tekniske anlæg Materiel Henlæggelse i kr./m² 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 361,06 Henlæggelses saldo i kr./m² 3.929, , , , , , , , , , , ,70 705, ,20 830, ,32