Kvikmanual til FacilityNet

Transkript

1 Version 0.01 Side 1 af 16 Kvikmanual til FacilityNet Om FacilityNet?... 2 Trin 1 - Aktiver din brugerprofil... 3 Trin 2: Opret ny bestilling... 4 Trin 3: Vælg varer... 5 Trin 4: Indtast ordreinformationer... 6 Trin 5: Indtast mødedeltagere... 7 Trin 6: Bekræft ordre... 8 Hurtig ændring af bestilling... 9 Aktiver dine RSS-ordre-Feeds Anvend RSS-feed i Outlook Anvend RSS-feed i Internet Explorer Opret private kontakter Generelle betingelser Support og vigtige links... 16

2 Version 0.01 Side 2 af 16 Om FacilityNet? FacilityNet er Cheval Blancs webbaseret mødeplanlægningssystem, som findes på adressen: Formålet med FacilityNet er at gøre det lettere for dig at bestille ressourcer og mødeforplejning til møde- og gæstearrangementer. Hertil betyder det mindre administration for kantinepersonalet, servicecentrene samt bogholderiet. Med en internetforbindelse kan du let foretage og ændre dine bestillinger uden at skulle kontakte kantinepersonalet eller servicecentrene. Du opnår bl.a. følgende fordele: Bestilling af forplejning 24/7 med internetadgang. Hurtigere at oprette, redigere eller kopiere en bestilling. Arkiv over dine afventende og leverede bestillinger. Dokumentation via ordrespecifikationer. Automatisk besked, hvis der foretages ændringer i en bestilling via eller RSS-feed.

3 Version 0.01 Side 3 af 16 Trin 1 - Aktiver din brugerprofil For at aktivere din brugerprofil skal du åbne FacilityNets loginside, som findes på adressen: Har du glemt dit brugernavn eller adgangskode, kan du klikke her for at nulstille dine koder. Aktiver din brugerprofil her. Efter du har indtastet din -adresse modtager du en mail, hvorfra du kan oprette dine adgangskoder.

4 Version 0.01 Side 4 af 16 Trin 2: Opret ny bestilling Det første vindue der vises, når du er logget ind i FacilityNet, er din indbakke med dine bestillinger. Du kan altid kopiere, redigere eller slette dine bestillinger af mødeforplejning, hvis bestillingerne ikke er låst af kantinepersonalet. Opret en ny bestilling her Kopier, rediger eller slet din ordre her Klik på pludset for at se varelinjer samt foretage hurtig redigering af din bestilling En rød lampe angiver at ordren ikke er godkendt i kantinen, fordi deadline er overskredet eller hvis du har tilføjet egne vareønsker Klik på Arrangementets navn for at se en ordrespecifikation En hængelås angiver at ordren er låst af kantinen og den kan hermed ikke redigeres eller slettes

5 Version 0.01 Side 5 af 16 Trin 3: Vælg varer Du skal nu vælge, hvilke varer du vil bestille. De varer som vises i din indkøbskurv er de varer du bestiller. Når alle varerne er placeret i din indkøbskurv, så skal du klikke på knappen Videre nederst på siden (se #1). Opdater antallet af varer ved at klikke på varenavnet Angiv leveringstiden ved bestilling til heldagsmøde. Tilføj eget vareønske, hvis varen ikke findes i varesortimentet Vælg varegruppe Angiv antallet af varer og klik på ikonet Køb eller tryk Enter på tastaturet Dine valgte varer i indkøbskurven Skriv evt. en kommentar til kantinen #1: Tryk Videre når du har valgt dine varer

6 Version 0.01 Side 6 af 16 Trin 4: Indtast ordreinformationer Du skal nu indtaste ordreinformationer, således at kantinen har de nødvendige oplysninger til at kunne levere din bestilling. For at din ordre automatisk bliver godkendt, skal du overholde den angivet deadline (se #1). Overholder du ikke den angivet deadline, kan du alligevel fortsætte din bestilling, men ordren får hermed status som ikke-automatisk-godkendt. Det betyder, at du ikke kan forvente at få din ordre leveret, medmindre den godkendes af kantinen. Når du har udfyldt alle ordreinformationer skal du klikke på knappen Videre nederst på siden. #1: For at din ordre bliver automatisk godkendt, skal du overholde den angivet deadline Gentag bestillingen, f.eks. hvis samme bestilling er til et kursus over flere uger Konter bestillingen ud på de rigtige kontonumre Vælg Ja, for at registrere mødedeltagere på næste side

7 Version 0.01 Side 7 af 16 Trin 5: Indtast mødedeltagere Du har mulighed for at indtaste mødedeltagere til mødet, således at regningsmodtagerens har dokumentation på, hvem der har deltaget på mødet. Vis de indtastede mødedeltagere Hurtig søgning på brugere der er oprettet i systemet eller brugere du har tilføjet til Mine kontakter Klik på knappen Videre, når du har oprettet dine mødedeltagere Indtast mødedeltagere manuelt, hvis de ikke findes i fanebladet Interne brugere eller Mine kontakter

8 Version 0.01 Side 8 af 16 Trin 6: Bekræft ordre Til sidst skal du bekræfte dine ordreinformationer ved at klikke på knappen Godkend ordre (se #1). Efterfølgende modtager kantinen automatisk din bestilling. Du skal derfor ikke sende en til kantinen. Når du har bekræftet din ordre, vil du kunne se bestillingen i din indbakke (afventende ordrer) og har mulighed for at kopiere, redigere eller slette den. #1: Tryk på knappen Godkend ordre for at gennemføre ordren.

9 Version 0.01 Side 9 af 16 Hurtig ændring af bestilling Skal du ændre din bestilling, f.eks. tilføje varer, ændre antal deltagere eller skrive en meddelelse til kantinepersonalet kan det gøres hurtigt uden at du skal igennem alle bestillingssiderne påny. Gå til din indbakke Afventende ordrer, som er den første side der vises, når du er logget ind i systemet. Ud for den aktuelle ordre, kan du klikke på pludset i venstre side (se #1), hvorefter du har mulighed for at ændre din bestilling. Husk at opdatere bestillingen ved at klikke på knappen Opdater bestilling (se #2). #1: Vis ordreinformationer ved at klikke på pludset #2. Husk at opdatere bestillingen ved at klikke på knappen Opdater bestilling Ændr antallet af kuverter Ændr antallet af varer Skriv en meddelelse til kantinen vedr. denne ordre Tilføj nye varer til ordren

10 Version 0.01 Side 10 af 16 Aktiver dine RSS-ordre-Feeds RSS-ordre-feeds kan bruges til at gøre det nemmere for dig, at følge statusopdateringer på dine ordrer, uden at du skal logge ind i FacilityNet (læs mere om RSS-feed her: Du kan abonnere på dine RSS-ordre-feeds ved at tilføje den unikke RSS-feed-URL fra browserens adresselinje til dit RSS-feed-læser-program. Abonnerer du på RSSordre-feed, så vil RSS-feed-læser programmet automatisk informere dig, såfremt nye ordrer tilføjes eller hvis der forekommer statusopdateringer til en ordre. Der findes mange gratis RSS-feed programmer, f.eks. plugins til din browser samt programmer, der kan installeres på computeren eller på mobiltelefonen. Nedenfor vil vi komme med eksempler på, hvordan du abonnerer på dine RSS-ordre-feeds via Internet Explorer 7+ og Outlook 2010, som har en indbygget RSS-feed-læser. For at kunne se dine RSS-ordre-feeds skal du først aktivere dine feeds i FacilityNet. Klik på RSS-feed-ikonet øverst på siden for vise RSS-feed-opsætningen (se #1). Aktiver dine RSS-feeds vil at sætte flueben i kolonnen Aktiv (se #2). Vis dit RSS-feed ved at klikke her #2: Sæt flueben her for at aktivere dit RSS-feed Nulstil dine RSSfeed-adganskode vil at klikke her #1: Tilgå RSS-feedopsætningen ved at klikke på RSS-feedikonet her

11 Version 0.01 Side 11 af 16 Anvend RSS-feed i Outlook 2010 Du kan anvende Outlook 2010 til at abonnere på dine RSS-ordre-feeds. Hermed kan du hele tiden følge dine ordreopdateringer samt blot ved at åbne Outlook. Vi henviser til følgende brugervejledning for yderligere information vedr. indlæsning af RSS-feed i Outlook: Tilføj dine RSS-feed til Outlook ved at højreklikke på mail-folderen RSS-Feeds og vælg Tilføj et nyt RSS-Feed.... Kopier herefter RSS-feed-webadressen til webadresse-feltet og klik Tilføj. #1: For at tilføje dine RSSfeed til Outlook RSS-Feeds: Højreklik på emnet RSS- Feeds og vælg Tilføj et nyt RSS-Feed.... Kopier herefter RSS-feed webadressen til dette felt. Oversigt over indlæg i dit RSSfeed Visning af en ordre fra dit RSSfeed

12 Version 0.01 Side 12 af 16 Anvend RSS-feed i Internet Explorer 7+ For at vise og abonnere på dit RSS-feed i Internet Explorer skal du blot åbne dit RSS-feed ved at klikke på feed-ikonet (se #1). I det nye vindue der åbnes skal du klikke på linket abonner på dette feed. Vi henviser til følgende brugervejledning for yderligere information vedr. indlæsning af RSS-feed i Internet Explorer: For at tilføje dine RSS-feed til favoritter klik her #1: Dine RSS-feed vises automatisk i Internet Explorer ved at klikke på RSS-feed-ikonet her #1: Dit RSS-feed vises automatisk i Internet Explorer ved at klikke på RSS-feed-ikonet her

13 Version 0.01 Side 13 af 16 Opret private kontakter Du kan indlæse dine private kontakter i FacilityNet, således at det er hurtigere at tilføje mødedeltagere, når du opretter en ordre. Du kan se og administrere dine private kontakter i menuen: Min profil > Mine kontakter. Du kan oprette kontakter manuelt ved at klikke på linket Opret ny kontakt (se #1). Du kan også eksportere en komma-separeret-fil f.eks. fra Outlook og herefter importere filen i FacilityNet. Læs mere om hvordan du eksporterer en kommasepareret-fil fra Outlook her: Importer den komma-separeret-fil ved at klikke på linket Importer kontakter. Vælg den komma-separeret fil på din computer og klik på knappen Importer (se #2). #1: Opret kontaker manuelt #2: Importer kontakter fra en komma-separeret-fil ved at vælge filen på din computer og klik herefter på knappen Importer Dine private kontakter

14 Version 0.01 Side 14 af 16 Generelle betingelser Deadlinestyring Kantinepersonalet har sat en deadline på 24 timer der angiver, at en ordre skal foretages senest 24 timer før leveringstidspunktet, for automatsik at blive godkendt. Udover at angive en deadline har kantinepersonalet angivet i hvilket tidsrum på de forskellige dage, at de tjekker ordrer, f.eks. mandag til fredag i tidsrummet 8:00-15:00. Eksempel på deadlinestyring: Antag at der er sat en deadline på 24 timer og der tjekkes ordrer på alle hverdage i tidsrummet 8:00 til 15:00. 1) En ordre foretages mandag kl og ønskes leveret tirsdag kl (Ikkegodkendt) 2) En ordre foretages mandag kl og ønskes leveret onsdag kl eller derefter (Godkendt) 3) En ordre foretages mandag kl og ønskes leveret tirsdag kl (Ikkegodkendt) 4) En ordre foretages mandag kl og ønskes leveret tirsdag kl eller derefter (Godkendt) 5) En ordre foretages fredag kl og ønskes leveret onsdag kl (Ikkegodkendt) Hvis deadline overholdes Såfremt du overholder den angivet deadline, er din bestilling automatisk godkendt og du skal forvente at få din bestilling leveret. Du skal ikke kontakte kantinepersonalet for at høre om din ordre er modtaget. Din ordre er altid modtaget af kantinepersonalet, såfremt du kan se

15 Version 0.01 Side 15 af 16 ordren i din indbakke. Kantinepersonalet har pligt til at levere en ordre, der automatisk er godkendt, med mindre andet aftales. Hvis deadline ikke overholdes Overholder du ikke den angivet deadline, vil din ordre få status som ikkeautomatisk-godkendt. Du kan ikke forvente at få din ordre leveret, når den har status som ikke-automatisk-godkendt. Kantinepersonalet har ikke pligt til at levere ordrer, der ikke er godkendte og kan uden videre slette denne ordre. Overholder din ordre ikke den angivet deadline, så vil du automatisk få besked herom, når du gennemfører ordren. Yderligere vil der være en rød pære ud for den aktuelle ordre i din indbakke, som indikerer dette. Hvis din bestilling godkendes af kantinepersonalet, vil du modtage en -meddelelse om, at ordren er godkendt og den røde pære vil blive grøn. Låsning af en ordre Du kan altid ændre eller slette ordrer der ikke er låst. Du skal ikke kontakte kantinepersonalet, hvis du foretager ændringer eller sletter en ordre. Kantinepersonalet vil automatisk blive informeret herom. Kantinepersonalet kan til enhver tid låse din ordre. Når din ordre er låst, så er ordren bindende. Er din ordre låst vil du kunne se en lille hængelås på den pågældende ordre og du kan ikke redigere eller slette ordren. Ønsker du alligevel at ændre eller annullere ordren, så må du kontakte kantinepersonalet. Det er hermed op til kantinepersonalet at afgøre, om ordren kan ændres eller annulleres. Bogføring af ordre Så snart kantinepersonalet har leveret din ordre, så vil den bogføres. Når den er bogført, så vil den forsvinde fra din indbakke. Du kan herefter finde den bogførte ordrer, i menuen: Bestilling > Bogførte ordrer.

16 Version 0.01 Side 16 af 16 Support og vigtige links Kvikmanual: Glemt-adgangskode: Kontakt support: