Dansk Energi Center A/S Karisevej Haslev

Transkript

1 Kvalitetshåndbog for: Dansk Energi Center A/S Karisevej Haslev Scope: Salg, opstilling, service og vedligeholdelse af sikkerhedsventiler, køleanlæg, varmepumpe anlæg og solcelleanlæg. Fyldningstilladelse uden begrænsning. Kvalitetsstyringssystemet dækker adressen og de salgs, service- og vedligeholdelsesaktiviteter, som foregår hvor anlæggene er opstillet. Kvalitetsstyringssystemet er udarbejdet med udgangspunkt i kravene fra ISO 9001:2008 samt bekendtgørelse nr. 100 af 31/ vedr. anvendelse af trykbærende udstyr. Alle medarbejdere er forpligtet til at efterleve de relevante procedurer. Kvalitetshåndbogen omhandler generelle oplysninger om kvalitetsstyringssystemet og henvisninger til procedurer mv. Der er elementer om arbejdsmiljø og ydre miljø i kvalitetsstyringssystemet, men det er kun certificeret efter ISO 9001:2008. Formålet med kvalitetsstyringssystemet. Kvalitetsstyring efter ISO 9001 handler om kvalitetsbevidsthed i forhold til kunderne. For os handler det om: Præcist at definere kundens behov for at kunne yde optimal rådgivning Producere/levere ydelsen som aftalt Lave dokumenteret kvalitetskontrol Løbende følge op på om kunderne er tilfredse. Kvalitetspolitik og kvalitetsmål Dansk Energi Center A/S har formuleret en kvalitetspolitik, som alle medarbejdere er forpligtet til at arbejde efter. Politikken holdes opdateret af Ledelsen, der også fastlægger Dansk Energi Center A/S s overordnede kvalitetsmål. Handlingsplaner for at nå målene laves af Ledelsen. Der skal altid ske en løbende forbedring. Procedure: Kvalitetsmål Dansk Energi Center A/S Oprettet d Sidst rettet d Side 1 af 7

2 Administration og funktion af kvalitetsstyringssystemet Hos Dansk Energi Center A/S har Ledelsen ansvaret for kvalitetsstyringssystemets drift. Ledelsen er ansvarlig for at systemet overholder ISO 9001:2008 standardens krav samt kravene i bekendtgørelse nr. 100 vedr. anvendelse af trykbærende udstyr indarbejdes i kvalitetsstyringssystemet. Ledelsen er desuden ansvarlig for udarbejdelse, godkendelse og meddelelse om ibrugtagning af systemets procedurer, herunder behandling af medarbejdernes forslag til forbedrede procedurer eller andre forslag om forbedringer. Kvalitetsstyringssystemet er tilgængeligt for alle ansatte i en elektronisk udgave, som kan tilgås via virksomhedens hjemmeside. Ressourcer Ledelsen har ansvar for at de fornødne ressourcer i form af kompetent personale, korrekt udstyr og øvrige faciliteter er til rådighed, og udpeger en repræsentant, der skal sikre kvalitetsstyringssystemets drift og implementering. Som ledelsens repræsentant er udpeget: Ove Olesen Ledelsens gennemgang Ledelsens gennemgang udføres mindst en gang om året og afrapporteres i skriftlig form. Procedure: Ledelsens gennemgang Generelt for drift og funktion af dette kvalitetsstyringssystem og for arbejdets udførelse Alle er forpligtet til at kontrollere, at eget arbejde er udført fagligt korrekt, ligesom man er forpligtiget til at kontrollere andres arbejde, såfremt man overtager en opgave fra en kollega. Arbejdets omfang skal altid fremgå af enten en servicerapport eller via registeringer i det elektroniske tidsstyringssystem. Servicerapporten til kunden og kontrakten/tilbuddet/aftalen mellem kunden og Dansk Energi Center er aftalegrundlaget for ydelsen. Dansk Energi Center A/S Oprettet d Sidst rettet d Side 2 af 7

3 Centrale processer og støtte processer De enkelte processer fra kvalitetsstyringssystemet er beskrevet nedenfor: Indgåelse af aftaler Der satses dels på faste kunder, som der indgås længerevarende kontrakter/aftaler med om service og vedligehold af anlæg, og dels på større opstillings- og reparationsarbejder, hvorom der indgås særskilt aftale med kunden Indgåelse og opfyldelse af aftaler/kontrakter er illustreret med: Flowchart: Indgåelse af aftaler/kontrakter Service og vedligeholdelse Administrationen styrer arbejdet med service og vedligeholdelse af anlæggene. Service gennemføres efter aftale og i overensstemmelse med de lovpligtige tidsintervaller. Dansk Energi Center A/S Oprettet d Sidst rettet d Side 3 af 7

4 Grundreglen er at kvalitetskontrol gennemføres løbende i processen visuelt, ved afprøvning eller på anden vis. Anlæggets tilstand beskrives. Tjekliste udfyldes og lægges ind på projektet. Procedure: Planlægning og gennemførelse af service og vedligeholdelse Opstilling af nye anlæg Nye anlæg opstilles efter nærmere aftale med kunderne og i henhold til tilbud. Arbejdsgangen i forbindelse med opstilling af nye anlæg er illustreret med: Flowchart: Opstilling af nye anlæg. Dansk Energi Center A/S Oprettet d Sidst rettet d Side 4 af 7

5 Vagtordning Dansk Energi Center A/S yder telefonsupport udenfor normal åbningstid. KMO Bogholderi laver indberetninger om forbrug af kølemidler til KMO en gang om måneden. Procedure: Indberetning til KMO Større reparationsarbejder Større reparationsarbejder planlægges og gennemføres i henhold til flowchart, og der indgås en særskilt aftale herom. Dele renoveres eller udskiftes til tilsvarende. I forbindelse med større reparationer kan det forekomme, at en kompressor eller andre dele af kundens anlæg udtages og bringes til reparation. I sådanne tilfælde har Dansk Energi Center A/S ansvaret for opståede skader på kundens ejendom såvel under transport og reparation som under udtagning/isætning på kundens anlæg. Virksomheden skal sikre sig, at eksterne transportører og reparationsfirmaer har en passende ansvarsforsikring, der kan dække eventuelle skader på kundens ejendom. Flowchart: Større reparationsarbejder Kalibrering/service på udstyr Vedligehold og kalibrering af udstyr foretages dels af egne medarbejdere og dels af eksterne leverandører. Procedure: Vedligeholdelse og kalibrering af udstyr Godkendte leverandører (og indkøb) Direktørerne godkender leverandørerne. Der må som udgangspunkt kun anvendes godkendte leverandører. Optagelse på listen sker ud fra leverandørens evne til at opfylde de forskellige krav, som er fastsat i proceduren og leverandørerne vurderes hvert år i forbindelse med ledelsens gennemgang. Procedure: Indkøb og vurdering af leverandører Procedure: Indkøb af kemikalier Lager Direktørerne har ansvaret for at almindelige forbrugsvarer er på lageret. Afvigende produkter og defekte dele opbevares på en særligt afmærket hylde/reol. Delene mærkes i det omfang, det skønnes nødvendigt. Kunders anlæg og udstyr, der opbevares på lager og værksted, skal mærkes tydeligt, så det fremgår hvem der ejer udstyret. Dansk Energi Center A/S Oprettet d Sidst rettet d Side 5 af 7

6 Servicebiler Servicebilerne er indrettet funktionelt for at kunne imødekomme servicemedarbejdernes behov for almindelige reservedele og kemiske produkter. Det er den enkelte medarbejder, som er tilknyttet bilen, der har ansvar for at den indeholder de nødvendige ting til arbejdets gennemførelse. Procedure: Indhold i servicebiler Affald Medarbejderne hos Dansk Energi Center A/S sorterer vores affald i relevante fraktioner, som beskrevet i overensstemmelse med proceduren for håndtering og bortskaffelse af affald. Procedure: Håndtering og bortskaffelse af affald IT-back up Alle registreringer i forhold til virksomhedens drift og dette kvalitetsstyringssystem lagres på virksomhedens server. Back-up tages 1 gang ugentligt. Bogholderiet er ansvarlig for dette. Lovgivning Dansk Energi Center A/S skal kende og overholde relevante love og regler. Direktørerne er ansvarlige for at proceduren for identifikation af love og regler overholdes. Procedure: Identifikation af love og regler. Fakturering Der faktureres løbende. Organisation og uddannelse Direktørerne er ansvarlige for at personalegruppen har et omfang og samlede kompetencer, der gør dem i stand til at løse de pålagte opgaver. Direktørerne er også ansvarlige for planlægning af eksterne uddannelses/kursusforløb og for at evaluere effekten af disse kurser. Der er udarbejdet funktions/ansvars skema, og kompetence/uddannelsesskema med jobprofil i overensstemmelse med procedurerne. Procedure: Struktur og ansvar Procedure: Kompetence og uddannelsesplanlægning Procedure: Kvalitetsintroduktionsmøde Kommunikation Direktørerne og grafikeren er ansvarlige for den interne kommunikation om kvalitetsstyring. Den eksterne kommunikation omkring kvalitet omfatter bl.a. fremsendelse af indberetninger til KMO, servicerapporter og kontrakter samt oplysninger om virksomhedens ydelser og certificering på websitet Procedure: Kommunikation. Dansk Energi Center A/S Oprettet d Sidst rettet d Side 6 af 7

7 Afvigelser og korrigerende handlinger Alle afvigelser, der har betydning for kvaliteten på det udførte arbejde, skal registreres i skemaet Afvigelser og korrigerende handlinger. Direktørerne har ansvaret for behandling af afvigerapporter og for den nødvendige opfølgning og kontrol af evt. korrigerende handlingers effektivitet. Procedure: Afvigelser og korrigerende handlinger. Kundetilfredshedsundersøgelser En gang årligt udarbejdes en kundetilfredshedsundersøgelse, der bl.a. indgår som en del af baggrunden for ledelsens gennemgang. Procedure: Måling af kundetilfredshed Dokumentstyring/registre Kvalitetshåndbogen er hovedmanualen, og alle sider er styrede; det vil sige de er daterede og er med på dokumentoversigten. Af øvrige styrede dokumenter er der selve dokumentoversigten, politikken og de procedurer, som tilhører systemet. Godkendelse af dokumenter foretages af Direktørerne og sker ved ledelsens gennemgang. Rettelser skrives med rødt. Tekst til sletning gennemstreges. Gamle dokumenter gemmes på serveren i tidlig dokumenter. Der foretages en dokumentgennemgang ved den årlige interne audit. Alle registreringer, der er nævnt i kvalitetshåndbogen eller i procedurerne, gemmes i mindst 5 år. Udgåede dokumenter gemmes ligeledes. Udeladelser i forhold til ISO9001:2008 standardens krav 7.3 Udvikling og konstruktion er ikke relevant for Dansk Energi Center A/S Certificering Dette kvalitetssyringssystem er certificeret af Intertek. Certificeringen kører i en 3-årig turnus med kontrolbesøg hvert år. Efter 3 år skal Dansk Energi Center A/S recertificeres, og derefter er der igen årlige kontrolbesøg (audit-besøg). Certificeringsbureauet beslutter selv, hvordan og hvilke stikprøver på arbejdets gennemførelse der udtages. Normalt bliver der ikke tale om uanmeldte besøg. Dansk Energi Center A/S Oprettet d Sidst rettet d Side 7 af 7